PRE APRM

TANGGAL SELASA 3 September 2013 WAKTU 07.00 10.30 10.30 12.30 12.30 14.00 14.00 16.00 16.00 16.30 16.30 18.00 18.00 19.00 19.00 21.30 Arrival Training I Lunch Training II Break Training III Break Opening Ceremony and Dinner ACARA VENUE UMY Residence UMY Residence UMY Residence UMY Residence UMY Residence UMY Residence UMY Residence UMY PIC Prastika Aik Madean Madean Aik Ajib Madean Prastika Aik Prastika Ajib Madean Prastika Aik Aik Madean JOB DESCRIPTION Membantu sekretaris dan venue mempersiapkan perlengkapan terkait registrasi Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Mendekor ruangan, memastikan seluruh sound system, lighting, dan perlengkapan siap Fotografer di red carpet Membantu membuat video selama acara bersama dengan media Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Mendekor ruangan, memastikan seluruh sound system, lighting, dan perlengkapan siap Fotografer di red carpet Membantu membuat video selama acara bersama dengan media Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Membantu membuat video selama acara bersama dengan media -

RABU 4 September 2013

07.00 08.00 08.00 16.00 16.00 17.00 17.30 19.30 19.30 21.00

Breakfast City Tour Break Training IV Closing Ceremony

UMY Residence Goa Pindul UMY Residence UMY Residence UMY

KAMIS 5 September 2013

07.00 08.00 08.00 10.00

Breakfast Training V

UMY Residence UMY Residence

10.00 selesai

Menuju venue APRM

APRM
TANGGAL KAMIS 5 September 2013 WAKTU 05.30 07.00 ACARA Preparation VENUE Sheraton Lobby PIC Prastika Ajib Prastika Ajib Aik Prastika JOB DESCRIPTION Membantu sekretaris dan venue mempersiapkan perlengkapan terkait registrasi peserta Bertanggung jawab dalam penataan meja registrasi Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Mempersiapkan ruangan serta menyediakan 6 kotak berisi kebutuhan sesuai sesi SCO masingmasing Mempersiapkan dekorasi, sound system, lighting, dan perlengkapan untuk Welcoming Dinner Memastikan seluruh sound system, lighting, dan perlengkapan siap Fotografer di red carpet Membantu membuat video selama acara bersama dengan media Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Memastikan booth Global Health Fair dan partisi mulai ditempatkan Mempersiapkan ruangan serta menyediakan 6 kotak berisi kebutuhan sesuai sesi Training masing-masing

07.00 12.00 12.00 13.00 13.00 14.00 14.00 16.00

Arrival Lunch Welcoming Session SCO Session I

Sheraton Lobby Sheraton Resto Sheraton Ballroom Sheraton Ballroom

14.00 selesai

Equipdoc Venue Preparation Moving to Keraton Opening Ceremony and Dinner

Keraton

18.00 19.00 19.00 22.00

Keraton

Ajib Madean Aik Ajib Madean Aik Prastika Prastika Madean Ajib Madean Aik

JUMAT 6 September 2013

22.00 00.00 07.00 08.00 08.00 10.00 10.00 12.00 12.00 13.00 13.00 15.00

Social Program Breakfast Keynote Lecture Parallel Competition Lunch Training Workshop I

Embassy Night Club Sheraton Resto Sheraton Ballroom Sheraton Ballroom Sheraton Resto Sheraton Ballroom

TANGGAL

WAKTU 15.00 17.00 17.00 18.00 18.00 21.00 21.00 21.30 21.30 00.00

ACARA Workshop TE I Break and Dinner Global Health and Project Fair Break

VENUE Sheraton Ballroom Sheraton Resto

PIC Prastika Ajib Prastika Madean Ajib Prastika Ajib Madean Aik Aik Prastika Prastika Aik Ajib Madean Aik Prastika

JOB DESCRIPTION Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Mempersiapkan dekorasi, sound system, lighting, dan perlengkapan untuk IFD Memastikan booth dan partisi sudah siap dan sesuai dengan pengaturan Memastikan ruangan untuk IFD siap Memastikan ruangan untuk IFD siap Dokumentasi acara Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Mempersiapkan ruangan sesuai TOR Mempersiapkan dekorasi, sound system, lighting, dan perlengkapan untuk ICF di Candi Ratu Boko Mempersiapkan ruangan serta menyediakan 6 kotak berisi kebutuhan sesuai sesi SCO masingmasing Memastikan dekorasi, sound system, lighting, perlengkapan siap. Pastikan video dari media telah siap putar dan diserahkan ke audio control Dokumentasi acara, membantu panitia lain terkait pengadaan perlengkapan dan dekorasi Fotografer di red carpet

Prefunction Room, Ballroom Prefunction Room, Ballroom International Food and Sheraton Ballroom Drink Party Breakfast Moving to UGM Panel Discussion Workshop TE II Lunch Student Panel Training Workshop II Equipdoc Venue Preparation SCO Session II Sheraton Resto UGM UGM UGM UGM UGM Ratu Boko Resto

SABTU 7 September 2013

07.00 07.30 07.30 09.00 09.00 11.00 11.00 12.00 12.00 13.00 13.00 15.00 15.00 17.00 17.00 selesai

18.00 20.00

UGM

20.00 21.00 21.00 22.00

Preparation Moving to Ratu Boko

UGM -

Semua

22.00 01.00

International Cultural Festival and Closing Ceremony

Ratu Boko Resto

Aik Prastika Madean

TANGGAL MINGGU 8 September 2013

WAKTU 07.00 08.00 08.00 10.00

ACARA Breakfast SCO Session III

VENUE Sheraton Resto Sheraton Ballroom -

PIC -

JOB DESCRIPTION

Prastika

10.00 16.00 16.00 selesai

City Tour Departure and Post APRM

Prambanan Malioboro -

Mempersiapkan ruangan serta menyediakan 6 kotak berisi kebutuhan sesuai sesi SCO masingmasing -

DETAIL KEBUTUHAN PERLENGKAPAN

PRE APRM
1. Registrasi Rectangular table (3) Kursi (6) Rol kabel (2) Laptop (3) Banner (2) 2. Training kursi diletakkan berbentuk U-shape Digital projector (1) Screen (1) Sound system + microphone Laptop (2) Spidol boardmarker (10) Flipchart (1) Kertas flipchart (50) Whiteboard (1) Kertas HVS F4 (1pak) Post-it notes 4 warna (@1) Spidol kecil (5) Selotip (3) Kursi (sebanyak peserta) Rol kabel (4) Pointer (1) 3. Opening Ceremony and Dinner dekorasi? Lokasi? Round table (per meja 8 kursi) Kursi (sebanyak peserta) Screen (2) Digital projector (2) Sound system + microphone Laptop (2) Rol kabel (4) Red carpet Kamera Backdrop + banner (2) 4. Closing Ceremony dekorasi? Lokasi? Round table (per meja 8 kursi) Kursi (sebanyak peserta) Screen (2) Digital projector (2) Sound system + microphone Laptop (2) Rol kabel (4) Red carpet Kamera Backdrop + banner (2)

DETAIL KEBUTUHAN PERLENGKAPAN

APRM
1. Registrasi Sheraton lobby Rectangular table (4) Kursi (8) Rol kabel (3) Laptop (4) Printer (4) secretary? Kertas HVS (1 pak) secretary? Backdrop + banner (2) Tulisan register here(3) Tulisan money changer(1) 2. Welcoming session Sheraton ballroom; tata ruang ala seminar Kursi (200) Digital projector (2) Screen (2) Laptop (2) Sound + microphone Rangka panggung Panggung Mini garden Podium Logo APRM gabus (size S) (1) Rol kabel (2) 3. SCO Session (sama utk setiap sesi) SCOses I di ruangan samping2 ballroom; SCOses II di UGM; SCOses III di sheraton outdoor A. SCOPH Digital projector (1) Screen (1) Laptop (1) + rol (1) Rectangular table Kursi (sebanyak peserta) Papan (2) Flipchart (1) Flipchart papers (50) Kertas HVS (1 pak) Kardus tebal (10) Whiteboard/tempat utk tempel poster (1) Selotip (6) Boardmarkers (12) various colors Post-it notes 1 warna (1 pak) B. SCORA Digital projector (1) Screen (1) Laptop (1) + rol (1) Rectangular table Kursi (sebanyak peserta) Papan (2) Flipchart (1) Flipchart papers (50) Boardmarkers (12) C. SCORP Digital projector (1) Screen (1) Laptop (1) + rol (1) Rectangular table Kursi (sebanyak peserta) Papan (2) Flipchart (1) Flipchart papers (50) Kertas HVS (1 pak) Boardmarkers (10) Post-it 4 warna (1pak)

 D. SCORE Digital projector (1) Screen (1) Laptop (1) + rol (1) Speaker utk connect ke laptop Rectangular table Kursi (sebanyak peserta) Papan (2) Flipchart (1) Flipchart papers (100) Boardmarkers (12) Post-it notes 1 warna (1 pak) E. SCOME Digital projector (1) Screen (1) Laptop (1) + rol (1) Rectangular table Kursi (sebanyak peserta) Papan (2) Flipchart (1) Flipchart papers (50) Boardmarkers (12) hitam, biru, merah, ijo

Post-it notes 1 warna (1 pak) Kertas asturo (15) various colors Bolpen + pensil (sebanyak peserta)

F. SCOPE Digital projector (1) Screen (1) Laptop (1) + rol (1) Speaker utk connect ke laptop Rectangular table Kursi (sebanyak peserta) Papan (2) Flipchart (1) Flipchart papers (50) Boardmarkers (12) hitam, biru, merah Post-it notes 1 warna (6 pak) 4. Opening Ceremony and Gala Dinner Keraton? Bisa provide apa saja? Round table (1 meja 8 kursi)

Kursi (sebanyak peserta + undangan + panitia) Sound system (accoustic) Microphone Plasma TV 32 (2) Lighting Digital projector (2) Screen (2) Laptop (1) + rol (4) Genset 30 kVa Panggung 6x3m2 + karpet hitam + undak2an Podium Gong Red carpet Backdrop + banner (2) Dekorasi centerpiece meja, meja-kursi gold and black, drapery utk latar panggung + rangka, logo APRM (size S&L), judul acara APRM warna gold (gabus), logo sponsor (gabus), mini garden, lampu lilin ala lampion (gold)

5. Keynote Lecture Sheraton ballroom, tata ruang ala seminar Digital projector (2) Screen 3x2m (2)

Sound + wireless mic (2) Lighting Plasma TV 32 (4) Laptop (2) + rol (4) Kursi (sheraton) Stage (sheraton) Mini garden (sheraton) Rangka panggung (candi) Logo APRM (size S)

6. Parallel Competition Sheraton ballroom, tata ruang ala seminar Perlengkapan sama kayak keynote lecture 7. Training Workshop training workshop I di sheraton ballroom, training workshop II di UGM. Ntar bakal ada 6 ruangan, setiap ruangan harus ada: Digital projector Screen Laptop (1) + rol (1) Microphone Boardmarkers (10) Kertas HVS (1 pak) Post-it notes 1 warna (1 pak)

8. Workshop TE (Theme Event) (beda ya sama training workshop) yg workshop I di Sheraton ballroom, workshop II di UGM. Ruangan dibagi jadi 3, setiap ruangan harus ada: Digital projector (1) Screen (1) Laptop (1) + rol (1) Sound + wireless mic (2) Round table (6) Kursi (80) Flipchart (1) Flipchart papers (50) Boardmarkers (10) Selotip (4) Post-it notes 4 warna (1 pak) 9. Global Health and Project Fair prefunction room sheraton ballroom Booth (20) Partisi (20) Speaker besar (4 tempat) Laptop utk play mp3 (1) Rol kabel (5) Gunting (20) Selotip (20) Double tape 1cm (10)

10. Intl Food and Drink Party Sheraton ballroom Rectangular tables (20) DJ table (1) DJ booth Sound system Rol kabel (2) Dekorasi: gate made of balloons, tulisan lets party! (gabus), drapes (maroon and silver) 11. Panel Discussion lantai 5 gd.kuliah FK UGM Digital projector (UGM) Screen (UGM) Sound system (UGM) Wireless mic (7) (UGM) Laptop (2) + rol kabel (1) Sofa (4) Coffee table (1) Stage 6x2m (1) 12. Student Panel FK UGM, belum tau pastinya dmn Digital projector (UGM) Screen (UGM) Sound system (UGM) Wireless mic (5)

Laptop (2) + rol kabel (1) Kursi (5) Meja panjang di panggung Stage 6x2m (1)

13. Intl Cultural Festival and Closing Ceremony Ratu Boko Resto Digital projector (2) Screen 3x2m (2) Sound system (band) Lighting Genset 30 kVa Booth tenda kerucut (3) Meja (3) (Ratu Boko) Kursi (6) (Ratu Boko) Red carpet Backdrop + banner (2) Kamera Dekorasi: gapura candi, drapes (black and gold), lampion lilin karton (gold)