Technical Meeting Tanggal dan waktu Lokasi Rincian Acara: 1. Checklist masing-masing vendor 2.

Membahas rundown acara resepsi 1. NAMA VENUE Nama dan nomor HP contact person

Fasilitas Kalau untuk resepsi pagi hari: Bisa masuk jam berapa ke venue? Batas maksimal penggunaan ruangan sampai jam berapa?

Kalau untuk resepsi malam hari: acara pagi selesai jam berapa? Batas penggunaan ruangan sampai jam berapa?

Ruang rias bisa digunakan mulai jam berapa? Apa akan ada biaya tambahan saat hari-H? (overtime?biaya keamanan, dll?) Dekorasi mulai bisa loading jam berapa? AC dinyalakan jam berapa? Berapa kursi dan meja yang disediakan untuk area VIP dan umum? Sound system rincian? mic berapa buah? Untuk band? (koordinasi dengan pihak band)

Jika menggunakan CD/kaset, siapa teknisi yang bertanggung jawab saat hari H? Kapasitas listrik? Apakah disediakan genset untuk cadangan kalau mati lampu? Parkir muat berapa? Apa dapat free parking? Kalo iya, berapa buah tiketnya? Ijin dan janur?

2. NAMA VENDOR DEKORASI

Nama dan nomor HP contact person

Layout dekorasi venue (koordinasi dengan pihak cateringuntuk penempatan gubukan dan buffet, dan pihak dokumentasiuntuk penempatan studio foto) Tema warna dekorasi (koordinasi dengan pihak catering untuk nuansa warna taplak dan skirting). Bisa janjian dengan vendor sebelumnya untuk membawa sketsa dekor dan pelaminan, foto item dekorasi atau contoh kain untuk tenda yg akan digunakan)

Design fix pelaminan Alur masuk tamu Warna bunga? Item dekorasi apa saja? Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak catering) Cek kotak angpao, jumlah berapa, butuh gembok sebesar apa? (biasanya gembok pihak keluarga yang menyediakan, bukan dari vendor)

Plastik sampah untuk kotak angpao sudah disediakan dari vendor atau tidak? Perkiraan selesai dekor jam berapa?

3. NAMA VENDOR CATERING Nama dan nomor HP contact person

Tentukan menu fix Ice carving? Masuk jam berapa ke venue? Layout Buffet dan gubukan (koordinasi dengan pihak dekorasi dan dokumentasi) Warna taplak, skirting, dan bunga Jumlah meja VIP Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak dekor) Jumlah kru? (kelancaran / kesigapan pelayanan) Siapa penanggung jawab yang mengatur alur makanan? Minta nomor HPnya

Makanan untuk panitia jam berapa? Tempat? (koordinasi dgn pihak venue)

4. NAMA VENDOR DOKUMENTASI Nama dan nomor HP contact person

Jam berapa datang ke venue? Penempatan studio mini (koordinasi dengan pihak dekorasi dan catering) Jumlah kru? (pastikan mereka menggunakan seragam or at least pake baju rapih) Siapa penanggung jawab saat acara berlangsung? Buat list untuk foto keluarga (di studio mini), sebelum hari-H, pihak foto sudah memegang list tersebut

5. NAMA MC nomor HP MC

Briefing soal rundown acara Ingatkan soal tema dekorasi (biar ga saltum, misalnya kl nikahan internasional tp MCnya pake kebaya kan kurang matching)

Stand by jam berapa di venue? Kasih list foto keluarga untuk di pelaminan Kasih list tamu-tamu VIP (jika ada), koordinasi dengan pihak keluarga untuk stand by di sebelah MC

6. NAMA BAND/ WEDDING SINGER Nama dan nomor HP contact person

Check list lagu Sound system (koordinasi dengan pihak venue) Jumlah kru? Janjian soal penyanyi dadakan alias keluarga atau kerabat yang kadang suka maksa mau nyumbang lagu Xp

O,iya, yang perlu diingat, ada baiknya menyiapkan semua kontrak dan bon pembayaran DP semua vendor, berikut fotokopinya. Lalu persiapkan rundown acara, pastikan tiap vendor memegang satu kopiannya.