PENGENALAN Sebelum Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja diperkenalkan, individu melaksanakan tugas masing-masing berasaskan kepada

pengetahuan yang dipelajari dari pengalaman dan tunjuk ajar individu yang terdahulu bertugas dan yang lebih lama berkhidmat di sesebuah jabatan. Pengetahuan dan pengalaman yang dipelajari adalah tidak seragam dan mungkin tidak mengikut kaedah dan cara kerja yang betul mengakibatkan berlakunya kecacatan dalam memberikan perkhidmatan yang berkualiti. Oleh itu, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja merupakan salah satu cara yang diperkenalkan dengan harapan ianya dapat menerangkan secara terperinci bidang tugas dan fungsi yang harus dimainkan oleh setiap pegawai dalam sesuatu jabatan.

MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Manual Prosedur Kerja adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan atau pejabat, mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedurprosedur yang jelas serta pegawai atau staf yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Dokumen ini adalah rujukan utama yang akan membantu jabatan berfungsi dengan cekap dan berkesan. Keterangan mengenai fungsi dan objektif rasmi yang sejelas-jelasnya serta diketahui secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota jabatan akan membolehkan mereka melaksanakan tugas dengan lebih berkesan. Prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas pula akan juga membantu pegawai menjalankan tugas masing-masing dengan lebih cekap dan teratur. Fail Meja pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Dokumen ini, antara lain, mengandungi carta jabatan yang menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan atau pejabat berkenaan, objektif

jabatan dan bahagian di mana individu ini ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. Apabila mereka jelas mengenai tuju arah jabatan dan jelas juga mengenai peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan kerja, tugas mereka dapat dijalankan dengan cekap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja. Rasional bagi Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi direkodkan dan keseragaman dalam cara menjalankan kerja dapat diwujudkan. Di samping itu juga, peraturan jabatan dapat dipastikan supaya dipatuhi dan kesilapankesilapan operasi semasa menjalankan tugas dapat dikurangkan. Masa latihan bagi individu yang baru bekerja juga dapat dikurangkan. Bagi individu yang ingin bertukar tempat kerja, ia memudahkan dan menyenangkan proses pertukaran kerja dari satu jabatan ke jabatan lain. Dengan wujudnya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ia menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat sekaligus dapat mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja serta menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.

PERBEZAAN ANTARA MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan. Kedua-dua dokumen ini adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan keseluruhannya. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang dikuatkuasa pada tahun 1991 mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Ia sebagai garis panduan dalam memberikan perkhidmatan yang cekap dan membolehkan setiap pegawai

memahami tugasnya serta fungsi jabatan. Oleh yang demikian jabatan perlu mempunyai kedua-dua dokumen ini. Terdapat perbezaan antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Perbezaan bagi kedua-dua dokumen ini adalah seperti berikut : 1. Manual Prosedur Kerja adalah untuk rujukan semua pegawai di peringkat jabatan. Hanya satu Manual Prosedur Kerja akan disediakan bagi satu jabatan. Ia mengandungi maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan, seperti sejarah dan rasional penubuhan jabatan, objektif, fungsi, prosedur dan pegawai yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur tersebut. Fokus utama Manual Prosedur Kerja adalah jabatan dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan keseluruhan. Sementara fokus utama Fail Meja adalah individu/jawatan dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu. Fail Meja perlu disediakan untuk semua individu dalam jabatan. Fail Meja merupakan dokumen rasmi untuk individu. Untuk tujuan ini Fail Meja dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. 2. Manual Prosedur Kerja mengandungi 8 perkara utama iaitu : a. Latar Belakang Jabatan atau Pejabat Latar belakang jabatan mencatatkan sejarah penubuhan sesebuah jabatan. Maklumat-maklumat seperti tujuan dan matlamat jabatan ditubuhkan serta akta atau perundangan yang berkaitan akan dikandungkan di dalam latar belakang ini. Maklumat-maklumat di dalam latar belakang boleh dijadikan asas untuk membentuk

strategi bertindak jabatan. Ia juga menjadi sumber rujukan utama ke arah membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan objektif jabatan. b. Objektif Jabatan atau Pejabat Objektif jabatan adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan iaitu selaras dengan matlamat penubuhannya. Objektif jabatan amat penting kerana ia menjelaskan dengan tepat tujuarah jabatan dan adalah asas bagi proses pengurusan strategik. Objektif jabatan juga menjadi asas bagi pembentukan objektif bahagian atau unit. c. Carta Jabatan atau Pejabat Carta organisasi jabatan menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki di dalam sesebuah jabatan. Carta organisasi jabatan ini dijadikan sebagai rangka kerja dan panduan dalam menjalankan aktiviti-aktiviti jabatan bagi membantu jabatan mencapai objektif yang ditetapkan. d. Fungsi-fungsi Utama Jabatan atau Pejabat Fungsi utama jabatan adalah tugas-tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan jabatan mencapai objektif penubuhannya. e. Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi-fungsi Utama Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. Pelaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos... f. Proses Kerja Aktiviti-aktiviti Utama Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan

sesuatu aktiviti. Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. g. Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. h. Senarai Borang-borang Yang Digunakan Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat. Borang digunakan untuk : i. Menyimpan dan merekodkan maklumat; ii. Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan sistematik; iii. Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan. Sementara itu, Fail Meja mengandungi 14 perkara utama iaitu : a. Objektif Jabatan atau Pejabat Ia merupakan kenyataan tentang apa yang ingin dicapai oleh jabatan selaras dengan matlamat penubuhannya dan menjelaskan arah tuju jabatan dan asas bagi pengurusan strategik jabatan. b. Objektif Bahagian atau Unit Objektif bahagian atau unit adalah pecahan kepada objektif jabatan aktiviti dan yang ia dinyatakan dalam bentuk objektif haruslah jangkapendek yang perlu dicapai oleh bahagian. Setiap dijalankan oleh bahagian

menyumbang

ke arah pencapaian objektif jabatan pada

keseluruhannya. Objektif bahagian hendaklah dinyatakan dengan tepat, jelas, boleh dicapai dan boleh diukur supaya pihak pengurusan boleh membuat keputusan dan penilaian kemajuan dengan berkesan berasaskan objektif-objektif yang ditetapkan. c. Carta Organisasi Jabatan atau Pejabat Ia merupakan gambaran struktur fungsi, aktiviti dan hirarki jabatan yang menjelaskan rantaian perintah ( chain of command). Carta organiasi ini berbeza mengikut jabatan disebabkan perbezaan aktiviti, fungsi dan peranan serta berubah mengikut perkembangan semasa yang berlaku dalam jabatan d. Carta Organisasi Kedudukan Pegawai Carta organisasi ini merupakan pecahan dari carta organisasi jabatan yang hanya menunjukkan kedudukan individu dalam unit tersebut. Ia menunjukkan aktiviti, rakan sejawatan, kedudukan individu dalam unit dan pegawai atasan unit tersebut. e. Senarai Tugas atau Kuasa dan Hubungan Senarai tugas ini menjelaskan dengan terperinci tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang individu dalam melaksanakan tugasnya. Ia memudahkan individu untuk bertindak dan membuat keputusan berkaitan tugasnya. f. Peraturan-peraturan Pentadbiran Merupakan peraturan yang ditetapkan oleh unit yang mesti dipatuhi oleh individu dalam menjalankan aktiviti berkaitan

dengan tugasnya. Ia perlu diketahui dan difahami dengan jelas dan diamalkan. g. Proses Kerja Merupakan rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan dari mula hingga tamat proses. Ia adalah penting bagi menjelaskan tindakan yang perlu dibuat atau diambil bagi mengurangkan kesilapan dan meningkatkan kecekapan. Hanya proses kerja yang melibatkan individu itu sahaja dimasukkan dalam Fail Meja. h. Carta Aliran Kerja Merupakan gambaran secara grafik atau gambarajah mengenai proses kerja. Proses kerja bagi setiap aktiviti diterjemahkan dalam bentuk carta alir bagi memudahkan pemahaman. Menunjukkan proses kerja dari mula hingga akhir menggunakan simbol. Hanya Carta Alir Kerja yang melibatkan individu itu sahaja dimasukkan dalam Fail Meja. i. Senarai Semak Merupakan alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambi dalam melaksanakan aktiviti. Ia disusun mengikut turutan tindakan. j. Senarai Undang-undang Peraturan Merupakan petikan dari arahan-arahan rasmi atau peraturan-peraturan yang perlu dirujuk oleh individu tersebut dalam melaksanakan tugasnya. Ia menjadi rujukan asas individu tersebut.

k.

Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Mengandungi senarai semua jawatankuasa yang dianggotai oleh individu tersebut yang membolehkan individu tersebut membuat persediaan dan perancangan.

l.

Senarai Borang-borang yang digunakan Membantu jabatan dalam melicinkan urusan pelaksanaan aktiviti utama yang bertujuan merekod dan menyimpan maklumat. Ia membolehkan maklumat direkod dengan teratur dan sistematik.

m.

Norma Kerja Merupakan jangka masa dan tempoh yang telah ditetapkan dalam menyiapkan sesuatu tugas.

n.

Senarai Tugas Harian Merupakan format mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Ia disediakan sebelah petang atau waktu pagi. Penggunaannya bergantung kepada kesesuaian jenis kerja.

3.

Manual Proses Kerja adalah berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan. Manual Proses Kerja mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. Tiap-tiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang dijalankan dengan tidak mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan ketidakcekapan. Bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat dan cekap, satu cara yang sistematik perlu diwujudkan. Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai dikenalpasti, disusun dan dibukukan

dengan jelas supaya ia dapat dijadikan sebagai bahan rujukan. Cara bekerja yang jelas dan teratur akan meningkatkan produktiviti jabatan. Fail Meja adalah berasaskan tugas dan tanggungjawab individu. Dengan adanya Fail Meja, seseorang pegawai akan dapat memahami peranannya dalam sesebuah jabatan dan bagaimana ia boleh membantu meningkatkan produktiviti jabatan. Fail Meja adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai. 4. Satu Manual Proses Kerja adalah untuk satu jabatan. Manual Proses Kerja hanya perlu disediakan satu untuk satu pejabat sebagai bahan rujukan utama dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab di jabatan. Penyediaan Manual Proses Kerja yang sempurna bagi sesebuah jabatan akan menjamin kecekapan dan keberkesanan dalam sesebuah organisasi. Manakala satu Fail Meja hanya untuk satu jawatan. Setiap jawatan perlu menyediakan hanya satu Fail Meja sebagai dokumen rujukan dalam menjalankan tugas masing-masing. Seseorang pegawai akan dapat memahami peranannya dalam sesebuah jabatan dan bagaiman ia boleh membantu meningkatkan produktiviti jabatan. 5. Manual Proses Kerja mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan. Maklumat-maklumat yang terdapat dalam Manual Proses Kerja adalah secara umum yang merangkumi 8 perkara utama. Maklumat mengenai sejarah dan rasional penubuhan jabatan akan membolehkan individu dalam jabatan mengetahui mengapa jabatan ditubuhkan dan apakah harapan-harapan jabatan terhadap mereka. Maklumat mengenai objektif dan fungsi utama jabatan pula akan membolehkan individu dalam jabatan mengetahui tuju arah yang perlu

diikuti dalam melaksanakan tanggungjawab masing-masing. Penetapan fungsi jabatan serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit di bawah jabatan membolehkan setiap individu di dalam jabatan jelas mengenai parameter tugas masing-masing dengan tepat di samping mengetahui tugas-tugas bahagian atau unit atau individu lain dalam jabatan. Rangkaian prosedur dan pegawai bertanggungjawab yang ditunjukkan pula akan memberi gambaran yang jelas kepada individu mengenai langkah-langkah yang terlibat dalam semua aktiviti jabatan. Manakala Fail Meja mengandungi maklumat dan panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan. Nama Jabatan atau Pejabat atau Bahagian atau Unit di mana seseorang pegawai itu ditempatkan telah disenaraikan dengan jelasnya. Selain daripada itu, jawatan yang disandang oleh seseorang pegawai perlu dicatatkan secara terperinci. Kuasa yang diberikan kepada seseorang pegawai perlu dimaklumkan untuk memudahkan seseorang pegawai bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan.

KESIMPULAN Tindakan untuk menyediakan Manual prosedur Kerja dan Fail Meja ini adalah melibatkan semua pegawai sesebuah jabatan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah alat pengurusan yang dapat menyumbang kepada peningkatan kecekapan serta keberkesanan sesebuah jabatan.

10