Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja PENGENALAN Kementerian telah mewujudkan satu PKPA iaitu PKPA Bil

8 / 1991: Panduan mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Dengan PKPA ini, diharapkan supaya semua organisasi atau jabatan akan lebih terarah dan sistematik. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) ialah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan. Kedua-dua dokumen ini adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan keseluruhannya. MPK adalah dokumen rujukan untuk peringkat jabatan. MPK mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. Manakala FM ialah senarai tugas dan tanggungjawab yang harus dijalankan oleh seseorang individu setiap hari dalam jabatan. MPK dan FM mempunyai fokus dan tujuan yang berbeza. Fokus utama MPK ialah ialah jabatan individu dan dan tujuan penyediaan adalah dan untuk penggunaannya meningkatkan adalah kecekapan untuk dan meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan. Manakala fokus utama FM tujuannya keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh setiap individu dalam sesuatu jabatan. Seterusnya kecekapan dan keberkesanan jabatan dan individu dalam jabatan itu membawa kepada peningkatan produktiviti jabatan. Dalam setiap organisasi dan jabatan, Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) adalah amat penting. Ini kerana MPK dan FM adalah sebagai kunci kepada kejayaan sesuatu jabatan dan organisasi.

MAKSUD DAN CIRI-CIRI MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM) Berikut adalah aliran bagaimana proses MPK berlaku:

Manual Prosedur Kerja Manual Prosedur Kerja adalah: a) Merupakan satu dokumen rujukan di Jabatan. b) Dirangka berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan. c) Mengandungi maklumat atau panduan menyeluruh mengenai aktiviti dalam jabatan. d) Kandungan MPK merangkumi 8 perkara utama: i. Latar belakang jabatan, sejarah, tujuan dan matlamat penubuhan jabatan. ii. Objektif jabatan atau pejabat. iii. Carta organisasi jabatan atau pejabat. iv. Fungsi utama jabatan atau pejabat. v. Aktiviti-aktiviti untuk setiap fungsi utama vi. Panduan proses kerja untuk setiap aktiviti. vii. Satu carta aliran kerja menjelaskan tindakan-tindakan sistematik dalam sesuatu aktiviti viii. Contoh borang dengan panduan menggunakannya.

Fail Meja Fail Meja (FM) pula merupakan satu dokumen khusus yang memberi panduan terperinci mengenai semua tugas dan tanggungjawab yang akan dilaksanakan oleh seseorang individu dalam jabatan ataupun pejabat yang berperanan untuk meningkatkan kecekapan. Carta alir dibawah menunjukkan bagaimana proses FM berfungsi;

Ciri-ciri Fail Meja Berikut adalah beberapa ciri-ciri Fail Meja (FM): a) Fail Meja merupakan satu-satunya rujukan untuk individu di peringkat jawatan (individu) atau unit. Jika individu itu memegang jawatan sebagai kerani, maka individu tersebut hanya memiliki FM yang berkaitan penugasan pengkeranian sahaja. Individu tersebut tidak boleh memiliki FM penugasan lain sebagai panduan atau rujukan individu tersebut sebagai kerani. b) Dirangka berasaskan fungsi dan tanggungjawab setiap individu. FM dirangka berdasarkan tanggungjawab individu di dalam penugasan yang dipertanggungjawabkan oleh majikan atau Ketua Jabatan. c) Mengandungi maklumat dan panduan untuk menjalankan tugas bagi satu-satu jawatan. Segala maklumat yang terdapat di dalam FM dapat membantu individu

melaksanakan tangungjawabnya dengan lebih berkesan dan berkualiti, selari dengan dasar kerajaan untuk meningkatkan kualiti kerja kakitangan awam. d) Kandungan Fail Meja mengandungi 14 perkara iaitu: i. Objektif jabatan atau pejabat. ii. Objektif bahagian atau unit dalam jabatan dan pejabat. iii. Carta organisasi jabatan atau pejabat. Contohnya: Pengarah Tim. Pengarah Ketua Jabatan Ketua Unit Pensyarah iv. Carta organisasi jabatan atau unit. Ia menjelaskan kandungan setiap anggota dan tugas masing-masing. v. Senarai tugas atau kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawaipegawai lain. vi. Peralatan-peralatan pentadbiran untuk setiap aktiviti atau tugas. vii. Proses kerja untuk aktiviti yang berkaitan dengan pegawai. viii.Carta aliran kerja menjelaskan tindakan-tindakan secara sistematik. ix. Sebarai semak berbentuk soalan, rangkai kata atau penyataan peringkat untuk menyemak tindakan-tindakan yang diambil. x. Borang yang berkaitan dengan tugas pegawai dan panduan menggunakannya. xi. Senarai undang-undang dan peraturan untuk dirujukan supaya tindakan yang diambil adalah betul dan tepat. xii. Senarai jawatankuasa yang di anggotai oleh pegawai yang berkenaan. xiii.Norma kerja yang menjelaskan tahap prestasi dengan harapan dicapai serta berfungsi sebagai asas nilai pencapaian produktivit.

xiv. Senarai Tugas Harian dengan tujuan mengingat aktiviti-aktiviti yang perlu dirancang dan dilaksanakan mengikut jadual.

KEBAIKAN-KEBAIKAN MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM) Setiap perkara yang kita lakukan dan rancangkan pasti ada perkara yang baik dan buruknya ataupun pro dan kontranya. Maka Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga mempunyai kebaikan yang tersendiri. Antara kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada penggunaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah seperti berikut : 1. Merekod semua prosedur dan peraturan kerja. Setiap kerja mempunyai proses dan peraturan tertentu bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat, cekap dan sistematik. Adalah penting untuk mengenalpasti proses dan peraturan yang harus di ikuti oleh pegawai yang bertanggungjawab. Ini juga akan mendorong kepada hubungan kerja yang baik antara pegawai agar dapat disusun dan dibukukan dengan jelas supaya dapat dijadikan bahan rujukan. 2. Menjimatkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru. MPK dan FM berguna sebagai alat latihan terutamanya kepada pegawai baru yang dilantik atau pegawai yang ditukarkan ke suatu jabatan ataupun pejabat. Ini dilakukan bagi memudahkan pegawai tersebut mempelajari prosedur yang harus di ikuti bagi mengelak penggunaan masa yang lama. 3. Mewujudkan keseragamaan kerja. Berasaskan penggunaan MPK dan FM, pekerja dapat melaksanakan tugas dengan seragam. Jika sebelum ini, pegawai menjalankan tugas mengikut pengalaman dan pengetahuan, secara tidak langsung akan melambatkan penyelesaian sesuatu tugasan. Namun dengan adanya MPK dan FM, semua tugasan berjalan dengan lancar dan sistematik.

4. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain. Penetapan fungsi jabatan ataupun sesebuah pejabat serta pembahagian tugas dan jelas antara bahagian dan unit membolehkan setiap individu di dalam pejabat atau jabatan menjalankan tanggungjawab masing-masing. Ini akan memudahkan sesuatu tugasan itu dilaksanakan dengan tepat. 5. Memudahkan proses pertukaran kerja. Proses pertukaran pegawai ke jabatan ataupun pejabat lain akan lebih mudah dilaksanakan apabila segala dokumen yang disediakan dapat dirujuk dengan mudah oleh pegawai tersebut. Dengan adanya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, ia merupakan dua dokumen yang sangat penting yang perlu ada dalam sesebuah jabatan ataupun pejabat. Ia bukan sahaja menjadi rujukan kepada pegawai dalam jabatan tersebut malah sebagai rujukan rasmi serta alat pengurusan yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti.

Perbezaan Di antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja Setelah kita melihat kebaikan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, kita lihat pula perbezaan diantara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Walaupun kita melihat kebanyakan MPK dan FM mempunyai hubungan yang rapat dan saling berkaitan antara satu sam lain, namun perbezaan diantara MPK dan FM memang wujud. Diantara perbezaan MPK dan FM adalah seperti berikut: 1. Manual Prosedur Kerja (MPK) merupakan satu dokumen rujukan di jabatan ataupun organisasi yang lebih umum. Manakala Fail Meja (FM) pula merupakan satu dokumen rujukan di jabatan dan juga di khususkan kepada setiap ahli organisasi dan individu didalam sesuatu jabatan. Sebagai contohnya, MPK mengandungi carta organisasi di dalam sesebuah organisasi atau jabatan secara umum, manakala FM pula mengandungi carta organisasi kakitangan dan di tanda pada nama ahli organisasi. 2. MPK dirangka berasaskan fungsi dan bidang tugas di sesebuah jabatan atau organisasi. Manakala FM dirangka berasaskan fungsi dan tanggungjawab setiap individu di dalam organisasi atau jabatan. Sebagai contohnya, MPK menyenaraikan bidang tugas secara umum yang patut dilaksanakan di dalam jabatan atau organisasi. Manakala FM menyenaraikan bidang tugas secara khusus apa yang di pertanggung jawabkan kepada setiap individu di dalam organisasi. 3. MPK mengandungi maklumat atau panduan menyeluruh mengenai aktiviti dalam jabatan, manakala FM mengandungi maklumat dan panduan untuk menjalankan tugas bagi satu-satu jawatan di dalam jabatan atau organisasi. Sebagai contoh, MPK mempunyai misi yang berbeza dengan misi FM. 4. Di dalam MPK, latar belakang jabatan, sejarah, tujuan dan matlamat penubuhan jabatan di gazet di dalam MPK. Manakala FM pula tidak menceritakan tentang

sejarah, tujuan dan penubuhan jabatan di dalam sesebuah organisasi atau jabatan. 5. MPK mengandungi fungsi utama jabatan atau pejabat, manakala FM pula mengandungi senarai tugas atau kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawaipegawai lain. 6. MPK tidak mengandungi senarai alat-alatan pentadbiran untuk setiap aktiviti atau tugas secara jelas. Manakala FM mengandungi senarai peralatan-peralatan pentadbiran untuk setiap aktiviti atau tugas di dalam sesebuah jabatan atau organisasi. 7. MPK mengandungi contoh borang dengan panduan untuk menggunakannya, manakala FM pula tidak mengandungi borang yang tertentu untuk jabatan. 8. Satu carta aliran kerja menjelaskan tindakan-tindakan sistematik dalam sesuatu aktiviti terkandung di dalam MPK. Manakala FM mengandungi carta aliran kerja yang menjelaskan tindakan-tindakan secara sistematik. 9. Satu MPK untuk satu jabatan, manakala satu FM adalah untuk satu jawatan dalam jabatan. Sememangnya MPK bukanlah dirangka untuk individu, tetapi ianya untuk jabatan ataupun organisasi. Begitu jaga FM dirangka untuk kegunaan individu di dalam organisasi. 10. MPK berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan, manakala FM berasaskan tugas dan tanggungjawab individu. Contohnya, jabatan menjalankan tugas mengikut skop yang telah diberikan dari pihak atasan. Manakala tugas individu adalah yang telah ditetapkan oleh pihak jabatan. 11. MPK mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan, manakala FM mengandungi panduan ditetapkan bagi satu-satu jawatan. 12. MPK diwujudkan hanya satu iaitu untuk jabatan, manakala FM di wujudkan untuk setiap individu di dalam jabatan. 9 mengendalikan tugasan yang

13. Bagi menyediakan kandungan MPK, objektif jabatan atau pejabat harus di sediakan. Manakala FM pula perlu ada objektif bahagian atau unit di dalam jabatan itu sendiri. Objektif ini hendaklah selari dengan MPK. Contohnya MPK telah menetapkan objektif tertentu kepada FM supaya selari dengan kehendak MPK jabatan. 14. MPK menyenaraikan senarai fungsi-fungsi utama jabatan atau pejabat. Manakala FM pula menyenaraikan senarai fungsi-fungsi serta menandakan kedudukan bahagian atau unit dalam carta organisasi yang disediakan oleh MPK. 15. Dalam penyediaan MPK, perlu disediakan proses kerja yang terlibat bagi tiap-tiap aktiviti. Manakala FM pula perlu menyediakan senarai semua peraturanperaturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama. 16. MPK perlu menyenaraikan semua borang yang digunakan di dalam jabatan atau unit, manakala FM pula tidak perlu berbuat demikian. 17. MPK menyediakan carta alir kerja bagi semua aktiviti yang dilaksanakan. Manakala FM pula Manakala FM pula perlu menyediakan senarai semua peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama. 18. Menyediakan proses kerja yang terlibat bagi tiap-tiap aktiviti adalah salah satu syarat MPK. Manakala FM pula menyenaraikan tugas, tanggungjawab kuasa dan hubungan kerja pegawai berkenaan sahaja. 19. FM perlu merekodkan norma kerja yang ada di dalam unit atau bahagian. Manakala MPK pula tidak dinyatakan. Contohnya, seorang pekerja perlu ada nilai norma kerja yang tertentu mengikut unit masing-masing. 20. FM menyenaraikan semua pegawai berkenaan yang memberi kelulusan di dalam unit atau bahagian. Manakala MPK tidak menyenaraikan seperti di dalam FM. Contohnya pegawai manakah yang boleh meluluskan sebarang kelulusan sesuatu perkara atau sesuatu yang melibatkan unit atau bahagian.

10

21. Senarai jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai perlu dinyatakan di dalam FM kerana ia menjadi rujukan kepada semua individu dalam unit. Manakala MPK tidak menyenaraikan secara detail. 22. Di dalam FM, perlu disediakan format senarai tugas harian yang perlu diikuti oleh setiap individu di dalam unit. Manakala MPK pula tidak menyenaraikan format senarai tugas harian didalam unit atau bahagian. Contohnya setiap individu perlu menyediakan senarai semak setiap tugasan yang akan dilakukan pada setiap bulan. 23. FM perlu menggunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja yang telah di tetapkan. Manakala MPK tidak melaksanakan seperti yang di lakukan di dalam FM.

11

PENUTUP Adalah dijangka jika MPK dan FM disediakan dengan sempurna dan dijadikan sebagai rujukan utama dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab jawatan,kecekapan dan keberkesanan jabatan dapat dipertingkatkan. Sebagai kakitangan kerajaan yang berkhidmat kepada negara, kita seharusnya melaksanakan segala dasar dan pekeliling yang telah dirangka dan di gubal oleh kerajaan demi memartabat pfofesyen yang kita ceburi sekarang. Sehubungan dengan itu, di dalam Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8 / 1991 berkenaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, kita patut melaksanakan semua gerak kerja kita berdasarkan PKPA yang telah di rangka oleh pihak kerajaan. Di harapkan dengan pekeliling tersebut, kita mendapat garis panduan bagi mengahasilkan kerja yang bermutu dan berkualiti bagi memperlihatkan gerak kerja kakitangan minda kelas pertama.

12

Rujukan 1. Mok Soon Sang (2007). Kursus Induksi Perkhidmatan Awam dan Kenegaraan. Pucong, Selangor: Multimedia-ES Resources Sdn.Bhd. 2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam: PKPA Bil 8/1991: Panduan mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.

13