Catatan Penulisan Ilmiah : Perancangan Sistem Komputerisasi Oleh : Bambang Wahyudi, SKom., MMSI.

Pengantar Penulisan Ilmiah (PI) diwajibkan di Universitas Gunadarma bagi seluruh mahasiswanya. Banyak latar belakang pemikiran bahwa PI diwajibkan, utamanya adalah sebagai sarana latihan bagi mahasiswa untuk menuangkan alur pemikiran logis dari hasil suatu analisis akademis yang menghasilkan sebuah karya intelektual diri mahasiswa itu sendiri ke dalam sebuah tulisan. Intelektualitas seseorang sedikit-banyaknya dapat dibaca dari tulisannya. Tulisan yang sulit dimengerti, sulit diikuti alur ceritanya, dan tidak terstruktur menjadikan ia dianggap tidak intelek. Karenanya, sebelum terjun ke masyarakat (dunia kerja), setiap mahasiswa setidaknya pernah melakukan sekali saja penulisan ilmiah, agar ia dapat mengerti bagaimana ia harus menuangkan hasil pemikirannya ke dalam tulisan. Hal ini akan menunjang karirnya, karena dalam berkarir, seorang pegawai harus lihai membuat segala macam bentuk laporan kepada pimpinannya. Perancangan Sistem Komputerisasi PI hendaknya dibuat mahasiswa dengan mengikuti pepatah sekali dayung, dua-tiga pulau terlampaui, artinya, sambil mengerjakan tugas, ia seharusnya sekaligus memanfaatkan kesempatan ini untuk melakukan sesuatu yang berguna bagi diri dan lingkungannya. Misalkan, sambil membuat PI, ia ingin memasarkan produk software-nya ke suatu unit usaha tertentu, sehingga dapat menghasilkan uang (memiliki jiwa enterpreunership). Hal ini yang amat kurang dilakukan oleh mahasiswa, bahkan justru sebaliknya, dengan membuat PI mahasiswa malah mengeluarkan banyak biaya, untuk kertas, tinta printer, bahkan untuk minta bantuan orang lain membuatkan program komputernya (sesuatu yang amat naf yang dilakukan oleh mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer). Salah satu bentuk PI adalah pembuatan Perancangan Sistem Komputerisasi, yaitu membuat sebuah sistem komputerisasi untuk satu tujuan tertentu di suatu unit usaha yang dituju. Langkah Awal Persiapan Pembuatan PI Langkah pertama adalah dengan membidik bidang usaha yang belum menggunakan komputer, dengan tujuan, bila PI selesai, software yang telah jadi akan dipasarkan ke sana. Misalkan, bidikannya adalah Toko Material. Nah, dari toko material tersebut, pilihlah satu modul kegiatan yang akan dibuat sistemnya (jika semua kegiatan akan dikomputerisasi, akan memakan waktu yang lama dan perlu dilakukan dalam bentuk sebuah tim), misalkan hanya modul Persediaan Barang-nya saja. Sehingga judulnya adalah Sistem Persediaan Barang di Toko Material XYZ.

Langkah Pengamatan Langkah ini digunakan untuk mengisi sub-judul Latar Belakang Masalah. Amati, apa kesulitan yang terjadi dalam hal persediaan barang di toko itu. Misalkan, butuh waktu yang lama untuk mengetahui jumlah ketersediaan barang di gudang karena harus dilihat secara langsung, terjadinya perbedaan jumlah barang yang dicatat dan yang ada di gudang, kesulitan untuk menentukan kapan harus memesan ke pemasok, dan sebagainya. Amati. Jadi, isi dari Latar Belakang Masalah adalah masalah-masalah apa yang terjadi jika kegiatan itu (dalam hal ini pencatatan persediaan barang) tidak dibantu oleh komputer ?. Jika yang ditulis adalah Sistem Penjualannya, maka isi dari Latar Belakang Masalah adalah masalah-masalah apa yang terjadi jika administrasi penjualan yang dilakukannya tanpa bantuan komputer ?. Tulis sebanyak mungkin masalahnya. Bila tidak ada masalah, maka PI tidak bisa dilanjutkan, karena inti struktur penulisan PI adalah adanya (1) masalah, (2) teori, dan (3) pemecahan masalah dengan teori yang dituliskannya. Batasan Masalah Dari berbagai masalah yang muncul di Latar Belakang Masalah, ambil atau pilih satu atau beberapa masalah saja (ini yang namanya dibatasi). Misalkan, untuk Sistem Persediaan Barang di atas, PI ini tidak membahas masalah kecurangan-kecurangan yang dilakukan orang (misalkan kasus pencurian barang, tidak disiplinnya pemberian laporan oleh bagian Penjualan, dan sebagainya), tidak membahas pula sejumlah barang yang masih ada di pemasok (belum sampai ke gudang), dan seterusnya selengkap mungkin. Jadi, pada pembatasan masalah, dituliskan hal-hal mengenai persediaan barang yang tidak dicover oleh PI atau software kita. Pada pembatasan masalah, boleh juga dicantumkan jenis (spesifikasi) komputer yang bisa mengakses software kita, tools yang kita gunakan untuk merancang sistem, dan seterusnya yang memagari ruang lingkup penulisan kita (ruang lingkup yang penguji boleh tanya !). Mencari Teori yang Tepat dan Dipahami Langkah berikutnya adalah menuliskan teori yang akan kita gunakan untuk memecahkan masalah di atas. Banyak teori yang dapat digunakan untuk membuat perancangan sistem, tapi kita pilih yang kita kuasai saja (yang pernah dipelajari). Berdasarkan pengalaman, kebanyakan PI menggunakan tools (minimal) : Data Flow Diagram (DFD), Entity/ Relationship Diagram (E/R D), Normalisasi Data, dan Input/ Output Design. Ada beberapa yang menambahkannya dengan HIPO Chart, Kamus Data, Flowchart System, dan sebagainya. Ada pula yang menggunakan UML (Unified Modelling Language). Umumnya, DFD yang digunakan hanya Context dan Zero diagramnya saja, dan normalisasi datanya hingga 3NF saja.

Memecahkan Masalah Terakhir adalah memecahkan masalah dengan teori yang sudah dipilih. Ada beberapa kaidah dalam pemecahan masalah yang perlu diperhatikan. 1. Konsistensi : konsistensi umumnya terabaikan dalam hal penulisan istilah, misalkan, di Bab 1 ditulis Persedaiaan Barang, tetapi di Bab 3 ditulis dengan Stock Barang, meski memiliki arti yang mirip, tetapi hal ini tidak boleh dilakukan. Begitu juga di alur data di DFD, misalkan di context diagram ditulis dengan Laporan Keuangan, tetapi di zero diagram ditulis dengan Lap. Keuangan, dan sebagainya. Penggunaan Lambang : lambang-lambang yang digunakan di DFD, ERD, Flowchart, dan sebagainya sudah diatur oleh penciptanya, dan diakui seluruh insan akademisi di dunia, sehingga jangan muncul lambang-lambang baru kreasi sendiri, meskipun itu lebih nyeni. Urutan logis : perlu diperhatikan, mana tools yang digunakan terlebih dulu dan mana yang berikutnya, jangan terbalik-balik. Kaidah bahasa : gunakan kaidah bahasa Indonesia baku (Ejaan Yang telah Disempurnakan/ EYD). Kapan menuliskan suku kata di harus dipisah dengan kata berikutnya dan kapan harus disambung, jangan menulis kata efektifitas, melainkan efektivitas, jangan menuliskan kata resiko, melainkan risiko, begitu juga dengan kata hutang yang seharusnya utang, dan sebagainya. Andaikan ada kata asing yang sulit diterjemahkan secara pas ke dalam bahasa Indonesia, tuliskan saja kata itu tetapi dicetak miring atau berbeda dengan penulisan kata dalam bahasa Indonesia lainnya.

2.

3. 4.

Penutup Penutup berisi mengenai langkah-langkah kerja yang sudah dibuat, kesulitan, harapan, maupun kekurangan dari PI yang sudah diselesaikan ini. Kadang kala (tetapi malah dijadikan keharusan) di Bab Penutup ini ada Kesimpulan yang berisi apakah perancangan sistem (software) yang sudah dibuat dapat memecahkan masalah ?, seberapa membantu, dan seberapa puas client tersebut ?. Di Bab Penutup juga ada Saran yang bisa diisi apa saja untuk lebih menyempurnakan atau memberdayakan perancangan sistem yang sudah dibuat. Daftar Pustaka Setiap teori yang ditulis di Bab Teori harus diambil dari text book. Teori tidak boleh diambil dari PI orang lain, atau dari catatan dosen, atau dari perkataan orang, atau dari Koran/ majalah yang tidak diakreditasi selayaknya jurnal-jurnal ilmiah internasional. Setiap text book yang dikutip harus dicantumkan di Daftar Pustaka secara urut abjad nama pengarangnya. Karenanya, seharusnya, PI yang baik sedikitnya ada 10 buah text book yang dicantumkan di Daftar Pustaka. Misalkan kita menuliskan penggunaan komputer akan menjadikan pekerjaan lebih efisien dan efektif, Penguji berhak bertanya kata siapa ?, apa buktinya ?. Tetapi Penguji tidak akan bertanya kepada buku, karena

pernyataan itu kita kutip dari buku. Dengan demikian, semakin banyak tulisan yang kita kutip dari buku (terutama untuk Bab Teori), maka semakin sedikit Penguji bisa bertanya. Sebenarnya banyak yang akan saya jelaskan di sini, namun bisa-bisa tidak efektif, kalau begitu, ajukan saja pertanyaan bila ada yang belum dimengerti mengenai PI, kirim melalui e-mail ke bwahyudi@staff.gunadarma.ac.id

Catatan Kesalahan Umum dalam Penulisan Ilmiah (PI) Dosen Pembimbing : Bambang Wahyudi, SKom., MMSI.
Kelas 3KC28, ATA 2002/2003 1. Latar Belakang Masalah Isi dari Latar Belakang Masalah pada umumnya adalah jawaban atas pertanyaan mengapa saudara memilih atau mengambil tema Penulisan Ilmiah ini ?. Untuk menuliskannya, maka hal-hal sebagai berikut perlu diperhatikan : a. b. Posisikan diri, anda bekerja di mana atau sistem yang akan saudara buat ini untuk bagian mana dalam suatu perusahaan atau lembaga. Misal hanya di bagian Front Office suatu hotel. Apa kendala (masalah) yang dihadapi di bagian itu ?. Tentulah banyak masalah, misalkan : kekurangan tenaga kerja, gaji tidak memadai, lama dalam mencari data tamu, lama untuk menghitung jumlah biaya yang harus dibayar oleh tamu yang akan check-out, sulit mencari data pemesan (reservasi), dan banyak lagi. Tulis kendala-kendala tersebut secara menyeluruh.

c.

2. Batasan masalah Dari banyak kendala yang dihadapi. seperti butir c. di atas, pada Batasan Masalah, saudara tentukan, masalah mana yang akan saudara selesaikan dengan PI saudara (boleh satu atau lebih). Selain batasan masalah tersebut, karena saudara membuat sistem, dan sebenarnya banyak sekali alat (tools) dalam merancang sistem, maka saudara batasi perancangan sistem saudara menggunakan tools apa saja. Misalkan DFD, ERD, Normalisasi Data, UML, HIPO, Flow of Document, atau apa saja yang saudara gunakan. Jika saudara membuat program, batasi juga bahwa bahasa pemrograman yang saudara gunakan bahasa pemrograman apa. Selanjutnya, jika orang akan memakai software anda nantinya, batasi pula konfigurasi minimal komputer yang bisa menjalankan software saudara. 3. Abstraksi Jika orang lain membaca Judul PI saudara, dia harus tahu apa tema dari PI saudara, karenanya buatlah judul seringkas mungkin tetapi temanya sudah tercakup di dalamnya. Sedangkan Abstraksi adalah intisari dari Penulisan Ilmiah. Selain tema, permasalahan dan penyelesaiannya tercakup di sana. Kata kunci di dalam abstraksi adalah intisari dari Abstraksinya yang hanya diambil satu atau beberapa kata pilihan yang pas untuk menggambarkan isi PI saudara secara menyeluruh. 4. Hal yang perlu diperhatikan, Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) Paling sering salah adalah penulisan suku kata di. Jika di diartikan sebagai kata penunjuk tempat, maka penulisannya harus dipisah, misalkan : di antara, di atas, di buku, di stasiun, dan sebagainya. Sedangkan bila di merupakan imbuhan, maka penulisannya harus digabung, seperti : dijual, ditekan, dibuka, dan sebagainya.

Selanjutnya, penggunaan tanda baca. Tanda baca titik untuk mengakhiri kalimat, harus ditulis rapat dengan kata terakhirnya. Begitu juga dengan tanda koma. Namun, kata pertama kalimat berikutnya harus diberi spasi dengan tanda baca sebelumnya. Penggunaan tanda baca - (strip) ditulis rapat dengan kata sebelum dan sesudahnya, kecuali jika diartikan dengan dikurangi. Contoh : sia-sia, di kantorkantor, 8 - 7, dan sebagainya. Untuk mengecek sebuah alinea, atau kalimat, apakah sudah sesuai dengan apa yang akan saudara sampaikan, bacalah berulang-ulang, dan bila perlu minta orang lain untuk membacanya. Hindari kalimat yang sama di banyak halaman, kalimat jangan berbelit-belit, dan harus menuju ke inti kalimat ( key statement) yang akan disampaikan. 5. PI berbeda dengan buku atau laporan. Laporan tidak memiliki struktur : Masalah-Teori-Pemecahan, sedangkan PI harus memiliki struktur tersebut. Menulis PI jangan seperti menulis buku, karena di PI tidak boleh bersifat menggurui. Jadi, hindari kata pengganti orang, seperti kita, anda, dan sejenisnya. Hindari pula kalimat tanya pada sub-bab, atau yang dapat dipersepsi menyuruh pembaca, mengajak pembaca berpikir, dan sebagainya. Misalkan : Setelah langkah pertama, selanjutnya kita mulai menjalankan langkah ke dua, yaitu bagaimana mendapatkan jalur terbaik ?. Kalimat tersebut seharusnya : Setelah langkah pertama, selanjutnya dijalankan langkah ke dua untuk mendapatkan jalur terbaik. 6. Urutan DFD, E/RD, dan Normalisasi Data Urutan dalam perancangan sistem adalah DFD (konteks, zero, detil), ERD, dan Normalisasi Data (1NF, 2NF, dan 3NF) . Dilengkapi pula dengan desain output dan desain input. DFD konteks berisi : Kesatuan Luar sebagai pemberi dan/ atau penerima data dari sistem, dan sistem. DFD zero berisi : -sama dengan diagram konteks, hanya, sistemnya dirinci menjadi proses-proses untuk menghasilkan sistem di atas-. Jumlah kesatuan luar, jumlah alur data (dan nama alur data) yang masuk dan keluar dari kesatuan luar harus sama dengan yang ada di konteksnya. DFD detil adalah penjabaran sebuah proses yang ada di zero bila dirasa proses tersebut dapat diperinci lagi. E/RD adalah kelanjutan dari DFD. Data store yang ada di DFD saling direlasikan. Entitas di ERD adalah data store di DFD yang bersifat Master File. Relationship di ERD adalah data store di DFD yang bersifat Transaction File. Di E/RD ini atribut-atribut (fields) dari setiap entitas dan relationship harus sudah tergambarkan, Normalisasi data adalah kelanjutan dari E/RD. Unnormalize data adalah gabungan seluruh atribut yang ada di E/RD (sehingga tampak ada atribut yang ganda). 1NF adalah proses penghilangan atribut ganda (menjadi atomic). 2NF adalah proses penentuan key fields, dan menggambarkan ketergantungan fungsional atribut-atribut non key dengan key fieldnya. 3NF dilakukan bila masih ada atribut non key tergantung dengan atribut non key lainnya, misalkan jika dalam sebuat tabel ( file) MAHASISWA dengan key field NPM ada atribut Kode-Pos, dan Kota. Karena atribut Kota tergantung pada atribut

Kode_Pos, maka dibetuk tabel baru yang berisi Kode-Pos, dan Kota. Atribut Kota di tabel MAHASISWA dihilangkan. Desain output adalah rancangan bentuk laporan, kelak laporan akan dicetak/ ditampilkan seperti apa. Namanya, rancangan, detail isinya belum ada. Minimal, rancangan output yang dibuat dapat dilihat di DFDnya, laporan diberikan kepada siapa, dan laporan apa saja yang diberikan itu (alur data yang keluar dari sistem/ proses ke arah kesatuan luar). Desain input adalah rancangan bentuk penempatan data, kelak apa saja data yang akan dimasukkan ke sistem. Di sini juga belum ada isi detailnya. Desain input juga berhubungan dengan DFD (alur data yang masuk/ keluar dari data store ke/ dari prosesnya).