PRAKTIKA 15 LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu (Bovee dan Thill, 2002:4 !"# $imstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu institusi%lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau peme&ah masalah ($imstreet dan Baty dalam 'ur(anto, )** :++"# ,ementara itu, $erta -# .urphy dan $erbert /# $ildebrandt dalam bukunya 0Effective Business Communication1 menyatakan bah(a laporan bisnis (business report" tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi ren&ana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu# Intruksi Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bah(a suatu laporan bisnis memiliki berbagai karakteristik, maka tolong saudara sebutkan karakteristik tersebut dan berikan penjelasannya# Berikan ja(aban anda pada kolom diba(ah ini# No ) 2 3 4 5 ! Karakteristik 2etral Tidak memihak 4bjektif .enyajikan data 6isusun sistematis .enyangkut informasi eksternal se&ara Uraian

40

maupun internal Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki (e(enang + yang lebih tinggi .emiliki tujuan yang jelas 'roposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal# Solicited proposal adalah proposal yang ditujukan kepada pihak di luar perusahaan karena pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan kebutuhannya terhadap produk atau ren&ana bisnis tertentu# Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan kepada pihak di luar perusahaan atas inisiatif perusahaan atau tanpa adanya pengumuman atau pemberitahuan dari pihak luar# 'roposal tersebut biasanay bertujuan untuk memperoleh dana atau kesediaan untuk bekerja sama#

KEGUNAAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS Laporan bisnis merupakan suatu alat manajemen yang sangat penting dalam suatu organisasi# 4leh karena keterbatasan (aktu, staf manajemen seringkali mengalami kesulitan saat melakukan monitoring terhadap berbagai kegiatan yang ada dalam unit7unit organisasi# 6i samping itu, mereka tidak memiliki latar belakang khusus yang diperlukan, baik untuk melakukan penelitian maupun evaluasi terhadap hal7hal tertentu# 6alam hal ini, laporan bisnis akan sangat membantu# Intruksi Bah(a suatu laporan bisnis memiliki berbagai tujuan, tetapi sebagian besar laporan dipakai untuk satu dari enam tujuan umum berikut# ,audara diminta memberikan penjelasan%mendiskreptifkan apa yang ada diba(ah ini# Berikan ja(aban anda pada kolom yang disediakan# No ) Tujuan umum .emonitor Uraian

40

(mengendalikan operasi" .embantu implementasi kebijakan dan prosedur

.emenuhi legal

persyaratan

.endokumentasikan pekerjaan yang dilakukan untuk klien 6ijadikan pedoman bagi keputusan atas isu tertentu .emperoleh bisnis baru atau pendanaan

JENIS JENIS LAPORAN BISNIS -da berbagai jenis laporan bisnis yang digolongkan berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan pertemuan# 1! Ber"asarkan #un$sin%a - Laporan informasi (Information Report" Berfungsi untuk memberi informasi dengan menyajikan fakta7fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau member rekomendasi# 2ama lain untuk information report adalah laporan perkembangan (progress reports", laporan sementara (interim reports", dan laporan tri(ulan (quarterly reports"# - Laporan analitikal (Analitycal Report" .enyajikan fakta7fakta, menganalisis, dan menafsir, kemudian mengambilan kesimpulan dan memberi rekomendasi# Analitycal Report disebutkan juga laporan rekomendasi (recommendation reports", usulan (proposal", atau laporan justifikasi (justification reports"# &! Ber"asarkan Su'jekn%a ,uatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh# ,ebagai &ontoh, adanya laporan akuntansi, laporan
40

periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan7laporan teknik# (! Ber"asarkan #orma)itas - Laporan formal (long reports" Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari )0 halaman, dan men&akup masalah7masalah kompleks# 2amun demikian, pengertian 0panjang1 bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada# Laporan formal men&akup tiga bagian penting, yaitu ()" Body teks: pendahuluan, isi, dan penutup8 (2" refatory parts: sampul, judul, halaman, surat ke(enangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel8 (3" Supplement parts: lampiran, daftar pustaka, &atatan akhir, daftar istilah, dan indeks# - Laporan informal (s!ort reports" Laporan informal biasanya hanya men&akup body te9t# 2amum demikian, beberapa laporan informal men&akup juga judul halaman, pengiriman, &atatan akhir, dan lampiran# *! Ber"asarkan Keas)iann%a - Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain# - Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri# - Laporan s(asta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan7 perusahaan s(asta# - Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga7lembaga pemerintah, termasuk sekolah7sekolah, rumah sakit, atau lembaga7lembaga lain yang dibiayai oleh negara# 5! Ber"asarkan #rekuensin%a - Laporan berkala (periodic reports" Laporan dapat disusun se&ara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan# Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjualan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite setiap kuartal, dan laporan anggaran tahunan# - Laporan khusus (special reports"

40

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus" seperti mun&ulnya krisis dalam perusahaan# +! Ber"asarkan Penam,i)ann%a - Laporan .emorandum (memorandum reports" Laporan memorandum adalah laporan yang menggunakan format memo, yaitu men&antumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal# - Laporan surat (letter reports" Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi# - Laporan dalam bentuk &etakan Laporan dalam bentuk &etakan memiliki judul yang sudah ter&etak, instruksi, dan baris7baris kosong# -! Ber"asarkan Pe)aksanaan Pro%ek - Laporan pendahuluan (preliminary reports" Laporan pendahuluan men&akup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan &ara melakukan pelatihan pega(ai# - Laporan perkembangan (progress reports" Laporan mengenai perkembangan pelaksanaan proyek se&ara berkala# - Laporan akhir (final reports" Laporan mengenai akhir pelaksanaan suatu proyek# .! Ber"asarkan Pe)aksanaan Pertemuan - -genda (agenda" -genda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, men&akup jad(al pelaksanaan, dan topi& yang akan dibahas dalam pertemuan# - :esolusi (resulation" :esolusi adalah laporan singkat yang se&ara formal berisi pengumuman hasil &onsensus suatu pertemuan# - 2otulen (minutes" 2otulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung, men&akup &atatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan# - Laporan pertemuan (proceedings" Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi, yang &akupan bahasanya luas dan berisi hasil7hasil pertemuan atau konferensi penting#

40

BAGIAN POKOK LAPORAN DAN PROPOSAL ,etelah menyelesaikan enam tahapan persiapan, langkah berikutnya adalah membuat bagian pokok laporan atau proposal, yang men&akup pendahuluan, teks (body", dan penutup# ($al#)4!7)4 "# )# Bagian 'endahuluan 'ada bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain: a# 'emberi kuasa adlah orang yang memberi laporan b# Layout atau ren&ana presentasi yang men&eritakan kepada pemba&a apa saja yang akan dibahas dalam laporan# &# .asalah biasanya didefinisikan di bagian a(al bab pendahuluan, sebelum pernyataan mengenai maksud atau tujuan laporan# d# .aksud penulisan laporan harus tampak di bagian pendahuluan# ;lemen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan# <stilah lain untuk maksud penulisan, antara lain tujuan, misi, strategis, atau sasaran# e# :uang lingkup berkaitan dengan luasa &akupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan# f# .etodologi menga&u pada metode pengumpulan informasi# 6ata bias dikumpulkan dengan memba&a bahan7bahan di perpustakaan, melakukan (a(an&ara, survey, atau eksperimen# g# ,umber7sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat kabar", &atatan perusahaan, memo, surat, hasil (a(an&ara, karya(an, dan sebagainya# =ika menulis laporan tentang pengalaman sendiri, maka pernyataan yang ditulis dalam laporan adalah sumber# h# Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika pemba&a memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan# i# 6efinisi istilah perlu di&antumkan jika menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran# j# >eterbatasan, misalnya dalam hal dana, (aktu, asisten peneliti, atau data yang tersedia# ,eorang penulis tidak perlu malu7malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut# k# :ekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan di dalam suatu laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin setengah pakai, restrukturisasi karya(an, member uang pesangon, menambah perangkat lunak dan perangkat keras, membangun kantor

40

per(akilan, dan lain sebagainya# 6engan memba&a laporan se&ara rin&i, pemba&a tahu bagaimana fakta yang sudah ada berpengaruh terhadap keputusan yang telah diambil# ?ntuk laporan singkat, beberapa unsur di atas dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraph dengan atau tanpa judul 0'endahuluan1# Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pemba&a telah mengetahuinya# 2# Tubuh dan <si (Body and te"t" Bagian terpanjang dari suatu laporan adalah tubuh dan isi atau teks# 6alam bagian ini, dikembangkan dan diuraikan hal7hal yang penting se&ara rin&i# 'enulisan laporan bisnis yang baik harus men&akup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal7hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan tersebut# 3# 'enutup Bagian penutup berfungsi merangkum laporan se&ara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau member rekomendasi# 'engambilan kesimpulan harus didasarkan pada isi teksnya, dan tidak memasukkan bahan7bahan yang baru, yang sama sekali belum dibahas dalam bagian tubuh atau isi# 6alam penusunan judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal, yaitu: ($al#)5)" )# Tempatkan ide7ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangan panjang laporan, subjek, dan pemba&a# 2# >eseimbangan masing7masing bagian dijaga dengan baik# .isalnya, judul di bagian )- memiliki )0 subjudul, sedangkan )B tidak memiliki subjudul# $al tersebut tentu tidak menunjukkan adanya ketidakseimbangan# 4leh karena itu, &akupan judul )- perlu dipersingkat8 sedangkan )B perlu dikembangkan lebih lanjut# 3# =ika membagi sub topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul# 4# @unakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk subjudul# 5# =angan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul (subjudul"# Intruksi Bah(a kebanyakan suatu laporan disusun berdasarkan urutan berikut ini# ,audara diminta untuk memberikan penjelasan dari setiap yang ada diba(ah ini# Berikan ja(aban anda pada garis yang disediakan#

40

)# 'eninjauan atas tanggung ja(ab rutin AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA 2# 6iskusi%pembahasan proyek khusus AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA 3# -nalisis masalah%problem AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA

40