CORRECTIVE & PREVENTIVE ACTION

oleh : Subur Suwardjo, Drs, M.Kes (MMR)

A. Pendahuluan Adalah suatu perencanaan pada kegiatan sistem manajemen mutu/Quality management system, dalam implementasi manajemen pada organisasi/institusi. Kegiatan ini merupakan suatu persyaratan sistem yang diharuskan pada Perusahaan/Organisasi untuk memperoleh/mempertahankan pengakuan secara international (ISO 9001:2000) Requirement. Kegiatan tersebut diatas adalah suatu peningkatan perubahan ( Improvement), pasal yang menjelaskan adalah ; 8.5.2 Corrective Action (tindakan koreksi), artinya bahwa adanya ketidak sesuaian dengan persyaratan yang telah ditentukan (ISO 9001:2000 requirement) atau adanya kesalahan dalam penerapan sistem manajemen mutu pada Perusahaan/Organisasi itu. Misalnya; a. Kesalahan penyimpanan rekam medis (misfile) b. Kesalahan pendistribusian rekam medis di Poliklinik c. Kesalahan penulisan nomor rekam medis atau double nomor rekam medis d. Kesalahan peng-kode-an diagnosis (coding) e. Kesalahan penyusunan berkas rekam medis (assembling) f. Adanya komplain langsung dari pasien, perihal keterlambatan rekam medis ke Poliklinik g. Adanya komplain langsung dari dokter, perihal tidak ditemukannya rekam medis pasien h. dan lain-lain.............................oleh karenanya itu perlu adanya tindakan koreksi agar tidak terjadi yang terulang. Tindakan Koreksi NC Tindakan Penanggulangan Mencari Root Caused Melakukan Tindakan Koreksi Tidak terulang

8.5.3 Prventive Action (tindakan pencegahan), artinya bahwa perlu suatu tindakan pencegahan agar tidak terjadi kesalahan. (belum terjadi kesalahan). Kegiatan ini biasanya ditemukan karena adanya temuan audit (observasi), atau suatu sistem/problem yang berpotensi mendatangkan ketidak sesuaian/komplain, dll Misalnya; a. Sistem pengelolaan penyimpanan rekam medis yang tidak sentralisasi b. Sistem pemberian nomor rekam medis tidak menggunakan kaidah penomoran yang dikenal (langsung, tengah atau angka akhir c. Setiap pengambilan/retrieval rekam medis tidak menggunakan 'Tracer

d. Pelayanan informasi kesehatan kepada pihak ketiga (kepolisian, asuransi, pengadilan dll) tidak dikelola oleh bagian rekam medis e. Tidak akuratnya pengelolaan dan pengolahan data oleh bag rekam medis f. Dan lain-lain..............................oleh karenanya kegiatan-kegiatan tersebut perlu dicermati dan dievaluasi agar tidak terjadi kesalahan/timbulnya masalah dikemudian hari. Tindakan Pencegahan Potensial NC Tindakan Penanggulangan Mencari Root Caused Melakukan Tindakan Pencegahan Tidak Sampai Terjadi

B. PENJELASAN PASAL ISO 9001:2000 Requirement 1. Corrective Action / Tindakan Koreksi (Clause 8.5.2) Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya. Tindakan korektif harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi : a) Peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan). b) Penetapan penyebab ketidaksesuaian. c) Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang. d) Penetapan & penerapan tindakan yang diperlukan. e) Rekaman hasil tindakan yang dilakukan dan (lihat 4.2.4) dan f) Peninjauan tindakan korektif yang dilakukan. 2. Preventive Action / Tindakan Pencegahan Organisasi harus menetapkan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial untuk mencegah terjadinya. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan pengaruh masalah potensial. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi : a) Penetapan ketidaksesuaian potensial & penyebabnya. b) Penilaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian. c) Penetapan & penerapan tindakan yang diperlukan. d) Rekaman hasil tindakan yang dilakukan (4.2.4). e) Peninjauan tindakan preventive yang dilakukan. Kedua kegiatan tersebut diatas, tentunya sebelum dimulai setiap bagian rekam medis harus memperhatikan beberapa kegiatan lainnya yang dipersyaratkan dalam ISO 9001 : 2000 adalah;

1. Kebijakan Mutu/Quality Policy (clause 5.3)

Pimpinan puncak harus memastikan kebijakan mutu. a) Sesuai dengan sasaran organisasi. b) Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan & terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu. c) Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan & meninjau sasaran mutu. d) Dikomunikasikan & dipahami dalam organisasi. e) Ditinjau agar terus-menerus sesuai.

2. Sasaran Mutu/Quality Objective (clause 5.4.1)

Pimpinan puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk (7.1.a), ditetapkan pada fungsi & tingkat relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur & konsisten dengan kebijakan mutu.

Contoh dokumen sasaran mutu :

SASARAN MUTU (QUALITY OBJECTIVE)

TANGGAL

REVISI

HALAMAN

NAMA PROSES

SASARAN MUTU (QUALITY OBJECTIVE) METODE PENGAMATAN FREKUENSI PENGUKURAN CAKUPAN METODE ANALISA PENANGGUNG JAWAB Disusun oleh Disetujui oleh,

TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN Nama Departement : ___________________________________________________ Pelapor Tanggal : ___________________________________________________ : ___________________________________________________

Masalah / Potensial Masalah :

Akar Masalah :

Penentuan Akar Masalah dapat dibantu dengan fish bone diagram

Man Method Material

Machine

Measurement

Tindakan Koreksi Sementara Action Plan PIC Deadline

Data Monitoring :

Tindakan Koreksi / Pencegahan : Action Plan PIC Deadline

Masalah / Potensial Masalah :

Status Verifikasi : Tanggal : Verifikasi Oleh :

QA 0406.11/2