DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN SUMENEP

A. PROFIL DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL 1) Visi dan Misi Sebagai upaya dukungan terhadap pembangunan di Kabupaten Sumenep maka pemerintah Kabupaten Sumenep mengeluarkan berbagai kebijakan yang diharapkan akan memperlancar seluruh proses pembangunan dan perkembangannya. Kebijakan tersebut diarahkan ke dalam bentuk operasionalisasi pembangunan di berbagai sektor yang senantiasa terkait satu sama lain saling menunjang. Namun pada pelaksanaannya kita sering dihadapkan pada berbagai kendala, hambatan dan tantangan terutama yang berkaitan dengan koordinasi yang sering diasosiasikan dengan lemahnya dukungan aparatur dan sikap-sikap mental dari masingmasing aparatur dan atau kurangnya upaya pemasyarakatan kebijakan tersebut. Pada bidang kependudukan dan catatan sipil khususnya, harus tercermin bahwa sasaran atau target dari setiap pelayanan tersebut dapat tercapai sesuai tuntutan kebutuhan, dimana proses pencapaian dimaksud secara komplit mempertimbangkan efesiensi dan efektifitas. Sejalan dengan semangat reformasi, Dinas Kependudukan dan atatan Sipil sebagai lembaga pelayanan kepada masyarakat dituntut untuk dapat pelayanan yang prima, untuk itu maka di dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat hendaknya berpegang dan mengacu pada kebijakan keputusan !enteri Pendayagunaan "paratur Negara Nomor #$ %ahun $&#' tentang Prinsip-Prinsip Pelayanan (mum )embaga Pemerintah serta berpedoman pada Kebijakan Pemerintah Kabupaten Sumenep dengan motto* DARA PATAS Pelayanan yang* MUDAH artinya proses, prosedur mekanisme pelayanan tidak berbelit-belit dan transparan. MURAH artinya penetapan biaya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. CEPAT artinya proses penyelesaian dapat dipastikan waktunya, tidak bertele-tele. TUNTAS artinya hasil pelayanan dapat dijamin kepastian hukumnya bentuk operasionalisasi dari kebijakan tentang prinsip-prinsip pelayanan prima Dinas Kependudukan dan atatan Sipil dalam rangka pelaksanaan jemput bola melaksanakan pelayanan di tempat selain melakukan sosialisasi tentang penyederhanaan prosedur pelayanan. (raian tersebut di atas adalah +,S, Dinas Kependudukan dan Kabupaten Sumenep yang ingin mewujudkan yaitu* atatan Sipil

TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DENGAN PELAYANAN PRIMA !isi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik sesuai dengan -isi yang telah ditetapkan. !,S, Dinas Kependudukan dan atatan Sipil Kabupaten Sumenep adalah sebagai berikut* Membangun database kependudukan sebagai basis pengembangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK!. ) T!"!an Dengan mengacu pada pernyataan +,S, dan !,S, yang telah ditetapkan serta didasarkan pada isu-isu dan analisis strategis, maka ditetapkan tujuan yang menunjukkan suatu kondisi yang ingin dicapai sesuai bidang kewenangan masing-masing sebagai berikut* a. !emberikan kualitas pelayanan administrasi perkantoran yang lebih baik. b. !engembangkan pranata hukum kelembagaan dan peran serta masyarakat guna memberikan kepastian dan perlindungan sesuai hak-hak kependudukan dan catatan sipil. c. !enyediakan data dan informasi kependudukan secara lengkap, akurat dan memenuhi kepentingan publik dan pembangunan. #) Sasa$an Sasaran merupakan sarana yang ditentukan untuk mencapai tujuan yaitu kondisi yang ingin dicapai atau dihasilkan Dinas Kependudukan dan tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan. "dapun sasaran yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut* a. !enumbuhkembangkan kependudukan. b. !eningkatnya tertib administrasi kependudukan. c. !eningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan. B. TUGAS DAN FUNGSI .erdasarkan Peraturan Daerah Nomor $/ %ahun 011# dan Peraturan .upati Sumenep Nomor 0# %ahun 011# tentang %ugas dan 2ungsi Dinas Daerah, bagian keenam belas Dinas Kependudukan dan atatan Sipil pada Pasal 03$ bahwa* 4$5 Dinas Kependudukan dan atatan Sipil merupakan unsur pelaksanaan otonomi daerah bidang kependudukan dan atatan sipil yang dipimpin oleh Kepala Dinas yang kesadaran masyarakat akan pentingnya dokumen atatan Sipil melalui

berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada .upati melalui Sekretaris daerah. 405 Dinaas Kependudukan dan atatan Sipil mempunyai tugas membantu .upati dalam penyelenggaraan kewenangan bidang kependudukan dan atatan sipil. 4'5 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 405,Dinas Kependudukan dan atatan Sipil menyelenggarakan fungsi * a. Penyusunan dan pengkoordinasian program kerja pelaksanaan tugas kependudukan dan atatan sipil6 b. Perumusan kebijakan dan perencanaan teknis tentang pengelolaan administrasi kependudukan dan atatan sipil6 c. Pelayanan kepada masyarakat serta palaksanaan bimbingan dan penyuluhan bidang kependudukan dan atatan sipil6 d. Pelaksanaan pen atatan dan penerbitan kutipan akta-akta mendokumentasikan akta-akta atatan sipil6 e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh bupatisesuai dengan tugas dan fungsinya. 4$5 Dinas Kependudukan dan atatan Sipil terdiri dari * a. Sekretariat6 b. .idang "dministrasi Kependudukan6 c. .idang "dministrasi Pencatatan Sipil6 d. .idang Pelayanan Dokumen Kependudukan6 e. Kelompok 7abatan 2ungsional6 f. (nit Pelaksanaan %eknis 405 Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekertaris yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada kepala dinas Kependudukan dan atatan Sipil. 4'5 !asing-masing bidang dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas Kependudukan dan atatan Sipil. 4$5 405 Sekretariat mempunyai tugas menyelenggarakan urusan umum, perlengkapan, kepegawaian, program, perencanaan dan keuangan6 (ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 4$5, Sekretariat mempunyai tugas * a. Penyusunan dan pengkoordinasian program kerja pelaksanaan tugas sekretariat6 b. Penyelenggaraan administrasi surat 8menyurat, kearsipan serta pembinaan ketatalaksanaan6 atatan sipil serta

c. Pengolahan,

menganalisa

dan

memformulasikan

rencana

kebutuhan

perlengkapan dan peralatan serta pelaksanaan keamanan dan kebersihan kantor, serta proses kedudukan hukum kegiatan6 d. Penyelenggaraan tata usaha kepegawaian yang meliputi pengembangan, peningkatan karier pegawai, kesejahteraan dan pemberhentian pegawai di lingkungan Dinas Kependudukan dan atatan Sipil6 e. Penyelenggaraan penyusunan rencana anggaran, pengelolaan keuangan serta pertanggungjawaban pelaksanaannya6 f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan atatan Sipil sesuai dengan tugas dan fungsinya. 4$5 Sekretariat, membawahi * a. Sub .agian (mum dan Kepegawaian6 b. Sub .agian Program dan Perencanaan6 c. Sub .agian keuangan 405 !asing-masing sub bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub .agian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada sekretaris 4$5 Sub .agian umum dan Kepegawaianmempunyai tugas * a. !enyusun program kerja pelaksanaan tugas umum dam kepegawaian6 b. !elaksanakan urusan surat menyurat, pengetikan, penggandaan, pendistribusian dan tata kearsipan6 c. !emelihara peralatan, perlengkapan, keamanan, dan kebersihan kantor serta melaksanakan kegiatan keprotokolan dan menyiapkan administrasi perjalanan dinas6 d. !enyiapkan, menyusun dan melaksanakan tata usaha kepegawaian tang meliputi pengembangan, peningkatan karier pegawai, kesejahteraan dan pemberhentian pegawai di lingkungan Dinas Kependudukan dan atatan Sipil6 e. !elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya. 405 Sub .agian Program dan Perencanaan mempunyai tugas * a. !enyusun program kerjapelaksanaan tugas program dan perencaan6 b. !engumpulkan dan menyiapkan bahan penyusunan program dan perencanaan6 c. !enyiapkan bahan untuk analisis dan e-aluasi penyusunan laporan pelaksanaan program dan perencanaan6 d. !enghimpun dan memproses kedudukan hukum program dan kegiatan6 e. !elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

4'5 Sub .agian Keuangan mempunyai tugas * a. !enyusun program kerja pelaksanaan tugas keuangan6 b. !enghimpun data dan menyusun rencana anggaran, serta melaksanakan tata usaha keuangan6 c. !enyusun laporan pertanggungjaaban pengelolaan keuangan dan meneliti serta mengoreksi kebenaran dokumen keuangan6 d. !emelihara dan mengamankan dokumen administrasi keuangan6 e. !elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya. 4$5 .idang "dministrasi Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan urusan pendataan dan informasi kependudukan serta pengolahan data laporan kependudukan. 405 (ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 4$5, .idang "dministrasi Kependudukan meliputi fungsi* a. Penyusunan dan pengkoordinasian program kerja pelaksanaan tugas administrasi kependudukan. b. Perumusan kebijakan dan perencanaan teknis tentang pendataan dan informasi kependudukan. c. Perumusan kebijakan dan perencanaan teknis tentang Pengolahan Data )aporan Kependudukan. d. Pelaksanaan koordinasi dan e-aluasi pendataan dan pelaporan kependudukan. e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan apil dengan tugas dan fungsinya. 4$5 .idang "dministrasi Kependudukan, membawahi* a. Seksi Pendataan dan ,nformasi Kependudukan. b. Seksi Pengolahan Data )aporan Kependudukan. 405 !asing-masing Seksi dipimpin oleh seorang kepala Seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala .idang "dministrasi Kependudukan. 4$5 Seksi Pendataan dan ,nformasi Kependudukan mempunyai tugas* a. !enyusun program kerja pelaksanaan tugas pendataan dan informasi kependudukan. b. !engumpulkan bahan dalam rangka pengelolaan administrasi kependudukan dan mobilitas penduduk. c. !elakukan registrasi serta nomor induk kependudukan. d. !elaksanakan pemeliharaan, penyajian dan e-aluasi serta pelaporan data kependudukan dan mobilitas penduduk.

e. !elaksanakan pendataan dari informasi kependudukan. f. !elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala .idang "dministrasi Kependudukan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 405 Seksi Pengolahan Data )aporan Kependudukan mempunyai tugas* a. !enyusun program kerja pelaksanaan tugas pengolahan data laporan kependudukan. b. !elakukan pengelolaan, memelihara data serta registar akta kependudukan dan mobilitas penduduk. c. !emberikan bantuan kepada masyarakat yang memerlukan salinan akta dan penyelesaian masalah akta kependudukan dan mobilitas penduduk. d. !elakukan pencatatan atas perubahan dan pembetulan nama, status dan perubahan karena peraturan perundang-undangan. e. !enyusun petunjuk teknis pelaporan kependudukan. f. !elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala .idang "dministrasi Kependudukan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 4$5 .idang "dministrasi Pencatatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan urusan pengembangan pencatatan sipil serta akta dan penyuluhan catatan sipil. 405 (ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 4$5, .idang "dministrasi Pencatatan Sipil mempunyai fungsi* a. Penyusunan dan pengkoordinasian program kerja pelaksanaan tugas administrasi pencatatan sipil. b. Perumusan kebijakan dan perencanaan teknis tentang pengembangan pencatatan sipil, akta dari penyuluhan catatan sipil. c. Pelayanan kepada masyarakat bidang administrasi pencatatan sipil, akta catatan sipil dan penyuluhan. d. Pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan bidang catatan sipil. e. Pencatatan dan penerbitan kutipan akta-akta catatan sipil. f. Pelaksaan koordinasi dan e-aluasi dengan instansi dan lembaga terkait bidang catatan sipil. g. Pelaksanan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan atatan Sipil sesuai dengan tugas dan fungsinya. 4$5 .idang "dministrasi Pencatatan Sipil, membawahi* a. Seksi Pengembangan Pencatatan Sipil. b. Seksi "kta dan Penyuluhan atatan Sipil. 405 !asing-masing Seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berad di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala .idang "dministrasi Pencatatan Sipil.

4$5 Seksi Pengembangan Pencatatan Sipil mempunyai tugas* a. !enyusun program kerja pelaksanaan tugas pengembangan pencatatan sipil. b. !engumpulkan, mengelola, menyusun dan memelihara data serta register akta catatan sipil. c. !elakukan pengiriman register catatan sipil ke Pengadilan Negeri. d. !emberikan bantuan kepada masyarakat yang memerlukan salinnan akta dan penyelesaian masalah catatan sipil. e. !elakukan pencatatan atas perubahan dasn pembetulan nama, status dan perubahan karena peraturan perundang-undangan. f. !elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala .idang "dministrasi Pencatatan Sipil sesuai dengan tugas dan fungsinya. 405 Seksi "kta dan Penyuluhan atatan Sipil, mempunyai tugas* a. !enyusun program kerja pelaksanaan tugas akta dan penyuluhan pencatatan sipil. b. !elayani pencatatan dan penerbitan kutipan akta kelahiran. c. !elayani pencatatan dan penerbitan kutipan akta kematian. d. !elaksanakan penyuluhan kepada masyarakat tentang pentingnya pemilihan aktaakta catatan sipil. e. !elaksanakan koordinasi dengan instansi dan lembaga terkait dalam pentingnya pemilihan akta-akta catatan sipil. f. !enyiapkan bahan monitoring dan e-aluasi terhadap kepemilikan akta-akta catatan sipil. g. !elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala .idang "dministrasi Pencatatan Sipil sesuai dengan tugas dan fungsinya. 4$5 .idang Pelayanan Dokumen Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan urusan pelayanan Kartu %anda Penduduk 4K%P5 dan Kartu Keluarga 4KK5 serta sarana dan prasarana. 405 (ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 4$5, .idang Pelayanan Dokumen Kependudukan mempunyai fungsi* a. Penyusunan dan pengkoordinasian program kerja pelaksanaan tugas Pelayanan Dokumen Kependudukan. b. Penyusun perencanaan kebijakan penyelenggaraan dan pengendalian kegiatan pelayanan Kartu %anda Penduduk 4K%P5 dan Kartu Keluarga 4KK5 serta sarana dan prasarana. c. Penyusunan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis penyelenggaraan pelayanan Kartu %anda Penduduk 4K%P5 dan Kartu Keluarga 4KK5 serta sarana dan prasarananya.

d. Penyusunan laporan hasil pelaksanaan pelayanan Kartu %anda Penduduk 4K%P5 dan Kartu Keluarga 4KK5. e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan atatan Sipil sesuai dengan tugas dan fungsinya. 4$5 .idang Pelayanan Dokumen Kependudukan, membawahi* a. Seksi Pelayanan K%P dan KK. b. Seksi Sarana dan Prasarana. 405 !asing-masing Seksi dipimpin oleh Kepala Seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala .idang Pelayanan Dokumen Kependudukan. 4$5 Seksi Pelayanan K%P dan KK mempunyai tugas* a. !enyusun program kerja pelaksanaan tugas pelayanan Kartu %anda Penduduk 4K%P5 dan Kartu Keluarga 4KK5. b. !elayani pencatatan dan penerbitan kutipan Kartu %anda Penduduk 4K%P5 dan Kartu Keluarga 4KK5. c. !elayani pembuatan kartu keluarga dan kartu tanda penduduk. d. !elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala .idang Pelayanan Dokumen Kependudukan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 405 Seksi Sarana dan Prasarana mempunyai tugas* a. !enyusun program kerja pelaksanaan tugas sarana dan prasarana. b. !elaksanakan in-entarisasi data sarana dan prasarana. c. !elaksanakan pembinaan teknis pendayagunaan sarana dan prasarana. d. !enyusun rencana kebutuhan, pengadaan dan pengendalian penggunaan sarana dan prasarana. e. !elaksanakan pemeliharaan sarana dan prasarana. f. !elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala .idang Pelayanan Dokumen Kependudukan sesuai dengan tugas dan fungsinya. C. PROGRAM KEGIATAN Program Kegiatan %ahun "nggaran 01$1 yang dilaksanakan di Dinas Kependudukan dan atatan Sipil Kabupaten Sumenep dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran kependudukan dan catatan sipil adalah* 1) P$%&$a' P()a*anan Ad'inis+$asi P($,an+%$an Penyediaan jasa surat-menyurat. Penyediaan jasa komunikasi sumber daya air dan mineral. Penyediaan jasa kebersihan kantor. Penyediaan jasa alat tulis kantor.

Penyediaan jasa barang cetakan dan penggandaan. Penyediaan komponen instalasi listrik, penerangan kantor. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan. Penyediaan makanan dan minuman. 9apat-rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah. 9apat-rapat koordinasi dan konsultasi ke dalam daerah. Pameran pembangunan.

) P$%&$a' P(nin&,a+an Sa$ana dan P$asa$ana A-a$a+!$ Pengadaan perlengkapan gedung kantor. Pemeliharaan rutin:berkala gedung kantor. Pemeliharaan rutin:berkala kendaraan dinas:operasional. Pemeliharaan rutin:berkala peralatan gedung kantor.

#) P$%&$a' P(na+aan Ad'inis+$asi K(-(nd!d!,an !onitoring, e-aluasi dan pelaporan. Pelatihan tenaga pengelola S,"K. Pengadaan blanko KK, K%P dan "kta atatan Sipil. 9egistrasi Data Kependudukan. Penyusunan .uku 9egister "kta Kelahiran Kerjasama dengan pihak ketiga yang dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan dan atatan Sipil Kabupaten Sumenep yaitu untuk membantu kelancaran program dan kegiatan antara lain yaitu* $5 !itra yang diajak kerjasama dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan di Dinas Kependudukan dan atatan Sipil Kabupaten Sumenep* a5 b5 c5 +. Nor ahya +. Karya .akti +. "bil 7aya "badi

D. KER.ASAMA DAERA/ DENGAN PI/AK KETIGA

d5 P%. "ria !ulti ;raphia 05 Dasar <ukum Dasar hukum dalam pelaksanaan kerjasama antara Dinas Kependudukan dan Sipil Kabupaten Sumenep dengan pihak ketiga adalah* a5 Surat Perintah Kerja Nomor* 10=:$&#:SP!K:>'3.$$/:01$1 dengan Nor ahya. b5 Surat Perintah Kerja Nomor* 10=:$#>:SP!K:>'3.$$/:01$1 dengan Karya .akti. +. +. atatan

c5 Surat Perintah Kerja Nomor* 10=:$>:SP!K:>'3.$$/:01$1 dengan +. "bil 7aya "badi. d5 Surat Perintah Kerja Nomor* 10=:$1/:SP!K:>'3.$$/:01$1 dengan P%. "ria !ulti ;raphia. +.