Ada eloknya jika setiausaha-setiausaha sesuatu organisasi itu diberikan kursus mengenai

tanggungjawab dan tanggungan seseorang setiausaha.

Seseorang setiausaha itu perlu disetiap masa berkerja rapat dengan ketua/pengerusi. Untuk
tujuan menjalankan mesyuarat, setiausahalah yang menghantar notis kepada setiap AJK, dan
Setiausaha itu tidak boleh membuat pilihan yang mana satu AJK yang dia mahu panggil
mesyuarat atau yang dia tidak mahu panggil.
Didalam mesyuarat beliau kena mengambil minit/nota mesyuarat untuk dia bentangkan minit itu
didalam mesyuarat yang akan datang. Dia tidak boleh berlenggang tangan dengan tidak
membawa buku minit, dan dia tidak boleh hadir mesyuarat apabila mesyuarat sudah berjalan
separuh jalan, kerana dia tidak akan tahu apakah yang berlaku didalam mesyuarat sebelum
kehadirannya.
Lagi tidak boleh untuk dia ponteng dari mesyuarat.
Tanpa minit, apakah boleh diperhatikan samada kerja yang diputuskan didalam mesyuarat telah
diambil tindakan, dan apakah tindakan-tindakan yang sudah diambil dan yang masih perlu
diambil. Minit mesyuarat bukanlah satu formaliti, tetapi catatan kerja, tugas dan panduan.
Apa juga keputusan yang dibuat didalam mesyuarat Jawatankuasa hendaklah diminitkan dan
keputusan itu hendaklah dilaksanakan dan Setiausaha tidak mempunyai kuasa untuk memilih
keputusan mana yang hendak diambil tindakan dan yang mana tidak diambil tindakan,
seumpamanya, jika mesyuarat telah memutuskan untuk menghantar 8 nama untuk dijadikan
bakal calon didalam pilihanraya, maka nama 8 calon itu wajib dihantar ke badan yang lebih
tinggi, Setiausaha tidak berhak membuat saringan sendiri.
Jika Setiausaha itu benar-benar tidak dapat hadir mesyuarat, dia kena maklumkan kepada
Ketua/Pengerusi dan memberi sebab kenapa dia tidak hadir. Memang dibolehkan dia tidak hadir
jika dia sakit, ada kematian, atau keraian dalam keluarga yang dia tidak dapat elakkan. Tetapi
bukan ketidakhadirannya semata-mata kerana dia sengaja tidak mahu hadir.
Apabila Ketua/Pengerusi mengetahui bahawa dia tidak dapat hadir, maka bolehlah Pengerusi
melantik seorang pengganti bagi mencatat minit. Walaubagaimana pun, minit yang lepas
hendaklah disediakan oleh Setiausaha tersebut.
Setiausaha yang cekap menyediakan fail mesyuarat untuk setiap AJK, dan semua dokumen
yang sewajarnya seperti minit mesyuarat, laporan-laporan dari Setiausaha, dari Biro-Biro akan
berada didalam fail itu, dan fail itu menjadi hakmilik organisasi dan tidak dibawa balik kerumah
AJK-AJK.
Hubungan luar (seperti surat menyurat) disediakan oleh Setiausaha, dan Setiausaha adalah
nadi kepada organisasi, lemahnya seorang Setiausaha maka lemahlah organisasi itu.
Ada Setiausaha sesebuah organisasi itu dipilih didalam mesyuarat agung tahunan organisasi
itu, dan ada yang dilantik oleh Pengerusi/Ketua.
Setiausaha yang dipilih tidak boleh diberhentikan oleh Pengerusi/Ketua dan hanya boleh
diberhentikan mengikut peruntukan didalam Perlembagaan organisasi itu; manakala seorang
Setiausaha yang dilantik oleh Pengerusi/Ketua, maka Pengerusi/Ketua itu berhak menggantikan
Setiausaha itu dengan seorang Setiausaha yang baru.
Kuasa yang diberikan oleh Perlembagaan untuk melantik atau melucutkan jawatan itu terbagai
kepada dua kategori, samada kuasa mutlak atau kuasa yang disuarakan didalam mesyuarat
Jawatankuasa. Jika kuasa mutlak, maka Pengerusi itu boleh melantik seseorang setiausaha
dan boleh pula melucutkannya; tetapi jika kuasa itu tertakluk kepada keputusan Jawatankuasa,
maka perlantikan itu atau perlucutan jawatan itu hanya boleh dibuat melalui keputusan
mesyuarat jawatankuasa.
Jika jawatankuasa sudah mempersetujukan dengan perlantikan atau perlucutan, maka tidak
timbul bahawa Pengerusi telah menggunakan kuasa "veto"nya walaupun cadangan untuk
melantik atau melucutkan jawatan setiausaha itu datangnya dari cadangan pengerusi.
Ini adalah ABC mengenai pemahaman kedudukan seseorang Setiausaha agar tidak
dipertikaikan jika tindakan melucutkan jawatan setiausaha itu diambil.
Seseorang yang dilucutkan jawatan Setiausaha itu perlu akur kepada keputusan yang diambil
terhadapnya sebagai menghormati prinsip berorganisasi.