MAKALAH

ADMINISTRASI, ORGANISASI, DAN MANAJEMEN

Dosen Pembimbing
Rani Budhi Rahayu, DRA.
Disusun oleh:
Dwi Prasetyo
Ilma Triany
Iqbal Muhammad Fadhillah
Melati Ridhotul Zannah
Meta Mustika
Sani Latifah

14301120
14301037
14301076
14301035
14301056
14301039

KELAS AKE-X31/14

POLITEKNIK PIKSI GANESHA

BANDUNG

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | KATA PENGANTAR

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkah dan rahmatNya, kami telah menyelesaikan tugas makalah ini yang berjudul Perencanaan dan
Pengorganisasian tepat pada waktunya.
Tugas ini ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Administrasi, Organisasi, dan
Manajemen. Dan juga kami mengucapkan terima kasih kepada:
1. Rani Budhi Rahayu, DRA. selaku dosen pembimbing mata kuliah Administrasi,
Organisasi, dan Manajemen.
2. Semua anggota kelompok kami yang telah meluangkan waktu serta kerjasamanya
sehingga makalah ini dapat disusun tepat pada waktunya.
3. Semua teman - teman kami di kelas AKE-X31/14 yang turut membantu memberikan
dukungan kepada kami dalam penyusunan makalah ini.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan kelemahannya, baik
dalam isi maupun sistematikanya. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan pengetahuan dan
wawasan kami. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran untuk
menyempurnakan makalah ini.
Akhir kata, kami mengharapkan semoga makalah ini dapat memberikan manfaat,
khususnya bagi kami dan umumnya bagi pembaca.

Bandung, 18 Mei 2014

Penyusun

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | KATA PENGANTAR

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ..................................................................................................................................................iii
BAB I ........................................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN ....................................................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................................................... 1
1.3 Tujuan Penulisan ........................................................................................................................... 1
BAB II .......................................................................................................................................................... 3
PEMBAHASAN ......................................................................................................................................... 3
2.1 PERENCANAAN.............................................................................................................................. 3
2.2 PENGORGANISASIAN .................................................................................................................... 9
BAB III ....................................................................................................................................................... 23
PENUTUP .............................................................................................................................................. 23
3.1 Kesimpulan.................................................................................................................................. 23
3.2 Saran ........................................................................................................................................... 23
3.3 Penutup....................................................................................................................................... 23
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................................... 24

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | DAFTAR ISI

iii

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam berbagai aspek kehidupan khususnya dalam merancang suatu kegiatan manajemen
sangat memiliki peran yang sangat dominan. Tidaklah mungkin apabila suatu kegiatan dirancang tanpa
sebuah manajemen. Didalam manajemen terdapat beberapa fungsi diantaranya, fungsi perencanaan
yang merupakan fungsi awal dalam menyusun sebuah kegiatan. Namun sering kita temukan dalam
suatu kegiatan fungsi perencanaan kurang berkembang secara optimal. Salah satu maksud utama
perencanaan adalah melihat program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan
untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan diwaktu yang akan datang yaitu
meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik. Selain terdapat fungsi perencanaan, dalam
menyusun suatu kegiatan juga harus terdapat fungsi pengorganisasian. Pelaksanaan proses
pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu kegiatan dapat mencapai tujuannya secara
optimal.
1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari perencanaan?

2. Apa saja tipe-tipe perencaan?
3. Apa yang dimaksud dengan perencanaan strategis dan operasional?
4. Bagaimana proses perencanaan strategis?
5. Apa tujuan dari perencanaan?
6. Bagaimana proses pengambilan keputusan?
7. Apa pengertian dari pengorganisasian?
8. Bagaimana proses dan kegiatan dalam pengorganisasian?
9. Bagaimana desain organisasi dan struktur organisasi?
10. Apa yang dimaksud dengan kekuasaan dan distribusi wewenang dalam organisasi?
11. Apa yang dimaksud dengan koordinasi dalam manajemen?
12. Apa yang dimaksud dengan penataan staff dalam organisasi?
13. Apa yang dimaksud dengan manajemen perubahan dan knowledge manajemen?
1.3 Tujuan Penulisan

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Untuk mengetahui pengertian dari perencanaan.

Untuk mengetahui tipe-tipe perencaan.
Untuk mengetahui perencanaan strategis dan operasional.
Untuk mengetahui proses perencanaan strategis.
Untuk mengetahui tujuan dari perencanaan.
Untuk mengetahui proses pengambilan keputusan.
Untuk mengetahui pengertian dari pengorganisasian.
Untuk mengetahui proses dan kegiatan dalam pengorganisasian.
Untuk mengetahui bagaimana desain organisasi dan struktur organisasi.
PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB I

10. Untuk mengetahui bagaimana kekuasaan dan distribusi wewenang dalam organisasi.
11. Untuk mengetahui bagaimana koordinasi dalam manajemen.
12. Untuk mengetahui bagaimana penataan staff dalam organisasi.
13. Untuk mengetahui maksud dari manajemen perubahan dan knowledge manajemen.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB I

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PERENCANAAN
2.1.1 Pengertian Perencanaan

Perencanaan menurut Wikipedia adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi,

membuat strategi untuk mencapai tujuan itu dan mengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Berkut ini beberapa pengertian perencanaan menurut para ahli.

Menurut Gorth N. Jone, Perncanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembangan
dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas.
Menurut M. Farland, Perencanaan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan
menggunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah dari pada wewenangnya.
Menurut Soekarwati (2000), Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian
berbagai sumber daya yang tersedia.
Menurut Koesmiadi (1995), Perencanaan adalah proses dasar yang kita gunakan untuk
memilih tujuan tujuan dan menggunakan bagaimana cara penyampaiannya.
2.1.2 Tipe tipe Perencanaan

Tipe - tipe perencanaan dibagi menjadi 7, yaitu:

1. Tujuan (objectives), tujuan dirumuskan oleh pimpinan tingkat atas berdasarkan penilaian
ekonomi, sosial dan politik, sesuai dengan garis - garis pengarahan strategi dan
kebijakan.
2. Strategi (strategy), perencanaan bersifat jangka panjang dan menjadi perencanaan yang
bersifat taktis (jangka pendek) pada pimpinan tingkat bawah.
3. Kebijakan (policy), kebijakan membatasi ruang lingkup dalam pembuatan keputusan dan
menjamin bahwa keputusan yang diperlukan akan memberikan sumbangan terhadap
penyelesaian tujuan yang menyeluruh.
4. Prosedur (procedures), prosedur menggambarkan urutan-urutan yang bersifat kronologis
dari setiap tindakan yang harus dilakukan.
5. Anggaran (budgets), suatu rencana yang meliputi sumber-sumber dana yang ada
kaitannya terhadap semua tahap-tahap kegiatan untuk periode tertentu dalam waktu yang
akan datang.
6. Rencana proyek (project plan), adalah perpaduan dari tujuan, kebijakan, prosedur,
anggaran, dan unsur-unsur lain yang diperlukan untuk melaksanakan tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
7. Rencana fungsional (functional plan), suatu garis tindakan yang akan dilakukan dalam
bidang fungsional terhadap penyelesaian sasaran perencanaan organisasi secara
keseluruhan.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

Menurut Sri Wilujeng (2007:61), perencanaan dibagi menjadi:

1. Rencana menurut horizon waktu:
a. Rencana jangka pendek (<1 tahun)
b. Rencana jangka menengah (1 - 2 tahun)
c. Rencana jangka panjang (3tahun lebih)
2. Rencana menurut subjeknya:
a. Rencana produksi
b. Rencana Pemasaran
c. Rencana finansial
d. Rencana tenaga kerja
3. Rencana menurut ruang lingkupnya:
a. Rencana strategis (Strategic Plan)
b. Rencana Operasional(Operasional plan)
4. Rencana menurut Penggunaannya:
a. Standing plan
-Policies
-Procedure
-Rules
b. Single use plan
-Budget
-Project schedule
-Programs
5. Rencana menurut unit organisasi:
a. Rencana perusahaan
b. Rencana divisi
c. Rencana departemen
d. Rencana proyek.
2.1.3 Perencanaan Strategis dan Operasional

1. Perencanaan strategis
Perencanaan strategis digunakan untuk menentukan misi utama organisasi dan membagibagi sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya, agar konsep perusahaan dalam mencapai
tujuannya semakin jelas.

Faktor yang menyebakan perencanaan strategis dapat menentukan keberhasilan

organisasi
adalah:
1. Perencanaan strategi merupakan tipe perencanaan yang terpenting.
2. Melakukan perencanaan strategis berarti menetapkan misi organisasi secara jelas.
3. Perencanaan strategis memungkinkan manajer mempersiapkan diri terhadap
kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasi.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

Berikut ini adalah langkah-langkah penyusunan perencanaan strategis.

1. Tentukan tujuan. Manajer harus memilih tujuan strategis yang dipengaruhi oleh
maksud, misi, nilai-nilai dan kekuatan serta kelemahan.
2. Analisa lingkungan. Tujuan yang dipilih harus dicek dan disesuaikan dengan faktor
eksternal yang ada.
3. Menetapkan ukuran. Manajer harus menentukan ukuran guna mengevaluasi kegiatankegiatan yang akan dilakukan.
4. Bandingkan rencana bawahan dengan rencana strategis. Rencana strategis yang telah
dibuat sub-unit atau manajemen tingkat bawah perlu diteliti kesesuaiannya dengan
rencana tingkat atas (rencana keseluruhan).
5. Hilangkan perbedaan yang terjadi. Perlu penyesuaian antararencana tingkat atas dan
rencana tingkat bawah sehingga tidak terjadi perbedaan.
6. Memilih alternatif. Manajer harus mampu melakukan evaluasi dan memilih alternatif
yang terbaik.
7. Penerapan rencana strategis. Alternatif yang terpilih akan menjadi rencana yang harus
diformulasikan secara jelas, dan kemudian dirinci ke dalam kegiatan-kegiatan
organisasi.
8. Mengukur dan mengawasi kemajuan. Pengukuran perlu dilakukan untuk menghindari
terjadinya kegagalan.

2. Perencanaan Operasional
Operational plan(rencana operasional) yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas
tertentu dalam menerapkan rencana strategis. Rencana operasional digolongkan sebagai berikut:
1. Growth plans (rencana pertumbuhan); rencana ini memetakan arah, kemana
organisasi itu bergerak, tujuan-tujuannya, dan kecepatan gerak ekspansi yang dicari.
2. Profit plans (rencana keuntungan); perencanaan ini difokuskan pada peningkatan
keuntungan per produksi atau kelompok produksi.
3. User plans/ product planning (rencana pemakaian); bagaimana memasarkan suatu
hasil produk/ jasa yang dipilih atau lebih baik melayani suatu pasaran terpilih.
4. Personal mangment plans (perencanaan manajmen kepegawaian); rencana
mengembangkan kinerja karyawan dan melakukan seleksi bidang kepegawaian.
2.1.4 Proses Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan
strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya
(termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini.
A. Faktor - faktor yang Menyebabkan Keberhasilan Perencanaan Strategis
1. Merencanakan tipe perencanaan
2. Menetapkan misi yang jelas
3. Mempersiapkan kemungkinan yang akan terjadi
PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

B. Langkah - langkah Penyusunan Perencanaan Strategis

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Menentukan tujuan
Menetapkan ukuran.
Menghilangkan perbedaan yang ada
Memilih alternative
Penerapan perencanaan
Mengukur dan mengawasai kemajuan
Menganalisa lingkungan

2.1.5 Tujuan Perencanaan

Menurut Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan.
1. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun
karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus
mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan
untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin
akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang
efesien.
2. Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat
rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan
efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
3. Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan
terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu,
dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal
yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
4. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam
fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses
pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan
yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara
perencanaan dengan kinerja perusahaan diantaranya:
Perencanaan bertujuan untuk:
1. Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya.
2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.
3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun
kuantitasnya.
4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.
5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga,
dan waktu.
6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.
7. Menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan.
PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.

9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.
Manfaat perencanaan:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Standar pelaksanaan dan pengawasan.

Pemilihan berbagai alternative terbaik.
Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.
Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.
Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.
Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.
2.1.6 Proses Pengambilan Keputusan

Pembuatan keputusan merupakan elemen penting manajemen operasi dan produksi.

Keputusan tersebut akan menentukan efektivitas dan efisiensi dari fungsi-fungsi produktif.
Pembuatan keputusan adalah kegiatan pemilihan diantara beberapa alternatif yang berbeda.
Pembuatan keputusan dapat digambarkan sebagai suatu urutan langkah-langkah:
1. Perumusan masalah
Kebutuhan akan keputusan sering berupa suatu masalah dalam berbagai bentuk. Untuk
mempermudah mengdentifikasi masalah,maka manajer memerlukan beberapa cara salah satunya
adalah dengan menguji hubungan sebab-akibat.
Contoh: Seorang manajer perusahaan berkonsultasi dengan pihak-pihak lain yang mampu
membeikan pandangan dan wawasan yang berbeda tentang masalah atau kesempatan.
2. Pengembangan alternatif
Setelah masalah di ditentukan dan dirumuskan, langkah selanjutnya adalah pengumpulan
dan analisa data yang relevan. Atas dasar tersebut, alternatif dikembangkan sebelum keputusan
dibuat. Pengembangan alternatif merupakan tahap yang paling sulit dan memerlukan pemikiranpemikiran yang kreatif.
Contoh: Dalam prakteknya manajer tidak selalu mempunyai informasi yang lengkap.
Maka diperlukan tindakan kongkret dari manajer berupa pemunculan ide-ide atau inovasi brau
yang berguna untuk peningkatan mutu perusahaan.
3. Evaluasi alternatif
Evaluasi alternatif tergantung pada pemilihan kriteria keputusan yang tepat. Kriteria
sangat penting karena evaluasi alternatif ini melibatkan kriteria yang bertentangan.
Contoh: Keputusan manajer untuk menggunakan mesin baru dalam operasi mungkin
akan mengurangi biaya tapi mungkin juga dapat menurunkan fleksibilitas operasi. Oleh karena
itu evaluasi ini diperlukan untuk mengavaluasi resiko yang mungkin ditimbulkan dari alternatif
yang akan diambil tersebut.
PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

4. Pemilihan alternatif terbaik

Meskipun kualitas analisis yang dilakukan untuk mengevaluasi alternatif cukup tinggi,
pemilihannya jarang menjadi mudah dan jelas. Hal tersebut karena masalah keputusan yang sulit
disajikan secara lengkap. Hal ini juga merupakan kompromi diantara berbagai faktor yang
dipertimbangkan.
Contoh: Dengan terpilihnya suatu alternatif terbaik, manajerpun harus mulai mampu
menggerakkan pegawainya lewat pemberian materi atau bahan yang cukup di mengerti serta
pemeriksaan lebih lanjut mengenai apa saja yang dibutuhkan nantinya.
5. Implementasi keputusan
Suatu keputusan belum selesai sebelum diterapkan dalam praktek. Implementasi
memerlukan perubahan cara orang-orang berprilaku,sehingga pembuat keputusan dapat
dipandang sebagai pengantar perubahan.
Contoh: Manajer mulai memberikan perintah,wewenang serta tanggung jawab terhadap
pelaksanaan tugas-tugas tertentu dan juga mulai menetapkan skedul kegiatan atau
anggaran,mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan.
6. Evaluasi dari hasil keputusan
Setelah keputusan diimplementasikan, maka yangselanjutnya dilakukan adalah
mengevaluasi apakah alternatif-alternatif tadi sudah dilakukan dengan tepat dan apakah
keputusan telah memberikan hasil-hasil yang diharapkan.
Contoh: pemonitoran yang dilakukan manajer secara terus menerus. Dengan evaluasi ini,
manajer bisa mengetahui apa saja hal yang harus dikurangi atau ditambah untuk membuat
perusahaan lebih baik lagi.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

2.2 PENGORGANISASIAN
2.2.1 Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah fungsi dari manajemen yang merupakan proses dalam mangatur
manusia, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sedangkan pengorganisasian menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:

Stoner
Pengorganisasian adalah suatu pola hubungan melalui orang-orang dibawah pengarahan
manajer untuk mengejar tujuan bersama.
T. Hani Handoko
Pengorganisasian adalah Sesuatu yang digambarkan sebagai suatu yang tersentralisasi
dan berisi tugas-tugas yang sangat terspesialisasikan untuk mencapai tujuan bersama.
Vivit Ardansyah
Pengorganisasian adalah bentuk sebuah perserikatan manusia untuk mencapai tujuan
bersama.
2.2.2 Proses dan Kegiatan Pengorganisasian

A. Proses pengorganisasian
1. Penentuan sasaran yang ingin dicapai.
2. Penentuan jenis-jenis kegiatan-kegiatan.
3. Pengelompokkan kegiatan-kegiatan.
4. Pendelegasian wewenang.
5. Job description.
6. Menentukan tipe organisasi.
7. Membuat bagan organisasi.
B. Kegiatan pengorganisasian
1. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan
prosedur yang diperlukan.
2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukan adanya garis kewenangan dan
tanggung jawab.
3. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang tepat.
2.2.3 Desain Organisasi dan Struktur Organisasi

Pada hakikatnya pengorganisasian merupakan suatu proses penyusunan struktur

organisasi yang sesuai dengan tujuan, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang
melengkapinya.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

Empat aspek utama proses penyusunan struktur organisasi yaitu:

Departementalisasi, yaitu pengelompokan dari berbagai aktifitas kerja suatu organisasi

supaya aktifitas kegiatan yang sama bisa digunakan dalam suatu unit kerja.
Departementalisasi dibagi menjadi beberapa bagian :
a. departementation by enterprise function.
b. departementation by division / product.
c. departementation by geografis / terriority.
d. departementation by customer.
e. departementation by process and equipment.
f. departementation by time.
g. depertementation by number.

a. Deperatementation by enterprise function

Manager beri weweang untuk menjalankan proses / fungsi yang spesifik di dalam suatu
organisasi.
Adapun kebaikan dan kekurangan dalam departementation by enterprise function yaitu :

Kelebihan
Manajer secara ekslusif bekerja sesuai
spesialisasinya.
Aktifitas bisnis berdasarkan fungsi
sesuai spesialisasinya
Mempermudah pelatihan

Kekurangan
Dapat terjadi banyak spesialisasi

Sulit koordinasi antar fungsi

Tiap departemen hanya terfokus pada

fungsinya sendiri, kurangterfokus pada
tujuan perusahaan secara kompresif.

Dan struktur organisasinya adalah sebagi berikut :

PRESIDENT

VICE
PRESIDENT

VICE
PRESIDENT

VICE
PRESIDENT

VICE
PRESIDENT

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

10

b. Departementation by division / product

Organisasi dipecah menjadi bebrapa unit yang independen. Tiap unit memiliki
sumberdaya sendiri untuk mengoprasikannya.
Adapun kebaikan dan kekurangan dalam departementation by division / product yaitu:

Kelebihan
Memudahkan koordinasi antar fungsi
Berorientasi pada permintaan pasar
Manajer
memiliki
kesempatan
berkembang lebih baik

Kekurangan
Adanya duplikasi fungsi operasi di setiap
divisi
Tingginya persaingan antar divisi
Mengabaikan tujuan organisasi secara
keseluruhan

Berikut struktur organisasinya :

DIREKTUR
UTAMA

DIVISI
A

DIVISI
C

DIVISI
B

DIVISI
D

c. Departementation by geografis / terriority

Dilaksanakan oleh organisasi yang mempunyai aktifita tersebar secara fisik ke beberapa
wilayah. Adapun kelebihan dan kekurangannya yaitu:

Kelebihan
Tanggungwab pada tingkat bawahan

Fokus pada pasar dan masalah lokal

Meningkatan koordinasi dalam suatu

wilayah

Kekurangan
Memerlukanlebih banyak orang dengan
kemampuan manajer umum
Cenderung mempersulit pemeliharaan
pemeliharaan pelayanan pusat eonomi
Menambah masalah bagi pengendalian
manajemen puncak

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

11

Struktur organisasinya:

DIREKTUR
UTAMA

DIVISI
ASIA

DIVISI
AUSTRALIA

DIVISI
AMERIKA

DIVISI
EROPA

d. Departementation by customer
Perusahaan berusaha melayani dna memuaskan pelanggannya secara maksimal. Adapun
kebaikan dan kelemahannya sebagai berikut :

Kelebihan
Mendorong konsentrasi pada pelanggan
Memberi pelanggan perasaan bahwa
mereka memahami pemasok
Mengembangkan keahlian dlaam bidang
pelanggan

Kekurangan
Sulit
mengkordinasikan
permintaan
pelanggan yang bersaing
Memerlukan manajer dan staf ahli dalam
masalah pelanggan
Kelompok
pelanggan
tidak
dapat
didefinisikan secara jelas

Serta sturktur organisasinya sebagai berikut:

DIREKTUR
UTAMA

DIVISI
INDUSTRIAL

DIVISI
RETAIL
CUSTOMER

DIVISI
INSTITUSI
PEMERINTAH

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

12

e. Departementation by process and equipment

Tujuannya untuk mendapatkan keuntungan ekonomis, meskipun hal ini meungkin juga
dituntut oleh sifat peralatan tertentu.

MANAJER
PEMBELIAN

DIVISI
PEMBELIAN
PRODUK

DIVISI
PENGECEKAN

DIVISI
ADMINISTRASI

ORDER

f. Departementation by time
Dikelompokkan berdasarkan waktu, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling
bawah. Struktur organisasinya adalah :

MANAJER
PENGAWASAN
INTERN

PERENCANAAN

OPERASI

PENGAWASAN

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

13

g. Depertementation by number
Dikelompokkan berdasarkan angka, banyak digunakan oleh tingka organisasi paling
bawah. Struktur organisasinya adalah sebagai berikut :

MANAJER
DIVISI

DIVISI 20

DIVISI 30

DIVISI 40

Pembagian kerja, yaitu rincian tugas atau pekerjaan yang harus dilakukan seseorang agar
setiap orang yang terlibat di dalam suatu organisasi bertanggung jawab melaksanakan
aktifitas yang menjadi beban dan tanggung jawabnya.
Koordinasi, yaitu proses pengintegrasian berbagai tujuan aktifitas pada satuan-satuan
yang terpisah-pisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) dalam suatu organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Rentang Manajemen, yaitu kemampuan manager untuk melakukan koordinasi secara
efektif yang sebagian besar tergantung kepada jumlah bawahaan yang melapor
kepadanya.

Menurut Henry G. Hodges, mengemukakan empat bentuk bagan organisasi sebagai berikut.

Bentuk pyramid
Bagan ini sangat mudah digunakan
karna bentuknya seperti Piramid yang
menempatkan bagian-bagian dalam
perusahaan yang paling tertinggi di
letakan pada bagian TOP dan untuk
karyawan di letakan MID dan untuk
Office Boy di letakan pada Bagian
LOWER.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

14

Bentuk vertical
Bagan Vertikal pada umumnya bagan ini jika dalam perusahaan banyak sekali jabatan
atau kepala-kepala bagian dari masing-masing divisi maka bagan ini akan semakin
panjang ke bawah.

Bentuk horizontal
Mengapa bagan tersebut di katakan horizontal karena pada bagan tersebut jika semakin
banyak jabatan-jabatan yang di buat dalam perusahaan tersebut maka bagan ini akan
semakin luas menyamping

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

15

Bentuk lingkaran
Kenapa bagan ini berbentuk lingkaran karna mungkin dalam suatu perusahaan memang
sangat memiliki perbedaan tersendiri dalam menyusun bagian-bagian dari perusahaan itu
tersebut oleh karena itu banyak sekali model bagan yang terbentuk. pada model bagan ini
jika setiap penambahan anggota maka bagan ini akan bertambah diameternya dan
semakin membesar.

2.2.4 Kekuasaan dan Distribusi Wewenang

A. Pengertian Kekuasaan
Kekuasaan adalah hak yang dimiliki oleh suatu posisi untuk membuat keputusan yang
akan mempengaruhi orang lain.
1.
2.
3.
4.
5.

Sumber-sumber kekuasaan:
Kekuasaan menghargai (reward power)
Kekuasaan memaksa (coercive power)
Kekuasaan sah (legitimate power)
Kekuasaan keahlian (expert power)
Kekuasaan rujukan (referent power)

1.
2.
3.
4.
5.

Jenis-jenis kekuasaan
Kekuasaan militer dan polisi,untuk mengendalikan kekerasan dan kriminal.
Kekuasaan Ekonomi,untuk mengendalikan tanah,buruh,kekayaan,dan produksi.
Kekuasaan Politik,untuk mengambil keputusan.
Kekuasaan Hukum,untuk mempertahankan dan mengubah dan melancarkan interaksi.
Kekuasaan Tradisi,untuk mempertahankan system kepercayaan nilai-nilai.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

16

B. Distribusi Wewenang
Pengertian Wewenang
Wewenang adalah hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak
melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai.
Dasar Wewenang
1. Wewenang formal (pandangan klasik/classical view)Wewenang pemberian atau
pelimpahan dari suatu tingkat yang tinggi ke tingkat yang lebih rendah.
2. Wewenang penerimaan (acceptance theory of authority)Sudut pandang wewenang adalah
penerima perintah,bukan pemberi perintah.
Pembagian Wewenang
1. Wewenang Lini,wewenang yang di berikan dari atasan langsung kepada bawahan nya.
2. Wewenang Staff,wewenang yang dimiliki staff untuk memberikan nasihat berdasarkan
keahlian,pengalaman,riset dan analis yang di perlukan (termasuk bantuan pelaksanaan
kebijakan,monitor,dan pengendalian).
3. Wewenang Fungsional,wewenang yang di berikan kepada individu untuk melengkapi
wewenang lini dan wewenang staff.
2.2.5 Koordinasi Dalam Manajemen

1. Pengertian Koordinasi
Handoko mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian
tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidangbidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
2. Teknik Koordinasi dengan Pendekatan Proses Manajemen
Karena peranannya sebagai fungsi yang mengintegrasikan seluruh proses organisasi
maka koordinasi perlu dilakukan dalam setiap tahapan proses manajemen. Hal ini diperlukan
karena setiap tahapan proses manajemen tentu memerlukan keterpaduan peran para pemangku
kepentingan (stakeholders) dalam mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, koordinasi
dianggap sebagai salah satu kunci sukses dalam proses manajemen. Dengan kata lain, koordinasi
merupakan esensi manajemen dan secara implisit terkandung dalam fungsi-fungsi manajemen.
Teknik koordinasi dalam tahapan proses manajemen dapat dijelaskan sebagai berikut :
a) Koordinasi dalam Perencanaan
Koordinasi dalam perencanaan merupakan upaya untuk mengintegrasikan berbagai
perencanaan melalui diskusi yang saling menguntungkan, tukar pikiran. Contoh, koordinasi
antara unit kelitbangan dan unit kesekretariatan untuk mengoptimalkan peran kelitbangan yang
didukung kesekretariatan yang handal.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

17

b) Koordinasi dalam Pengorganisasian

Koordinasi merupakan esensi organisasi. Koordinasi dalam pengorganisasian sangat
diperlukan manajemen antara lain dalam distribusi tugas. Misalnya, untuk kegiatan reformasi
birokrasi dalam suatu instansi maka dibentuk satu tim reformasi yang bertugas menyusun konsep
reformasi birokrasi. Dalam tim tersebut ditetapkan beberapa sub-tim yang diberi tugas untuk
mempersiapkan konsep spesifik, misalnya: sub-tim keuangan, sub-tim sumber daya manusia, sub
- tim grand - design dan sebagainya.
c) Koordinasi dalam staffing
Dalam penempatan pegawai perlu dilakukan koordinasi untuk menjamin pegawai yang
tepat di tempat yang tepat (the right man on the right place). Misalnya, untuk menghasilkan
keputusan promosi jabatan pada beberapa jabatan tertentu maka dilakukan rapat Baperjakat yang
terdiri dari unsur pimpinan dan unsur kesekretariatan khususnya kepegawaian.
d) Koordinasi dalam directing
Efektivitas arahan, instruksi dan pedoman sangat bergantung pada harmonisasi atasan dan
bawahan. Misalnya, dalam satu unit tertentu, pimpinan memberikan arahan ke mana unit tersebut
diarahkan untuk mendukung tugas, pokok dan fungsi organisasi.
e) Koordinasi dalam pengawasan
Koordinasi melalui pengawasan diperlukan untuk menjamin sigkronisasi antara kinerja
aktual dengan kinerja yang distandarkan. Misalnya suatu organisasi berdasarkan rencana
stratejiknya menetapkan beberapa performance indicators dari beberapa kegiatan yang dilakukan.
Berdasarkan performance indicators tersebut dilakukan evaluasi triwulanan atau tahunan untuk
mengevaluasi pencapaian kinerja tersebut.
Dengan demikian, koordinasi perlu dilakukan dalam setiap proses manajemen sebagai
upaya mengintegrasikan upaya berbagai pemangku kepentingan dalam mencapai tujuan
organisasi. Kalau langkah tersebut tidak dilakukan maka sangat sulit bagi para manajer untuk
memastikan bahwa seluruh pemangku kepentingan dapat bekerjasama secara terpadu.
2.2.6 Penataan Staff (Staffing)

1. Konsep Staffing
Menurut R. Duane dan J. Clifton (1989;p. 239) staffing merupakan proses formal dari
memastikan bahwa organisasi mempunyai sumber daya berijazah atau memenuhi syarat untuk
mendekati tujuan, dan mewakili sumber hidup dari setiap perusahaan.
Menurut Jhon (1984) staffing dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengisi
pekerjaan dengan orang yang tepat. Hal inimerupakan bagian daritugas manajer organisasi. Dan
ini merupakan seni dari penempatan orang-orang yang berijazah atau memenuhi syarat dan
antusias ke dalam posisi jabatanpekerjaan yang ditawarkan.
PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

18

Menurut T. Hani Handoko (2003 ; 233) penusunan personalia (staffing) adalah

fungsimanajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan
pengembangan anggota-anggota organisasi.
2. Proses Penataan Staff (Staffing)
Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian
kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalian
oraganisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat.
Adapun langkah-langkah dalam proses penyusunan pesonalia atau staffing process sebagai
berikut :
a. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia adalah mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan
untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi.
Ada tiga bagian perencanaan personalia yang dibutuhkan :
1.) Penentuan Kebutuhan Jabatan
Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :
Penentuan tujuan dan rencana organisasi.
Penentuan spesifikasi jabatan (job specification) jenis-jenis jabatan dan
keterampilan yang dibutuhkan.
Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang.
Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan.
Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job analisys) yang
terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang dipunyai, tanggung jawab, pengetahuan
mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan
dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi jabatan.
2.) Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia
Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi
manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang
sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi
agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.
Ada tiga sumber penawaran intern yaitu :
Penataran ( upgrading ) yaitu dengan mendidik dan memberi pelatihan.
Pemindahan ( transferring ) yaitu posisi yang kurang disenangi ke posisi lain
yang lebih memuaskan kebutuhan.
Pengangkatan ( promoting ) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi
lagi.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

19

Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh antara lain dari lamaran pribadi
yang masuk, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para
pesaing, immigrasi dan migarasi.
b. Penarikan
Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja
potensial dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu
yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk
memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang
dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia. Metode yang digunakan untuk
penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga
honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga-lembaga
pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
c.

Seleksi

Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu
dari lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang dapat
digunakan yaitu:
Wawancara pendahuluan
Pengumpulan data-data pribadi (biografis)
Pengujian (testing)
Wawancara yang lebih mendalam
Pemeriksanaan referensi-referensi prestasi
Pemeriksaan kesehatan
Keputusan pribadi
Orientasi jabatan
Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor
lain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi tidak mungkin untuk
menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalam diri karyawan potensial. Bebarapa
factor tersebut adalah :
Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk
menunjuk apa yang telah dilakukan seseorang di waktu lalu.
Bakat dan minat ( aptitude dan interest ), untuk memperkirakan minat dan
kapasitas atau kemampuan seseorang.
Sikap dan kebutuhan ( attitudes dan needs ), untuk meramalkan tanggug
jawab dan wewenang seseorang.
Kemampuan-kemampuan analistis dan manipulative, untuk mempelajari
kemampuan pemikiran dan penganalisaan.
Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam
pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaan.
Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang
dalam pelaksanaan pekerjaan.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

20

d. Pengenalan dan Orientasi

Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan
organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan
dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi.
e.

Latihan dan Pengembangan

Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja
karyawan dan mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatkan efektivitas kerja
dapat dilakukan dengan latihan (training) dan atau pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk
memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan
tertentu, terperinci dan rutin. Sedang pengembangan lebih luas ruang lingkupnya dalam
meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan
kemajuan teknologi.
Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan metode yaitu :
1.) Metode-metode on the jobyang biasa digunakan yaitu :
Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung
kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
Planned progression atau pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang
ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda
Rotasi jabatan pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang
bermacam-macam dan berbeda-beda.
Penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajeman
tertentu utuk jangka waktu yang ditetapkan.
System-sistem penilaian presntasi formal.
2.) Pengembangan off the jobdilakukan dengan :
Program-program pengembangan eksekutif, di universitas-universitas atau
lembaga-lembaga pendidikan lainnya, di mana para manajer berpartisipasi
dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan
analisa kasus, simulasi dan metode-metode pengajaran lainnya.
Latihan laboratorium, di mana orang belajar menjadi sensitive (peka)
terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya.
Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan
pengembangan keeluruhan organisasi
f.

Penilaian Pelaksanaan Kerja

Di dalam penilaian pelaksanaan kerja dilakukan dengan membandingkan antara

pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi
posisi tersebut.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

21

g.

Pemberian Jasa dan Penghargaan

Pemberian jasa dan penghargaan yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi
pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang.
h. Perencanaan dan Pengembangan Karir
Dalam perencanaan dan pengembangan kakir mencakup transfer (promosi, demosi dan
lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian dan pension.
2.2.7 Manajemen Perubahan dan Knowledge Manajemen

Manajemen perubahan adalah proses terus menerus memperbarui organisasi berkenaan

dengan arah, struktur, dan kemampuan untuk melayani kebutuhan yang selalu berubah dari
pasar, pelanggan dan para pekerja itu sendiri.
Knowledge manajemen adalah suatu rangkaian kegiatan yang di gunakan oleh organisasi
atau perusahaan untuk mengindetifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan
pengetahuan untuk di gunakan kembali, diketahui, dan di pelajari di dalam organisasi.
Knowledge manajemen fokus padabeberapa hal:
Memenuhi kebutuhan pelanggan.
Pengembangan karyawan.
Menciptakan lingkungan yang kondusif untuk berbagi pengetahuan.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II

22

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan

Pada dasarnya dalam menyusun suatu kegiatan terdapat beberapa fungsi manajemen yang
harus mutlak ada dalam suatu kegiatan. Fungsi yang pertama adalah perencanaan. Perencanaan
adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan,
kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan
mempertimbangkan kondisi diwaktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan
yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat. Dalam
menyusun suatu kegiatan pun harua terdapat fungsi pengorganisasian. Pengorganisasian
merupakan suatu proses untuk merancang srtuktur formal, mengelompokan dan mengatur serta
membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar jiwa pengorganisasi
dapat dicapai dengan efisien. Jika kedua fungsi tersebut telah berfungsi secra baik, maka
kegiatan yang akan dilaksanakan pun akan sesuai denagn tujuan yang diharapkan.
3.2 Saran

Fungsi manajemen sangtlah penting dalam menyusun suatu kegiatan. Suatu kegiatan
akan berjalan dengan baik tergantung dari fungsi manajemen itu sendiri. Oleh karena itu, apabila
kita akan melaksanakan suatu kegiatan kita harus mempersiapkannya secara matang fungsifungsi manajemen tersebut agar kegiatan yang kita laksanakan nanti dapat sesuai dengan tujuan
yang hendak kita capai.
3.3 Penutup

Demikian makalah yang dapat kami sampaikan, kritik serta saran sangat kami
harapkan,dan demi kesempurnaan makalah ini, kami siap untuk merevisi kembali makalah kami
dan semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua. Amiin.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB III

23

DAFTAR PUSTAKA
http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2077093-tujuan-perencanaan-danmanfaat-perencanaan/#ixzz31UV7ve2R
http://gudangartikels.blogspot.com/2011/11/manajemen-staffing.html
http://okvawahyuni.blogspot.com/2012/10/koordinasi-dalam-manajemen.html
http://ariantocahyadi.blogspot.com/2011/10/bentuk-bagan-struktur-organisasi.html
Supriatna, Dadan . Buku Manajemen Universitas Terbuka.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | DAFTAR PUSTAKA

24