UJIAN TENGAH SEMESTER BATCH IX

BUSINESS RESEARCH RE-ENGINEERING

Oleh Lydia Loahardjo (03514022)

Profil Perusahaan
Perusahaan yang akan dibahas dalam tugas ini adalah CV. Berkat
Anugrah yang berlokasi di Jln.Pucang Anom V no.38 Surabaya. Perusahaan ini
resmi menyandang nama CV. Berkat Anugerah setelah 6 tahun terakhir, namun
organisasi ini telah bergerak di bidang General Contractor and Trading sejak 40
tahun lalu dengan bentuk organisasi yang berubah. Dengan dipimpin oleh Ir.
Soesilo Tenggara hingga tahun 2015, perusahaan ini menjadi sumber pendapatan
bagi ratusan pegawai tetap dan puluhan sub-kontraktor yang berada dibawah
naungan perusahaan.
Perusahaan

ini

berkomitmen

untuk

mensukseskan

pengerjaan

pembangunan perusahaan di dalam grup Wings dan Yamaha secara khusus, dan
pekerjaan-pekerjaan lain secara umum. Proyek-proyek yang dibangun meliputi
rumah tinggal, showroom, gudang, dan kantor. Proyek yang dikerjakan tersebar di
Indonesia Timur dan Tengah. Diantara banyak proyek yang dikerjakan, beberapa
proyek Wings Group yang dijalankan pada tahun 2014 adalah milik PT. Dian
Lestari Perdana, Wings Semarang; PT Karunia Alam Segar, Wings Gresik; PT
Gawi Makmur Kalimantan, Wings Penajam; sedangkan untuk proyek Yamaha
adalah showroom Yamaha yang berada di Kariangau kota Balikpapan,
kotaTanjung, dan kota Banjarmasin. Dengan anugerah dari Tuhan, maka
perusahaan ini dapat terus berkembang dan mengerjakan proyek-proyek
pembangunan yang dipercayakan kepada perusahaan.

Pendahuluan
Perusahaan yang dipimpin oleh Bapak Soesilo ini masih mendasarkan
pengerjaannya pada sistem manual dengan manjemen yang kurang. Salah satu
contohnya, perusahaan ini baru menggunakan program AutoCAD, program untuk
menggambar gambar desain dan gambar kerja, sekitar sepuluh tahun lalu.

Sebelum penggunaan program, gambar yang dikerjakan digambar dengan tangan

diatas kertas gambar. Hal ini kurang praktis karena bila terjadi banyak perubahan
gambar maka perlu menggambar ulang, selain itu bila gambar rusak maka harus
menggambar ulang dan untuk melakukan penggandaan sangat sulit. Ini adalah
sebagian kecil dari penggunaan program komputer pada perusahaan, dimana
dengan adanya program maka pekerjaan menjadi lebih cepat. Dengan AutoCAD
maka perubahan gambar dapat dilakukan dengan cepat dan mencetak gambar
pada kertas dapat dilakukan dengan mudah sesuai kebutuhan.
Melihat dari perubahan kecil yang dapat meningkatkan efisiensi kerja
perusahaan tersebut, maka perlu diperhatikan pula penggunaan teknologi dan
manajemen untuk sistem procurement dan engineering agar material untuk
pengerjaan proyek dapat dikontrol dengan baik. Dengan menajemen yang baik
dan didukung oleh tekonologi diharapkan komunikasi antara kantor dan proyekproyek dapat lebih baik sehingga mengurangi kerugian perusahaan akibat waktu
tunggu dan kesalahan-kesalahan. Dalam paper ini kita akan mengkhususkan
pengerjaan untuk proyek-proyek Wings Group.

Perusahaan sebelum melakukan business research re-engineering

Surat perintah kerja untuk seluruh proyek dicetak oleh owner kantor
pusat yang berlokasi di Surabaya. Namun, kantor cabang dapat memerintahkan
secara pelaksana di lapangan secara langsung tanpa menunggu surat perintah.
Disini, surat perintah kerja hanya berperan sebagai pelengkap saja, selain itu tidak
dibuat perjanjian kerja (kontrak) antara kontraktor dan owner. Untuk pengerjaan
di kantor cabang, pelaksana proyek diperbolehkan mengatur kebutuhan sendiri
dan kontraktor pusat hanya sekedar mengetahui. Perubahan desain bangunan atau
kesalahan komunikasi antara owner, kontraktor dan pelaksana proyek sering
terjadi. Pengerjaan seperti ini menimbulkan masalah bagi keuangan perusahaan
karena banyak pekerjaan yang telat diketahui oleh kontraktor pusat sehingga
pendanaan kurang memadai dan terjadi keterlambatan dalam penagihan dan
pembayaran material serta upah pekerja.
Setiap karyawan dapat memesan material, baik di kantor maupun
dilapangan sehingga tidak ada integrasi yang baik khususnya untuk proyek di luar

provinsi yang jauh dari jangkauan. Seringkali pengerjaan di lapangan lebih dahulu
daripada informasi yang diterima kontraktor pusat sehingga tidak jarang terjadi
dua kali pengadaan material di lokasi proyek, dari pelaksana proyek dan
kontraktor pusat. Selain itu, untuk pengerjaan yang diketahui lebih dahulu oleh
kontraktor pusat maka kekurangan material di lokasi kerap terjadi akibat adanya
kesalahan informasi yang didapatkan dilapangan karena tidak ada briefing antara
kontraktor pusat yang mendesain dengan pelaksana di lapangan.
Pelaksana seringkali mengerjakan pekerjaan sesuai pengalaman masa
lalu padahal tidak semua pekerjaan identik. Salah satu contoh kasus adalah ketika
pengerjaan pembuatan jalan di Penajam. Desain kerja menggunakan wiremesh M8 satu lapis namun pengerjaan di lapangan menggunakan dua lapis wiremesh M-8
karena umumnya pengerjaan jalan menggunakan dua lapis. Hal ini baru diketahui
ketika pelaksana di proyek meminta tambahan material pada kontraktor pusat.
Kerugian keuangan hingga 50 juta dan ada waktu tunggu material sekitar 2
minggu terjadi akibat kurangnya komunikasi antara desainer dan pelaksana
lapangan.
Disamping

itu,

kurangnya

perencanaan

berakibat

fatal

pada

keterlambatan proyek. Beberapa material yang dibutuhkan dapat menjadi langkah

sehingga perlu dilakukan forecasting dan kontrak di muka agar kelangkaan
material tidak mempengaruhi waktu tunggu proyek secara signifikan. Sebagai
contoh, ketika musim kemarau maka pasokan material alam seperti pasir akan
menurun atau ketika harga rupiah terus menurun terhadap dollar maka kelangkaan
material besi akan terjadi.
Tidak hanya aspek teknik saja yang mengalami gangguan, namun kondisi
keuangan perusahaan turut mempengaruhi kelancaran proyek akibat tidak adanya
integrasi yang baik. Tagihan material tidak selalu dapat dibayarkan tepat waktu
karena keterbatasan dana yang dimiliki perusahaan dan kurangnya perencanaan
yang terintegrasi. Alokasi dana seringkali salah akibat purchasing tidak
memperhatikan tagihan-tagihan penting yang harus dilunasi guna kelancaran
proyek. Dalam kondisi mendesak dana yang awalnya dialokasikan untuk
pembayaran upah pekerja bisa saja dialihkan untuk membayar material proyek.

Perusahaan ini memiliki keunikan sekaligus tidak efisien dalam setiap

pencatatannya. Perusahaan yang sudah lebih dari 25 tahun ini menggunakan buku
tulis untuk tiap pencatatan administrasinya karena seringkali terjadi kesalahan
perkerjaan proyek dalam memasukkan nota dan tagihan. Akibat dari pemimpin
yang gagap teknologi maka pencatatan awal diharuskan menggunakan buku,
kemudian setelah diperiksa maka dipindahkan ke komputer untuk data base
cadangan. Duluya sempat ada penawaran penggunaan sistem informasi yang
sudah jadi dan disetujui, namun program tersebut tidak dapat jalan akibat user
sebagian besar berusia lanjut dan gagap teknologi.
Hal terakhir yang paling fatal adalah hilangnya sistem hirearki dan peran
masing-masing karyawan pada perusahaan. Seharunya proses pemesanan
dilakukan oleh purchasing namun suatu kali pemimpin memberi perintah pada
administrasi untuk memesan barang. Banyak kejadian serupa terjadi diperusahaan
sehingga menghilangkan fungsi-fungsi divisi yang telah dibentuk. Begitu juga
yang terjadi di lapangan, pelaksana merupakan pimpinan di lapangan, namun
seringkali mandor melewatinya dan langsung berkomunikasi dengan pimpinan
tertinggi masalah pekerjaan lapangan. Hal lain yang sering terjadi adalah mandor
atau kepala tukang dapat memesan barang langsung ke kantor kontraktor.

Penerapan Sistem Operasional dan Teknologi Beserta Manfaatnya

Owner meminta
pengerjaan proyek

Briefing terhadap
pelaksana dan
mandor di Proyek

Pengerjaan di
lapangan sesuai
jadwal pengerjaan

Kontraktor membuat
desain bangunan dan
pengerjaan

Kontraktor
menyiapkan gambar
kerja, material dan
pekerja

Kontrol dan Laporan

secara rutin antara
owner, kontraktor,
dan pelaksana

Owner memberikan
surat perintah kerja

Pengerjaan selesai,
pembuatan laporan
akhir proyek
(opname)

Kontraktor membuat
kontrak

Gambar 1. Sistem Alur Pengerjaan Proyek.

4

Masalah-masalah diatas dapat diminimalkan dengan bantuan sistem kerja

yang jelas. Pemimpin memegang peranan penting dalam kesuksesan pembuatan
sistem kerja. Regenerasi karyawan harus dilakukan agar perusahaan tetap sehat
dan mampu menerapkan teknologi untuk mengefisienkan pengerjaan. Hal ini
dilakukan dengan merekruit karyawan-karyawan baru yang masih muda. Selain
hal tersebut, komitmen dari pemimpin untuk patuh pada sistem kerja yang dibuat
sangat besar pengaruhnya, dimana sering terjadi pemimpin atau para tetua merasa
lebih senior dan tidak mau mengikuti sistem yang ada. Sistem alur dapat dilihat
pada Gambar 1. Meskipun belum menunjukkan sistem yang sempurna, namun
diharapkan dapat mengurangi masalah-masalah merugikan perusahaan.
MULAI
TIDAK
Estimator menghitung
kebutuhan sesuai
gambar rencana.

Purchasing memesan
material dan mengatur
pengiriman sesuai
jadwal.

YA

Sesuai rencana
kerja atau jumlah
<5 juta?

Logistic order
tambahan/
kekurangan
material.
TIDAK

Supplier membuat
kesepakatan
pembayaran material
dengan accountin.

TIDAK

Material
sesuai
kebutuhan
pengerjaan?

Supplier mengirim
barang. Logistic
menerima material dan
mengatur keluar masuk
di inventory sesuai
jadwal kerja.

Gambar 2. Gambar SOP untuk pemesanan material

5

YA

SELESAI

Dengan menggunakan sistem ini pengerjaan dilapangan memiliki waktu

tunggu lebih lama karena sistem centralize namun perusahaan akan lebih mudah
mengkontrol kebutuhan material dan aliran dana yang dibutuhkan. Material yang
dipesan tidak berlebihan sehingga tidak banyak waste material pada akhir
pengerjaannya. Keuntungan lain yang didapat adalah harga material dapat lebih
mudah karena dipesan secara bersamaan dengan kebutuhan material sejenis dari
proyek lain. Selain sistem pengerjaannya, bagian sistem purchasing teknik
(engineer) juga diperbaik dan memanfaatkan teknologi. SOP pemesanan material
proyek dapat dilihat pada Gambar 2.
Melalui sistem ini logistik, pelaksana dan mandor tidak dapat memesan
material. Tugas untuk mendorong pengiriman material dan meminta kekurangan
material merupakan tugas Logistik. Pelaksana bertanggung jawab dalam mengatur
pengunaan material agar material yang dipesan sesuai dengan pengerjaan di
lapangan. Melalui standar ini diharapkan setiap anggota dalam perusahaan dapat
melakukan perannya dan bertanggung jawab atas tiap kewajiban. Hal ini
berdampak pula pada ketepatan penjadwalan proyek karena pelaksana hanya
menerima perintah dari satu pintu, bertanggung jawab atas terlaksannya gambar
kerja yang telah dipegang dan tidak turut campur terhadap pengadaan material
proyek.
Komitmen para senior dan pimpinan terhadap sistem yang telah
ditetapkan berpengaruh terhadap kelancaran proses pembangunan proyek. Selain
standar yang telah dibuat, setiap proses komunikasi dibantu oleh teknologi sistem
informasi manajemen pada komputer. Dana yang dikeluarkan cukup besar untuk
memfasilitasi proyek-proyek dilapangan, yaitu berupa smartphone agar dapat
mengakses data. Para senior yang telah berumur juga harus turut belajar dalam
penggunaan teknologi yang disiapkan perusahaan. Dengan bantuan teknologi ini
diharapkan salah komunikasi dapat berkurang.
Teknologi sistem informasi ini meliputi pemesanan material secara
online, sehingga logistik yang ada dilapangan dapat melihat apa barang yang
dipesan telah diproses atau belum. Selain itu bila terjadi keterlambatan, logistik
dapat langsung melihat laporan yang selalu diupdate oleh purchasing. Melalui
sistem online dalam pemesanan dan pelaporan material maka diharapkan dapat

mengurangi kesalahan pemesanan, pemesanan ganda, serta mengurangi kesalah

pahaman antara kantor kontraktor dengan proyek dilapangan.
Selain sistem pemesanan, untuk desain gambar kerja serta ketepatan
pelaksanaan proyek sesuai jadwal dapat dilaksanakan dengan cepat. Dengan
bantuan internet dan database online maka perubahan desain gambar dapat
dikabarkan dengan cepat dan mudah serta progress dilapangan dapat dipantau
dengan mudah. Komunikasi dengan adanya multichat memudahkan para pekerja
dimana setiap terjadi komunikasi dapat dipantau oleh seluruh bagian yang terkait.
Disamping itu, sistem purchasing juga terhubung langsung dengan
keuangan. Laporan keuangan ini dapat dengan mudah dipantau tiap anggota tim
proyek sehingga data-data yang diperlukan dapat diakses dengan mudah. Data
yang dikontrol ini meliputi laporan pembelian peralatan kerja, pekerjaan lembur,
upah tenaga kerja, dan masih banyak lainnya. Dengan adanya integrasi antara
sistem purchasing dan keuangan, pemesanan barang yang penting dapat
didahulukan dan purchasing dapat merencanakan pembeliannya berdasar
kemampuan keuangan perusahaan semaksimal mungkin.

Penutup
Dengan adanya komitmen dari pemimpin dan karyawan untuk terus
berkembang maka perusahaan dapat menjadi lebih baik. Keterbukaan akan
kemajuan teknologi sangat penting agar pekerjaan lebih efisien.