TUGAS

PEMERIKSAAN MANAJEMEN
KASUS:

AUDIT KETERLAMBATAN PRODUKSI DI

PABRIK TEKSTIL MILIK PT. SERAT SURYA

Firlia Rachmania
(0813015020)
Kelas H (Sore)

FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI

UNVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL VETERAN JAWA TIMUR
TAHUN PELAJARAN 2010/2011

Jawaban No.1

DAFTAR RINGKAS TEMUAN AUDIT

N
o.
Kondisi
1 Tidak cukup
tersedianya sumber
daya bahan baku di
dalam negeri
terutama untuk
produk yang
berbahan dasar
sutra yang harus
import sehingga
hanya mampu
mencapai 90% dari
kebutuhan
pelanggan
2 Perusahaan
beberapa kali
mengalami
keterlambatan
pemenuhan pesanan
dan juga perusahaan
tidak mampu
menempatkan
barangnya di pasar
tepat waktu dalam
kuantitas sesuai
dengan kebutuhan
3 Pemenuhan pesanan
yang selalu
terlambat

Kriteria
Jadwal produksi
telah mencerminkan
kestabilan usaha
perusahaan dalam
memenuhi
kebutuhan
pelanggan

Penyebab
Perusahaan sering
tidak tepat dalam
merencanakan
kebutuhan bahan
baku perusahaan
(terutama untuk
produk yang
berbahan dasar
sutra yang masih
impor)

Akibat
Kedatangan bahan
baku sering
terlambat sehingga
proses produksi
tidak mampu
memenuhi semua
pesanan pelanggan

Jadwal produksi
disusun
berdasarkan
rencana penjualan
dan pembentukan
stok pengaman
dalam menjaga
kestabilan barang di
pasaran

Perusahaan
menetapkan
kebijakan
pengiriman yang
terlalu cepat tanpa
memikirkan kondisi
persediaan bahan
baku yang tersedia
untuk proses
produksi

Perusahaan tidak
memiliki
persediaan yang
cukup sebagai stok
pengamanan
dalam menjaga
kestabilan barang
di pasaran

Jadwal produksi
mampu
meminimumkan
biaya persediaan,
biaya set up, upah
lembur, dan waktu
sumber daya
menganggur

Jadwal penerimaan
bahan baku dan
perbaikan fasilitas
produksi tidak
disesuaikan
dengan terjadinya
perubahan
pesanan dari
pelanggan

Terhambatnya
proses produksi
rata-rata 18 jam
dalam 1 minggu
yang tentunya
akan
mengakibatkan
bertambahnya
biaya upah lembur,
waktu sumber daya
tenaga kerja yang
terbuang untuk
melakukan proses
produksi, serta
bertambahnya
biaya set up mesin
untuk bagian
pemeliharaan

fasilitas produksi

4 Pada tahun 2006, proses

Jadwal produksi telah

mengintegrasikan
jadwal penerimaan
bahan baku,
pemeliharaan fasilitas
dan pengiriman barang
ke dalam jadwal
produksi

Perencanaan
kebutuhan bahan baku
perusahaan (terutama
untuk produk yang
berbahan dasar sutra
yang masih impor)
sering tidak tepat

Keterlambatan
kedatangan bahan
baku mengakibatkan
kekurangan bahan
baku sebanyak 15%
(2006) dari kebutuhan
produksi.

5 Jadwal produksi
tidak disesuaikan
dengan terjadinya
pemesanan dari
pelanggan yang
sifatnya mendadak,
sehingga belum
termasuk dalam
jadwal produksi yang
telah ditetapkan,
yang menyebabkan
tertundanya
pengiriman barang
yang terjadwal ratarata 2 hari untuk
setiap pesanan
6 Tidak adanya
mekanisme
penyesuaian (cross
check) program
antara bagian
produksi, pembelian
bahan baku dan
pemeliharaan
fasilitas produksi

Perusahaan
memiliki kebijakan
tertulis tentang
perubahan jadwal
produksi karena
adanya
penambahan
(perubahan)
pesanan pelanggan

Perusahaan tidak
(belum) memiliki
kebijakan tertulis
sebagai dasar
untuk melakukan
perubahan jadwal
produksi, jika
terjadi tambahan
(perubahan)
permintaan
pelanggan

Rencana produksi
dan pengiriman
yang telah
terjadwal menjadi
terganggu

Jadwal produksi
telah selaras
dengan jadwal pada
fungsi-fungsi
lainnya

Jadwal produksi
tidak selaras
dengan jadwal
pada bagian
pembelian bahan
baku dan
pemeliharaan
fasilitas produksi

Keterlambatan
proses produksi

produksi hanya mampu

mencapai kuantitas 90%
dari produk yang
dibutuhkan untuk
memenuhi pesanan
pelanggan sesuai
dengan jadwal
pengiriman yang telah
ditetapkan

7 Di dalam gudang
menumpuk
beberapa jenis
barang yang
menunggu untuk
dikirim kepada
pelanggan

8 Kekurangan bahan
baku sehingga
proses produksi
hanya mampu
mencapai kuantitas
sebesar 90% untuk
memenuhi proses
produksi
9 Semua bahan baku
yang tersedia di
lokasi pabrik
diproses meskipun
belum waktunya
untuk diproses
10 Terjadi penumpukan
persediaan di dalam
gudang sampai 15%
untuk produk non
sutra

11 Supervisor
memerintahkan
untuk memproduksi
terlebih dahulu
produk yang bahan
bakunya tersedia di
lokasi pabrik

Jadwal produksi
harus mampu
mengoptimalkan
tingkat penggunaan
kapasitas produksi

Jadwal produksi
didukung dengan
metode permintaan
material yang
akurat

Seluruh kapasitas
yang dimiliki
terserap dalam
rencana produksi
yang telah
ditetapkan
Perusahaan
memiliki kebijakan
tertulis tentang
pemanfaatan
kapasitas
menganggur (jika
jadwal produksi
tidak disusun pada
basis full capacity)

Supervisor
memerintahkan
untuk
memproduksi
terlebih dahulu
produk yang bahan
bakunya tersedia di
lokasi pabrik
karena proses
produksi harus
berjalan terus
Metode permintaan
bahan baku
perusahaan
(terutama yang
berbahan sutra
yang masih impor)
sering tidak tepat

Terjadi
penumpukan
persediaan di
dalam gudang

Perusahaan
beroperasi sebesar
85% dari kapasitas
penuh

Adanya kapasitas
yang menganggur
yang terjadi
sebesar +15%

Perusahaan
memiliki kebijakan
tertulis tentang
pemanfaatan
kapasitas
menganggur yaitu
dengan mengolah
semua sisa bahan
yang tersedia di
lokasi pabrik
meskipun belum
waktunya untuk
diproses
Jadwal produksi
Proses produksi
telah meminimalkan harus berjalan
persediaan
terus

Kedatangan bahan
baku sering
terlambat

Terjadi
penumpukan
persediaan

Terjadi
penumpukan
persediaan di
gudang

12 Pada tahun 2006,

terjadi
keterlambatan
pemenuhan pesanan
dan perusahaan
tidak mampu
menempatkan
barangnya di pasar
tepat waktu dalam
kuantitas sesuai
dengan kebutuhan

Penentuan tingkat
persediaan
minimum telah
mempertimbangkan
kemungkinan
terjadinya:
keterlambatan
pasokan bahan
baku, pemeliharaan
fasilitas produksi,
perubahan
permintaan pasar

Perusahaan
menetapkan
kebijakan
persediaan yang
sangat minimum
untuk menjaga
kestabilitasan
keuangannya tanpa
mempertimbangka
n terjadinya:
keterlambatan
pasokan bahan
baku,
pemeliharaan
fasilitas produksi,
perubahan
permintaan pasar

13 Jadwal pemeliharaan
mesin tdak selalu
tepat dengan
penggunaannya,
sehingga pada saat
beberapa komponen
mesin dibutuhkan
sering belum siap
karena masih
diperbaiki

Jadwal
pemeliharaan
fasilitas produksi
telah terintegrasi
dengan rencana
produksi

Jadwal
pemeliharaan
mesin tidak selalu
tepat dengan
jadwal
penggunaannya

Jawaban No.2
Kesimpulan Audit

Tertundanya
pengiriman barang
yang terjadwal
rata-rata 2 hari
untuk setiap
pesanan karena
faktor ketidak
sesuaian antara
jadwal produksi
dengan perubahan
permintaan pasar
dan
kekurangmampuan
perusahaan dalam
mencapai kuantitas
produksi dalam
memenuhi pesanan
pelanggan karena
faktor
keterlambatan
pasokan bahan
baku
Terjadinya waktu
tunggu rata-rata 1
jam dalam setiap
hari

Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama audit yang saya
lakukan, saya dapat menyimpulkan sebagai berikut:
Kondisi:
1). Prosedur

perencanaan

bahan

baku

yang

sering

tidak

tepat

menyebabkan kedatangan bahan baku sering terlambat mengandung

beberapa kelemahan, di antaranya:
I. Tidak terdapat prosedur yang dapat menjamin bahwa setiap
perencanaan bahan baku akan dapat terpenuhi secara tepat waktu,
khususnya

bahan

dasar

sutra

impor,

yang

akhirnya

akan

menyebabkan kedatangan bahan baku itu sering terlambat

II. Tidak terdapat prosedur yang memadai untuk memastikan bahwa
setiap perencanaan bahan baku akan dapat memenuhi kuantitas
yang dibutuhkan dalam setiap proses produksi sehingga tidak
terjadi kekurangan bahan baku dalam produksinya
2). Keterlambatan pemenuhan pesanan dan juga ketidakmampuan
perusahaan untuk menempatkan barangnya di pasar tepat waktu
dalam kuantitas yang sesuai dengan kebutuhan
3). Ketidak selarasan jadwal produksi dengan jadwal bagian pembelian
bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi yang dikarenakan
tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check) program antara
bagian-bagian tersebut.
4). Penumpukan beberapa jenis barang, terutama barang non sutra, di
gudang yang menunggu untuk dikirim kepada pelanggan karena
perintah supervisor untuk memproduksi terlebih dahulu semua bahan
yang tersedia di lokasi pabrik meskipun belum waktunya untuk
diproses
5). Kebijakan
menjaga

persediaan
kestabilan

perusahaan

yang

keuangannya

sangat

tanpa

minimum

untuk

mempertimbangkan

terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas

produksi, perubahan permintaan pasar
6). Jadwal pemeliharaan mesin yang tidak

selalu

tepat

sehingga

menyebabkan terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap harinya

7). Kebijakan perusahaan dalam hal pengiriman barang yang terlalu cepat
Kriteria:
1). Jadwal produksi harus mencerminkan kestabilan usaha perusahaan
dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
2). Jadwal produksi harus disusun berdasarkan rencana penjualan dan
pembentukan stok pengaman dalam menjaga kestabilan barang di
pasaran
3). Agar tingkat penggunaan kapasitas produksi optimal maka jadwal
produksi harus terintegrasikan dengan jadwal penerimaan bahan baku,
pemeliharaan fasilitas dan pengiriman barang ke dalam jadwal
produksi sehingga mampu meminimumkan biaya persediaan, biaya
set up, upah lembur dan waktu sumber daya yang menganggur
4). Perusahaan harus memiliki kebijakan tertulis tentang perubahan
jadwal produksi karena adanya penambahan (perubahan) pesanan
pelanggan
5). Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal fungsi-fungsi lainnya
6). Metode permintaan material harus akurat sehingga kekurangan bahan
baku tidak terjadi lagi
7). Penentuan
tingkat

persediaan

minimum

harus

telah

mempertimbangkan kemungkinan terjadinya: keterlambatan pasokan

bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan
pasar
8). Kebijakan

pengiriman

produk

yang

terlalu

cepat

menyebabkan

perusahaan mengalami kesulitan dalam memenuhi kewajibannya. Oleh

karena itu, perusahaan sewajarnya membuat suatu kontrak perjanjian
tertulis yang harus mempertimbangkan kemampuan perusahaan
dalam menyanggupi kewajibannya dalam hal pengiriman barang
dengan tidak mengabaikan tujuan utama produksi perusahaan yaitu,
waktu pengiriman yang tepat.

Penyebab:

1). Belum adanya peraturan baku secara tertulis yang dimiliki perusahaan,
dalam prosedur dan sistem perencanaan kebutuhan bahan baku dan
permintaan material yang akurat digunakan saat ini
2). Belum tersedianya kebijakan dan atau peraturan memadai berkaitan
dengan penentuan batas minimum jumlah persediaan untuk satu
periode proses produksi dan perubahan jadwal produksi karena adanya
penambahan pesanan pelanggan
3). Tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check) program antara
bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas
produksi padahal Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas
produksi

dikendalikan

oleh

kepala

bagian

yang

mencegah terjadinya keterlambatan produksi.

4). Kebijakan
pengiriman
produk
yang
terlalu

berbeda

untuk

cepat

tanpa

mempertimbangkan kondisi persediaan bahan baku yang tersedia

Akibat:
1). Perusahaan tidak mampu memenuhi semua pesanan pelanggan
dengan tepat waktu
2). Jadwal pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap
pesanan karena faktor ketidak sesuaian antara jadwal produksi dengan
perubahan permintaan pasar
3). Proses produksi mengalami waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap
hari sehingga perusahaan mengalami keterlambatan proses produksi
4). Kebijakan perusahaan untuk mengolah semua bahan baku yang
tersedia di lokasi pabrik mengakibatkan penumpukan persediaan di
gudang
5). Masih ada kapasitas yang menganggur dalam perusahaan
6). Perusahaan tidak memiliki persediaan yang cukup sebagai stok
pengamanan dalam menjaga kestabilan barang di pasaran
Pejabat yang bertanggung jawab:
Direktur Perencanaan dan Pelaksanaan Produksi

Jawaban No.3
Rekomendasi
Hasil audit yang telah dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang
harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan
ini dapat dikelompokkan menjadi tiga hal, yaitu:
1. Kelemahan yang terjadi pada sistem dan prosedur dalam pemesanan
dan pengadaan bahan baku terutama yang berbahan baku sutra yang
dimiliki perusahaan.
2. Kelemahan yang terjadi karena kurangnya koordinasi yang positif
antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan
fasilitas produksi.
3. Kelemahan yang terjadi karena kebijakan pengiriman produk yang
terlalu cepat.
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi
sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk
memperbaiki kelemahan tersebut.
Rekomendasi:
1. Perusahaan harus memiliki sistem dan prosedur dalam pemesanan dan
pengadaan bahan baku terutama yang berbahan baku sutra yang
dimiliki perusahaan agar proses produksi berjalan stabil serta dapat
memberikan informasi tentang persediaan dan jumlah bahan baku
yang dibutuhkan dengan akurat sesuai keadaan yang ada dalam
perusahaan sehingga proses produksi dapat berjalan stabil dalam
menjalankan usahanya memenuhi pesanan pelanggan dan memiliki
stock pengaman yang cukup di pasaran.
2. Bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas
produksi

harus

selalu

mengadakan

rapat

evaluasi

kerja

untuk

mencegah terjadinya keterlambatan proses produksi.

3. Perusahaan harus melakukan pelatihan dan pembinaan bagi karyawan
bagian

pembelian

bahan

baku

yang

melakukan

perencanaan

kebutuhan bahan baku sehingga dapat mengurangi resiko ketidak

tepatan dalam melakukan perencanaan kebutuhan bahan baku yang
dapat menghambat proses produksi karena kekurangan bahan baku
terutama bahan baku yang berbahan dasar sutra.
4. Perusahaan harus membuat kebijakan dan peraturan tertulis yang
cukup untuk menjadi dasar-dasar tentang perubahan jadwal produksi
karena adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak
mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
5. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang terintegrasi dengan:
a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan
siap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai
b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap
untuk dioprasikan
c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja
sejak pesanan diterima
Keputusan

untuk

melakukan

perbaikan

atas

kelemahan

ini

spepenuhnya ada pada pihak manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak
segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk
pada Pengelolaan Proses Produksi di masa yang akan datang.