Pelaporan

Hasil Pengambilan Sampel

OLEH: ANWAR HADI
PUSAT SARANA PENGENDALIAN DAMPAK LINGKUNGAN
KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP

Pelaporan Hasil Pengambilan Sampel

Setiap hasil pengambilan sampel yang
dilakukan oleh lembaga atau institusi harus
dilaporkan secara:

Akurat
Jelas
Tidak menimbulkan keraguan
Objektif
Sesuai dengan instruksi yang spesifik
dalam metode pengambilan sampel.

Pelaporan Hasil Pengambilan Sampel

Laporan harus mencakup:
semua informasi yang diminta oleh pelangggan
yang diperlukan untuk interpretasi hasil pengambilan sampel
semua informasi yang disyaratkan oleh metode yang digunakan
Untuk pelanggan internal atau dalam hal suatu kesepakatan tertulis
dengan pelanggan, maka hasil pengambilan sampel dapat dilaporkan
dalam suatu bentuk yang disederhanakan.
Informasi yang seharusnya dilaporkan tetapi tidak disajikan dalam
laporan, maka informasi tersebut harus siap tersedia di lembaga atau
institusi yang melaksanakan pengambilan sampel tersebut.
Laporan pengambilan sampel dapat diterbitkan sebagai hard copy atau
dengan pengiriman data elektronik tergantung permintaan pelanggan.

Pelaporan Hasil Pengambilan Sampel

Setiap laporan pengambilan sampel harus mencakup sekurang-kurangnya informasi
sebagai berikut:
a) judul (seperti "Laporan Pengambilan Sampel ");
b) nama dan alamat lengkap lembaga atau institusi yang melakukan pengambilan
sampel;
c) identifikasi yang unik dari laporan pengambilan sampel (seperti nomor seri), dan
identifikasi pada setiap halaman untuk memastikan bahwa halaman tersebut
diketahui sebagai bagian dari laporan pengambilan sampel, serta identifikasi yang
jelas yang menyatakan halaman akhir dari laporan pengambilan sampel;
d) nama dan alamat pelanggan ;
e) suatu uraian, kondisi, dan identifikasi yang tidak menimbulkan keraguan dari sampel
yang diambil;
f) tanggal pengambilan sampel;
g) lokasi pengambilan sampel termasuk diagram, sketsa, atau foto;
h) detail dari kondisi lingkungan selama pengambilan sampel yang dapat mempengaruhi
interpretasi;
i) standar atau spesifikasi lainnya untuk metode pengambilan sampel atau prosedur,
deviasi, penambahan kepada, atau pengecualian, dari spesifikasi yang dimaksud;
j) suatu acuan untuk rencana pengambilan contoh dan identifikasi metode pengambilan
sampel yang digunakan;
k) hasil pengukuran dan/atau pengujian di lapangan dengan satuan pengukuran, apabila
memungkinkan;
l) nama, jabatan dan tanda tangan atau identifikasi yang ekivalen dari orang yang
mengesahkan laporan pengambilan sampel;

Format Pelaporan Pengambilan Sampel

Harus didesain untuk mengakomodasikan setiap jenis
pengambilan sampel yang dilaksanakan
Meminimalkan kemungkinan salah pengertian atau salah
penggunaan
Judul sedapat mungkin dibakukan
Kemudahan penerimaan oleh pembaca/pengguna
Bila dikirim melalui telepon, teleks, faksimili atau perangkat
elektronik, maka petugas yang melakukan pengiriman
harus mengikuti prosedur yang terdokumentasi dan
terjamin kerahasiaannya

Pendapat dan Interpretasi

Apabila interpretasi diperlukan, maka laporan pengambilan
sampel harus mencakup informasi tambahan yang
diperlukan, misalnya:
a) deviasi dari, penambahan untuk, atau pengecualian dari metode
pengambilan sampel;
b) apabila relevan, suatu pernyataan kesesuaian/ketidaksesuaian
dengan persyaratan dan /atau spesifikasi;
c) apabila dapat diterapkan, suatu pernyataan tentang estimasi
ketidakpastian pengukuran;
d) apabila memadai dan diperlukan, disertakan opini dan interpretasi;
e) informasi tambahan yang mungkin dibutuhkan oleh metoda
khusus, pelanggan atau kelompok pelanggan.

Pendapat dan Interpretasi

Harus mendokumentasikan dasar yang digunakan untuk
membuat pendapat dan interpretasi yang terdiri dari,
tetapi tidak terbatas pada hal-hal sebagai berikut:
a) suatu pendapat terhadap pernyataan
kesesuaian/ketidaksesuaian hasil pengambilan sampel
dengan persyaratan;
b) pemenuhan persyaratan berdasarkan perjanjian atau
kontrak;
c) rekomendasi tentang bagaimana menggunakan hasil
pengambilan sampel;
Pendapat dan interpretasi dapat pula dikomunikasikan
melalui dialog langsung dengan pelanggan namun hasil
dialog sebaiknya ditulis.

Amandemen Laporan
Lembaga atau institusi yang melakukan pengambilan sampel harus
menerbitkan laporan yang bebas dari kesalahan atau koreksi.
Bila terjadi, koreksi hanya dapat dilakukan oleh personel yang
berwenang.
Bahan amandemen untuk suatu laporan pengambilan sampel setelah
diterbitkan harus dibuat hanya dalam bentuk dokumen susulan, atau
pengiriman data yang mencakup pernyataan "Suplemen untuk laporan
pengambilan sampel, nomor seri.. (atau menurut identitas lainnya)"
atau suatu bentuk kalimat yang ekivalen.
Apabila laporan pengambilan sampel mengandung kesalahan yang
berarti, maka jika memungkinkan lembaga atau institusi yang
melakukan pengambilan sampel menarik kembali laporan tersebut
dan menerbitkan laporan pengambilan sampel yang baru seutuhnya.
Laporan baru tersebut harus diidentifikasi secara unik dan harus berisi
suatu acuan ke bentuk asli yang digantikan.