Dalam

sebuah

Introduction
perusahaan besar, mungkin ada ribuan

pembelian transaksi yang terjadi setiap hari. Perusahaan harus

memiliki

sistem

dan

proses

untuk

menangkap,

merekam,

meringkas, dan melaporkan transaksi ini. Proses adalah kebijakan

dan

prosedur

yang

karyawan

mengikuti

menyelesaikan

pembelian barang atau bahan, menangkap data vendor dan

jumlah pembelian, dan dokumen yang dihasilkan pembelian ke
dpartement

yang

pengeluaran

proses

tepat
bagian

dalam
dari

perusahaan.
sistem

menyoroti

akuntansi

secara

keseluruhan.
Bila

pembelian

terjadi,

informasi

yang

dihasilkan

dari

pembelian yang harus mengalir ke sistem perekaman pembelian,

hutang dan sistem pengeluaran kas, dan sistem pelacakan
inventaris. Dalam sistem TI akuntansi, sistem pencatatan dan

Expenditures Process within the

overall system

Perbedaan Revenue dan

Expenditures Proses

Proses pengeluaran adalah

sebagai berikut:
Siapkan permintaan pembelian dan / atau
pesanan pembelian untuk barang atau jasa yang
dibutuhkan.
Beritahu vendor (supplier) barang atau jasa yg
dibutuhkan
Menerima barang atau jasa, seringkali melalui
pengangkut umum adalah truk, kereta api, atau
perusahaan angkutan udara.
Catat hutang
Membayar tagihan yang dihasilkan
Memperbarui catatan yang terkena dampak,
seperti hutang, kas, persediaan, dan biaya.

Sistem pengendalian internal untuk

setiap kategori adalah sebagai berikut:
Transaksi tidak valid (fiktif atau menggandakan)
mungkin telah direkam
Transaksi mungkin telah dicatat dalam jumlah
yang salah.
Transaksi yang sebenarnya mungkin telah
dihilangkan dari catatan akuntansi.
Transaksi mungkin telah direkam kepada vendor
salah atau nomor rekening salah
Transaksi mungkin belum dicatat pada waktu yang
tepat
Transaksi mungkin telah terakumulasi atau
ditransfer ke catatan akuntansi salah.

Proses Pembelian
ALUR KEGIATAN

Contoh Purchase Order

RISIKO DAN KONTROL DALAM PROSES

PEMBELIAN

lima activitas pengendalian internal :

1.

Otoritas Transaksi

Individu tertentu dalam perusahaan harus diberi tanggung

jawab otoritas untuk persiapan permintaan pembelian dan
pesanan pembelian, termasuk persetujuan seleksi vendor

2. Pemisahan Tugas
Dalam proses pembelian, tugas akuntansi yang
berkaitan dengan permintaan, pemesanan, persetujuan
pembelian, penerimaan, inventory control, account sistem
hutang, informasi, dan akuntansi umum harus dipisahkan,
dalam rangka untuk memenuhi tujuan pengendalian
internal

3. Dokumen Pendukung yang memadai

Personil akuntansi harus memastikan bahwa dokumen
pendukung yang memadai dipertahankan untuk pembelian
transaksi. Berkas harus dipertahankan untuk permintaan
pembelian, Po, laporan penerimaan, faktur. File-file ini harus
diatur baik secara kronologis berdasarkan tanggal jatuh
tempo, dalam urutan numerik dengan nomor formulir atau
item persediaan nomor, atau dalam urutan abjad nama
vendor. 4. Keamanan aset dan Dokumen

4. Keamanan Asset dan Dokumen

Arsip Pembelian dan program harus dilindungi dari akses
yang tidak sah melalui penggunaan kontrol elektronik, seperti
password, dan kontrol fisik, seperti lemari penyimpanan
terkunci. Kontrol fisik juga dapat digunakan di gudang
penyimpanan perusahaan dan menerima daerah, untuk
melindungi barang-barang yang dibeli dari pencurian.

5. Pemeriksaan Independen & Rekonsiliasi

Beberapa prosedur pengendalian internal khusus yang harus
dilakukan untuk mencapai accountanbility untuk proses ini disajikan.
Kinerja fungsi ini oleh seseorang yang independen dari fungsi otoritas,
hak menjaga dan fungsi pencatatan untuk proses pembelian akan
efektivitas mereka.
PERTIMBANGAN BIAYA MANFAAT
perusahaan akan menerapkan pengendalian internal hanya jika
manfaat yang sesuai melebihi biaya pelaksanaan. Oleh karena itu,
perusahaan harus mengevaluasi risiko lazim dalam sistem sebelum
menentukan campuran kontrol untuk mengeksekusi. Beberapa
karakteristik risiko tinggi yang bisa menjamin kebutuhan pengendalian
internal yang luas adalah sebagai berikut:
Barang yang diterima sangat sulit untuk membedakan, menghitung,
atau memeriksa
tinggi barang yang sering diterima, atau barang bernilai tinggi
Pengaturan persediaan harga yang kompleks atau berdasarkan
estimasi
Perubahan sering terjadi pada harga pembelian atau vendor
Perusahaan tergantung pada satu atau sangat sedikit vendor kunci.
Menerima dan / atau pencatatan dilakukan di beberapa lokasi.

Proses
Return
Pembelian
Kadang-kadang, perusahaan dapat menolak barang yang diterima
dan memulai proses pembelian kembali. Hal ini dapat terjadi karena
berbagai alasan, termasuk yang berikut:
1. Barang yang dikirim tidak bisa diterima karena situasi ini:
Perbedaan Kuantitas atau jumlah
Damage atau cacat
Kesalahan dalam jenis barang yang dikirim atau dipesan
Perbedaan dalam hal pembelian
Masalah waktu
2. Perubahan kebutuhan perusahaan tentang penjualan masa depan
atau produksi
Keadaan barang diterima dicatat dalam : pertama yang tercantum
biasanya terdeteksi segera, karena barang diperiksa pada saat diterima.
Kadang-kadang, bagaimanapun, tidak dapat diterima keadaan barang
dapat ditemukan di kemudian hari, terutama dalam hal barang yang
cacat, perbedaan kualitas, dan persyaratan pembelian. Perubahan
kebutuhan perusahaan, kedua, dapat terjadi setiap saat, karena
perusahaan mungkin memiliki perubahan yang tak terduga dalam
kegiatan usahanya. Terlepas dari alasan penolakan pembelian atau
waktu pengembalian, sebuah perusahaan harus memiliki prosedur
khusus dan tempat untuk menangani pengembalian ke vendor.

Peta kegiatan Return Pembelian

RISIKO DAN KONTROL DALAM PROSES RETURN

PEMBELIAN

1.

Otoritas Transaksi

Setiap kali masalah pembelian dicatat, otorisasi khusus harus diminta

untuk secara resmi menolak dan mengembalikan barang-barang dan
memulai persiapan memo debit. Semua memo debit harus disetujui oleh
anggota manajemen atau individu lain yang ditunjuk dalam perusahaan
sebelum barang fisik dikembalikan ke vendor.

2. Pemisahan Tugas
Karyawan akun hutang yang mempersiapkan memo debit tidak
harus bertanggung jawab untuk menjalankan tugas atau otorisasi
fungsi proses pembelian. Accordingly, these individuals should not
handle inventory or cash, or approve purchasing or purchase return
transactions. Dengan demikian, orang-orang tidak seharusnya
menangani persediaan atau uang tunai, atau menyetujui transaksi
pembelian atau return pembelian .

3. Dokumen Pendukung yang memadai

Memo debit adalah dokumen yang paling signifan dalam proses
pembelian kembali. Adalah penting bahwa memo debit mencakup
deskripsi menyeluruh mengenai komponen yang akan dikembalikan,
termasuk jumlah dan harga, serta mengacu pada faktur pembelian asli.

4. Keamanan Asset dan Dokumen

Akun catatan hutang dan file data harus dibatasi kepada mereka
yang secara khusus berwenang untuk menyetujui atau merekam
kembali

pembelian

terkait.

Penitipan

barang

dikembalikan

harus

dikendalikan dan terbatas pada mereka dalam fungsi pengiriman atau

orang lain yang ditunjuk secara khusus untuk menangani barang.

5. Pemeriksaan Independen & Rekonsiliasi

Perusahaan harus memiliki tempat spesifik kegiatan pengendalian
internal untuk mencapai akuntabilitas untuk retur pembelian. Terpenting
adalah kontrol yang memeriksa kemungkinan return pembelian yang tidak
tercatat. Selain itu, seseorang yang independen dari fungsi akuntansi
harus meninjau dokumen pendukung untuk memverifikasi bahwa memo
debit merupakan pengembalian yang sebenarnya.
PERTIMBANGAN BIAYA MANFAAT
Kontrol internal harus selalu menjadi bagian dari sistem akuntansi
perusahaan. Namun, eksposur tertentu mungkin ada dalam sebuah
perusahaan yang dapat menjamin kebutuhan untuk menerapkan prosedur
pengendalian

internal

yang

lebih

luas.

Sebuah

perusahaan

harus

mengevaluasi apakah keuntungan yang diraih dari pengendalian internal

perusahaan, mengingat risiko yang terkait dan biaya pelaksanaan.

PROSES PENCAIRAN KAS

Aliran proses yang berhubungan dengan

kegiatan pengadaan mengharuskan
pembayaran dibuat untuk kewajiban
pembelian yang telah dikeluarkan. Proses
pengeluaran kas harus dirancang untuk
memastikan bahwa perusahaan tepat proses
pembayaran untuk memenuhi rekening yang
harus dibayar ketika mereka jatuh tempo.
Pengeluaran kas bisa mencakup pembayaran
dilakukan dengan cek atau dengan mata uang.

Alur Sistem pencairan cas

khas

RISIKO DAN KONTROL DALAM PROSES

PENCAIRAN KAS
1.

Otoritas Transaksi

Departemen
hutang
harus
mengotorisasi
pengolahan
transaksi
pengeluaran kas, sesuai dengan kebutuhan untuk memenuhi kewajiban penjual.
Otorisasi terjadi ketika rekening departemen hutang sesuai dengan pesanan
pembelian, laporan penerimaan, dan faktur, dan kemudian meneruskan
dokumen-dokumen dicocokkan dengan departemen pengeluaran kas. Selain itu,
anggota yang ditunjuk manajemen harus diberikan tanggung jawab untuk
menyetujui pembayaran aktual dengan tanda tangan mereka di muka cek. Ini
berarti bahwa hanya satu atau beberapa orang harus memiliki wewenang
memeriksa penandatanganan. Bank akan menyimpan catatan tanda tangan dari
orang-orang penandatangan cek resmi.

2. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas yang efektif mengurangi kemungkinan kesalahan
terdeteksi atau penipuan dengan menyediakan kontrol akuntansi atas proses
pencairan tunai. Jika pembelian, penerimaan, hutang, dan fungsi pencairan kas
dipisahkan, kesempatan untuk pencurian atau kesalahan dalam proses harus
minimezed. Tidak ada orang harus memiliki kemampuan untuk melakukan
transaksi pembelian palsu dan sekaligus membayar untuk itu dan account untuk
itu

3. Dokumen Pendukung yang memadai

Sebuah buku pembantu utang usaha dan pengeluaran
kas jurnal adalah catatan mendasar dalam proses pengeluaran
kas. Juga, praktek mengeluarkan cek pada bentuk diberi nomor
sebelumnya menciptakan record dari urutan transaksi. Dan
pemeliharaan tertib rekening catatan hutang memfasilitasi
teknik manajemen kas yang efektif.

4. Keamanan Asset dan Dokumen

Akses ke kas harus dibatasi penandatangan cek resmi.
Kontrol fisik harus berada di tempat di daerah di mana kas
dipertahankan
dan
dicairkan.
Demikian
pula,
saham
perusahaan dari pemeriksaan yang tidak terpakai harus
dilindungi dan dikendalikan. Akses ke catatan harus dibatasi
kepada orang-orang yang ditunjuk dalam hutang dan
pengeluaran kas fungsi.

5. Pemeriksaan Independen & Rekonsiliasi

Pengeluaran kas jurnal dan rekening subdiary hutang buku besar harus dirujuk ke rekening
kontrol buku besar secara teratur. Juga, seseorang terpisah dari pengeluaran kas dan rekening
fungsi hutang harus bertanggung jawab untuk rekonsiliasi laporan bank setiap bulan. Prosedur
rekonsiliasi pendukung dari rekening bank termasuk penerimaan langsung dari laporan bank oleh
karyawan yang ditunjuk agar tidak ada orang lain mungkin memiliki kesempatan untuk mengubah
dokumen. Jika salinan cek dikembalikan dengan laporan bank, pemeriksaan ini harus benar-benar
terakhir untuk tanggal, penerima pembayaran, dan tanda tangan.

PERTIMBANGAN BIAYA MANFAAT

Ketika sebuah perusahaan proses volume besar pengeluaran kas, harus

mempertimbangkan pelaksanaan prosedur pengendalian internal untuk
memastikan keakuratan transaksi tersebut. Beberapa situasi lain yang dapat
menjamin kontrol termasuk keberadaan kompleks pengaturan vendor atau
diskon istilah, desentralisasi atau pengeluaran kas yang tersebar luas,
pengeluaran kas melalui mata uang (bukan dengan cek) volume tinggi retur
pembelian, dan pengeluaran kas dalam mata uang asing.

SISTEM IT PROSES PENGELUARAN DAN

PENCAIRAN KAS

Dalam sistem komputerisasi akuntansi, akan

ada banyak tugas manual. Hal ini biasanya
berlaku untuk perusahaan kecil atau menengah
dengan sistem TI skala kecil. Dalam sistem
pembelian, pencocokan dokumen sering disebut
tiga cara perbandingan. Cara perbandingan
adalah pencocokan order pembelian laporan
penerima terkait dan faktur. Orang yang
mengoperasikan perangkat lunak komputer
harus secara fisik masih sesuai dengan pesanan
pembelian laporan penerimaan dan faktur,

Proses Pencocokan

Tugas pekerja bagi perusahaan

yang menggunakan software

Perintah departemen pembelian barang dari vendor, dan karyawan harus

memasukkan pesanan pembelian ke dalam perangkat lunak akuntansi dengan
memasukkan data ke dalam bidang bentuk pesanan pembelian.
Departemen menerima barang dan membandingkan slip kemasan dengan
pesanan pembelian untuk comfirm nomor bagian dan kuantitas.
Sebuah laporan penerimaan dibuat oleh karyawati mengisi bidang yang sesuai
penerima dalam perangkat lunak. Orang menyelesaikan ini harus memilih
pesanan pembelian yang sama laporan penerimaan ini. Ketika nama vendor
atau nomor ID yang dimasukkan, sistem akan daftar pesanan pembelian
terbuka dengan vendor.
Setelah vendor memberikan faktur, faktur juga harus masuk dientri faktur
dalam software akuntansi. Sekali lagi, pesanan pembelian yang tepat harus
dipilih dari daftar pesanan pembelian terbuka.
Jika pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan mencocokkan faktur untuk
nomor bagian, jumlah, dan harga, kewajiban disetujui untuk pembayaran.
Pada tanggal diskon atau tanggal jatuh tempo tagihan, orang yang ditunjuk
harus memilih faktur tertentu untuk membayar dan memiliki system utk dicek.

Sistem TI yang biasanya melibatkan

BPR dalam pembelian dan pembayaran
adalah sebagai berikut:
Komputer
berbasis
pencocokan
dan
pengecekan dokumen pembelian
Penerimaan penyelesaian Dievaluasi (ERS),
teknik pengolahan .
Bentuk
eletronic
dari
purchse
dan
pembayaran seperti e-bisnis, e-hutang, dan
EDI

COMPUTER - BASED MATCHING

Sistem IT yang digunakan untuk pembelian dan
pembayaran dapat digunakan untuk mengotomatisasi
proses pencocokan documen. Pencocokan otomatis
adalah teknik perangkat lunak komputer di mana
perangkat lunak komputer sesuai faktur untuk
pesanan pembelian terkait dan menerima laporan.
Selama proses pencocokan, sistem juga akan
memeriksa kesalahan matematika dan memastikan
bahwa tidak ada pembayaran sebelumnya yang akan
melakukan pembayaran ini duplikat satu. Tanpa
dilakukan pengecekkan tersebut, duplikat invoces
dapat diterima sekarang dan dibayar

RISIKO DAN KONTROL DALAM

COMPUTER - BASED MATCHING
Security
Menerapkan proses pencocokan otomatis berarti
bahwa orang tidak melakukan fungsi pencocokan dan
otorisasi, karena ini terjadi di dalam sistem. Oleh
karena itu, akses tidak sah ke sistem meningkatkan
bahaya pembayaran penipuan atau fiktif. Seseorang
yang mendapatkan acces tidak sah untuk memesan
dan pencocokan fungsi sistem dapat memasukkan
vendor dan faktur, dan dengan demikian menerima
pembayaran penipuan. Risiko ini dapat dikurangi
dengan otentikasi pengguna dan membatasi akses
dari pengguna yang berwenang.

Pengolahan Integritas Resiko

Karena
sistem
kewenangan
pembayaran
tagihan, sangat penting untuk memastikan bahwa
itu diprogram untuk benar mencapai pencocokan
ini. Kesalahan dalam logika sistem dapat
menyebabkan kesalahan sistematis dan berulangulang dalam pencocokan, dalam hal sederhana, jika
sistem keliru cocok dokumen, itu keliru akan cocok
dokumen berulang-ulang. Dengan demikian, sistem
logika
yang
keliru
dengan
cepat
dapat
menyebabkan masalah arus kas. Hal ini juga
berlaku logika dengan cepat dapat menyebabkan
masalah arus kas.

Risiko Yang Tersedia

Setiap kerusakan sistem atau interupsi

dapat menghentikan atau memperlambat
pengolahan faktur dan pembayaran maka
perlu menjaga sistem back-up dan file backup

EVALUATED RECEIPT
SETTLEMENT (ERS)
Di

pertengahan

dekade

sebelum

tahun

2000,

beberapa

perusahaan termasuk di industri otomotif, mulai menerapkan faktur

sistem yang cocok untuk pembelian dan membayar vendor. Misalnya,
co General Eletrik mulai menggunakan sistem tanpa faktur untuk
pembelian bahan langsung dan ingin memindahkan pembelian lain
untuk sistem tanpa faktur. Mengubah pencocokan dokumen ke sistem
tanpa faktur lebih merupakan proses perubahan daripada aplikasi
teknologi

baru.

Namun,

kemampuan

untuk

mencapai

sistem

pencocokan tanpa faktur tergantung pada memiliki sistem TI swith

luas secara online, membeli file terkait.

E-BISNIS DAN ELEKTRONIK DATA INTECHANGE

(EDI)

Risiko dan kontrol dari perspektif penjual.

Selain itu, bahwa barang-barang pertukaran
pembeli dan penjual dan uang tunai satu
sama lain; pembeli menerima barang dan
membayar tunai di bursa dilihat dari
perspektif
pembeli,
citra
cermin
dari
perspektif penjual dapat dilihat. Pertukaran
informasi elektronik transaksi adalah sama
untuk pembeli seperti untuk penjual.

RISIKO DAN KONTROL DALAM E-BISNIS

DAN EDI
Untuk merangkum risiko dan kontrol
transaksi pembelian eletronic dari perspektif
pembeli,
termasuk
keamanan
dan
kerahasiaan
risiko,
risiko
integritas
pengolahan, dan risiko ketersediaan.

E- PAYABLES
Teknologi terbaru yang berhubungan
dengan faktur dan hutang umumnya
disebut sebagai e-payment.
Nama spesifik untuk penagihan dan
pembayaran sistem elektronik faktur
penyajian elektronik dan pembayaran, atau
EIPP

PROCUREMENT
CARDS
Kartu Pengadaan, sering disebut p-kartu,
adalah kartu kredit bahwa organisasi
memberikan kepada karyawan tertentu
untuk membuat pruchases ditunjuk.
Kartu Pengadaan biasanya tidak digunakan
untuk pembelian seperti persediaan atau
pemeliharaan dan untuk membayar biaya
perjalanan dan hiburan.

ETHICAL ISSUES RELATED TO

EXPENDITURES PROCESSES

Jika mereka tidak menjaga internal kontrol,

pemilik organisasi dirugikan ketika
perusahaan tersebut ditipu melalui
penipuan manajemen, pembayaran vendor
fiktif, dan penipuan penggantian biaya.

CORPORATE GOVERNANCE IN EXPENDITURE PROCESSES

Kebijakan tata kelola perusahaan yang

sangat penting dalam proses pengeluaran,
karena mereka membantu untuk
memastikan bahwa dana yang dikeluarkan
hanya dengan cara yang disetujui.
empat bidang yaitu pengawasan
manajemen, pengendalian internal,
pengelolaan keuangan, dan perilaku etis.