1

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penyusunan Laporan PKL
Sejak ditemukan komputer pertama kali, perkembangan teknologi dan
ilmu pengetahuan mengalami kemajuan yang sangat pesat hampir disegala
penjuru dunia. Kemajuan teknologi komputer yang begitu dominan menggebrak
dunia masih berlanjut hingga kini.
Kehadiran komputer tidak dapat disangkal lagi, yang membawa pengaruh
cukup besar terhadap kehidupan manusia. Sebelum adanya komputer pekerjaan
dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu yang cukup lama dan juga
keakuratan data kurang terjamin, tetapi dengan adanya komputer kendala-kendala
tersebut sudah dapat diatasi.
Karena begitu besar manfaat komputer mendorong orang-orang untuk
untuk beralih dari proses manual ke proses komputerisasi. Dengan komputerisasi
pekerjaan lebih akurat dan lebih terjamin.
Pemakaian komputer tidak hanya dikalangan pelajar ataupun mahasiswa,
pemakaian komputer telah menyebar dan banyak sekali dipakai dikalangan
perkantoran, bisnis ataupun pribadi, karena perangkat komputer sangat diperlukan
dan sangat membantu kelancaran pekerjaan sehari-hari. Terutama bagi suatu
Lembaga, baik Swasta maupun Instansi Pemerintahan. Salah satunya pada Dinas
Perkebunan Provinsi Kalimantan Selatan dalam pengolahan agenda surat masuk

dan surat keluar menggunakan aplikasi pengolahan data konvensial berbasis

Microsoft Word dan Microsoft Exel, selain itu penulisan, pengisian data, dan
pencarian data masih secara manual sehingga belum dapat mencapai efesiensi dan
keakuratan dalam pengolahan dan pencarian data.
Dalam pembuatan laporan ini, akan dikembangkan program surat
menyurat, dalam artian surat masuk dan surat keluar, yang digunakan untuk
mempercepat

pekerjaan dalam mengelola atau mengagendakan surat masuk

maupun surat keluar. Selain untuk menjamin keakuratan data, program ini juga
dapat membantu pengguna dalam melakukan arsip surat secara komputerisasi
secara cepat dan dapat mempermudah pencarian arsip surat, baik itu surat masuk
ataupun surat keluar.
1.2. Rumusan Masalah
Dengan melihat masalah yang ada pada kantor Dinas Perkebunan Provinsi
Kalimantan Selatan, maka dirumuskan masalah sebagai berikut :
Bagaimana membuat sebuah sistem pengolahan data yang dapat menghasilkan
output atau keluaran berupa data surat masuk dan surat keluar dengan cepat dan
benar.
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan
1.3.1 Tujuan Penulisan
Membuat sebuah pengolah data secara komputerisasi yang diharapkan dapat
membantu kantor Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Selatan dalam membuat
agenda surat masuk dan surat keluar dengan cepat dan akurat.

1.3.2 Manfaat Penulisan

Manfaat Pembuatan laporan ini untuk memberikan gambaran tentang
program surat menyurat yang telah dibuat pada kantor Dinas Perkebunan
Provinsi Kalimantan Selatan, agar dapat mempermudah dan mengoptimalkan
kinerja karyawan serta efisiensi waktu dan informasi yang akurat sehingga
mudah dicari apabila data tersebut diperlukan
1.4. Batasan Masalah
Batasan masalah yang diambil dalam penulisan laporan ini yaitu hanya
membahas masalah agenda surat masuk dan surat keluar sehingga menjadi data
yang dapat memberikan informasi pada kantor Dinas Perkebunan Provinsi
Kalimantan Selatan.
1.5. Metodologi
1.5.1.

Metode Penyusunan Laporan

Ada beberapa metode penulisan yang harus saya perhatikan selama

membuat laporan sampai dengan selesai khususnya dalam mengumpulkan

data adalah :
a)

Studi Pustaka
Pendekatan ini dilakukan dengan mempelajari dan mengumpulkan

literature seputar sistem informasi, data surat masuk dan surat keluar serta
mempelajari dokumen dokumen dan mekanisme kerja pada bagian surat
menyurat Dinas Perkebunan Provinsi Kalsel, yang nantinya akan digunakan
untuk menganalisa data.

b)

Studi lapangan
Melakukan observasi pada bagian pengolahan data surat menyurat

untuk menganalisis sistem yang selama ini sudah diterapkan oleh kantor Dinas
Perkebunan Provinsi Kalsel dalam pengolahan data surat masuk dan surat
keluar. Kegiatan ini dilakukan agar dapat membantu dalam menetapkan
rancangan sistem yang tepat yang nantinya akan diimplementasikan.
1.5.2.

Alat dan Bahan Yang Digunakan

Alat dan bahan yang digunakan dalam pembuatan program dan

penulisan laporan ini adalah satu unit Personal Computer ( PC ) dengan
spesifikasi sebagai berikut :
Perangkat Keras ( Hardware )

1.

Processor Amd Athlon II X2 240

2.

Memory ( RAM ) 2 Gb

3.

Mainbord ECS a780gm-a

4.

Lcd LG

5.

1 Unit Printer Canon IP1800

6.

1 Buah Keyboard SPC

7.

1 Buah Mouse Optic SPC

8.

Hardisk 160 Gb
Perangkat Lunak ( Software )

1.

Microsoft Windows XP SP II

2.

Microsoft Office Word 2007

3.

Microsoft Visual Foxpro 9.0

1.5.3. Tahapan Tahapan Penyusunan Laporan PKL

-

Pengumpulan Data
Mengumpulkan data-data penting yang ada kaitannya dengan
masalah yang akan dibahas dalam penyusunan laporan ini.

Analisa
Data-data yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dianalisa
terlebih dahulu sebelum membuat rancangan sistemnya.

Membuat Rancangan Sistem

Setelah

data-data

dianalisa

kemudian

dilanjutkan

dengan

pembuatan rancangan sistem yang sudah direncanakan terlebih

dahulu.
-

Implementasi
Setelah membuat rancangan sistem, kemudian diimplementasikan
rancangannya terlebih dahulu agar bebas dari kesalahankesalahan.

Pengujian Sistem
Setelah diimplementasikan kemudian dilakukan pengujian sistem
apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan yang diinginkan
atau belum.

Dokumentasi
Setelah

semuanya

selesai,

kemudian

secara

didokumentasikan baik dalam pengumpulan

keseluruhan
data, analisa,

membuat rancangan sistem, implementasi, dan pengujian sistem.

1.5.4 Sistematika Pembahasan

Bab I menguraikan tentang latar belakang penyusunan laporan
PKL, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, batasan
masalah,

metode

penulisan,

jadwal

penyusunan

laporan,

sistematika penyusunan laporan.

Bab II menguraikan tentang teori-teori dasar yang akan digunakan
sebagai landasan dalam penyusunan laporan. Teori-teorinya
adalah : tentang konsep dan pengembangan sistem informasi,
tentang program aplikasi yang akan digunakan yaitu Visual Foxpro
09.
Bab III menguraikan gambaran tetang lokasi PKL yaitu berupa :
latar belakang dan tujuan PKL, waktu dan tempat PKL, struktur
organisasi dan job description instansi, dan tempat atau bagian
mana peserta PKL ditempatkan.
Bab IV membahas tentang analisis dan pembahasan sistem
informasi yang akan dibangun, yaitu berupa : gambaran tentang
sistem yang sedang berjalan saat ini, serta desain dan implementasi
sistem yang diusulkan.
Bab V berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil penulisan dan
juga saran-saran untuk penyempurnaan penulisan selanjutnya.