BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang,
surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Melalui surat isi atau percakapan atau pesan
yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang
atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan
dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat
sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.
Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar
dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi
atau maksud dari surat tersebut.

B. Tujuan Penulisan
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum
mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah
ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan
benar serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui.

C. Rumusan Masalah
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Apa pengertian dari surat dinas?

Apa saja yang menjadi Syarat penulisan surat dinas?
Apa saja jenis-jenis surat dinas?
Bagaimana Sistematika dan Struktur Surat Dinas?
Bagaimana Penulisan Surat Dinas yang Baik dan Benar?
Bahasa apa yang sebaiknya digunakan dalam surat dinas?
Bagaimana contoh surat dinas?

BAB II
PEMBAHASAN
1 | Bahasa Indonesia

A. Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah surat surat berisi maslah-masalah kedinasan.Surat dinas
digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor.Surat
ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. .(Arifin,1996:2).
Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor
yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai
pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi
resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai
surat dinas.
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu
surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai
sistematika, isi, dan bahasa surat.

B. Syarat Sebuah Surat Dinas

1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele.
2. Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah
dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima, harus bersih dan
menggambarkan citra pengirimnya.

C. Jenis-Jenis Surat Dinas

1.

Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.

Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar,
permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk
menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan
permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural
organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat
disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan
pokok pokok sebagai berikut:
2 | Bahasa Indonesia

a.
b.
c.
d.
e.

Identitas pemohon.
Isi permohonan.
Tujuan dan alasan memohon.
Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2.

Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang

perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu
berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika
surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a. Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
b. Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang
akan diberitahukan.
c. Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang
disampaikan.
3.

Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang

yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat
keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan
pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu
institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam
surat keterangan ini, harus disebutkan:
a.
b.
c.
d.
e.
4.

data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;

data pribadi pihak vang diterangkan;
isi keterangan;
keterangan tanggal berlakunya surat; dan
pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar
Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory

yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota
dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga.
Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal
orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.
3 | Bahasa Indonesia

D. Sistematika dan Struktur Surat Dinas

1.

Kepala Surat atau Kop Surat

Disebut kepala surat karena letaknya berada dibagian paling atas dari sitematika surat

dinas. Kepala surat berfungsi sebagai alamat atau identitas pengirim surat karena dalam
kepala surat memuat nama instansi atau organisasi.
Kepala surat yang lengkap harus berisi :

2.

a. Nama instansi atau organisasi

b. Alamat lengkap
c. Nomor telepon
d. Fax
e. Kode pos
f. Alamat
g. Logo atau lambang
Tanggal surat
a. Tanggal surat di ketik disebelah kanan atas
b. Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan menggunakan angka. Sebelum
tanggal tidak diantumkan nama kota dan daerah, karena sudah tercantum didalam
kop surat. Nama bulan di tulis dengan huruf secara lengkap.

3.

Nomor, lampiran dan perihal

a. Nomor Surat
Surat resmi selalu diberi nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar), kode surat,

dan tahun. Nomor surat ini berguna untuk :

1)
2)
3)
b.

Memudahkan mengatur penyimpanan

Memudahkan mencarinya kembali
Mengetahui banyak surat yang keluar.
Lampiran

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Pada lampiran dituliskan
berapa lembar surat atau keterangan yang akan dilampirkan itu.
c.

Perihal

Menunjukan isi atau inti surat secara singkat. Perihal berisi topik sebuah surat, seperti
undangan atau permohonan dan edaran.
4 | Bahasa Indonesia

4.

Alamat surat
Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar

(pada amplop). Alamat surat merupakan petunjuk langsung bagi penerima surat.
Contoh penulisan yang dianjurkan
Yth. Direktur Personalia PT Makmjr Sejati
Jalan Ahmad Yani Nomor 50
Surabaya
5.

Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Salam pembuka yang lazim

digunakan yaitu ungkapan Dengan Hormat.

Kalimat pembuka yang biasa digunakan ada beberapa macam, bergantung pada
keperluan surat, seperti contoh berikut ;
o Menyambung surat kami tanggal . . . No . . .
o Dengan ini kami beritahukan bahwa . . .

6.

Isi Surat
Isi surat terbagi kedalam tiga bagian:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

paragraf pembuka;
paragraf isi;
paragraf penutup.
Kalimat penutup
Salam penutup
Tanda tangan
Nama jelas atau penulis surat.

E. Penulisan Surat Dinas yang Baik dan Benar

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syaratsyarat, yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.

Tidak mengandung makna ganda.

Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
Sederhana
Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

5 | Bahasa Indonesia

F. Bahasa yang Digunakan Dalam Surat.

1.
2.
3.
4.
5.

Mengutamakan sama derajat

Tegas
Mudah dimengerti oleh pembaca
Menggunakan bahasa yang sopan
Jelas antara penulisan dan makna

G. Contoh Surat Dinas

PANITIA PELAKSANA MAULID AKBAR NABI BESAR MUHAMMAD SAW 1436 H

SERTA PELANTIKAN PENGURUS ASMADA, IPEMADU DAN FOSMADA
PERIODE 2015-2017
HIMPUNAN KELUARGA BESAR MASYARAKAT MEUREUDU DAN MEURAH DUA
(HIKMAD), BANDA ACEH
Sekretariat: Asrama Meureudu dan Meurah Dua Jl. Langgar No. 5 Kp. Ateuk Pahlawan Kec.
Baiturrahman
Nomor
: 01 / B / Panpel / HIKMAD / II / 2015
Lamp
:Hal
: Izin Menghadiri
Kepada Yth,
Bapak Bupati Pidie Jaya Tgk H. Ayub Abbas
Di
Tempat
Assalamualaikum Wr Wb,
Salam beriring doa kami sampaikan semoga Bapak/Ibu senantiasa dalam lindungan Allah SWT
dalam menjalankan aktivitas sehari-hari, Amin.
Dalam rangka memperingati Maulid Nabi Besar Muhammad SAW, Himpunan Keluarga Besar
Masyarakat Meureudu dan Meurah Dua (HIKMAD) bermaksud akan mengadakan Maulid Nabi Besar
Muhammad SAW Dan Pelantikan Pengurus ASMADA, IPEMADU dan FOSMADA
Dengan ini kami mengundang Tgk/Bapak/Ibu/Sdr(i)/Mhsw(i), pada :
Hari/Tgl
Jam
Tempat
Penceramah

: Minggu / 01 Maret 2015

: 09:00 s/d Selesai
: Asrama Mahasiswa Kec. Meureudu dan Meurah Dua.
: Tgk.Abdul Aziz Ben Tam

Demikianlah undangan ini kami sampaikan, atas kehadiran dan perhatiannya serta kerjasama yang baik
kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Wr Wb

6 | Bahasa Indonesia

Banda aceh, 24 Januari 2015

PANITIA PELAKSANA

Edy Mirza
Ketua Panitia

Fachrul Razi
Sekretaris

Mengetahui
HIMPUNAN KELUARGA MASYARAKAT
MEUREUDU DAN MEURAH DUA

Ir.TGK.H.Muhammad Isa
KETUA HIKMAD

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasidengan mempergunakan surat
sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang
sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satupihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat
sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaiannegatif
terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

B. Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk
lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya
tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

7 | Bahasa Indonesia

DAFTAR PUSTAKA
Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya
www.google.co.id
www.scribd.com
www.wikipedia.com

8 | Bahasa Indonesia