SISTEM INFORMASI

LOGISTIK RUMAH SAKIT

Disusun oleh :
DRA. ENDANG ADRIYANI,APT, MARS

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(SIM)
KUMPULAN BERBAGAI PERANGKAT
(SOFTWARE, HARDWARE), SDM SERTA
BERBAGAI PROSEDUR YG TERPADU DAN
TERKAIT DENGAN PENYEDIAAN BERBAGAI
INFORMASI YG DAPAT DIGUNAKAN PARA
PIMPINAN/MANAJER DALAM MELAKSANAKAN
SELURUH FUNGSI MANAJEMEN.
KHUSUSNYA DALAM KEGIATAN PENYUSUNAN
RENCANA, KEBIJAKAN SERTA STRATEGI
DALAM MENJALANKAN USAHA

Russell (1990)
Sistem informasi digunakan utk
membantu manajemen RS dlm
menyusun perencanaan, anggaran
dan analisa biaya.
Konsep Russell berupa :
Kerangka analitis hubungan Pusat
biaya,aktifitas dan sumber daya yg
ada di RS

LANJUTAN
SISTEM ADALAH : SUATU TOTALITAS DARI UNSUR-UNSUR YG SALING
BERINTERAKSI MENUJU SUATU TUJUAN TERTENTU.
SISTEM TERDIRI DARI SUB SISTEM YG SALING BERKAITAN
INFORMASI ADLH :SUATU PENGETAHUAN YG DISAMPAIKAN OLEH ORANG LAIN YG
DIPEROLEH DG CARA DIPELAJARI ATAU MELALUI PENELITIAN.
KERANGKA KONSEPSIONAL ADMINISTRASI SEBAGAI SISTEM YG TERPADU

ADMINISTRASI &
MANAJEMEN

MAN

UANG
MESIN
MATERIAL
FASILITAS
WAKTU

TUJUAN

PENGAMBILAN KEPUTUSAN
KEPEMIMPINAN

ADA TUJUH SISTEM YG DIANALISA

MENURUT RUSSEL :
1. ANALISA KEBUTUHAN
2. PERAMALAN
3. PERENCANAAN BAHAN
4. ANGGARAN
5. ALOKASI BIAYA
6. ANALISA PELAYANAN
7. INPUT, EDITING DAN REPORTING

LANJUTAN

FUNGSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) ADALAH :

1.
MENGUMPULKAN DATA SECEPAT MUNGKIN LANGSUNG DARI
SUMBERNYA- KENAIKAN HARGA BARANG
2.
MENGOLAH DATA DG CEPAT DAN AKURAT MENJADI INFORMASI
3.
MENYAJIKAN INFORMASI YG RELEVAN
4.
MENGHINDARI PENGOLAHAN DATA GANDA
5.
MENGHINDARI PENYIMPANAN DATA GANDA, YG TIDAK PERLU
6.
MEMBEBASKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DARI KEGIATAN
PENGOLAHAN DATA AGAR DPT MEMBERIKAN WAKTU LEBIH
BANYAK PD PROSES MANAJEMEN
7.
MENGGUNAKAN KOMPONEN-KOMPONEN SIM SEEFISIEN
MUNGKIN
8.
MEMELIHARA KOMPONEN SISTEM INFORMASI SEBAIKBAIKNYA,
BAHKAN MENINGKATKAN KUALITAS DAN PRODUKTIFITAS.
9.
MEMPERKECIL UKURAN FISIK ARSIP DAN MEDIA
PENYIMPANANNYA.
10.
MENGURANGI KERTAS-KERTAS , TENTANG DAN SEGALA
AKIBATNYA SEPERTI DEBU DSB.

MENURUT JAEL E. ROSE (1979) SIM dg ORGANISASI DAPAT DIANALOGIKAN DG TUBUH MANUSIA .
TUBUH MERUPAKAN BAGAN ORGANISASI SEDANGKAN SIM ADALAH SISTEM SYARAFNYA.
HAL INI DAPAT DIGAMBARKAN SBB.

ALUR KEWENANGAN

ALUR INFORMASI

HUBUNGAN KERJA

lanjutan

SIM TERPADU
DEMAND
ANALYSIS
SYSTEM
MEDICAL
D RECORD
A
T PERSONAL
A
DATA
B FINANCIAL
A
DATA
S
E LOGISTIC
DATA

INPUT
EDITING &
REPORTING
SYSTEM

BUDGETING
SYSTEM

DEMAND
FORECASTING
SYSTEM

PLANNING
SYSTEM

COST
ANALYSIS
SYSTEM

CASE
COSTING
SYSTEM

HUBUNGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RS

DAN SISTEM INFORMASI LOGISTIK :
SISTEM INFORMASI DI RS PADA DASARNYA (AUSTIN,
1983) :
1. SISTEM INFORMASI MEDIK/KLINIK YI : MEMPROSES
DATA MEDIK SISTEM REKAM MEDIK
2. SISTEM INFORMASI OPERASIONAL ADMINISTRASI YI:
MEMPROSES KEGIATAN ADMINISTRASI TERDIRI
ATAS 3 SUBSISTEM :
* SUBSISTEM INFORMASI KEUANGAN
* SUBSISTEM INFORMASI KETENAGAAN
* SUBSISTEM INFORMASI LOGISTIK
DISINI TERLIHAT BAHWA SISTEM INFORMASI LOGISTIK
MERUPAKAN SUB SISTEM DARI SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN.

LANJUTAN

SISTEM INFORMASI DIRANCANG UNTUK MAKSUD PERENCANAAN,

PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN.
SISTEM INFORMASI LOGISTIK MEMUAT :
1.
SISTEM PEMROSESAN PESANAN
2.
SISTEM PERSEDIAAN
3.
SISTEM PEMBELIAN
4.
SISTEM KEBUTUHAN BAHAN, TENAGA KERJA, MESIN, MODAL
5.
SISTEM PENJADWALAN, PEMBERIAN PEMERINTAH
6.
SISTEM PEMELIHARAAN
7.
SISTEM PENGENDALIAN KUALITAS
8.
SISTEM DISTRIBUSI .
9.
SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGA.
10.
DLL

SISTEM HARUS DIBUAT KOMPREHENSIF, TERPADU, DAN TERKORDINASI

MENCAKUP SEGALA TRANSAKSI.

SISTIM INFORMASI LOGISTIK

TRANSAKSI LOGISTIK
.
TRANSAKSI
PEMBELIAN
PENGADAAN

LOGISTIK
(PERSEDIAAN)

AKTIVA/
HARTA

TRANSAKSI/
PEMAKAIAN
PENJUALAN

PENDAPATAN/
PENJUALAN

PROSES
PEMBERIAN
JASA

BEBAN /
BIAYA

SISTEM INFORMASI LOGISTIK

MODUL GUDANG/INVENTORY:
1. PERENCANAAN PEMESANAN (STOK MINIMUM)
2. MUTASI OBAT DARI GUDANG ( KARTU STOK)
3. TRANSAKSI RETUR
4. STOK OPNAME
MODUL PENJUALAN
1. TRANSAKSI PENJUALAN
2. TRANSAKSI RETUR PENJUALAN
3. HARGA JUAL (UP TO DATE)
LAPORAN GUDANG/ INVENTORY
1. LAPORAN PEMESANAN/PENERIMAAN BARANG
2. LAPORAN PER SUPLIER
3. LAPORAN PER NAMA BARANG

LANJUTAN

4. LAPORAN PER NOMOR MUTASI

5. LAPORAN PER UNIT AMPRAHAN
6. LAPORAN STOK BARANG
LAPORAN PENJUALAN
1.CETAK LAPORAN PENJUALAN
2.LAPORAN RETUR BARANG
3.LAPORAN STOK BARANG
4.LAPORAN PER UNIT KLINIK
5.LAPORAN BILLING/KASIR

LANJUTAN

INFORMASI DIPERLUKAN OLEH MANAJEMEN UNTUK MENGAMBIL

KEPUTUSAN. ADA JENIS-JENIS INFORMASI YG DIBUTUHKAN
DIBAGI ATAS :
1.

INFORMASI UNTUK TOP MANAJEMEN :

- RINGKAS & AGREGASI,BIAYA DAN PENDAPATAN
- LAPORAN RINGKAS ANTAR FUNGSI
- PRAKIRAAN

2. INFORMASI UNTUK MENENGAH DAN BAWAH MANAJEMEN :

- TERINCI
-

LANJUTAN

SENTRALISASI INFORMASI DAN KOMPUTERISASI ADA 2 HAL YG

BERBEDA MENGENAI SENTRALISASI INFORMASI DAN
KOMPUTERISASI YG KD PENGGUNAAN TDK SESUAI ATAU
KURANG TEPAT.
TENTANG BAHAN LOGISTIK PENDISTRIBUSIANNYA MENYEBAR
SESUAI PENGELOMPOKAN JENISNYA. SEP. MAKANAN AKAN
BERADA DI INST. GIZI, BAHAN FARMASI ADA DI APOTIK, ATK
ADA DI RUMAH TANGGA DLL.
DATA ANGGARAN LOGISTIK ADA DI BAGIAN KEUANGAN.
POSISI PERSEDIAAN ADA DI GUDANG
KESELURUHAN DATA DAN INFORMASI MENGENAI BAHAN
LOGISTIK SEHARUSNYA TERSENTRALISASI . MEMANG BAIK
KALAU ADA GUDANG BESAR TETAPI HAL ITU TDK
DIMUNGKINKAN.
SEDANGKAN KOMPUTERISASI ADALH PENGGUNAAN
KOMPUTER UTK MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA, YG PADA
HAKEKATNYA MANUAL
MENJADI MASINAL DGN KOMPUTER.

LANJUTAN

UNSUR PENGOPERASIAN SUATU

SISTEM KOMPUTER
1.

PERANGKAT KERAS (KOMPUTER DLL).

2.

PERANGKAT LUNAK (OP. SISTEM, SISTEM MANAJEMEN

DATA, MODEL ANALISIS DSB APLIKASI PERANGKAT
LUNAK).

3.

PROSEDUR (INSTRUKSI UNTUK PEMAKAI, INSTRUKSI

UNTUK PENYIAPAN MASUKAN DAN INSTRUKSI
PENGOPERASIAN )

4.

PERSONALIA PENGOPERASIAN SIM ( OPERATOR, PEMBUAT

PROGRAM, ANALISA SISTEM , PENYIAP DATA).

5.

FILE ( PROGRAM & DATA) YG DAPAT DIBUKTIKAN SECARA

FISIK MISALNYA DISKET, HARDISK, MIKRO FILM, KELUARAN
TERCETAK DLL.

TERIMAKASIH

Application
Materials
Management

Functions
Centralized
inventory
tracks
multiple
locations
Supply
charge
capture
Invoice /
shipment
reconciliati
on
Supplier
contract
audit

Types of Data
Required
Stock levels,
utilization by
clinician
Supplier
contract terms
Supply costs,
utilization by
patient
Purchase order
information
Supplies
received from
suppliers

Data Uses
Supply cost
control
Just in
time
purchase
support
Manageme
nt reporting
Facility
space
manageme
nt, planning
Distribution
of inventory
costs

Prosedur Pembelian Obat

Fungsi Pengadaan

Input-purchase
order
modul
inventory
Cetak laporan
Pembelian
(M-02)
3x
verifikasi

Pengiriman
obat sesuai
pesanan

Laporan
pemesanan
barang
(M-01)
2x

file

2x

Konfirmasi
rekanan
Surat Jalan
1
Proses
Pengiriman
Tagihan
PPT

Berita acara
penerimaan
obat (M-03)

Surat jalan

Surat jalan

Surat jalan
obat

Gudang Besar Obat

Laporan
pemesanan
barang
Laporan
(M-01)
pembelian
1
(M-02)
2

Laporan
pembelian
(M-02)
1

PO02A

file

Fungsi Pemeriksaan &

Penerimaan

Rekanan

obat

obat

2x

Periksa kualitas
& kuantitas
barang

Form Entry
Unit

tidak
Sesuai?

PO02C

Ya
TTD Surat
Jalan
Berita acara penerimaan
obat (M-03)
2x

Laporan

Laporan
Pembelian (M-02)
2

pemesanan
barang (M01)
1

file

modul
inventory

Prosedur Pembelian Obat

Unit Kerja Pelaksana
(Poli, Wing, Apotik,
UGD)
PO-01

Surat
Permohonan
Pengadaan
Obat (F-02)
1x

Departemen Pembelian

Fungsi
Pengadaan

Fungsi Perencanaan
Surat Permohonan
Pengadaan Obat (F-02)
1x

File
stock
obat

Laporan
pemesanan
barang (M-01)
3x

Surat
Permohonan
Pengadaan
Obat (F-02)
1

Periksa
anggaran &
verifikasi
pihak yang
berwenang

file
Tandatangan pihak
yang berwenang

Input-purchase
request
modul
inventory

Keuangan

Laporan pemesanan
barang (M-01)
3x

Cetak laporan
pemesanan barang
(M-01)
3x

verifikasi

file

Laporan
pemesanan
barang (M-01)
3

Laporan
pemesanan
barang
(M-01)
2x

PO-02B

Prosedur Distribusi Obat

Unit Kerja Pelaksana (Poli, Wing,
Apotik, UGD)

Gudang Besar Obat

Surat Permintaan
Persediaan Obat (F-01)

Berdasarkan Kebutuhan
menyiapkan

1
Periksa Obat
yang diminta

Surat Permintaan
Persediaan Obat (F-01)
1x

Stok masih
ada?

Verifikasi oleh pihak yg

bertanggung jawab

tidak

PO-02A

Ya
Siapkan &
serahkan barang

obat

Minta tanda
terima barang
obat

Surat
Permintaan
Persediaan
Obat
(F-01)
1

Cetak mutasi
barang di form exit
item
Laporan transfer
barang (M-04)

file
Modul
inventory