1.

Jelaskan definisi business process improvement ?

Jawab : Definisi dari Business Process Improvement adalah Kerangka sistematis yang
dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam
pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu system yang akan membantu dalam
proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan
bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang
jauh lebih baik.

2.

Jelaskan tahapan proses dalam business proses improvement ?

Jawab :

Keterangan :
a. Langkah ke-1: Mengorganisir Perbaikan
Dimana sasarannya adalah untuk mendapatkan suatu kesuksesan dengan membangun
kepemimpinan, pemahaman dan komitmen.
1. Mendefinisikanprosesbisnis yang kritis
2. Pemilihan process owner
3. Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan
4. Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses
5. Mengembangkan model perbaikan
6. Menetapkanukuran-ukurankeberhasilan
b. Langkah ke-2: Pemahaman Proses
Sasaran yang akan dicapai adalah pemahaman seluruh dimensi dari proses bisnis
yang sedang berlangsung.
1. Membuat bagan alir proses
2. Hubungan-hubungan dengan sebuah proses yang berjalan
3. Melakukanan alisa waktu proses
4. Pelaksanaan perbaikan yang cepat
5. Pengaturan proses dan prosedur
c. Langkah ke-3: Penyederhanaan Proses
Sasaran yang dicapai adalah memperbaiki efisiensi, efektivitas, dan adaptabilitas dari
proses bisnis
1. Menyederhanakan proses
2. Pemilihan proses yang dikehendaki

3.
4.
5.
6.

Mengurangibirokrasi
Meng-upgrade peralatan
Standarisasi proses
Mengurangi waktu proses

d. Langkah ke-4: Pengukuran dan Kontrol

Sasaran yang akan dicapai adalah mengimplementasikan suatu system untuk
mengontrol jalannya proses perbaikan.
1. Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai
2. Menyediakan system umpan balik
3. Melakukan pemeriksaan proses secara berkala
e. Langkah ke-5: Perbaikan Berkelanjutan
Sasaran yang akan dicapai adalah untuk mengimplemantasikan proses perbaikan
selanjutnya
1. Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan
2. Mengkualifikasikan proses
3. Mencari dan menghilangkan masalah proses
4. Studi banding proses
5. Melihat kembali kualifikasi secara berkala
3.

Bagaimana pendekatan dalam meningkatkan business process improvement ?

Jawab:
Untuk mencapai tujuan peningkatan pelayanan kepada customer, ada beberapa tahapan
dan metode yang harus dilewati, yaitu (Harrington,1991). Streamlining yaitu inisialisasi
perubahan proses kerja sehingga akan tercipta proses baru yang lebih sederhana dengan
pencapaian tujuan yang sama dan tetap. Ada beberapa cara atau tools yang bisa ditempuh
untuk melakukan streamlining terhadap business processyang sudah ada di perusahaan,
yaitu :
a. Bureaucracy

elimination

(eliminasi

birokrasi),

yaitu

menghilangkan

tugas

administrasi, penggunaan kertas kerja yang tidak perlu.

b. Duplication elimination (eliminasi birokrasi), yaitu menghilangkan suatu kegiatan
serupa yang terjadi pada suatu bagian dari proses yang berbeda.
c. Value-Added assessment (evaluasi nilai tambah), yaitu mengevaluasi setiap kegiatan
dalam proses bisnis untuk menentukan kontribusinya pada kebutuhan pelanggan.
d. Simplification, yaitu mengurangi kompleksitas suatu proses.
e. Process cycle time reduction (pengurangan waktu perputaran proses), yaitu
menentukan cara untuk mengurangi waktu siklus dan meminimasi ongkos
penyimpanan.

f. Error proofing (pencegahan kesalahan), yaitu membuat kondisi sehingga sulit untuk
membuat kesalahan.
g. Upgrading, yaitu membuat tingkat efektifitas lebih tinggi dalam meningkatkan
performansi dalam proses bisnis.
h. Simple language (penyederhanan bahasa), yaitu mengurangi kompleksitas terhadap
cara-cara penulisan dan berbicara, membuat dokumen lebih mudah untuk dimengerti
oleh pemakainya.
i. Standardization, yaitu memilih salah satu cara pembakuan dalam melakukan
aktivitas.
j. Supplier partnership (peningkatan kualitas input), yaitu meningkatkan kualitas input,
karena output proses mempunyai ketergantungan yang tinggi terhadap kualitas input
proses yang diterima.
k. Big picture improvement (pengembangan secara global), yaitu teknik yang digunakan
jika kesepuluh peralatan penyederhanaan diatas tidak memberikan hasil yang
diinginkan. Hal ini didesain untuk membantu pihak manajemen mencari cara kreatif
untuk mengubah proses secara drastis.
l. Automation and / or mechanization (otomatisasi dan/atau mekanisasi), yaitu
penerapan peralatan dan komputer pada pekerjaan yang membosankan dan rutin,
sehingga kegiatan tersebut dikurangi untu membebaskan pekerja dalam melakukan
lebih banyak kegiatan kreatif.
4.

Jelaskan delapan step change management menurut Kotler ?

Jawab :
Berikut ini adalah Eight-stage Process menurut Kotler:
a. Establishing sense of urgency Suatu perubahan akan terjadi jika seluruh anggota
organisasi atau perusahaan menginginkannya. Mengembangkan rasa urgensi pada
semua karyawan sangat diperlukan guna menciptakan perubahan ditubuh perusahaan.
Stimulasi motivasi dari pemimpin merupakan langkah awal pengembangan rasa
urgensi ini. Stimulasi tersebut secara sederhana dapat dimulai dengan dialog yang
intens dan komunikatif dengan antara pemimpin dengan bawahan terkait dengan
masalah-masalah yang timbul dalam perusahaan.
b. Creating the guiding coalition Langkah selanjutnya adalah menciptakan koalisi
pedoman bagi perubahan organisasi. Kepemimpinan yang kuat membutuhkan
dukungan yang kolektif dari para bawahan. Dukungan tersebut dapat diciptakan

dengan koalisi. Anggota koalisi atau perubahan ini terdiri dari orang-orang
berpengaruh dalam perusahaan berdasarkan jabatan, status, keahliaan, bahkan
kepentingan politik. Koalisi ini nantinya akan menggerakkan dan menanamkan nilaic.

nilai perubahan (sense of urgency) kepada karyawan lain.

Developing a vision and strategy Ketika seorang pemimpin mulai berpikir tentang
perubahan, maka yang pertama kali muncul adalah ide-ide dan solusi-solusi seputar
perubahan. Hubungkan ide-ide tersebut guna menciptakan visi perubahan yang
diinginkan. Visi yang jelas akan mempermudah pemahaman karyawan pada konsep
perubahan yang diinginkan oleh pemimpin. Setelah visi perubahan tercipta, langkah
berikutnya adalah mengkreasi strategi perubahan yang dipilih. Jika visi perubahan
mampu terinternalisasi dengan baik pada karyawan, maka strategi pun akan lebih

mudah dijalankan.
d. Communicating the change vision Langkah berikutnya adalah mengkomunikasikan
visi

yang

telah

dipilih

sebelumnya

kepada

seluruh

karyawan.

Proses

menginternalisasikan visi perubahan ini dijalankan secara simultan oleh tim atau
koalisi perubahan. Pemimpin pun harus mengimplementasikan visi perubahan ini
pada perilakunya terlebih dahulu. Komunikasi mengenai visi perbuahan dilakukan
setiap waktu dengan karyawan, tidak hanya melulu ketika rapat formal semata. Visi
perubahan dapat pula dikomunikasikan melalui kegiatan-kegiatan santai, seperti
outbond training dan sebagainya.
e. Empowering employess for broad-based action Apa yang terjadi jika ada karyawan
yang resisten terhadap perubahan? Hal yang diperlukan adalah penguatan
internalisasi visi dan strategi peruabahn kepada karyawan. Dibutuhkan skill untuk
mengenali karakteristik dari masing-masing karyawan, sehingga pola pendekatan
yang diambil pun tepat. Seorang agen perubahan juga harus tetap sensitif pada setiap
hambatan yang ditemui ketika mengimplementasikan strategi perubahan pada
perusahaan. Terus minimalisasi hambatan tersebut bersama koalisi perubahan.
f. Generating short-term wins Tidak ada yang dapat lebih memotivasi individu selain
kesuksesan. Kesuksesan merupakan kemenangan dalam menjalankan strategi
perubahan. Agen perubahan perlu membuat suatu short-term wins pada awal proses
perubahan. Buat target jangka pendek agar karyawan dapat segera menikmati
kesuksesan tercapainya visi perubahan. Pencapaian target ini harus bertahap, mirip

anak tangga, sehingga karyawan akan terus termotivasi untuk mencapai kesuksesan
dalam jangka panjang. Pemempin pun perlu menghargai akan adanya kegagalan pada
target jangka pendek, sehingga karyawan mampu bereaksi pada feedback positif
tersebut dan memperbaiki kinerja pada target berikutnya.
g. Consolidating gains and producing more change Kotter berpendapat bahwa bayak
proyek-proyek perubahan yang gagal karena kemenangan dinyatakan terlalu dini.
Kesuksesan target jangka pendek hanyalah awal dari pencapaian visi perubahan
dalam jangka panjang. Setiap keberhasilan memberikan kesempatan pada agen
perubahan untuk membangun apa yang benar dan mengidentifikasi sektor-sektor apa
saja yang masih bisa ditingkatkan. Evaluasi setiap pencapaian target jangka pendek
untuk meningkatkan kualitas pencapaian target berikutnya.
h. Anchoring new approaches in the culture Terakhir, agen perubahan harus membuat
visi perubahan melekat dan menjadi bagian inti dari organisasi. Internalisasikan visi
perubahan ini menjadi budaya organisasi yang baru. Visi perubahan yang telah
menjadi budaya organisasi akan tercermin dari perilaku atau kinerja karyawan seharihari. Para pemimpin perusahaan pun harus tetap menjaga buadaya organisasi ini
berjalan dengan semestinya. Lakukan upaya berkelanjutan untuk memastikan bahwa
perubahan ini terlihat dalam setiap aspek organisasi, sehingga tercipta budaya
organisasi yang solid.

5.

Lakukan instalasi software open bravo pada laptop anda dan jawab pertanyaan berikut
ini:
a.

Tuliskan langkah langkah yang anda lakukan dalam instalasi software open bravo
sampai berhasil dan bisa digunakan ?
1. Persiapan Penginstallan
-

Anda harus menyiapkan komputer dengan Spec: Pentium 4 dengan

memory minimal 512MB

2.

Download

JDK1.5

http://java.sun.com/javase/downloads/index_jdk5.jsp
-

3. Download PostgreSQL versi terbaru di http://www.postgresql.org/

di

4. Download Apache tomcat di http://tomcat.apache.org/download55.cgi

5. Download Apache Ant di http://ant.apache.org/bindownload.cgi

6. Download OpenBravo 2.3.5 di di http://www.openbravo.com/

2. Langkah Instalasi
-

Install JDK 1.5 di komputer anda, Catat nama folder tempat anda
menginstallnya

Setting Environtment sebagai berikut:

Tambahkan path instalasi JDK / JRE anda sebagai berikut(disesuaikan

dengan

letak

folder

instalasi

anda)

Files\Java\JRE1.5.0_15\bin;

C:\\Program
C:\\Program

Files\Java\JRE1.5.0_15\bin\client
-

Kemudian tambahkan Variable sebagai berikut:

Variable Name = JAVA_HOME , Variable Value = C:\Program

Files\Java\Jdk1.5.0_15

Variable Name = ANT_HOME , Variable Value = C:\apache-ant-1.7.0

Install Apache Tomcat

Extract Apache ANT dan masukkan kedalam direktori C:\apache-ant1.7.0

b.

Install PostgreSQL

Tampilkan secara print screen tampilan program open bravo yang telah anda install ?

Apabila anda sudah melakukan installasi untuk JDK/JRE Apache

Tomcat,

Apache

ANT

dan

Postgre

SQL,

OpenbravoERP_2.35MP4-windows-installer.exe

jalankan
maka

file:

tampilan

instalasi segera muncul

Selanjutnya

akan

muncul

licence

agrement,

silahkan

anda

membacanya dan apabila anda setuju dengan perjanjian lisensi tersebut

pilih I Acept the Agrement dan silahkan next/forward

Selanjutnya pilih complete apabila anda menginginkan OpenBravo

dan database di install pada komputer yang sama atau pilih distributed
apabila akan di install dikomputer yang berbeda kemudian pilih
next/forward

Pilih Standard apabila anda akan menginstall database dan application

server (recomended) apabila anda seorang developer mungkin anda
perlu memilih piihan "Development". Untuk kesempatan ini kita
memilih "Standard" lalu tekan next atau forward

Selanjutnya akan muncul tampilan untuk mengkonfirmasi letak folder

dimana anda menginstall JDK, Apache tomcat, dan ANT (apabila anda
menginstall secara benar openbravo akan mengenalinya secara
otomatis).
-

Selanjutnya pilihan database, anda dapat memilih menggunakan

Oracle atau Postgre SQL, dam tutorial kali ini saya menggunakan
PostgreSQL, sehingga pilih PostgreSQL lalu tekan next/forward

Masukkan alamat IP komputer dimana database anda terinstall, atau

localhost apabila anda berada dikomputer yang sama dimana database
terinstall

Masukkan password Database sesuai yang anda tentukan ketika

melakukan instalasi PostgreSQL

Masukkan nama database beserta Username dan Password yang

digunakan untuk menyimpan data OpenBravo

Tentukan setting Tanggal , separator dan waktu

Masukkan Context Name (default = OpenBravo)

Pilih apakah anda menginginkan demo data atau tidak, apabila anda
masih belajar disarankan untuk memilih Yes sehingga anda memiliki
demo data untuk latihan

Selanjutnya OpenBravo telah siap untuk melakukan instalasi,

Selanjutnya tekan Next

c.

Sebutkan modul modul ERP yang ada pada program open bravo ?
Modul-modul yang ada pada software openbravo adalah sebagai berikut:
1. Procurement Management :
Fungsi ini mengatur supply kebutuhan barang, mulai dari permintaan,
pembelian, penerimaan barang, hingga pembayaran. Juga sudah tersedia
format-format laporan yang dibutuhkan.
2. Warehouse Management :
Fungsi ini sudah terintegrasi dengan fungsi lain seperti procurement
management. didalam fungsi ini lebih di khusus kan untuk mengelola
barang/item-item seperti : penerimaan barang, pengiriman barang, physical
inventory, inventory valuation, item tracking, dan perpindahan barang (good
movement)
3.

Production Management :
Fungsi ini menawarkan management pembuatan produk yang dapat terdiri
dari beberapa komponen (management produksi). Atau hasil dari proses

produksi yang lebih kompleks. Yang membantu dalam menyusun perencanaan

produksi mau pun proses produksi itu sendiri
4. Sales Management
Modul ini menawarkan optimalisasi proses penjualan. Mulai dari penawaran,
hingga penelusuran dokumen pembayaran. Dalam hal ini meliputi : proposal
penawaran, sales order, pengiriman barang, hingga tagihan yang dapat di
generate otomatis dari sistem.

5.

Project & Service Management :

Project Management : merujuk ke management dalam sebuah project seperti,
daftar pekerjaan dan biaya.
Service Managemenent: merujuk kepada expense sheet yang dapat
dihubungkan dengan project itu sendiri, karyawan, customer dsb

6. Customer Relationship Management:

Terdapat modul CRM yang dapat membantu untuk me-maintain customer
yang sudah pernah melakukan transaksi terdahulu di dalam proses bisnis.
Informasi-informasi yang ada bisa berupa : tanggal penjualan terakhir, product
yang di jual dsb
7. Financial Management :
Fitur ini yang juga tidak kalah penting, yang meliputi accounting, penerimaan
pembayaran, dan melakukan pembayaran keluar, serta fixed assets
8. Master Data Management :

Meliputi jenis product, dan business partner [karyawan mau pun customer]