Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Aparat

Pengawasan Intern Pemerintah (APIP).

Disetujui di Jakarta
pada tanggal

Februari 2011

SEKRETARIS UTAMA,

GINA MASUDAH HUSNI

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP
NOMOR 03 TAHUN 2011

TENTANG
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN
APARAT PENGAWASAN INTERN PEMERINTAH (APIP)

BAB I
PENDAHULUAN

A. Umum
Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengawasan intern pemerintah,
diperlukan koordinasi pengawasan yang bersifat menyeluruh. Pengertian koordinasi
pengawasan yang bersifat menyeluruh adalah koordinasi yang meliputi tahap perumusan
kebijakan, perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan pemantauan tindak lanjut hasil
pengawasan yang dilaksanakan oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) Pusat.
Dalam

Surat

Edaran

Menteri

Pemberdayaaan

Aparatur

Negara

Nomor: SE/02/M.PAN/01/2005 tentang Pelaksanaan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Intern

Pemerintah dijelaskan jelaskan bahwa dalam rangka meningkatkan efektivitas pengawasan
fungsional dan menunjang terwujudnya penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan bebas
dari KKN, maka setiap temuan hasil pengawasan APIP wajib ditindak lanjuti secara
konsisten oleh pimpinan unit kerja/atasan langsung sebagi penanggungjawab kegiatan.
Tindak lanjut hasil pengawasan APIP tersebut sangat diperlukan dalam rangka
memperbaiki manajemen pemerintah antara lain aspek kelembagaan, ketatalaksanaan dan
sumber daya manusia aparatur serta dasar penilaian kinerja pimpinan unit kerja, agar semua
temuan yang sama tidak terulang kembali.
Dalam rangka menilai kinerja unit pengawasan di masing-masing instansi diperlukan
koordinasi pelaporan hasil pengawasan sebagai bagian dari koordinasi pengawasan yang
menyeluruh merupakan mata rantai koordinasi yang penting, karena melalui suatu sisem
pelaporan hasil pengawasan yang menyeluruh akan diperoleh gambaran tentang kinerja hasil
pengawasan APIP pada tingkat nasional (Pusat dan Daerah) yang belum pernah terwujud
sampai dengan saat ini. Informasi tentang kinerja pengawasan tingkat nasional sangat
diperlukan dalam rangka menghasilkan umpan balik untuk meningkatkan kinerja
pengawasan intern pemerintah Pusat dan Daerah.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-2-

Dalam rangka mewujudkan sistem pelaporan yang terpadu dan bersinergi antar hasil
pengawasan APIP Pusat dan Daerah, maka berdasarkan Perpres No. 9 Tahun 2005 Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara diberikan kewenangan menyelenggarakan fungsi
perumusan kebijakan nasional di bidang pengawasan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan
dibidang pengawasan dengan disusunnya Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor PER/35/M.PAN/10/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Laporan
Hasil Pengawasan Tahunan APIP Pusat dengan format yang sama.

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dimaksudkan agar setiap unit
pengawasan menyampaikan tugas-tugas pengendalian yang telah dilaksanakannya selama
satu tahun.
Tujuan penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP yaitu:
1. Memberikan arahan tentang bentuk laporan hasil pengawasn tahunan yang seragam bagi
seluruh APIP Pusat.
2. Mempermudah pelaksanaan evaluasi nasional tentang kinerja dan hasil pengawasan
intern yang dilaksanakan oleh APIP Pusat.
3. Menjadi bahan utama penyusunan laporan tahunan evaluasi kinerja pengawasan intern
pemerintah kepada Presiden Republik Indonesia.

C. Ruang Lingkup
Protap ini mencakup proses penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP
dan penyusunan Laporan Pelaksanaan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan/Pengawasan
Fungsional per Semester yang semuanya disampaikan kepada Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara.

D. Dasar Hukum
1.

Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih

dan Bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme;

2.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071);

3.

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/35/M.PAN/10/2006

tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan Aparat
Pengawasan Intern Pemerintah Pusat;

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-34.

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintah;

5.

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

6.

Surat

Edaran

Menteri

Pendayagunaan

Aparatur

Negara

Nomor SE/02/M.PAN/01/2005 tentang Pelaksanaan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

Intern Pemerintah;
7.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua
kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 05 Tahun 2010;

8.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia;

E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:
1.

Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan,
dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi
dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan
sesuai dengan tolak ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk
kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik.

2.

Aparat Pengawasan Intern Pemerintah adalah Unit organisasi/pejabat yang ditunjuk

pada kementerian negara/lembaga yang bertugas untuk memperkuat dan menunjang
efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pemerintah berupa pengawasan intern dalam
bentuk audit, reviu, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lainnya.

3.

Pemantauan adalah proses penilaian kemajuan suatu program atau kegiatan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4.

Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) adalah rencana kerja yang dibuat setiap
tahun yang menggambarkan jumlah auditan, auditor, hari pemeriksaan dan biaya yang
diperlukan dalam rangka pelaksanaan audit.

5.

Program Kerja Pengawasan Tahunan (Non PKPT) adalah rencana kerja yang di buat
setiap tahun dimana jumlah audit yang pelaksanaanya tidak berdasarkan PKPT.

6.

Rekomendasi adalah merupakan saran tindak dari Tim Audit yang didasarkan hasil
temuan lapangan, yang disampaikan kepada auditan dan atau pimpinan untuk ditindak
lanjuti agar kesalahan-kesalahan yang terjadi tidak terulang lagi.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-47.

Tindak lanjut adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh objek atas saran dan atau
rekomendasi yang disampaikan oleh pengawas.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-5BAB II
PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN
APARAT PENGAWASAN INTERN PEMERINTAH

A. Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan APIP

1.

Kasubbag TU Inspektorat menerima dan mencatat surat permintaan penyusunan

Laporan Hasil Pengawasan APIP dari Deputi Bidang Pengawasan Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara.

2.

Inspektur menerima surat permintaan penyusunan Laporan Hasil Pengawasan APIP

serta menugaskan Auditor untuk segera menindaklanjuti dan menyusun Laporan Hasil
Pengawasan APIP.

3.

Auditor mendapat penugasan untuk segera menyiapkan berkas-berkas yang diperlukan.

4.

Auditor menyusun konsep Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat
jawaban.

5.

Auditor menyampaikan konsep Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat
jawaban.

6.

Inspektur melakukan koreksi konsep Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan
surat jawaban.

7.

Auditor melakukan revisi atas hasil koreksi dan mengetik final serta menyerahkan
kepada Kasubbag TU Inspektorat.

8.

Kasubbag TU Inspektorat menyampaikan berkas Laporan Hasil Pengawasan Tahunan

APIP dan surat final kepada Inspektur untuk ditandatangani.

9.

Kasubbag TU Inspektorat menyampaikan surat jawaban dan Laporan Hasil Pengawasan

Tahunan APIP yang telah dijilid kepada Kementerian PAN dan RB.

10. Kasubbag TU Inspektorat menyampaikan tembusan surat kepada Sekretaris Utama dan
Kepala melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama.
B. Penyusunan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan APIP
1.

Kasubbag TU Inspektorat menerima dan mencatat disposisi dari Sekretaris Utama

mengenai surat permintaan penyusunan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan APIP
dan menyampaikan kepada Inspektur.

2.

Inspektur menugaskan auditor untuk segera menindaklanjuti dan menyusun Laporan

Hasil Pengawasan APIP yang dimaksud.

3.

Auditor mendapat penugasan dan segera menyiapkan berkas-berkas yang diperlukan.

4.

Auditor menyusun konsep Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP
dan surat jawaban.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-65.

Inspektur:
a. Melakukan koreksi konsep Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP
dan surat jawaban.
b. Memerintahkan Kasubbag TU Inspektorat untuk membuat nota dinas penyampaian
surat kepada Sekretaris Utama.

6.

Kasubbag TU Inspektorat:
a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian konsep surat.
b. Mengoreksi konsep nota dinas yang dibuat staf.

7.

Kasubbag TU Inspektorat menyampaikan konsep nota dinas kepada Inspektur untuk

ditandatangani.

8.

Inspektur:
a. Memeriksa dan menandatangani Nota Dinas
b. Menyerahkan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP, konsep
surat, dan nota dinas kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada
Sekretaris Utama.

9.

Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk

menyampaikan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP, konsep surat,
dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur.

10. Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan Nota Dinas dari Inspektur, Laporan Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP, dan konsep surat kepada Sekretaris Utama
melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama.
11. Inspektorat:
a.

Menerima Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat
jawaban yang telah mendapat koreksi dari Sekretaris Utama.

b.

Memerintahkan auditor untuk melakukan revisi

12. Auditor:
a.

Melakukan revisi atas hasil koreksi Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan
Tahunan APIP dan mengetik final surat jawaban

b.

Menyerahkan kepada Kasubbag TU Inspektorat

13. Kasubbag TU Inspektorat:

a.

Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian ketik final surat jawaban.

b.

Mengoreksi konsep yang dibuat staf.

c.

Menyampaikan nota dinas penyampaian ketik final surat jawaban dan berkas
Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP kepada Inspektur.

14. Inspektur:
a.

Menandatangani Nota Dinas.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-7b.

Menyerahkan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan ketik
final surat jawaban. kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada
Sekretaris Utama.

15. Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk

menyampaikan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP, ketik final
surat jawaban, dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur.
16. Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan Nota Dinas dari Inspektur, Laporan Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP, dan ketik final surat kepada Sekretaris Utama
melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama.
17. Inspektur:
a.

Menerima Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat
jawaban yang telah ditandatangani Sekretaris Utama.

b.

Menyerahkan kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk ditindaklanjuti.

18. Kasubbag TU Inspektorat menyampaikan surat jawaban dan Laporan Tindak Lanjut
Hasil Pengawasan Tahunan APIP yang telah dijilid kepada Kementerian PAN dan RB.
19. Kasubbag TU Inspekorat menyampaikan tembusan surat kepada Kepala melalui Subbag
TU Sekretaris Utama.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-8BAB III
PENUTUP

Prosedur Tetap tentang penyusunan Laporan Hasil Pengawasan APIP ini dapat menjadi
pedoman bagi Inspektorat dalam melaksanakan pengawasan yang akan berdampak pada
efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi yang sesuai dengan prosedur tetap yang telah ditetapkan.
Prosedur Tetap tentang pembuatan Laporan Hasil Pengawasan APIP ini mulai berlaku
pada tanggal ditetapkan. Apabila terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana
mestinya.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal

Februari 2011

INSPEKTUR,

BINNER SITOMPUL

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 03 TAHUN 2011

TENTANG
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN
APARAT PENGAWASAN IINTERN PEMERINTAH (APIP)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-1-

DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PEMANTAUAN DAN EVALUASI
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN

LAMPIRAN 1

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN

TAHUNAN APIP

LAMPIRAN 2

PENYUSUNAN LAPORAN TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN

FUNGSIONAL

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-2Lampiran 1
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2011
Tanggal :
Februari 2011

DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN TAHUNAN APIP
Unit Penyelesaian
No

Tahap Kegiatan

Menerima dan mencatat surat

permintaan penyusunan Laporan Hasil
Pengawasan Tahunan APIP dari Deputi
Bidang Pengawasan Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi
a. Menerima surat permintaan
penyusunan Laporan Hasil
Pengawasan Tahunan APIP
b. Menugaskan Auditor untuk segera
menindaklanjuti dan menyusun
Laporan Hasil Pengawasan Tahunan
APIP
Mendapat penugasan untuk segera
menyiapkan berkas-berkas yang
diperlukan

Menyusun konsep Laporan Hasil

Pengawasan Tahunan APIP dan surat
jawaban

Menyampaikan konsep Laporan Hasil

Pengawasan Tahunan APIP dan surat
jawaban
Melakukan koreksi konsep Laporan
Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan
surat jawaban

Melakukan revisi atas hasil koreksi dan

mengetik final serta menyerahkan
kepada Kasubbag TU Inspektorat

Menyampaikan berkas Laporan Hasil

Pengawasan Tahunan APIP dan surat
final kepada Inspektur untuk
ditandatangani

Menyampaikan surat jawaban dan

Laporan Hasil Pengawasan Tahunan
APIP yang telah dijilid kepada
Kementerian PAN dan RB

10

Menyampaikan tembusan surat kepada

Sekretaris Utama dan Kepala melalui
Kasubbag TU Sekretaris Utama

Norma Waktu : 5 (lima) hari

Auditor

Kasubbag
TU
Inspektorat

Inspektur

Kementerian
PAN dan RB

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-3-

Lampiran 2
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2011
Tanggal :
Februari 2011

DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN LAPORAN TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN FUNGSIONAL
Unit Penyelesaian
No

Tahap Kegiatan

Menerima dan mencatat

disposisi dari Sekretaris
Utama mengenai surat
permintaan penyusunan
Laporan Tindak Lanjut
Hasil Pengawasan
Fungsional dan
menyampaikan kepada
Inspektur
Menugaskan auditor untuk
segera menyusun Laporan
tindak lanjut Hasil
Pengawasan Fungsional
dimaksud

Mendapat penugasan dan

segera menyiapkan berkasberkas yang diperlukan

Menyusun konsep Laporan

Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Fungsional
beserta surat jawaban

a. Melakukan koreksi
konsep Laporan Tindak
Lanjut Hasil
Pengawasan Fungsional
dan surat jawaban
b. Memerintahkan
Kasubbag TU
Inspektorat untuk
membuat nota dinas
penyampaian konsep
surat penyampaian
lLaporan Tindak Lanjut
Hasil Pemeriksaan
kepada Sekretaris
Utama
a. Menugaskan staf untuk
mengetik konsep nota
dinas penyampaian
konsep surat
b. Mengoreksi konsep
yang dibuat staf

Staf
Subbag TU
Inspektorat

Auditor

Kasubbag
TU
Inspektorat

Inspektur

Sekretaris
Utama

Kementerian PAN
dan RB

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-4Unit Penyelesaian
No

Tahap Kegiatan

Menyampaikan konsep
nota dinas kepada Inspektur
untuk ditandatangani

a. Memeriksa dan
menandatangani Nota
Dinas
b. Menyerahkan Laporan
Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan
Fungsional, konsep
surat, dan nota dinas
kepada Kasubbag TU
Inspektorat untuk
disampaikan kepada
Sekretaris Utama

Memerintahkan Staf
Subbag TU Inspektorat
untuk menyampaikan
Laporan Tindak Lanjut
Hasil Pengawasan
Fungsional, konsep surat,
dan nota dinas yang telah
ditandatangani Inspektur

10

Menyampaikan Nota Dinas

dari Inspektur, Laporan
Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Fungsional,
dan konsep surat kepada
Sekretaris Utama melalui
Kasubbag TU Sekretaris
Utama

11

a. Menerima Laporan
Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Fungsional
dan surat jawaban yang
telah mendapat koreksi
dari Sekretaris Utama
b. Memerintahkan auditor
untuk melakukan revisi
a. Melakukan revisi atas
hasil koreksi Laporan
Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Fungsional
dan mengetik final surat
jawaban
b. Menyerahkan kepada
Kasubbag TU
Inspektorat

12

Staf
Subbag TU
Inspektorat

Auditor

Kasubbag
TU
Inspektorat

Inspektur

Sekretaris
Utama

Kementerian PAN
dan RB

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-5Unit Penyelesaian
No

Tahap Kegiatan

13

a. Menugaskan staf untuk

mengetik konsep nota
dinas penyampaian
ketik final surat
jawaban
b. Mengoreksi konsep
yang dibuat staf
c. Menyampaikan nota
dinas penyampaian
ketik final surat
jawaban dan berkas
Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Fungsional
kepada Inspektur
a. Menandatangani Nota
Dinas
b. Menyerahkan Laporan
Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Fungsional
dan ketik final surat
jawaban kepada
Kasubbag TU
Inspektorat untuk
disampaikan kepada
Sekretaris Utama
Memerintahkan Staf
Subbag TU Inspektorat
untuk menyampaikan
Laporan Tindak Lanjut
Hasil Pengawasan
Fungsional, ketik final surat
jawaban, dan nota dinas
yang telah ditandatangani
Inspektur
Menyampaikan Nota Dinas
dari Inspektur, Laporan
Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Fungsional,
dan ketik final surat kepada
Sekretaris Utama melalui
Kasubbag TU Sekretaris
Utama

14

15

16

17

a. Menerima Laporan
Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Fungsional
dan surat jawaban yang
telah ditandatangani
Sekretaris Utama
b. Menyerahkan kepada
Kasubbag TU
Inspektorat untuk
ditindaklanjuti

Staf
Subbag TU
Inspektorat

Auditor

Kasubbag
TU
Inspektorat

Inspektur

Sekretaris
Utama

Kementerian PAN
dan RB

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-6Unit Penyelesaian
No

Tahap Kegiatan

18

Menyampaikan surat
jawaban dan Laporan
Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Fungsional
yang telah dijilid kepada
Kementerian PAN dan RB

19

Menyampaikan tembusan
surat kepada Kepala
melalui Subbag TU
Sekretaris Utama

Staf
Subbag TU
Inspektorat

Auditor

Kasubbag
TU
Inspektorat

Inspektur

Sekretaris
Utama

Norma waktu : 5 (lima) hari

INSPEKTUR,

BINNER SITOMPUL

Kementerian PAN
dan RB