PENGORGANISASIAN

ORGANIZING
mahfud@chem-eng.its.ac.id

Apakah Pengorganisasian itu?

Pengaturan kegiatan secara
sistematis sehingga dapat
berkontribusi terhadap tujuan
perusahaan/organisasi
Proses penentuan struktur untuk
mengalokasikan tugas individu dan
mengkoordinasikan kegiatan menuju
tujuan organisasi
Dua pilihan : Mekanistik atau organik

Mechanistic Vs. Organic Models

Line Vs. Line & Staff

Span of Control
Jumlah bawahan bertanggung jawab
langsung kepada supervisor
Jika 64 pekerja dan 8 supervisor, rentang
rata-rata kontrol adalah 8, dengan seorang
manajer.
Jika rentang yang diinginkan dari kontrol 4,
jumlah yang sama pekerja akan
membutuhkan 16 supervisor dengan 4
manajer
Teori manajemen lama: max rentang kendali
adalah 6
Baru: 15 sampai 25 bawahan per supervisor
Akan tergantung pada jenis organisasi, dan
pelatihan bawahan

Contrasting Spans of Control

Datar vs. Tinggi (Flat vs. Tall)

Organisasi Datar : beberapa lapisan manajemen,
rentang kendali besar
Organisasi Tinggi : lapisan manajemen lebih
banyak, rentang kendali yang lebih kecil,
pengawasan yang lebih baik
Untuk suatu organisasi besar, 5 lapisan adalah
maksimum
Sebuah organisasi yang tinggi memperlambat
pengambilan keputusan, menyediakan
supervisor yang lebih baik
Saat ini: ada konsensus bahwa datar lebih baik,
manajer sedikit, biaya lebih rendah, lebih baik
karyawan dilatih dan diberdayakan

Flat vs. Tall

Sebuah organisasi datar mengurangi
kemungkinan untuk miskomunikasi.
Manajer memiliki rentang kendali yang
lebih besar
Suatu pendapat bahwa seorang manajer
hanya bisa mengawasi sejumlah kecil
orang.
Dengan sistem komunikasi modern ini
pendapat ini tidak benar.

Tall versus Flat Organizations

Chief
Executive

Flat hierarchy

Tall hierarchy

Tall Organization

Flat Organization

Chief
Executive

Relatively wide
span of control

Relatively narrow
span of control

Proses Mengorganisir.
1. Melakukan identifikasi dan
klasifikasi pekerjaan.
2. Mengelompokkan pekerjaan
3. Menyiapkan pihak yang akan
menangani pekerjaan
4. Mengetahui wewenang dan
tanggung jawab serta melakukan
pekerjaan
5. Menyusun mekanisme koordinasi.

1. Melakukan Identifikasi & Klasifikasi

Pekerjaan.
Ruang Lingkup proyek terdiri dari
sejumlah besar pekerjaan terdiri
dari identifikasi dan klasifikasi untuk
mengetahui berapa besar volume,
macam dan jenisnya
mengetahui dana dan sumber daya
yang diperlukan

2. Mengelompokkan Pekerjaan.
Selanjutnya mengelompokkan
pekerjaan tersebut kedalam unit
atau paket yang masing-masing
telah diidentifikasi biaya, jadwal dan
mutunya.
Menyerahkan tugas tersebut kepada
individu atau kelompok yang diberi
tugas untuk menanganinya.

3. Menyiapkan Pihak Yang Akan

Menangani Pekerjaan.
Mempersiapkan pihak-pihak yang akan
menerima tugas di atas, seperti memilih
ketrampilan dan keahlian kelompok yang
sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan
memberitahukan sasaran yang ingin
dicapai yang berkaitan dengan unit atau
paket kerja yang akan menjadi tanggung
jawabnya.

4. Mengetahui Wewenang dan Tanggung

Jawab Serta Melakukan Pekerjaan.
Agar hasil pekerjaan sesuai dengan harapan,
maka kelompok yang menerima pekerjaan
harus mengetahui batas wewenang dan
tanggung jawabnya. Gunanya untuk
menghindari tumpang tindih dan duplikasi.
Setelah itu masing-masing kelompok mulai
melaksanakan pekerjaannya.

5. Menyusun Mekanisme Koordinasi.

Adanya mekanisme koordinasi agar
semua bagian pekerjaan proyek
yang ditangani oleh para peserta
tersebut dapat bergerak menuju
sasaran secara sinkron.

B. Struktur Organisasi
1.
2.
3.
4.

Organisasi
Organisasi
Organisasi
Organisasi

Fungsional
Produk dan Area.
Matriks.
Proyek.

1. Organisasi Fungsional
Adalah organisasi yang dipecah atau
dikelompokkan menjadi unit-unit
berdasarkan fungsinya.
Kemudian unit-unit tersebut dipecah lagi
ke dalam sub bidang yang lebih kecil.
Ciri utama organisasi fungsional ialah
memiliki struktur piramidal, dengan
konsep otoritas dan hirarki vertikal.

Sifat-Sifat Organisasi Fungsional

Prinsip komando tunggal dimana
masing-masing personil hanya
memiliki satu atasan.
Setiap personil mempunyai
wewenang dan tanggung jawab yang
jelas.
Arus informasi dan pelaporan bersifat
vertikal.

Sifat-Sifat Organisasi Fungsional

Hubungan kerja horizontal diatur
dengan prosedur kerja, kebijakan
(policy) dan petunjuk pelaksanaan.
Mekanisme koordinasi antar unit,
bila diperlukan dilakukan dengan
rapat-rapat atau membentuk
panitia perwakilan.

Keuntungan pengelompokkan dan

pengelolaan kegiatan yang serupa, adalah :
Memudahkan pengawasan karena
personil hanya melapor kepada satu
atasan.
Adanya potensi meningkatkan
ketrampilan dan keahlian individu
serta kelompok untuk menjadi
spesialis pada bidangnya.
Konsentrasi perhatian personil
terpusat pada sasaran bidang yang
bersangkutan.

Keuntungan pengelompokkan dan

pengelolaan kegiatan yang serupa, adalah :
Penggunaan sumber daya yang
makin efisien sebagai akibat
pekerjaan yang sejenis dan berulangulang.
Memudahkan pengendalian kinerja
personil serta biaya, jadwal dan mutu
produk.

Keterbatasan Organisasi Fungsional.

Cenderung memprioritaskan kinerja dan
keluaran (output) masing-masing bidang.
Hal ini dapat mengurangi perhatian tujuan
perusahaan secara menyeluruh.
Makin besar organisasi, makin panjang
prosedur pengambilan keputusan.
Sulit mengkoordinasi & mengintegrasikan
pekerjaan yg multi disiplin dan melibatkan
banyak pihak di luar organisasi.
Kurangnya jalur komunikasi horisontal.

Bagan Organisasi Fungsional

Pimpinan Umum

Pemasaran

Keuangan

Pemeliharaan

Desain
Engineering

Manufaktur

Logistik

Teknik

Operasi

Inspeksi

Studi dan
Pengembangan

2. Organisasi Produk Dan Area

Organisasi ini dibuat jika perusahaan
merasa, bahwa jumlah dan keaneka
ragaman produk terlalu besar,
sehingga sulit untuk ditangani dengan
struktur fungsional

3. Organisasi Matriks
Arus pelaporan dan kegiatan selain
jalur vertikal, juga terdapat jalur
horisontal.
Manajer proyek berbagi otoritas dan
tanggung jawab dengan manajer
fungsional yang telah ada.

4. Organisasi Proyek
Selain arus vertikal, dipakai juga arus
horisontal.
Manajer proyek adalah penanggung
jawab tunggal atas terselenggaranya
proyek.
Pendekatan sistem dalam
perencanaan dan implementasi.

PENYUSUNAN PERSONALIA
ORGANISASI

PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA

Langkah2 Proses Penyusunan Personalia:
1.
Perencanaan SDM, yg dirancang utk
pemenuhan kebutuhan personalia org
2.

Penarikan (recruitment), yg berhubungan

dgn pengadaan calon2 personalia segaris dgn
rencana sdm

3.

Seleksi, mencakup penilaian dan pemilihan

diantara calon2 personalia

4.

Pengenalan dan orientasi, yg dirancang

utk membantu individu2 yg terpilih
menyesuaikan diri dgn lancar dlm org

PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA

5. Latihan dan pengembangan
utk meningkatkan kemampuan perseorangan dan
kelompok utk mendorong efektivitas org
6. Penilaian Pelaksanaan kerja
dilakukan dgn mbandingkan ant pelaksanaan kerja
perseorangan & standar2 atau tujuan2 yg
dikembangkan bg posisi tsb
7. Pemberian balas jasa & penghargaan
disediakan bg karyawan2 sbg kompensasi
pelaksanaan kerja & sbg motivasi bagi pelaksanaan
di waktu yg akan datang
8. Perencanaan dan pengembangan karier
Mencakup transfer (promosi atau demosi),
penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian atau
pensiun

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Ada 3 bagian perencanaan personalia:
1)

Penentuan jabatan2 yg harus diisi, kemampuan

yg dibutuhkan karyawan utk melaksanakan
pekerjaan tsb, dan brp jmlh karyawan utk
melaksanakan pekerjaan tsb

2)

Pemahaman pasar tenaga kerja dimana

karyawan potensial ada

3)

Pertimbangan kondisi permintaan dan

penawaran karyawan

Penentuan Kebutuhan Jabatan

Penyusunan personalia org dimulai dgn penentuan

tujuan2 & rencana2 org.
Kemudian org menentukan spesifikasi jabatan.
Ketiga, org mengestimasi juml karyawan total yg
dibutuhkan slm periode ttt dimasa mendatang.
Keempat, org mempertimbangkan persediaan
karyawan yg telah tersedia utk melaksanakan
berbagai pekerjaan. Ini diikuti estimasi jumlah orang
yg harus ditarik dan kapan mereka dibutuhkan.
Akhirnya, berbagai jenis prog kegiatan bg
pemenuhan kebutuhan2 harus ditetapkan.

Penentuan Spesifikasi Jabatan

Melalui penggunaan suatu proses yg disebut
analisa jabatan (job analysis), perusahan
menentukan ketrampilan2, tanggung jwb,
pengetahuan, wewenang, lingkungan dan antar
hub yg terlibat dlm setiap jabatan.
Hasil analisa jabatan ini berupa deskripsi jabatan
dan spesifikasi jabatan

Deskripsi jabatan & Spesifikasi

Jabatan
Pernyataan2 tertulis yg meliputi tugas2,
wewenang, tanggung jabatan,dan hubungan2
lini (baik keatas maupun ke bawah).
Pernyataan2 tertulis yg menunjukan kualitas
minimum karyawan yg dapat diterima agar
mampu menjalankan suatu jabatan dgn baik.
Spesifikasi Jabatan berisi identifikasi jabatan,
kondisi2, dan persyaratan2 kerja

Penentuan tujuan dan rencana

Langkah berikutnya adalah memutuskan kemana org

akan berjalan. Apa rencana pelaksanaan? Apa
produk2 baru yg akan diperkenalkan? Jawaban2nya
akan mempengaruhi jumlah dan jenis karyawan yg
akan ditarik

PENGEMBANGAN SDM
Terdapat dua kelompok sumber darimana
karyawan dpt ditarik utk mengisi suatu
jabatan tertentu, yaitu dari :
Sumber Internal
Sumber Eksternal

Sumber Internal
1.

Penataran (upgrading):karyawan yg memegang

posisi sekarang dididik, dilatih, atau
dikembangkan utk melaksanakan pekerjaan
lebih baik sesuai permintaan keadaan ttt

2.

Pemindahan (transferring) : Pemindahan dari

psisi yg kurang disenangi dlm org ke posisi lain
yg lebih memuaskan kebutuhannya

3.

Pengangkatan(promoting): Pengangkatan krywn

dr tingkat jabatan lebih rendah ke tingkat
jabatan yg lebih tinggi

Sumber Eksternal
Lamaran2 pribadi
Kantor/Lembaga penempatan
tenaga kerja,(outsourcing)
Lembaga Pendidikan
Sekolah/Kursus
Para pesaing, dll.

Istilah dalam pengadaan SDM

-

Penarikan tenaga kerja

Memanggil pelamar utk mengisi jabatan yg lowong dlm
suatu organisasi melalui berbagai sbr tenaga kerja
(iklan, lembaga pendidikan, kenalan/keluarga
karyawan, dll)

Seleksi tenaga kerja

Proses utk memberi jabatan kpd pelamar yg tepat, yg
pd umumnya tdd tahap2 wawancara, pengisian form
lamaran, pemeriksaan referensi, tes psikologi,
pemeriksaan kesehatan & persetujuan atasan langsung

Penempatan tenaga kerja

Pelamar diputuskan utk memegang suatu jabatan
dalam organisasi melalui proses orientasi, yakni
mengenalkan karyawan kpd perusahaan tentang
pekerjaannya, sejarah perusahaan, produksi yg
dikeluarkan perusahaan, hak dan kewajiban
karyawan, kondisi pekerjaan, serta upah dan gaji
karyawan.
Tujuan: utk menumbuhkan perasaan bangga dan
perasaan memiliki thd perusahaan pd karyawan
ybs.

Seleksi dan penempatan tenaga kerja yg

keliru akan membawa dampak negatif, al:
timbulnya keresahan tenaga kerja,
turunnya semangat dan kegairahan kerja,
turunnya produktivitas,
kekeliruan dalam pelaksanaan tugas &
tanggung jawab yg kurang.

Pengembangan SDM
Suatu organisasi hanya dapat berkembang dan
terus hidup bila selalu tanggap perubahan
lingkungan, teknologi,dan ilmu pengetahuan
Berbagai aktivitas yg dapat dilakukan oleh suatu
organisasi utk pengembangan tenaga kerja, yaitu:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

pelatihan/pendidikan
Rotasi jabatan
Delegasi tugas
Promosi
Konseling
konferensi

a.Pelatihan/pendidikan

Pelatihan/pendidikan investasi jangka

panjang pd SDM memperbaiki/meningkatkan
Pengetahuan, keterampilan dan sikap pegawai
ybs lebih maju.

b. Rotasi Jabatan

Seorang karyawan ditugaskan memegang

jabatan yg berbeda dari satu waktu ke waktu
yg lain
memahami pelaksanaan berbagai tugas,
memperoleh pengetahuan yg lebih luas

c. Delegasi
Agar delegasi dapat efektif, harus
memperhatikan:
tugas, wewenang, dan pertanggung
1.
jawaban
Delegasi diberikan pd orang yg tepat,
2.
agar dapat melaksanakan tugas tsb
Delegasi harus dibarengi dgn peralatan,
3.
waktu, biaya yg diperlukan
Penerima delegasi harus dimotivasi dgn
4.
memberikan insentif yg diperlukan

d. Promosi
Kegiatan pemindahan karyawan dari satu
jabatan ke jabatan yg lebih tinggi, dimana
tugas, wewenang, dan tanggung jawab
lebih tinggi dari sebelumnya.
e. Konseling
Dalam setiap organisasi, karyawan dpt
dibagi 2, yaitu: Penasehat (manajer) dan
yang dinasehati (karyawan bawahannya).
Nasehat khususnya yg berhubungan dgn
pelaksanaan pekerjaan bahkan persoalan
pribadi.

f. Konferensi
Ikut serta dalam suatu konferensi bg
seseorang akan banyak memberi
pengalaman, pengetahuan dlm berbagai
bidang& dapat menambah keterampilan. Cara
menyelenggarakan konferensi, proses rapat,
cara diskusi, dan pengambilan keputusan
akan membawa dampak pd setiap orang yg
turut dlm suatu konferensi.

Pemanfaatan SDM
Lingkup pemanfaatan SDM terdiri :
pemberhentian,
pemensiunan dan
motivasi.

Pemanfaatan SDM
a. Pemberhentian
Pemberhentian berarti pemutusan hubungan
kerja (PHK) dgn pegawai, PHK dilakukan bila
pegawai sudah parasit kpd perusahaan (output <
input yg digunakan).
b. Pemensiunan
Pemensiunan berarti pemberhentian pegawai oleh
perusahaan krn pegawai berumur lanjut shg tidak
lagi dapat bekerja dg sempurna. (50-60 thn)
c. Motivasi
Motivasi berasal dari kata motif, yaitu apa yg
menggerakkan atau mendorong seseorang
melakukan suatu kegiatan, yg berhubungan dg
jawaban pertanyaan mengapa tingkah laku
seseorang demikian.

TERIMA KASIH.