waa CTT A ened APU ELIEI CE UTLG |DAFTAR ISI KATA PENGANTAR PENDAHULUAN BAB 1 BAB 2 ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN .... 1.1. Konsep Organisasi 1.2. Bentuk-Bentuk Organisasi 1.3. Konsep Manajemen .. 1.4 Konsep Informasi . 1.5 Konsep Sistem ... 1.6 Konsep Sistem Informasi Manajemen.. 1.7 Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS/Computer Base Information System)..... 1.8 Jenis-Jenis Manajemen Sumber Daya Informasi 1.9 Jenis-Jenis Sistem ... oe (oreo 1.10 Data versus Informasi (Data versus Information) MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMAS! 2.1 Konsep Teknologi Informasi 2.1.1. Keuntungan Menggunakan Teknologi Informasi .. 2.1.2 Bentuk Sumber Daya Informasi 2.1.3 Pengelola Sumber Informasi.. xii xiv ONAN=aa 14 25 27 28 30 33 33 35 37 43vi Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi BAB 3 2.2 2.3 24 2.5 2.6 2.7 2.8 Konsep Perencanaan Strategis...................... 44 Fungsi Perencanaan Strategis ... Pengalihan Siasat/Strateg ...... ‘ Pendekatan SPIR (Strategic Planning for Informaton Resources/Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi).. 50 Rencana Strategis Sumber Informasi.. 50 Komputerisasi Pemakai Terakhir sebagai Suatu Strategi... 52 Konsep Manajemen ‘Sumber Informasi (Information Resources Management/IRM).... 53 2.8.1 | Persyaratan Unsur-Unsur IRM... 54 PERANAN KOMPUTER DALAM PASAR PRODUKSI DAN JASA 57 34 Peranan Komputer dalam Pasar Produksi dan Jasa....... 87 3.2 Pengolahan Informasi 60 3.3 Keuntungan Koordinasi/Penyelarasan dalam Perusahaan Multinasional... 60 3.4 Siasat/Strategi Bisnis dalam Persaingan Dunia 61 3.4.1 Siasat Multinasional (Multinational Siro QY) srcserssesisissesscsssnsciacsinsrsansesianse 62 3.4.2 Siasat Dunia.. 63 3.4.3 Siasat Internasional ........ 64 3.4.4 Siasat Antarnegara (Transnational Strategy) ... 64 3.5 Penerapan Sistem Informasi Dunia (GIS/Global Information Systems) ... 66 3.5.1 Secara Politik Tidak Nyaman. 66 3.5.2. Masalah Teknologi ..... .. 67 3.5.3. Kekurangan Dukungan dari Para Manajer Cabang . 68 3.6 Siasat/Strategi Penerapan GIs (Global _ Information Systems) ...... - 3.6.1 Hubungan GIS dengan Siasat Bisnis... 69 3.6.2 Mendefinisikan Sumber Daya Informasi 70 3.6.3 Menyediakan Pembagian Data........... 71 3.6.4 Mempertimbangkan Lingkungan Budaya 71Daftar tsi vil 3.7 Kualitas Produksi dan Jasa.. 73 3.7.4 Ukuran-Ukuran Kualitas Hasil/Produk 73 3.7.2. Ukuran Kualitas Jasa.. 75 3.8 Dasar-Dasar Manajemen Kualitas... 76 3.8.1 Empat Belas Nilai Deming . 77 3.8.2 Trilogi Kualitas Juran......... 78 3.8.3. Kendali Kualitas Keseluruhan Feigenbaum (Feigenbaum’s Total Quality Control) ..........0000008 . 80 3.9 Manajemen Kualitas Keseluruhan (Total Quality Management/TQM) ........ccseseene : 82 3.10 Sistem Informasi Mendukung Peningkatan Kualitas .. “0 84 3.10.1 Menyederhanakan Produk ‘atau Proses Produksinya. .. 85 3.10.2 Ukuran Pembanding (Benchmarking) 86 3.10.3. Gunakan Permintaan Pelanggan sebagai Panduan Meningkatkan Produk dan Jasa/Layanan............. 86 3.10.4 Kurangi Lingkaran Waktu Proses. 86 3.10.5 Tingkatkan Kualitas dan Ketelitian Rancangan.... 87 3.10.6 Tingkatkan Ketelitian Produksi 87 3.11 Kualitas dan Keunggulan Bersaingan 87 3.12 Peranan CBIS untuk Kualitas Produk dan Jasa_ 89 3.12.1 Sistem Informasi Akuntansi/SIA (Accounting Information System/AIS) 89 3.12.2 Sistem Informasi Manajemen/SIM (Management Information System/MIS) 90 3.12.3 Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System/DSS)...... . 90 3.12.4 Sistem Otomatisasi Perkantoran (Office Automation System/OA). 90 3.12.5 Sistem Ahli (Expert System/ES) 91 3.13 Program TQM Dalam Perusahaan..... aww Ot 3.14. Mencapai Manajemen Kualitas dalam Jasa Informasi. 94Vili Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi BAB4 BABS BAB6 MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN 44 4.2 43 44 46 47 PENDEKATAN SISTEM... 101 101 106 Jenis-Jenis Model Kegunaan Model 4.2.1. Memudahkan Pengertian (Facilitate Understanding)............... 106 4.2.2 Memudahkan Komunikasi (Facilitate Communication) 4.2.3 Meramal/Memperkirakan Masa Depan (Predict the Future) Model Sistem Umum...... Ukuran-Ukuran Informasi Perbandingan antara Tujuan dan Standar Manajemen dengan Pengecualian (Management by Exception) . Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan (CSF/Critical Success Factor).... 107 108 110 113 115 117 121 5.1 Pendekatan Sistem 121 5.2 Pemecahan Masalah (Problem Solving) 124 5.3 Susunan Masalah... 137 5.4 Tahap-Tahap Pendekatan Sistem 139 5.5 Tahapan Rangkaian .... 141 5.5.1 Pendekatan Sistem, Pemecahan Masalah, dan Pembuatan Keputusan 142 5.5.2 Pendekatan Sistem dan CBIS 142 5.6 Upaya Pemecahan.... 5.7. Meninjau Berbagai Alternatif Pemecahan 146 5.8 Faktor-Faktor Pribadi yang Memengaruhi Pemecahan Masalah... 148 SIKLUS HIDUP SISTEM .. 150 6.1 6.2 6.3 64 153 Pengertian Siklus Hidup Sistem..... Tahap-Tahap Sikius Hidup Sistem... Pengembangan Penggunaan/Aplikasi Secara Cepat (RAD/Rapid Application Development)........ sesseseeel ce 168 Empat Pokok Pentingnya RAD ..............004+ 171BAB7 BABS Daftar Isi ix PEMPROSESAN DAN APLIKASI KOMPUTER....... 174 7.1 Sejarah Awal Komputer .. 7.2 Masa Komputer .... 7.3 Arsitektur Komputer... 7.4 Unit Penyimpanan (Memory Unit). 7.5 Unit Masukan (Input Unit) .. 7.6 Unit Keluaran (Output Unit) .. 7.7 Jenis-jenis Perangkat Lunak (Software)... 7.8 Perangkat Lunak Penggunaan/Aplikasi 7.9 Peranan Perangkat Lunak... 7.9.1 Meminimalkan Kesalahan Masukan... 205 7.10 Multimedia ....... 7.10.1 Aplikasi Multimedia dalam Dunia 7.10.2 Langkah-Langkah Pengembangan Sistem Multimedia... PERUSAHAAN DIGITAL: E-BUSINESS DAN E-COMMERCE 8.1 E-Business, E-Commerce dan Lahimnya Perusahaan Digital 8.1.1 Teknologi Internet dan Perusahaan Digital .... 8.1.2 Model-Model Bisnis Baru dan Perencanaan Nilai.... 218 8.1.3. Perubahan Ekonomi Informasi........... 220 8.1.4 Model-Model Bisnis yang Memanfaatkan Internet... .. 223 8.2 E-Commerce . 229 8.2.1 Pengelompokkan E- Commerce 229 8.2.2 Retail Berpusatkan Pelanggan. 231 8.2.3 Penjualan Langsung Melalui Web...... 231 8.2.4 Personalisasi dan Pemasaran Interaktif 233 8.2.5 M-Commerce dan Pemasaran Generasi Berikutnya.. 8.2.6 Layanan Mandiri Pelanggan . 8.2.7 Business to Business E-Commerce: Efisiensi dan Relasi Baru ... = 8.2.8 Sistem Pembayaran E-Commerce..... 249 237 241x Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 8.3. Perusahaan Digital......... 256 8.3.1 Bagaimana Intranet ‘Mendukung E-Business... 256 8.3.2 Intranet dan Kolaborasi Kelompok... 257 8.3.3. Aplikasi Intranet untuk E-Business .... 258 8.3.4 Manajemen Rantai Persediaan dan Perdagangan Kolaboratif .................+. 263 8.4 Tantangan-Tantangan Manajemen dan Peluang- Peluang..... 8.4.1 Model-Model Bisnis Yang Belum 268 Terbuktikan.... 269 8.4.2 Persyaratan Perubahan Proses Bisnis 8.4.3 Konflik-Konflik Saluran.......ccccce 270 BABS KOMUNIKASI DATA 286 BAB10 SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA....................-.. 9.1 Perangkat Keras Komunikasi 287 9.2 Perangkat Keras Komunikasi Data Lainnya, . 290 9.3 Perangkat Lunak Komunikasi Data 295 9.4 Pendekatan Dasar Jaringan Pada Pemrosesan 297 9.5 Perusahaan Penyedia Jasa Komunikasi 302 9.6 — Jaringan Setempat (LAN/Local Area Network)304 9.7 Manajemen Jaringan ...... 308 9.8 Strategi Komunikasi Data Baru-internet.. 9.9 Langkah-Langkah Menuju Intranet yang Berhasil 10.1 Konsep Manajemen Berbasis Data 10.2 Hierarki Data .. 10.3 Manajemen Data 311 - 313 318 318 320 321 10.4 Penyimpanan Sekunder 322 10.5 Hubungan Penyimpanan Sekunder dengan Pemrosesan —wesessees we 329 10.6 Kebangkitan Era Basis Data ws 333 10.7 Konsep Basis Data. . 337 10.8 Struktur Basis Data 338 10.9 Perangkat Lunak Basis Data.. 10.10 Menciptakan Basis Data ..Daftarlsi i 10.11 Menggunakan Basis Dat: 10.12 Pengelolaan Basis Data. 10.13 Menempatkan Database dan DBMS: dalam Perspektif... . 350 BAB 11 MENGELOLA PERUSAHAAN DIGITAL . 353 11.1. Mengapa Sistem Informasi............ 358 11.1.1 Lingkungan Bisnis yang Semakin Kompetitif dan Lahirnya Perusahaan Digital 358 11.1.2. Apakah yang Dimaksudkan dengan Sistem Informasi....... 11.1.3 Perspektif Bisnis Atas Sistem Informasi 372 11.2 Pendekatan-Pendekatan Kontemporer Atas Sistem Informasi.... 382 11.2.1. Pendekatan Teknis. 383 11.2.2. Pendekatan Perilaku.... 383 11.2.3 Pendekatan yang Digunakan pada Buku Ini: Sistem Sosioteknis.. 08 11.3 Menuju Perusahaan Digital: Peran Baru Sistem Informasi dalam Organisasi..... .. 386 11.3.1 Lingkup Luas Sistem Informasi.. 387 11.3.2 Revolusi Jaringan dan Internet .. 388 11.3.3. Opsi Baru Untuk Desain Organisasi: Perusahaan Digital dan Perusahaan Kolaboratif........ 392 11.3.4 Perusahaan Digital: Electronic Commerce, Electronic Business, Dan Kerjasama Secara Digital 11.4 Belajar Memanfaatkan Sistem Informasi: Beragam Peluang Baru Teknologi.....c..cs:0. 407 11.4.1 Tantangan Sistem Informasi: Persoatan- Persoalan Pokok Manajemen seve 408 11.4.2 Mengintegrasikan Teks Dengan Teknologi: Peluang Baru Untuk Belajar.. soon 415 Daftar Pustaka ——savesassssssesseeeiuennnecssens 424 Biografi Singkat . 426KATA PENGANTAR Buku berjudul Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi, penulis sajikan bagi mahasiswa yang sedang mengikuti mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, dan bagi para manajer, kandidat manajer, praktisi serta masyarakat umum yang ingin memahami dan mendalami bagaimana peran sistem informasi manajemen yang dominan menentukan dalam kegiatan keseharian/kegiatan kantor, maupun dalam aneka bentuk organisasi bisnis. Penulis mengucapkan terima kasih kepada DR. C. Harinowo, selaku Rektor Asian Banking Finance And Informatics Istitute PERBANAS/ABFI INSTITUTE PERBANAS dan kepada Bapak Prof. DR. Sudarsono, M.Sc selaku Wakil Rektor Asian Banking Finance And Informatics Institute PERBANAS/ABFI INSTITUTE PERBANAS atas motivasi dan inspirasi serta bantuan material yang diberikan kepada penulis hingga terwujudnya penerbitan buku ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih yang sedalam- dalamnya kepada tim pengajar/pengasuh mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, yaitu: Edhi Juwono, M.M., Drs. Abd. Rani Rasyid, Ak, M.M., H. Hidayat. Sofyan Wijaya, SE, M.M., Ir.Kata Pengantar xiii Abdul Hakim, M.B.A, Drs. Tony Jansen Manurung, M.M., Heri Yulianto, S.Si; M.Komp., Hilman Lutfi, S. Komp, M.M.S.I., Drs. James Situmorang, Ak, MBA atas kerjasama selama ini dalam mengasuh mahasiswa di STIE PEBANAS/ABFI INSTITUTE PERBANAS. Penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada Comunitas Sophia dan Penerbitan PT GRASINDO, atas bantuan dan kerjasama yang diberikan untuk menerbitkan buku ini. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada staf penulis yaitu Boyke Nainggolan, A.md atas bantuan dan keteku- nannya dalam pengetikan naskah buku ini dan tidak Jupa penulis mengucapkan banyak terima kasih juga kepada istri tercinta, Naswaty R. Boru Purba atas segala kesabaran dan dorongan moril, serta putra kami, yakni: Monica F, SE, Abraham Maruar F, SE, Maya A.F, SH, serta menantu kami, S. William Souhuwat dan cucu kami, Hizkia Winner Souhuwat, teman-teman dan saudara—saudara penulis yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Akhir kata, semoga buku ini memberikan manfaat ke- pada para pembaca. April, 2008 Penulis Chr. Jimmy Lbn. GaolPENDAHULUAN Dalam buku berjudul Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi, penulis menguraikan secara detail peran dan aplikasi informasi di dalam suatu perusahaan. Peranan informasi dalam suatu organisasi dan manajemen tidak perlu lagi diragukan. Informasi kini memegang peranan yang sangat dominan dalam suatu pengolahan, pendistribusian, penyimpanan dan penemuan kembali informasi perusahaan/ organisasi. Bahkan dapat dikatakan siapa yang memiliki dan menguasai informasi dengan lengkap secara nasional, internasional/global, mereka/organisasi tersebutlah yang terkaya di dunia. Tanpa informasi, para manajer, staf/fkaryawan dan anggota—anggota organisasi yang lainnya tidak dapat mengambil keputusan yang efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Di dalam buku ini, penulis berupaya membahas secara fokus tentang informasi dalam kaitannya dengan penanganan sistem informasi dengan baik agar organisasi yang bersangkutan dapat mencapai tujuannya dengan efisien dan efektif. Fokus pembahasan dan penjelasan penulis dalam buku ini adalah meliputi organisasi dan manajemen, penggunaan_ teknologi informasi, bentuk—bentuk sumber daya informasi, siapa pengelolaa You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.xvi Sistem Informasi Manajemen: Pemahaamn dan Aptikasi 3. Keterampilan konseptuai/keterampilan manajemen (Conceptual Skills/Management Skills), yaitu: Kemampuan yang harus dimiliki oleh staffpara manajer untuk melihat, memahami serta menghayati bagaimana keadaan organisasi secara keseluruhan, bagaimana menyusun rencana yang baik, bagaimana mengorganisasi sumber daya yang dimiliki organisasi, bagaimana memotivasi anggota/staf lainnya, bagaimana cara mengawasi/mengendalikan para staf yang berada di bawah pengawasan/pengendalian manajer tersebut. Maka sehubungan dengan penjelasan tersebut, penulis berharap pemahaman dan aplikasi sistem informasi manajemen memiliki peran yang sangat dominan dalam suatu organisasi/ perusahaan. Seluruh materi dalam buku ini dibagi dalam 11 bab. Bab 1 berisi pembahasan tentang organisasi, manajemen, sistem, informasi dan sistem informasi secara keseluruhan. Kemudian dilanjutkan dengan menggunakan teknologi informasi, keuntungan menggunakan teknologi informasi, bentuk- bentuk sumber daya informasi, konsep perencanaan strategis, pengalihan strategis, pendekatan SPIR, rencana strategi sumber informasi, konsep manajemen sumber informasi dan persyaratan unsur-unsur IRM. Bab 2 terdiri dari konsep teknologi informasi, serta keuntungan menggunakan teknologi informasi, bentuk sumber daya informasi, pengelola sumber informasi, siapa pengelolanya, konsep perencanaan strategis, fungsi perencanaan strategis, pendekatan SPIR, persyaratan unsur-unsur IRM Bab 3 meliputi peranan komputer dalam pasar produksi dan jasa yang meliputi antara lain: peranan dalam pasar produksi dan jasa, pengolahan informasi, keuntungan koordinasi/ penyelarasan dalam perusahaan multinasional, strategi bisnis dalam persaingan dunia dan siasat multinasional.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.xvii Sistem Informasi Manajemen: Pemahaamn dan Aplikasi Bab 9 membahas tentang komunikasi data, yang di dalamnya membahas perangkat keras komunikasi, perangkat keras komunikasi data lainnya, perangkat lunak komunikasi data, pendekatan dasar jaringan pada pemrosesan, perusahaan penyedia jasa komunikasi, jaringan setempat (LAN/Local Area Network), manajemen jaringan, strategi komunikasi data baru - Internet, langkah-langkah menuju Intranet yang berhasil Bab 10 membahas tentang sistem manajemen basis data yang berisikan, diantaranya, manajemen data, penyimpanan sekunder, hubunganpenyimpanansekunderdenganpemrosesan, konsep database, struktur database, perangkat lunak database, model database. Kamu menutup dengan bab 11 yang membahas tentang cara pengelolaan perusahaan digital yang terdiri dari lingkungan bisnis yang semakin kompetitif dan lahirnya perusahaan digital, pengertian sistem informasi, pendekatan-pendekatan kontemporer atas sistem informasi, pendekatan teknis, pendekatan perilaku, pendekatan sosioteknis, revolusi jaringan. Oleh karena itu, segala macam saran dan kritik yang bersifat membangun tentang materi dalam buku ini sangat diharapkan oleh penulis. Kritik dan saran dari segenap pembaca akan banyak memberikan manfaat, di samping untuk menyempurnakan buku ini pada khususnya, juga untuk materi penyajian perkuliahan sistem informasi manajemen pada umumnya.BAB 1 ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Organisasi merupakan perkumpulan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama dan mempunyai ikatan untuk mencapai suatu tujuan bersama. Jika organisasi/ perusahaan masih memungkinkan segala kegiatan dilakukan oleh pemilik organisasi/ perusahaan tersebut, pemilik bertindak sebagai pimpinan dan manajer yang mengelolanya dibantu dengan anggota-anggotanya. Akan tetapi, untuk organisasi yang sudah semakin bertambah dan menghadapi permasalahan yang rumit atau kompleks, tidak mungkin lagi semua pekerjaan atau kegiatan dilakukan oleh pemilik yang bertindak sebagai pimpinannya juga. Mengingat keterbatasan kemampuan, pikiran, dan tenaga yang dimiliki pimpinan tersebut maka pengelolaan organisasi sebagian didelegasikar/ dilimpahkan kepada orang lain atau kepada pegawai lain. Berkaitan dengan perkembangan organisasi perusahaan tentu akan direncanakan ada bentuk-bentuk organisasi yang cocok untuk digunakan pada suatu organisasi. Organisasi menurut Kenneth C. Laudon (2004: 75) adalah a stable, formal social structure that takes resources from the2 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi environment and processes them to produce outputs”. Sebuah struktur sosial/masyarakat yang tetap yang mengambil sumber daya-sumber daya dari lingkungannya dan kemudian memprosesnya untuk menghasilkan suatu keluaran. Karena suatu organisasi perusahaan memiliki sifat yang dinamis, organisasi itu harus memilin bentuk organisasi yang sesuai dengan kepentingan/kebutuhan organisasi tersebut. Pada umumnya bentuk organisasi yang kita kenal adalah PONS organisasi lini/garis (line organization), organisasi lini dan staf (line and staff organization), organisasi fungsional (functional organizational), dan organisasi tipe panitia (committee type of organization). Organisasi Lini/Garis (Line Organization) Pada umumnya organisasi lini memiliki sifat-sifat a. organisasinya kecil; b. jumlah pegawainya masih sedikit; c. pemilik organisasi biasanya menjadi pimpinan organisasi; d. hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan masih bersifat langsung; e. tingkatspesialisasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi masih rendah; f. susunan organisasi atau struktur organisasi belum begitu rumit; g. produksi yang dihasilkan belum begitu beraneka- ragam; h. _ alat-alat yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan juga belum beranek-ragam. Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization) Organisasi lini dan staf memiliki sifat-sifat a. organisasinya besar dan rumit;Organisasi dan Sistem Informasi Manajemen 3 jumlah pegawainya banyak; hubungan yang bersifat langsung tidak dimungkinkan lagi untuk seluruh pegawai perusahaan. terdapat dua kelompok besar pegawai dalam organisasi dan mempunyai spesialisasi/keahlian yang beraneka ragam. Pertama, sekelompok pegawai yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tugas pokok yang dikenal dengan sebutan pegawai lini (line personnel/ine human resource). Kedua, sekelompok pegawai yang tugasnya bersifat menunjang atau membantu pelaksanaan tugas pokok, dan karena keahlian yang dimilkinya, maka ia bersifat menasihati, memberi konsultasi, maupun memberi jasa-jasa penunjang kepada unit-unit pelaksana tugas pokok/operasional dalam bentuk auxiliary services, EDP (Electronic Data Processing), dan pelayanan jasa-jasa komputer (Computer Services) seperti di bidang kepegawaian/sumber daya manusia, bidang keuangan, bidang perlengkapan serta peralatan. Kelompok ini biasanya disebut dengan staf sumber daya manusia/SDM (staff personnel/staff human resources). Organisasi Fungsional (Functional Organization) Organisasi fungsional adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat hubungan yang tidak terlalu menekankan kepada hierarki yang struktural; tetapi lebih banyak didasarkan kepada sifat dan jenis fungsi yang perlu dijalankan. Organisasi Tipe/Jenis Panitia (Committee Type of Organization) Bentuk organisasi ini tidak begitu populer/terkenal. Jenis ini mempunyai sifat seperti di bawah ini. a Tugas-tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang. Semua anggota kelompok pimpinan mempunyai hak, wewenang, dan tanggung jawab yang sama.4 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Namun, dari keempat bentuk organisasi ini, biasanya bentuk organisasi berskala kecil, menengah, maupun besar menggunakan bentuk organisasi lini dan staf (Line and Staff Organization). Adapun bentuk organisasi lini dan organisasi lini dan staf dapat digambarkan oleh Jeff Madura (2001:216) sebagai berikut: " Perwakilan Penjualany Pekerja Pabrik Sales Represantative __ Assembly-Line Workers _ Gambar 1. 1 Organisasi Lini (Line Organization) PresidentDirektur Direktur Sistem Komputer/ _ Direktur Sumber Daya Manusia/ Director Of Computer System : : Wakil Direktur Kepala Bagian Wakil Direktur Marketing/ Operasional/ Keuangan! | Vice-President of ee Chief Financial Officor Marketing encase : Pengawas Lini Pabriki Manajer Keuangan’ Mangjer Penjualan’ ; ‘Account Manager Sales Manager Si ng Perwakilan Penjualan/ -—_—~Pekerja Pabrik/ Sales Represantative | Assembly-Line Workers Gambar 1. 2 Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization)Organisasi dan Sistem Informasi Manajemen 5 Manajemen adalah proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan-tujuan yang sudah ditetapkan. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengawasan dalam rangka untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen adalah mendapatkan sesuatu melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Menurut John R. Schermerhorn, Jr (1996:4), management is the process of planning, organizing, leading, and controlling the use of resources to accomplish performance goals”. Yang mengandung pengertian sebagai berikut:Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengawasan/ pengendalian penggunaan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Richard L. Daft (2003:5), management is the attainment of organizational in an effective and efficient manner through planning, organizing, leading, and controlling organizational resources”. Yang mengandung pengertian sebagai berikut: Manajemen adalah pencapaian tujuan- tujuan organisasi dengan cara-cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian/ pengawasan sumber daya organisasi. James A. O'Brien (1999:G12) mengatakan “management as a process of planning, organizing, directing, and controlling activities”. Yang mengandung pengertian sebagai berikut: Manajemen sebagai suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan/pengendalian kegiatan, Menurut Henry L. Sisk (1973:13), ‘management is the coordination of all resources through the process of planning, organizing, directing and controlling in order to attain stated objectives”. Yang mengandung pengertian sebagai berikut:Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Manajemen adalah pengkoordinasian semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pemberian bimbingan/pengarahan dan _ pengendalian/pengawasan supaya tercapai sasaran-sasaran/tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Robert G. Murdick (1987:5), mengatakan“management has been defined in a variety of ways, but for our purposes it comprises the processes or activities that describe what managers do in the operation of their organization: plan, organize, initiate and control operations.” Yang mengandung pengertian sebagai berikut: Manajemen didefinisikan dalam berbagai cara tetapi untuk maksud kita, hal itu terdiri atas proses/pengolahan atau aktivitas yang menggambarkan apa yang manajer lakukan dalam operasi organisasi mereka: merencanakan, mengatur, menjalankan, dan mengendalikan operasi. Selanjutnya Robert G. Murdick (1987:5) mengatakan “They plan by setting strategies and goals and selecting the best course of action to achieve the plan. They organize the tasks necessary for the operational plan, set these tasks up into homogeneous groups, and assign authorithy delegation. They contro! the performance of the work by setting performance standards and avoiding deviations from standard. Because decision making is such a fundamental prerequisite to each of the foregoing processes, the job of an MIS becomes that of facilitating decisions necessary for planning, organizing, and controlling the work and functions of the business”. Yang mengandung pengertian sebagai berikut: Mereka merencanakan dengan mengatur strategi-strategi dan tujuan-tujuan dan menyeleksi tindakan terbaik untuk mencapai tujuan. Mereka mengatur tugas penting untuk rencana operasional, mengatur tugas-tugas inike dalam kelompok yang sama dan melimpah- kan/mendelegasikan wewenang. Mereka mengendalikan penampilan kerja dengan mengatur kinerja standar dan menghindari penyimpangan standar. Karena pembuatana You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.10 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 1) 2) 3) that social system called the organization, a system of management that is used in practice to improve the organization and its subsystems, and the management information system, which provides the information for making decisions regarding the integration of the organization through the process of management. Yang mengandung pengertian sebagai berikut: 1) 2) 3) sistem sosial disebut organisasi, sistem manajemen digunakan dalam praktiknya untuk meningkatkan organisasi dan subsistemnya, * sistem informasi manajemen, yang memberikan informasi untuk pembuatan keputusan, berkenaan dengan integrasi organisasi melalui proses manajemen. James A. O'Brien (1999:G18) mengatakan bahwa sistem are 1) 2) 3) 4) a group of interrelated or interacting elements forming a unified whole, a group of interralated components working together toward a common goal by accepting inputs and producing outputs in an organized trasformation process, an assembly of methods, procedure, or techniques unified by regulated interaction to form an organized whole, an organized collection of people, machines, and methods required to accomplish a set of specific functions. Yang mengandung pengertian sebagai berikut: 1) 2) sekelompok unsur yang saling berkaitan atau berhubungan untuk membentuk satu kesatuan yang utuh; sekelompok unsur yang saling bekerja sama untuk menuju pada tujuan bersama dengan menerima masukan dan menghasilkan keluaran dalam sebuah proses perubahan yang dikoordinasi;a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.14 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Gambar 1. 3 Organisasi sebagai suatu Sistem/Hierarki Manajer dan Lingkungannya Ada beberapa ahli belum sependapat tentang penyatuan pemahaman sistem informasi manajemen. Oleh karenaitu, belum dapat kita gunakan sebagai bahan acuan untuk memahami sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan pengolahan transaksi yang sangat berguna untuk kepentingan organisasi, juga banyak memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dalam pengambilan keputusan. Secara historis, gagasan sebuah sistem informasi tidak dikenal sebelum munculnya komputer. Akan tetapi, komputer telah banyak memberikan dampak dengan terwujudnya gagasan tersebut menjadi realitas. Organisasi dalam segala motif selalu membutuhkan sistem-sistem untuk mengklasifikasi, mengolah, menyimpan, melihat kembali/ menemukan kembali, dan mendistribusikan informasi. Komputer telah memberikan sumbangan yang tinggi berupa teknologi canggih dan terandalkan pada sistem informasi. Dampaknya, sebuah sistem informasi berdasarkan komputer akan mengalami perbedaan dengan sistem-sistem yang diolah secara manual.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.18 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Jadi, tujuan dari suatu SIM adalah memberikan informasi untuk pembuatan keputusan dalam merencanakan, memulai, mengatur, dan mengendalikan operasi sub-sistem dari perusahaan/ organisasi dan juga untuk memberikan perusahaan sebuah sinergi dalam prosesnya. Pengolahan informasi adalah kegiatan masyarakat yang utama. Bagian yang penting dari pekerjaan dan pribadi seseorang adalah mencatat, menyari, dan menyerap informasi. Sebanyak lebih kurang 80 persen waktu pencatatan seorang eksekutif bisa dihabiskan saat pemprosesan dan penyampaian informasi kepada orang lain. Komputer telah menjadi sebuah bagian yang penting dari susunan pengolahan informasi karena kuatnya pengaruh teknologi dan isi dari data yang akan diproses dan disampaikan. Raymond McLeod Jr. (1995:5) mengemukakan, manager discards information that has outlived its usefulness and replaces it with information that is current and accurate. All of this activity, acquring information, using it in the most effective way, and discarding it at the proper time, is called information management. Ini mengandung pengertian seperti berikut ini. Manajer/pimpinan membuang informasi yang sudah kadaluwarsa dan menggantinya dengan informasi terkini dan akurat. Semua aktivitas ini, menggunakan informasi dan menggunakannya dalam cara yang efektif serta membuangnya pada saat yang tepat, yang disebut manajemen informasi. Tujuan utama sistem informasi manajemen ialah membantu proses manajemen pada suatu organisasi. Manajemen meliputi seluruh hierarki kepengurusan dalam suatu organisasi, dimulai dari hierarki manajemen puncak yang bertanggungjawab atas keberhasilan atau kegagalan organisasi secara keseluruhan hingga pada hierarki manajemen bawah yang hanya bertanggung- jawab atas operasi sehari-hari dari departemen tertentu saja. Publik/masyarakat umum telah mengakui bahwa fungsi utamaa You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.22 Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Tidak ada definisi baku mengenai istilah sistem informasi manajemen, seperti juga yang terjadi pada beberapa ahli yang telah kita sebutkan terdahulu. Beberapa penulis memakai istilah yang lainnya, di antaranya sistem pengolahan informasi, sistem informasi, sistem informasi organisasi atau konsep pengolahan sistem informasi untuk menjelaskan penggunaan komputer dengan berdasarkan sistem pengolahan informasi yang mendukung operasi, manajemen dan fungsi pembuat keputusan dari suatu organisasi/perusahaan. Penggunaan kata SIM/sistem informasi manajemen (dalam bahasa Inggris sering disebut management information systems (MIS) karena merupakan suatu gambaran umum yang sering dipakai oleh perusahaan untuk menggambarkan keadaan susunan penerima informasi di suatu perusahaan yang mereka bentuk. Jadi, sebenarnya sistem informasi manajemen, menurut James A. O'Brien (1999: 11), adalah suatu tantangan utama untuk para manajer. Jadi, fungsi sistem informasi menggambarkan: 1. a major functional area of business that is as important to business success as the functions of accounting, finance, operations management, marketing, and human resource management; 2. an important contributor to operational efficiency, employee productivity and morale, and customer service and satisfaction; 3. a major source of information and support needed to promote effective decision making by managers; 4. an important ingredient in developing competitive products and services that give an organization a strategic advantage in the global marketplace; 5. a major part of the resources of an enterprise and its cost of doing business, thus posing a major resource management challenge; 6. a vital, dynamic, and challenging career opportunity for millions of men and women.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.26 Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi (computer application) untuk pengolahan informasi dimulai pada tahun 1954 ketika satu program utama komputer pertama kali disusun untuk bidang akuntansi untuk mengolah daftar gaji (payroll) dan program ini disebut pemrosesan data akuntansi. Aplikasi tersebut selanjutnya diikuti oleh pembuatan program untuk bidang lainnya, yaitu sistem informasi manajemen (Management Information Systems/MIS), sistem pendukung keputusan (Decision Support Systems/DSS), otomasi perkantoran (Office Automation/OA) dan sistem ahli (Experts Systems/ES). Kelima aplikasi inilah, termasuk aplikasi akuntansi, yang dinamakan sistem informasi berbasis komputer (computer- based information systems (CBIS)). Perusahaan mengadakan pengkhususan informasi dalam suatu organisasi untuk memberikan keahlian kepada pegawainya dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Keahlian ini nantinya diharapkan dapat membentuk para spesialis/ahli knusus yang terdiri atas para analis sistem (systems analysts), para pengatur basis data (database administrator), ahli-ahli jaringan (network specialists), para pemrogram (programmers), dan para pelaksana (operators). Pada gambar berikut, George M. Scott (1986:163) memberikan ilustrasi gambar untuk menunjukkan sebuah bentuk CBIS. Masukan A Pengolahan Laporan foc (in put) (Processing) Informasi (Poneang (Information) Manager) L—»§ & — Dokumen dan Informasi dari Keluaran ‘Sumber Lain Lainnya (Information from (Document Other Resourch) and other output) Gambar 1.7 Sebuah CBISa You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.34 Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi ini secara bersama. Perangkat lunak terdiri atas perintah program yang terinci yang mengendalikan dan menyelaraskan komponen perangkat keras dalam suatu sistem informasi. Gerak pertumbuhan yang cepat dalam lingkungan bisnis sekarang ini telah membuat sistem informasi dan teknologi informasi bagian/komponen yang penting yang membantu perusahaan untuk meraih sasaran dalam mencapai tujuannya. Teknologi informasi telah menjadi sebuah ramuan yang diperlukan dalam beberapa arah strategis (strategic thrusts) yang telah diawali oleh bisnis untuk menemukan tantangan perubahan. Hal ini pun termasuk pada lingkungan strategis perusahaan. Sebagaimana telah kita bahas pada bab sebelumnya bahwa lingkungan strategi manajemen terdiri atas delapan faktor utama yang ada dalam semua perusahaan, yakni 1. pemasok (supplier), pelanggan (customers), serikat buruh (labor Unions), masyarakat keuangan (financial community), pemegang saham/pemilik (stockholders), pesaing (competitors), pemerintah (government agency), dan masyarakat (the community). ONOAAPRWD Lingkungan satu perusahaan tidaklah sama dengan lingkungan lainnya. Contohnya, sebuah lingkungan bank berbeda dengan lingkungan toko olahraga atau pun lingkungan pasar swalayan. Bagaimanapun juga, kita dapat meminjam beberapa golongan pada faktor (variablility) ini dengan mengenali delapan jenis utama unsur-unsur yang ada pada lingkungan seluruh perusahaan. Unsur lingkungan ini adalah organisasi dan perorangan/individu yang ada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung ataupun tidak langsung ke perusahaan. Kedelapan unsur yang ada ini, dalam sistem yang besar, dinamakan himpunan (society). Tidak semua sumber daya mengalir di antara perusahaana You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.42 Sistem nformasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Data banyak bentuknya, termasuk berbentuk data gabungan huruf dan angka (alphanumeric), gabungan huruf abjad (alphabetical), dan jenis lainnya yang menggambarkan transaksi usaha dan kejadian lainnya, serta terbentuk kesatuan (entities). Data teks/ tulisan, yang terdiri atas kalimat dan paragraf digunakan dalam komunikasi tertulis; data gambar, seperti bentuk grafik dan gambar; data suara (audio), suara manusia atau suara lainnya, juga merupakan bentuk data yang penting. Sumber daya-sumber daya data sistem informasi secara khusus dikelompokkan sebagai berikut: 1) Basis data, yang mengendalikan pengolahan dan pengaturan data. 2) Pengetahuan dasar, yang mengandung berbagai macam bentuk, di antaranya fakta-fakta, aturan-aturan, dan contoh- contoh kasus mengenai keberhasilan pelaksanaan bisnis/ usaha. Sebagai contoh, data transaksi penjualan dapat saja dikumpulkan dan disimpan dalam sebuah basis data penjualan untuk pengolahan berikutnya yang menghasilkan laporan analisis penjualan harian, mingguan, bulanan, ataupun tahunan untuk keperluan manajemen. Pengetahuan dasar digunakan melalui sistem manajemen pengetahuan dan sistem ahli untuk mem- bagi ilmu/pengetahuan dan memberikan petunjuk keahlian pada suatu sasaran khusus. Sumber Daya Jaringan Jaringan telekomunikasi, seperti Internet, Intranet dan ekstranet telah berperan penting untuk keberhasilan operasi dari seluruh jenis organisasi dan sistem informasi yang berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri atas komputer, pengolah komunikasi, dan peralatan lainnya yang saling berhubungan melalui perantara/media komunikasi dan dikendalikan melalui perangkat lunak komunikasi. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa jaringan komunikasi merupakan bagian sumber daya yang mendasar dari seluruh sistem informasi. Sumber daya jaringan termasuk sebagai berikut:a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.46 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi karena itu, penggunaan utama informasi organisasi berkenaan dengan operasinya adalah untuk meramalkan dan informasi biasanya harus dikelola kembali dan disesuaikan. 1} Bidang Kemajuan 2 = Perencanaan Strategis (5 tahun atau lebih) - Usaha manakah yang akan dijalankan perusahaan? - Bagaimana usaha/bisnis tersebut dibiayai - Bagaimana seharusnya sumber daya yang langka disediakan melampaui bidang usaha/bisnis Perencanaan Taktis (1 ~ 5 tahun) - Rumusan terbaik apakah penanaman modal dan pelepasan pemodal untuk menerapkan beberapa rencana jangka panjang? ~ Keputusan yang bagaimanakah, mengenai lokasi fasilitas, perluasan atau penutupan, yang akan memaksimumkan keuntungan? - _ Hasil/produk (product) apakah yang harus ditambahkan atau dihilang- kan dari hasil yang digariskan? - Rumusan harga produk apakah yang terbaik? Perencanaan Operasi (1-12 tahun) - Rencana operasi apakah yang terbaik (penerimaan bahan mentah, sumber daya hasil, tingkat persediaan, bentuk sistem penyaluran, rute dan cara penyaluran, dan lain-lain) untuk memenuhi tujuan-tu- juan sistem yang ditetapkan, sesuai dengan rencana jangka panjang , sesuai dengan fasilitas yang ada pada waktu perencanaan berikutnya (contohnya, sebuian, 3 bulan, setahun)? - _ Rencana operasi yang paling bagus apakah untuk mendasarkan ren- cana produksi dan pengirimannya? Penjadwalan dan Pengiiman (sekarang) Operasi khusus atau rangkaian operasi apakah ynag harus dilakukan dengan fasilitas yang ada untuk memenuhi kebutuhan keluaran ter- tentu di waktu operasional berikutnya (contohnya perjam, hari atau minggu)? Gambar 2.2 Hierarki Perencanaan Strategis Bidang Perincian Alasan lain mengapa sistem informasi untuk perencanaan sulit dalam merancang dan menerapkannya adalah banyaknya informasi yang dibutuhkan dari lingkungan luar dan tidak berasal dalam perusahaan sendiri. Bertaruh untuk pembaharuan teknologi informasi yang baru dapat berarti mempertaruhkan masa depan perusahaan. Perencanaana You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.50 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 25 | Pendekatan SPIR (Strategic Planning for i Information Resources/Perencanaan Strategis _ Sumber Daya Informasi) SPIR adalah sebuah solusi pada masalah sumber daya informasi yang tidak mencukupi (inadequate information resources) agar keuntungan yang bersaingan dapat dicapai. Ketika sebuah perusahaan mencakup SPIR, rencana siasat untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan bersamaan. Rencana perusahaan menggambarkan dukungan yang dapat diberikan melalui jasa informasi dan rencana jasa informasi adalah menggambarkan permintaan masa depan untuk sistem pendukung. Berikut Gambar 2.3 yang mana Raymond McLeod Jr (1995:43) menggambarkan keadaan setiap proses perencanaan yang memengaruhi lainnya. Siasat Usaha Kehati-hatian bagi setiap personil yang berperan dalam SPIR sangat diperlukan karena hal ini berkaitan dngan apa yang diharapkan untuk dikerjakan ataupun untuk mengembangkan pekerjaan. 2.6 Rencana Strategis Sumber Informasi Perencanaan sistem informasi merupakan bagian penting pada perencanaan organisasi. Perusahaan melakukan perencanaan sistem informasi yang strategis dengan empat sasaran utama: e Menyejajarkan usaha/bisnis (business alignment): menyejajarkan penanaman modal pada teknologi informasi dengan pandangan bisnis perusahaan dan pada tujuan bisnis yang strategis; e Keuntungan yang bersaingan (competitive advantage). Memanfaatkan teknologi informasi untuk menciptakan sistema You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.58 Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Sistem yang mulanya dirancang untuk mendukung operasi yang tersentralisasi ataupun tidak tersentralisasi akan ditingkatkan untuk memampukan perusahaan induk dan cabangnya beroperasi sebagai sebuah koordinat suatu sistem yang terintegrasi. Perusahaan multinasional (MNC/multinational corporation) adalah perusahaan yang beroperasi dengan membentangkan hasil produk, pasaran, bangsa, dan budaya di wilayah negara lain. Hal itu terdiri atas perusahaan induk dan kelompok tambahan cabangnya di luar negeri. Tambahan cabangnya adalah secara geografi tersebar (dispersed) dan setiap kantor cabang memiliki tujuan, kebijakan, dan tata cara tersendiri yang unik. MNC adalah sistem yang terbuka, tetapi orang berniat meminimalkan ketidakpastian yang ada, yang merupakan beban lingkungan perusahaannya. Ketidakpastian, dalam konteks ini, adalah “perbedaan antara jumlah informasi yang diminta untuk menampilkan tugas dan jumlah informasi yang sudah dikuasai oleh perusahaan induk ” MNC membangun pengolahan sistem pengolahan informasi yang sesuai dengan keperluan mereka dalam kondisi pengaruh lingkungan operasional dan warisan administrasi (administrative heritage) yang agak merugikan. Perusahaan yang berhasil dalam kondisi ini memiliki Kesempatan untuk memeroleh penampilan terbaik mereka nantinya. Jenis-jenis susunan organisasi MNC dapat dikelompokkan ke dalam empat jenis, seperti di bawah ini. — Divisi fungsional dunia luas/global Pada susunan ini, tambahannya/cabangnya dikelola bersamaan dengan garis fungsional, yaitu pabrik, pemasaran, dan keuangan. Wilayah fungsional ini melaporkan secara langsung ke rekan sejawatnya yang ada di perusahaan induk. Bila cabang ada di Rotterdam, Belanda, mereka melaporkannya secara langsung ke kantor pusat yang ada di Jakarta, Indonesia. Dengan cara ini, seluruh perencanaan strategis MNC harus dikerjakan pada tingkat eksekutif papan atas yang ada di perusahaan induk karena data mengenai seluruh operasional tidak terdapat pada anak perusahaana You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.62 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Apltikasi melanjutkan filsafat manajemen lama yang bersifat tradisional, yang telah memengaruhi perusahaan mereka sepanjang keberadaan perusahaannya di lingkungan perusahaan mereka berdiri. Beberapa industri raksasa seperti Samsung, Siemens, Sony, Carrefour, Suzuki dan Microsoft memiliki pusat dunianya global (global focus). Contohnya: Siemens selalu melihat wilayah pasaran yang potensial (potential market area) sebagai keseluruhan dunia. Selama bertahun-tahun lamanya, markas besar mereka disebut WHQ, kepanjangan dari World Head Quarters (markas besar dunia). Penjelasan dan gambaran yang digunakan berikut ini diadopsi dari Jahangir Karimi dalam buku Raymond McLeod Jr (1995:71) bahwa MNC dapat saja mengadopsi/ memakai susunan organisasi yang berbeda. Mereka (MNC) juga memiliki pilihan untuk siasat yang mereka jalankan. Christopher Bartlett dan Sumantra Ghoshal telah melakukan penelitian pada lingkungan siasat MNC dan telah mengembangkan empat klasifikasi yang telah diterima luas. Banyak peneliti lainnya mendasarkan penelitian mereka berdasarkan karya Bartlett-Ghoshal ini. 3.4.1 Siasat Multinasional (Multinational Strategy) Siasat multinasional mungkin merupakan siasat yang paling tua, yang telah diikuti oleh perusahaan-perusahaan Eropa sebelum Perang Dunia II. Perusahaan-perusahaan ini memberikan cabang- cabangnya banyak peluang dalam memenuhi kebutuhan pelanggan lokalnya dengan batasan-batasan yang mereka miliki. Hal itu merupakan siasat “lepas tangan” perusahaan induk dalam mengizinkan cabang untuk mengembangkan produk dan memraktekkannya sendiri di wilayah mereka beroperasi. Gambar 3.1 menunjukkan aliran informasi yang bermula dari perusahaan cabang ke perusahaan induk dalam bentuk laporan keuangan. Banyak MNC yang masih mengikuti siasat multinasional. Pada keadaan ini, sistem informasi memudahkan desentralisasi pembuatan keputusan dan terdiri atas basis data dan proses yang berdiri sendiri.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.66 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 3.5 i Penerapan Sistem Informasi Dunia (GIS/Global __ Information Systems) Kita telah melihat bahwa sistem informasi dunia memampukan MNC untuk menyelaraskan kegiatan perusahaan induk dan cabangnya, dan penyelarasan tersebut memiliki sejumlah keuntungandankelemahan. MNC yang akanmemulaimengadakan GIS dapat mengantisipasi sejumlah masalah berikut ini: 3.5.1 Secara Politik Tidak Nyaman Pemerintah, yang tempat perusahaan cabang beroperasi, dapat membuat tidak nyaman dengan sejumlah larangan yang dibuat untuk menyusahkan suatu perusahaan induk dalam menyertakan cabang-cabangnya di dalam sebuah jaringan. Larangan-larangan tersebut di antaranya seperti di bawah ini. a. Larangan Biaya Perangkat Keras dan Mengimpor Pemerintah setempat melindungi pabrik lokal dan mendorong penanaman modal pada pabrik lokal dengan menentukan peralatan yang boleh dihasilkan atau dirakit di negara tersebut untuk digunakan nantinya. Contohnya ada di beberapa negara Eropa. Perusahaan Amerika Serikat harus membeli suatu jenis modem yang dirakit di sana daripada menggunakan modem (modem impor) yang telah dikenal baik oleh masyarakat setempat. Perancis, Brasil, Jepang, dan Jerman juga menggunakan undang-undang larangan yang sama untuk melindungi industri komputer dan telekomunikasi dalam negeri mereka. b. Larangan dalam Pengolahan Data Kebijakannasionaldapatsajamemerintahkan datadiolah melalui suatu lembaga pemerintah ketimbang mengirimkannya langsung ke luar negeri dan diolah di tempat lain. Kalau persyaratan ini muncul, perusahaan tidak memiliki pilihan lain selain mengikuti siasat pengolahan penyaluran yang berlaku di negara tertentu tersebut.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.70 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Memahami (understand) masing-masing unit usaha/bisnis siasat bisnis dunia/global. Menentukan (determine) siasat GIS yang pantas untuk masing- masing unit siasat. Mendefinisikan/menjelaskan (define) tujuan masing-masing siasat bisnis GIS. Mengenali (identify) pentingnya aplikasi untuk mencapai masing-masing siasat GIS; dan memprioritaskan/mendahulukan mereka. Menetapkan tanggung-jawab untuk menerapkan aplikasi. Topik utama yang menyangkut pekerjaan bersama dengan para eksekutif. Perusahaan ini harus diingat selama pengerjaan proyek supaya tercapai tujuan yang diinginkan. 3.6.2 Mendefinisikan Sumber Daya Informasi GIS akan menggunakan semua jenis sumber daya informasi seperti perangkat keras, perangkat lunak, personil, data dan informasi, serta fasilitas. Daftar di bawah ini adalah tugas utama kelompok pengembang pada wilayah sumber daya. 1. Menentukan sejumlah lokasi pusat data suatu wilayah yang akan dikembangkan Mengenali penjual yang dapat menyediakan produk-produk dan jasa-jasa untuk setiap cabang. Menetapkan standar perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat digunakan di seluruh tempat. Membuat rencana bantuan/cadangan untuk membantu cabang dalam 24 jam per hari, 7 hari dalam seminggu Menyiapkan penundaan penerapan bila ada yang belum berpengalaman di suatu negara asal, Tugas kedua dan ketiga di atas sangat erat dirangkaikan. Kemampuan penjual akan memengaruhi perincian dalam perangkat keras dan perangkat lunak.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.74 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi suatu produk. Contohnya kamera pada telepon seluler, pembesar atau pengecil (zoom) kamera, multifungsi alat yang berfungsi sebagai pencetak (printer), pemindai (scanner), ataupun sebagai mesin faks (facsimile ). Tahan Uji (Reliability) Ukuran kualitas ini memperlakukan kemampuan produk untuk tahan uji pada saat kita menggunakannya. Pentingnya memberi tahu tahan uji tersebut ke pelanggan adalah sama pentingnya sama seperti halnya saat kita berbelanja. Contohnya, penelitian menunjukkan bahwa para wanita dapat lebih mengenali tahan uji sebagai faktor yang paling penting pada saat membeli perabot memasak. Penyesuaian (Conformance) Ukuran ini menyangkut seberapa baik produk tertentu terhadap standar yang diberlakukan. Daya Tahan (Durability) Daya tahan adalah ukuran umur suatu produk dan hal itu kemungkinan besar paling diuntungkan dari perkembangan teknologi modern, sedangkan banyak produk pabrik yang beredar sekarang ini beraneka ragam, banyak yang dibuat sekarang ini lebih kuat/tahan lama dibandingkan produk yang dibuat pada waktu dahulu karena teknologi makin maju sekarang ini. Sekarang ini jari-jari ban, contohnya saja, dapat dipakai 45.000 mil lebih dari dua kali lipat jenis ban buatan beberapa tahun yang !ampau. Pemilik televisi yang dulu selalu khawatir jika tabung hampa televisinya akan rusak tiap beberapa bulan, sedangkan bentuk sirkuit/lintasan transistor sekarang ini sangat dapat tahan lama. Kemampuan Layanan (Serviceability) Produk yang digunakan untuk jangka waktu yang lama seringkali harus diperbaiki atau dirawat. Rancangan produk membuat mudah pelayanannya, untuk menampilkan kegunaan tambahan pada produk. Sifat personil yang bertugas melayani juga merupakan bagian dari ukuran tersebut. Layanan personila You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.78 10. 11. 12 13 14, Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi dan menanyakan suatu informasi. (Drive out fear, so people will fee! secure to point out problems and ask for information). Pecahkan penghalang diantara bagian-bagian dan dengan penyalur/leveransir serta para pelanggan supaya tercipta komunikasi yang terbuka dan efektif. (Break down barriers between departments and with suppliers and customers so there will be open, effective communication). Singkirkan plakat dan semboyan karena hal ini tidak membantu orang-orang memecahkan masalah. Lakukan saja dan tunjukkan pada orang-orang bagaimana melakukannya. (Eliminate posters and slogans, they don’t help people solve problems. Go to work and show people how). Singkirkan kerja standar yang menentukan jumlah yang ditetapkan karena hal tersebut mengabaikan kualitas dan membuat plafon/batasan produksi. (Eliminate work standards that prescribe a numerical quota, they disregard quality and put a ceiling on production). Hilangkan penghalang di antara para pekerja dan hak-hak kecakapan kerja mereka (Remove barriers between workers and their right to pride in workmanship). Adakan lagi program pelatihan yang lebih giat untuk mengikuti perubahan-perubahan dan perkembangan-perkembangan yang baru. (Institute a vigorous retraining program to keep up with changes and new developments). Ciptakan suatu susunan manajemen atas yang akan mendorong setiap harinya untuk hal-hal ini. (Create a top- management structure that will push everiday for these points ). Pokok utama Deming tersebut adalah bukan pekerjanya yang menentukan kualitas, melainkan manajemennya. 3.8.2 Trilogi Kualitas Juran Trilogi ini adalah jawaban untuk pertanyaan seperti “Berapa banyak modal yang harus perusahaan tanamkan modainya untuk kualitas?”a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.82 Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 3.9 Manajemen Kualitas Keseluruhan "(Total Quality Management/TQM) TQM adalah pendekatan manajemen yang lebih strategis untuk peningkatan bisnis. Kualitas ditekankan dari sudut pandang pelanggan daripada para produsen (producer's). Jadi, kualitas didefinisikan sebagai pemenuhan atau terlampauinya kebutuhan dan yang diharapkan dari pelanggan untuk produk dan jasa. Hal ini dapat meliputi ciri-ciri/tampilan khusus (features) dan sifat-sifat khusus (attributes) diantaranya: tampilan/kinerja (performance), tahan uji (reliability), daya tahannya (durability), tanggap/mau mendengarkan (responsiveness), estetika (aesthetics), dan nama baik (reputation). Manajemen kualitas keseluruhan juga merupakan pendekatan manajemen yang lebih dalam ketimbang kendali kualitas. TQM dapat menggunakan jenis perangkat (too/s) dan cara-cara (methods) untuk mencari pendekatan berkelanjutan pada kualitas (quality), produktifitas (productivity), kelenturan (flexibility), ketepatan waktu (timeliness), dan mau menanggapi pelanggan. Perusahaan menggunakan TQM bertujuan antara lain: 1. lebih baik, lebih memikat (appealing), mengurangi faktor tidak tetap (less-variable) pada kualitas produk atau jasa mereka; 2. lebih cepat, mengurangi faktor tidak tetap sebagai jawaban mulai dari perancangan dan pengembangan yang melalui semua cara penyalur dan saluran penjualan, kantor, dan pabrik menuju kepada pemakai akhir; 3. lebih lentur/leluasa dalam mengatur perubahan volume permintaan pelanggan, dan menyempurnakan permintaan yang ada; 4. merendahkan/meminimalkan biaya melalui peningkatan kualitas, pengurangan daur-ulang (reduction reworking) dan menghilangkan pemborosan tanpa perlu menambahkan biaya. Asas-asas/fundamental meyakini bahwa dengan memberikan dasar-dasar TQM seperti: a. kualitas didefinisikan oleh pelanggan,a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.86 Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 3.10.2 Ukuran Pembanding (Benchmarking) Banyak perusahaan telah efektif dalam mencapai kualitas dengan cara mengatur standar yang keras untuk produk (product), jasa (service), dan aktivitas lainnya, kemudian mengukur penampilan yang berlainan dengan standar tersebut. Tata cara ini dinamakan ukuran pembanding (benchmarking). Perusahaan dapat menggunakan standar industri luar (eksternal), standar yang diatur oleh perusahaan yang lain dan standar tinggi yang dikembangkan oleh bagian dalamnya (internal), atau beberapa penggabungan dari ketiganya. 3.10.3 Gunakan Permintaan Pelanggan sebagai Panduan Meningkatkan Produk dan Jasa/Layanan Meningkatkan pelayanan pelanggan, menjadikan pelayanan pelanggan prioritas utama tentu akan meningkatkan kualitas produk itu sendiri. Penerbangan yang ada di Indonesia masing-masing berusaha memutuskan untuk lebih memusatkan pada kepuasan pelanggan. Untuk setiap penerbangan, denah tempat duduk penerbangan, pemesanan, informasi pendaftaran diri, dan data kehadiran dihubungkan dalam sebuah basis data terpusat dengan menggunakan salah satu dari beberapa jenis perangkat lunak (software) yang ada di pasaran. Personil/petugas penerbangan dapat menelusuri (track) penumpang mana yang sudah masuk ke pesawat tanpa melihat tempat mereka mendaftar dan menggunakan informasi ini untuk memastikan bahwa penumpang tiba di tujuan dengan cepat bahkan memberi tahu bila terjadi penundaan yang menyebabkan mereka kehilangan pesawat yang dimaksud. 3.10.4 Kurangi Lingkaran Waktu Proses Mengurangi sejumlah waktu proses mulai dari awal proses hingga akhir proses (putaran waktu) biasanya berdampak pada beberapa tahap. Putaran lebih pendek maksudnya adalah bahwa kesalahana You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.94 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi tujuan organisasi. Kemudian, kelompok manajer perencanaan keseluruhan organisasi mengusulkan bagaimana tujuan ini harus diterapkan/ diapliksikan pada fungsi dasar (pemasaran, pabrikasi, dan lain-lainnya) dan proses-proses produk (memasukkan pesanan, pengiriman produk, penerimaan pesanan). Berikutnya, kelompok manajer dan ahli sistem informasi menganjurkan kemampuan teknologi informasi yang diperlukan untuk mendukung proses dasar ini. Akhirnya, sebuah susunan teknologi informasi dikembangkan yang menggambarkan batasan teknologi (sistem komputer, perangkat lunak, dan jaringan) dan basis data organisasi yang dapat memberikan kemampuan yang diperlukan oleh usaha. 3.14 Mencapai Manajemen Kualitas dalam Jasa Informasi Sistem Informasi mencapai manajemen kualitasnya dalam lingkup susunan yang diberikan oleh budaya kualitas dengan mengikuti proses, seperti yang digambarkan pada gambar 3.6. Sistem informasi terus menerus mencari untuk mengenali pelanggannya dan ketika memantau kegiatan yang menunjukkan bahwa kualitas tidak tercapai, pelanggan perlu mendefinisikan kembali, dan prosesnya diulang. 1. Kenali pelanggan sistem informasi (identify information system customers) Pada perusahaan yang telah menerapkan sumber daya informasinya untuk memuaskan kebutuhan pelanggan, jati diri pelanggan akan terpenuhi. Seperti kebanyakan perusahaan yang berorientasi pada pemakai, akan memiliki sebuah dewan pengurus sistem informasi (SI) yang tugasnya mewakili pemakai dalam urusan perusahaan, meninjau permintaan pendukung informasi, dan mengalokasikan/menyediakan dana penting. Sulit memahami sebuah perusahaan yang tidak membuat sistem informasi dalam memenuhi kebutuhan pelanggannya,Peranan Komputer dalam Produksi dan Jasa 95 kecuali situasinya yang membuat demikian. Di perusahaan yang Sl-nya tidak berorientasi pada pelanggan, sistem dibuat untuk menampilkan tugas-tugas yang S! tentukan kepentingannya. SI harus menerapkan sistem formal untuk mengenali orang-orang dan kelompok dalam perusahaan yang memerlukan informasi. Ini dapat disempurnakan dengan sebuah pengamatan. Bergantungnya pada ukuran suatu perusahaan, pengamatan dapat dijalankan melalui telepon ataupun melalui surat. Untuk penghimpunan data ini, suatu ringkasan atau daftar pertanyaan (questionnaire) satu halaman, dibuat lengkap oleh para manajer unit usaha/bisnis. ‘Gambar 3.6 Sistem Informasi Melakukan Enam Langkah untuk Mencapai Manajemen Kualitas96 — Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 2. Gambarkan Kebutuhan Kualitas Pelanggan (Define Customer Quality Needs) Ketika telah mengetahui orientasi pemakai dan mengetahui pelanggannya dan informasi apa yang mereka perlukan, SI! biasanya menggambarkan ukuran (dimension) kualitas yang dirasa penting oleh pemakai. Karena hasil dan jasa memiliki perbedaan ukuran, pemisahan kebutuhan harus digambarkan masing-masing. Gambarkan hasil kebutuhan pemakai Perusahaan karet dan ban Good Year menggunakan per- angkat lima belas ukuran hasil yang merupakan campuran dari sumber daya luar (external) ditambah dengan sumber daya dalam (internal). Peneliti Good Year melakukan sebuah penelitian pada manajemen menengah pada SI dan wilayah pemakainya dan menemukan bahwa para manajer dibedakan dalam beberapa pandangan mereka mengenai kualitas hasil. Hal itu terdiri dari 1. ketepatan (accurate), pengawasan keluaran (trusted outputs), penentuan pekerjaan (work as specified), kenyamanan pemakai (user friendly), bersangkut-pautan/relevan (relevant), waktu tanggap yang cepat (fast response time), memenuhi seluruh kebutuhan pemakai (meets ail user needs), tak ada waktu atas sebuah sistem informasi yang tidak berfungsi (no downtime), 9. pengiriman yang tepat waktu (delivered on time), 10. pengarsipan pemakai (has user documentation), 11. dapat diubah dengan cepat (can be changed quickly), 12. pengaturan pengiriman (delivered on budget), 13. biaya operasional yang rendah (/ow cost of operational), 14. pengarsipan pemprogram (has programmer documentation), dan 15. penggunaan teknologi yang baru (uses new technology). OPNDARWN Enam ukuran dari ukuran tersebut ditempatkan teratas melalui SI dan sembilan lainnya ditempatkan teratas melaluiPeranan Komputer dalam Produksi dan Jasa 97 pemakai. Bagaimanapun juga, ada pertimbangan perjanjian di antara dua kelompok tersebut. Kenyataannya, hanya dua ukuran yang secara statistik terlihat berbeda sekali “waktu tanggap yang cepat” dan “pengarsipan pemrograman”. Pemakai menempatkan waktu tanggap yang lebih penting daripada yang dilakukan SI dan SI menempatkan lebih penting pada pengarsipan. Dengan menggunakan penelitian Good Year, sebagai contoh, ukuran kualitas produk dapat terdiri atas ketepatan (accuracy), pengawasan keluaran (trusted outputs), keramah-tamahan pemakai (user friendliness), penentuan pekerjaan (works according to specifications), waktu tanggap yang cepat (fast response time), bersangkut-pautan (relevanvant), memuaskan seluruh kebutuhan (satisfies all needs), tak ada waktu atas sebuah sistem informasi yang tidak berfungsi (no downtime), 9. pengiriman yang tepat waktu (on-time delivery), dan 10. mengurangi perubahan (ease of change). PNOnhoON = Ukuran-ukuran ini menjadi standar penampilan sistem yang diharapkan ahli informasi untuk dimasukkan ke dalam rancangan. Ukuran-ukuran tersebut berlanjut diaplikasikan setelah sistem digunakan. Oleh karena itu, standar berlaku untuk siapa saja dalam S! yang berperan dalam lingkaran hidup sistem, termasuk personil operasi dan anggota kelompok proyek perawatan dan penggerakan. Gambarkan kebutuhan kualitas jasa Pemakai juga dapat ditinjau berdasarkan perasaan mereka mengenai kualitas jasa S|. Ukuran-ukuran di bawah ini adalah perbaikan dari Berry, Parasuraman, dan Zeithaml dalam buku Raymond Mcleod Jr. (1995: 115). Ukuran yang diperbaiki itu terdiri dari: dapat diandalkan, tanggap memenuhi, berpengetahuan, sopan, tulus, dan berpenampilan ahli.$8 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Ukuran-ukuran ini menjadi standar pendukung sistem ahli informasi saat mereka melakukan tugasnya. Hal itu merupakan tanggung jawab setiap ahli informasi untuk mencapai standar ini. 3. Adakan Ukuran Kualitas (Establish Quality Metrics) Dengan ukuran-ukuran kualitas informasi jasa dan informasi yang ditentukan, ukuran dapat diadakan masing-masing. Sebuah ukuran (metric) merupakan ukuran standar yang sederhana. Ukuran kualitas digunakan dalam meninjau tingkat pencapaian setiap sistem oleh ukuran kualitas. Ukuran kualitas hasil informasi Enam ukuran kualitas hasil yang kita kenali di atas (ketepatan, keramah-tamahan pemakai, penentuan pekerjaan, bersangkut- pautan, pemuasan seluruh kebutuhan, pengiriman yang tepat waktu) adalah ukuran pada upaya pengembangan. Ukuran-ukuran ini dapat ditinjau dalam sebuah cara yang selayaknya terus menerus dalam pengembangan sistem yang terhampar, dengan tinjauan akhirnya dibuat pada waktu penerimaan sistem. Empat ukuran yang lainnya (pengawasan keluaran, waktu tanggap yang cepat, tidak ada pengurangan waktu, mengurangi perubahan) merupakan ukuran tampilan sistem dan dapat ditinjau oleh pemakai sepanjang tahap penggunaan. Satu atau lebih ukuran dapat diadakan untuk setiap ukuran, dikondisikan pada bentuk jumlah atau subyektifnya. Sebuah ukuran kuantitatif dapat berdasarkan nilai yang dibuat pemakai, seperti “penolakan (backorders) tidak lebih dari 5 persen”. Sebuah ukuran subjektif dapat berdasarkan pada gambaran yang diberikan pemakai, seperti baik sekali (excellent), baik (good), atau buruk (poor). Ukuran kualitas jasa informasi Sebagai tambahan untuk tinjauan kualitas hasil informasi, pemakai juga meninjau kualitas jasa yang disediakan oleh personil SI. Selama pengembangan, pemakai membuat tinjauan ini tiapa You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.BAB 4 MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN Apa itu model? Raymond McLeod Jr. (1995:168) mengatakan bahwa mode! is an abstraction of something. It represents some object or activity, which is called an entity. Artinya, model adalah sebuah bentuk abstrakdari sesuatu dan menggambarkan beberapa obyek atau kegiatan, yang dinamakan sebuah entitas/kesatuan. Kenneth C. Laudon (2004:353) mengatakan bahwa mode/ is an abstract representation that illustrates the components or relationships of a phenomenon. Artinya, model adalah suatu gambaran abstrak yang melukiskan hubungan antar- komponen atau kejadian/gejala. Menurut Robert G. Murdick (1987:386), modelis approxi- mation or abstraction of reality, which we may construct in various forms. Artinya, model adalah perkiraan/taksiran atau abstrak dari suatu kenyataan yang dapat kita konstruksikan dalam berbagai bentuk. 101a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.Model Sistem Umum Perusahaan 103 Menurut Kenneth C. Laudon (2000: 353) model ialah 1. model fisik (physical models), contohnya: model pesawat terbang, model matematika (mathematical models), contohnya: sebuah persamaan, dan model lisan (verbal models), contohnya: sebuah penjabaran cara menulis pesanan. Penjelasan model yang digambarkan oleh Raymond McLeod (1995:168) ialah sebagai berikut. 1. Model fisik Model ini merupakan gambaran tiga dimensi dari kesatuan itu sendiri. Model fisik digunakan dalam dunia usaha/bisnis, termasuk model skala pusat perbelanjaan (shopping centers) dan bentuk dasar (prototype) kendaraan bermotor baru. Model fisik bermanfaat untuk tujuan, tetapi tidak dapat dipenuhi oleh hal nyata. Contohnya, penanam modal dan pembuat mobil dapat mengubah dengan sedikit lebih murah pada rancangan model fisik mereka ketimbang hasil akhirnya Dari keempat jenis model yang ada, model fisik mungkin memiliki nilai yang kecil untuk manajer usaha/bisnis. Biasanya tidak penting untuk seorang manajer melihat sesuatu pada bentuk tiga dimensi dalam memahami atau menggunakannya dalam memecahkan masalah. Model cerita Merupakan jenis model yang para manajer gunakan sehari- hari dan jarang dikenal. Ini adalah model cerita, yang menggambarkan kesatuannya sendiri dengan berbicara atau tertulis. Pendengar atau pembaca dapat mengerti kesatuan tersebut dari cerita. Semua komunikasi dalam usaha adalah model cerita, yang membuat model cerita paling terkenal dari jenis model. Model grafik Jenis model lain yang penggunaannya tetap (constant) adalah model grafik. Sebuah model grafik mewakili kesatuannyaa You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.106 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi macam. Serta denghan model deskripsi pula seorang manajer dapat mengidentikasi dan mengklasifikasikan masalah- masalah. Bagaimanapun juga, secara khusus para insinyur menggunakan persamaan matematika untuk menggambarkan proses dan hubungan yang beraneka macam. Contohnya, seorang insinyur operasional akan membentuk sebuah mesin sebagai rumusan matematika yang mengubah bahan-bahan mentah dan mengolahnya ke dalam hasil akhir. Selain itu, dengan menggunakan persamaan untuk setiap tahap proses produksi, para insinyur dapat mencari cara untuk memperbaiki produksi supaya lebih efisien atau peningkatan kualitas. 4.2.1 Memudahkan Pengertian (Facilitate Understanding) Suatu model dapat lebih sederhana daripada kesatuannya sendiri. Kesatuan yang terbentuk lebih mudah dimengerti pada saat unsur dan hubungannya ditampilkan dalam cara yang mudah dimengerti apa adanya. Setiap jenis model dapat berbeda-beda rinciannya. Suatu model fisik dapat hanya menampilkan segi minat/kepentingan (features of interest), model cerita/lisan dapat diolah menjadi tingkasan, model grafik dapat hanya menunjukkan hubungan utama, dan model matematika/lambang /deskriptif dapat berisi hanya unsur utamanya. Pada setiap kasus, suatu upaya dilakukan untuk menampilkan model dalam bentuk yang sederhana. Bila model sederhana ini sudah dipahami, mereka dapat berangsur- angsur membuat yang lebih rumit lagi untuk menampilkan kesatuan tersebut. 4.2.2 Memudahkan Komunikasi (Facilitate Communication) Bila suatu kelompok pemecah masalah dibentuk untuk memahami kesatuan tersebut, biasanya penting untuk mengomunikasikan pemahaman tersebut kepada yang lainnya. Mungkin sistem analis harus mengomunikasikan kepada manajer atau kepada pemrogram atau mungkin seorang manajer harus mengomunikasikan kepada anggota lain dari kelompok pemecah masalah yangModel Sistem Umum Perusahaan 107 dibentuk tersebut. Ke semua jenis model sebenarnya dapat mengomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang memahami maksud bentuk, kata-kata, grafik, dan matematika dan semuanya itu tergantung pada kecakapan personil sistem informasi itu sendiri. 4.2.3 Meramal/Memperkirakan Masa Depan (Predict the Futur ) Ketelitian model matematika dapat menampilkan kesatuannya dengan bantuan kemampuan khusus yang tidak terdapat di model lainnya. Model matematika dapat meramalkan apa yang mungkin terjadi pada masa depan tetapi tidak 100 persen akurat. Tidak ada model yang sebaik model matematika. Karena dugaan biasanya harus berdasarkan data yang dimasukkan ke dalam model, manajer harus menggunakan pertimbangan dan intuisi/ gerak hati (intuition) untuk mengevaluasi keluarannya. Model membantu para manajer menggambarkan objek fisik dan proses bisnis karena hanya dengan data saja kadang-kadang tidaklah cukup. Contohnya memilih cara beriklan, mengetahui kesempatan menanam modal, dan menentukan kenaikan gaji merupakan keputusan sulit. Tiap disiplin iimu menciptakan model tersendiri yang menggambarkan pendekatan masalah yang dihadapi dan membuktikan solusi yang biasanya dapat diterima oleh suatu objek/subjek. Psikolog menciptakan model mengenai perilaku dan interaksi. Sosiolog memusatkan pada model kelompok dan masyarakat. Ahli ekonomi menggunakan model yang mencoba menjelaskan bagaimana orang, perusahaan, dan pemerintah berhubungan dengan menggunakan uang dan harga. Model keuangan membantu Anda mengevaluasi/meninjau berbagai macam cara penanaman modal. Model pemasaran tentang sikap konsumen dapat membantu Anda memutuskan bagaimana memperkenalkan dan menjual hasil/produk dan jasa. Model manajemen umum berfungsi untuk menguji hubungan antara organisasi perusahaan dan pekerjanya. Maksud dari setiap pokok bahasan tadi adalah untuk mempelajari model-model yang hendak dibentuk dan mengetahui masalah yang akan atau sudah mereka pecahkan.108 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Pada bab terdahulu, kita telah membedakan antara sistem terbuka dan sistem tertutup. Anda dapat menyebut sistem terbuka karena berhubungan dengan lingkungannya, sedangkan sistem tertutup tidak demikian. Perhatian utama kita adalah sistem terbuka. Gambar 4.1 menunjukkan sistem fisik perusahaan yang umum yang mengubah sumber daya masukan menjadi sumber daya keluaran. Sumber daya masukan berasal dari _lingkungan perusahaan, kemudian perubahan terjadi, dan sumber daya keluaran dikembalikan lagi ke lingkungan yang sama. Sistem fisik perusahaan adalah sebuah sistem yang terbuka karena berhubungan dengan lingkungannya dengan melalui aliran sumber daya fisik. Meskipun Gambar 4.1 dapat menggambarkan bentuk perusahaan apa pun, hal tersebut, utamanya, mudah dilihat karena sesuaidengan operasional pabrik yang mana bahan-bahan mentah diubah menjadi hasil akhir. Begitu juga aliran sumber daya fisik lainnya. Sumber daya masukan —p! Proses pengubahan |p Sumber daya keluaran _ Gambar 4.1 Sistem Fisik Perusahaan Aliran bahan-bahan Bahan-bahan masukan diterima dari penyalur bahan-bahan mentah, atau dari setiap bagian yang dibentuk, serta dari bagian-bagian perakitan. Bahan- bahan ini kemudian disimpan di gudang sampai bahan-bahan ini diperlukan untuk proses pengubahan. Lantas bahan-bahan ini dilepaskan ke dalam proses di pabrik. Di akhir pengubahan, bahan-bahan, yang sekarang dalam bentuk jadi, ditempatkan di gudang sampai barang-barang ini dikirimkan ke pelanggan. Di pabrik, dua wilayah fungsi dilibatkan untuk aliran bahan-bahan. Pertama, fungsi pabrik mengolahModel Sistem Umum Perusahaan 109 bahan-bahan mentah menjadi hasil jadi; kedua, fungsi pemasaran yang menyalurkan hasil jadi dari bahan mentah tersebut kepada pelanggan. Dua wilayah fungsi ini harus bekerja sama untuk memudahkan aliran bahan-bahan. Aliran personil Masukan personil bermula di lingkungannya. Calon pegawai dapat berasal dari masyarakat umum dan mungkin juga berasal dari anggota serikat pekerja atau dari mantan pegawai perusahaan pesaing. Masukan personil ini biasanya diolah melalui fungsi departemen/bagian sumber daya manusia (SDM) dan jika memenuhi kriteria kemudian diserahkan ke wilayah fungsi yang beriainan. Saat berada di wilayah fungsi yang berlainan tersebut, para pegawai yang ada dilibatkan dalam proses pengubahan, baik secara langsung maupun tidak langsung. Beberapa pegawai dapat saja meninggalkan perusahaan tak lama setelah mengikuti proses ini. Sementara, yang lainnya bertahan hingga pensiun. Fungsi departemen/bagian sumber daya manusia mengolah proses pemberhentian/pensiun ini dan kemudian sumber daya personil yang berhenti atau pensiun dikembalikan ke lingkungan mereka. Aliran mesin Mesin diperoleh dari penyalur/rekanan dan biasanya terdapat di perusahaan selama jangka waktu yang panjang, mulai dari dua hingga belasan tahun atau lebih. Pada akhimya, bagaimanapun juga, seluruh mesin yang ada akan dikembalikan ke lingkungan karena sudah aus atau rusak ataupun ketinggalan zaman dalam bentuk tukar tambah dalam bentuk mesin baru atau dapat pula menjadi barang rongsokan. Mesin dapat digunakan secara terus menerus, baik sebagai truk pengantar di bagian pemasaran, kalkulator/penghitung di bagian keuangan atau mesin bubut di bagian pabrik. Bagaimanapun juga, kendali aliran mesin disebar di antara seluruh wilayah fungsi yang ada yang menggunakan mesin tersebut.110 Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Aliran dana/uang Dana dapat diperoleh dari pemilik perusahaan/pemegang saham, dengan menyediakan dana penanaman modal, atau dari pelanggan perusahaan, yang menyediakan pinjaman modal. Sumber daya lainnya, termasuk institusi keuangan yang memberikan pinjaman dan suku bunga penanaman modal, serta pemerintah, yang menyediakan dana dalam bentuk pinjaman dan jaminan. Sementara yang lainnya menyediakan dana, tanggung jawab utama untuk mengendalikan aliran dana merupakan fungsi keuangan. Aliran dana yang melalui perusahaan tidak selalu merupakan tanggung jawab satu pihak. Sebaliknya, ada suatu aliran yang menggambarkan uang seperti cek, slip kartu kredit/credit card, dan bahkan dalam bentuk transaksi eletronik (e - banking/electronic banking). Hanya pada tingkat eceran yang biasanya menggunakan pembayaran secara tunai dan bahkan ada cara pembayaran lainnya. Oleh karena itu, aliran dana menghubungkan perusahaan dengan institusi keuangan, pelanggan, penyalur, pemegang saham atau pegawai. Pada beberapa kasus, perusahaan memegang dana khusus untuk jangka panjang. Contohnya sertifikat deposito lima tahunan. Sifat-sifat apa yang akan membuat hasil informasi berharga dan berguna untuk Anda? Menurut James A. O’Brien (1999:49), satu cara untuk menjawab pertanyaan penting ini adalah menguji ciri (characteristics) atau sifat khusus (attributes) kualitas informasi. Informasi yang usang (outdated), tidak cermat (inaccurate) atau sulit dimengerti akan sangat tidak berarti, tidak berguna atau tidak berharga untuk Anda dan pemakai akhir (end users) yang lainnya. Orang-orang ingin informasi yang berkualitas tinggi, yaitu hasil informasi yang berciri, bersifat knusus dan berkualitas, yang membuatnya berharga untuk pemakai. Informasi memilikiModel Sistem Umum Perusahaan 111 tiga ukuran, yaitu waktu, isi, dan bentuk yang sangat berguna sekali untuk dipikirkan. Gambar 4.2 (James A. O'Brien, 1999: 49) meringkaskan sifat-sifat penting informasi dan kelompoknya ke dalam tiga ukuran ini: Ukuran Waktu (Time Dimension) Tepat waktu (timeliness) Informasi harus tersedia ketika diperlukan Perputaran (currency) Informasi harus terbaru (up-to-date) ketika disediakan Kecepatan (frequency) Informasi harus disediakan secepat ketika diperlukan_ Tenggang Waktu (time period) Informasi dapat disediakan mengenai masa lalu (past), Kini (present), dan masa depan (future) Ukuran Isi (Content Dimension) Ketelitian/Ketepatan (accuracy) Informasi harus bebas dari kesalahan Keterkaitan (relevance) Informasi harus terkait dengan keperiuan Kelengkapan/Kesempumaan Seluruh informasi yang dipertukan harus (completeness) tersedia Ringkasan yang padat (conciseness) _ Hanya informasi yang diperlukan yang disediakan Jangkauan (scope) Informasi dapat memiliki cakupan/jangkauan yang luas atau sempit ‘Tampilan (performance) Informasi dapat menampakkan penampilan dengan mengukur kegiatan yang telah se- lesai, kemajuan yang dibuat, atau sumber daya-sumber daya yang dikumpulkan Ukuran Bentuk (Form Dimension) Jelas (clarity) Informasi harus disediakan dalam bentuk mudah dimengerti Terinci (detail) Informasi dapat disediakan dalam bentuk rincian (detail) atau ringkasan (summary) Urutan (order) Informasi dapat diatur dalam rentetan/ rangkaian dari sebelumnya (sequence) Penyajian (presentation) Informasi dapat disajikan dalam bentuk cerita (narrative), angka (numeric), grafik (graphic) atau bentuk lainnya Alatimedia (media) Informasi dapat disediakan dalam bentuk kertas cetakan, tampilan layar, atau ala) media lainnya Gambar 4.2 Sebuah Ringkasan Sifat-Sifat Khusus Kualitas Informasi.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.116 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 2. Karena beberapa keputusan telah dibuat, setiap bagian/ departemen kemudian dapat menerima pengawasan yang lebih cermat. 3. Perhatian dipusatkan pada peluang, sebagaimana sesuatu dapat salah. Juga terdapat beberapa kelemahan, bagaimanapun juga, yang harus diwaspadai, diantaranya seperti di bawah ini 1. Tidak selalu mudah mengukur jenis kinerja usaha/bisnis dengan pasti agar standar dapat diatur. 2. Penting untuk membuat sebuah sistem informasi yang dapat secara tepat mengawasi kinerja. 3. Perhatian harus terus diarahkan supaya standar dapat dicapai pada tingkatan yang sesuai. 4. Manajer jangan diam dan menunggu batasan kinerja dicapai. Manajer harus bertindak proaktif untuk memecahkan masalah sebelum keadaan tidak terkendali (get out of hand). Manajemen dengan pengecualian adalah kemampuan dasar yang disediakan oleh CBIS (computer-based information systemsisistem informasi yang berbasis komputer). Manajer juga seringkali membuat laporan pengecualian ke dalam sistem akuntansi supaya cepat bertindak saat beberapa kejadian terjadi. Bila penjualan di beberapa wilayah tiba-tiba turun atau bila ada peningkatan yang besar pada saldo uang serta bila persediaan (inventaris) mengalami penurunan pada tingkat yang ditentukan, sebuah pesan akan diberikan kepada manajer tertentu yang berhak menerimanya. Manajer biasanya menanggapi pesan yang muncul dengan mencari laporan terakhir sebagai kemungkinan penyebabnya.Model Sistem Umum Perusahaan 117 4.7 Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan (€SF/Critical Success Factor) Setiap organisasi memiliki tugas yang harus diatur secara baik untuk keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan keseluruhan dan bahkan untuk mempertahankan hidup. Tugas-tugas yang diatur ini dapat kita namakan sebagai “faktor penentu keberhasilan (critical success factors)”. Hal ini biasanya ditentukan oleh lingkungan alami organisasi, melalui perubahan yang cepat dalam lingkungan, dan melalui sifat dasar industri, yang mana organisasi tersebut merupakan bagian dan berposisi dalam industri. Contohnya rancangan pakaian (fashion design) dan pengawasan persediaan (inventory control) dalam industri pakaian menengah ke atas, yang rancangannya ditentukan dengan apakah suatu produk berhasil dan persediaan mana yang tidak dapat dijual dengan berapa pun harganya setelah pakaian mengalami perubahan. Pada industri kendaraan bermotor, fungsi utama lainnya selain pengawasan biaya, termasuk di dalamnya adalah memelihara kuat jaringan penyalur (dealer), pengawasan biaya produksi (karena hal ini sebagian besar menentukan batas keuntungan), dan memproyeksikan/ memperkirakan suatu gambaran kualitas, tahan uji dan bahan bakar yang hemat untuk hasil-hasil pabrik. Harga produk merupakan contoh bagus dari tugas penting fungsional yang bersilangan dan yang kritis untuk banyak perusahaan. Harga produk mungkin dibentuk dalam berbagai cara dan bagaimana harga ini terbentuk, tergantung pada keadaan. Kebanyakan pendekatan harga, bagaimanapun juga, termasuk pertimbangan biaya produksi, biaya administrasi, biaya R&D (Research and Development/Penelitian dan Pengembangan) produk, dan harga para pesaing serta siasat harga. Oleh karena itu, informasi untuk memutuskan harga adalah juga berdasarkan permintaan dari beberapa wilayah fungsional yang berbeda dan118 Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi tidak hanya dari bagian pemasaran saja tetapi bisa juga diperlukan dari luar organisasi. Manajer harus mengenali tugas penting organisasi dan menyediakan (devote) sumber daya organisasi yang paling baik untuk memastikan tugas-tugas ini dilaksanakan dengan sangat baik. Prinsip utama rancangan sistem informasi adalah sistem informasi organisasi harus secara hati-hati dibuat untuk melayani tugas penting tersebut. Tugas penting sistem informasi ini harus mendapat prioritas pengembangan melebihi sistem informasi lainnya dan harus diperbaiki dan ditingkatkan secara terus- menerus dalam menyikapi perubahan lingkungan dan perubahan kebutuhan para manajer. Pada beberapa perusahaan, sistem informasi itu sendiri berperan kritis untuk keberhasilan organisasi dan mengadakan serta memelihara sebuah sistem informasi yang menonjol, yang merupakan tugas penting (key task). Inilah kenyataan dari organisasi bahwa “informasi yang intensif’, tersedianya informasi yang berguna, adalah hal pokok yang sesungguhnya untuk menge- lola tugas penting lainnya. Contohnya ialah ketika ada “jarak” yang alami antara para manajer dan kegiatan yang harus diatur. Inilah kasus lainnya, contohnya, pada perusahaan penerbangan/ maskapai yang mana tugas penting pada bagian pemesanan (booking) penumpang untuk setiap penerbangan yang tersebar di banyak lokasi dan yang terletak lebih dari beratus-ratus kilometer dari bandara Jawaban dari perusahaan penerbangan untuk masalah jarak ini adalah telah dikembangkannya suatu sistem informasi yang terkomputerisasi secara canggih yang membolehkan agen pemesanan (agent reservations) pada kota yang berjauhan untuk mengakses sebuah komputer pusat untuk menentukan status/keadaan penerbangan dan untuk mengadakan pemesanan (reservations) penumpang di dalam suatu pesawat penerbangan. Beberapa organisasi menjadikan informasi yang intensif dengan menggunakan pilihan mereka sendiri: mereka memilih (elect)Model Sistem Umum Perusahaan 119 untuk mengembangkan sistem informasi yang lebih baik dari pada perusahaan lainnya pada industri tertentu untuk mencapai keuntungan yang bersaingan (competitive advantage). Ketika suatu perusahaan mencari keuntungan yang bersaingan melalui sistem informasinya, perusahaan memilih untuk menggunakan siasat intensitas informasi yang lebih besar dari pesaingnya. Faktor penentu keberhasilan adalah satu dari kegiatan- kegiatan perusahaan yang memiliki pengaruh kuat pada kemampuan perusahaan dalam memenuhi tujuannya (objectives). Perusahaan secara khusus memiliki faktor penentu yang banyak (multiple). Contohnya, di industri kendaraan bermotor, CSF (Cnitical Success Factors/Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan) telah diketahui melalui corak/tampilan (styling), sebuah efisiensi jaringan penyalur, dan pengawasan biaya pabrik yang ketat. Sistem informasi memungkinkan manajer mengikuti CSF dengan cara melaporkan informasi tentang CSF. Pemikiran/konsep tentang CSF mirip dengan manajemen dengan pengecualian (management by exception) dalam hal memusatkan perhatian pada bagian operasi perusahaan ketimbang keseluruhannya. Dua pemikiran yang berbeda dalam hal CSF adalah relatif stabil/tetap dan sebaliknya unsur (item) pengecualian dapat bermacam-macam dari satu waktu ke waktu berikutnya. Pertanyaan Pokok dari Bab 4 1. Menurut pengetahuan yang telah saudara pelajari dari beberapa ahli tentang model, apakah model itu? 2. Apakah tujuan utama diciptakannya model bisnis? Jelaskan! 3. Gambarkan sistem fisik perusahaan dan jelaskan pula empat hal yang tercakup di dalamnya yang juga merupakan bagian dari sistem terbuka!120 sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 4. Mengapa tujuan tidak termasuk kedalam kategori model sistem? Dan mengapa pula standar di tiap perusahaan/ organisasi dapat berbeda? Jelaskan! 5. Bagaimana mungkin analisis dan faktor penentu keberhasilan (CSF/Critical Success Factor) perusahaan/organisasi dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi organisasi yang luas?BAB 5 PENDEKATAN SISTEM Pendekatan sistem dapat dijelaskan dengan salah satu cara, yaitu menggambarkan apa yang tidak boleh (what it is not). Pendekatan sistem ini dalam dunia bisnis adalah sebuah gagasan yang lahir pada dekade tahun 1960-an. Pemikiran tersebut merupakan sebuah sinergi (synergism), yaitu penjumlahan bagian-bagian yang lebih besar daripada keseluruhannya, seperti 3 + 3 = 7 artinya jumlah keluaran organisasi yang dapat ditingkatkan bila bagian-bagian (components) dapat digabungkan. Pemikiran ini adalah dasar pemikiran (rationale) bentuk organisasi konglomerat (conglomerate) yaitu sebuah konsep yang kemudian (subsequently) jatuh ke dalam kebobrokan karena sifat perluasan konglomerat yang sering mendekati kegagalan karena sulitnya mengawasi dengan baik seluruh anak perusahaannya. Inilah yang kemudian terjadi pada krisis moneter pada tahun 1997. Tujuan rancangan pendekatan sistem manajemen adalah memanfaatkan analisis ilmiah pada organisasi yang kompleks/ rumit (complex) untuk: 121122 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 1. Mengembangkan dan mengatur/mengelola sistem operasional (misalnya, aliran uang, sistem personil) dan; 2. Merancang sistem informasi untuk pembuatan keputusan. Hubungan antara dua bagian ini adalah jelas karena alasan dibuatnya rancangan sistem informasi adalah untuk membantu dalam pembuatan keputusan berkenaan dengan manajemen sistem operasi. Maksud dasar dari pendekatan sistem pada organisasi dan manajemen adalah hubungan timbal-balik dalam bagian- bagian atau subsistem organisasi. Pada rancangan organisasi dan sistem organisasi, kita hendak mencapai suatu sinergi yang merupakan tindakan bersama yang terpisah, tetapi saling berkaitan yang bersama-sama menghasilkan sebuah dampak keseluruhan yang lebih besar daripada secara sendiri (individual). Hasil yang diperoleh satu kelompok 11 pemain sepakbola yang dilatih secara baik adalah lebih besar daripada bermain secara individu. Pada masa lalu, keefektifan organisasi bisnis agak kurang optimal karena manajer gagal menghubungkan bagian atau fungsi sistem satu sama lain dan secara keseluruhan. Fungsi penjualan ditampilkan tanpa mengadakan penggabungan banyak rancangan atau produksi, dan kendali produksi seringkali tidak diselaraskan (coordinated) dengan perencanaan keuangan ataupun personil, serta sistem informasi manajemen yang lama (classic) yang sebagian besar mementingkan laporan yang berbeda berdasarkan masa lalu tanpa banyak memerhatikan kebutuhan informasi organisasi. Sebuah prinsip dasar teori sistem adalah setiap sistem dilakukan secara bersama-sama melalui pertukaran informasi. Inilah kenyataan sistem bisnis atau sistem organisasi yang sebenarnya Demikiantah, sistem informasi dan komputer tidak terpusat pada sifat-sifat penting atau kebutuhan untuk menggabungkan. Kebutuhan untuk penggabungan melalui informasi dapat diperagakan secara konsep dalam gambar 5.1 sebagaimana digambarkan oleh Robert G. Murdick (1987:9). Garis tebal(__) mengindikasikanPendekatan Sistem 123 hubungan kekuasaan yang lama/klasik dan susunan hierarki organisasi tertentu. Garis terputus (........ ) menunjukkan susunan organisasi yang sama, tetapi dengan penggabungan secara bersama dalam sebuah sistem meialui aliran informasi. Gambar 5.1 Pendekatan Sistem dan Pendekatan Klasik untuk Aliran Organisasi dan Informasi Para manajer memecahkan masalah yang muncul agar perusahaan dapat memenuhi kebutuhannya. Selama mengatasi masalah, manajer membuat keputusan yang banyak dan beberapa unsur pemecahan masalah harus ditampilkan. Saat menguraikan pemecahan masalah, manajer harus berhati-hati dalam membedakan gejala dari penyebabnya. Susunan masalah mempengaruhi bagaimana masalah-masalah yang ada dipecahkan. Masalah yang tidak bersusunan harus dipecahkan oleh manajer tetapi masalah yang bersusunan dapat juga dipecahkan melalui komputer. Manajer dan komputer dapat bekerjasama memecahkan masalah yang setengah bersusun (semi structured). Sebuah pendekatan yang sistematis untuk memecahkan masalah telah dipikirkan dan dinamakan pendekatan sistem.124 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Pendekatan sistem terdiri dari tiga jenis usaha/upaya yaitu persiapan, pendefinisian, dan pemecahan. Dalam persiapan untuk memecahkan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai sebuah sistem, memahami lingkungan perusahaan dan mengenali subsistem (subsystem) dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan masalah, manajer memulai dari sebuah sistem ke tingkat subsistem dan menganalisis bagian sistem dalam sebuah bentuk urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah, manajer mengetahui cara pemecahan alternatif, mengevaluasinya, memilah yang terbaik, menerapkannya dan menindak-lanjuti untuk memastikan bahwa pemecahannya berjalan dengan semestinya. Faktor unik dari seorang manajer dapat mempengaruhi pemecahan masalah. Faktor ini termasuk gaya yang berbeda dalam merasakan permasalahan, berbagi informasi, dan penggunaan informasi. Sebagaimana bentuk/model sistem perusahaan yang umumnya sesuai pada seluruh jenis organisasi, pendekatan sistem sesuai dengan semua jenis pemecahan masalah. Pemecahan masalah menurut Gerald V. Post (2000:99) dilakukan seperti di bawah ini: 1. Menganalisis sistem (analyzing system). Menanyakan pertanyaan (asking questions). Memilih alat yang pas/sesuai (choose the right tools). Memertimbangkan konsekuensi/akibat (consider the consequences). Memahami diagram/sketsa aliran data (data flow diagram). Memisahkan dan mengatasinya (divide and conquer). Menyarankan (hints/suggestions). Melakukan penerapan (implementation). Membuat keputusan (making a decision). Membuat rancangan yang berorientasi pada obyek (object- oriented design). 11. Melakukan analisis proses (process analysis). PON SLPNOH °Pendekatan Sistem 125 Hal di atas dapat diuraikan sebagai berikut ini. 1. Menganalisis sistem Untuk memecahkan masalah, pertama Anda harus memahami bagaimana usaha/bisnis berjalan. Ide dasarnya adalah sistem terdiri atas sub sistem yang lebih kecil, yang saling berkaitan. Setiap subsistem dapat dipecah ke dalam bentuk yang lebih kecil dengan lebih rinci. Dengan menguji setiap bagian dan hubungannya, lebih mudah menentukan penyebab masalah dan memberikan pemecahannya. Beberapa teknik telah diciptakan untuk membantu menganalisis sistem. Sebuah metode/cara terbaru yang sangat berguna adalah berdasarkan bahasa bentuk penyatuan (unified modelling language/UML). UML dirancang untuk membantu penciptaan sistem informasi yang berorientasi pada obyek (object-oriented information systems). Bahasa ini meminta Anda untuk mengenali objek awal pada sistem dalam situasi yang ada dan metode atau fungsi yang dapat mereka tampilkan. Kebanyakan sistem informasi sekarang ini sangat mengandalkan pada sistem manajemen basis data untuk mengumpulkan dan membagi data yang mendasarinya. Kekuatan yang penting pada pendekatan ini adalah Anda tidak perlu khawatir bagaimana data diperoleh dari satu tempat di ke tempat yang lainnya. Manajer dengan mudah mendapatkan kembali data dari basis data saat diperlukan. Teknik merancang UML sangat berguna pada keadaan ini karena UML ini berfokus/memusatkan pada pengumpulan dan pengubahan data yang disimpan pada setiap objek. Menanyakan pertanyaan Kunci untuk memecahkan masalah adalah menanyakan pertanyaan yang tepat. Pada situasi apa pun yang sebenamya, Anda sebagai seorang manajer tidak akan pernah cukup memilikiinformasi. Beberapa orang akan terlibatdengan caraa You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.128 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 5. Memahami Diagram/sketsa aliran data Meskipun Anda dapat menciptakan teknik menggambar sendiri, sebuah cara yang dinamakan gambar aliran data (data flow diagram/DFD) telah dikembangkan untuk menggambar- kan sistem informasi. Hal itu dirancang untuk menunjukkan bagaimana sebuah sistem dibagi/dipecah ke dalam bentuk yang lebih kecil lagi dan untuk menyoroti (to highlight) aliran data di antara tiap-tiap bagian tersebut. Unsur dasar sebuah DFD adalah bagian luar/obyek (extemal entities/objects), proses/pengolahan, penyimpanan data/arsip (data stores/files), dan aliran data yang meng- hubungkan dengan bagian lainnya. Setiap unsur digambar secara berbeda. Misalnya, aliran data ditunjukkan dengan panah, umpan balik (feed back) dan kendali data biasanya digambarkan dengan garis pisah (dash line), dan tanda “—“ untuk menunjukkan bila ada maksud khusus. Gambar 5.2 menggambarkan tingkat utama subsistem untuk tingkatan nol. Perhatikan bahwa hal ini terdiri atas unsur kesatuan luar (external entity), proses (processes) dan aliran data (data flows). Tingkat ini umumnya tidak menunjukkan arsip data atau aliran kendali. Kedua hal ini dapat tergabung pada penyajian yang lebih rinci. Kesatuan luar (external entity) Proses _ > Penyimpanan data Aliran data Umpan balik dan data kendali Gambar 5.2 Unsur-Unsur Dasar DFD Kesatuan luar (External entity Saat Anda mengenali batasan sebuah sistem, Anda akan temukan beberapa bagian di lingkungan tersebut yanga You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.130. Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi atau arsip komputer. Pada sistem komputerisasi, data kemungkinan disimpan pada sistem manajemen basis data (DBMS/database management system). Sekarang penting untuk diperhatikan bahwa data merupakan sumber daya bernilai untuk perusahaan mana pun. Dalam menggambar DFD, cobalah menyusun secara tepat apa yang perlu disimpan, berapa lama akan disimpan, dan siapa yang dapat membaca atau mengubah data. Aliran data (data flow) Aliran data menggambarkan masukan dan keluaran setiap proses atau subsistem. Aliran data mudah digambarkan. Mereka merupakan arah panah yang sederhana yang menghubungkan proses, kesatuan, dan penyimpanan data. Pastikan untuk menamakan setiap aliran data. Gambarnya mungkin saja terlihat jelas; bagaimanapun juga, bila seseorang membacanya atau Anda menyimpannya selama beberapa beberapa bulan, dapat saja sulit memahami (figure out) apa yang digambarkan masing-masing aliran. Kamus Data (data dictionary) Pada proyek apapun, Anda perlu mengingat potongan tambahan informasi mengenai masing-masing objek. Mungkin Anda ingin menyimpan sebuah laporan sederhana untuk aliran data laporan pajak manajemen bersama dengan tenggang waktu yang harus dipenuhi. Untuk penyimpanan data, Anda perlu mencatat informasi, seperti siapa yang mengendalikan/mengawasi penyimpanan data, siapa yang perlu mengakses (access) data, berapa lama harus disokong (backed up) dan unsur apa yang terkandung pada data. Sebuah kamus data atau penyimpan (data dictionary or repository) mengandung semua informasi yang menjelaskan keadaan yang Anda gunakan untuk menggambarkan sistem Anda. Seringkali termasuk hal penggambaran/pendeskripsian laporan, aturan-aturan usaha/bisnis, dan pertimbangan keamanan.Pendekatan Sistem 131 Memisahkan dan mengatasinya Kebanyakan masalah terlalu rumit dan terlalu besar untuk dihadapi secara bersamaan. Apalagi mengingat seluruh rinciannya, Anda akan sulit melihat bagaimana segalanya di- harapkan untuk sesuai secara bersamaan. Langkah yang menentukan dalam menganalisa sebuah sistem adalah secara hati-hati memilahnya kedalam bentuk yang lebih kecil atau menjadi sebuah kumpulan subsistem. Setiap subsistem dipisahkan dari yang lainnya tetapi mereka terhubung melalui data yang dikumpulkan. Sebuah alat otomatis yang dinamakan teknik perangkat lunak tambahan komputer (computer-aided software engineering/CASE) membantu analis sistem dalam menggambar diagram pada layar komputer. Cara itulah yang dapat dimiliki analis sistem supaya komputer mampu mengatur halaman dan tingkatan yang bermacam-macam. Dengan menunjuk (pointing) dan menekan (clicking) sebuah alat penunjuk (mouse), analis atau pemakai dapat melihat bagaimana subsistem berhubungan dan mendapatkan kembali informasi sistem yang diinginkan. Menyarankan Kasus-kasus seringkali digunakan untuk mengilustrasikan masalah usaha/bisnis dan untuk menunjukkan aturan main melalui informasi. Kasus cenderung menjadi kurang tersusun dibandingkan pelatihan buku teks yang khusus. Dengan kasus-kasus yang diberikan, Anda tidak hanya harus memecahkan masalah, tetapi harus mengenali penyebab masalah, kemudian memutuskan alat apakah yang digunakan untuk mengatasinya. Anggap saja kasus yang ada merupakan situasi nyata dalam usaha. Pertama, biasakan diri Anda sendiri dengan situasi tersebut dan gejalanya (lihat kasusnya). Selanjutnya, buat pandangan sistem organisasi (lihat kasus sekali lagi dan buat catatan). Bagilah sistem ke dalam bagian-bagian yang terhubung melalui aliran data. Uraikan proses. Anda tidak harus selalu menggambar denaha You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.Pendekatan Sistem 133 penyebab masalah, memberikan perencanaan yang rinci dan menerangkan bagaimana rencana memecahkan masalah dan menyediakan keuntungan tambahan. Pelaporan juga harus memperkirakan biaya pemecahan dan menggambarkan keuntungan yang sudah diantisipasi. Beberapa laporan mungkin membutuhkan rencana mendadak/rencana darurat (contingency plan). Penerapan Dalam bisnis, ide yang kreatif selalu berguna, tetapi tanpa rincian penerapan rencana ide tersebut tidak akan berguna. Pikirkan ide untuk produk baru. Ide itu sendiri tidak akan sangat berharga sampai Anda menemukan cara untuk merakit, memasarkan, dan menyalurkan produk. Sama halnya dengan SIM (sistem informasi manajemen), mudah mengatakan bahwa perusahaan dapat mencapai keuntungan yang berarti dengan memasang sistem komputer yang baru. Bagaimanapun juga, ide akan sangat berharga dan pekerjaan lebih berpeluang berhasil jika Anda memasukkan rencana penerapan yang rinci. Penerapan rencana SIM terdiri dari persyaratan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), bersama dengan pelatihan (training), perubahan dibutuhkan dalam bagian (departments) yang banyak dan daftar pemasangan. Membuat keputusan Bila sudah meninjau alternatif/pilihan lain, Anda harus memutuskan. Untuk kebanyakan kasus, Anda hanya dapat boleh menjalankan satu pilihan. Pilihan Anda harus jelas didefinisikan/digambarkan dan keuntungan serta kerugian yang relatif diuraikan dalam perincian. Anda juga perlu memasukkan rencana tindakan yang kokoh yang meng- gambarkan setiap tahap usulan (proposal) Anda. Jika memungkinkan, Anda harus memperkirakan biaya yang dikeluarkan. Setidaknya mengetahui bagian yang harus dibeli, bahkan juga bila Anda tidak mengetahui biayanya.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.136 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi proses utama pada sebuah sistem akan membantu Anda memahami sistem bekerja. Menguji objek masukan dan keluaran membantu Anda menemukan masalah dan mengikutinya (trace) ke sumber mereka. Sebagaimana digambarkan pada gambar 5.3, sistem menerima masukan (input), yang diolah/diproses (processed) untuk menghasilkan keluaran (output). Prosesnya dapat saja mesin, seperti pabrik menggunakan bahan mentah, pekerja dan listrik. Kemungkinan lainnya, mungkin saja sebuah proses melibatkan lambang/simbol (symbolic) dibandingkan kegiatan fisiknya. Contohnya, sistem akuntansi menerima data penjualan dan mengolahnya ke dalam laporan aliran keuangan (cash-flow statements). Di banyak kasus, ada dua jenis masukan dan keluaran: fisik dan data. Aliran fisik sering disertai dengan data. Misalnya, bahan mentah dikirimkan bersama dengan sebuah faktur yang menggambarkan hasil dan informasi pengiriman. Teori sistem dapat digunakan untuk menguji kedua jenis aliran. Bagaimanapun juga, ini merupakan sebuah teks SIM sehingga kebanyakan masalah yang ditampilkan di sini berhubungan dengan aliran data. ==) =|) Gambar 5.3 Tiga Bentuk Bagian Utama Sistem Menurut Raymond McLeod Jr (1995:188) yang dimaksud dengan pemecahan masalah (problem solving) adalah act of responding to problems so as to suppress their harmful effects or capitalize on the opprtunity for benefit. Artinya, tindakan menanggapi masalah untuk meredam pengaruh negatif atau menggunakannya untuk keuntungan.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.138 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi banyak penambahan persediaan untuk dipesan kembali adalah sebuah contoh masalah seorang manajer untuk dapat memahaminya dengan sangat baik. Kenyataannya, sebagaimana kita lihat pada bab empat, sebuah bentuk (model) matematika yang dinamakan tumus EOQ digunakan untuk menentukan bagaimana masalah hendak dipecahkan. Masalah demikian dinamakan masalah yang bersusun (structured problem) karena terdiri atas unsur- unsur dan hubungan di antara unsur-unsur, yang seluruhnya dipahami melalui pemecah masalah. Di lain pihak, ada masalah yang tidak dipahami semuanya oleh manajer. Ada masalah yang dinamakan masalah yang tak bersusun (unstructured problem). Masalah tak bersusun adalah hal yang yang tidak mengandung unsur atau hubungan di antara unsur-unsur yang dipahami oleh pemecah masalah. Suatu contoh masalah yang tak bersusun adalah masalah personil yang ada di suatu bagian, yang mana karyawan tidak dapat bekerja sebagai suatu kelompok karena perbedaan sikap. Para karyawan bertengkar karena pribadi yang bertentangan, perbedaan latar belakang budaya, perbedaan tujuan, dan sebagainya. Manajer usaha/bisnis biasanya kurang diperlengkapi pendefinisian masalah dalam sebuah cara yang bersusun. Sebenamya, ada beberapa masalah yang sepenuhnya bersusun lengkap atau yang tak bersusunan lengkap dalam suatu organisasi. Kebanyakan masalah yang ada adalah suatu jenis yang manajer kurang pahami benar tentang unsur-unsur dan hubungannya dan inilah yang dinamakan masalah yang setengah bersusun (semistructured problem). Sebuah masalah yang setengah bersusun adalah yang mengandung beberapa unsur atau hubungan yang dipahami oleh pemecah masalah. Contohnya adalah pemilihan lokasi untuk pembangunan kantor/gedung baru/pabrik baru. Beberapa unsur, seperti harga tanah (land cost), pajak (taxes), dan biaya pengiriman bahan mentah, dapat diukur dengan tingkat ketelitian yang tinggi. Unsur lainnya, seperti bencana alam, sikap masyarakat setempat, sulit untuk dikenali dan diukur.Pendekatan Sistem 139 Pendekatan sistem untuk memecahkan masalah menggunakan sebuah peninjauan sistem untuk mengenali masalah dan kesempatan-kesempatan serta pengembangan masalah. Seperti Gambar 5.4 yang dikemukakan oleh James A. O'Brien (1999:80), mempelajari masalah dan merumuskan sebuah pemecahan meliputi hubungan yang saling ketergantungan seperti berikut ini. 1. Kenali dan definisikan sebuah masalah atau kesempatan menggunakan pemikiran sistem. Kembangkan dan tinjau pemecahan alternatif sistem. Pilih pemecahan sistem yang sangat memenuhi persyaratan Anda. Rancang pemecahan sistem yang sudah dipilih. Terapkan dan tinjau keberhasilan sistem rancangan wad © Kenali masalah atau kesempatan/ Masalah peluang dengan menggunakan pemikiran sistem M iit Kembangkan dan tinjau sistem s <——>| kan per pemecahan alternatif = 3 £ & = Mer * Pilih pemecahan sistem yang paling 5 memenuhi persayaratan Anda = g 5 Rancang pemecahan sistem yang dipilih untukk memenuhi persayaratan Anda = FE 2 <— et . © Terapkan an tinjau sistem rancangan Pem yang berhasil Gambar 5.4 Tahapan Pendekatan Sistem140 sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Berikut bagaimana perusahaan Xerox, sebagaimana contoh yang diberikan oleh James A. O'Brien (1999:81), menerapkan pendekatan sistem dalam proses mengatasi masalah mereka: Kenali dan pillh masalah Gambar 5.5 Bagaimana Xerox Menerapkan Pendekatan Sistem dalam Proses Pemecahan Masalah MerekaPendekatan Sistem 141 Raymond McLeod Jr (1995:191) mengatakan bahwa sebuah penelitian untuk keaslian proses pemecahan masalah yang sistematis diadakan oleh John Dewey, seorang profesor filsafat di Universitas Columbia sekitar abad yang lalu. Dalam sebuah buku (1910) dia mengenali tiga rangkaian penilaian yang berkenaan dengan pemecahan yang kontroversi. 1. Kenali kontroversinya. 2. Pertimbangkan tuntutan alternatif (alternative). 3. Bentuk sebuah penilaian. Dewey tidak menggunakan istilah pendekatan sistem, tetapi dia mengetahui urutan asal dari pemecahan masalah yang mana dimulai dari masalah kemudian mempertimbangkan cara berbeda untuk memecahkannya dan selanjutnya memilih penyelesaian yang terbaik. Pabrik komputer, ahli manajemen, dan ahli informasi melakukan pencarian cara menggunakan komputer dalam memecahkan masalah para manajer. Kerangka yang direkomendasikan untuk menggunakan komputer menjadi dikenal sebagai pendekatan sistem yang merupakan sebuah tahapan rangkaian pemecahan masalah yang memastikan masalahnya diketahui terlebih dahulu, penyelesaian pilihan dipertimbangkan dan pemilihan pemecahan kerjanya. Meskipun banyak penggambaran pendekatan sistem seluruhnya dengan mengikuti petunjuk dasar yang sama, sejumlah tahapan dapat bermacam-macam. Kita gunakan sepuluh langkah, dikelompokkan kedalam tiga tahap (phase), setiap tahap terdiri atas sebuah jenis upaya tertentu yang harus dikembangkan manajer, yaitu upaya penyiapan, upaya pendefinisian, dan upaya pemecahan. Upaya penyiapan dilakukan untuk menyiapkan manajer untuk pemecahan masalah dengan menyediakan sebuah orientasi sistem. Upaya pendefinisian terdiri atas mengenali masalaha You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.144 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Upaya pemecahan meliputi pertimbangan pilihan kemungkinan yang ada, sebuah pilihan terbaik, dan penerapannya. Manajer harus mengetahui cara yang berbeda dalam memecahkan masalah yang sama. Hal ini lebih mudah untuk seorang manajer yang berpengalaman, yang dapat menerapkan pemecahan yang telah dialaminya pada waktu dulu, tetapi daya cipta/kreativitas (creativity) dan naluri (intuition) sering juga memainkan peranan yang penting. Manajer kadang berupaya memecahkan masalah dengan sendirian tanpa pertolongan orang lain. Pemecah masalah seringkali diilhami melalui sebuah kegiatan tak resmi (informal) yang mana pesertanya dapat mengemukakan pandangannya_ masing- masing, tentang masalah yang sedang dibicarakan. Pendekatan yang lebih resmi (formal) lagi disebut bahasan JAD. JAD singkatan dari joint application design/rancangan aplikasi bersama dan merupakan sebuah kelompok pendekatan sistem pendukung keputusan (DSS/Decision Support System) untuk pemecahan masalah. Pembahasan kelompok dibimbing oleh seorang pemimpin dan selanjutnya direkam dalam bentuk tertulis melalui juru tulis. Contohnya adalah, anggap saja, masalah komputer yang tidak dapat menangani peningkatan kegiatan perusahaan. Tiga pemecahan pilihan yang dikenali adalah (1) tambahkan peralatan ke komputer yang ada untuk menambah daya tampung/kapasitas dan kecepatannya, (2) ganti spesifikasi komputer yang ada dengan yang lebih besar lagi, (3) buat jaringan komputer dengan mengadakan jaringan komputer lokal (local area network/LAN) dengan menggunakan komputer yang lebih kecil lagi. Berikut adalah gambar yang menunjukkan tahapan evaluasi terhadap pemecahan alternatif (alternatives) yang ada menurut Raymond McLeod Jr (1995:201):Pendekatan Sistem 145 ‘Gambar 5.7 Tahap Evaluasi Terhadap Pemecahan Alternatufa You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.Pendekatan Sistem 149 Pertanyaan Pokok dari Bab 5 1. Dapatkah Saudara menggunakan pemecahan masalah untuk mengatasi permasalahan di bidang pemasaran/ penjualan, keuangan dan manajemen sumber daya manusia? Jelaskan! 2. Apakah tujuan diadakannya rancangan pendekatan sistem manajemen? 3. Dari pengetahuan yang saudara pelajari, apakah bedanya antara sistem komputer dengan sistem informasi berbasis komputer? Berikanlah suatu contoh pendukung jawaban Saudara tersebut! 4. Tahapan rangkaian sistem terdiri dari tiga unsur. Sebutkan dan jelaskan! 5. Ada beberapa gaya kepemimpinan manajer yang dapat terjadi di suatu perusahaan/organisasi. Sebutkan dan jelaskan!BAB 6 SIKLUS HIDUP SISTEM Kenneth C. Laudon mengatakan dalam salah satu bukunya (2000:395), the system lifecycle is the oldest method for building information systems and is still used today for medium or large complex systems projects. Artinya, siklus hidup sistem adalah metode/cara (method) paling lama untuk membangun sistem informasi dan masih digunakan sampai sekarang untuk proyek sistem menengah atau besar yang kompleks/rumit. Metode siklus hidup sistem adalah tahap pendekatan dalam membangun suatu sistem yang membagi pengembangan sistem ke dalam tarafitingkat yang ada. Ada perbedaan pendapat di antara ahli pengembangan sistem mengenai pembagian tingkat bangunan sistem, tetapi mereka akhimya akan cocok pula dengan tingkatan pengembangan sistem yang hendak mereka kembangkan. Metode siklus hidup sistem mempertahankan bagian (division) yang sangat resmi (formal) antara pemakai akhir dan ahli sistem informasi. Ahli sistem informasi, seperti analis sistem dan pemrogram, akan bertanggung jawab terhadap banyaknya analisis sistem, dana You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.Siklus Hidp Sistem 153 Menentukan cakuan/jangkauan proyek Unit, kegiatan atau sistem organisasi manakah yang akan dilibatkan, dan unit, kegiatan atau sistem mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini dapat memberikan sebuah perkiraan awal mengenai skala sumber daya yang hendak dipakai. Mengenali kemungkinan wilayah masalah Perencanaan yang baik akan menunjukkan hal-hal yang mungkin saja salah agar hal-hal kesalahan yang akan timbul ini dapat dicegah. Mengatur urutan tugas Penting untuk memisahkan banyak tugas dalam mencapai sistem tersebut. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan pemikiran berdasarkan skala prioritas informasi dan perlu adanya efisiensi (efficiency). Memberikan dasar pengendalian Tingkat kinerja dan metode/cara pengukuran yang pasti dan baik harus ditetapkan di awal proyek. Manajemen mencurahkan waktunya dalam perencanaan dengan harapan akan memperoleh hasil (dividends) nantinya dalam siklus hidup. Selama tahap pengembangan sistem terdahulu, analis sistem adalah sebagai ahli informasi dengan tanggung jawab utamanya bekerja dengan pemakai. Anggota kelompok lainnya, seperti pengatur basis data (database administrator) dan ahli jaringan dapat memainkan aturan pendukung. Gordon B. Davis (1984:572) mengatakan the basic idea of the system development life cycle is that there is a well-defined process by which an application is conceived, developed, and implemented. The life cycle gives structure to a creativea You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.158 Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 2 Analisis sistem Bila proyek telah menjadi nyata dan disetujui, pekerjaan dapat dimulai dengan analisa penuh. Tahap pertama adalah menentukan bagaimana sistem yang ada bekerja dan dimanakah masalahnya. Tekniknya adalah dengan cara memecahkan sistem kedalam potongan-potongan yang lebih kecil. Potongan yang lebih kecil lebih mudah dipahami dan dijelaskan ke yang lainnya. Juga, setiap potongan dapat ditempatkan (assigned) ke kelompok SIM yang berbeda. Selama mereka bekerja dari penjelasan awal yang sama dan mengikuti seluruh ukuran/patokan (standar), hasil potongannya harus dikumpulkan bersama. Tentu saja hal tersebut masih memakan waktu dan diupayakan untuk menyatukan seluruh potongan. Dalam tahap ini, juga termasuk mengumumkan hasil pembelajaran, mengatur kelompok/tim proyek, mendefinisikan kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kinerja sistem, menyiapkan usulan rancangan, dan menyetujui atau tidak menyetujui rancangan proyek. ™moaog® Gambar sering juga dibuat untuk menggambarkan sistem tersebut. Gambar digunakan untuk mengkomunikasikan analis dan pemakai, analis ke yang lainnya, dan akhirnya ke pemrogram. Gambar aliran data (data flow diagram) adalah metode yang biasa untuk menampilkan hubungan yang ditentukan selama berlangsungnya analisa sistem. Gambar menampilkan cara pembagian sistem ke dalam bentuk potongan yang lebih kecil 3. Rancangan sistem Tahap ketiga yang utama dari siklus hidup pengembangan sistem adalah merancang sistem yang baru. Selama tahapan ini, sistem yang baru dirancang secara khusus di atas kertas.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.160 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Salah satu kesulitan dalam tahapan rancangan adalah kadang kala dinamakan “maju perlahan dengan luwes” (creeping elegance). Sebagai sistem yang dibangun oleh analis, pemrogram, dan pemakai, semuanya ingin memasukkan tampilan tambahan (additional features). \Walaupun banyak tampilan adalah pemikiran yang baik, evolusi sistem terus menerus menyebabkan penundaan/kelambatan tambahan (additional delays). Juga menyebabkan merumitkan pengujian karena perubahan di salah satu bagian (section) dapat mempengaruhi sistem lainnya. Komite Pengawas SIM (Steering Comittee) Analis Sistem 1. Siapkan rancangan sistem yang rinci v |_| | 2. Kenai susunan sistem alternatif v Kendali 3. Tinjau susunay sistem alternat v 4. Pilih susunan yang paling baik v | |_|} 5. Siapkan usulan E penerapan 6. Menyetujui atau tidak menyetujui penerapan sistem Gambar 6.2 Tahapan Rancangan, Raymond McLeod Jr (1995:224)a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.162 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi akan diperhatikan, tetapi pemecahannya akan ditinggalkan selanjutnya. Pada sistem besar apa pun, ada batas yang menjadi kesalahan dan perubahan. Kuncinya adalah mengenalinya dan menentukan yang mana harus dibetulkan secepatnya. Masalah yang lebih kecil seringkali ditinggalkan pada staf pemeliharaan perangkat lunak. Sedangkan kegiatan yang termasuk dalam tahap ini adalah, antara lain merencanakan penerapan, mengumumkan penerapan, memeroleh sumber daya perangkat keras, memeroleh sumber daya perangkat lunak, menyiapkan basis data, menyiapkan fasilitas fisik, mengajari pemakai, dan pergantian ke sistem baru. Fae>eaccD Proses penghentian penggunaan sistem yang lama dan mulai menggunakan sistem yang baru dinamakan pemotongan (cutover). Ada empat pendekatan dasar: uji coba (pilot), segera (immediate), bertahap (phased), dan bersamaan (parallel). 1. Ujicoba Sebuah uji coba adalah penerapan sistem percobaan pada sebuah bagian kecil (subset) dari keseluruhan operasional, seperti halnya sebuah wilayah perkantoran atau geografi. Contohnya, angkatan udara mungkin mencoba sistem persediaan yang baru pada pangkalan udara tunggal. Bila pilotnya berhasil, sistem akan diterap- kan pada sisa operasionalnya, dengan menggunakan salah satu dari tiga pendekatan pemotongan lainnya. 2. Segera Pendekatan yang paling sederhana adalah mengalihkan (convert) sistem yang lama ke sistem yang baru pada waktu yang diberikan. Bagaimanapun juga, pendekatanSiklus Hidp Sistem 163 ini hanya mungkin untuk perusahaan yang kecil ataupun sistem yang kecil karena permasalahan waktu menjadi lebih besar pada saat operasionalnya meningkat. 3. Bertahap Pada pemotongan yang bertahap, sistem yang baru dipakai pada suatu waktu. Contohnya, perusahaan dapat memotong sistem pemasukan pemesanan, diikuti oleh sistem persediaan, begitu seterusnya atau pemotongan untuk seluruh sistem dapat diselesaikan pada satu wilayah geografis, diikuti oleh lokasi yang lainnya, dan begitu seterusnya. Pemotongan bertahap terkenal untuk sistem berskala besar. 4. Bersamaan Pemotongan secara bersamaan menghendaki sistem yang lama dipelihara sampai sistem yang baru benar- benar ditinggalkan (checked out). Pendekatan ini memberikan tingkat pengamanan kegagalan yang sangat tinggi, tetapi paling mahal karena dua sumber daya harus dipelihara. Perubahan adalah bagian penting dari SIM. Merancang dan menerapkan sistem baru seringkali menyebabkan perubahan pada operasional usaha.Namun, banyak orang yang tidak suka perubahan. Perubahan memerlukan pembelajaran metode/cara yang baru, menempa (forging) hubungan baru dengan orang-orang dan para manajer, atau bahkan mungkin kehilangan pekerjaan. Perubahan ada pada banyak tingkatan: di masyarakat, di dunia bisnis/ usaha, dan di sistem informasi. Perubahan dapat terjadi karena pergeseran (shift) di lingkungan atau mereka dapat saja diperkenalkan melalui pihak perubahan dalam (internal change agents). Pihak perubahan adalah objek atau orang yang menyebabkan atau memfasilitasi perubahan. Kadangkala pihak perubahan ini merupakan pegawai baru yang membawa pemikiran segar; pada lain waktu perubahana You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.Siklus Hidp Sistem 165 Penggunaan, pemeliharaan dan peninjauan (using, maintenance and evaluation) Saat sistem dipasang (installed), pekerjaan SIM baru saja dimulai. Sistem komputer berubah secara terus menerus. Perbaikan perangkat keras terjadi berkelanjutan dan peralatan perangkat lunak yang komersil dapat berubah tiap tahun. dan pemakai juga pindah pekerjaan. Kesalahan dapat saja ada pada sistem. Perubahan usaha/bisnis dan manajemen serta pemakai menginginkan informasi yang baru dan pengembangan (expansions). Seluruh tindakan ini artinya sistem perlu diubah. Pekerjaan mengawasi (over- seeing) dan mengubah ini dinamakan pemeliharaan perangkat lunak. Tekanan perubahan ini sangat besar dalam kebanyakan organisasi sekarang ini yang sebesar 85 persen dari jumlah staf SIM yang ada dicurahkan untuk mengubah program yang ada. Perubahan ini dapat saja menghabiskan waktu dan menimbulkan kesulitan. Kebanyakan sistem utama dibuat oleh kelompok pemrogram dan analis melalui jangka waktu yang panjang. Untuk membuat perubahan pada sebuah program, pemrogram harus memahami bagaimana program yang sekarang ini bekerja. Karena program dikerjakan oleh banyak orang yang berbeda dengan gaya yang beraneka-macam, hal tersebut dapat saja sulit dimengerti. Akhirnya, ketika pemrogram membuat perubahan kecil di satu lokasi, hal itu dapat me- mengaruhi wilayah program lainnya, yang dapat me- nyebabkan kesalahan tambahan ataupun mengharuskan (necessitate) perubahan lagi. Kegiatan-kegiatan dalam tahap ini adalah menggunakan sistem, mengaudit sistem, dan memelihara sistem. Satu kesulitan pemeliharaan perangkat lunak ialah setiap saat bagian sebuah isian/penggunaan (application) diubah, akan ada risiko kerusakan (defects/bugs) tambahan. Juga, semakin isian menjadi kurang tersusun dan semakin rumit, membuatnya semakin sulit dimengerti. Ini merupakan beberapa166 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi alasan utama mengapa pergantian tahun 2000 begitu mahal dan memakan waktu. Yang lebih penting lagi dalam meningkatkan sistem yang ada adalah pengkodean harus diatur (organized), distandarkan/diberi ukuran (standarized), dan didokumentasikan (documented) untuk memudahkan dalam mengubahnya pada masa mendatang. PERBANDINGAN KEMUNGKINAN Biaya dan anggaran Bandinghai biaja sbbsramiva devin pathy an Hiays Perkiraan waktu Apakah proyek selesai dengan tepat waktu? Pengaruh pendapatan —_Apakah sistem menghasilkan pendapatan tambahan? Biaya pemeliharaan Berapa banyak uang dan waktu yang dihabiskan untuk perubahan? Tujuan proyek Apakah sistem memenuhi tujuan awal proyek? Kepuasan pemakai Bagaimana pemakai (dan manajemen) meninjau sistem? TAMPILAN SISTEM Kepercayaan (reliability) Apakah hasiinya akurat dan tepat waktu? sistem Tersedianya sistem Apakah sistem tersedia dengan berkelanjutan? Keamanan sistem Apakah sistem memberikan akses ke pemakai yang berhak? Gambar 6.6 Peninjauan Selesainya Proyek Menurut Gerald V. Post (2000:509) Tahap ini adalah tahap masalah yang sulit. Bagaimana Anda sebagai seorang manajer dapat mengatakan adanya perbedaan antara sistem yang baik dan yang jelek? Dalam beberapa cara, sistem harus mengurangi biaya, meningkatkan pendapatan, atau menyediakan sebuah keuntungan bersaingan. Meskipun pengaruh-pengaruh tersebut penting, mereka sering tak terlinat dan sulit diukur. Sistem juga harus mudah digunakan dan cukup lentur (flexible) untuk menyesuaikan dengan perubahan bisnis. Bila pegawai atau pelanggan terus mengeluh mengenai sistem, hal tersebut harus diperiksa kembali. Kita sering mendengar ungkapan, “pelanggan selalu benar” atau “pelanggan adalah raja”. Arti dibalik ungkapanSiklus Hidp Sistem 167 ini adalah kadang manusia memiliki pendapat berbeda mengenai kebenaran sistem. Ketika ada pertentangan/konflik, pendapat yang paling penting berasal dari pelanggan/nasabah. Pada analisa terakhir, pelanggan dalam kendali karena mereka selalu dapat menjalankan usahanya/bisnisnya dimanapun. Dengan sistem informasi, pemakai adalah pelanggan dan pelanggan haruslah orang yang mengendalikan sistem. Pemakai dapat menentukan apakah sistem baik. Bila pemakai tidak yakin bahwa sistem menampilkan kinerja yang berguna, berarti sistem tersebut bukanlah sistem yang baik. Oleh karena itu, sebagai kesimpulan dapat kita berikan gambar berikut ini sebagaimana digambarkan oleh Gordon B. Davis (1984:572) Tahap di siklus hidup Pendapat Pendefinisian Defini usulan Penyiapan permintaan untuk peng- gunaan yang diusulkan Penilaian kemungkinan Tinjauan kemungkinan dan keun- (feasibility) yang tungan biaya dari penggunaan terjadi yang diusulkan Analisis persyaratan _ Penentuan informasi yang diperlu- informasi kan Rancangan konsepsi_Rancangan penggunaan yang ber- orientasi Pengembangan _ Rancangan sistem —_ Rancangan yang rinci dari aliran fisik dan proses pada penggunaan pengolahan sistem dan penyiapan perincian program Rancangan basis Rancangan bagan/skema dalam data fisik untuk data di basis data atau rancangan arsip Pengembangan Pengkodean dan pengujian program program Komputer Pengembangan Rancangan tata cara dan penyiapan tata cara perintah pengguna Pemasangan dan | Pengubahan/ Pengujian sistem terakhir dan Pengoperasian pengalihan pengubahan Operasional dan Operasional harian, modifikasi, dan pemeliharaan pemeliharaan ‘Tempat pemeriksaan | Tinjauan proses pengembangan, sistem Penggunaan, dan hasil pengguna- annya Gambar 6.7 Pembagian Tahapan Kecil Pengembangan Sistem Informasia You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.172. Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 6.4.2 Orang Dibandingkan penggunaan kelompok tunggal untuk menampilkan seluruh kegiatan SLC, RAD mengenali keefisienan yang dapat dicapai melalui penggunaan beberapa kelompok ahli. Mungkin ada kelompok untuk perencanaan, rancangan pemakai, pembangunan, tinjauan pemakai, dan pemotongan. Anggota kelompok ini menguasai (masters) metodologi dan peralatan yang dibutuhkan untuk menampilkan tugas keahlian mereka. Martin menggunakan istilah kelompok SWAT dalam menggambarkan kelompok. SWAT, kepanjangan dari “skill with advanced tools/ahli dengan peralatan yang maju” 6.4.3 Metodologi Dasar dari metodologi adalah siklus hidup RAD, yang terdiri dari empat tahap: 1) persyaratan perencanaan, 2) rancangan pemakai, 3) =pembangunan, dan 4) pemotongan. Tahap-tahapan ini, seperti SDLC (system development life cycleiklus hidup pengembangan sistem) yang menggambarkan pendekatan sistem. Pemakai memerankan peranan penting pada masing-masing tahapan, ikut serta bersama ahli informasi. 6.4.4 Peralatan Peralatan RAD sebagian besar terdiri atas bahasa generasi ke- empat dan peralatan CASE yang memudahkan prototyping dan generasi kode (code generation). Bahasa generasi keempat memampukan ahli informasi atau pemakai menghasilkan kode komputer tanpa menggunakan bahasa pemrograman yang biasa/ konvensionil. Contoh dari bahasa generasi keempat adalah NATURAL, FOCUS dan SQL.Siklus Hidp Sistem 173 Pertanyaan Pokok dari Bab 6 1. Mengapa metode siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) dibuat dan digunakan? 2. Menurut Raymond Mcleod, Jr dan Gerald V. Post, apakah SLC (System Life Cycle/Siklus Hidup Sistem) itu? 3. Pendekatan siklus hidup pengembangan sistem meliputi lima tahap. Sebutkan dan jelaskan dengan singkat! 4. Pengembangan, pengoperasian dan pemasangan sistem informasi terdiri dari hal apa sajakah? 5. Apakah RAD (Rapid Application Development/Pengem- bangan Penggunaan Secara Cepat)? Bagaimana RAD dapat membantu pembangunan sistem?BAB 7 | PEMROSESAN DAN APLIKAS! KOMPUTER Sekarang ini komputer sangat berbeda dengan sewaktu pertama kali digunakan, baik itu fisik maupun fungsinya. Meskipun begitu, susunan dasarnya tidaklah berbeda. Di dalam komputer terdapat dua bentuk dasar penyimpanan yaitu penyimpanan primer (utama) dan penyimpanan sekunder (cadangan). Penyimpanan primer menggunakan sirkuit terintegrasi (IC/integrated circuit) dalam memberikan dukungan untuk penyimpan akses acak (RAM/ random access memory), penyimpan yang hanya membaca (ROM/ read-only memory), dan penyimpan penyembunyian (Cache Memory). Sedangkan penyimpan sekunder itu menggunakan kepingan (CD/Compact Disc), disket (ukuran 5 %4 dan 3 % inchi), kepingan keras (hard disk), flash disk. Dahulu komputer itu berbentuk abacus. Meskipun bukanlah sebuah komputer, abacus merupakan perangkat awal yang dipakai dalam sejarah komputer. Abacus adalah perangkat manual yang menggabungkan dua dasar konsep. Perangkat ini menggunakan objek (titik-titik kecil/small beads) untuk menampilkan angka dan perangkat tersebut dapat menggunakan satu objek untuk 174Pemrosesan dan Aplikasi Komputer 175 menampilkan beberapa angka. Di tangan seorang ahli, abacus membuat perhitungan aritmatika yang sangat cepat. Abacus masih merupakan perangkat penghitungan yang masih digunakan. Mesin pertama yang digunakan untuk menambahkan angka secara otomatis ditemukan oleh Blaise Pascal, ahli matematika dan filsuf dari Perancis di tahun 1643. Sesudah itu, G. W Leibnitz, seorang ahli matematika dari Jerman di tahun 1671, menemukan mesin yang dapat mengatur penambahan angka. Ini merupakan mesin yang pertama yang dapat mengalikan angka tetapi masih digerakkan oleh tangan dengan cara ditekan. Mesin ini adalah cikal bakal dari mesin penghitung elektrik yang kini kita kenal dengan nama komputer, kalkulator, yang mulai menggunakan tenaga listrik karena tujuan pertama diciptakannya komputer adalah untuk penghitungan (to compute/computing). Selanjutnya, mesin ini mengalami perubahan yang sangat cepat. Hingga akhirnya komputer digital otomatis pertama dibentuk di Laboratorium Telepon Bell di New York pada tahun 1939 oleh George Stibitz. Stibitz, sebagai seorang insinyur, menghadapi masalah dalam operasi penghitungan aritmatika yang rumit. Dia berpikir bahwa sambungan kabel telepon biasa dapat digabungkan untuk masalah pemborosan waktu penghitungan ini. Stibitz kemudian menyajikan tiap-tiap angka desimal dengan sebuah kode angka satu (1) dan nol (0) (awal mula penulisan binari) dalam sebuah mesin. Akhirnya mesin tersebut berhasil didemonstrasikan/diperagakan pada tahun 1940. Alat/ mesin ini menarik ahli matematika dari kampus Dartmouth di America Serikat yang mengirimkan masalah mereka kepada mesin tersebut melalui teletype dan selanjutnya mereka menerima jawabannya. Inilah mulanya komunikasi langsung (on-line) melalui komputer. Komputer yang sekarang kita kenal merupakan bentuk dari beberapa generasi.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.178 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 3) mereka mampuatau karena mereka berpikir bahwa komputer hanya merupakan bentuk alat akuntansi lainnya. Evolusi dari perusahaan penjual (vendor) dengan penekanan pada daya penghitungan skala besar, kemampuan garis produk (product line), orientasi penggunaan tumpukan (batch application), dan perlindungan pada basis pelanggan, meninggalkan sebuah ceruk untuk perkembangbiakan perusahaan penjual yang baru. ma Co f UHM ann UV =e TINIAN =] ae — LIN | z AOL UAL e HOV MUHUHEUETGEUA | UOTE EEE AOE | AUTEN | Gambar 7.2 contoh bentuk komputer Gambar 7.3 contoh bentuk komputer mini Perusahaan DEC mini Perusahaan IBM Generasi ketiga dari tahun 1970-1979 Masa komputer yang ketiga dimulai kecenderungan menurun pada awal tahun 1970—an. Dengan kapasitas bisnis yang menurun, perusahaan-perusahaan menyadari bahwa mereka tidak memanfaatkan komputer mereka dengan baik atau berkapasitas lebih karena penjualan dan pembelian yang berlebihan yang terjadi pada akhir tahun 1960-an. Pada generasi ini, sirkuit yang terintegrasi di komponen komputer, yang jumlah transistor-nya ribuan dan unsur sirkuit lainnya dietsakan/digambarkan pada kepingan (chips) silikon yang tipis. Kapasitas penyimpan utama (main memory)4) Pemrosesan dan Aplikasi Komputer 179 dinaikkan ke beberapa megabytes dan kecepatan pengolahan dimajukan menjadi berjuta-juta instruksi per detiknya. Inilah yang memungkinkannya program sistem operasi untuk masuk dengan leluasa yang mengotomatisasikan dan mengawasi kegiatan dari banyak jenis peralatan dan pengolahan beberapa program dari komputer mainframe pada waktu yang bersamaan, dan seringkali melibatkan jaringan komputer pemakai di terminal yang jauh. Pada masa ini, komputer mini sudah benar-benar digunakan untuk semua tujuan, baik itu untuk perangkat lunak yang akan dijual seperti bahasa pemrograman, sistem operasi, perangkat lunak basis data, bahasa query. Pemakai komputer mini banyak menggunakannya untuk sistem di universitas, pabrik, laboratorium penelitian. Komputer mini ini dapat berfungsi juga sebagai server untuk mengelola jaringan dalam (internal) perusahaan atau situs internet. Pasar untuk komputer mini pada awalnya di pasaran industri OEM (pabrikasi perlengkapan asli/original equipment manufacturer). Sebagai contoh, sebuah pabrik komputer memerlukan pengawasan berbasiskan komputer pada operasional produksinya. Pihak ketiga kKemudian membeli sebuah komputer mini, dan menambahkan perangkat keras (hardware)/perangkat lunak pada produknya serta mengembangkan paket sistem untuk tujuan khusus. Industri OEM tersebut kemudian menjual paket tersebut ke pemakai akhir, yang mana pemakai akhir ini kerapkali tidak begitu memedulikan pelekatan nama merek produk komputer. Generasi keempat dari tahun 1980-sekarang Pada masa ini, pengolah mikro (micro processors) sudah banyak digunakan di CPU (central processing unitfunit pengolahan pusat) komputer. Pada masa ini, penggunaan komputer mikro yang menggunakan pengolah mikro dan beragam perangkatnya dan paket perangkat lunak penggunaan yang mudah untuk bentuk komputer yang kecil/persona/a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.1) 2) 3) Pemrosesan dan Aplikasi Komputer 181 Perangkat keras (hardware) Perangkat ini dapat berbentuk kotak yang terhubung melalui sebuah kabel elektonika. Perangkat ini dapat berbentuk mesin pemutar disket, mesin pemutar hard disk, motherboard yang disimpan dalam CPU; CPU (central processing unit/unit pengolahan pusat) Perangkat ini mengendalikan semua unit sistem yang ada di komputer, baik itu monitor, perangkat keras, ataupun perangkat lunaknya. Di dalam CPU terdapat pula penyimpanan utama/penyimpan primer (main memory/primary storage), penyimpan kedua (secondary storage), unit pengendali (contro! unit) dan unit logika dan aritmetika atau ilmu penghitungarvarithmetic and logic unit (ALU). Pada penyimpanan utama, semua data yang sedang diolah dan bentuk program- program (bentuk perintah pengolahan data) yang dibuat terdapat di dalamnya. Penyimpanan kedua berfungsi untuk memindahkan data atau perangkat lunak atau program yang ada dari CPU ke media lainnya, seperti disket, pencetak (printer), atau melakukan sebaliknya. Unit pengendali mendapatkan perintah/instruksi dari bagian perangkat lunak yang disimpan di unit penyimpanan utama dan menerjemahkannya. Kemudian, mengirimkan sinyal elektronika ke komponen sistem komputer yang lainnya untuk melakukan operasi yang diinginkan. Unit logika dan aritmetika menampilkan operasi ilmu hitung dan perbandingan. Sebuah komputer dapat membuat perubahan logika dari satu susunan instruksi ke yang lainnya (seperti pembayaran perhitungan lembur dengan _perhitungan pembayaran yang biasa) berdasarkan hasil perbandingan yang dibuat di ALU selama pemrosesan; Perangkat lunak (software) Jenis perangkat ini berfungsi untuk menjalankan semua perangkat yang ada, baik itu di perangkat keras, maupun di182 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi CPU. Perangkat lunak ini berbentuk, seperti program Windows, Linux, Unix, Microsoft, Autocad, dan sebagainya. Unit Pengolahan Pusat (CPU) Keluaran Unit Aritmetika dan Logika Unit Penyimpan Kedua Gambar 7.5 Skema Komputer yang Digambarkan Raymond McLeod Jr (1995:263) Penyimpan utama (main memory) sebagaimana telah kita sebutkan di atas memiliki berbagai bentuk dengan kemampuan operasi dan kecepatan yang beragam pula. Bentuk-bentuknya penyimpan utama: RAM (random access memory/penyimpan akses acak) Operasi baca dan tulis dapat dilakukan melalui penyimpan ini. Akan tetapi, penyimpan ini dapat dengan mudah hilang/ menguap (volatile) kalau daya listrik dimatikan; ROM (read-only memory) Penyimpan yang tidak dapat ditulisi, tetapi hanya dapat dibaca saja karena pemrogram di pabrik komputer menggunakan penyimpan ini untuk menyimpan instruksi komputer di saat dinyalakan atau saat dipakai. Sifat penyimpan ini tidak mudah hilang (non volatile) saat daya listrik dimatikan. Variasi/ bentuk lain dari penyimpan ini adalah EPROM (erasable programmable read only memory! penyimpan yang hanya dapat dihapus dan diprogram) dan PROMPemrosesan dan Aplikasi Komputer 183 (programmable read only memory/penyimpan yang hanya dapat diprogram). Tentu kita pernah mendengar penyimpan tersembunyi (cache memory). Sebenarnya penyimpan ini merupakan bagian dari RAM yang ditempatkan di antara RAM biasa dan pengolah (processors). |si penyimpan tersembunyi ini diperiksa oleh pengolah sebelum pengolah mencari perintah program atau data pada RAM biasa. Penyimpankedua(secondarystorage), lebihkitakenaldengan sebutan CD (compact disk/aser optical disk/kepingan padat, selanjutnya kita namakan kepingan). CD merupakan jenis kepingan optik karena dijalankan/digerakkan dengan menggunakan CD-ROM. CD-ROM (compact disk-read only memory) adalah penyimpan kepingan padat yang hanya dapat membaca memori yang tersimpan di kepingan (CD/compactdisk). CD menggunakan teknologi laser untuk menyimpan jumlah data yang besar dalam suatu bentuk padat. Kita hanya dapat membaca data yang ada di CD sebab data sudah terekam sebelumnya, sedangkan untuk dapat mengubah isi data kepingan, kita memerlukan bentuk CD yang terbagi dalam beberapa jenis, di antaranya CD-R (compact disk-recordable/kepingan yang dapat merekam kembali) dan CD-RW (compact disk - rewriteable/kepingan yang dapat ditulis kembali). CD-R hanya dapat merekam data sekali saja. CD-RW merupakan pengembangan dari CD-R karena dapat merekam data beberapa kali yang disebabkan oleh daya tampungnya yang lebih besar. Sekarang ini DVD (digital video disk atau digital versatile disk/kepingan video digital atau kepingan serbaguna digital) adalah teknologi yang sangat lebih baik. Dibandingkan dengan kepingan (CD), kelebihan kepingan rekaman digital ini terdiri dari daya tampungnya besar, kecepatan mengaksesnya lebih cepat, dan merupakan sebuah standar/ukuran untuk suara, rekaman, dan data komputer. Alat untuk memutar atau menjalankan CD, disket, CD-RW, DVD, dinamakan pengendali atau pemutar (driver)184 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Kekurangan terbesar untuk semua bentuk perekam tersebut adalah bahwa benda-benda tersebut merupakan bagian mesin (mechanical components) yang peka. Benda-benda tersebut dapat rusak bila jatuh, tergores, aus, dan ada batasan kecepatan dalam menyimpan dan memperoleh kembali data yang dismpan. Gambar 7.6 Gambar 7.7 Gambar 7.8 Gambar 7.9 CD-ROM/DVD-ROM CD, CD-Rdan Disket uk. 3 % inci uk. 5 % inci CD-RW, DVD Media penyimpan lainnya adalah pita magnetik (magnetic tape). Pita magnetik adalah sebuah teknologi penyimpanan yang paling tua yang masih digunakan dan hanya kalangan tertentu saja yang menggunakannya sebagai tempat penyimpan kedua pada jumlah data yang besar yang diperlukan dengan cepat, tetapi bukan berarti dengan seketika didapatkan. Pita magnetik sangat murah dan relatif stabil. Bagaimanapun juga, benda ini menyimpan data dengan beraturan dan relatif pelan mengkasesnya dibandingkan dengan kecepatan media penyimpan lainnya. Unit masukan komputer yang kita kenal sekarang ini beragam bentuknya. Ada yang dinamakan papan kunci (keyboard), penunjuk (mouse), pensil komputer (pen-based computer), pengenalan suara (voice recognition), pemindaian optik (optical scanning), kartu pintar (smart cards), tetapi alat yang paling sering dipakai pada komputer mikro (personal computer/PC) adalah keyboard. Keyboard berisikan tombol-tombo! huruf dana You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.188 Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aptikas! Cetakan Bentuk keluaran ini lebih sering kita lihat dalam bentuk salinan keras (hard copy), contohnya kertas. Kita katakan kertas, itu suatu pilihan dan keharusan karena beberapa hal, yaitu: 1. _ informasi harus dikirim melalui pos (misalnya informasi tagihan yang harus diketahui pelanggan); 2. catatan sejarah pegawai diperlukan oleh suatu bagian (seperti daftar gaji bulanan), 3. laporan manajemen yang banyak jumlahnya, dan banyaknya orang yang hendak memakai informasi yang sama pada waktu yang sama (seperti di seminar atau konferensi). Media pembentuk cetakan ini kita kenal dengan nama pencetak (printer). Jenis pencetak terbagi ke dalam beberapa jenis, diantaranya pencetak impak/benturan (impact printer), seperti pencetak dot matriks dan pencetak non impak/bukan benturan (nonimpact printer), seperti pencetak laser, inkjet, dan penyetak. Yang termasuk pencetak impak 1) Ada yang menyebut pencetak ini sebagai pencetak garis (line printer) tetapi masyarakat lebih sering menyebutnya sebagai pencetak titik-titik (dot matrix printer/pencetak susunan titik-titik). Dikatakan pencetak garis/penyetak susunan titik-titik karena sewaktu mencetak, penyetak ini bekerja seperti mesin ketik yang menyusun titik-titik melalui sebuah benturan pita dengan kertas yang secara fisik ditekan oleh kabel yang melaluinya hingga membentuk suatu titik- titik huruf atau angka dan gambar. Pencetak ini tampak seperti mencetak satu garis bila sedang membentuk suatu huruf atau angka dan pencetak ini masih terdapat dalam konfigurasi mainframe. Kecepatannya adalah 300 hingga 3.000 baris per menit. Jenis penyetak ini sangat murah dan dapat mencetak beberapa salinan dalam satu proses. Namun,a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.190 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Suara Alat keluaran ini cukup lama digunakan. Maksudnya, bila kita menelepon seseorang, tetapi orang tersebut tidak berada di tempat sehingga ada suara yang mengatakan, “Nomor yang Anda hubungi salah, periksa sekali lagi nomor yang Anda tuju ...”. Itulah yang dinamakan keluaran suara yang dihasilkan melalui suatu alat. Cara bekerja alat ini adalah melalui speech output unit atau audio response unit dengan memilih serangkaian suara digital yang disediakan untuk membentuk keluaran komputer bersuara yang dapat langsung dikirimkan melalui suatu saluran komunikasi. Response audio memungkinkan digunakannya komputer sebagai suatu sistem informasi jika satu-satunya cara komunikasi adalah melalui telepon. Plotter Alat ini paling banyak digunakan oleh para insinyur dan ilmuwan karena keluaran alat ini berupa grafik. Alat ini khusus dirancang dalam berbagai ukuran untuk memenuhi kebutuhan para insinyur dan ilmuwan. Model meja (desktop) akan menghasilkan keluaran sebesar kertas biasa, sedangkan model yang besar akan mencetak gulungan kertas yang lebarnya dapat mencapai empat kali dari ukuran biasa; Time Gambar 7.21 Plotter uk. besar Gambar 7.22 Plotter uk. mejaPemrosesan dan Aplikasi Komputer 191 Microform Dinamakan microform karena berbentuk film. Di antaranya yang dinamakan film kecil (microfilm) berbentuk gulungan, sedangkan microfiche untuk film berbentuk lembaran. Fungsinya microform adalah menyimpan arsip yang banyak, seperti arsip satu perusahaan besar, dalam sedikit gulungan atau lembaran film hingga nantinya cukup disimpan di laci atau brankas. Jika hendak menggunakannya atau mencetaknya, kita tinggal menghubungkannya dengan perangkat COM (computer output microform/microform keluaran komputer). Peneropong microfilm (microfilm viewer) khusus yang tidak dihubungkan ke komputer fungsinya untuk menampilkan dokumen sedangkan pencetak microfilm digunakan untuk menghasilkan salinan kertas dengan ukuran penuh. Bentuk microform makin digantikan oleh kehadiran kepingan (CD/compact disk). Jadi, semua bentuk keluaran dapat digambarkan seperti di bawah ini. Alat keluaran Pencetak Keluaran suara Plottter Microform tampilan Gambar 7.23 Alat-Alat Penghasil Keluaran Komputer (Raymond McLeod Jr, 1995:270) Kita sudah membahas komputer dan perangkat kerasnya, kini kita akan membahas perangkat lunaknya. Perangkatlunak diperlukan untuk menggerakkan seluruh perangkat yang terhubung di komputer. Tanpa perangkat lunak, mustahil perangkat keras yang192. Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aptikasi ada di komputer dapat digerakkan. Perangkat lunak biasanya disediakan pula oleh pembuat perangkat keras, tetapi ada pula yang dibuat oleh perusahaan khusus dalam bidang perangkat lunak. Ada beberapa jenis dasar perangkat lunak komputer yaitu, sistem operasi (operating system), program penggunaan (utility program), dan penerjemah bahasa komputer (system software). Yang termasuk dalam sistem operasi, di antaranya, adalah Unix, Windows, Linux, Macintosh, DOS (disk operating system) dan OS/2 Warp. sedangkan yang termasuk program penggunaan antara lain, yaitu MS office (microsoft office), Corel Draw, Winamp, dan Norton, sedangkan yang termasuk penerjemah bahasa komputer di antaranya adalah COBOL, Fortran, bahasa C, dan bahasa C++. 1. Sistem operasi berfungsi untuk mengelola proses komputer dan sebagai penghubung (interface) antara pemakai, perangkat keras, dan perangkat lunak aplikasi (seperti microsoft office/ MS Office) yang dipakai perusahaan. Fungsi sistem operasi a. Manajemen arsip termasuk di dalamnya adalah menjaga keamanan sistem dari hal-hal penghapusan, pengubahan, dan akses arsip dan program dari orang-orang yang tidak berhak. Manajemen arsip juga menjaga jalur (track) lokasi fisik arsip pada kepingan magnetik dan perangkat penyimpan kedua lainnya sehingga sistem operasi dapat merawat petunjuk (directory) dari informasi mengenai loksi dan sifat arsip yang disimpan pada sebuah perangkat penyimpan kedua sistem computer. b. Manajemen tugas termasuk pembagian sumber daya untuk beberapa pemakai dan juga menangani gangguan/penyelaan (interrupt) operasi CPU untuk menggantikan tugas yang lain dengan maksud supaya program yang lain dapat dilaksanakan. Di manajemen tugas ini merupakan tugas banyak (multitasking) dimungkinkan karena beberapa tugas komputerisasia You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.196 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi mengkodekan program dalam bahasa rakitan. Bahasa ini dikembangkan untukmengurangikesulitan penulisan program bahasa mesin. Oleh karena itu, bahasa generasi kedua ini lebih cenderung dinamakan program penerjemah bahasa. Cara kerja bahasa ini adalah menerjemahkan instruksi yang diberikan ke dalam instruksi mesin. Bahasa rakitan menggunakan mnemonic atau nama- nama simbolik, seperti div untuk arti pembagian (divide), dan untuk penambahan (addition) untuk menjalankan operasinya. Umumnya juga terdapat hubungan satu- satu antara instruksi sumber yang ditulis oleh pemrogram dan instruksi objek yang dihasilkan. Ini berarti bila objek program memerlukan 700 instruksi, pemrogram harus membuat kode sebanyak itu pula. Contoh bahasa ini adalah LODA ADD C STRB Kelemahan jenis bahasa rakitan adalah cenderung Panjang, sukar dibaca oleh pemrogram, bahasa rakitan akan berbeda untuk tiap model CPU sehingga bila suatu perusahaan ingin mengganti komputernya dengan yang terbaru, ia harus ditulis ulang. c. Bahasa generasi ketiga atau kita kenal dengan sebutan bahasa tingkat tinggi (high level languages), dapat menghasilkan banyak instruksi program objek dari satu program sumber. Artinya, dibuat lebih pemrogram hanya perlu membuat lebih sedikit baris-baris kode. Selain itu, sintaksis/susunan kata atau kalimat (syntax) pada bahasa ini mirip dengan bahasa pemakai. Contoh bahasa generasi ketiga, di antaranya adalah COBOL (common business oriented language/bahasa orientasi bisnis umum), BASIC (beginners all purpose symbolic instruction code/kode instruksi simbolik untuk tujuan seluruhPemrosesan dan Aplikasi Komputer 197 pemula), PASCAL (diambil dari nama Blaise Pascal) dan C (suatu bahasa terstruktur tingkat menengah yang dikembangkan sebagai bagian dari sistem operasi UNIX). Didalam jenis bahasa ketiga ini COBOL adalah contoh bahasa penyusun/compiler. Dinamakan demikian karena menghasilkan satu program objek yang lengkap dalam satu proses. Kemudian program objek itu dijalankan. Tetapi kita mengenal pula istilah penerjemah (interpreter) yang berarti menerjemahkan instruksi bahasa sumber dan melaksanakannya sebelum berpindah ke instruksi berikutnya. Bahasa C++ merupakan pengembangan dari bahasa C yang digunakan untuk membuat program berorientasi objek dengan mengombinasikan proses dengan data. Contoh: C=A+B (jenis bahasa BASIC) COMPUTE C=A+B _ (jenis bahasa COBOL) Bahasa generasi keempat atau sering kita dengar dengan singkatan 4GL. Bahasainicenderunguntukmenginstruksikan pemrogram pada apa yang harus dilakukan ketimbang bagaimana melakukannya. Kebanyakan bahasa generasi keempat adalah bahasa non prosedur yang mendorong pemakai dan pemrogram untuk menspesifikasikan/ merinci hasil yang mereka inginkan sambil komputer menentukan urutan instruksi yang akan mencapai hasil tersebut. Umumnya jenis bahasa generasi keempat ini sangat mirip dengan bahasa kita sehari-hari. Contoh: SUMAa You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.Pemrosesan dan Aplikasi Komputer 201 c. Paket aplikasi peningkatan produktivitas organisasi Istilah produktivitas berarti perangkat lunak memampukan pemakai untuk mencapai hasil lebih dengan menggunakan tenaga yang sedikit dalam suatu pekerjaan. Contoh paket aplikasi ini adalah sistem pendukung keputusan kelompok (group decision support system), dan paket ini sering disebut sebagai groupware, sistem surat elektronika, sistem manajemen proyek, paket analisis statistik dan untuk peramalan. d. Paket peningkatan produktivitas perseorangan Karena komputer mikro biasanya dianggap sebagai milik perorangan, sebagian besar pengembangan paket aplikasi untuk peningkatan produktivitas perseorangan dijalankan melalui komputer mikro dengan disesuaikan pada kebutuhan individu, seperti pengolah kata (word processor), spreadsheet, paket grafik dan sistem desktop publishing. Perangkat lunak, baik perangkat lunak sistem maupun perang- kat lunak aplikasi, sangat berperan terhadap kinerja komputer dan pemakainya. Perangkat lunak dalam penggunaannya harus- lah bersahabat dengan pemakai atau disebut juga user friendly. Dalam lingkungan komputer mainframe dan komputer mini, di- berikan panduan dialog dan penjelasan sesuai dengan konteks untuk memudahkan penggunaannya, sedangkan untuk lingkungan komputer mikro, interaksi grafik untuk pemakai sekarang ini sudah sebagai standar yang tidak resmi. Ketika pemakai berinteraksi dengan program aplikasi, informasi dan data tertentu perlu di- masukkan. Program aplikasi menentukan pemakai apa yang hendak dimasukkan dan kapan memasukannya. Kegiatan ini dinamakan panduan dialog (guided dialog), sedangkan yang disebut penjelasan sesuai dengan konteks adalah tampilan yang menjelaskan bagaimana mengatasi suatu kesulitan dengan atau tanpa suatu pilihan yang diberikan. Tampilan ini dapat berupa202 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi menu pertolongan/help atau pesan pertolongan/help message yang akan muncul bila kita, di antaranya salah masuk ke suatu menu. Contoh tampilan ini adalah ‘To find files and folders 1. Click the Start button, point to Find, and then click Files or Folders 2. Inthe Named box, type all or part of the file's name. If you de not know the name of a file or you want to refine the search, dick the Date or Advanced tab. 1 you want to specify the location from which to start the search, click one in the Look in list, oF click Gambar 7.26 Penjelasan Sesuai dengan Konteks Panduan Dialog Ada dua teknik yang dapat digunakan seperti dalam uraian di bawah ini. @ Menu Sesuai dengan namanya, menu merupakan daftar pilihan pemakai dalam menentukan keinginannya. Pilihan tersebut dapat diatur dalam bentuk horizontal dan vertikal dan pemakai memilih ataupun memasukkan huruf atau angka pada pilihan yang disediakan dan menekan tombol enter pada keyboard atau juga dengan cara menggerakkan mouse untuk memilih angka dan huruf yang disediakan dan meng-klik-nya. Bila suatu aplikasi mengharuskan suatu hierarki, menu sering ditampilkan dalam bentuk sejumlahPemrosesan dan Aplikasi Komputer 203 jendela (window). Jendela hanyalah berbentuk persegi atau kotak yang menampilkan jenis informasi tertentu. Beberapa jendela dapat ditampilkan sekaligus secara sendiri/mandiri (tile) atau secara bertumpuk (overiap).204 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi @ = = Teknik Pengisian Formulir Sebuah formulir/isian kosong dapat ditampilkan pada layar komputer. Teknik ini dapat menggunakan kursor (penunjuk pada mouse) ataupun melalui papan kunci. Icon/Simbol Menu (menu) Judul jendela (window title) x !con/Simbol oe BOR BEF NN Yw A Ki Bo- F =| Totone +o + Bs eS DA s-) - 2 Form seen] | Be” | Bisoivsamr: oaatae [te contoh Simbol Gambar 7.28 Tampilan Teknik Pengisian Formulir poraaiau (scroll bar) Penjelasan Sesuai dengan Konteks Grafik interaktif pemakai Jenis tampilan perangkat lunak ini adalah menggunakan berbagai bantuan berupa menu tombol, icon/simbol, grafik, penggulung. Berbagai jenis bantuan ini dibuat dengan maksud untuk memudahkan pemakai, baik pemula, maupun yang sudah ahli, dalam memahami perangkat komputer. Kemampuan perangkat lunak berkomunikasi dengan pemakai melalui grafik inilah yang dinamakan GUI (interaksi pemakai grafika/graphical user interface). Macintosh, salah satu bentuk sistem operasi dari perusahaan Apple sangat berperan dalam memasyarakatkana You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.208 Sistem informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 2) Desktop video conferencing, artinya para peserta melakukan konferensi (pertemuan) yang terhubung dengan layar komputer mikro atau televisi sambil duduk. 7.10.2 Langkah-Langkah Pengembangan Sistem Multimedia Raymond McLeod Jr (1995:487) mengemukakan langkah-langkah pengembangan sistem media adalah sebagai berikut: a. Mendefinisikan masalah Analis sistem mengidentifikasi/mengenali kebutuhan pemakai dan menentukan bahwa solusi tersebut memerlukan multimedia. b. Merancang konsep Analis sistem dan pemakai, dapat bekerja sama dengan produser, sutradara, atau teknisi video yang selanjutnya semua disebut profesional komunikasi untuk terlibat dalam merancang konsep dengan menentukan pesan yang hendak disampaikan dan memberikan urutan-urutan yang sesuai. c. Merancang isi Pengembang terlibat dalam rancangan isi dengan menyiapkan spesifikasi aplikasi yang rinci. d. Menulis naskah Dialog dan semua unsur rincian dari urutan-urutan yang dibuat ditentukan. e. Merancang grafik Grafik dipilih untuk mendukung dialog. Perlengkapan untuk video juga dirancang. f. | Memproduksi sistem Pengembang sistem memproduksi berbagai bagian dan kemudian menyatukannya menjadi suatu sistem. Selain mengembangkan perangkat lunak aplikasi, pengembang sistem terlibat dalam kegiatan khusus, seperti penyuntingan video atau authoring. Authoring merupakan penyatuan unsur-unsur yang terpisah dengan menggunakan perangkat lunak khusus yang sudah jadi.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.210 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Pertanyaan Pokok dari Bab 7 1. Apakah Anda berpikir bahwa komputer jaringan akan meng- gantikan komputer pribadi (personal computer/PC) dalam banyak aplikasi? Jelaskan! Ceritakan dan jelaskan dengan singkat masa-masa komputer yang terjadi hingga sekarang! Sebutkan komponen utama CPU (Central Processing Unit! Unit Pengolah Sentral) dan fungsinya masing-masing! Bahasa generasi keempat itu terdiri dari apa saja? Jelaskan! Apakah sistem operasi itu? Apa yang dilakukan sistem operasi? Apa juga peranan multi program, virtual memory, berbagi waktu (time-sharing) dalam operasi suatu sistem informasi? Berdasarkan yang telah Anda pelajari, susun dan jelaskaniah langkah-langkah pengembangan sistem multimedia!BAB 8 PERUSAHAAN DIGITAL: E-BUSINESS DAN E-COMMERCE Telefonica S.A. Menuju Digital Jadikan TI Bisnis Anda Telefonica S.A. adalah penyedia jasa telekomunikasi terkenal di negara-negara yang berbahasa Portugis dan Spanyol, melayani lebih dari 500 juta orang. Perusahaan ini juga merupakan perusahaan multinasional terbesar di Spanyol, yang memiliki bisnis telekomunikasi terhubung ke lebih dari 40 negara. Telefonica ingin menjadi penyedia jasa nomor satu di dunia dalam kurun waktu 4 tahun mendatang, namun mencapai tujuan ini tidaklah mudah. Deregulasi telekomunikasi di masyarakat Eropa telah menyisihkan posisi Telefonica yang nyaris monopolistik, membuka pasar ke banyak pesaing baru, seperti layanan komunikasi, media dan Internet kapasitas tinggi, yang bisa memberi sumber pendapatan tradisional dari perusahaan tele- komunikasi. 211212 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Telefonica berfikir bahwa mereka bisa mencapai sasarannya dengan mengalihkan proses bisnis internal dan eksternalnya ke Web agar semakin meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Telefonica berusaha terus mempertahankan kemajuannya dalam membantu pelanggan menggunakan teknologi Internet. Proses bisnis yang diterapkan Telefonica melalui Internet mencakup keseluruhan rantai nilai. Termasuk di dalamnya adalah aplikasi persediaan dan penjualan online serta aplikasi keuangan dan sumber daya manusia. Telefonica bersama dengan mitra-mitranya menciptakan pasar Net yang disebut Adquira untuk membeli barang-barang dan jasa secara langsung, termasuk perlengkapan telekomunikasi dan kantor, peralatan tetap, produk-produk keuangan dan asuransi, pemeliharaan dan perbaikan, dan layanan kebersihan. Platform Adquira menawarkan tiga alternatif teknologi untuk bisnis. Perusahaan-perusahaan besar bisa menggunakan alat persediaan yang disebut Adquira Comprador untuk mengintegrasikan proses persediaan. Pasar Adquira adalah pasar Net elektronik di mana perusahaan apapun bisa mencari beragam jenis produk dan melakukan pembelian. Adquira Substas menawarkan kemampuan kepada para pembeli dan pemasok untuk menggunakan lelang kompleks untuk melakukan penjualan dan pembelian beragam barang dan jasa. Telefonica berusia 75 tahun dan tetap mempertahankan proses bisnisnya. Dibutuhkan perubahan-perubahan kultural agar inisiatif-inisiatif e-commerce dan e-business menjadi efektif. Orang- orang harus mengubah cara mereka melakukan pekerjaannya dan cara menangani layanan pelanggan. CEO perusahaan dan para manajemen atas mengkomunikasikan pentingnya Internet bagi keseluruhan perusahaan, sehingga semakin jelas bahwa mereka semua mendukung proses transformasi elektronik. Cisco systems, yang memasok sebagian besar jaringan dan teknologi Internet Telefonica, bekerja sama dengan Telefonica untuk mengidentifikasikan proses bisnis e-commerce dan e-business bisa mendapatkan dampak terbesarnya.Perusahaan Digital: E-Bussiness dan E-Commerce 213 Tantangan-Tantangan Bisnis ¢ Penawaran rencana Deregulasi industri produk . Teknolog! dan jasa © Mengembangkan N= strategi perubahan * Inisiatif baru dari ‘* Memonitor biaya pasar pesaing dan tingkat layanan « Pangsa pasar Net «Portal karyawan > «Website retail ng Ds ae Kultur produk dan jasa Menekan biaya « Pelanggan retail # Akses informasi ‘¢ Meningkatkan pendapatan ‘ Karyawan karyawan Idealnya, Telefonica ingin meningkatkan produktivitas sebesar 25 persen dalam kurun waktu tiga sampai empat tahun ke depan, dan sudah mulai terlihat hasilnya. Portal informasi karyawannya dengan 27.000 hit cunter visitor per hari, menghemat US$20 juta pada tahun pertama, Website The Telefonica Online juga terbukti sangat berhasil sebagai saluran baru untuk menjual produk dan jasa kepada konsumen. Isi Bab: Telefonica S.A. Menuju Digital Tantangan-Tantangan Manajemen 8.1 E-Business, E-Commerce dan lahirnya Perusahaan Digital Teknologi Internet dan Perusahaan Digital Model-Model Bisnis Baru dan Perencanaan Nilai 8.2 E-Commerce Pengelompokan E-Commerce Retail Berpusat pada Pelanggan Pada Jendela Manajemen: Komunitas Pelanggan Menjadi Alat Bantu Pengembangan produk Business-to Business E-Commerce: Efisiensi dan Relasi Baru Pada Jendela Organisasi: Covisint: Visi dan Realitas Sistem Pembayaran E-Commerce214 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi 8.3 Perusahaan Digital Bagaimana Intranet Mendukung E-Business | Intranet dan Kolaborasi Kelompok | Aplikasi Intranet untuk E-Business Manajemen Retail Persediaan dan Perdagangan Kolaboratif 8.4 Tantangan-Tantangan Manajemen dan Peluang-Peluang Model-model bisnis yang belum terbuktikan Persyaratan Perubahan Proses Bisnis Permasalahan Berkaitan dengan Hukum Kepercayaan, Keamanan, dan Privasi SIM Beraksi: Alat Bantu Manajer: Mendigitalkan Perusahaan: Hal-Hal Penting yang Harus Dikerjakan Jadikan TI Bisnis Anda Ringkasan Manajemen. Rangkuman. Pertanyaan a ikasj: Jadikan TI Pemahaman. Latihan Perangkat Lunak Aplikasi: Bisnis Anda Latihan spreadsheat: Menganalisis Bisnis Dot Com. Proyek Kelompok. Alat Bantu untuk Belajar Interaktif. Studi Kasus: Seberapa Banyak Intemet Membantu GM? Tantangan-Tantangan Manajemen Seperti halnya Telefonica S.A., sebagian besar perusahaan mulai memanfaatkan Internet untuk berkomunikasi dengan konsumen dan pemasok sehingga menciptakan jaringan perdagangan elektronik digital yang melampaui saluran-saluran distribusi tradisional. Perusahaan-perusahaan juga menggunakan teknologi Internet untuk melancarkan proses bisnis mereka. Mendigitalkan proses bisnis dan relasi dengan organisasi lainnya bisa membantu perusahaan untuk mencapai level persaingan dan efisiensi baru, namun juga membawa beberapa tantangan manajemen. 1. Mendigitalkan perusahaan membutuhkan perubahan sikap mental yang menyeluruh. Perusahaan digital memerlukan proses manajemen dan perancangan organisasi yang baru. Agar dapat berhasil menggunakan Internet dan teknologi digital lainnya untuk koordinasi kolaborasi, dan perdaganganPerusahaan Digital: E-Sussiness dan E-Commerce 215 elektronik, perusahaan harus meneliti dan menguji serta merancang kembali keseluruhan proses bisnis; bukan hanya berusaha mendapatkan dan menanamkan teknologi baru pada proses bisnis yang sudah ada. Perusahaan perlu mempertimbangkan struktur organisasional, perubahan kultur organisasi, struktur pendukung untuk sistem informasi, prosedur untuk mengelola karyawan dan fungsi proses jaringan, dan beragam strategi bisnis yang berbeda. 2. Menentukan suatu model bisnis Internet yang berhasil. Perusahaan telah berlomba-lomba menggunakan Website dengan harapan meningkatkan pendapatan melalui perdagangan elektronik. Namun, sebagian situs e-commerce belum bisa berhasil sepenunnya sehingga bisa menguntungkan penjualan dan pemasaran. Penghematan biaya atau akses ke pasar baru yang dijanjikan oleh Web mungkin tidak terwujud. Perusahaan perlu berpikir dengan cermat mengenai apakah mereka bisa menciptakan model bisnis asli yang sudah terbukti berfungsi baik pada Internet, dan bagaimana Internet berhubungan dengan keseluruhan strategi bisnisnya. Teknologi Internet sendiri bukanlah pengganti dari strategi bisnis yang efektif (Rangan dan Adner, 2001; Willcocks dan Plant, 2001). Teknologi Internet akan menciptakan sebuah platform teknologi universal untuk membeli dan menjual barang-barang, dan untuk mengendalikan proses bisnis penting di dalam perusahaan. Teknologi ini telah mengilhami berbagai cara baru untuk mengorganisasi dan mengelola, yang mengubah bisnis serta penggunaan sistem informasi dalam kehidupan sehari-hari. Selain membawa banyak manfaat dan peluang baru, e-business dan e-commerce menciptakan berbagai tantangan baru dalam bidang manajemen. Kami menjelaskan tantangan- tantangan tersebut sehingga organisasi dapat memahami isu-isu manajemen, organisasi, dan teknologi yang harus diperhatikan untuk mendapatkan manfaat dari integrasi digital.Perusahaan Digital: E-Bussiness dan E-Commerce 217 Perusahaan bisa menggunakan teknologi Internet untuk secara radikal mengurangi biaya transaksi. Di dalam teknologi Internet, diperkenalkan konsep biaya transaksi, yang didalamnya mengandung biaya pencarian untuk para pembeli dan penjual. Pengumpulan informasi produk, penawaran harga, penyusunan dan pengiriman kontrak dan pengiriman barang-barang. Informasi mengenai pembeli, penjualan dan harga untuk sebagian besar produk segera tersedia pada situs (Web). Misalnya, secara manual memproses satu pesanan pelanggan bisa mengeluarkan biaya sebesar US$ 15. Menggunakan sistem berbasiskan Web, biaya itu bisa berkurang hingga US$ 0.80 per transaksi. Tabel 8.1 memberikan contoh pengurangan biaya transaksi dengan menggunakan Internet dan teknologi Internet. Penanganan transaksi secara elektronik bisa mengurangi biaya dan waktu pengiriman untuk sebagian barang, khususnya barang-barang yang seluruhnya digital (misalnya, perangkat lunak, produk teks, gambar atau video) karena produk-produk ini bisa didistribusikan melalui Internet sebagai versi elektronik. Tabel 8.1 Bagaimana Internet Mengurangi Biaya-Biaya Transaksi Transaksi Tradisional Internet Memeriksa saldo rekening bank $1.08 $0,13 Menjawab pertanyaan nasabah $10 - $45 Untuk menjawab e-mail $1 - $5, | untuk Web self service $0,10 - $0,20 Perdagangan 100 stok saham $100 $9,95 Mengoreksi catatan karyawan $128 $2.32 Memproses laporan pengeluaran §36,22hari_ ‘$4 - $8.72 jam Mengirim brosur iklan $0.75 - $10.00 | $0- $0.25 Membayar tagihan $2.22-$3.32 | $0.65-$1.10 Selain itu, teknologi Internet memberikan infrastruktur untuk menjalankan keseluruhan bisnis karena teknologi dan standar teknologinya bisa juga digunakan untuk melancarkan informasi dari satu bagian organisasi ke bagian lainnya. Teknologi Internet sangat mengurangi biaya dan berfungsi sebagai alternatif yang mudah digunakan untuk mengkoordinasi aktivitas. Manajer220 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi bisnis baru. Para penerbit sekarang memanfaatkan model bisnis ini dengan menjual buku-buku elektronik secara langsung kepada konsumen tanpa perlu perantara sama sekali. Model bisnis layanan keuangan juga mengalami revolusi serupa. Pada masa lalu orang-orang yang ingin membeli saham atau obligasi harus membayar komisi yang besar kepada pialang seperti Merill Lynch. Para penanam modal bergantung kepada perusahaan seperti itu untuk mengeksekusi transaksi perdagangan dan mendapatkan informasi investasi. Sulit bagi individu penanam modal untuk mendapatkan kuota saham, grafik, berita investasi, data historis, nasihat untuk berinvestasi, dan informasi keuangan lainnya. Informasi seperti ini bisa ditemukan sekarang melalui Web, dan para penanam modal bisa menggunakan Website finansial untuk menempatkan perdagangannya secara langsung dengan biaya transaksi yang sangat kecil. Pemisahan informasi finansial dari perdagangan ternyata sangat signifikan untuk mengurangi kebutuhan perantara seperti pialang retail atau perantara lainnya. 8.1.3 Perubahan Ekonomi Informasi Internet dan Web dengan cepat meningkatkan jumlah dan kualitas ketersediaan informasi untuk semua partisipan pasar, konsumen, dan pedagang. Pelanggan diuntungkan untuk biaya cari (search cost) yang sangat rendah, yaitu segala usaha untuk mendapatkan produk, harga, dan pengiriman yang sesuai dari semua pemasok di manapun di dunia. Para pedagang juga diuntungkan karena mereka bisa menggunakan teknologi yang sama untuk mendapatkan lebih banyak lagi informasi mengenai konsumen, dan memberi informasi yang lebih rinci dan akurat untuk menargetkan pasar dan usaha penjualan. Biaya cari Waktu dan uang yang digunakan untuk mendapatkan produk yang sesuai dan menetapkan harga yang sesuai untuk produk tersebut.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.222 Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi Sebelum munculnya Internet, bisnis harus memisahkan kelengkapan dan jangkauan informasi. Kelengkapan mengacu pada kedalaman dan perincian informasi, jumlah informasi yang disediakan bisnis bagi pelanggan, dan informasi yang dikumpulkan bisnis mengenai pelanggannya. Jangkauan mengacu pada seberapa banyak orang yang bisa dikoneksikan oleh bisnis dan berapa banyak produk yang bisa ditawarkan oleh orang-orang ini. Kelengkapan komunikasi terjadi, misalnya, jika perwakilan penjualan bertemu dengan pelanggan, berbagi informasi yang sangat khusus untuk interaksi itu. Interaksi itu sangat mahal bagi bisnis karena hanya bisa menjangkau sebagian kecil orang. Iklan pada surat kabar dan televisi bisa menjangkau berjuta-juta orang dengan lebih murah, namun informasi yang disediakannya lebih terbatas. Sangat mahal bagi bisnis tradisional untuk bisa mencapai kelengkapan dan jangkauan. Hanya sedikit, jika ada, perusahaan yang bisa memberi informasi lengkap kepada sejumlah besar pemirsa. Internet telah mentransformasi relasi antara kelengkapan dan jangkauan (lihat Gambar 8-1). Dengan menggunakan Internet dan multimedia web, perusahaan bisa dengan cepat dan murah menyediakan informasi produk secara rinci dan informasi khusus lain kepada sejumlah besar pelanggan secara simultan. Kelengkapan Ukuran untuk kedalaman dan perincian informasi yang bisa diberikan oleh bisnis kepada pelanggan dan informasi yang dikumpulkan bisnis mengenai pelanggan. Jangkauan Ukuran untuk seberapa banyak orang yang bisa dikoneksikan oleh bisnis dan berapa banyak jumlah produk yang bisa ditawarkannya kepada orang-orang itu. Relasi antara jangkauan dan kelengkapan terkendali Internet juga mengubah operasi internal. Organisasi sekarang bisa tukar-menukar kelengkapan, rincian informasi antara sejumlah besar orang, sehingga mempermudah manajemen untukPerusahaan Digital: E-Bussiness dan E-Commerce 223 mengkoordinasikan lebih banyak pekerjaan dan tugas-tugas. Pada masa lampau, jangkauan kendali manajemen harus lebih diperpendek karena komunikasi yang lengkap hanya bisa disalurkan antara beberapa orang saja pada satu waktu dengan menggunakan proses manual. Proses bisnis yang dimungkinkan secara digital menjadi sumber-sumber efisiensi baru bagi organisasi, sehingga mengurangi biaya operasional, serta meningkatkan akurasi dan ketepatan layanan pelanggan. oleh bisnis kepada pelanggan dan informasi yang dikumpulkan bisnis mengenai pelanggan. Memeriksa saldo rekening bank Rp 500 Menjawab pertanyaan nasaban | Untuk Menjawab e-mail Rp 2.000 Untuk Web self service: Rp 100,00 Apsen Rp 2.000-Rp 5000 Gambar 8.1 Perubahan ekonomi informasi. Pada masa lampau, perusahaan harus memisahkan antara kelengkapan dan jangkauan informasi. Konektivitas Internet dan standar universal untuk berbagi informasi, secara radikal mengurangi biaya-biaya, untuk bisa memberikan informasi yang lengkap dan akurat kepada sejumlah besar pemirsa/konsumen sehingga mengurangi timbal-balik tersebut. 8.1.4 Model-Model Bisnis yang Memanfaatkan Internet Internet bisa membantu perusahaan untuk menciptakan dan menangkap keuntungan dalam cara-cara baru dengan menambahkan nilai ekstra bagi produk-produk yang sudah ada atau dengan memberi fondasi untuk produk-produk dan layanan baru. Table 8-2 menguraikan beberapa model bisnis yang penting yang telah ada. Semuanya memberi nilai sebagai berikut: memberi pelanggan produk atau layanan baru; memberi informasi tambahan atau layanan berikut produk atau layanan tradisional;