INSPEKTORAT JENDERAL

QUALITY PROCEDURE

PENGELOLAAN ALAT TULIS KANTOR

NO. QP/RT-02/ITJEN
Tanggal Diterbitkan
Revisi

:
: 00

Dibuat Oleh

Ditinjau Oleh

Disetujui Oleh

PFA

Management Representative

Inspektur Jenderal

Elly Fariani

QUALITY PROCEDURE
PENGELOLAAN ALAT TULIS
KANTOR

Doc. No.
Rev. No.
Eff. Date

QP/RT-02/ITJEN
00

Page

2 of 5

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

NO

BAGIAN

NAMA / ISI PERUBAHAN

NOMOR

TANGGAL

REVISI

REVISI

SEGALA BENTUK HARD COPY YANG TIDAK BERADA DI PENGENDALI DOKUMEN ADALAH DOKUMEN YANG TIDAK TERKONTROL
OLEH MANAGEMENT REPRESENTATIVE INSPEKTORAT JENDERAL

QUALITY PROCEDURE
PENGELOLAAN ALAT TULIS
KANTOR

1.

Doc. No.
Rev. No.
Eff. Date

QP/RT-02/ITJEN
00

Page

3 of 5

TUJUAN
1.1. Tersedianya ATK yang dibutuhkan secara tepat waktu.
1.2. Tersedianya informasi yang akurat mengenai pencatatan persediaan ATK.

2.

RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku di Inspektorat Jenderal Kominfo

3.

DEFINISI
- Petugas persediaan adalah petugas yang mencatat barang keluar masuk ke dalam
aplikasi persediaan.

4.

RUJUKAN / DOKUMEN TERKAIT

4.1. Standar ISO 9001:2000.
4.2. Quality Manual Inspektorat Jenderal Kominfo.
4.3. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik
Negara/Daerah.
4.4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.01/2006 tentang Pedoman
Penatausahaan Persediaan.
4.5. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor 40/PB/2006 tentang
Pedoman Akuntansi Persediaan.

5.

TANGGUNG JAWAB
5.1. Kepala Bagian Keuangan dan Rumah Tangga bertanggung jawab untuk menilai
dan menyetujui formulir kebutuhan ATK.
5.2. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga bertanggung jawab untuk membuat daftar
kebutuhan ATK dan meneliti dan menyetujui formulir permintaan ATK.
5.3. Pengguna ATK bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan ATK.
5.4. Pejabat

Pengadaan

Barang

dan

Jasa

bertanggung

jawab

untuk

menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa.

5.5. Panitia Penerimaan Barang dan Jasa bertanggung jawab untuk memeriksa,
menerima, dan membuat berita acara penerimaan barang dan jasa.
SEGALA BENTUK HARD COPY YANG TIDAK BERADA DI PENGENDALI DOKUMEN ADALAH DOKUMEN YANG TIDAK TERKONTROL
OLEH MANAGEMENT REPRESENTATIVE INSPEKTORAT JENDERAL

QUALITY PROCEDURE
PENGELOLAAN ALAT TULIS
KANTOR
5.6. Petugas

gudang

bertanggung

jawab

untuk

Doc. No.
Rev. No.
Eff. Date

QP/RT-02/ITJEN
00

Page

4 of 5

menerima,

mencatat,

dan

menyimpan ATK serta mengelola pengeluarannya.

5.7. Petugas administrasi ATK bertanggung jawab untuk mencatat dan mengarsipkan
formulir permintaan ATK.

6.

URAIAN PROSEDUR
6.1. Selambat-lambatnya minggu pertama Januari, Kasubbag Rumah Tangga
membuat Daftar kebutuhan ATK untuk kebutuhan kedinasan berdasarkan
Rencana Kegiatan Kedinasan dan prediksi kebutuhan ATK untuk tahun
anggaran berjalan yang dituangkan dalam Rekapitulasi Kebutuhan ATK (CM/RT02.01/ITJEN) dan diteruskan kepada Kabag Keuangan dan Rumah Tangga
6.2. Kabag Keuangan dan Rumah Tangga melakukan penilaian dan memberikan
persetujuan setelah memperhatikan ketersediaan anggaran dan meneruskannya
kepada Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa untuk dilakukan pengadaan.
6.3. Setelah proses pengadaan dilakukan, panitia penerima barang menerima
barang dari rekanan dan dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan
Barang yang selanjutnya diserahkan ke Petugas Gudang.
6.4. Petugas Gudang melakukan pemeriksaan dan penerimaan barang dan
dibuatkan Tanda Terima ATK (CM/RT-02.02/ITJEN) selanjutnya dilakukan
penyimpanan dan pencatatan di buku / Laporan Penerimaan ATK (CM/RT02.04/ITJEN).
6.5. Pengguna ATK mengajukan kebutuhan ATK dengan mengisi Bon Alat Tulis
Kantor (CM/RT-02.03/ITJEN) dan Bon Modul/Buku sebanyak tiga lembar kepada
Kasubbag Rumah Tangga (untuk permintaan tinta dan atau toner printer harus
disertai dengan bekas pemakaian tinta/toner yang dimaksud).
6.6. Kasubbag Rumah Tangga meneliti kelengkapan Bon Alat Tulis Kantor, kemudian
mengecek ketersediaan barang yang diminta ke petugas gudang.
6.7. Jika barang yang diminta tidak tersedia, maka pejabat pengadaan barang dan
jasa melaksanakan pengadaan sesuai ketentuan yang berlaku.

SEGALA BENTUK HARD COPY YANG TIDAK BERADA DI PENGENDALI DOKUMEN ADALAH DOKUMEN YANG TIDAK TERKONTROL
OLEH MANAGEMENT REPRESENTATIVE INSPEKTORAT JENDERAL

QUALITY PROCEDURE
PENGELOLAAN ALAT TULIS
KANTOR

Doc. No.
Rev. No.
Eff. Date

QP/RT-02/ITJEN
00

Page

5 of 5

6.8. Jika barang yang diminta tersedia, Kasubbag Rumah Tangga menandatangani
dan meneruskan Bon Alat Tulis Kantor ke petugas gudang.
6.9. Petugas gudang menerima Bon Alat Tulis Kantor, meneliti jumlah dan jenis
barang yang diminta, kelengkapan paraf dan tanda tangan, khusus untuk bon
ATK yang dibutuhkan untuk kegiatan kedinasan, agar mencocokkan dengan
nota dinas permintaan ATK Pengguna, kemudian menyiapkan barang, mencatat
Bon Permintaan ATK pada Laporan Pengeluaran ATK (CM/RT-02.06/ITJEN)
dan kartu gudang (CM/RR-02.05/ITJEN). Setelah barang siap, penerima barang
diminta membubuhkan tanda tangan pada Formulir permintaan ATK. Petugas
Gudang menyerahkan barang kepada penerima barang beserta Formulir
Permintaan ATK lembar 3 untuk diarsipkan di bidang/bagian.
6.10. Petugas gudang mengarsipkan Bon Alat Tulis Kantor dan Bon Modul lembar 1
berdasarkan urutan tanggal lembar 2 disampaikan kepada petugas Administrasi
ATK.
6.11. Petugas Administrasi ATK mencatat Bon Alat Tulis Kantor lembar 2 ke dalam
buku/Laporan Pengeluaran ATK, serta mengarsipkan Bon Alat Tulis Kantor
berdasarkan urutan tanggal.
6.12. Semua dokumen atau catatan mutu yang terkait didokumentasikan sesuai
dengan prosedur pengendalian catatan mutu (QP/PCM-01/ITJEN).
7.

CATATAN MUTU
7.1. Rekapitulasi Kebutuhan ATK
7.2. Tanda Terima ATK

CM/RT-02.01/ITJEN
CM/RT-02.02/ITJEN

7.3. Bon Alat Tulis Kantor

CM/RT-02.03/ITJEN

7.4. Laporan Penerimaan ATK

CM/RT-02.04/ITJEN

7.5. Kartu Gudang

CM/RT-02.05/ITJEN

7.6. Laporan Pengeluaran ATK

CM/RT-02.06/ITJEN

SEGALA BENTUK HARD COPY YANG TIDAK BERADA DI PENGENDALI DOKUMEN ADALAH DOKUMEN YANG TIDAK TERKONTROL
OLEH MANAGEMENT REPRESENTATIVE INSPEKTORAT JENDERAL