UNIT 4

Penstrukturan Organisasi

Penstrukturan
Organisasi
Prof. Madya Dr. Jegak Uli

Objektif: Selepas membaca unit ini

pelajar akan dapat:
Mengenal pasti jenis struktur organisasi.
Mengenal pasti faktor-faktor dinamik dalam
penstrukturan organisasi.
Memilih struktur organisasi terbaik.
Memahami berbagai bentuk perubahan pada
komponen struktur dan kelebihan dan
keburukannya.
Memahami struktur organisasi terkini.

Penstrukturan organisasi meliputi

kegiatan-kegiatan berikut:
(a) menyatukan dan pembahagian tugas
berasaskan pengkhususan
(b) mereka dan menyusun struktur organisasi,
(c) memperuntukkan kerja, tugas,
tanggungjawab dan autoriti, dan
(d) mengatur kakitangan mengikut corak yang
baik atau patut.

Tujuan utama penstrukturan

organisasi ialah
untuk mendapatkan kakitangan
untuk bekerja bersama-sama
dengan lebih berkesan dan cekap
lagi
ke arah mencapai matlamat utama
sesuatu organisasi.

Struktur Organisasi
Struktur organisasi didefinisikan sebagai
corak perhubungan dan penyelarasan
formal yang direka oleh pihak
pengurusan untuk

menyambung tugas atau

tanggungjawab individu dan kumpulan
dalam mencapai matlamat utama
organisasi.

 Struktur menentukan bagaimana

pengagihan

kerja (division of work),

Tanggungan (responsibility),
kerjasama (cooperation),
perundingan (consultation) dan
peringkat keputusan

perlu wujud dalam organisasi.

Jenis struktur manakah atau

gabungan jenis manakah yang
terbaik?
Mengikut model luar jangka (lihat
gambarajah 1) penstrukturan sebuah
organisasi, tidak ada satu jenis struktur
atau gabungan jenis yang terbaik bagi
semua organisasi dalam semua situasi.

Jenis struktur atau pengumpulan kerja

yang terbaik untuk sesuatu organisasi
atau unit bergantung kepada:
(a) tugas, matlamat atau apakah produk yang
akan dikeluarkan dan perkhidmatan yang akan
diberi dan dicapai,
(b) faktor-faktor seperti saiz kumpulan,
(c) faktor-faktor dinamik lain seperti teknologi,
kadar perubahan dalam sesuatu alam sekitar,
dan jenis kerja yang berhubung kait dan
(d) pemilihan bidang kawalan pengurusan dan
darjah pemusatan (degree of centralization).

Gambarajah 1: Model Luar jangka

Penstrukturan Sebuah Organisasi

PILIHAN
STRUKTUR

JENIS
TERBAIK

TUJUAN
TUGAS
PROJEK

1. Pengeluaran
2. Perkhidmatan
3. Fungsi
4. Tempat
5. Pelanggan
6. Waktu
7. Matrik
8. Lini & staf

PILIHAN
PENGURUSAN
1. Bidang kawalan
a. Sempit
b. Luas
2. Pemusatan Disentralisasi

FAKTOR
DINAMIK
1. Saiz
2. Teknologi
3. Alam
Sekitar

PENILAIAN
ORGANISASI
1. Penyelarasan
2. Ekonomi
3. Pengkhususan
4. Kejelasan
kerja
5. Konflik

Pilihan jenis struktur atau

pengumpulan kerja.
Terdapat berbagai jenis struktur atau pengumpulan
kerja yang boleh digunakan.
Di antaranya ialah seperti:

(a) pengeluaran, atau perkhidmatan,

(b) fungsi,
(c) tempat,
d) pelanggan,
(e) waktu,
(f) matriks dan
(g) struktur lini dan staf,

setiap jenis ini ada kelebihan masing-masing.

Pengeluaran atau
perkhidmatan
Bagi jenis ini kegiatan adalah dikumpulkan
mengikut jenis produk yang dikeluarkan atau
perkhidmatan yang diberikan.
Kelebihan pengelompokan jenis ini ialah ia
merapatkan kesemua mereka yang mempunyai
pengetahuan khusus tentang keluaran, dan
memudahkan penyelarasan aktiviti seperti

pembelian,
pengeluaran dan
penjualan yang berhubung dengannya.

Fungsi
Inilah dasar pengumpulan yang paling umum
digunakan dalam kebanyakan organisasi.
Fungsi-fungsi yang lazim pada sebuah
organisasi termasuk:

perjawatan,
kewangan,
penyelidikan,
Pemasaran
kejuruteraan dan sebagainya.

Kelebihannya
Kelebihannya ialah berkaitan dengan
pengkhususan.
Bagi
pengumpulan
jenis
ini,
pengkhususan
akan
mengumpulkan
pengetahuan khusus yang diperlukan
untuk kegiatan yang tertentu itu.
Ini membantu dalam menjamin bahawa
perhatian yang cukup untuknya dapat
diberikan.

Tempat
Bagi jenis ini pengumpulan kegiatan adalah
berasaskan tempat.
Matlamat jenis struktur ini ialah untuk
menempatkan unsur-unsur organisasi di mana
kerja di buat atau perkhidmatan di beri.
Reaksi masa yang cepat, keberkesanan dan
kecekapan dari segi kos, dan pengetahuan
mengenai keadaan tempatan adalah di antara
kelebihan struktur jenis ini.

Pelanggan
Jenis struktur berbentuk ini
mengumpulkan kegiatan berasaskan
pelanggan yang dilayani.
Kelebihan utama jenis ini ialah
keperluan-keperluan pelanggan yang
tertentu boleh disediakan dengan lebih
bijaksana lagi.

Waktu
Pengumpulan kerja jenis ini ialah
biasanya digunakan oleh organisasi
yang memp pekerja syif di mana
kumpulan pekerja yang berasingan
bagi syif yang berlainan supaya
perkhidmatan atau pengeluaran
dapat dilakukan sepanjang masa.

Lini dan Staf (Line and Staff)

Pendekatan
pengumpulan
kerja
jenis
ini
berasaskan konsep bahawa ada terdapat dua
kategori pekerja dalam satu organisasi:
Lini - orang yang mempunyai autoriti dan
tanggungjawab untuk mencapai tujuan atau matlamat
utama sesuatu organisasi. Mereka ini menentukan apa
yang perlu dibuat dan bagaimana membuatnya.
Staf - merupakan pekerja-pekerja ikhtisas yang
bertanggungjawab untuk membantu dan membuat
kerja kepada pekerja lini.

Matriks
Bagi jenis ini, struktur jenis lini dan
staf digabungkan dengan organisasi
pengurusan projek atau program.
Dalam jenis ini setiap orang atau
kumpulan mempunyai dua ketua, iaitu
ketua kepada bidang fungsi dan
kepada
pengurus
projek
atau
program.

Faktor Dinamik dalam

Penstrukturan Organisasi
Faktor-faktor berikut boleh juga
mempengaruhi
jenis
struktur
sesebuah organisasi:
Saiz
Teknologi
Alam Sekitar
Bidang Kawalan dan Desentralisasi

Saiz
Saiz sesuatu organisasi adalah biasanya diukur dengan
bilangan kakitangan yang terdapat dalam sebuah
organisasi.
Selain daripada itu penunjuk lain yang boleh
digunakan ialah pendapatan, jualan, aset dan
sebagainya.
Didapati bahawa lebih besar saiz organisasi dia akan
lebih berbentuk formal dan kompleks - iaitu lebih
banyak peraturan, kedudukan yang formal, pangkat,
unit yang kecil atau bahagian dalam sesuatu unit
kecil.

 Pada umumnya lebih banyak kakitangan

lebih sukar atau rumit untuk
berinteraksi secara tidak formal lagi.
Oleh yang demikian,
peraturan/prosedur lebih formal perlu
diwujudkan dalam bentuk bertulis.

Teknologi
Teknologi operasi sebuah organisasi termasuk:
peralatan, alat, mekanikal, tindakan, pengetahuan
dan
bahan
yang
digunakan
dalam
proses
pengeluaran atau memberi perkhidmatan.
Woodward (1958) menunjukkan bahawa nisbah
pengurus dan penyelia dengan jumlah pekerja dan
bilangan peringkat dalam sebuah organisasi
bertambah
dengan
meningkatnya
kompleksiti
teknologi yang digunakan, tetapi tidak ada kaitan
yang nyata di antara saiz dengan kompleksiti
teknologi.

Kajian yang terbaharu

menunjukkan bahawa:
Lebih rutin dan terkenal teknologi tersebut
sesebuah organisasi akan lebih bercorak formal
dan birokratik dan sebaliknya lebih tidak
terkenal dan kompleks sesuatu teknologi,
peraturan dan undang-undang akan menjadi
kurang ketat.
Kesan teknologi terhadap unit yang kecil dan
jenis pengeluaran adalah lebih nyata jika
dibandingkan dengan peringkat pengurusan
atasan atau lain.

Alam Sekitar
Struktur organisasi atau unit bergantung
kepada keadaan kepastian atau
ketidakpastian alam sekitaran.
Ketidakpastian sesuatu organisasi atau unit
adalah disebabkan oleh perubahan perubahan
yang agak cepat pada jangka masa yang
pendek seperti penemuan teknik baru,
inovasi, turun-naik permintaan/tidak tetap.

 Penyelidikan mencadangkan bahawa

sesebuah organisasi (atau unit) patut
direka bentuk berlainan bergantung
kepada ketidakpastian dan
ketidakstabilan alam sekitar yang wujud
(Burns & Stalker, 1962; Lawrence &
Lorch 1967).

 Bagi alam sekitar yang agak stabil,

jenis
organisasi
yang
bercorak
mekanistik adalah lebih sesuai.
Bercorak mekanistik bermaksud ia
sangat birokratik, iaitu mempunyai
deskripsi kerja yang jelas, menetapkan
autoriti, tanggungjawab, pengkhususan
tugas, dan kawalan hierarki yang
nyata.

 Manakala, jika alam sekitar tidak pasti atau

stabil jenis organisasi yang bercorak organik
adalah lebih sesuai.
Bercorak organik bererti

kurang penetapan autoriti,

lebih penglibatan kakitangan dalam membuat
keputusan,
dan lebih menumpukan kepada penyesuaian
(adaptability), dan
kuasa berasaskan kepakaran (expertise).

 Sebuah organisasi yang berfungsi dalam

keadaan yang tidak stabil memerlukan
lebih pengkhususan untuk menghasilkan
inovasi dan pengkhususan yang lebih
biasanya memerlukan lebih banyak
penyelarasan.
Pada umumnya hampir semua organisasi
memerlukan gabungan kedua-dua corak
tersebut di atas.

Bidang Kawalan
Bidang
kawalan
menentukan
beberapa banyakkah jawatan atau
kakitangan yang hendak diletakkan di
bawah
kawalan
seorang
penyelia/ketua?
Faktor ini boleh juga mempengaruhi
jenis struktur yang akan digunakan
oleh sesebuah organisasi.

 Bukti-bukti mencadangkan bahawa

bidang
kawalan
yang
sesuai
bergantung kepada banyak faktor,
di antaranya ialah (Van Fleet &
Bodeian 1977: 356-372):

 Pengalaman dan pengetahuan orang

diawasi. Lebih banyak pengalaman dan
pengetahuan orang diselia lebih luas
bidang kawalan dan sebaliknya.
Kebolehan penyelia - setengah penyelia
boleh mengawal lebih ramai orang
daripada yang lain.

 Kesulitan perlaksanaan tugas itu sendiri. Lebih

rutin kerja itu, maka lebih banyaklah orang yang
boleh diselia.
Keperluan kawalan yang ketat/terperinci. Jika
kawalan ketat atau terperinci diperlukan maka
lebih sempit bidang kawalan dan sebaliknya.
Darjah hubung
kait di antara unit.
Lebih tinggi hubung kait (interdependence), lebih
banyak penyelaras diperlukan dan lebih sempit
bidang kawalan.

Gambarajah 2: Perbandingan
bidang kawalan bagi struktur
tinggiStruktur
danTinggi
mendatar
Struktur Mendatar
Peringkat

Bidang Kawalan: 4

Bidang Kawalan: 8

16

64

64

512

256

4,096

1,024

4,096

Operatif: 4,096
Pengurus
(Peringkat 1-6): 1,396

Operatif: 4,096
Pengurus
(Peringkat 1-4): 585

Struktur Tinggi
Satu struktur yang mempunyai
bilangan peringkat Hierarki yang
banyak dan bidang kawalan (span
of control) yang sempit (narrow).

Struktur Mendatar
Satu struktur yang mempunyai
bilangan peringkat Hierarki yang
sedikit dan bidang kawalan (span of
control) yang luas (wide).

Desentralisasi
Merujuk kepada darjah penugasan tugas,
kuasa dan autoriti ke peringkat penugasan
bawahan.
Setakat
manakah
desentralisasi (Desentralisasi merujuk
kepada sejauh mana penugasan tugas,
kuasa dan autoriti diturunkan ke peringkat
bawahan.) atau sentralisasi (Sentralisasi
merujuk kepada sejauh mana penugasan
tugas, kuasa dan autoriti dikekalkan di
peringkat atasan)?

 Faktor dinamik seperti saiz, teknologi dan alam

sekitar ada kaitan langsung dengan proses
desentralisasi atau sentralisasi.
Sebagai contoh, lebih besar saiz organisasi itu
maka lebih kuatlah sokongan bagi mengadakan
desentralisasi (Steward 1985: 118).
Dan dalam alam sekitar yang tidak pasti atau
tidak stabil di mana lebih penglibatan
kakitangan
dalam
membuat
keputusan
diperlukan maka desentralisasi perlu diadakan.

Menilai Struktur Organisasi

Oleh kerana faktor-faktor dinamik yang
tersebut di atas sentiasa berubah maka
struktur sesuatu organisasi perlu dinilai
dari semasa ke semasa.

Aspek yang harus

dipertimbangkan dalam menilai
struktur organisasi ialah seperti
berikut:

Penyelarasan: Adakah masalah penyelarasan

bertambah
apabila
bidang
pengkhususan
bertambah dalam satu organisasi?
Ekonomi:
Apakah kos relatif bagi jenis
pengumpulan atau jenis struktur yang digunakan?
Adakah jenis pengumpulan lebih berkesan dan
murah dari segi kos relatif?
Pengkhususan: Apakah pengkhususan yang
perlu ada dan di manakah pengkhususan amat
berkekurangan?

 Kejelasan dalam pembahagian kerja:

Adakah pembahagian kerja untuk setiap
bahagian jelas?
Konflik: Adakah konflik wujud oleh
kerana pengumpulan yang baru?

Bentuk Perubahan pada

Komponen Struktur
Bentuk perubahan pada komponen struktur
umumnya melibatkan salah satu atau
kombinasi berikut:
1. penstrukturan semula organisasi
(organizational restructuring),
2. pembentukan semula Kerja,
3. mengadakan persekutan strategik dan/atau
4. mencuba struktur organisasi baru yang
bersesuaian.

1. Penstrukturan Semula Organisasi

(Organizational Restructuring)
Satu proses membuat perubahan besar dalam
struktur organisasi yang lazimnya melibatkan
pengurangan peringkat pengurusan yang
mungkin mengubah sebahagian komponen
besar organisasi melalui

penghapusan (divestiture) atau

perolehan/pengambilan termasuk juga
pengecilan saiz tenaga kerja bagi tujuan untuk
meningkatkan keberkesanan dan kecakapan
organisasi.

Pengecilan (Downsizing)
Satu
proses
mengurang
atau
menghapuskan lapisan atau peringkat
pengurusan pertengahan yang signifikan
dan mengakibatkan

peningkatan bidang kawalan (wide span of

control) dan
pengurangan saiz tenaga kerja dan

tujuannya adalah untuk meningkatkan atau

memperbaiki keberkesanan dan kecekapan
organisasi.

 Proses pengecilan berlaku apabila

tenaga kerja dalam sesebuah
organisasi dikurangkan kepada saiz
optimum.
Pengurangan
pekerja
dilakukan
melalui
pemberhentian,
secara
sukarela dan pencen awal.

 Biasanya, pengecilan adalah perlu

kerana ia boleh mengurangkan kos
buruh dan menggunakan teknologi
kumpulan secara menyeluruh.
Bagaimanapun, pengecilan perlu
dikendalikan secara berhati-hati
kerana ia boleh menjatuhkan moral
dan produktiviti pekerja.

 Tujuan
pengecilan
adalah
untuk
mengecilkan saiz firma demi kelangsungan
firma.
Pengecilan dilakukan akibat kemajuan
teknologi dan komputer menyebabkan
pengurangan
bilangan
pekerja
yang
diperlukan, peningkatan kos buruh, dan
penurunan permintaan terhadap produk
yang dikeluarkan.

Kebaikan Pengecilan
Organisasi
Pengecilan akan memberi kebaikan berikut:
Pembayaran dividen yang lebih tinggi kesan
daripada bilangan pekerja yang lebih kecil.
Mengurangkan kos gaji.
Membolehkan firma berbelanja dalam ruangan
belanjawan yang telah ditentukan.

 Memudahkan komunikasi di antara

pemimpin dengan pimpinan atasan.
Meningkatkan keberkesanan operasi
dengan mengurangkan pertindihan atau
penduaan.
Memudahkan urusan penyeliaan

Keburukan Pengecilan
Organisasi
Di
1.
2.
3.
4.

samping
itu,
pengecilan
juga
mendatangkan
keburukan-keburukan
berikut:
Kehilangan pekerjaan.
Memaksa pekerja mencatu sumber organisasi.
Sumbangan input pekerja berkekurangan.
Produktiviti menurun akibat bimbang akan
dikeluarkan daripada organisasi.

Masalah Yang Dihadapi Dalam

Proses Pengecilan
Pengecilan boleh menimbulkan pelbagai
masalah.

Antara masalah yang akan dihadapi oleh

organisasi dalam melaksanakan program
pengecilan adalah:
Pekerja bimbang untuk melakukan sesuatu
kerja yang berisiko.
Pekerja hilang keyakinan.
Kecelaruan dan rasa tidak selamat.
Kejatuhan moral dan produktiviti di kalangan
pekerja.
Masa pekerja banyak digunakan untuk
mendapatkan kerja lain daripada memberi
tumpuan kepada kerja sekarang.

 Meningkatkan ketegangan.
Organisasi
akan
menghadapi
masalah
kewangan yang disebabkan oleh pembangunan
semula struktur tugas.
Pekerja yang berkebolehan berhenti secara
sukarela.
Ramai pekerja bersedia untuk bersara awal.
Organisasi terpaksa menghadapi tindakan
mahkamah.

 Organisasi tidak mampu memotivasikan

pekerja akibat daripada persepsi negatif
ke atas pengecilan.
Peningkatan mainan politik kerana
pekerja cuba mengambil hati pihak
atasan bagi tujuan mendapatkan
tambahan pampasan, memperoleh
keutamaan dan penambahan kuasa.

Cara Mengurangkan
Permasalahan Yang Dihadapi
Antara cara yang organisasi boleh
digunakan untuk mengurangkan
permasalahan di atas adalah:
Memaklumkan kepada pekerja rasional
di sebalik pengecilan.
Mengakui hakikat kepentingan pekerja
serta bersedia berbincang mengenai
perasaan mereka.

 Penekanan sistem berorientasikan

pencapaian dalam pembayaran
imbuhan.
Menyediakan program sandaran (buffer)
atau faedah-faedah kewangan lain
sebagai persiapan kepada pekerja
sebelum memperoleh kerja baru.

2. Pembentukan Semula Kerja

(Work redesign)
la merupakan reka bentuk jadual
waktu kerja supaya kerja dilakukan
dengan
lebih
efisien
dan
bersesuaian dengan corak hidup
subordinat terutama mereka yang
mempunyai keluarga dan anak.

a. Masa Kerja Anjal

Masa kerja anjal merupakan satu
kaedah apabila pekerja diberi
kebebasan yang lebih untuk
menentukan jadual waktu kerja mereka
dan apa yang penting ialah mereka
mesti hadir bekerja semasa kerja utama
(core hour) dilakukan sahaja.

b. Memampatkan Minggu Kerja

Pekerja perlu melakukan kerja dalam
sejumlah jam, tertentu untuk beberapa
hari berturut-turut.
Ini bermaksud untuk hari yang lain,
mereka tidak perlu datang untuk
bekerja.

c. Perkongsian Kerja
Melibatkan dua atau lebih orang
pekerja
bekerjasama
untuk
melakukan satu kerja.
la boleh mengurangkan beban kerja
dan
kerja
boleh
diselesaikan
dengan lebih banyak jika dilakukan
secara sinergi.

d. Pusingan Kerja
Mengilir subordinat daripada satu
pekerjaan ke pekerjaan lain.
Tujuannya untuk mengurangkan
kebosanan.

e. Bertugas Secara Jarak Jauh

(Telecommuting)
Membiarkan pekerja melakukan kerja mereka di
rumah dan hantar hasil kerja secara elektronik
ke pejabat.
Perlu menggunakan komputer, mesin faksimile,
telefon selular dan e-mail.
Memperkenalkan
kaedah
ini
bertujuan
menjadikan kerja lebih menarik, meningkatkan
kepuasan kerja dan akhirnya mengurangkan
kadar lantik henti yang mana boleh mengancam
kelangsungan sesebuah organisasi.

3. Struktur Organisasi Baru

Struktur Pasukan
Organisasi Maya
Organisasi Tanpa Sempadan
Organisasi
Mengutamakan
Kebajikan Ahli

a. Struktur Pasukan
Struktur ini menggunakan pasukan sebagai
pusat koordinasi.
Di antara ciri-ciri struktur pasukan adalah
kesediaan
untuk
memecahkan
halangan
penjabatan dan kuasa membuat keputusan
decentralisasi berada pada tahap pasukan.
Di samping itu, pasukan kerja dianggotai oleh
ahli yang memiliki kemahiran umum dan khusus
dan seterusnya, anggota pasukan bersedia
untuk melaksanakan tugas secara fungsi silang.

b. Organisasi Maya
Konsep organisasi maya bertunjangkan kepada
mengapa perlu memiliki satu organisasi kecil dan
teras jika boleh dilaksanakan oleh pihak lain untuk
menjalankan fungsi perniagaan yang utama dan jika
didapati ia lebih menguntungkan.
0leh itu, organisasi maya mengamalkan pemusatan
yang tinggi dan hampir tiada penjabatan, fleksibiliti
dalam
menghubungi
pengeluar,
pengedar,
pemasaran dan fungsi perniagaan yang lain.
Peranan utama pengurus dalam organisasi maya
adalah
mengkoordinasi
dan
mengawal
perhubungan luar.

c. Organisasi Tanpa Sempadan

Organisasi ini diamalkan oleh organisasi yang bersaiz
gergasi yang cuba menghapuskan rangkaian arahan,
mengehadkan bidang kawalan, menggantikan penjabatan
dengan memperkasakan subordinat.
Antara amalan organisasi ini adalah membolehkan setiap
individu menilai individu yang lain tanpa mengira sama
ada subordinat atau pengurus.
Melalui penghapusan sempadan menegak, pengurusan
akan meratakan hierarki di mana status dan pangkat
diminimumkan.
Antara contoh penghapusan sempadan ialah globalisasi,
strategi
bersekutu
dan
perhubungan
erat
organisasi dengan pelanggan.

e. Organisasi Mengutamakan
Kebajikan Ahli
Organisasi yang memberi penekanan kepada
kebajikan ahli. Organisasi ini dibentuk oleh
ciri-ciri berikut:
Meletakkan nilai kemanusiaan yang tinggi kepada
individu. Pekerja dilayan sebagai individu yang
mempunyai perasaan dan perlu dihormati.
Tidak pentingkan diri sendiri. Oleh itu, ahli dalam
organisasi ini mengeratkan hubungan secara formal dan
tidak
formal
bersama
ahli-ahli
lain
dengan
membelakangkan sempadan bangsa, jantina, umur dan
pangkat.

 Kerjaya sebagai satu perkhidmatan -Kesediaan

untuk
memberi
perkhidmatan
terhadap
organisasi dan orang lain, bukan menjadikan
kenaikan pangkat, kuasa dan kenaikan gaji
sebagai matlamat yang paling utama.
Komitmen terhadap perkembangan pekerja Organisasi seperti ini bersedia untuk memberi
peluang terhadap perkembangan kerjaya kepada
pekerja, pembangunan kemahiran pekerja dan
pengalaman pembelajaran.

 Komuniti
setiakawan
Mereka
akan
mengadakan hubungan yang rapat, saling
mempercayai dan mengambil berat antara
satu sama lain.
Perkongsian kuasa - Semua matlamat diagih
dan dikongsi bersama. Semua ahli yang
terlibat akan dipengaruhi oleh keputusan yang
dibuat dan diberi peluang dalam membuat
keputusan.