Tehnik audit

internal
Jogja, September 2014

Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi
faktual dan signifikan melalui interaksi
(pemeriksaan, pengukuran dan
penilaian yang berujung pada
penarikan kesimpulan) secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas penggalian
nilai atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk
membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi

INTERNAL AUDITING
IS AN INDEPENDENT, OBJECTIVE ASSURANCE &
CONSULTING ACTIVITY DESIGNED TO ADD
VALUE & IMPROVE AN ORGANIZATIONS
OPERATIONS. IT HELPS AN ORGANIZATION
ACCOMPLISH ITS OBJECTIVES BY BRINGING A
SYSTEMATIC, DISCIPLINED APPROACH TO
EVALUATE & IMPROVE THE EFFECTIVENESS OF
RISK MANAGEMENT, CONTROL & GOVERNANCE
PROCESSES.

INDIAN BUSINESS ACADDEMY

WHAT IS INTERNAL AUDIT ?
+ AN INDEPENDENT APPRAISAL SERVICE TO

MANAGEMENT MEASURING & EVALUATINGTHE

EFFECTIVENESS OF THE INTERNAL CONTROL
SYSTEM
+ A PROCESS ESTABLISHED BY MANAGEMENT TO
PROVIDE REASONABLE ASSURANCE THAT
ORGANIZATIONAL OBJECTIVES WILL BE
ACHIEVED

Auditor internal

Katalisator untuk mempercepat

perubahan dalam upaya:
Memberdayakan sistem mutu
Mengamankan kebijakan mutu

Jangan sekedar menjalankan tugas:

tidak ada motivasi untuk berperan
sebagai agen perubahan
Jangan sampai bekerja semrawut dan
temuan dianggap tidak berbobot

Jenis audit

Audit internal: dilakukan di dalam suatu

organisasi oleh auditor internal yang juga
karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan
internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak
memiliki tanggung jawab hukum kepada publik
atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya
sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama

Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di

luar organisasi, dikenal audit pihak kedua
(oleh pelanggan) dan audit pihak ketiga
(oleh institusi independen)

10 Esensi dari audit:

Adalah proses interaktif

Adalah kegiatan sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan
secara efisien
Dilakukan dengan azas manfaat
Dilakukan secara objektif
Berpijak pada fakta dan kebenaran
Melibatkan proses
analisis/evaluasi/penilaian/pengujian
Bermuara pada pengambilan keputusan
Dilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentu
Merupakan kegiatan berulang
Menghasilkan laporan

Tujuan audit
Mendapatkan data dan
informasi faktual dan
signifikan berupa data , hasil
analisa, penilaian,
rekomendasi auditor sebagai
dasar pengambilan
keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan

PURPOSE OF INTERNAL
AUDIT

TO IMPROVE & ADD VALUE TO THE

ACTIVITIES OF PUBLIC ADMINISTRATION
BY ASSESING WHETHER THE PUBLIC
RESOURCES ARE MANAGED
INCONFORMING WITH THE PRINCIPLES OF
ECONOMY, EFFECTIVENESS & EFFICIENCY
& TO PROVIDE GUIDENCE
I A = PROVIDES INDEPENDENT &
OBJECTIVE ASSURANCE & CONTROLING

Aktifitas audit
Memastikan (konfirmasi dan
verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan
mengukur)
Merekomendasi (memberikan
saran/masukan)

Kegiatan yang biasa

dilakukan auditor

Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee
Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
Membandingkan kenyataan dengan stadar/kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survey
Menganalisis data

Manfaat audit
Pengambilan keputusan
untuk perbaikan,
meningkatkan efisiensi dan
efektifitas fungsi organisasi

DISTINGUISHED OF INTERNAL
AUDIT
THE INTERNAL AUDITORS PRIMARY
RESPONSIBILITY IS APPRAISING AN
ENTITYS RISK MANAGEMENT STRATEGY
& PRACTICES, MANAGEMENT
INTERNAL AUDIT DO NOT EXPRESS AN
OPINION ON THE ENTITYS FINANCIAL
STATEMENTS

HOW AUDIT ADD VALUE

IDENTIFY & CORRECT NON COMPLIANCE
ISSUES
IDENTIFY IMPROVEMENT OPPORTUNITIES
IN STANDART & PROCEDURS
VALUE ADDED INCLUDES :
IMPROVED

CONSISTENCY & LOWER VARIABILTY

REDUCED ERRORS, REWORK, CYCLE TIME, COSTS
INCREASED PRODUCTIVITY

Kriteria audit

Kumpulan kebijakan, prosedur

atau persyaratan yang dipakai
sebagai rujukan
Kriteria audit digunakan sebagai
acuan pembanding terhadap bukti
audit

Bukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau

informasi lain yang relevan
dengan kriteria audit dan dapat
diverifikasi

Temuan audit

Hasil evaluasi bukti audit yang

terkumpulkan terhadap kriteria
audit
Temuan audit dapat menunjukkan
kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang
perbaikan.

Audit mutu
internal
Proses pengukuran dan penilaian
secara sistematik, objektif, dan
terdokumentasi yang dilakukan
oleh auditor internal untuk
memastikan bahawa kegiatan
manajemen mutu telah sesuai
dengan pengaturan-pengaturan
atau sistem yang telah
dikembangkan dan hasilnya
efektif sesuai dengan komitmen,
kebijakan, tujuan dan sasaran
mutu yang telah direncanakan

Audit mutu internal

Kegiatan pengukuran atau penilaian: pengumpulan

data dan informasi faktual, signifikan (mempunyai
nilai informatif yang diperlukan untuk
menyimpulkan suatu keadaan) dan relevan
Data adalah fakta: dapat dibuktikan atau
diverifikasi
Data berhubungan dengan permasalahan mutu dan
SMM, serta kepuasan pelanggan, ataupun
berkaitan dengan kepentingan organisasi secara
umum
Sistematis
Objektif
Terdokumentasi

Audit mutu internal

Luaran audit mutu internal adalah kesimpulan yang

dibangun berdasar data yang dikumpulkan dan diolah
Dilakukan untuk mengetahui dipenuhi atau tidak azas
kesesuaian/tingkat ketaatan terhadap komitmen,
kebijakan, sasaran mutu dan persyaratan mutu yang
telah ditetapkan dalam SMM
Untuk memeriksan efektifitas implementasi SMM:
ketaatan azas dan pencapaian tujuan, efektifitas
pencapaian sasaran mutu
Dimaksudkan untuk mendukung tercapainya komitmen,
kebijakan dan sasaran mutu secara keseluruhan
(perspektif mutu dan kepuasan pelanggan)
Penilaian dan rekomendasi auditor diarahkan untuk
membantu menyelesaikan permasalahan mutu: performa
masa lalu, mengendalikan kegiatan masa kini,
mendukung pencapaian tujuan masa depan

Tujuan audit
mutu internal
Membantu menyelesaikan
permasalahan organisasi, terutama
ditinjau dari perspektif mutu dan
kepuasan pelanggan dalam rangka
meningkatkan kinerja organisasi secara
umum

Dasar penetapan tujuan

audit mutu internal

Prioritas permasalahan yang dihadapi

organisasi
Rencana pengembangan usaha
Persyaratan suatu sistem manajemen
yang digunakan sebagai acuan
Persyaratan regulasi atau persyaratan
kontrak
Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko kegiatan organisasi

Manfaat audit
mutu internal

Bagi pucuk
pimpinan
Referensi dalam membuat
keputusan: mengambil atau
merubah kebijakan mutu
agar lebih sesuai dengan
perencanaan organisasi
jangka panjang

Bagi unit
operasional
Mengidentifikasi dan
memahami permasalahan
yang ada dalam organisasi
secara keseluruhan ataupun
secara spesifik pada unit
operasional sehingga dapat
mengambil langkah langkah

Bagi unit
pengelola mutu
Membatu pengendalian
mekanisme jaminan mutu
baik pada tahap input,
proses, maupun output untuk
inflow maupun outflow
produk

Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan
pertumbuhan serta
pembangunan budaya
organisasi: budaya mutu,
budaya taat prosedur, budaya
perbaikan, budaya kerja
sistematis

Manfaat bagi
auditor
Proses pembelajaran dan
pertumbuhan

Bagi pelanggan
Audit mutu internal
merupakan proses
pendeteksian segala
kemungkinan yang dapat
menciptakan ketidak puasan
pelanggan dan dilanjutkan
dengan tindakan perbaikan
dan pencegahan sehingga

Bagi rekanan
Memberi umpan balik
terhadap kinerja rekanan

Kompetensi auditor

Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit

Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat
audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas
permasalahan
Mengumpulkan informasi melalui: interview,
mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen
termasuk pengelolaan arsip
Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd
bukti-bukti objektif
Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
Teknik sampling
Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
Menyiapkan laporan
Menjaga kerahasiaan informasi
Komunikasi

Perencanaan
audit mutu
internal

Perencanaan audit mutu

internal

Tujuan audit mutu internal

Lingkup audit: seluruh aspek manajemen mutu yang
telah dikembangkan dan
diimplementasikan:komitmen, strategi, tujuan,
kebijakan, sasaran mutu yang telah ditetapkan dalam
dokumen SMM dan termuat dalam daftar induk
dokumen
Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: komunikasi internaksi secara
langsung, metoda survei, dsb
Persiapan audit: persiapan auditor
Laporan hasil audit: perhatikan format laporan

Contoh

Lingkup: pengendalian produk tidak

sesuai
Objek:

Aktifitas dan prosedur kerja di bagian

produksi untuk mencari informasi ttg tingkat
kegagalan dalam proses produksi dan
bagaimana personil bagian produksi
mengendalikan produk tidak sesuai

Contoh lingkup yang lain: komunikasi

internal, tindakan koreksi dan prevensi,
dsb

Pelaksanaan
audit mutu
internal

Pelaksanaan audit mutu

internal

Mengamati proses
Meminta penjelasan
Meminta peragaan
Menelaah dokumen
Memeriksan dengan daftar periksa
Mencari bukti-bukti
Memeriksa silang
Mewawancarai auditee
Melakukan survei
Mencari informasi dari sumber luar
Menganalisis data dan informasi
Menyimpulkan

Penekanan audit
mutu internal
Compliance audit (audit ketaatan
azas)
Checking health audit (audit
kesehatan azas)
Innovative audit (audit inovasi)

Laporan audit
mutu internal
Esensi:

Menyinggung kebijakan mutu,

peraturan, prosedur yang menjadi
acuan
Lokasi
Aktifitas
Klausul
Skala kekritisan (mayor atau minor
atau observasi)
Rekomendasi

Tindak lanjut
temuan audit

Tindak lanjut

Menerima laporan hasil audit

Mempelajari laporan
Membuat perencanaan perbaikan
Melaksanakan perbaikan dan
pencegahan
Melakukan evaluasi hasil perbaikan
dan pencegahan
Melaporkan hasil perbaikan

Instrumen Audit
Mutu Internal

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Form Persiapan Audit Mutu Internal

Unit yang diperiksa :
Auditor pemeriksa :
Tanggal pemeriksaan:
No

Rencana Pemeriksaan

Catatan

Form Audit Internal Bulanan

Unit yang
diaudit

Lingkup audit

Auditor

Jadwal Audit

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Keterangan

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Jadual Audit Mutu Internal

Tahun:
Unit yang
diaudit

Jan

Feb

Ma
r

Apr

Mei

Jun

Jul

Ags

Spt

Okt

No
v

Des

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Form Ringkasan Temuan Audit

Unit Yang Diperiksa:
Tanggal pemeriksaan:

No

Uraian Ketidak
sesuaian

Bukti bukti
objektif

Ketdk
sesuaian
thd
standar/inst
r

Standar /
Instrumen

Disiapkan oleh Auditor

--------------------------------

Waktu
penyelesaia
n

Disetujui oleh Auditee

-------------------------------

Catatan Historis Temuan Audit

Yang Sudah Selesai
Uraian
temuan

Unit Kerja

Auditor

Perbaikan

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Tanggal
selesai

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Laporan hasil perbaikan/tindakan koreksi

Uraian
temuan
audit

Kondisi
sebelum
tindakan
koreksi

Kesimpulan
sebab sebab

Tindakan
koreksi yang
telah
dilakukan

Kondisi
setelah
tindakan
koreksi

Tindakan
pencegahan

Dilaporkan oleh
Auditee

Form Laporan Ketidak Sesuaian

Kepada:
Dari:
Tanggal
Rincian
Temuan

Bukti bukti
objektif

Ketidak
sesuaian thd
standar/instr

Rekomendasi tindakan koreksi

Auditor

Verifikasi oleh auditor:

Standar /
Instrumen

Batas waktu
penyelesaian

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Keterangan

Tindakan koreksi/prevensi yg telah diambil

Auditor