PERSURATAN DAN

KEARSIPAN
 DASAR HUKUM

1. UU No. 7 Thn 1971

2. PP No. 34 Thn 1979
3. Permen Diknas No. 42 Thn 2006
4. Permen Diknas No. 37 Thn 2006
5. Permen Diknas No. 26 Thn 2006
6. Kepmen Diknas No. 145/U/2004
 PERSURATAN
Pengertian :
Surat : Alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.

Fungsi Surat :
1. Wakil dari pengirim/penulis
2. Alat pengingat
3. Pedoman kerja
4. Bukti tertulis hitam di atas putih

Syarat-syarat surat yang baik :

1. Sistematis susunan isi surat
2. Singkat, tidak bertele-tele
3. Jelas
4. Format menarik (wujud fisik yang menarik)
 PROSEDUR PENGURUSAN SURAT
Surat Masuk
No. Urutan Tindakan Mitra Unit Rektor Sekr.
Kerja Kerja /WR Eks
Rektor
1 Surat masuk untuk pimpinan
(Rektor, Wakil Rektor, Dir, dan
Kepala Kantor diterima Sekretariat
Eksekutif
2 Surat untuk Fakultas dan Pusat-
pusat, langsung dikirim ke Unit
Kerja yang bersangkutan
3 Surat masuk untuk Pimpinan
diagenda di Sekrt Eksekutif
4 surat masuk diarahkan sesuai
dengan isi surat
 SURAT KELUAR
Rektor/ Sekr.
No. Urutan Tindakan WR Eks Mitra Alama
Dir/Ka Rektor Kerja t yang
Kantor dituju
1 Surat dinas dibuat oleh masing-
masing unit kerja pengolah dan
setelah ditanda tangani oleh
pimpinan unit kerja
2 Surat dinas diberi nomor tanggal
dan cap, sesuai dengan kode
klasifikasi surat (Permen
( Diknas
No. 42 Tahun 2006 )
3 Surat dikirim sesuai alamat yang
dituju (melalui kantor pos atau
diantar langsung)
4 Arsip
 KOMPONEN PENGELOLAAN SURAT

1. Penerima surat atau pengirim surat, petugas yang

menerima surat masuk atau mengirim surat keluar
2. Pencatat surat, petugas yang mencatat keterangan
yang terdapat pada surat
3. Pengarah surat, pimpinan atau petugasnya ditunjuk
untuk mengalihkan surat sesuai dengan masalahnya
4. Pengolah, petugas yang mengolah atau menyelesaikan
isi surat
5. Penata arsip, petugas yang melaksanakan penataan
arsip
 PENGELOMPOKAN SURAT MASUK :
a. Surat biasa
b. Surat penting dan
c. Surat rahasia
Cara penanganan hampir sama hanya untuk surat
penting pencatatanya menggunakan kartu kendali dan
untuk surat rahasia pencatatannya dalam keadaan
tertutup
Suatu surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila :
1. Surat yang bersangkutan terlambat pada unit pengolah
sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran
pekerjaan
2. Surat tersebut memerlukan tindak lanjut
3. Surat itu hilang atau terlambat sampai pada unit
pengolah dapat menimbulkan kerugian yang berarti
 JENIS SURAT :

1. Surat Dinas;
2. Nota Dinas;
3. Memo;
4. Surat Pengantar;
5. Surat Kawat;
6. Surat Keputusan;
7. Surat Edaran;
 JENIS SURAT :

8. Surat Undangan;
9. Surat Tugas;
10. Surat Kuasa;
11. Surat Pengumuman;
12. Surat Pernyataan;
13. Surat Keterangan;
14. Berita Acara.
1. Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting

berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan

pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.

2. Bagian-bagian dari surat dinas :

a. kepala surat dinas;

b. pembuka surat dinas;

c. isi surat dinas; dan

d. penutup surat dinas.

Contoh Surat Dinas

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Kampus IPB Darmaga Bogor
Telp. (0251) 622642
15 ketukan
…………… 10 ketukan
1 ½ inci Nomor : tanggal surat………
Lampiran : 1 inci
Hal :

Yth. ____________
________________
______

______________________________________
______________________________________
____________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
____________________
______________________________________
____________________

nama jabatan

tanda tangan

Tembusan : nama pejabat

NIP

215 mm
KODE JABATAN, KODE UNIT KERJA DAN KODE PERIHAL

1. Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat

yang menandatangani surat.

2. Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang

membuat/mengeluarkan surat.

3. Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek

surat.
 KODE SURAT DI LINGKUNGAN IPB

I. KODE INSTITUT PERTANIAN BOGOR……………………………………………………… I3

II. KODE UNIT KERJA/KODE JABATAN

1. Rektor, Wakil Rektor I, II, III, IV………………………………………………………………………. I3

2. Pimpinan Majelis Wali Amanah (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris) …………………. I3.MWA
3. Ketua Senat Akademik………………………………………………………………………………………… I3.SA
4. Ketua Dewan Audit…………………………………………………………………………………………… I3.DA
5. Ketua Dewan Guru Besar ………………………………………………………………………………….. I3.DGB

6. Dekan, Wakil Dekan Faperta…………………………………………………………………………… I3.1

7. Dekan, Wakil Dekan FKH……………………………………………………………………………… I3.2
8. Dekan, Wakil Dekan FPIK……………………………………………………………………………… I3.3
9. Dekan, Wakil Dekan Fapet……………………………………………………………………………… I3.4
10.Dekan, Wakil Dekan Fahutan…………………………………………………………………………… I3.5
11.Dekan, Wakil Dekan Fateta…………………………………………………………………………….. I3.6
12.Dekan, Wakil Dekan FMIPA…………………………………………………………………………… I3.7
13.Dekan, Wakil Dekan FEM…………………………………………………………………………….. I3.8
14.Dekan, Wakil Dekan Fakultas Ekologi Manusia …………………………………………… I3.9
15.Dekan, Wakil Dekan Sekolah Pasca Sarjana…………………………………………………. I3.10
16.Kepala Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat………………………… I3.11
17.Kepala Kantor Persiapan Implementasi Otonomi ……………………………………….. I3.12
18.Kepala Kantor Audit …………………………………………………………………………………….. I3.13
19. dst…
 KODE PERIHAL SURAT

1. Hubungan Masyarakat…… HM
2. Kerjasama Luar Negeri…… LN
3. Organisasi dan Tata Kerja… OT
4. Perlengkapan……………… LK
5. Perencanaan…………… …. PR
6. Ketatausahaan……………… TU
7. Kepegawaian……………… KP
8. Keuangan………………… KU
9. Hukum…………………… HK
10.Pengawasan……………… WS
11.dst
Frase pembuka sebuah surat resmi :
Dengan ini kami beritahukan bahwa………….
Bersama ini kami kirimkan ……..
Dalam rangka………
Diberitahukan dengan hormat ………
Menyusul surat kami tanggal……..
Membahas surat Anda no…….. perihal…..
Sehubungan dengan………
Sehubungan dengan surat saudara tanggal……
Menunjuk surat pemberitahuan dari……..
bahwa……. maka…..
Dalam kalimat pembuka ada beberapa
uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai,
antara lain :

Sesuai dengan surat perjajian……….

Seperti Saudara ketahui………
Berikut ini kami sampaikan……..
Sehubungan dengan hasil rapat…….
Kami sangat bergembira atas
kepercayaan Saudara…..
Kalimat Penutup yang baik :

Atas perhatian dan bantuan Saudara

kami sampaikan terima kasih
Kami mengharap bantuan Saudara
Kami menunggu kabar dari Saudara
Besar harapan kami akan
Dalam kalimat penutup dianjurkan
menggunakan ungkapan yang baku , antara
lain :
Mudah-mudahan pertimbangan yang kami
kemukakan bermanfaat bagi Saudara
Kami harapkan agar Saudara meneruskan
pengumuman ini kepada staf/pegawai di
lingkungan unit kerja Saudara
Kami ucapkan terima kasih atas perhatian
dan kerja sama Saudara selama ini
 NOTA DINAS

1. Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang

pokok-pokok persoalan

2. Sifatnya minta penjelasan dan keputusan

3. Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau

dari bawahan kepada atasan dalam lingkungan

perguruan tinggi yang bersangkutan.

Nota Dinas
 MEMORANDUM (MEMO)

1. Isinya sama dengan nota dinas

2. Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan

kepada bawahan

3. Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan

atau diketik.
Memorandum
 SURAT EDARAN

 Surat yang digunakan untuk pemberitahuan tertulis

ditujukan kepada pejabat tertentu

 Tidak memuat kebijakan pokok

 Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan

yang telah ada

Surat Edaran
 SURAT TUGAS
1. Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari
pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk
melaksanakan suatu kegiatan.

2. Surat Tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom

atau tabel.

3. Surat Tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

a. kepala surat tugas;

b. pembuka surat tugas;

c. isi surat tugas; dan

d. penutup surat tugas.

Surat Tugas
SURAT UNDANGAN
1. Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada

seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan

tempat yang telah ditentukan.

2. Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau

kartu.
Surat Undangan
Surat Undangan
 SURAT KETERANGAN
1. Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan
mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

2. Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai

berikut :

a. kepala surat keterangan;

b. pembuka surat keterangan;

c. isi surat keterangan; dan

d. penutup surat keterangan.

Surat Keterangan
 SURAT PENGANTAR

 Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu

 Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar

formulir

 Surat pengantar yang berbentuk surat biasa berlaku

ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat dinas

Surat Pengantar
 WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT

1. Penandatanganan surat keluar dari lingkungan IPB

kepada Instansi di luar Depdiknas
• Ditandatangani sendiri oleh Rektor;
• Dapat ditanda tangani oleh Wakil Rektor, Dekan
Fakultas, Direktur/Kepala kantor, ketua lembaga,
menurut pembidangan permasalahan atas nama
Rektor. kecuali jenis dan sifat surat-surat tertentu
menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan,
perlu ditandatangani oleh Rektor.
2. Surat keluar yang ditujukan kepada Menteri ditanda
tangani oleh Rektor
3. Penandatangan surat keluar dari lingkungan IPB
kepada Instansi dalam lingkungan Depdiknas.

a. Dapat ditandatangani oleh Wakil Rektor, Direktur,

Kepala Kantor, Dekan Fakultas, Ketua lembaga menurut
pembidangan permasalahan dan ruang lingkup
tugasnya. Kecuali menurut jenis dan sifatnya surat
tertentu menurut kualifikasi pejabat yang
bersangkutan perlu ditandatangani oleh Rektor
b. Dapat ditandatangani oleh Wakil Dekan Fakultas,
Sekretaris Lembaga menurut pembidangan
permasalahan dengan atas nama Dekan/ketua
Lembaga
c. Dapat ditandatangani oleh Pejabat Eselon III di
lingkungan IPB, apabila Pejabat Eselon II berhalangan
dengan sebutan untuk beliau (u.b).
Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang

a. a.n. dipergunakan hanya jika yang berwenang

mendantangani surat mendelegasikan penanda-
tanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya;
b. u.b. dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa
menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada
pejabat setingkat dibawahnya;
c. a.p. dipergunakan jika pejabat yang berwenang
menandatangani surat memberikan kuasa kepada
bawahannya;
Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang

d. plh. dipergunakan jika pejabat yang berwenang

menadantangani surat berhalangan untuk waktu
tertentu karena tugas dinas, menguasakan
penandatanganan surat kepada pejabat setingkat
dibawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di
tempat;
e. wks. dipergunakan jika seorang pejabat yang belum
ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas,
untuk sementara penandatanganan surat dilakukan
oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya;
f. u.p. dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang
atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan
atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan
langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.
 KEARSIPAN DI
LINGKUNGAN IPB
 Bidang
Pengelolaan dan
Pengembangan Arsip
IPB
(Arsip Universitas)
 STRUKTUR ORGANISASI BPPA IPB

Kepala
Perpustakaan

Kepala Bidang

Kepala Seksi Kepala Seksi

Pengelolaan Arsip Pengembangan Arsip

Kelompok Pustakawan
danArsiparis IPB
 TUPOKSI
Mengelola dan mengembangkan Arsip
IPB yang meliputi pengelolaan arsip
dinamis inaktif dan arsip statis,
mengembangkan sistem teknologi
informasi kearsipan dan
mempersiapkan terbentuknya
kelembagaan Arsip IPB (Arsip
Universitas)
Asas Pengelolaan Arsip di IPB
(Bab I Pasal 2 Tata Kearsipan Depdiknas)

Kombinasi
Desentralisasi
dan
Sentralisasi
SENTRALISASI

Bidang kebijakan, standar dan

pedoman, serta pengelolaan
arsip inaktif yang memiliki
jangka simpan 5 (lima) tahun
atau lebih dilaksanakan oleh
Arsip Unievrsitas IPB (Bidang
PPA IPB)
DESENTRALISASI

bidang pengurusan naskah

dinas, pengelolaan arsip aktif
dan inaktif yang memiliki
jangka simpan kurang dari 5
(lima) tahun dilaksanakan oleh
masing-masing unit kerja di
lingkungan IPB
JENIS ARSIP YANG AKAN DIKELOLA ARSIP
UNIVERSITAS
(BIDANG PPA IPB)
PENGERTIAN ISTILAH
 PENANGANAN ARSIP
Pengertian Arsip :

 Kumpulan surat-surat penting

 Suatu bukti dari suatu kejadian

Unsur-unsur Arsip :

• Informasi terekam
• Bentuk media
• Memiliki fungsi/kegunaan
 SISTEM PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP
1. Sistem Masalah
2. Sistem Abjad/Angka
3. Sistem Tanggal
4. Sistem Wilayah

Penyimpanan berdasarkan masalah, arsip dikelompokan

berdasarkan klasifikasi masalah serta harus terus
dipertahankan keutuhan kelompoknya.
Penataan/penyimpanan berdasarkan abjad, penyimpanan
yang disusun berdasarkan abjad (abjad nama orang, nama
badan, nama tempat dan nama organisasi

Penataan/ penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, arsip

disimpan/ditata berdasarkan tanggal yang tertera pada
setiap arsip

Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan nomor, arsip

disimpan/ditata berdasarkan nomor urut / angka

Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan wilayah,

penyimpanan arsip berdasarkan wilayah asal surat yang
dapat dilakukan menurut daerah.
 PENATAAN ARSIP

Penataan Arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan

fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip, dimulai
dari kegiatan identifikasi sampai dengan penyusunan
Daftar Pertelaan Arsip (Sementara)

Tujuan
1. Menyatukan informasi arsip;
2. Mengamankan informasi dan fisik arsip;
3. Memudahkan pelaksanaan penilaian arsip.
 PROSEDUR PENATAAN ARSIP

a. Meneliti arsip yang akan disimpan

b. Mengelompokan arsip surat masuk dan surat keluar

c. meneliti lampiran

d. Mengidentifikasi dengan cara memberi ciri khas

e. Menyusun arsip
 PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan

arsip, dengan cara :

a. Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
c. Menyerahkan arsip statis ke Diknas (Karena IPB sudah
mempunyai Arsip Universitas maka diberi wewenang
untuk menyimpan arsip statis)

Penyusutan arsip ini harus berdasarkan JRA - Jadwal

Retensi Arsip (berapa lama suatu arsip dapat disimpan
dlam file aktif, file in aktif dan kapan bisa dimusnahkan
 PEMELIHARAAN ARSIP
1. Tempat penyimpanan memenuhi syarat (standar

kearsipan ANRI)

2. Peralatan

3. Memperbaiki arsip yang rusak

4. Mengatur temperatur
INFORMASI ARSIPARIS DI LINGKUNGAN IPB

1. Pengangkatan pertama sebagai fungsional arsiparis

2. Kenaikan pangkat jabatan fungsional arsiparis

3. Tunjangan jabatan arsiparis

4. Masa pensiun jabatan fungsional arsiparis