PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR TAHUN 2011

TENT ANG PEDOMAN PENYELENGGARAAN PEMILIHAN LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH TELADAN KEPAL A ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa dalam upaya men ghor mati dan menghargai Lembaga Kear sipan Daerah serta untuk memberikan apresiasi, dorongan, harapan,

memb erikan p embinaaan, menciptakan dan mengembangkan inovasi dan kreatifitas di bidan g kearsipan serta meningk atkan dinamika implemen tasi pengelolaan kear sipan di Pemerintahan Daerah, mak a kepada Lembaga Kearsipan Daerah yang berjasa terhadap penyelenggaraan k earsipan di Pemerintahan Daerah dianggap perlu diberi penghargaan; b. bahwa agar pemb erian penghargaan dapat b erjalan secara objektif perlu adanya Pedoman Penyelen ggaraan Pemilihan Lembaga Kearsipan Daerah Teladan yang ditetapkan dengan Peraturan Kepala Ar sip Nasional Repu blik Indonesia.

Men gingat : 1. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 200 4 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara R epublik Indonesia Tahu n 2004 No mor 125,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389); 2. Undang-u ndang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara (Lembaran Negara R epublik Indonesia Tahu n 2008 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia No mor 4916);

3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahu n 20 09 Nomor 152 dan Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 50 71) 4. Peraturan Pemerintah Nomor 3 4 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara R epublik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51,

Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 3151); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota; 6. Kepu tusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fu ngsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah No n Departemen sebagaimana telah enam kali diubah terakhir dengan Peratu ran Pr esiden Nomor 64 Tahun 2005; 7. Kepu tusan Pr esiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Ar sip Statis (Lembaran Negara Repu blik Indonesia Tahu n 2004 Nomor 143); 8. Kepu tusan Presiden Nomor 27 /M Tahun 201 0 tentang Pengangkatan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia; 9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2009 Tentang Tata Nask ah Dinas di lingkungan Pemerintah Daerah; 10. Kesepakatan Bersama antara Depar temen Dalam Negeri dengan Ar sip Nasional R epu blik I ndo nesia Nomor 24 Tahun 200 8 Nomor HK.0 2/06/20 08 tentang Penyelenggaraan Kear sipan d i Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. 11. Peraturan Kepala Ar sip Nasional R epublik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional R epu blik Ind onesia sebagaimana telah dua kali diubah terak hir d engan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2 010;

MEMUTUSKAN: Men etapkan : PER ATURAN KEPALA AR SIP NASIONAL REPUBLI K INDONESIA TENTANG PEDOMAN PENYELENGGARAAN PEMILIHAN LEMBAGA KEARSIPAN DAER AH TELADAN

Pasal 1 Ped oman Penyelen ggaraan Pemilihan Lembaga Kearsipan Daerah Teladan adalah sebagaimana tersebut dalam Lampiran Peratu ran ini.

Pasal 2 Ped oman Penyelenggaraan Pemilihan Lembaga Kearsipan Daerah Teladan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 sebagai pedoman teknis bagi lembaga kearsipan daerah tingkat provinsi, kabupaten/kota dalam menyelenggarakan pemilihan Lembaga Kear sipan Daerah Teladan. Pasal 3 Hal-hal yang belu m diatur daam Peraturan ini akan diatu r dengan Peraturan tersendiri, yang bersifat melengkapi.

Pasal 4 Peraturan ini mulai ber laku sejak tanggal ditetapkan

Ditetapkan di Jakarta Pada tang gal September 2011

KEPAL A ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

M. ASICHIN, SH.

Lampiran Peraturan Kepala Arsip Nasional R epublik Indonesia Nomor : Tahu n 2011 Tanggal : September 2011

PEDOMAN PENYELENGGARAAN PEMILIHAN LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH TELADAN

A. LATAR BEL AKANG Dalam kehidupan yang semakin b eradab, masyarakat semakin sadar akan jati dirinya. Dalam tataran kolektif, sebuah bangsa dapat mengenali identitasnya melalui arsip yang telah diciptakan dan dik elolanya, sehing ga tujuan penciptaan, pengelolaan, dan p elestarian arsip bu kan hanya untuk kepentingan masa lalu maupun masa sekarang, tetapi ju ga untuk kepentingan masa depan sebagai sebuah bentuk pertang gun gjawaban. Dalam perk embangannya, ar sip semakin memiliki peran penting dalam pelak sanaan good g overnance . Masyarakat semakin paham arti sebuah transparansi dan pertang gungjawaban memori kolek tif. Arsip sebagai bahan aku ntabilitas kinerja dan memori kolek tif dalam penyelen ggaraannya perlu dilakukan secara konsisten dalam bingkai k ebijakan secara nasional. Dalam kerangk a tersebut, kehadiran Lembaga Kear sipan Daerah (LKD) yang berfungsi sebagai pen yelenggara kear sipan di daerah yang bertu gas mengelola arsip inaktif, ar sip statis dan membina pengelolaan arsip d i daerah menjadi sangat vital. Kedu dukan LKD diatur sangat jelas dan transparan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentan g Kearsipan. Guna meningkatkan peran dan tanggu ng jawab dalam pen yeleng garaan kearsipan di daerah, maka Direktorat Kear sipan Daerah berupaya mend orong eksistensi dan pengembangan LKD melalui Kegiatan Pemilihan LKD Teladan. Pen yelenggaraan Pemilihan LKD Teladan secara nasional diharapkan akan memberikan peningkatan kapasitas LKD dalam p enyelen ggaraan kearsipan itu sendiri sehingga mampu mengemban tugas sebagai p enyelamat warisan bangsa dan sebagai pembina kearsipan di daerah.

Penyelen ggaraan p emilihan LKD teladan dimaksu dkan untuk mengoptimalkan kedudu kan dan peran LKD dalam penyelenggaraan kearsipan di daerah. Melalu i kegiatan ini diharapkan LKD teladan dapat dijadikan sebagai salah satu acuan dan pusat pembelajaran bagi Satuan Kerja Perangk at Daerah (SKPD) lainnya u ntuk mengembangkan dan melaksanakan p engelolaan arsip di lingkungan masing-masing.

B. DASAR PELAKSANAAN 1. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 20 04 Nomor 1 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Ind onesia Nomor 4389 ); 2. Undang-u ndang Nomor 39 Tahu n 2008 tentang Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 20 08 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Ind onesia Nomor 4916); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahu n 2009 Tentang Kearsipan ( Lembaran Negara

Republik In donesia Tahu n 20 09 Nomor 152 dan Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 50 71); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip Tambahan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 197 9 Nomor 51, Lembaran Negara RI Nomor 315 1);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahu n 2007 tentan g Pembagian Uru san Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Pr ov insi, dan Pemerintahan Daer ah Kabupaten/Kota; 6. Kepu tusan Pr esiden Nomor 103 Tahun 20 01 tentang Kedudukan, Tugas, Fun gsi, Kewenangan, Susu nan Or ganisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah enam kali diubah terakhir Presiden No mor 64 Tahun 200 5; 7. Kepu tusan Pr esiden Nomor 105 Tahun 2004 tentan g Peng elolaan Ar sip Statis (Lembaran Negara R epublik In don esia Tahu n 2004 Nomor 143); 8. Kepu tusan Pr esiden Nomor 27/M Tahun 2010 tentang Pengangkatan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia; 9. Peraturan Menteri Dalam Neger i Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Daerah; dengan Peraturan

10. Kesepakatan Bersama antara Departemen Dalam Negeri dengan Ar sip Nasional Republik Ind onesia Nomor 24 Tahun 2008 Nomor HK.0 2/06 /2008 tentang

Pen yelenggaraan Kear sipan d i Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah; 11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik I ndonesia Nomor 03 Tahun 2006

tentang Or ganisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diu bah terakhir dengan Peraturan Kepala Ar sip Nasional Republik Indonesia No mor 0 5 Tahun 2010.

C. PENGERTIAN 1. Lembaga Kear sipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tu gas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kear sipan; 2. LKD Provinsi adalah lembaga kear sipan berbentuk lembaga satuan kerja per angk at daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah pr ovinsi yang berkedudu kan di ibukota provinsi; 3. LKD Kabu paten /Ko ta adalah lembaga k earsipan ber bentuk lembaga satuan k erja perangkat daerah yang melak sanakan tugas pemerintahan di bidang k earsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berk edudukan di ibukota kabupaten/kota; 4. Teladan adalah sesuatu yang patut ditiru atau baik untu k dicontoh/d iteladani; 5. LKD Teladan adalah lembaga k earsipan daerah yang patu t ditiru atau baik untuk diconto h/diteladani yang telah lulus penilaian yan g dilakukan oleh Panitia Pemilihan LKD Teladan meliputi penilaian administratif, penilaian tek nis lapan gan, dan penilaian presentasi yang ditetapkan oleh Pimpinan Arsip Nasional Republik Ind onesia; 6. Panitia Pemilihan LKD Teladan adalah panitia yang dib entuk oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia untuk menyelenggarakan penilaian keteladanan Lembaga Kear sipan Daerah; 7. Penilaian Administratif adalah penilaian terhadap kelengkapan data dari instrumen kuisioner yang telah dijawab oleh Lembaga Kearsipan Daerah; 8. Penilaian Lapangan adalah penilaian terhadap 6 LKD finalis atas k ebenaran data administratif dengan data duk ung di lapangan;

9. Penilaian Presentasi adalah penilaian ter hadap penyampaian visi, misi dan program-program serta k inerja LKD selama setahun terakhir Pemilihan LKD Teladan. dihadapan Panitia

D. TUJUAN Tujuan Pemilihan LKD Teladan adalah untuk mendorong p eningkatan kapasitas

LKD sebagai pusat percontohan di daerah dalam kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan ar sip.

E. LINGKUP KEGIATAN Lingkup kegiatan Pemilihan LKD Teladan meliputi: 1. Persiapan: pengolahan data hasil pembinaan di Direktorat Kearsipan Daerah; 2. Pen giriman kuisioner ke 33 yang mewakili Provinsi; 3. Penilaian kuisioner untuk memilih 6 (enam) LKD finalis; 4. Pen entuan 6 (enam) LKD finalis 5. Pemberitahuan dan Penilaian lapangan ke 6 (enam) LKD finalis u ntuk mengecek (tiga puluh tiga) LKD Provinsi atau Kabupaten/Kota

langsu ng kondisi riil di lapangan ber dasarkan data administrasi yan g dikirimkan ke ANRI ; 6. Men gun dang 6 (enam) LKD finalis u ntuk melaku kan presentasi yang akan dilak sanakan secara selektif di Jakarta; 7. Memilih dan menetapkan 3 (tiga) LKD sebagai pemenang I, II dan III.

F. KRITERIA PENILAIAN Kriteria penilaian merupakan tolok uku r yang digunakan untuk menilai

penyelenggaraan kearsipan di tiap LKD maupun pemerintah daerah secara keseluruhan yang meliputi aspek: 1. Kebijakan, yang dibuktikan dengan adanya peraturan daerah k earsipan dan peraturan/keputusan kepala daerah tentang kelembagaan k earsipan, SDM

kearsipan, anggaran, sarana dan prasarana serta sistem kear sipan yang ber gu na untuk melandasi dan meningkatkan k ualitas pen yeleng garaan k earsipan di daerah;

2. Pembinaan kearsipan, yang dibuktikan dengan adanya Nor ma, Standar, Pr osedur dan Kr iter ia (NSPK) serta program-program seperti sosialisasi, diklat, bimbingan teknis, pengendalian, koordinasi dan kerjasama di bidang kearsipan; 3. Pen gelolaan kear sipan, yang meliputi p engelolaan arsip aktif, arsip vital, arsip inaktif dan ar sip statis; 4. Inisiatif, yang dibuktik an dengan adanya program-program terobosan yang digulirkan baik untuk diterapkan d i lingkungan LKD sendiri maupun program untuk instansi binaannya yang dibuktikan dengan pr ogram/k egiatan kearsipan yang diselenggarakan LKD di luar amanat Unda ng-un dang Nomor 43 Tahun 2 009 tentang Kearsipan atau kegiatan yang belum dijadikan keb ijak an oleh ANRI yang menjadikan LKD tersebut berbeda/lebih istimewa dar i LKD lainnya.

G. PESERTA DAN PROSES PENILAIAN Peserta LKD Teladan adalah seluruh Lembaga Kearsipan Daerah seluruh Indonesia atau LKD Kabupaten/Kota yang mewakili Provinsi. Proses penilaian akan dilakuk an secara bertahap, yaitu; 1. Tahap Penilaian Administratif, in stru men penilaian berupa kuesioner yang diharus jawab oleh LKD u ntuk kemudian Panitia Penilaian LKD Teladan akan mengklarifikasi, verifikasi dan, memberi penilaian atas hasil jawaban instrumen dengan data duk ung yang dikirim dari LKD. Ketersediaan data dukung dan hasil jawaban kuesioner akan menentukan 6 (enam) LKD Finalis yang akan lolos ke Pr ovinsi di

tahap b erikutnya. Penilaian administratif memiliki penilaian sebesar 40 % (empat puluh persen); 2. Tahap Penilaian Lapangan, Panitia Pemilihan LKD Teladan akan membawa

instrumen penilaian untuk melakukan klarifikasi, identifikasi dan wawancara langsu ng ke 6 ( enam) LKD Finalis. Data dukung dan hasil jawaban k uesioner menjadi acuan dalam klarifikasi lapangan. Penilaian pada klarifikasi lapangan memiliki bobot sebesar 40 % (empat pu luh persen); 3. Peserta yang masuk dalam 6 (enam) LKD finalis akan diundang untuk melakukan pr esentasi di depan Panitia Pemilihan LKD Teladan, untuk menyampaikan visi, misi dan program-pr ogram serta kinerja LKD selama setahun terakhir. Penilaian hasil presentasi memiliki bobot p enilaian sebesar 20 % (dua puluh persen);

4. Hasil Penilaian Administrasi, Lapangan dan Presentasi dengan tolok u kur penilaian sebagaimana terlampir dalam pedoman ini akan menentukan 3 (tiga) LKD yan g akan menjadi pemenang I,II, dan III.

H. JURI Juri Pemilihan LKD Teladan Tahu n 20 11 terdiri dari pejabat struktural dan fung sio nal ANRI yang memilik i kapasitas dan kompetensi untuk melakukan p enilaian .

I.

PEMENANG 1. Pemenan g LKD Teladan terdiri dari p emenang I, II, dan III; 2. Pemenan g adalah 3 (tiga) LKD yang dapat mengu mpulkan nilai tertinggi dari akumulasi k eseluru han tahap penilaian; 3. Urutan pemenang adalah sesu ai dengan urutan ak umulasi nilai, dari yang tertinggi sampai yang ter endah;

J. PENGHARGAAN 1. Kepada LKD Teladan d iberikan piagam penghargaan dan plakat; 2. Pen yerahan piagam penghar gaan dan plak at dir encanakan akan dilaksanakan pada hari Sumpah Pemuda, tanggal 28 Oktober 201 1.

K. LAIN- LAIN LKD Teladan akan direkomendasikan menjadi daerah tujuan studi band ing bagi daerah-daerah lain dalam penyelenggaraan kear sipan nasional.

Jak arta,

September 2011

Kepala Arsip Nasional R epublik Indonesia

M. Asichin

Ralat Formulir 1 TOLOK UKUR PENIL AIAN LEMBAGA KE ARSIPAN DAERAH TELADAN No Unsur Penilaian Presentase Nominal I KEBIJAKAN: 1. Peraturan Daerah Kearsipan 8% 2. Peraturan/Keputusan Kepala Daerah tentang: 22% a. Kelembagaan Kearsipan 5% 2 2 b. SDM Kearsipan 5% c. Anggaran Kearsipan 4% d. Sarana Kea rsipan 4% e. Sistem Kearsipan 4% II PEMBINAAN : 1. NSPK: 15 % a. Tata Naskah Dinas 3% b. Klasifikasi 3% c. JRA 3% d. Keamanan dan Akses Arsip 3% e. Peraturan Lain 3% 2. Program: 10% a. Sosialisasi 1,5 % b. Diklat 1,9 % c. Bimbingan Teknis 1,9 % d. Penge ndalian 1,7 % e. Koordinasi 1,5 % f. Kerjasama 1,5% III PENGELOLAAN : 5% 1. Arsip Aktif LKD a. Kaidah 2. Arsip Vital LKD 5% b. Kontinuitas 3. Arsip Inaktif Pemerintah Daerah 5% c. Bukti 4. Arsip Statis 5% IV SUMBER DAYA PENDUKUNG : 1. Kelembagaan Kearsipan 5% 2. SDM Kearsipan 5% 3. Anggaran Kearsipan 5% 4. Sarana Kearsipan 5% V INISIATIF : Program/kegiatan kearsipan yang diselenggarakan LKD di luar Amanat Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan atau diluar instruksi ANRI yang menjadikan LKD tersebut berbeda/lebih istimewa dari LKD lainnya 1. Penanganan arsip akibat bencana 2% 2. Kerjasama dengan pihak lain 1% 3. Rapat koordinasi daerah (Rakorda) 1% 4. Forum komunikasi kearsipan daerah 1% TOTAL NIL AI

30% 300

25 % 250

20% 200

20% 200

5% 50

100 % 1000

10

Formu lir 2 INSTRUMEN PENIL AIAN PEMILIHAN LEMBAGA KE ARSIPAN DAERAH TELADAN TAHUN 2011

I.

PETUNJUK 1. Seb elum member ikan jawaban Bapak/Ibu dimohon dengan hormat agar membaca terlebih dahulu petunjuk, keterangan dan bentuk pertanyaan -pertanyaan yang ada dalam daftar; 2. Jawaban yang dib erikan haru s singkat, padat, dan jelas; 3. Jawaban yang dib erikan haru s sesuai d engan kenyataan dan data dukung; 4. Untuk memu dahkan analisis atas jawaban, maka dimohon jawaban yang diberikan ditulis pada lembaran jawaban khu sus yang disediakan oleh ANRI .

II. LOKASI

Nama Instansi

: Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Provinsi/Kab./Kota : Provinsi Jawa Tengah Alamat Telp./Fax : Jl. Setiabudi Nomor 201 C Srondol Semarang : (024 ) 7473746, 7474170 fax ( 024 ) 7473800

11

III. PERT ANYAAN Petunjuk Pengisian : 1. Pertanyaan ini ditujukan bagi Kepala Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) provinsi, kabupaten/kota yang mewakili provinsinya dalam peny elenggaraan kearsipan provinsi/kabu paten/kota yang bersangkutan. 2. Apabila yang mewakili provinsi adalah LKD provinsi, maka hal-hal yang ditanyakan berkaitan dengan LKD adalah LKD provinsi yan g mewak ili daerah tersebut. 3. Apabila yang mewakili adalah LKD kabupaten/kota, mak a hal-hal yang ditanyakan berkaitan dengan LKD adalah LKD kabupaten/kota yang mewakili provinsi ter sebut.

A. KEBIJAKAN

1. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memilik i Peraturan Daerah/Peraturan Kepala Daerah yang mengatur penyelenggaraan kear sipan di daerah? Belum
v

Sudah , sebutk an! Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2005 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah

2. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Peraturan/Keputusan Kepala Daerah mengenai pembentukan Badan/Kantor Ar sip Daerah? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan daerah, Inspektorat Dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Tengah Pergub Nomor 87 Th 2008 Ttg Uraian Tugas Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Badan ARPUS Prov Jateng SK Kepala Badan ARPUS Nomor 061.1/604 Ttg Rincian Kegiatanj Tugas Pokok Dan Fungsi Badan ARPUS Prov Jtg

3. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Peraturan/Keputusan Kepala Daerah mengenai pengembangan SDM kearsipan? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Yaitu dengan Pedoman Standar Pembinaan Kearsipan serta Keputusan Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Prov.Jateng Nomor 045/1680 tentang Standar Operasional Prosedur Penilaian Angka Kredit Arsiparis di Provinsi Jawa Tengah

12

4. Apak ah Pro vinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Peraturan/Keputusan Kepala Daerah mengenai anggaran khusus untuk penyelenggaraan kearsipan di daerah? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 11 Tahun 2010 tg Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun Anggaran 2011 5. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Peraturan/Keputusan Kepala Daerah mengenai sarana penyimpanan arsip? Belum
v

Sudah , sebutk an! Keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor 75 Tahun 2003 tentang Pedoman Sarana Penyimpanan Arsip Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

6. Apak ah Pro vinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Peraturan/Keputusan Kepala Daerah mengenai sistem kearsipan? Belum
v

Sudah , sebutk an! -Surat Keputusan Gubernur KDH Tk I Jateng Nomor 045/4/1980 Ttg Pola Kearsipan Pemerintah Prop Dati I Jateng

B. PEMBINAAN

7. Apak ah Pr ovinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memilik i Pedoman Tata Naskah Dinas? Belum
v

Sudah , sebutk an! Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 33 Tahun 2009 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Provinsi Jawa Tengah

8. Apak ah Pro vinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Pedoman Pengu ru san Surat? Belum
v

Sudah , sebutk an! Surat Keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor 109 Tahun 2003 tentang Pengurusan Surat Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

13

9. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Sau dara sudah memiliki Pedoman Pemberkasan Arsip? Belum
v

Sudah , sebutk an! SK Gubernur Jawa Tengah Nomor 108 Tahun 2003 tentang Penataan Berkas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

10. Apak ah Pr ovinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Pedoman Layanan Peminjaman Arsip Aktif? Belum
v

Sudah , sebutk an! SK Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor 045/666 tentang Pedoman Layanan Arsip

11. Apak ah Pro vinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Pola Klasifikasi? Belum
v

Sudah , sebutk an! SK Gubernur Jawa Tengah Nomor 73 Tahun 2004 tentang Pola Klasifikasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

12. Apak ah Pro vinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki JR A? Belum

v

Sudah , sebutk an!

1. SK Gubernur Jawa Tengah Nomor 80 Tahun 2002 tentang JRA Kepegawaian; 2. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 25 Tahun 2005 tentang Perubahan SK Gubernur Jawa Tengah nomor 74 Tahun 2004 tentang JRA dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah; 3. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 81 Tahun 2007 tentang Keuangan di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

13. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Sau dara sudah memiliki Sistem Klasifikasi Keamanan dan Ak ses Arsip? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Dalam Bentuk Daftar Arsip Yang Dikecualikan Pada Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

14. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Pedoman Arsip? Belum

v

Penyusutan

Sudah , sebutk an! Masih Berupa Rancangan Peraturan Gubernur JAwa Tengah tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah karena menunggu diterbitkan PP tentang Petunjuk Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 14

15. Apak ah Provinsi/Kabu paten/Kota Saudara su dah memiliki Pedoman Pen ataan Arsip Inaktif?
v

Belum Sudah , sebutk an!

Pelaksanaan Penataan Arsip Inaktif Sudah Sesuai Dengan Kaidah Kearsipan, dan mengacu kepada Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Nomor: SE/01/1981 Ttg Penanganan Arsip In aktif sebagai pelaksanaan ketentuan Peraturan Pemerintah Tgl 5 Agustus 1981.

16. Apak ah Pr ovinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memilik i Pedoman Pengendalian Fisik Arsip Dinamis secara elek tonik ( misalnya Sistem Infor masi Kearsipan Dinamis)? Belum Sudah , sebutk an!
v Sudah mempunyai : 1. SK Kepala Badan Arsip Daerah provinsi Jawa Tengah Nomor 045/1825 tentang Pedoman Aplikasi Arsip Inaktif; 2. Keputusan Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor 048/2143 tentang Pedoman Aplikasi Arsip Aktif

17. Apak ah Pr ovinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Pedoman Layanan Peminjaman Arsip Inaktif? Belum
v

Sudah , sebutk an! SK Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Nomor 045/666 tentang Pedoman Layanan Arsip

18. Apak ah Pr ovinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Pedoman Pengelolaan Ar sip Statis? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Keputusan Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor 048/2143 tentang Pedoman Pengolahan Arsip Statis Keputusan Gubernur Nomor 110 Tahun 2003 Ttg Pedoman Perawatan Arsip Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

19. Apak ah Pr ovinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memilik i Pedoman Pengendalian Fisik Arsip Statis secara elektonik (misalnya Sistem Infor masi Kearsipan Statis /SI KS)? Belum
v

Sudah , sebutk an! Sistem mengacu pada SIKS dari ANRI

15

20. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah melaksanakan sosialisasi kearsipan di lingkungan Pemerintah Pr ovinsidan Kabupaten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an! Sosialisasi Pengelolaan Kearsipan Bagi SKPD Provinsi Sosialisasi Undang Undang No 43 Tahun 2009 Ttg Kearsipan Bagi Kabupaten/Kota

21. Apak ah Provin si/Kabupaten /Kota Saudara sudah melaksanakan diklat kear sipan di lingkungan Pemerintah Provinsi/Kabu paten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an! Badan ARPUS bekerjasama dengan Badan Diklat Prov Jateng, melaksanakan Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Trampil

22. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Sau dara su dah melak sanak an bimbin gan tek nis kearsipan di lingkungan Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an!

- Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan Bagi Pengelola Arsip di SKPD - Bintek Pengelolaan Arsip Bagi Sekretaris Desa DI Kabupaten/Kota - Pembenahan Arsip Di SKPD Provinsi Jawa Tengah - Pembenahan Arsip Desa DI Jawa Tengah 23. Untuk LKD Provinsi, apakah LKD su dah melaksanakan monitoring/supervisi kearsipan di lingkungan Pemerintah Provinsi dan LKD Kabupaten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Melakukan monitoring/supervisi, sistim Kearsipan LKD Kab/Kota, pembelian bantuan sarana prasarana kearsipan untuk desa Melakukan Monitoring/supervisi Sekdes yang telah mengikuti Bimtek Pengelolaan kearsipan

24. Untuk LKD Pro vinsi, apakah LKD sudah melak sanakan koordinasi penyelenggaraan kearsipan antar SKPD di lin gkun gan Pemerintah Provinsi dan LKD Kabupaten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an! Rakor Penyelarasan Program antara Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota Rakor Sistem Jaringan Informasi Kearsipan Rakor Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan SKPD Pem Prov Jateng Rakor Pelaksanaan bantuan Keuangan untuk pembelian Sarpras kearsipan kepada desa.

16

25. Untuk LKD Kabu paten/Kota, apakah LKD sudah melaksanakan monitoring/su pervisi k earsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota, Kecamatan dan Desa/Kelurahan? Belum Sudah , sebutk an! ( pertanyaan untuk Daerah )

26. Untuk LKD Kabupaten/Kota, apakah LKD sudah melaksanakan koordinasi penyelenggaraan k earsipan antar SKPD di lingkungan Pemerintah Kabu paten/Kota, Kecamatan dan Desa/Kelurahan? Belum Sudah , sebutk an!
( pertanyaan untuk daerah )

27. Apak ah Provinsi/Kabupaten /Ko ta Saudara sudah melaksanakan ker jasama penyelenggaraan kearsipan antar SKPD di lingkungan Pemerintah Pr ovinsi dan Kabu paten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an! Rakor Penyelarasan Program antara Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota Rakor Sistem Jaringan Informasi Kearsipan Rakor Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan SKPD Pem Prov Jateng SKPD dan LKD Kab/Kota melakukan koordinasi dan konsultasi

C. PENGELOLAAN KEARSIPAN 28. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah menerapkan kaidah pengelolaan arsip aktif di lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Provinsi melaksanakan pengelolaan arsip aktif berdasarkan SK Gub Jateng Nomor 108/2003 Ttg Pedoman Penataan Berkas DI Lingkungan Pemerintah Provinsi Jateng 29. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah melak sanakan pengelolaan arsip aktif secara berkesinambungan di lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabu paten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an! Melalui pembinaan kearsipan dan sosialisasi pedoman kearsipan yg dilakukan di SKPD Provisni Jawa Tengah dengan terus menerus dari tahun ke tahun 17

30. Apak ah Pro vinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Daftar Arsip Aktif? Belum
v

Sudah , sebutk an! - Daftar arsip aktif berada di Sub Bagian Umum selaku unit kearsipan instansi.

31. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah menerapkan kaidah pengelolaan arsip vital di lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Melalui sosialisasi Pergub Jateng Nomor 90/2010 ttg Pedoman Pengelolaan Arsip Vital Di lingkungan Pemerintah Provinsi Jateng 32. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah melak sanakan pengelolaan arsip vital secara b erkesinambungan di lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabu paten/Kota?
v

Belum Sudah , sebutk an! - Masih melaksanakan sosialisasi

33. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Daftar Arsip Vital? Belum
v

Sudah , sebutk an!

1. Permendagri Nomor 17/ 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang milik Daerah; 2. Perda Nomor 2/ 2008 tentang pengelolaan barang milik daerah

34. Apak ah Provin si/Kabupaten/Kota Saudara sudah menerapkan pengelolaan arsip inaktif di lingkungan Pemer intah Provinsi dan Kabupaten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an!

- dengan melakukan pembinaan kearsipan di SKPD dan ditindaklanjuti penyerahan arsip Inaktif dari SKPD ke lembaga kearsipan Provinsi Jawa Tengah 35. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah melak sanakan pengelolaan arsip inaktif secara berkesinambungan di lingkungan Pemerintah Pr ovinsi dan Kabu paten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Dengan melakukan pembinaan kearsipan di SKPD dan ditindaklanjuti penyerahan arsip Inaktif dari SKPD ke lembaga kearsipan Provinsi Jawa Tengah 18

36. Apak ah Pro vinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Daftar Arsip Inaktif? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Provinsi sudah memiliki daftar arsip inaktif diantaranya: DPPAD, BAPPEDA, SETWAN, Rumah Sakit Pemprov Jateng, Inspektorat, dll 37. Apak ah Pro vinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki khasanah arsip statis? Belum
v

Sudah , sebutk an jumlah khasanahnya!

Inaktif 13.128 ML, statis textual 2.312 ML, foto kurang lebih 30.000 lbr, kartografi 7645 lbr, Film 140 roll, foto udara 3000 lbr. 38. Apak ah Provin si/Kabupaten/Kota Saudara sudah menerapkan pengelolaan arsip statis di lin gku ngan Pemerintah Pr ovinsi/Kabupaten/Kota sesuai dengan kaidah kearsipan? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Pengelolaan Arsip Statis di lingkungan Pemerintah Provinsi sesuai dengan kaidah kearsipan berdasarkan Keputusan Kepala Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor 045/3402 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis 39. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah melak sanakan pengelolaan arsip statis secara berkesinambungan di lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabu paten/Kota? Belum
v

Sudah , sebutk an! Melalui Pembinaan, Sosialisasi dan Bintek yang dilaksanakan oleh Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dengan SKPD dan Kab/Kota

40. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki Daftar Ar sip /Inventaris Arsip/sarana penemuan kembali arsip statis? Belum
v

Statis

Sudah , sebutk an!

Diantaranya : Inventaris Arsip karesidenan Semarang Tahun 1850, Inventaris Arsip Kanwil Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah, Inventaris Arsip PG. Cepiring, Inventaris arsip Nitisemito ( Tokoh Rokok Kretek Kudus ), Inventaris Arsip L.P. Besi Nusakambangan, Daftar Arsip Tweedewaterstaat Mideen Java, Daftar Arsip Foto Mantan Gubernur Jawa Tengah , dll.

19

D. SUMBER DAYA PENDUKUNG

41. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki unit pengolah file) ? Belum
v

(central

Sudah , sebutk an! Sudah, masing-masing SKPD mempunyai central file berada di unit-unit pengolah

42. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki cen tre )? Belum

v

unit k ear sipan

(record

Sudah , sebutk an! Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berfungsi sebagai unit kearsipan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dan masing-masing SKPD memiliki unit kearsipan yang berada di Sub Bagian Umum

43. Apak ah Provinsi/Kabu paten/Kota Saudara sudah memilik i unit penyimpanan arsip statis (depo ) ? Belum
v

Sudah , sebutk an! Satu depo arsip statis berlantai 4

44. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki arsiparis? Belum

v

Sudah , sebutk an jumlah dan penyebarannya!

26 arsiparis di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, 48 Arsiparis tersebar di 35 Kab/Kota, dan 5 Aripsrais di SKPD Provinsi Jawa Tengah 45. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki tim penilai arsiparis? Belum
v

Sudah , sebutk an! Tim Penilai Arsiparis dibentuk berdasar SK Kepala Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

20

46. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memiliki pengelola arsip/non arsiparis? Belum
v

Sudah , sebutk an dasar pengangkatan, jumlah, dan penyebarannya!

Fungsional Umum dan Tenaga Out sourcing dengan dasar pengangkatan SK Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor 045/2169 tanggal 3 Agustus 2011tentang Perubahan Keputusan Kepala Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor 045/403 tentang Perubahan Keputusan Kepala Badan Arsip Dan Perpustakaan provinsi Jawa Tengah nomor 045/176 tentang Pembentukan Panitia dan Tim Pelaksana Pengolahan Arsip Dinamis in aktif dan statis TA. 2011

47. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah memilik i insentif daerah bagi arsiparis dan pengelola arsip/non arsiparis? Belum
v

Sudah , sebutk an dasar hukumnya!

1. SE Gubernur Jateng Nomor 903/13113 tanggal 29 Juni 2010 tentang Pedoman penyusunan RKA SKPD, RKA PPKD dan RKA RSD Provinsi Jateng Tahun Anggaran 2011 2. Peraturan Gubernur Jateng Nomor 84 Tahun 2010 tanggal 26 Juli 2010 tentang Standarisasi Biaya Kegiatan dan Honorarium, Biaya pembiayaan dan standarisasi harga pengadaan Barang / jasa kebutuhan Pemerintah Jateng Tahun 2011

48. Apak ah Provin si/Kabupaten/Kota Saudara sudah melakukan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kear sipan (record centre) ? Belum
v

Sudah , lampirkan berita acaranya!

49. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah melakukan penyerahan/akuisis arsip statis? Belum
v

Sudah , lampirkan berita acaranya!

50. Apak ah Pro vinsi/Kabupaten/Kota Saudara sudah melakukan pemusnahan arsip di record center ? Belum
v

Sudah , lampirkan berita acaranya!

E. INISIATIF

51. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara pernah melaksanak an program penanganan arsip akibat ben cana? Belum
v

Sudah , sebutk an programnya!

Penangan Arsip akibat bencana banjir di Kudus, Penanganan Arsip akibat bencana banjir di Sragen, Penanganan Arsip erupsi Merapi di Kabu[aten Magelang, Boyolali dan Klaten, Penanganan Arsip Bencana Gempa di Klaten Bantuan Keuangan untuk pembelian sarpras kearsipan bagi kabupaten seluruh desa di Jawa Tengah.

21

52. Apak ah Pr ovinsi/Kabupaten/Kota Saudara pernah melaksanakan kerjasama dengan pihak lain dalam bidang kearsipan? Belum
v

Sudah , sebutk an!

1. Kerjasama dengan RS Telogorejo Semarang untuk menyusun Sistem Kearsipan di Lingkungan RS Telogorejo 2. Kerjasama dengan Bakorsurtanal dalam Pengelolaan Arsip Peta 3. Kerjasama bidang Kearsipan dengan beberapa Universitas Negeri/Swasta di Jawa Tengah 4. Kerjasama kearsipan dengan KPUD Jateng, dll

53. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara pernah melaksanakan rapat koordinasi daerah (rakorda)? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Rakor Penyelarasan Program yang dilaksanakan setiap tahun dengan Kab/Kota

54. Apak ah Provinsi/Kabupaten/Kota Saudara pernah melaksanak an forum komunikasi kearsipan daerah? Belum
v

Sudah , sebutk an!

Melalui Rakor Pengelolaan kearsipan SKPD, Rakor Pengelola SJIK Provinsi Jawa Tengah, Temu Arsiparis Se Jawa Tengah, forum kearsipan LKD provinsi, Kab/Kota,Universitas,Budayawan/Pemerhati Kearsipan, Sekolah-sekolah.

-------000-------

22