KERTAS CADANGAN PENYERAGAMAN URUSAN SURATMENYURAT DAN PERHUBUNGAN ANTARA SEKTOR DAN UNIT JABATAN PELAJARAN NEGERI SEMBILAN

1.0

TUJUAN 1.1 Kertas ini bertujuan mendapat pertimbangan dalam Mesyuarat Pengurusan

Tertinggi Jabatan Pelajaran Negeri Sembilan bagi menyeragamkan urusan suratmenyurat dan perhubungan antara sektor/ unit dan PPD sebagai saluran komunikasi luaran dan dalaman jabatan. 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Jabatan Pelajaran Negeri Sembilan terdiri daripada 10 sektor dan mempunyai 26 buah unit yang bernaung di bawah sektor-sektor tersebut. Selain itu, Jabatan Pelajaran Negeri Sembilan juga bekerjasama dan berhubung dengan orang ramai serta agensi-agensi kerajaan yang lain di peringkat negeri dan persekutuan. 2.2 Pengurusan surat kerajaan adalah seperti yang dinyatakan dalam Bahagian VI, Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 (Lampiran A) berkenaan Urusan Surat Kerajaan.

2.3

Sehubungan dengan itu, demi menggambarkan imej dan kecekapan jabatan, adalah menjadi satu kemestian untuk jabatan menyeragamkan pengurusan surat-menyurat dan komunikasi dalaman jabatan.

2.4

Terdapat kekeliruan dalam komunikasi dalaman jabatan disebabkan tiada penyeragaman dilaksanakan sebelum ini. Sebagai contoh, ada unit yang berhubung dengan ketua sektor dengan menggunakan surat kepala rasmi jabatan sedangkan komunikasi dalaman jabatan memadai dengan menggunakan memo. Begitu juga dalam menyediakan memo, setiap unit menggunakan format masing-masing yang tidak seragam.

2.5

Sehubungan dengan itu, Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan ingin mencadangkan supaya semua Sektor/ Unit di JPNS menggunakan suatu format yang seragam dan selaras.

3.0

CADANGAN 3.1 Surat rasmi jabatan 3.1.1 Surat rasmi jabatan hendaklah mematuhi Bahagian VI, Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 dan menggunakan surat rasmi yang mempunyai nama dan alamat jabatan dan sudah sedia bercetak (surat kepala rasmi); 3.1.2 Surat rasmi jabatan adalah untuk perhubungan dengan orang awam, sekolah, agensi-agensi luar peringkat negeri dan persekutuan serta NGO. 3.1.3 Surat rasmi jabatan hendaklah ditandatangani oleh Pengurusan Tertinggi. Ketua-ketua Unit dan Penolong-Penolong Pengarah hanya boleh menandatangani setelah diberi kebenaran oleh Ketua Sektor masing-masing.
2

3.2

Memo Dalaman 3.2.1 Memo dalaman hendaklah mengikut format di Lampiran B. 3.2.2 Memo dalaman digunakan untuk perhubungan antara sektor, PPD, unit, dan perhubungan antara pegawai pegawai pelbagai peringkat dalam jabatan. Contohnya permohonan untuk menyelenggara penyaman udara daripada Unit Perkhidmatan dan Perjawatan kepada Unit Pentadbiran Am hendaklah dihantar dengan menggunakan memo.

3.3

Minit curai/ Laporan Mesyuarat 3.3.1 Minit curai hendaklah disediakan mengikut format di Lampiran C. 3.3.2 Minit curai hendaklah disediakan bertaip dan diserahkan kepada Pegawai penyelia selewat-lewatnya 3 hari selepas mesyuarat dihadiri.

4.0

ASAS-ASAS PERTIMBANGAN 4.1 4.2 Pengurusan surat yang cekap akan meningkatkan imej JPNS sebagai jabatan yang professional, cekap dan mengutamakan pelanggan. Penggunaan memo bagi komunikasi dalaman jabatan dapat menjimatkan kos. Ini disebabkan kos mencetak satu rim surat rasmi adalah RM55.00 manakala kertas cetak yang biasa kosnya Cuma RM9.80 bagi satu rim. 4.3 Penyeragaman ini juga akan meningkatkan kecekapan pegawai dan kakitangan JPNS secara keseluruhannya dan memelihara hubungan yang harmoni antara kakitangan JPNS. 4.4 Kertas cadangan ini juga adalah selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

5.0

SYOR 5.1 Mesyuarat disyorkan untuk mengambil maklum, menerima dan

melaksanakan cadangan ini. 6.0 PENUTUP 6.1 Adalah diharapkan dengan penyeragaman urusan surat-menyurat dan perhubungan antara sektor/ unit dan PPD akan dapat melicinkan lagi urusan pentadbiran, memperkemaskan sistem penyampaian jabatan dan seterusnya meningkatkan produktiviti jabatan secara keseluruhannya.

--------------------------------------------------------------------------------------------------