Project Management

Body of Knowledge
(PMBOK)

WHAT IS A PROJECT
PROJECT CHARACTERISTIC

A project is a temporary endeavor undertaken to

create a unique product or service

Temporary

Unique product/service/result

Progressive elaboration

Constrained by limited resources

Temporary
Temporary artinya bahwa setiap proyek memiliki awal
yang jelas dan akhir yang jelas.
Proyek berakhir jika :
tujuan proyek sudah terpenuhi, atau
kondisinya jelas bahwa tujuan proyek tidak akan atau
tidak dapat dipenuhi, atau
kebutuhan proyek untuk lebih lama tidak ada dan
proyek dihentikan/diputus kontraknya.

Temporary tidak berarti waktunya pendek, bisa

beberapa tahun, namun waktunya terbatas; projects

are not ongoing efforts.

3

T e m p o r a r y cont
Sifat Temporary akan berlaku untuk hal-hal yang
terkait dengan proyek tersebut.
Project Team hampir semua proyek
dilakukan oleh team yang dibentuk untuk
melakukan proyek tersebut, dan
dibubarkan ketika proyek berakhir.
Project Office dan Fasiltas Lainnya sewa
atau dibuat untuk sementara

Volume pekerjaan
dan biaya
4

Project vs Operations
Tujuan proyek sangat berbeda dengan operasi.
Proyek

Mencapai tujuan dan mengakhiri proyek;

Operasi

Menjaga kesinampungan; ongoing &

temporary & unique

repetitive

Performed by people
Constraint by limited resources
Planed, executed, controlled
5

Unique product, service, or result

Proyek melibatkan pengerjaan sesuatu yang belum
dilakukan sebelumnya, oleh karena itu unique

Contoh :
Gedung kuliah FT, FEB, FH, FISIP masingmasing memiliki fasilitas unique beda
owner, beda lokasi, beda kontraktor, dll.
Jalan tol Krapyak-Srondol, Semarang-Bawen
masing-masing memiliki desain unique
beda lokasi, beda kontraktor, dll.
Kilang Balongan, Kilang Cilacap, Kilang Balik
Papan masing-masing memiliki desain unique
beda bahan baku, beda kapasitas, beda
lokasi, beda kontraktor, dll.
6

Progressive Elaboration
Menggabungkan konsep temporary dan unique.
Setiap hasil proyek adalah unique, maka harus
progressively elaborated

Progressively :
Proceeding in steps; continuing steadily by
increments.

Elaborated :
Worked out with care and detail; developed
thoroughly .

Example

Pembangunan satu Chemical Processing Plant dimulai dengan

process engineering untuk mendefinisikan karakteristik prosesnya,
yang digunakan untuk mendesain major processing units.

Informasi ini menjadi basis untuk engineering design, yang

menentukan detail plant layout & mechanical characteristics dari
setiap process units & ancillary facilities.

Hasilnya adalah design drawings, yang dielaborasi untuk

menghasilkan fabrication drawings (construction isometrics).

Selama construction, interpretasi dan adaptasi/perubahan dapat

dilakukan melalui approval/persetujuan.

Elaborasi lebih lanjut dituangkan sebagai as-built drawings

Selama test & turnover, elaborasi dibuat dalam bentuk final

operating adjustment

PROJECT MANAGEMENT
The application of knowledge, skills, tools, and techniques
to project activities to meet project requirements based
on stakeholder needs & expectations

Knowledge

Techniques

Skill

Tools

Project Management Process

Project Management dilaksanakan
melalui suatu proses:

Initiating

Planning

Executing

Controlling

Closing

Banyak proses dalam Project

Management bersifat iteratif
10

Project Team
Project Team manage the work of
the project, antara lain:

Competing demand for : scope,

time, cost, risk, & quality

Stakeholders with differing needs

and expectations

Identified requirement

The more you know about your project,

the better you are able to manage it
11

How to Meet Project

Requirements?
By Balancing competing
demands among:
quality

cost
time

scope
12

PM KNOWLEDGE AREAS
1. Project Integration Management

2. Project Scope Management

3. Project Time Management
4. Project Cost Management

5. Project Quality Management

6. Project Human Resources Management
7. Project Communication Management

8. Project Risk Management

9. Project Procurement Management
13

Project Management
Project Integration
Management
Project Plan Development
Project Plan Execution
Integrated Change Control

Project Scope
Management

Project Cost
Management

Resource Planning
Cost Estimating
Cost Budgeting
Cost Control

Project Quality
Management
Quality Planning
Quality Assurance
Quality Control

Project Communication
Management

14

Communication Planning
Information Distribution
Performance Reporting
Administrative Closure

Initiation
Scope Planning
Scope Definition
Scope Verification
Scope Change Control

Project Time
Management

Project Human Resources

Management
Organizational Planning
Staff Acquisition
Team Development

Project Risk
Management

Risk Management Planning

Risk Identification
Qualitative Risk Analysis
Quantitative Risk Analysis
Risk Response Planning
Risk Monitoring and Control

Activity Definition
Activity Sequence
Activity Duration Estimating
Schedule Development
Schedule Control

Project Procurement
Management

Procurement Planning
Solicitation Planning
Solicitation
Source Selection
Contract Administration
Contract Closeout

PM CONTEXT
Project and project management operate in an environment
broader than that of the project itself.
The management project team must understand this broader
context managing the day-to-day activities of the project is
necessary for success but not sufficient.

15

a.

Project Phase and the Project Life Cycle

b.

Project Stakeholders

c.

Organizational Influences

d.

Key General Management Skills

e.

Social-Economic-Environmental Influences

Project Phase & Project Life Cycle

Organisasi yang menjalankan proyek biasanya akan
membagi setiap proyek menjadi beberapa project phase
untuk meningkatkan management control.
Keseluruhan project phases disebut project life cycle

Setiap project phase ditandai dengan penyelesaian satu

atau lebih deliverables, yaitu a tangible, verifiable work
product, seperti design basis, detail engineering design,
working prototipe, dll.
Akhir dari project phase adalah review deliverables &
project performance
Menentukan apakah porject dapat dilanjutkan ke
project phase berikutnya
Mendeteksi dan memperbaiki kesalahan biaya

16

Phase-end review atau phase exits

atau stage gates atau kill points

Project Phase Name

Setiap project phase, umumnya mencakup satu set
deliverables yang dirancang untuk membentuk level
management control yang diinginkan.
Nama dari project phase biasanya disesuaikan dengan
primary phase deliverables

Requirements
Engineering
Built / Construction
Test, Start up (Commissioning)
Turnover

17

Project Life Cycle

Menyajikan secara jelas permulaan dan akhir suatu proyek.
Sebagai contoh: apakah feasibility study merupakan fase
proyek yang pertama atau terpisah atau proyek sendiri.
Menentukan activitas apa saja yang perlu dimasukan dalam
transisi permulaan dan akhir fase proyek.
Deliverables dari fase proyek sebelumnya umumnya sudah
disahkan (approval) sebelum mulai kerja fase berikutnya.
Kadang kadang subsequent phase sudah dimulai sebelum
approval fase sebelumnya. Overlaping phase seperti ini
disebut fast tracking.
What technical work should be done in each phase ?
Who should be involved in each phase ?
18

Generic Project Life Cycle

Total project life cycle

Cost &
Staffing
level

Final
phase

Initial
phase
Intermediate
phase

Plan

Accomplish

Time
19

Life Cycle Stages

Installation
substantially
complete

Percent Complete

100 %

Major
Contract
Let

Project
GO
Decision

Stage
I
FEASIBILITY

20

Full Operation

Stage
IV
Stage
III

Stage
II
PLANNING &
DESIGN

CONSTRUCTION

TURNOVER &
START-UP

Typical Sequence of Phase

in a Project Life Cycle
idea

Inputs

Phases

PM
outputs

PM team

charter

21

plan
baseline

Scope statement

Project
deliverables

Intermediate

Initial

progress

Final

acceptane
approval

handover

Project Stakeholders
Individuals and organizations that
are actively involved in the project,
or whose their interests may be
positively or negatively affected as a
result of project execution or project
completion

22

Key Project Stakeholders

1. Project Manager seseorang yang bertanggung
jawab untuk mengelola proyek

2. Customer seseorang atau organisasi yang akan

menggunakan hasil kerja proyek
3. Performing Organization pekerja dari
perusahaan yang terlibat langsung dalam proyek
4. Project Team Members orang-orang yang
melakukan pekerjaan dalam proyek

5. Sponsor seseorang atau organisasi dari

internal atau eksternal yang menyediakan
sumber pendanaan, in-cash atau in-kind, untuk
proyek
23

Relation between Stakeholders & Project

Project
Project
Sponsor

PM
PM team
Project team

Project stakeholder

24

Stakeholders Influence over Time

High

Influence of stakeholders

Cost of changes
Low
Project time

25

Organizational Influences
Project menjadi bagian dari organisasi yang lebih
besar, misalnya corporation.
Project akan dipengaruhi oleh organisasi yang
membentuknya.
Key aspects : Kematangan organisasi besarnya:
Organizational system
Organizational culture and style
Organizational structure
Project office

26

Key General Management Skills

General Management Skill akan memberi landasan

untuk membangun project management skill.

Skill tertentu dalam general management

dibutuhkan oleh project management
Leading
Communicating
Negotiating
Problem Solving
Influencing the Organization
27

Social-Economic-Environmental
Influences
Sosio-economic dapat mempengaruhi project.
Project Management Team harus mengerti
bahwa kondisi dan trend terkini dapat
mempengaruhi project:
Standard and Regulations
Internationalization
Cultural Influences
Social-economic environmental Sustainability

28

29