Cara Memimpin Rapat

3 Bagian:Mempersiapkan RapatBertindak sebagai Pemimpin selama RapatMemimpin Rapat dengan Efektif

Pekerjaan dan bisnis, terutama dalam lingkungan kantor, menuntut tingkat kolaborasi
tertentu. Sebagai contoh, keputusan penting kerap memerlukan lebih dari perspektif
satu individu dan umumnya keberhasilan suatu pekerjaan penting membutuhkan
keahlian sejumlah orang. Rapat adalah salah satu cara untuk membuat kolaborasi yang
terstruktur dan teratur, tetapi tanpa adanya tujuan atau kontrol, rapat bisa dengan
mudah menjadi terlalu panjang dan tidak efisien. Mengetahui cara merencanakan,
mempersiapkan, dan memimpin rapat dapat membuat perbedaan antara rapat yang
efektif dan yang membuang-buang waktu.

Bagian 1 dari 3: Mempersiapkan Rapat

1
Diskusikan rapat mendatang dengan para peserta. Ketika Anda mengetahui bahwa
Anda akan memimpin rapat yang akan datang, salah satu hal pertama yang harus Anda
lakukan adalah mencurahkan sedikit waktu untuk bicara dengan orang-orang yang akan
ikut serta (khususnya orang-orang penting dan level atas). Tanyakan apakah ada
sesuatu yang secara khusus ingin mereka diskusikan dalam rapat. Catat jawaban
mereka dan gunakan sebagai pemandu ketika Anda menulis agenda.
Menanyakan pada para peserta mengenai apa yang ingin mereka diskusikan

adalah langkah cerdas, tidak hanya untuk membuat Anda lebih mudah menulis agenda,
tetapi juga untuk melibatkan mereka dalam proses rapat bahkan sebelum rapat tersebut
dimulai. Orang-orang lebih mungkin menghadiri dan memberi perhatian selama rapat
apabila tahu bahwa masalah yang penting bagi mereka akan dibahas.

Tulis dan bagikan sebuah agenda. Agenda rapat tidak hanya berguna untuk
pemimpin rapat, tetapi juga untuk para tamu yang hadir. Agenda mencakup informasi
bermanfaat mengenai rapat seperti kapan diadakan, di mana, dan siapa saja yang akan
hadir. Yang paling penting, agenda juga menggarisbawahi topik diskusi yang akan
dibahas, sehingga semua orang bisa melakukan persiapan. Kirimkan agenda lebih
dahulu sebelum rapat itu sendiri semakin penting rapat, semakin awal Anda harus
mengirimkan agenda tersebut.
Satu hal yang harus dimasukkan dalam agenda adalah perkiraan batas waktu

untuk setiap diskusi. Adanya jadwal kasar yang diuraikan sebelumnya dapat
memudahkan Anda mengatur agar rapat berjalan dalam jalur yang semestinya.
Meskipun beberapa acara dalam agenda akan berjalan lebih lama (dan yang lain lebih
cepat), tetapi jadwal akan memudahkan Anda mengatur dan menyesuaikan waktu
secara keseluruhan.

3
Lakukan riset mengenai topik diskusi dan rapat-rapat sebelumnya. Orang-orang
yang menghadiri rapat mungkin tidak mengetahui semua informasi mengenai topik yang
rencananya akan Anda diskusikan beberapa mungkin tidak menghadiri rapat terakhir,
sementara yang lain mungkin sudah lupa. Merupakan ide bagus bagi Anda sebagai
pemimpin rapat untuk mengetahui riwayat diskusi tersebut sejauh ini. Cobalah bicara
dengan orang yang menghadiri rapat penting sebelumnya untuk mengetahui persoalan
yang belum terselesaikan supaya bisa Anda bahas dalam rapat. Anda juga perlu
meminta notula rapat terakhir dari petugas resmi yang menyimpan catatan untuk
membantu Anda mengatur perencanaan.
Notula rapat sebelumnya bisa menjadi sumber penting bagi Anda sebagai

pemimpin. Notula merangkum diskusi dan keputusan yang terjadi selama rapat terakhir,
sehingga Anda bisa mengetahui semua informasi penting dengan relatif cepat dan
mudah. Anda mungkin perlu membagikan notula rapat penting pada para peserta
beserta dengan agenda.

Siapkan tempat rapat sebelumnya. Pada hari rapat berlangsung, Anda perlu
memastikan bahwa ruangan atau tempat yang akan digunakan bersih, rapi, dan siap
mengakomodasi para peserta rapat. Anda harus memastikan bahwa semua komponen
teknologi rapat (seperti presentasi, proyektor, perangkat visual, dll.) berfungsi dengan
baik dan siap digunakan kekacauan teknis bisa membuang-buang waktu yang
berharga dan mengganggu kelancaran rapat.
Apabila Anda menggunakan presentasi elektronik (seperti PowerPoint, dsb.),

ambil waktu untuk mengakrabkan diri dengan pengendali jarak jauh atau clickeryang
akan digunakan dalam presentasi. Anda tentu tidak ingin menghabiskan waktu dengan
meraba-raba pengendali tersebut ketika sedang mendiskusikan masalah penting.

Bagian 2 dari 3: Bertindak sebagai Pemimpin selama Rapat

1
Buka rapat secara resmi. Ketika waktu yang dijadwalkan sudah tiba dan semua
peserta (atau setidaknya semua peserta yang penting) hadir, mintalah perhatian semua
orang dalam ruangan. Perkenalkan diri Anda sebagai pemimpin dan apa tujuan rapat
tersebut. Tetapkan kerangka waktu dengan menginformasikan waktu berakhirnya rapat
yang Anda rencanakan Anda bisa saja mengadakan rapat yang panjang atau pendek,
tetapi menyatakan batasan waktu sebelumnya akan membantu supaya rapat berjalan
tepat waktu. Bila beberapa peserta tidak mengenal satu sama lain, sisihkan waktu
untuk membacakan nama-nama peserta secara singkat dan perkenalkan para peserta
yang penting.
Perlu dicatat bahwa beberapa bisnis dan organisasi mempunyai prosedur ketat

dan teratur untuk membuka dan melaksanakan rapat. Misalnya, ada beberapa
organisasi yang membuka rapat dengan mengetuk palu.

2
Berikan ringkasan yang relevan dari rapat-rapat sebelumnya. Pada permulaan
rapat yang merupakan bagian dari proyek panjang yang sedang berjalan, Anda perlu

memberikan informasi singkat mengenai proyek tersebut dengan memberi ringkasan

cepat dari peristiwa atau keputusan rapat sebelumnya. Tidak semua peserta
mengetahui topik diskusi sebanyak Anda, jadi langkah ini dapat bermanfaat untuk
menjadikan rapat tersebut efektif dan efisien.
Daripada meringkas hasil rapat sebelumnya sendiri, Anda mungkin perlu

meminta sekretaris rapat atau petugas resmi yang menyimpan catatan untuk membaca
notula rapat sebelumnya untuk memberi kesan formal pada ringkasan tersebut.
Anda juga perlu mempertimbangkan untuk membaca korespondensi atau

komunikasi penting yang terjadi setelah rapat sebelumnya.

Perlu dicatat bahwa bila Anda menyediakan salinan notula/korespondensi pada

peserta, membacakannya mungkin tidak diperlukan.

3
Persilakan para peserta penting untuk melaporkan keadaan secara
umum.Selanjutnya, persilakan orang-orang dengan pengetahuan yang relevan untuk
menginformasikan perkembangan baru yang terjadi sejak rapat terakhir. Ini bisa apa
saja misalnya, masalah baru yang dihadapi bisnis atau organisasi, perubahan
personel, perkembangan proyek, dan perubahan strategi yang semuanya bisa dibahas
di sini. Peserta rapat juga ingin mendengar tentang hasil dari tindakan spesifik yang
diambil sebagai keputusan rapat sebelumnya.

4
Selesaikan semua urusan yang belum selesai. Jika ada masalah yang belum
terselesaikan dan keputusan yang belum diambil dari rapat terakhir, upayakan untuk
menyelesaikannya sebelum membahas masalah baru. Semakin lama masalah
sebelumnya itu ditunda, semakin berkurang para peserta yang ingin bertanggung jawab
untuk masalah itu, jadi cobalah menetapkan dan menyelesaikan semua urusan yang
belum terselesaikan selama rapat berlangsung. Biasanya, urusan yang belum selesai
ditandai secara spesifik sebagai "belum diputuskan" atau "diajukan untuk diskusi
selanjutnya " dalam notula rapat sebelumnya.

Tergantung pada budaya dan peraturan di mana Anda bekerja, bisnis atau

organisasi Anda mungkin memiliki prosedur spesifik untuk membuat keputusan

misalnya, peserta rapat mungkin hanya perlu mencapai konsensus mayoritas, atau
mungkin satu kelompok yang terdiri dari orang-orang level atas ditugaskan untuk
membuat semua pengambilan keputusan.
Perlu diingat bahwa beberapa hal terlalu besar untuk diselesaikan selama rapat.

Anda tidak perlu memikirkan progres proyek jangka panjang yang belum selesai.
Namun, Anda harus mengangkat keputusan atau proyek yang memerlukan tindakan
saat ini.

5
Bahas urusan baru. Selanjutnya, munculkan semua masalah, keprihatinan, dan
persoalan baru yang perlu didiskusikan. Ini merupakan hal-hal yang secara alami
berasal dari perkembangan yang terjadi antara rapat sebelumnya dan saat ini. Cobalah
memperoleh keputusan yang konkret dan pasti dari para peserta semakin banyak hal
yang Anda biarkan tanpa keputusan, semakin banyak masalah belum selesai yang
akan Anda bawa pada rapat selanjutnya.

6
Bacakan kesimpulan rapat. Setelah Anda menyelesaikan semua masalah lama dan
yang saat ini, sisihkan waktu membaca kesimpulan rapat untuk semua orang yang
hadir. Sebutkan satu per satu semua keputusan yang telah dibuat, dan bila perlu,
deskripsikan tindakan spesifik yang diharapkan akan diambil para peserta sebelum
rapat selanjutnya.

Langkah ini sangat krusial ini merupakan kesempatan terakhir Anda untuk
memastikan bahwa semua orang meninggalkan rapat dengan mengetahui secara
persis di mana posisi proyek tersebut dan apa yang diharapkan dari mereka.

7
Akhiri dengan memaparkan dasar-dasar untuk rapat selanjutnya. Akhirnya,
sampaikan apa yang akan dibahas dalam rapat selanjutnya dan, bila Anda sudah mulai
merencanakannya, katakan kapan dan di mana rapat tersebut akan diselenggarakan.
Ini membantu para peserta memunculkan rasa kesinambungan dari satu proyek atau
keputusan penting menuju yang berikutnya dan memberi mereka kerangka waktu untuk
melanjutkan atau menyelesaikan tugas yang diberikan pada mereka.
Perlu dicatat bahwa Anda tidak harus merencanakan rapat lain jika Anda sudah

membahas semua masalah lama dan baru pada rapat saat ini. Namun, bila ada cukup
banyak masalah belum selesai yang memerlukan diskusi lanjutan atau bila Anda ingin
melihat perkembangan proyek tertentu, rapat lain mungkin ide yang bagus.

Bagian 3 dari 3: Memimpin Rapat dengan Efektif

1
Pandulah diskusi, tetapi jangan mendominasi. Salah satu peran Anda sebagai
pemimpin rapat adalah menjaga agar diskusi berjalan dengan lancar. Peran
Andabukan untuk menawarkan opini pada semua persoalan atau memastikan diskusi
berjalan sesuai jadwal yang pasti. Anda harus mempunyai fleksibilitas. Persilakan
peserta lain bicara dengan bebas dan biarkan topik diskusi baru muncul bahkan
seandainya itu tidak ada dalam agenda. Anda mungkin perlu mengakhiri suatu topik
secara halus atau mengubah topik pembahasan tertentu untuk menjaga agar diskusi
tetap berada dalam jalur, tetapi Anda tidak boleh merasa seakan Anda harus
mengendalikan semua aspek rapat. Lagipula, rapat merupakan proses kolaborasi.

Selama rapat berlangsung, perhatikan agenda Anda. Jika rapat terlambat dari
agenda, Anda mungkin perlu melompati topik diskusi tertentu atau menangguhkannya
untuk nanti. Jangan takut melakukan ini bila topik yangsedang dibahas sangat penting.

2
Dorong semua peserta untuk berpartisipasi. Sebagai pemimpin rapat, tugas Anda
adalah memastikan rapat yang terbuka dan produktif. Jika Anda memerhatikan bahwa
peserta tertentu yang memiliki pengetahuan relevan dengan persoalan yang dibahas
tidak terbuka pada kelompok, dorong mereka untuk bicara. Anda tidak perlu menantang
atau memanggil mereka secara langsung cukup katakan sesuatu seperti, "Saya rasa
keahlian Ibu Mitha akan bermanfaat di sini", dan itu merupakan cara yang bagus untuk
membuat anggota yang kurang aktif terlibat dalam rapat.

3
Pastikan semua orang memahami apa yang sedang didiskusikan. Sulit untuk
mengingat bahwa semua orang yang menghadiri rapat memiliki pengalaman atau
pengetahuan yang sama mengenai topik diskusi. Untuk memastikan para peserta
menghabiskan waktu mereka dengan bijak dalam rapat, Anda mungkin perlu
mengambil kesempatan untuk secara singkat menyederhanakan masalah atau topik
yang rumit. Peserta yang kurang mengetahui informasi tersebut pasti akan
menghargainya.

4
Jangan abaikan pertanyaan yang sulit atau canggung. Jika pertanyaan semacam itu
tidak dikendalikan oleh pemimpin yang kompeten, maka rapat akan menjadi tidak
produktif. Cobalah untuk memastikan bahwa semua persoalan penting yang ingin Anda
diskusikan dibahas dalam rapat. Jangan biarkan peserta mengalihkan kesalahan atau
memberi alasan samar untuk masalah yang belum selesai. Cobalah memperjelas dan
memperoleh jawaban untuk masalah yang tidak ingin dibahas siapa pun. Meskipun
para peserta mungkin tidak menginginkannya, pertanyaan-pertanyaan seperti itu yang
justru harus dijawab supaya rapat menjadi efektif.

Pastikan semua keputusan penting dicatat (jika Anda mempunyai petugas resmi

atau pencatat notula, limpahkan tugas ini pada mereka). Apabila Anda harus
menempuh kesulitan untuk mengajukan pertanyaan yang sulit, Anda tentu ingin
memastikan bahwa jawaban yang Anda dapat didokumentasikan dengan baik.

5
Perhatikan waktu Anda. Ada alasan yang membuat rapat mempunyai reputasi buruk
untuk kebanyakan orang, rapat adalah kegiatan yang menghabiskan waktu. Untuk
menghindari rapat berlangsung terlalu lama, gunakan kekuasaan Anda sebagai
pemimpin untuk memastikan diskusi terus bergerak. Jangan takut menunda masalah
atau pembicaraan tertentu yang tidak penting sampai diskusi berikutnya jika rapat
sepertinya akan berlangsung lebih lama dari yang Anda harapkan. Anda harus siap dan
bersedia menyesuaikan jadwal untuk memastikan tidak ada waktu peserta yang
terbuang percuma