APA ITU LEAN?

Produktivitas dan kualitas telah menjadi tuntutan organisasi. Sebagai contoh Toyota telah
mengimplementasikan metode LEAN berhasil menghemat biaya produksi hingga 25% (Zadek,
2004). Sekarang, metode lean sudah diterapkan dalam pelayanan kesehatan untuk menciptakan
nilai bagi pelanggan dengan mengeliminasi pemborosan. Sudah banyak rumah sakit yang sukses
menerapkan metode lean di unit rekam medis.
Pemborosan yang paling umum berhubungan dengan dokumen dan pengolahan data. Seorang
staf harus memeriksa serangkaian data yang merupakan catatan medis. Proses ini dapat mencapai
5 lima hingga 36 hari. Setiap pasien rata-rata harus melalui 150 prosedur dan lebih dari 50
pergantian tanggung jawab. Begitu banyaknya prosedur ini membuat pelayanan rekam medis
tidak efisien. Selain langkah yang terlalu banyak masalah yang sering ditemukan adalah
buruknya komunikasi antar unit. National Health Services melaporkan penghematan 57 jam per
minggu dengan cara menyiapkan berkas rekam medis pasien yang akan berobat sehari
sebelumnya di ruang khusus. Efek ini juga mereduksi jarak jalan staf rekam medik hingga
30% dengan mendisain ulang layout, penandaan berkas (Nasiri, 2009).
Langkah awal dalam mengimplementasikan LEAN di unit rekam medis adalah
meningkatkan produktifitas lewat penataan ruang kerja yang teratur dan menggunakan
petunjuk visual (EPA, 2003). Sebagian pihak berargumen kalau kerapihan menghambat
kreatifitas (Vohs, 2013). Walau demikian pekerjaan di rumah sakit menuntut tempat kerja
yang bersih dan sehat. Hal ini dapat dicapai melalui manajemen visual. Manajemen visual
ditujukan untuk mempercepat mengetahui adanya kesalahan (Koning, 2006) karena
memungkinkan staf untuk melihat kapanpun dan menemukan adanya masalah dalam sistem
(Fillingham, 2007). Visualisasi yang dimaksud adalah membuat tanda, simbol, garis, label,
pewarnaan dll untuk memudahkan penyimpanan, pencarian dan pengambilan (Hines,
2008).
Tujuan utama metode lean adalah meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi dengan
upaya peningkatan nilai, mempercepat waktu layanan dan meningkatkan kualitas dengan
menghapus pemborosan (waste) dalam semua proses layanan rumah sakit (Boos & Frank,
2013). Lean telah diteliti dan diuji, jika dibandingkan dengan metode Total Quality
Management (TQM), Metode Batch and Queue dan Metode Udvalla hasilnya cenderung
lebih baik (White & Griffith, 2010).
Semua data pasien yang pernah berobat ke rumah sakit akan disimpan di berkas rekam medis.
Berkas rekam medis juga merupakan bukti ontentik dari pihak rumah sakit bila terjadi perselihan
antara pasien dan rumah sakit. Sehingga data rekam medis perlu disimpan dengan baik, rapi, dan
cepat dalam penelusuran datanya. Keluhan yang sering terjadi adalah lamanya petugas kesehatan
mencari data rekam medis, sehingga seringkali pasien tidak bisa dengan segera dilayani oleh
dokter, atau petugas tidak bisa menemukan data rekam medis pada beberapa tahun ke belakang.
Metode Lean akan membantu untuk mendesain ulang sistem penataan di ruang rekam medis
sehingga memudahkan petugas untuk melakukan pentataan dan penelusuran ulang data rekam
medis, termasuk melakukan koneksi dengan unit lainnya untuk pelayanan pada hari tersebut.

TUJUAN PELATIHAN
Setelah pelatihan ini, para peserta akan memahami dasar-dasar penggunaan instrumen lean untuk
menciptakan nilai tambah (value added), mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan
(waste) di unit rekam medis. Secara khusus peserta akan mampu:
Meningkatkan kemampuan manajemen berkas rekam medis.
Mengurangi pemborosan waktu pencarian berkas rekam medis dengan perbaikan proses
(cellular flow) dan pengembangan pemetaan nilai (value stream mapping).
Mengoptimalkan pemanfaatan ruangan dengan 5-S dan manajemen visual (visual control).
Meningkatkan efektifitas dalam pengelolaan berkas rekam medis dengan Poka Yoke.
MANFAAT PELATIHAN
Manfaat yang akan dirasakan secara langsung setelah mengikuti dan menerapkan Metode Lean:
A. Rumah Sakit
Menciptakan

budaya

keteraturan

dan

kerapihan.

Meningkatkan pemanfaatan ruang karena lebih tertata rapih sehingga mempercepat

waktu
kerja.
Memastikan

berkas

rekam

medis

mudah

dan

cepat

ditemukan.

Mengurangi pemborosan waktu akibat pencarian berkas.

B. Pasien
Mempermudah komunikasi dokter dan pasien karena adanya catatan riwayat klinik yang
lengkap.
Mempercepat waktu tunggu pencarian berkas.
Meningkatkan kepuasan.

METODE PELATIHAN
Metode pelatihan akan menggunakan pendekatan learning by doing not hearing, metode
pelatihan tidak hanya teori saja, namun bagaimana prakteknya di lapangan melalui simulasi dan
games. Guna memberikan visualisasi dan pemahaman yang lebih nyata, peserta akan melihat
secara langsung implementasi lean
Manajemen Tempat Kerja (5 S/ 5 R)
Oleh. Khabiburohman, S.Si (Staff ADUM Fakultas Sains dan Teknologi)
Banyak upaya untuk meningkatkan produktivitas kerja dalam perusahaan. Salah satunya
menciptakan lingkungan yang kondusif dan nyaman bagi diri kita sendiri. Di Jepang, etos kerja
sudah tercipta dari semangat yang mereka bangun dalam kehidupan sehari-hari. Baik itu, ketika
dilingkungan keluarga, sekolah, kantor dan pabrik mereka bekerja dengan tekun.
Salah satu filosofi yang di anut masyarakat Jepang ketika mereka bekerja adalah ajaran Kaizen.
Teori ini sudah melegenda seantero dunia, bahkan di pakai oleh perusahaan-perusahaan besar di
Barat dan Eropa. Istilah Kaizen berasal dari dua kata, yaitu Kai bisa diartikan perubahan dan Zen
adalah menjadi baik. Sehingga kalau digabungkan Kaizen bermakna perubahan menjadi baik
secara berkesinambungan.
Budaya Kaizen yang dipelopori olehMasaaki Imai merupakan suatusistem manajemen tata
graha / management good housekeeping, yang dilakukan dalam rangka mengelola tempat
kerja, dimana tempat yang dimaksud dalam hal ini adalah tempat / lingkungan dimana kita
bekerja baik itu di area kerja perkantoran, gudang, bengkel, laboratorium, indusri, serta rumah
tangga dan area pendukung lainnya seperti fasilitas publik.
Konsep Kaizen memiliki unsur 5S, yaitu Ringkas (Seiri): Singkirkan barang yang tidak
perlu, Rapi (Seiton): Penyimpanan barang sesuai dengan tempatnya, Resik (Seiso):
Membersihkan

berarti

memeriksa,

Rawat

(Seiketsu):

Menghindari

ketidakpastian/ketidaksesuaian. Dan Rajin (Shitsuke): Norma kerja produktif selalu

dipatuhi. Dalam prakteknya kelima unsur ini harus dilaksanakan berurutan dan
berkesinambungan.

Pertama Ringkas adalah kegiatan memisahkan segala sesuatu barang yang benar-benar
diperlukan dan tidak diperlukan, kemudian menyingkirkan barang yang tidak diperlukan dari
tempat kerja.
Kedua Rapi merupakan kegiatan menata tata letak barang, ruangan, peralatan dan perlengkapan
kerja dengan rapi sehingga memudahkan untuk mencari, menemukan dan mengembalikan
segalanya selalu siap pada saat diperlukan.
ketiga Resik berarti mebersihkan tempat kerja, mesin dan perlengkapan/peralatan kerja dari debu
dan kotoran yang melekat secara teratur agar kondisi tempat kerja, mesin dan peralatan/
perlengkapan kerja selalu dalam keadaan bersih dan terhindar dari kerusakan, degradasi dan
abnormality.
Keempat Rawat, yaitu memelihara tempat kerja, fasilitas kerja agar ditempat kerja selalu terjaga
kebersihan, kerapian dan keteraturan secara konsisten.
kelima Rajin melakukan sesuatu yang Benar Dan Positif secara berulang, terus menerus dan
berkesinambungan yang dicerminkan melalui pola pikir, sikap, prilaku, kerja dan pola belajar.
Dengan menerapkan teori Kaizen, maka produktivitas kerja akan meningkat. Beberapa
diantaranya dengan cara mempercepat proses kerja, mengurangi kesalahan kerja, meningkatkan
kenyamanan kerja dan membentuk perilaku kerja yang positif. Selain itu, ternyata 5 S bisa
diterapkan dimana saja, untuk jenis usaha apa saja yang penting tujuannya jelas dan dapat diukur
efektifitasnya (Kata pepatah: if you can not measure it, you can not manage it/ jika Anda tidak
dapat mengukurnya, Anda tidak bisa mengelolanya)
Jika dicermati konsep Kaizen ini, sejalan perintah Islam untuk bekerja dengan sungguh-sungguh
yang tertulis dalam hadist nabi, Rasulullah SAW bersabda: bekerjalah untuk duniamu seakanakan kamu hidup selamanya, dan beribadahlah untuk akhiratmu seakan-akan kamu mati besok.
Oleh karena itu, tidak ada alasan umat Islam tertinggal dari bangsa lain, tinggal upaya kita
sendiri dan keinginan untuk memperbaiki.