BAB II

LANDASAN TEORI

A.

Pengertian
1. Prosedur Pembelian
Prosedur pembelian adalah urutan-urutan dari kegiatan pembelian
yang dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan. Bagianbagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan
barang, hutang dan gudang. menurut Mulyadi (2001:300).
Pembelian Menurut Soemarso (2004:208)
Pembelian adalah akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian
barang dagang dalam suatu periode.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:417) pembelian merupakan sinonim
dari pengadaan yang diartikan sebagai berikut :
Pengadaan adalah proses bisnis memilih

sumber, pemesanan, dan

memperoleh barang dan jasa.

Jadi dari beberapa definisi pembelian diatas dapat disimpulkan bahwa
prosedur pembelian merupakan rangkaian-rangkaian kegiatan yang dilakukan
untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan
usahanya dimulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang.
2. Impor
Transaksi impor adalah kegiatan jual beli barang atau jasa dimana pelakupelaku yang terlibat yaitu pihak importir dan eksportir berada di negara yang
berbeda dan membuat kesepakatan tertulis dalam suatu kontrak jual beli yang
kegiatannya dengan cara memasukkan barang dari luar ke dalam wilayah pabean
4
Indonesia dan berakibat adanya aliran keluar valuta asing dari dalam negeri yang
pembayarannya menggunakan L/C. Salah satu kegiatan yang dilakukan adalah

melakukan transaksi pembelian barang impor yang merupakan barang-barang

yang tidak dapat diproduksi di dalam negeri.
Menurut Rinaldy (2001:77)
Impor adalah perdagangan dengan cara memasukkan barang dari luar ke
dalam wilayah pabean Indonesia dengan memenuhi ketentuan yang berlaku.
Setiap barang yang dimasukkan ke daerah pabean Indonesia untuk tujuan
impor wajib mempergunakan Pemberitahuan Impor Barang (PIB), sedangkan
pembayarannya dapat dilakukan dengan cara pembukaan Letter of Credit (L/C)
dan non (L/C).
Menurut M.S Amir (2001:11)
Impor adalah kegiatan pengiriman barang ke dalam daerah pabean
Indonesia. Kegiatan impor dimulai dari adanya pelaku-pelaku yang terlibat
yaitu importir dan eksportir atas barang atau jasa tertentu dimana keduanya
berada di negara yang berbeda dan membuat kesepakatan tertulis dalam suatu
kontrak jual beli yang didalamnya ditetapkan secara jelas mengenai hak dan
tanggung jawab masing masing.
Menurut Purwito (2006:60)
Impor merupakan suatu kegiatan pengiriman barang yang diproduksi di
negara lain untuk dijual di pasar dalam negeri. Hal ini berkaitan dengan arus
lalu lintas barang, sehingga otoritas ada pada pabean. Impor ini berakibat
adanya aliran keluar valuta asing dari dalam negeri.
Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa timbulnya impor dimulai
dari adanya pelaku-pelaku yang terlibat yaitu importir dan eksportir atas barang
atau jasa dimana keduanya berada di negara yang berbeda dan membuat
kesepakatan tertulis dalam suatu kontrak jual beli yang kegiatannya dengan cara
memasukkan barang dari luar ke dalam wilayah pabean Indonesia dan impor
berakibat adanya aliran keluar valuta asing dari dalam negeri yang
pembayarannya menggunakan L/C.
3. Letter of Credit (L/C)
Makna dari L/C adalah sebuah cara pembayaran internasional yang
memungkinkan eksportir menerima pembayaran tanpa menunggu berita dari luar
negeri setelah barang dan berkas dokumen dikirimkan keluar negeri.Tujuannya

untuk memperlancar pelayanan arus barang, baik arus barang dalam negeri (antar
pulau) atau arus barang ke luar negeri (ekspor-impor). Kegunaan L/C adalah untuk
menampung dan menyelesaikan kesulitan-kesulitan pembayaran ekspor- impor
dari pihak pembeli (importir) maupun penjual (eksportir) dalam transaksi
perdagangan internasional.
a. Definisi L/C
Pengertian Letter of Credit (L/C) secara umum adalah suatu surat
jaminan yang diterbitkan oleh bank untuk membayar sejumlah uang kepada
penjual atau pihak lain yang ditunjuk sebagai pembayaran atas pembelian
barang oleh importir sepanjang dokumen yang diserahkan penjual sesuai
dengan syarat dan kondisi Letter of Credit.

Menurut Adisasmita (2007:31)

Letter of Credit adalah setiap perjanjian apapun nama dan bentuknya yang
tidak dapat dibatalkan pihak dan merupakan jaminan dari issuing bank
untuk membayar atas penyerahan dokumen yang disyaratkan dalam L/C.
Menurut M.S Amir (2001:1)
Letter of Credit (L/C) adalah suatu syarat yang dikeluarkan oleh suatu
bank devisa atas permintaan importer nasabah bank devisa bersangkutan
dan ditujukan kepada eksportir di luar negeri yang menjadi relasi dari
importir tersebut. Isi surat itu menyatakan bahwa eksportir penerima L/C
diberi hak oleh importir untuk menarik wesel (surat perintah untuk
melunasi utang) atas importir bersangkutan untuk sejumlah yang disebut
dalam surat itu.
Jadi dari beberapa definisi L/C diatas dapat disimpulkan bahwa
timbulnya L/C didahului dengan perjanjian jual beli, perjanjian dengan pihak
bank untuk menyelesaikan pembayaran dan pihak-pihak melakukan
pembayaran apabila eksportir dan importir telah memenuhi syarat yang

ditentukan dari pihak bank dan yang tercantum didalam L/C atau jaminan
dalam pembayaran apabila syarat L/C dipenuhi.
b. Jenis-jenis L/C
Ada beberapa jenis L/C yang masing-masing mengandung persyaratan
khusus yang sesuai dengan kebutuhan berbagai macam transaksi perdagangan.
Diantara jenis L/C, maka yang perlu diketahui adalah sebagai berikut :

1) Irrevocable L/C
Adalah L/C yang tidak dapat diubah atau dibatalkan tanpa persetujuan
terlebih dahulu dari issuing bank, confirming bank (jika ada) dan penjual
(beneficiary). Dengan demikian Irrevocable L/C merupakan jaminan yang
pasti dari pihak Issuing bank atas penyerahan dokumen-dokumen yang
sesuai dengan syarat L/C.
2) Revocable L/C
Adalah L/C yang dapat diubah atau dibatalkan secara sepihak oleh bank
pembukanya setiap saat tanpa persetujuan terlebih dahulu dari beneficiary.
Walaupun demikian, bank pembuka L/C terikat untuk mengganti setiap
pembayaran, aksepti atau negosiasi yang telah dilaksanakan oleh bank
negosiasi yang dilakukannya sebelum pemberitahuan tentang perubahan
atau pembatalan terakhir diterima.
3) Revolving L/C
Adalah L/C yang digunakan dalam transaksi secara continue, waktu yang
teratur, dan jumlah barang yang sama dengan jangka waktu yang lama.
4) Unconfirmed L/C

Adalah L/C yang dikonfirmasikan kepada penjual atas perintah bank

pembuka. Bank penerus yang bertanggung jawab atas pembayaran L/C itu.
5) Straight L/C
Adalah L/C yang dibuka langsung oleh bank pembuka L/C kepada pihak
beneficiary telah diisyaratkan dalam L/C yang dibuka agar negosiasinya
dilakukan pada bank pembuka L/C.
6) Transferable L/C
Adalah suatu kredit yang memberikan hak kepada beneficiary, pertama
untuk minta kepada bank yang diamanatkan untuk melakukan pembayaran
atau akseptasi atau kepada setiap bank yang berhak melakukan negosiasi,
untuk menyerahkan hak atas kredit itu seluruhnya atau sebagian kepada
satu pihak lain.
7) Red Clause L/C
Istilah Red clause diambil dari suatu kebiasaan cara penulisan suatu
klausa dengan tinta merah, dimana dalam klausa tersebut dinyatakan
bahwa pihak penjual dapat menerima uang lebih dahulu dari pembeli/
importir

sebelum

barang

dikapalkan

ataupun

sebelum

dokumen

pengapalan diserahkan ke bank untuk dinegosiasi oleh penjual.

8) Sight L/C (tunai)
Adalah L/C yang memberikan jaminan pembayaran oleh opening atau
confirming bank kepada beneficiary segera setelah penyerahan dokumendokumen yang sesuai dengan persyaratan dan kondisi L/C yang
bersangkutan.

9) Usance LC (berjangka)

Adalah L/C yang memberikan jaminan akseptasi atau pembayaran

dikemudian hari pada saat yang telah ditetapkan, oleh opening atau
confirming bank atas penyerahan dokumen-dokumen yang sesuai dengan
persyaratan dan kondisi L/C yang bersangkutan.
10) Clean L/C
L/C yang pembayarannya dilakukan bukan dengan cara penyerahan
dokumen-dokumen, melainkan dengan menyerahkan kwitansi dan bukti
lainnya yang telah ditentukan L/C seperti ini disebut cash L/C.
11) Back to Back L/C
Dua buah L/C yang memiliki ciri/persyaratan yang sama, kecuali
perbedaan pada harga barang yang tercantum dalam invoice dan jangka
waktu berakhirnya L/C. Lazimnya cara back to back L/C dipergunakan
oleh para agen, broker, perantara untuk mendapatkan selisih harga antara
penjual dan pembeli.
12) Standby Letters of Credit
L/C yang tidak mengcover suatu transaksi pengapalan barang sehubungan
ekspor atau impor, melainkan semata-mata dipergunakan untuk menjamin
penampilan/kemauan/kewajiban suatu perusahaan yang terkait dalam suatu
kontrak atau perjanjian tertentu.
Jadi dalam mengelola suatu kredit dokumenter pada transaksi exim, maka
semua pelaku baik importir, eksportir dan bank haruslah benar-benar
meneliti setiap persyaratan yang tercantum didalamnya sesuai dengan jenis
L/C yang digunakan.
c.

Keuntungan menggunakan L/C

L/C adalah suatu alat yang digunakan untuk memudahkan transaksi

ekspor-impor.
Adapun beberapa keuntungan bagi importir maupun eksportir adalah
sebagai berikut :
1) Keuntungan yang diperoleh importir dengan adanya L/C :
a) Barang yang diterima sesuai dengan kontrak jual-beli.
b) Pembiayaan/pinjaman dari bank mudah didapat.
c) Segala keinginan pembeli dapat dipenuhi oleh L/C.
2) Keuntungan yang diperoleh eksportir dengan adanya L/C :
a) Ada jaminan pembayaran dari bank atas barang yang dijual.
b) Penjual dapat bertindak sebagai pedagang perantara atau trading
company.
c) Dapat dengan mudah mendapatkan pinjaman dari bank.
Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa keuntungan
pembayaran dengan menggunakan L/C merupakan suatu cara pembayaran
yang aman dan terjamin dalam melakukan pembelian atau penjualan yang
dilakukan di negara yang berbeda dan belum mempunyai ikatan khusus yang
didasari atas kepercayaan.
B.

Prosedur Pembelian menggunakan L/C

Dalam prosedur pembelian diperlukan urutan tahap kegiatan agar suatu
prosedur tersebut dapat berjalan dengan baik, demikian halnya dalam pembayaran
dengan L/C, pembelian ditetapkan beberapa urutan kegiatan untuk dapat menjalankan
prosedur pembelian dengan L/C. Berikut ini bagan urutan tahap kegiatan yang
membentuk suatu prosedur pembelian dengan L/C yaitu :

KETERANGAN :
1. Pihak importir dan pihak eksportir mengadakan korespondensi dan negosiasi jual beli
barang hingga terjadii kesepakatan.
2. Jika terjadi kesepakatan antara kedua belah pihak, maka dibuat perjanjian jual beli (
sales contract ).
3. Importir membuka LC ke Bank Devisa DN (Bank Pembuka L/C).
4. Bank Devisa DN memberitahukan kepada Bank Korespondensi LN tentang
pembukaan LC nya.
5. Bank / Koresponden LN menghubungi Eksportir LN, eksportir mendapat
pemberitahuan bahwa importir telah membuka L/C dan barang dagangan sudah
dapat segera dikirim.
6. Eksportir

LN

menghubungi

maskapai

pelayaran

untuk

memuat

dan

mengirimkan barang-barang ke tempat tujuan.

6a. Kapal menuju Pelabuhan Indonesia.
7. Supplier menyerahkan Invoice, Packing List lembar asli kepada Bank LN dan
menarik weselnya sedangkan duplikat dokumen dokumen diatas

dikirim

langsung

kepada Importir.
8. Bank LN mengirim dokumen kepada Bank Devisa DN.
9. Bank Devisa DN segera memberitahukan dan menyerahkan dokumen-

dokumen

asli kepada pihak importir.

10. Importir menyerahkan dokumen dokumen surat kuasa ke EMKL.
11. EMKL menukar konosemen asli dgn D/O kpd agen perkapalan & membuat
(Pemberitahuan Pemasukan Barang Untuk Dipakai)

berdasarkan

dokumen,

membayar bea masuk PPN importir dll.

12. Barang keluar ke peredaran bebas / diserahkan kepada importir.
C.

Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pembelian menggunakan L/C

PPUD
serta

Dalam melaksanakan prosedur pembelian barang yang menggunakan L/C

harus sesuai dengan pemisahan pihak-pihak yang teerkait, baik pihak intern maupun
pihak ekstern yang terlibat. Adapun prosedur pembelian harus melibatkan beberapa
pihak yang terkait dan terlibat dalam prosedur pembelian dengan L/C yaitu :
1. Pihak intern yang terkait dalam L/C
Merupakan pihak importir yang mengajukan pembelian barang dengan
pihak eksportir. Dalam melaksanakan pembelian harus sesuai dengan pemisahan
fungsi dan prosedur di intern perusahaan yang telah ditetapkan mulai dari adanya
kebutuhan sampai dengan barang yang dibeli, pembukaan L/C dan penyelesaian
L/C. Adapun pihak yang terkait dalam L/C pada intern perusahaan (Mulyadi,
2001:299), diantaranya adalah :
a. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai
dengan posisi persediaan barang yang ada di gudang dan menyimpan barang
yang telah diterima dari fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang dipakai
langsung, permintaan pembelian diajukan langsung oleh pemakai barang
tersebut.

b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang dalam menentukan eksportir yang akan dipilih untuk pengadaan
barang sesuai dengan permintaan fungsi gudang atau pemakai langsung,
mengeluarkan surat order pembelian kepada eksportir yang dipilih,
mengevaluasi order pembelian atau kontrak penjualan (sales contract) yang

diterima dari eksportir yang dipilih kepada eksportir yang dipilih serta
melakukan pembukaan L/C kepada bank devisa.
c. Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu, dan kuantitas dari barang yang telah diterima dari eksportir guna
menentukan layak atau tidaknya barang tersebut dan apakah telah sesuai
dengan yang dipesan oleh bagian pembelian sesuai dengan surat order
pembelian atau kontrak penjualan (sales contract).
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari eksportir dan atas dasar faktur
dari eksportir tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.
e. Bank Pembuka L/C (Issuing/Opening bank)
Yaitu pihak yang diminta oleh pembeli untuk membuka L/C dengan mengisi
aplikasi terlebih dahulu.
f

Bank Pengkonfirmasi (Confirming Bank)

Yaitu bank yang menjamin ulang L/C yang dibuka oleh Issuing bank dengan
maksud bila Issuing bank bangkrut maka yang membayar adalah Confirming
bank.

2. Pihak ekstern yang terlibat dalam L/C

Merupakan pihak eksportir, bank, dan pihak luar lainnya yang pemisahan
hak dan kewajiban dimulai dari penutupan kontrak penjualan (sales contract),
pembukaan L/C, persiapan barang dan pengiriman barang ke gudang importir.
Adapun pihak ekstern yang terlibat dalam L/C (Roselyne H, 1995:26), diantaranya
adalah :

a. Pihak Penjual (Beneficiary)

Yaitu pihak penjual merupakan pihak yang mana suatu permintaan
pembukaan L/C dibuka bagi pelaksanaan pembayaran transaksi yang telah
terjadi antara pihak penjual dengan pihak pembeli.
b. Bank Penerus L/C (Advising bank)
Yaitu bank koresponden atau cabang dari bank pembuka yang diminta untuk
meneruskan L/C kepada penjual setelah diuji keaslian L/C-nya.
Bank penerus ini sering disebut dengan Advising Bank, atau dengan
Negotiating Bank apabila bank ini dikuasakan untuk membeli wesel-wesel
yang ditarik oleh eksportir atas L/C tersebut.

c. Bank Pembayar L/C (Paying Bank)

Yaitu pihak yang disebutkan dalam L/C dimana diterbitkan wesel dan yang
melakukan pembayaran kepada pihak eksportir apabila dokumen-dokumen
yang disyaratkan telah dipenuhi. Bank pembayar merupakan pemelihara
rekening atau depository correspondent bank pembuka.
d. Bank Penegosiasi (Negotiating Bank)
Yaitu bank yang mengambil alih atau membeli dokumen penjual dan apabila
dokumennya tidak ada penyimpangan sesuai dengan syarat L/C biasanya bank
membayar dulu senilai dokumen.
e. Remmiting Bank
Yaitu pihak bank yang meneruskan dokumen-dokumen eksportir kepada
issuing bank. Pihak remmiting bank dapat dilakukan oleh advising bank,
negotiating bank atau paying bank.

f. Reimbursing Bank
Yaitu bank yang fungsinya membayar tagihan dari negotiating bank atau
pihak lain.
g. Surveyor
Suatu badan peneliti yang bergerak dalam bidang penelitian mutu atau
kualitas, jenis, harga barang, dan sebagainya atas permintaan pihak yang
berkepentingan.

h. Maskapai Pelayaran
Adalah perusahaan yang memberikan jasa pengangkutan dengan menerima
uang jasa pengangkutan dengan menerima uang jasa angkut (freight).
Perusahaan ini menerima barang dari eksportir dan mengangkutnya ke tempat
importir atau menerbitkan Bill of Lading (B/L) sebagai tanda bukti muat
barang.
i. Perusahaan Asuransi
Adalah perusahaan yang memberikan perlindungan atas resiko barang yang
akan diangkut dengan cara menutup asuransi barang atas barang-barang
tersebut dengan yang diisyaratkan. Perusahaan ini akan menerbitkan polish
asuransi sebagai bukti bahwa barang-barang telah ditutup asuransinya dan
akan menyelesaikan tagihan tuntutan kerugian apabila terjadi claim atas
kerugian barang tersebut.
j. Bea Cukai Pabean
Adalah instansi resmi dari suatu negara yang mengawasi barang-barang keluar
masuk daeran pabean dan memberikan ijin untuk itu. Dalam kegiatan impor,

maka bea cukai merupakan pihak yang memberikan ijin untuk mengeluarkan
barang dari pelabuhan untuk dimasukkan ke daerah bebas pabean dalam
negeri.
k. Departemen Perdagangan
Adalah instansi pemerintah yang bertugas mengatur tata niaga perdagangan,
antara lain memberikan perijinan dan menetapkan pembatasan barang-barang
yang dapat di impor maupun di ekspor serta mengeluarkan ketentuanketentuannya.
Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa setiap pihak-pihak baik di
intern organisasi importir maupun di ekstern terdapat pemisahan tugas, tanggung
jawab serta hak dan kewajiban dalam melakukan prosedur pembelian
menggunakan L/C.

D.

Dokumen yang terkait dalam prosedur pembelian menggunakan L/C

Dalam suatu prosedur pembelian dengan L/C, dokumen sangatlah penting dan
diperlukan bagi masing-masing pihak baik dokumen yang digunakan oleh pihak
intern maupun dokumen yang diserahkan dari pihak ekstern. Adapun dokumen yang
digunakan pihak intern antara lain :
1. Dokumen yang digunakan oleh pihak intern dalam L/C impor
Merupakan dokumen-dokumen yang digunakan oleh pihak intern importir untuk
melakukan pembelian barang kepada eksportir. Dokumen yang digunakan oleh
pihak intern (Mulyadi, 2000:299) adalah sebagai berikut :
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi
pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian

barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tercantum dalam surat
permintaan pembelian.

b. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah
rupiah pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih. Dokumen ini terdiri dari barbagai tembusan dengan fungsi sebagai
berikut :
1) Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang
dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh
perusahaan.
2) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok,
dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke
perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian,
serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang yang
tercantum dalam surat order pembelian.
3) Tembusan bagi Unit Peminta Barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa
barang yang dimintanya telah dipesan.

4) Arsip Tanggal Penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk
mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu
yang telah ditetapkan.
5) Arsip Pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai
pemasok.
6) Tembusan Fungsi Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai
otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas
dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam order pembelian.
7) Tembusan Fungsi Akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai
salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
d. Angka Pengenal Impor (API)/API Sementara (APIS)/API Terbatas (APIT)
Dokumen ini diterbitkan oleh Kepala Deperindag setempat yang sudah
memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) yang digunakan untuk
mengimpor semua barang dagangan kecuali barang yang diatur tata niaga
impornya dan barang yang dilarang impor oleh Deperindag.
e. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa

barang yang diterima dari eksportir memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan
kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
2. Dokumen yang diberikan oleh pihak ekstern dalam L/C
Dokumen-dokumen yang diperlukan di dalam L/C yaitu dokumen yang
diberikan atas penutupan kontrak jual beli yang dikirim oleh eksportir, dokumen
yang telah dilengkapi oleh eksportir atas permintaan importir untuk diberikan
kepada advising bank dalam mengaksep nilai L/C untuk menerima pembayaran.
Dokumen pengawasan yang diperoleh penjual dari pihak-pihak yang berwenang
sehubungan dengan pengiriman barang tersebut.
Dokumen-dokumen itu jenis dan jumlahnya harus sesuai dengan syaratsyarat dan ketentuan yang disebutkan di dalam perjanjian kredit atau L/C.
Dokumen yang diperlukan di dalam L/C yang diberikan oleh pihak ekstern (M. S
Amir, 2002:217) adalah sebagai berikut :

a. Kontrak penjualan (Sales Contract)

Merupakan dokumen perjanjian yang dituangkan dan ditegaskan antar
keduabelah pihak, eksportir dan importir. Kontrak penjualan umumnya
mencakup jumlah, mutu barang, harga, tanggal pengapalan, cara-cara
pembayaran dan data-data lain yang diperlukan. Dalam kontrak inilah
dicantumkan keterangan-keterangan yang terinci tentang tinkat, mutu dan
keterangan-keterangan lain yang biasanya tidak cukup dalam L/C.
b. Bill of Lading (B/L) atau Konosemen Surat Muat Kapal Laut

Merupakan tanda terima barang yang telah dimuat di dalam kapal laut dan
merupakan bukti dari adanya perjanjian pengangkutan barang-barang melalui
laut. Dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa pihak-pihak yang
terlibat dalam B/L terdiri :
1) Shipper, adalah pengiriman barang
2) Carrier, adalah perusahan pengakuan barang
3) Consignee, adalah penerimaan barang atau yang ditunjuk
Fungsi dari Bill of Lading (B/L) antara lain :
1) Bukti adanya perjanjian pengakuan antara shipper, carrir, Consignee.
2) Tanda terima barang (A Receipt For Goods) yang berarti barang telah
diterima oleh carrier dari shipper untuk diangkut dan diserahkan serta
diterimakan kepada consignee di pelabuhan tujuan.
3) Bukti pemilikan barang (A Documents of Title To The Goods) yang berarti
pemegangan B/L adalah pemilik barang untuk sementara selama diangkut
dan perusahaan angkutan bertindak sebagai wakil atau wakil pemegang
B/L.
4) Tanda bukti pembayaran uang tambang (A Dock Receipt) yang berarti
bahwa uang tambang telah dibayar baik dibayar dimuka pada saat
pemuatan barang di pelabuhan atau dibayar dibelakang pada saat barang
dibongkar di pelabuhan tujuan.
c. Faktur dagang (Commercial Invoice)
Commercial Invoice merupakan dokumen yang harus disertakan di dalam L/C.
Faktur merupakan suatu nota yang dibuat oleh eksportir mengenai barang
yang dijual kepada importir. Didalam rangkaian dokumen pengapalan, faktur
merupakan sumber data dari kejadian dalam transaksi dan merupakan sumber

data dari kejadian dalam transaksi dan merupakan alat pengontrol mengenai
jumlah yang harus ditagih dan keterangan barang.
d. Dokumen Asuransi/Serticificate Of Insurance
Adalah suatu perjanjian dengan mana seorang penanggung mengikatkan diri
kepada tertanggung dengan menerima suatu premi, untuk memberikan
penggantian kepadanya karena suatu kerugian, kerusakan, atau kehilangan
keuntungan yang diharapkan yang mungkin akan dideritanya karena suatu
peristiwa yang tak tertentu.
Dari pengertian diatas dapat diperoleh penjelasan, bahwa :
1) Adanya jaminan pada pihak tertentu atas kejadian yang menimpanya atau
menimbulkan bahaya atau menimbulkan kerugian.
2) Dari pengertian asuransi mengandung makna yang bertujuan untuk
mengalihkan risiko dari suatu pihak (tertanggung) kepada pihak lainnya
(penanggung).
3) Terdapat pihak yang mengambil alih risiko dari pihak lain berdasarkan
suatu polis dengan menerima premi.
4) Terdapat pihak tertanggung merupakan pihak yang mengalihkan risiko
pada pihak lain berdasarkan suatu polis dengan membayar premi.
5) Premi, merupakan jumlah sebagian biaya asuransi atas suatu prestasi,
selisih dari harga jumlah atas harga nominal atau nilai yang datang dari
barang atau surat berharga.
Pengertian asuransi tidak dapat dipisahkan dengan istilah polis, polis
yaitu suatu pertanggungan harus dibuat secara tertulis. Jadi polis merupakan
suatu akte yang berfungsi sebagai alat bukti ditutupnya asuransi atas suatu
barang atau jasa.

e. Packing List
Disebut dengan istilah daftar pengepakan/isi peti, artinya packing list
berisikan perincian lengkap dari barang yang terdapat dalam setiap peti,
sehingga dari setiap peti dengan mudah diketahui isinya satu persatu atau juga
merupakan daftar yang menerangkan bahwa barang yang akan dikirim telah
terperinci.
Kegunaan dari dokumen ini dapat dibagi dua (2) yaitu :
1) Bagi pihak bank untuk mengetahui jumlah maupun jenis barang
2) Bagi importir bila barang yang diimpor akan dijual kembali, maka dengan
adanya packing list saat penjualan terjadi tidak menimbulkan kekeliruan
penyerahan barang tersebut kepada konsumen, baik mengenai jenis,
merek, tipe maupun model barang tersebut.
3. Dokumen-dokumen lain
Disamping terdapat dokumen-dokumen utama yang diisyaratkan dalam
L/C, terdapat pula dokumen-dokumen lain yang dianggap penting bagi kegiatan
usaha pihak importir, maka dapat dimasukkan dalam persyaratan yang harus
dilengkapi oleh pihak eksportir.
Dokumen-dokumen tersebut merupakan dokumen penunjang yang terdiri
dari:
a. Certificate Of Weight
Merupakan surat keterangan tentang keadaan berat barang. Dokumen ini
menerangkan tentang berat bersih barang (netto weight) dan berat kotor barang
(gross weight) atau juga merupakan daftar rincian timbangan atau ukuran dari
tiap-tiap peti pengepakan.
b. Certificate Of Measury

Merupakan surat yang keterangan yang menerangkan daftar ukuran, panjang,

tebal garis tengah dan isi dari barang. Kegunaan dokumen ini bagi eksportir
untuk menghitung ongkos angkut.
c. Certificate Of Pay To Sanitory
Merupakan surat keterangan yang menerangkan bahwa barang yang akan
dikirim bebas dari penyakit yang berbahaya.
d. Test Certificate
Merupakan surat pernyataan yang dibuat oleh laboratorium atau badan yang
independent, berisikan tentang penjelasan bahwa barang telah diuji baik
menyangkut tingkat kekuatan, kapasitas, dan konstruksi.
e. Certificate Of Origin
Merupakan suatu sertifikat yang dibuat oleh kamar dagang dari negara
produsen. Dalam sertifikat tersebut menjelaskan bahwa produk tersebut benarbenar hasil produksi negara bersangkutan, sehingga sertifikat ini secara tidak
langsung memberikan jaminan atas kualitas barang tersebut kepada pihak
pembeli.
Dapat pula dikatakan, bahwa sertifikat ini sangat penting peranannya
bagi pihak importir, yaitu memberikan keterangan/jaminan ciri khas kualitas
barang tersebut dari negara yang memproduksi, dikarenakan ada barang yang
sejenis diproduksi negara lain dengan kualitas yang berbeda. Sertifikat ini
dapat pula digunakan untuk memperoleh fasilitas bea masuk, sebagai alat
penghitungan quota di negara tujuan, maupun untuk mencegah masuknya
barang dari negara yang terlarang dan membahayakan.

Jadi semua dokumen yang terkait dalam prosedur pembelian dengan

menggunakan L/C harus lengkap, jelas dan dibuat oleh masing-masing pihak
baik pihak intern perusahaan maupun pihak ekstern yang terkait.