MAKALAH KOMUNIKASI
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi ? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh
mereka yang perhatian terhadap kajian fenomena komunikasi maupun mereka yang tertarik pada gejala-
gejala keorganisasian. Dalam kenyataan masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses
pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, yang berdampak kepada
membangun budaya organisasi, yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi. Tujuan
komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual
understanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam
pengalaman.
Rumusan Masalah
Tujuan
Tujuan dari makalah yang berjudul Komunikasi adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Perilaku
Organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi dalam organisasi merupakan proses penyampaian informasi yang akurat dan
pemahaman atas informasi dari suatu unit (pengirim) ke unit yang lain (penerima) tidak hanya vital dalam
perumusan tujuan organisasi, tetapi juga merupakan peralatan dan sarana penting melalui kegiatan
organisasi.
Komunikasi adalah satu usaha praktek dalam mempersatukan pendapat-pendapat, ide-ide,
persamaan pengertian dan persatuan kelompok.
Aktifitas komunikasi memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Apabila kajian komunikasi dihubungkan
dengan organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi organisasi. Organisasi merupakan salah
konteks penting dalam komunikasi.
B. Fungsi-fungsi Komunikasi
Komunikasi menjalankan empat fungsi utama dalam organisasi atau perusahaan yaitu:
1. Pengendalian
Fungsi komunikasi ini untuk mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara. Setiap
organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh pegawai.
Bila pegawai, misalnya, diminta untuk terlebih dahulu mengkomunikasikan setiap keluhan
yang berkaitan dengan pekerjaan ke atasan langsungnya, sesuai dengan uraian tugasnya, atau
sesuai dengan kebijakan perusahaan, komunikasi itu menjalankan fungsi pengendalian. Namun
komunikasi informal juga mengendalikan perilaku.
2. Motivasi
Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus
dilakukannya.
Seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja
yang dibawah standar.
3. Pengungkapan emosi
Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme
fundamental dimana para anggota menunjukkan kekecewaan dan kepuasan. Oleh karena itu,
komunikasi memfasilitasi pelepasan ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
4. Informasi
Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan dan kelompok untuk mengambil keputusan
melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif.
C. Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah langkah-langkah di antara seorang sumber dan penerimanya yang
menghasilkan transfer dan pemahaman makna. Pesan tersebut disampaikan dari seorang pengirim
kepada seorang penerima. Ia disandikan dengan cara diubah menjadi suatu bentuk simbolis dan
dialihkan melalui perantara (saluran) kepada penerima, yang lalu menerjemahkan ulang (membaca sandi
) pesan yang diberikan pengirim.
1) Pengirim pesan (sender) dan isi pesan / materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan
harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan
adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal
atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
2) Simbol / isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh
orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota
badan (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk
mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.
3) Media / penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti : TV, radio, surat kabar, papan pengumuman, telepon,
dan lainnya. Pemilihan ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima
pesan dan situasi.
4) Mengartikan kode / isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus
dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti atau dipahaminya.
5) Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk
code atau isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim
6) Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal
maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap si
penerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan
sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima
pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada
umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan
sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak balikan yang diberikan oleh orang
lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan.
Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya.
Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan
membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat
memperjelas persepsi.
7) Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam
proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan
adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan
yang diterimanya.
D. Arah Komunikasi
Menurut Stephen P. Robbins (2006), komunikasi dapat mengalir secara vertikal dan
horizontal. Dimensi vertikal dapat dibagi menjadi arah ke bawah dan ke atas.
A. Ke Bawah
Komunikasi ke bawah yaitu komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam kelompok
atau organisasi ke tingkat yang lebih bawah. Misalnya para manajer yang berkomunikasi dengan
para bawahannya. Pola ini biasanya digunakan oleh para manajer atau pemimpin kelompok
untuk menetapkan sasaran, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan
prosedur ke bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian, dan mengemukakan
umpan balik tentang kinerja.
B. Ke Atas
Komunikasi ke atas yaitu komunikasi yang mengalir ke tingkat yang lebih tinggi dalam
kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik ke atasan,
menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke sasaran, dan menyampaikan masalah-masalah
yang dihadapi. Komunikasi ke atas menyebabkan para manajer menyadari perasaan para
karyawan terhadap pekerjaannya, rekan sekerjanya, dan organisasi secara umum. Dengan
komunikasi ke atas juga manajer dapat mendapatkan gagasan untuk memperbaiki kondisi yang
dihadapi.
C. Lateral (Horizontal)
Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang terjadi antara anggota kelompok kerja yang
sama, baik antar sesama pekerja ataupun antar sesama manajer. Komunikasi horizontal berfungsi
untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi. Dalam beberapa kasus, hubungan
horizontal ini memberlakukan sanksi formal. Seringkali hubungan ini diciptakan secara informal
utuk mempersingkat hierarki vertical dan mempercepat tindakan.
E. Jenis-Jenis Komunikasi
1. Komunikasi Antar Pribadi
Menurut Stephen P. Robbins, komunikasi antar pribadi dapat digolongkan menjadi tiga jenis,
yaitu:
a) Komunikasi lisan
b) Komunikasi tertulis
c) Komunikasi non verbal disebut juga komunikasi dengan bahasa tubuh
Dari ketiga jenis komunikasi yang disebutkan Robbins, komunikasi lisan dan komunikasi
tulisan dapat disebut sebagai komunikasi verbal. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek
berupa :
Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan
dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam
berkomunikasi.
Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur
dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain
artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional
merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan
bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai
hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya
selingan dalam berkomunikasi.
Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung
pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan
berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk
mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.
a) Komunikasi Lisan
Sarana utama satu individu melakukan komunikasi dengan individu lainnya adalah melalui
lisan dengan cara berbicara, berpidato, mengobrol, diskusi kelompok dan lain sebagainya. Salah
satu keuntungan dari komunikasi lisan adalah kecepatan dalam umpan balik yang dihasilkannya.
Pesan verbal dapat disampaikan dan tanggapan diterima dalam waktu yang relatif singkat. Jika
penerima merasa tidak yakin dengan pesan itu, umpan balik yang cepat memungkinkan deteksi
dini oleh pengirim dan karenanya memungkinkan koreksi dini.
Disamping memilik keuntungan diatas, komunikasi dengan lisan pun memiliki kerugian.
Kerugian terbesar dari komunikasi lisan yang muncul dalam organisasi adalah ketika pesan yang
disampaikan harus melewati sejumlah orang. Semakin banyak orang yang dilewati oleh pesan itu
maka semakin besar pula kemungkinan pesan tersebut mengalami distorsi. Dalam organisasi,
dimana setiap keputusan dan komunikasi lainnya disampaikan dari atasan kepada bawahan
secara verbal melalui lisan maka hal ini memungkinkan untuk terjadinya distorsi pada pesan
tersebut.
b) Komunikasi Tulisan
Dalam kehidupan sehari-hari, kita sudah terbiasa melakukan komunikasi secara tertulis.
Diantara media yang sering digunakan untuk melakukan komunikasi tertulis ini diantaranya
memo, surat, email, fax, sms, laporan berkala organisasi, pengumuman di papan, bulletin dan
alat-alat lain yang dikirimkan via kata-kata secara tertulis.
Salah satu keuntungan penggunaan komunikasi tulisan ini adalah karena komunikasi tulisan
ini berwujud dan dapat dibuktikan atau dapat dijadikan sebagai bukti. Umumnya, baik pengirim
maupun penerima memiliki catatan komunikasi. Pesan dapat disimpan dalam waktuyang lama.
Jika ada pertanyaan mengenai isi pesan tersebut, maka secara referensi dicatat dan dapat
dijadikan rujukan untuk referensi selanjutnya.
Kelebihan seperti ini tentu saja merupakan keuntungan tersendiri bagi sebuah organisasi.
Misalnya saja pesan ini berisi tugas yang harus dikerjakan oleh anggota dari oragisasi tersebut
selama beberapa bulan. Dengan menyampaikannya secara tertulis, maka ini dapat dijadikan
pedoman selama tenggat waktu tertentu atau selama tugas dan tujuan tersebut belum tercapai.
Manfaat lain dari komunikasi tertulis/tulisan ini muncul dari prosesnya sendiri. Biasanya kita
akan lebih cermat dan lebih teliti terhadap kata/pesan yang ditulis daripada kata/pesan yang
disampaikan melalui lisan. Dengan demikian komunikasi tertulis ini lebih memungkinkan untuk
dapat difikirkan dengan baik, logis, dan jelas.
Selain mempunyai kelebihan seperti telah diutarakan diatas, pesan tertulis juga mempunyai
kekurangan. Pesan tertulis dapat memakan waktu yang relatif lebih lama daripada pesan yang
disampaikan melalui lisan. Dengan demikian meskipun menulis jauh lebih akurat tetapi menulis
juga dapat memakan waktu yang relatif lama. Kemudian dalam komunikasi tulisan/tertulis juga,
umpan baluk yang diterima relatif lebih lama daripada komunikasi lisan.
F. Komunikasi Organisasi
Menurut Stephen P. Robbins, komunikasi organisasi ini dapat digolongkan menjadi
komunikasi jaringan formal, selentingan, dan mekanisme dengan bantuan komputer yang
digunakan oleh organisasi untuk memudahkan komunikasi.
a. Jaringan kelompok kecil formal
Jaringan organisasi formal ini bisa jadi sangat rumit, karena bisa jadi mencakup ratusan
orang atau puluhan tingkat hierarki. Stephen P. Robbins menyederhanakan jaringan formal ini
kedalam tiga kelompok kecil yang umum yang masing-masing terdiri dari lima orang. Tiga
jaringan ini adalah rantai, roda, dan semua saluran.
Rantai secara tegas mengikuti rantai komando yang formal. Jaringan ini hampir sama
dengan saluran komunikasi yang mungkin kita temukan dalam organisasi dengan tiga tingkatan
yang kaku. Roda mengandalkan tokoh sentral yang bertindak sebagai saluran pusat untuk semua
komunikasi kelompok. Jaringan ini merangsang jarinan komunksi yang akan kita temukan dalam
tim dengan pemimpin yang kuat. Jaringan semua saluran memungkinkan semua anggota
kelompok untuk secara aktif untuk saling berkomunikasi. Jaringan semua saluran ini mungkin
paling sering dicirikan dalam praktik yang sering dilakukan oleh tim swa kelola, dimana semua
anggota kelompok bebas memberikan kontribusi dan tidak ada satu orang pun yang mengambil
peran sebagai seorang pemimpin.
b. Selentingan
Selain system formal tersebut, dalam komunikasi dikenal juga system informal yang disebut
dengan selentingan. Meskipun selentingan ini bersifat informal, tidakberarti selentingan ini
bukan merupakan sumber informasi yang penting. Misalnya survei terbaru menemukan bahwa
75% dari karyawan mendengar pertama kali ada masalah dari desas desus dalam selentingan.
Selentingan mempunyai tiga karakteristik utama, yaitu:
1) Selentingan tidak dikendalikan oleh manajemen.
2) Selentingan dipersepsikan oleh kebanyakan karyawan sebagai sumber informasi yang paling
dapat dipercaya dan andal daripada informasi formal yang diumumkan oleh manajemen puncak.
3) Sebagian besar selentingan digunakan untuk melayani kepentingan sendiri dari orang-orang di
dalamnya.
Selentingan merupakan bagian penting dari komunikasi kelompok atau organisasi.
Selentingan menunjukkan kepada para manajer isu-isu yang membingungkan yang dianggap
oleh para karyawan dianggap penting dan memicu kecemasan. Oleh karena itu, selentingan
bertindak sebagai filter dan sebagai mekanisme umpan balik, yang mengumpulkan isu-isu yang
dianggap relevan oleh para karyawan. Dan yang lebih penting lagi yaitu dari perspektif
manajerial, adanya kemungkinan menganalisis informasi selentingan dan meramalkan arahnya.
c. Komunikasi dengan bantuan komputer.
Dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat dewasa ini,
memungkinkan pula komunikasi dalam organisasi diterapkan melalui teknologi komputer.
Keuntungan yang didapat tentu saja dalam hal kecepatan, keakuratan, dan kemudahan. Bsekali
fasilitas untuk melalkukan komunikasi dengan bantuan teknologi komputer ini, diantaranya :
1. Elektronik Mail (E-Mail)
E-Mail merupakan surat elektronik menggunakan internet dan diperkaya dengan
teknologi yang dibantu komputer. Banyak manfaat yang bisa diperoleh dengan menggunakan e-
mail ini, yaitu pesan e-mail dapat ditulis, diedit, dan disimpan dengan cepat. Pesan-pesan yang
dikirim melalui e-mail dapat didistribusikan dan dikirim kepada satu atau ribuan orang hanya
dalam satu kali pengiriman. Dan keuntungan lainnya yaitu biaya yang dikeluarkanpun relatif
murah.
Adapun kelemahan dari e-mail adalah berlebihnya informasi yang didapatkan. Misalnya
saja seseorang bisa mendapatkan ratusan bahkan ribuan e-mail hanya dalam satu hari. Tentu saja
ini menjadi kendala tersendiri bagi penggunyanya untuk membaca, menyaring, dan menanggapi
e-mail yang masuk tersebut. Kelemahan lainnya yaitu kurangnya muatan emosional, yang hanya
bisa disampaikan melalui pesan suara atau melalui tatap muka.
2. Hubungan Internet dan Ekstranet
Internet adalah jaringan informasi privat di seluruh organisasi yang berfungsi seperti situs
web tetapi hanya bisa diakses oleh orang dalam. Dengan menggunakan jaringan internet ini suatu
organisasi dapat berhubungan dengan mudah, cepat, dan murah baik dengan sesama anggotanya
ataupun dengan anggota atau perusahaan-perusahaan lain dalam menjalankan aktivitas
organisasi/kelompoknya.
3. Konferensi Video
Konferensi video adalah perluasan system internet dan ekstranet. Konfeensi video
memungkinkan anggota suatu kelompok/organisasi bertemu dengan anggota organisasi lain
dalam tempat yang berbeda. Gambar yang diperlihatkan dalam video memungkinkan mereka
untuk saling berkomunikasi.
Kesimpulan
Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :
pengirim pesan, penerima pesan dan pesan. Semua fungsi manajer melibatkan proses
komunikasi. Proses komunikasi dimulai dengan adanya pengirim pesan yang mempunyai ide
untuk disampaikan kepada seseorang agar dapat dipahami sesuai apa yang ia sampaikan.
Kemudian pesan (informasi) tersebut disampaikan melalui isyarat (simbol), baik verbal (kata-
kata) maupun non verbal (bahasa tubuh) melalui media komunikasi langsung (tatap muka), TV,
Radio, internet, dll. Setelah pesan diterima melalui indera, maka si penerima mengartikan, atau
menterjemahkan agar dapat dipahami olehnya. Setelah pesan tersebut dimengerti, maka ada
tanggapan atau isyarat yang berisi pesan dari penerima agar pengirim pesan tahu dampak
pesannya terhadap penerima pesan (balikan). Disamping proses komunikasi diatas, juga ada
gangguan yang menghalangi suatu proses komunikasi yang akibatnya penerima salah
mentafsirkan pesan/isyarat tersebut.
Arah komunikasi yaitu bisa secara vertikal (ke atas maupun ke bawah) dan secara horizontal.
Hambatan dalam komunikasi yang efektif yaitu:
1. Penyaringan
2. persepsi selektif
3. informasi berlebih
4. Emosi
5. bahasa, dan
6. kegelisahan komunikasi
DAFTAR PUSTAKA