Boston Creamery Case

Disusun oleh Kelompok 3

1 Anggiyansyah Nurmanta 1609962900
2 Lastri Defani Sinambela 1606963191
3 Rika Retno Wulandari 1606963342

Case Summary
Frank Roberts (VP- Sales Marketing) merasa cukup puas atas hasil laporan keuangan divisi
Boston Creamery pada tahun 1973. Boston Creamery adalah sebuah perusahaan yang memproduksi Es
Krim dan memasarkan Es Krim tesebut kepada Wholesalers dan Retailer, Boston Creamery mulai
mengaplikasikan Financial planning and control system pada tahun 1972 dan tahun 1973 adalah tahun
pertama dimana manajemen dari Boston Creamery dapat membandingkan data antara laporan keuangan
yg sudah dianggarkan dengan hasil yang sebenarnya (actual). Pada tahun tersebut terdapat perbedaan
sebesar $71,700 antara anggaran dengan laporan keuangan yang sesuai dengan hasil operasional
perusahaan. Jim Peterson, president divisi Ice Cream meminta Frank Roberts untuk membuat presentasi
singkat mengenai perbedaan ini pada pertemuan manajemen berikutnya. Dengan menggunakan Financial
planning dan control system yang baru Peterson ingin memberikan gambaran kepada manajemen grup
bagaimana system baru ini dapat menganalisa perbedaan profit pada area-area tertentu yang
membutuhkan perbaikan dan area-area tertentu yang dirasa sudah baik dan perlu mendapatkan pujian.
Tiga hari setelah Peterson meminta Roberts untuk membuat presentasi singkat mengenai
perbedaan sebesar $71,700 Roberts menghadap Peterson dengan membawa data sebagai berikut:

Favorable Variance Due to Sales :

Volume $117,700F
Price $ 12,000F $129,700F

Unfavorable Variance Due to Operations :

Manufacturing $99,000U
Delivery $54,000F
Advertising $29,000U
Selling $ 6,000F
Administration $10,000F $ 58,000U

Net Variance Favourable $ 71,700F

Menurut Peterson, data yang dibawakan oleh Roberts sudah cukup baik, hanya saja data tersebut
masih belum memberikan indikasi bagian mana yang harus diperbaiki pada tahun 1974 dan belum
mengindikasikan apa sebenernya penyebab dari keseluruhan perbedaan yang terjadi. Sebagai contoh,
elemen mana yang sebenarnya tidak terkontrol. Peterson menyarankan kepada Roberts agar memberikan
data yang lebih detail serta membuat breakdown atas perbedaan volume sales ke tiap tiap bagian sales
yang campuran, serta terhadap pergeseran pangsa pasar (market share shift), serta memberikan break
down terhadap bagian-bagian yang menyebabkan perbedaan. Peterson juga menyarankan kepada Roberts
untuk membuat rincian bagian mana pada proses produksi yang mengindikasikan adanya kelebihan
anggaran (Unfavorable) sehingga pada tahun berikutnya (1974) dapat diperbaiki. Peterson juga
menyarankan agar Roberts menghubungi John Vance, the corporate controller, jika Roberts
membutuhkan data data mekanikal untuk membuat rincian seperti yang diminta oleh Peterson.
 Pada hari berikutnya, Roberts mengetahui bahwa John Parker, VP bagian Manufacturing and
Operations telah melihat draft variance report Roberts dan kurang setuju dengan laporan tersebut.
Kiranya Parker sudah berbicara dengan Peterson dan berprasangka bahwa Roberts bermain-main dengan
angka, sehingga laporan yang dibuat oleh Roberts memperlihatkan hasil yang sepertinya bagus untuk
departemen sales and marketing dan kurang bagus untuk departemen yang dipimpin oleh Parker.

Highlight Issues:
1. Tahun 1973 merupakan tahun pertama Boston Creamery menerapkan system Planning and
budgeting.
2. Planning dan budgeting yang dibuat untuk tahun 1973 adalah estimasi yang berdasarkan
penjualan pada periode Januari Oktober tahun 1972, sehingga terdapat 2 versi budget, yaitu
versi original dan versi revised yang dibuat sekitar April 1973 (Spring).
3. Terdapat selisih (perbedaan) sebesar $ 71,700 antara original budget dengan actual operating
income.
4. Draft presentasi untuk menjelaskan perbedaan ini dibuat oleh kepala divisi satu bagian tertentu
saja (Roberts VP Marketing and Sales).
5. Draft presentasi yang seharusnya menunjukkan bagian-bagian mana yang Overbudget dan bagian
mana pada perusahaan yang menguntungkan dibuat terlalu sederhana sehingga tidak
merepresentasikan keadaan yang sebenarnya.
Pertanyaan & Jawaban :
1. Perubahan apa (jika ada) yang akan anda usulkan pada variance analysis schedule yang dibuat
oleh Franks Roberts ? Apakah saran yang ditawarkan oleh Peterson dapat menjadi input atas
perubahan data variance analysis schedule yang telah dibuat oleh Roberts, tanpa membuat report
baru terlalu teknikal dan sulit dimengerti ?

Jawaban :
Financial Planning & Control system pad Boston Creamery dapat dikategorikan sebagai standard
budget, dimana budge dibuat berdasarkan data historis (historical information). Hal ini menjadi
kelemahan utama Standard budget, karena data yang dibuat berdasarkan historical information
pada umumnya akan cepat usang, karena tidak compatible dengan keadaan pasar yang pada
umumnya berfluktuatif. Selain itu standard budget pada umumnya hanya mengandung informasi
dasar berupa pendapatan dan biaya (Fixed Revenue and expenses) dan tidak menyediakan variasi
data seperti unit yang terjual, harga barang, aktivitas dan seterusnya. Pendekatan seperti ini akan
sesuai untuk perusahaan-perusahaan yang menjalankan bisnis sederhana, seperti perusahaan jasa,
dan kurang tepat apabila diaplikasikan pada perusahaan manufaktur apalagi dengan hasil
produksi yang lebih dari satu seperti hasil produksi Boston Creamery. Alternatif bagi Boston
Creamery adalah Zero Based Budgeting yang berdasarkan pada kegiatan atau Activity Based
Budgeting. Activity Based Budgeting merupakan metode budget dimana budget didasarkan pada
aktivitas yang terjadi disetiap functional area yang ada pada perusahaan, sehingga setiap kegiatan
dapat didefinisikan dan dianalisis kinerjanya, selain itu Activity base Budgeting juga berfokus
pada system yang bertujuan untuk meningkatkan system dan memuaskan kebutuhan customers
dengan mengurangi biaya (Cost Reduction). Pada case Boston Creamery, Financial Planning
Control system yang didasarkan pada kegiatan masa lalu menghasilkan variance yang cukup
significant, sehingga Peterson meminta Roberts untuk membuat presentasi atas perbedaan ini.
Namun hasil presentasi yang dilakukan oleh Roberts masih kurang memuaskan Peterson karena
presentasi tersebut sangat menyeluruh, tidak menunjukkan aspek-aspek tertentu pada Boston
Creamery yang berkontribusi menyebabkan perbedaan antara Planning dengan actual result.
 Perubahan yang dapat kami usulkan untuk laporan Roberts atas Variance analysis schedule antara
lain :
Mengikuti saran Peterson untuk membuat break down sales dan biaya yang mendetail
berdasarkan data dari John Vance;
Mengelola lebih lanjut data dari John Vence dan menerapkan pendekatan yang lebih
kepada Activity based budgeting sehingga dapat menelusuri kegiatan dari setiap hasil
produksi tersebut, dan dapat diketahui produk mana yang benar-benar Favorable dan
mana yg unfavourable.
Penelusuran terhadap kegiatan-kegiatan ini tentunya akan melibatkan juga setiap biaya
yang terjadi termasuk fixed dan Variable Cost nya, sehingga dapat ditelusuri, produk
mana yang unfavourable serta over budget dan produk mana yang favourable dan
memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Bekerjasama dengan John Parker dalam menyusun analisa sehingga tidak terjadi dispute
atas hasil laporan analisa Roberts.

2. Bagaimana struktur analisis varians yang dilaporkan oleh John Parker ? Menurut Parker divisi
Marketing bertanggung jawab untuk mengatur harga jual yang dapat menutupi kenaikan biaya
bahan baku.

Jawaban :
Metode penyusunan anggaran yang dilakukan oleh Boston Creamery, Inc meletakkan penjualan
sebagai factor kunci dalam perusahaan. Dapat dilihat pada Profit Plan tahun 1973 dimana
penyusun anggaran pada Boston Creamery, Inc adalah Frank Robert yang berperan sebagai Vice
President for Sales and Marketing. Setelah Frank Robert menyusun Profit Plan tahun 1973 dan
sudah direvisi, kemudian John Parker selaku Vice President of Manufacturing and Operation
akan membuat anggaran produksi berdasarkan Profit Plan yang sudah dibuat tadi. Cara John
Parker membuat variance analysis report adalah dengan cara melakukan perincian pada variance
yang sudah dihitung pada profit plan nya.
Pada Exhibit 2 terdapat Milk Price Variance dan Sugar Price Variance dengan total $ 80.700

Apabila Milk Price Variance dan Sugar Price Variance dikurangkan dari Manufacturing Cost
Actual dan ditambahkan ke Advertising (Marketing) karena menurut John Parker hal itu
merupakan tanggung jawab Marketing menutupi semua kenaikan biaya, maka seharusnya Frank
Robert merevisi cost schedule pada Manufacturing Unfavorable $ 18.300 dan pada Advertising
(Marketing) Unfavorable $ 109.700.
 Manufacturing = $6.824.900 - $80.700 = $6.744.200 (Actual)
$6.744.200 - $6.725.900 = $18.300 Unfavorable
Advertising = $607.700 + $80.700 = $688.400 (Actual)
$688.400 - $578.700 = $ 109.700 Unfavorable

Maka menurut John Parker, analyzing profit variance seharusnya adalah sebagai berikut :
Favorable Variances Due to Sales:
Favorable Variance Due to Sales :
Volume $117,700F
Price $ 12,000F $129,700F

Unfavorable Variance Due to Operations :

Manufacturing $18,300U
Delivery $54,000F
Advertising $109,700U
Selling $ 6,000F
Administration $10,000F $ 58,000U
Net Variance Favourable $ 71,700F

3. Hal-hal apa yang dapat direkomendasikan untuk tahun 1974 berdasarkan profit variance analysis
dan langkah apa yang pada tahun 1973 sudah tepat dilakukan :
Jawaban :
Hal-hal yang dapat direkomendasikan pada tahun 1974 berdasarkan profit variance analysis :
Di tahun berikutnya seharusnya perusahaan dapat membuat anggaran yang lebih
realaistis berdasarkan kemampuan masing-masing divisi ataupun departemen.
Anggaran yang telah dibuat dapat direvisi sewaktu-waktu, misal dalam periode sebulan
atapun per tiga bulan dengan demikian variance-variance yang tidak menguntungkan
perusahaan dapat segera ditindaklanjuti dan tidak menimbulkan kerugian yang besar
terhadap perusahaan di akhir periode.
Memberi pengawasan terhadap variance-variance yang kemungkinan tidak
menguntungkan perusahaan di tahun-tahun sebelumnya. Misalnya di bagian advertising,
manager dapt melakukan pengawasan dalam biaya-biaya yang dikeluarkan untuk hal
promosi, mungkin dengan mengganti media ntuk promosi atau menjalin kerjasama
dengan vendor yang berbeda dalam hal promosi.

4. Pendekatan kepada profit planning and control yang dideskripsikan pada Boston Creamery
case masih sangat umum dilakukan pada tahun 1990. Banyak orang yang mempertimbangkan
pendekatan ini sebagai bread and butter manajemen teori. Apakah yang menjadi kelemahan
pendekatan manajemen seperti ini ? Bagaimana penilaian anda terhadap pendekatan tersebut
ditinjau dari segi perspektif kontemporer ?

Jawaban :
Kelemahan dalam teori management :
Dengan Dilakukannya perbaikan ataupun revisi terhadap anggaran akan membutuhkan
waktu dan perhatian yang banyak bagi pihak manager.
 Tidak semua kegiatan perusahaan biaya-biayanya dapat dihitung dengan biaya standar
tetapi dengan perhitungan biaya yang lain misalnya dengan memakai metode ABC
(activity based costing) dalam menghitung pembebanan biayanya.
Kekeliruan ataupun kesalahan yang terjadi dalam membuat pengangaran akan
berdampak terhadap perencanaan, koordinasi maupun pengawasan ke depannya.

Anggaran alat bagi management untuk melakukan hal-hal sbb :

Sebagai alat untuk perencanaan perusahaan di periode berikutnya, hal-hal apa saja yang
akan dilakukan dan dikembangkan.
Anggaran sebagai pedoman dalam bekerja dan juga sebagai bahan untuk pengawasan
bagi setiap divisi/departemen.
Anggaran dapat digunakan sebagai bahan koreksi dan bahan evaluasi untuk bagian
departemen yang masih harus terus diperbaiki.
Mempengaruhi dan memotivasi karyawan untuk bekerja lebih efektif, konsisten dan
efisien dan dengan adanya anggaran tersebut juga akan menseragamkan tujuan karyawan
dengan tujuan karyawan dengan tujuan perusahaan.