TEKNIK PENJADWALAN

DEFINISI WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Setelah selesai merencanakan ruang lingkup, tahap berikutnya dalam perencanaan
proyek adalah mendefinisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecah-mecah
menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan menjadi pekerjaan
yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup. Definisi ruang lingkup yang
baik sangat penting untuk suksesnnya sebuah proyek karena membantu meningkatkan akurasi
estimasi waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan ukuran kinerja dan pengendalian
proyek, dan memperjelas dalam pertanggujawaban kerja. Output dari prose definisi ruang
lingkup adalah Work Breakdown Structure(WBS) proyek.
Work Breakdown Structure
Work Breakdown Structure adalah analisis berorientasi hasil dari pekerjaan yang
tercakup dalam proyek yang disebut dengan total ruang lingkup proyek. WBS ini merupakan
dokumen fundamnetal dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk
perencanaan dan mengelola jadawal, biaya dan perubahan-perubahan yang terjadi.
WBS sering diwujudkan dalam bentuk diagram pohon aktivitas yang berorientasi
tugas dan diorganisasi berdasarkan phase pekerjaan atau produk proyek. Jika diorganisasi
berdasarkan produk disebut juga dengan Product Breakdown Structure.

Gambar 1.0 Work Breakdown Struktur

Pendekatan Dalam Pengembangan WBS
Terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan WBS,
antara lain:
Penggunaan Panduan. Untuk membreakdown proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan yang
lebih kecil berdasarkan pada standar baku yang telah banyak dipakai dan diakui secara
umum.
Pendekatan analogi. Pekerjaan-pekerjaan proyek disusun berdasarkan pengalaman atau
dokumen-dokumen dari proyek-proyek sebelumnya.
Pendekatan top-down.

MENDEFINISIKAN AKTIVITAS
Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya sebuah proyek
dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih detail. Berdasarkan diagram
proyek, manajer proyek mengembangkan statemen ruang lingkup dan WBS
Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam mengembangkan lebih detail
dari WBS dengan penjelasan yang mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah agar tim
proyek memahami secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai bagian
dari ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan yang diukur kinerjanya
karena memiliki durasi, biaya dan kebutuhann sumber daya yang diharapkan.

PENGURUTAN AKTIVITAS
Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS, diskripsi produk
detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan keterkaitan antar aktivitas. Termasuk
di dalamnya mengevaluasi alasan-alasan ketergantungan dan perbedaan tipe-tipe
ketergantungan. Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas atau
tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah bisa
beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel? Apakah bisa beberapa aktivitas sebagian
overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan antar aktivitas memeliki pengaruh yang
signifikan pada pengembangan dan pengelolaan jadwal proyek.
Alat bantu untuk menggambarkan urutan aktivitas adalah Diagram Jaringan Kerja
Proyek (Project Network Diagrams). Diagram jaringan kerja proyek menampilkan secara
skematik dan logik hubungan dan urutan aktivitas proyek. Contoh dari diagram jaringan kerja
proyek ditunjukkan pada gambar
 Gambar 1.1 Diagram jaringan kerja proyek

Huruf A, B, C, D, E, F, G, H, I, dan J mewakili aktivitas dengan ketergantungan lengkap dari

proyek. Aktivitas ini diperoleh dari WBS dan definisi aktivitas yang dibicarakan sebelumnya.
Anak panah mewakili urutan atau keterkaitan aktivitas. Sebagai contoh, aktivitas A harus
selesai dikerjakan sebelum aktivitas D, aktivitas D harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas
H dan sebagainya.
Format dari diagram jaringan kerja menggunakan activity-on-arrow (AOA) atau
arrow diagramming method (ADM). Dalam teknik diagram jaringan, aktivitas diwakili
dengan anak panah dan dihubungkan pada titik yang disebut dengan node yang
menggambarkan urutan aktivitas. Sebuah node sebagai tanda awal atau akhir dari sebuah
aktivitas. Node pertama menunjukkan awal dari proyek dan node terakhir menunjukkan akhir
proyek.
Sangat penting untuk dicatat bahwa tidak setiap item pada WBS perlu dimasukknan
pada diagram jaringan proyek. Sebuah item yang tidak memiliki kaitan sama sekali dengan
aktivitas lainnya tidak perlu dimasukkan dalam diagram jaringan.
Apabila diasumsikan terdapat daftar aktivitas proyek, langkah-langkah untuk
membuat diagram jaringan AOA adalah:
Cari aktivitas yang harus dimulai dari node 1. Gambar node selesai dari aktivitas-
aktivitas tersebut dan anak panah dari node 1 ke node selesai tersebut. Gunakan huruf untuk
menamai aktivitas dan beri nilai yang menunjukkan estimasi durasi penyelesaian
aktivitas.Contoh B=2, berarti durasi aktivitas B adalah 2 hari atau minggu atau satuan waktu
lainnya.
Lanjutkan menggambar diagram jaringan dari kiri ke kanan. Cari pecahan (bursts)
atau gabungan (merge). Pecahan jika satu node diikuti dua atau lebih aktivitas. Gabungan jika
dua atau lebih node mendahului sau node. Contoh node 1 memecah karena menuju node 2, 3,
dan 4. Node 5 sebuah gabungan oleh node 2 dan 3.
Lanjutkan menggambar sampai semua aktivitas masuk dalam diagram
Hindari adanya anak panah yang saling berpotongan dengan menggambar ulang dan
merubah letak node.
Walaupun network diagram AOA atau ADM mudah dipahami dan dibuat, metode lain
yang lebih banyak digunakan adalah precedence diagramming method (PDM). PDM adalah
teknik diagram jaringan dimana aktivitas diwakili dengan kotak. Teknik ini lebih
memperlihatkan hubungan waktu.
Terdapat 4 tipe ketergantungan aktivitas dalam proyek :
1. Finish-to-Start : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas
berikutnya dapat dimulai. Contoh aktivitas pelatihan tidak bisa dilaksanakan sampai
aktivitas sistem baru selesai. Dan teknik AOA hanya mengenal tipe ketergantungan
ini.
2. Start-to-start : hubungan dimana suatu aktivitas tidak bisa dimulai sampai aktivitas
lain dimulai.
3. Finish-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain
selesai.
4. Start-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus dimulai sebelum aktivitas lain
selesai.
Pada gambar 1.2 mengilustrasikan sebuah proyek menggunakan metode PDM.
Aktivitas ditempatkan dalam kotak sekalikus mewakili node. Garis panah menunjukkan relasi
antar aktivitas. Masing-masing kotak aktivitas memuat:tanggal mulai dan tanggal selesai,
nomor ID aktivitas, lama aktivitas, dan nama sumber daya yang digunakan.
Gambar 1.2 Precedence Diagramming Method (PDM)
Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses perencanaan dalam
manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi dari setiap aktivitas. Hal ini sangat
penting karena durasi merupakan waktu riil yang diperlukan oleh sebuah aktivitas.

MENGEMBANGKAN JADWAL
Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan tanggal mulai dan
tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari pengembangan jadwal adalah menemukan
jadwal proyek yang realistis dan sebagai dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari
dimensi waktu.
Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses mengembangkan jadwal:
Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk mendisplaykan informasi jadwal
proyek,
Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal suatu proyek,
Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk mengembangkan dan mengendalikan
jadwal proyek,
Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung batasan sumberdaya
Definisi Gantt Chart

Gantt chart adalah suatu alat yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek dengan jumlah
anggota tim yang sedikit, proyek mendekati penyelesaian dan beberapa kendala proyek.

Contoh Gantt Chart

Gantt Chart merupakan diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalan

sumber daya dan alokasi waktu (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006). Gantt Chart
adalah contoh teknik non-matematis yang banyak digunakan dan sangat popular di
kalangan para manajer karena sederhana dan mudah dibaca.

Gantt Chart dapat membantu penggunanya untuk memastikan bahwa (Heizer, Jay dan
Render, Barry,2006):

Semua kegiatan telah direncakan

Urutan kinerja telah diperhitungkan
Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat, dan
Keseluruhan waktu proyek telah dibuat

Karakteristik Gantt Chart

 Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh
para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktu
dimulai dan selesainya tugas-tugas dan sub- sub tugas dari proyek.
Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semkin penting urutan antara tugas-
tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi gantt
chart.
Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan what if saat melihat
kesempatan-kesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap
kebutuhan.
Keuntungan menggunakan Gantt Chart
Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat
komunikasi dalam penyelenggaraan proyek. Gantt Chart sangat mudah dipahami, balok
horizontal (horizontal bar) dibuat pada tiap kegiatan proyek sepanjang garis waktu.
Gantt chart digunakan untuk penjadwalan sederhana atau proyek-proyek yang
kegiatannya tidak terlalu berkaitan atau proyek kecil, sedangkan network untuk
penjadwalan proyek yang rumit.
Gantt Chart juga dapat digunakan untuk penjadwalan operasi yang berulang.
Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya
pada saat pelaporan
Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan
Kelemahan Gantt Chart
Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan
kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh
keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena
pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
Gantt chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antara
aktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya
terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt chart.