Simki-Techsain Vol. 02 No.

06 Tahun 2018 ISSN : 2599-3011

ARTIKEL

Perancangan Sistem Administrasi Peserta Kursus ( Studi Kasus :

Lembaga Kursus Bahasa Inggris ELLA )

Oleh:
EDO HARIYANTO TUNGGAL MAKMUR
13.1.03.03.0130

Dibimbing oleh :
1. RINA FIRLIANA, M.Kom
2. SUCIPTO, M.Kom

PRODI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NUSANTARA PGRI KEDIRI
2018
 Simki-Techsain Vol. 02 No. 06 Tahun 2018 ISSN : 2599-3011
Artikel Skripsi
Universitas Nusantara PGRI Kediri

Edo Hariyanto T.M | 13.1.03.03.0130 simki.unpkediri.ac.id

Fakultas Teknik – Sistem Informasi || 1||
 Simki-Techsain Vol. 02 No. 06 Tahun 2018 ISSN : 2599-3011
Artikel Skripsi
Universitas Nusantara PGRI Kediri

Perancangan Sistem Administrasi Peserta Kursus ( Studi Kasus : Lembaga

Kursus Bahasa Inggris ELLA )

Edo Hariyanto Tunggal Makmur

13.1.03.03.0130
Fakultas Teknik – Prodi Sistem Informasi
edhoharyanto@gmail.com
Rina Firliana, M.Kom dan Sucipto, M.Kom
UNIVERSITAS NUSANTARA PGRI KEDIRI

ABSTRAK

Sistem Informasi merupakan kunci sukses sebuah organisasi atau instansi baik kecil maupun
besar. Apabila sistem yang ada belum bisa maksimal melayani pengguna jasa. Permasalahan yang
sering timbul diantaranya pencatatan data dan penjadwalan kursus yang ditulis tangan. Penulis
melakukan analisis dengan Perancangan Berbasis Objek dan alat yang digunakan untuk analisis adalah
Konteks diagram , DFD, CDM, PDM. Sedangkan bahasa pemograman yang dipakai adalah delphi
dengan database MySQL. Dengan adanya Sistem Informasi Administrasi yang telah dibangun oleh
penulis maka segala kegiatan mulai dari pendaftaran, data siswa, data tutor, pemilihan progam kursus,
pembayaran, penjadwalan mengajar, peng-input-an akan dilakukan melalui system informasi ini dan
bukan dengan aplikasi lainnya.

KATA KUNCI : Pengembangan Sistem Informasi, Waterfall, Sistem Administrasi Kursus

informasi yang bisa mengolah data secara
cepat dan efektif.
I. LATAR BELAKANG
Lembaga Kursus Bahasa Inggris
Pada global ini teknologi informasi
ELLA contohnya, lembaga kursus ini
di gunakan untuk mendukung kegiatan
membuka berbagai jenis pilihan progam
usaha terutama bidang pengolahan data
bimbingan bahasa inggris mulai dari yang
administrasi, contohnya pengolahan data
dasar sampai tingkat lanjut. Pendaftaran
administrasi pada sebuah lembaga kursus.
dibuka setiap periode 10 dan 25 pada
Pengolahan data administrasi dalam
setiap bulannya untuk program 2 minggu,
sebuah lembaga kursus merupakan
sedang kan untuk program 1 bulan dibuka
kegiatan utama yang dilaksanakan secara
pada awal bulannya. Lembaga kursus ini
periode maupun setiap saat, data-data
bisa menerima siswa 300-400 siswa setiap
tersebut selalu berubah setiap bulanya atau
periode baru. Ada berbagai kelas program
setiap tahun. Penambahan siswa
mulai dari grammar, speaking, vocab
menyebabkan data tersebut selalu berubah.
dengan bergai macam tingkatan sesuai
Sedangkan informasi dituntut untuk selalu
kemampuan siswa yang akan mendaftar
actual, sehingga dibutuhkan suatu sistem
Edo Hariyanto T.M | 13.1.03.03.0130 simki.unpkediri.ac.id
Fakultas Teknik – Sistem Informasi || 2||
 Simki-Techsain Vol. 02 No. 06 Tahun 2018 ISSN : 2599-3011
Artikel Skripsi
Universitas Nusantara PGRI Kediri

progam. Lembaga Kursus Bahasa Inggris agar bisa di jadikan alat pendataan serta
ELLA merupakan salah satu lembaga untuk evaluasi bagi lembaga kursus ini.
kursus bahasa inggris di Kampung Inggris Adapun batasan masalah dalam
Pare, lembaga ini masih menggunakan penelitian ini mengingat banyaknya dan
sitem manual dalam pengolahan data luasnya permasalahan serta agar tujuan
administrasinya. Data-data tersebut di catat pembahasan lebih terarah, maka dalam
secara manual di dalam suatu buku. penelitian ini dilakukan pembatasan
Dengan melihat dan mengamati sistem masalah sebagai berikut:
yang sedang berjalan pada Lembaga A. Penelitian dilakukan pada bagian
Kursus Bahasa Inggris ELLA, di temukan administrasi pendaftaran peserta
beberapa masalah dalam penyimpanan data kursus baru.
yang di karenakan proses pendataannya B. Data yang diambil merupakan data
masih dengan cara pencatatan dalam buku peserta kursus pada periode 10 dan 25
dan keterbatasan ruang penyimpanan. Hal (program 2 minggu).
ini menyebabkan lamanya proses C. Aplikasi ini berbasis Dekstop, karena
pencarian data dan memungkinkan pengolahan data administrasi cukup di
terjadinya data hilang. Maka perlu adanya lakukan oleh Admin.
aplikasi Sistem Administrasi untuk D. Aplikasi ini berbasis Dekstop, karena
membantu pengolahan dan penyimpanan pengolahan data administrasi cukup di
data secara efisien. Selain itu juga untuk lakukan oleh Admin.
memudahkan dalam proses registrasi dan
Tinjauan Pustaka
administrasi bias di proses dengan mudah
Sistem Informasi
dan aman. Dalam penelitian ini proses
Sistem dapat diartikan sebagai serangkaian
penelitian menggunakan metode waterfall
komponen - komponen yang saling
dimana dalam pengerjaan dari suatu sistem
berinteraksi dan bekerja sama untuk
dilakukan secara berurutan atau secara
mencapai tujuan tertentu (Kristanto. A,
linear.
2007).
Tujuan penelitian yang ingin dicapai
Administrasi
dalam penelitian ini membuat sistem
Administrasi adalah usaha dan kegiatan
informasi administrasi yang bisa di
yang meliputi tujuan dan penetapan cara -
gunakan untuk memudahkan lembaga
cara penyelenggaraan pembinaan
kursus dalam mengelola data administrasi
organisai, usaha dan kegiatan yang
sehingga menghasilkan data yang relevan
berkaitan dengan kebijaksanaan untuk
Edo Hariyanto T.M | 13.1.03.03.0130 simki.unpkediri.ac.id
Fakultas Teknik – Sistem Informasi || 3||
 Simki-Techsain Vol. 02 No. 06 Tahun 2018 ISSN : 2599-3011
Artikel Skripsi
Universitas Nusantara PGRI Kediri

mencapai tujuan kegiatan kantor dan tata tabel dan 500 di antaranya memiliki 7 juta
usaha (Hendi Haryadi, 2009).. baris.
Delphi Data Flow Diagram (DFD)
Delphi adalah sebuah bahasa pemrograman DFD adalah suatu network yang
dan lingkungan pengembangan perangkat menggambarkan suatu sistem
lunak. Produk ini dikembangkan oleh automat/komputerisasi manualisasi atau
Borland Software Corporation Dengan gabungan dari keduanya, yang
menggunakan Free Pascal yang merupakan penggambarannya disusun dalam bentuk
proyek open source, bahasa ini dapat kumpulan komponen sistem yang saling
digunakan untuk membuat program yang berhubungan sesuai dengan aturan
berjalan di system operasi Mac OS X dan mainnya (Maniah, 2017).
Windows CE. Keunggulan bahasa Conceptual Data Model (CDM)
pemrograman ini terletak pada CDM adalah model yang di buat
produktifitas, kualitas, pengembangan berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata
perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola terdiri dari koleksi obyek - obyek dasar
desain yang menarik serta diperkuat yang dinamakan entitas (entity) serta
dengan pemrogramannya yang terstruktur hubungan (relationship) antara entitas -
(Andoyo ,2016). entitas itu. Memberikan gambaran yang
MySQL lengkap dari struktur basis data yaitu arti,
MySQL adalah salah satu jenis database hubungan, dan batasan – batasan (Eynard,
server yang sangat terkenal dan banyak 2007).
digunakan untuk membangun aplikasi web Physical Data Model (PDM)
yang menggunakan database sebagai Merupakan model yang menggunakan
sumber dan pengolahan datanya sejumlah tabel untuk menggambarkan data
(Suprianto, 2010). MySQL sebuah serta hubungan antara data-data tersebut.
perangkat lunak system manajemen basis Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom di
data SQL (DBMS) yang multithread, dan mana setiap kolom memiliki nama yang
multi - user. MySQL adalah implementasi unik (Wiwit Siswoutomo, 2006).
dari sistem manajemen basis data Waterfall
relasional (RDBMS). MySQL dibuat oleh Dalam pengembangan sistem yang
TcX dan telah dipercaya mengelola system dilakukan dalam penelitian ini adalah
dengan 40 buah database berisi 10.000 metode Waterfall. Metode Waterfall
adalah suatu proses pengembangan

Edo Hariyanto T.M | 13.1.03.03.0130 simki.unpkediri.ac.id

Fakultas Teknik – Sistem Informasi || 4||
 Simki-Techsain Vol. 02 No. 06 Tahun 2018 ISSN : 2599-3011
Artikel Skripsi
Universitas Nusantara PGRI Kediri

perangkat lunak berurutan, di mana M. Shalahuddin (2011) model SDLC air

kemajuan dipandang sebagai terus terjun (waterfall) sering juga disebut
mengalir ke bawah (seperti air terjun) model sekuensial linier (Sequential linier)
(Yurindra, 2017). atau alur hidup klasik (classic life cycle).
Kelebihan menggunakan metode air Metode ini disebut dengan waterfall
terjun (waterfall) adalah metode ini karena tahap demi tahap yang dilalui
memungkinkan untuk departementalisasi harus menunggu selesainya tahap
dan kontrol. proses pengembangan sebelumnya dan berjalan berurutan.
model fase one by one, sehingga .
meminimalis kesalahan yang mungkin III. HASIL DAN KESIMPULAN
akan terjadi. A. Requirement Analysis and Definition
Inti dari metode waterfall adalah Pada bab ini akan dijelaskan mengenai
pengerjaan dari suatu sistem dilakukan
Jadi tahap Requirement analysis and definition
secara
jika berurutan
langkah atau secara
satu belum linear.maka
dikerjakan ( analisis masalah dan perancangan )
tidak akan bisa melakukan pengerjaan menggunakan metode Waterfall pada
langkah 2, 3 dan seterusnya. Tahapan dari sistem yang akan dibangun.
metode Waterfall dapat digambarkan 1. Analisa Sistem Baru
sebagai berikut:

Gambar 3. Sistem Baru

Gambar 1. Alur Waterfall

Sistem baru yang di usulkan penulis
pada lembaga kursus bahasa inggris ELLA
II. METODE adalah sebagai berikut:
Konsep yang diterapkan dalam Calon peserta kursu baru datang ke
tahap perancangan Sistem Informasi office ELLA dan mendaftar. Kemudian
Administrasi Lembaga Kursus Bahasa admin memproses pendaftaran dan
Inggris ELLA adalah menggunakan menginputkan data calon peserta dan
metode Waterfall. Menurut Rosa A.S dan
Edo Hariyanto T.M | 13.1.03.03.0130 simki.unpkediri.ac.id
Fakultas Teknik – Sistem Informasi || 5||
 Simki-Techsain Vol. 02 No. 06 Tahun 2018 ISSN : 2599-3011
Artikel Skripsi
Universitas Nusantara PGRI Kediri

otomatis tersimpan ke database. 2. DFD (Data flow Diagram)

Selanjutnya admin mencetak bukti a. DFD Level 1
pendaftaran yg sudah terdapat jadwal
progam yg di ambil.
Pada proses penilaian tutor
menyerahkan nilai dan ke admin dan di
inputkan ke aplikasi oleh admin. Setelah
pengolahan nilai selesai, admin membuat
sertifikat dan menyerahkan pada siswa.
Yang terakhir adalah proses pembuatan
laporan, laporan sudah terkomputerisasi
dari data yang sudah di olah dan kemudian
tinggal di cetak. Kemudian admin
menyerahkan laporan ke pemilik kursus.
B. System and Software Design
Dalam desain sistem sesungguhnya Gambar 5. DFD Level 1

merupakan proses bertahap yang berfokus

pada empat atribut dari sebuah program: Siswa melakukan pendaftaran

arsitektur perangkat lunak, struktur data, kemudian admin memproses pendaftaran.

dan representasi tampilan layar. Proses Pada proses pendaftaran menghasilkan

desain menerjemahkan kebutuhan menjadi output data siswa dan data pembayaran dan

suatu representasi dari perangkat lunak juga bukti pembayaran disertai jadwal

yang dapat diakses sebelum pengkodean yang di serahkan kepada siswa. Proses

dimulai. pembuatan sertifikat peratam tama siswa

1. Diagram Konteks harus melakukan ujian yang di ujikan dan

di nilai langsung oleh tutor, setelah itu
tutor menyetorkan nilai ke admin yg
nantinya di proses untuk pembuatan
sertifikat. Output dari proses ini adalah
data nilai dan cetak sertifikat.
Pembuatan laporan berasal dari data
yang sudah di olah secara komputerisasi
Gambar 4. Konteks Diagram
dan kemudian di cetak setelah itu di
setorkan kepada owner.
Edo Hariyanto T.M | 13.1.03.03.0130 simki.unpkediri.ac.id
Fakultas Teknik – Sistem Informasi || 6||
 Simki-Techsain Vol. 02 No. 06 Tahun 2018 ISSN : 2599-3011
Artikel Skripsi
Universitas Nusantara PGRI Kediri

3. Perancangan Database memasukkan username dan password.

a. CDM Conceptual Data Model (CDM)
Apabila username dan password yang
dimasukkan benar, maka akan tampil form
selanjutnya yang merupakan halaman
utama program. Tampilan form login dapat
dilihat pada gambar berikut:
2. Tampilan Menu Utama
Form menu utama merupakan form
utama yang berfungsi untuk mengelola

Gambar 6. CDM menu-menu atau form lainnya yang

terdapat di dalam aplikasi. Pada saat form

b. PDM ini aktif, administrator dapat mengakses

menu dan memasukan info-info yang
dibutuhkan untuk pengelolaan
administrasi. Terdapat menu lihat kuota
kelas, dan apabila kuota penuh maka akan
muncul text box yang berisi tulisan “Maaf
kuota penuh silahkan daftar kembali pada

Gambar 7. PDM periode berikutnya”.

C. Implementation and Unit Testing

1. Form Login

Gambar 9. Tampilan Menu Utama

Gambar 8. Tampilan login
3. Form Pendaftaran
Halaman ini merupakan form pertama Pada form menu pendaftaran digunakan
yang akan tampil setelah program unntuk memproses pendaftaran siswa baru.
dijalankan. Untuk dapat menggunakan Di form ini di gunakan admin untuk
program ini, admin terlebih dahulu harus memasukan data siswa dan terdapat
tombol lanjutkan untuk memproses kef om
Edo Hariyanto T.M | 13.1.03.03.0130 simki.unpkediri.ac.id
Fakultas Teknik – Sistem Informasi || 7||
 Simki-Techsain Vol. 02 No. 06 Tahun 2018 ISSN : 2599-3011
Artikel Skripsi
Universitas Nusantara PGRI Kediri

selanjutnya yaitu form pilih progam.

Tombol lanjutkan tidak akan berfungsi
apabila data yang di isikan tidak lengkap.

Gambar 11. Tampilan Form Pilih

Progam

5. Form Pembayaran
Pada form pembayaran digunakan
Gambar 10. Tampilan Form untuk memproses pembayarn. Terdapat
Pendataran tampilan total biaya yg harus dibayarkan
pada saat pendaftaran. Terdapat tabel
4. Form Pilih Progam progam yang telah di pilih berisikan id
Pada menu form pilih progam progam, nama progam, jadwal progam dan
digunakan untuk memilih progam apa yg biaya. Di sebelah kanan terdapat form
di pilih oleh siswa dan terdapat detail biaya untuk menghitung kembalian dari biaya yg
dan waktu pembelajara pada progam yg di di bayarkan siswa, maka akan otomatis
pilih. Terdapat combo box untuk memih akan menghitung kembalian dari uang yg
progam kursus, siswa 8ias memilih lebih di bayarkan. Dan terdapat tombol cetak
dari satu progam. Di sebelah kanan pembayaran untuk mencetak bukti
terdapat daftar progam yang telah di pilih pembayaran.
yang berisi kode progam, nama progam,
dan biaya. Dan terdapat tombol hapus
apabila tidak jadi memilih progam. Setelah
memilih progam maka bias melanjutkan ke
menu selanjutnya dengan menekan tombol
lanjutkan, maka akan di lanjutkan ke from
selanjutnya yaitu form pembayaran.

Gambar 12. Tampilan Form

Pembayaran

Edo Hariyanto T.M | 13.1.03.03.0130 simki.unpkediri.ac.id

Fakultas Teknik – Sistem Informasi || 8||
 Simki-Techsain Vol. 02 No. 06 Tahun 2018 ISSN : 2599-3011
Artikel Skripsi
Universitas Nusantara PGRI Kediri

6. Form Tambah Progam tersimpan di database. Juga terdapat menu

Pada form tambah progam di gunakan cetak presensi yg digunakan untuk presensi
untuk menambahkan progam dan siswa saat proses belajar.
memasukan detail progam yg meliputi jam
, kelas dan tutor yg akan mengajar.

Gambar 16. Tampilan Form Data

Siswa

Gambar 13. Tampilan Form Tambah 9. Tampilan Laporan

Progam Pada form laporan di gunakan untuk
menampilkan laporan administrasi
7. Tampilan Jadwal Progam keseluruhan yg tersimpan di dalam
Pada form jadwal progam digunakan database aplikasi. Terdapat combo box
untuk menampilkan keseluruhan jadwal tanggal awal dan tanggal akhir untuk
progam yang ada dan yg telah di simpan. mengklasifikasikan laporan yang ingin di
cetak berdasarkan tanggal awal dan akhir
yang di inginkan. Dan terdapat tombol
cetak untuk mencetak laporan yang di
inginkan.

Gambar 15. Tampilan Form Jadwal

Progam

8. Tampilan Daftar Siswa Perkelas

Pada form daftar siswa perkelas di
gunakan untuk menampilkan daftar siswa Gambar 17. Tampilan Form Laporan
yg ada pada tiap – tiap kelas yang sudah

Edo Hariyanto T.M | 13.1.03.03.0130 simki.unpkediri.ac.id

Fakultas Teknik – Sistem Informasi || 9||
 Simki-Techsain Vol. 02 No. 06 Tahun 2018 ISSN : 2599-3011
Artikel Skripsi
Universitas Nusantara PGRI Kediri

Kesimpulan dan Saran Suprianto, D. (2010). Membuat Aplikasi

A.Simpulan
Dekstop Menggunakan MySQL &
Setelah melakukan analisis,
perancangan dan implementasi maka dapat VB.Net (1st ed.). Jakarta: Media Kita.
diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem administrasi ini dapat membantu Maniah, & Dini, H. (2017). Analisis dan
bagian office dalam mengolah dan dan
menyimpan data administrasi menjadi Perancangan Sistem Informasi.
lebih mudah dan efisien Yogyakarta: Deep Publish.
2. Sistem pengolahan administrasi ini
dapat mempermudah dalam pengolahan
administrasi serta pembuatan laporan Eynard, B., Gallet, T., Nowak, P., &
berupa laporan data administrasi secara Roucoules, L. (2004). UML based
cepat dan tepat
B. Saran specifications of PDM product structure
Berdasarkan kesimpulan dari hasil and workflow. Computers in Industry,
penelitian ini maka penulis memberikan
beberapa saran kepada Lembaga Kursus 55(3), 301–316.
Bahasa Inggris ELLA, yaitu :
1. Dengan adanya sistem ini maka perlu Wiwit Siswoutomo. (2006). Kiat Jitu
adanya pengetahuan bagi staf terkait
untuk bisa menjalankannya. Membangun Software dan Web.
2. Perlunya pengetahuan tentang data input Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
sampai data output pada sistem
administrasi ini, hal ini sangat penting
Yurindra. (2017). Software Engineering.
untuk mencegah kemungkinan
kehilangan dan kerusakan data yang (Bernan & E. Rizka Fadila, Eds.) (1st
disimpan.
ed.). Yogyakarta: CV Budi Utama.

Daftar Pustaka

Kristanto, A. (2007). Pengertian sistem

informasi. Pengertian Sistem Informasi,
7.

Hendi Haryadi. (2009). Administrasi

Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf.
Jakarta: Transmedia Pustaka.

Andoyo, A. (2016). Dasar Pemrograman

Delphi. (A. Ari, Ed.). Yogyakarta:
Andi.

Edo Hariyanto T.M | 13.1.03.03.0130 simki.unpkediri.ac.id

Fakultas Teknik – Sistem Informasi || 10||