Peraturan Pemerintah No.

26 tahun 1965 tentang Apotek pada pasal 1 menyebutkan bahwa

Yang dimaksud dengan Apotek adalah suatu tempat tertentu dimana dilakukan usaha-usaha
dalam bidang Farmasi dan pekerjaan Kefarmasian. Peraturan Pemerintah tersebut kemudian
dirubah dengan keluarnya PP No.25 tahun 1980 tentang perubahan atas PP No.26 tahun 1965
tentang Apotek menjadi Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan
kefarmasian dan penyaluran obat kepada masyarakat
Tugas dan fungsi Apotek berdasarkan Peraturan Pemerintah No.25 tahun 1980, tugas dan fungsi
apotek adalah sebagai berikut:

Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan.

Sarana farmasi yang telah melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran,

dan penyerahan obat atau bahan obat.

Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyalurkan obat yang diperlukan
masyarakat secara luas dan merata.

Sebagai sarana pelayanan informasi obat dan perbekalan farmasi lainnya kepada
masyarakat.

II.3. Persyaratan Apotek

Untuk menciptakan sarana pelayanan kesehatan yang mengutamakan kepentingan

masyarakat, maka apotek harus memenuhi syarat yang meliputi lokasi, bangunan, perlengkapan
apotek, perbekalan farmasi dan tenaga kesehatan yang harus menunjang penyebaran dan
pemerataan pelayanan kesehatan kepada masyarakat tanpa mengurangi mutu pelayanan. (SK
Menkes RI No. 278/Menkes/SK/V/1981) .

II.3.1 Persyaratan Toko Obat

1. Surat permohonan ditanda tangani diatas materai 6000

2. Foto copy KTP pemilik toko yang masih berlaku
3. Nama dan alamat asisten apoteker
4. Foto copy ijazah dan surat izin kerja asisten apoteker
5. Surat pernyataan kesediaan asisten apoteker sebagai penanggung jawab toko obat
6. Foto copy izin gangguan ( HO) dan IMB
Foto copy izin peruntukan penggunaan tanah ( apabila lokasi akan berdampak terhadap
rencana pemanfaatan tata ruang
Bangunan apotek harus mempunyai persyaratan teknis sebagai berikut :
a. Dinding harus kuat dan tahan air, permukaan sebelah harus rata, tidak mudah mengelupas
dan mudah dibersihkan.

1
b. Langit-langit harus terbuat dari bahan yang tidak mudah rusak dan permukaan sebelah
dalam berwarna terang.
c. Atap tidak boleh lembab, terbuat dari genteng, atau bahan lain yang memadai.
d. Lantai tidak boleh lembab, terbuat dari ubin, semen, atau bahan lain yang memadai.
e. Setiap apotek harus memasang papan pada bagian muka apotek, yang terbuat dari papan,
seng atau bahan lain yang memadai, sekurang-kurangnya berukuran panjang 60 cm, lebar
40 cm dan tinggi huruf 5 cm dan tebal 5 mm. Papan nama harus memuat :
1) Nama apotek
2) Nama Apoteker Pengelola Apotek
3) Surat Izin Apotek
4) Alamat Apotek
5) Nomor Telepon Apotek

) Prosedur Pembelian meliputi :

(1) Persiapan
Yaitu pengumpulan data obat-obat yang dipesan, data tersebut diperoleh
dari buku defecta, racikan maupun gudang.
(2) Pemesanan
Untuk setiap pemesanan sebaiknya disiapkan minimal rangkap dua, satu
untuk supplier yang dilampirkan dengan faktur pada waktu mengirim barang,
dan yang satu untuk mengontrol kiriman barang yang kita pesan.
(3) Penerima
Petugas penerima barang harus mencocokkan dengan faktur dan surat
pesanan. Apabila ada tanggal kadaluarsa dicatat dalam buku tersendiri.
(4) Penyimpanan
Barang/obat disimpan ditempat yang aman, tidak terkena sinar matahari
langsung. Untuk narkotika didalam lemari khusus dan obat-obat yang mudah
rusak pada suhu ruang sebaliknya disimpan didalam lemari es.
(5) Pencatatan
Dari faktur disalin dalam buku penerimaan barang yang mencakup nama
supplier, nama obat, banyaknya, harga satuan, potongan harga, nomor urut dan
harga. Setiap haari dijumlah, sehingga diketahui banyaknya hutang. Faktur-
faktur kemudian diserahkan kepada tata usaha untuk diperiksa, lalu dibundel
untuk menunggu waktu jatuh tempo.
(6) Pembayaran
Barang yang sudah diterima dibayar pada saat jatuh tempo. Setelah faktur
dikumpulkan lalu masing-masing dibuatkan bukti kas keluar serta cheque / giro,
kemudian diserahkan kepada kasir besar untuk ditandatagani oleh pimpinan
sebelum dibayarkan kepada supplier.
b) Sistem Pengadaan Barang (Pembelian)
Pembelian tetap (Stable Purchase Level)
Merupakan pembelian dalam jumlah yang tetap dengan menggunakan
sistem kontrak. Distributor mengirim barang tiap bulan dalam jumlah yang tetap.

2
 Kerugiannya adalah stock barang akan menumpuk bola omzet penjualan
menurun.
Stock tetap (Stable Inventory Level)
Merupakan pembelian dalam jumlah terbatas. Pembelian ini dilakukann
hanya untuk menjaga stock digudang tetap. Kerugiannya adalah apabila omzet
penjualan meningkat, ada kemungkinan permintaan tidak dapat terpenuhi. Hal
ini dilakukan bila dana terbatas dan PBF berada dalam satu kota.

Pembelian dan stock fleksibel (Flexible Purchase and Inventory Level) Merupakan
pembelian dengan jumlah yang tidak tetap, disesuaikan dengan kebutuhan tergantung situasi dan
kondisi. Pengawasan stock obat atau barang melalui kartu stock sangat penting, dengan demikian
dapat diketahui persediaan yang telah habis dan yang kurang laku.
Pembelian juga dapat dilakukan dengan cara :
1) Hand to Mouth Buying
Yaitu pembeliaan dalam jumlah terbatas sesuai dengan kebutuhan, hal ini
dilakukan bila dana terbatas dan P.B.F. berada dalam satu kota.
2) Pembeliaan secara spekulasi
Pembeliaan ini dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan, dengan
harapan akan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau karena adanya diskon atau
bonus.
3) Pembelian berencana
Pembelian berencana sangat berkaitan dengan pengendalian persediaan barang,
pembelian berencana dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu:
Membandingkan jumlah pembelian dengan penjualan tiap bulan.
Dengan melihat kartu stock untuk mengontrol mutasi obat dan persediaan lain.
Economic Order Quality (EQQ)
Penyusunan obat dipakai sistem FIFO (First in First Out), artinya obat-obatan yang
masuk terlebih dahulu ke gudang, terlebih dahulu keluarnya. Jadi yang terlebih dahulu
masuk diletakkan di depan sedangkan yang terakhir masuk diletakkan dibelakang. Hal-
hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan obat yaitu :
1) Pencatatan tanggal kadaluarsa setiap macam obat terutama obat antibiotika,
sebaiknya dicatat dalam buku tersendiri
2) Untuk persediaan obat yang telah menipis jumlahnya perlu dicatat dalam buku
defecta, yang nantinya diberitahukan kepada bagian yang bertanggungjawab
dalam hal pembelian. (Wijayanti.N,1990)

Pengelolaan Apotek (UU RI No. 22.1997)

a. Produksi

3
 Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik
sintetis maupun semi sintetis yang dapat menyebabkan perubahan atau perubahan kesadaran,
hilangnya rasa, mengurangi, sampai menghilangkan rasa nyeri dan menimbulkan
ketergantungan. Penyalahgunaan dan peredaran gelap narkotika, serta menjamin ketersediaan
obat narkotika untuk kepentingan pelayanan kesehatan atau pengembangan ilmu pengetahuan.
Untuk keperluan ketersediaan narkotika setiap tahun, Menteri Kesehatan memberikan
izin khusus untuk memproduksi narkotika kepada Apotek yang telah memiliki izin sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku dan melakukan pengendalian tersendiri dalam
pelaksanaan pengawasan terhadap proses produksi, bahan baku narkotika dan hasil akhir dari
proses produksi narkotika.

b. Peredaran

Setiap kegiatan dalam rangka peredaran narkotika wajib dilengkapi dengan dokumen
yang syah. Peredaran narkotika meliputi setiap kegiatan atau serangkaian kegiatan penyerahan
narkotika baik dalam rangka perdagangan, bukan perdagangan, pemindah tangan untuk
kepentingan pelayanan kesehatan dan pengetahuan. Narkotika dalam bentuk obat jadi hanya
dapat diedarkan setelah terdaftar pada Departemen Kesehatan.
Penyerahan narkotika hanya dapat dilakukan oleh apotek, rumah sakit dan dokter.
Penyerahan narkotika kepada pasien hanya dapat dilakukan berdasarkan resep dokter. Resep
yang mengandung narkotika harus dipisahkan dan disimpan tersendiri dari resep yang lain.

c. Penyimpanan
Setiap apotek harus mempunyai tempat khsus untuk menyimpan obat-obatan yang
mengandung narkotika. Tempat khusus tersebut seluruhnya harus terbuat dari bahan kayu atau
bahan lain yang kuat serta dilengkapi dengan kunci pengaman.
Untuk obat-obatan lainnya, sistem penyimpanannya disusun berdasarkan abjad dari nama
obat tersebut ataupun berdasarkan nama pabrik obat yang memproduksi obat-obatan tersebut,
sedangkan obat-obatan lainnya yang memerlukan perlakuan khusus pada proses
penyimpanannya seperti pada tempat yang bersuhu dingin haruslah disimpan dalam lemari es
yang khusus menyimpan obat-obatan jenis ini. Obat yang disimpan pada tempat penyimpanan
sebaiknya dilengkapi dengan kartu stock guna mempermudah pendataan dari obat-obat yang
telah dikeluarkan dari tempat persediaan.
Manajemen Apotek, adalah manajemen farmasi yang diterapkan di apotek.
Sekecil apapun suatu apotek, sistem manajemennya akan terdiri atas setidaknya
beberapa tipe manajemen, yaitu :
1. Manajemen keuangan
2. Manajemen pembelian
3. Manajemen penjualan
4. Manajemen Persediaan barang
5. Manajemen pemasaran
6. Manajemen khusus

4
 Manajemen keuangan tentunya berkaitan dengan pengelolaan keuangan, keluar
masuknya uang, penerimaan, pengeluaran, dan perhitungan farmako ekonominya.
Manajemen pembelian meliputi pengelolaan defekta, pengelolaan vendor,
pemilihan item barang yang harus dibeli dengan memperhatikan FIFO dan FEFO,
kinetika arus barang, serta pola epidemiologi masyarakat sekitar apotek.
Manajemen penjualan meliputi pengelolaan penjualan tunai, kredit,
kontraktor.
Manajemen persediaan barang meliputi pengelolaan gudang, persediaan
bahan racikan, kinetika aarus barang. Manajemen persediaan barang berhubungan
langsung dengan manajemen pembelian.
Manajemen pemasaran berkaitan dengan pengelolaan dan teknik
pemasaran untuk meraih pelanggan sebanyak-banyaknya. Manajemen pemasaran ini
tampak padaapotek modern, tetapi jarang diterapkan pada apotek-apotek konvensional.
Manajemen khusus merupakan manajemen khas yang diterapkan apotek sesuai
dengan kekhasannya, contohnya pengelolaan untuk apotek yang dilengkapi dengan
laboratorium klinik, apotek dengan swalayan, dan apotek yang bekerjasama dengan
balai pengobatan, dan lain-lain.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar

Pelayanan Kefarmasian di Apotek, apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus pendidikan
profesi dan telah mengucapkan sumpah berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan
berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesa sebagai Apoteker. Adapun Asisten
Apoteker adalah tenaga kesehatan yang membantu Apoteker. Asisten Apoteker menurut
Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 679/MENKES/SK/V/2003 Pasal 1, tentang Registrasi dan
Izin Kerja Asisten Apoteker menyebutkan bahwa Asisten Apoteker adalah Tenaga Kesehatan
yang berijasah Sekolah Menengah Farmasi, Akademi Farmasi Jurusan Farmasi Politeknik
Kesehatan, Akademi Analisis Farmasi dan Makanan Jurusan Analis Farmasi dan Makanan
Politeknik Kesehatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Di Apotek, Asisten Apoteker merupakan salah satu tenaga kefarmasian yang bekerja di
bawah pengawasan seorang Apoteker yang memiliki SIA (Surat Izin Apotek). Apoteker
Pengelola Apotek (APA) merupakan orang yang bertanggung jawab di Apotek dalam melakukan
pekerjaan kefarmasian. Pelayanan kefarmasian yang dilakukan oleh Apoteker dan Asisten
Apoteker di apotek haruslah sesuai dengan standar profesi yang dimilikinya. Karena Apoteker
dan Asisten Apoteker dituntut oleh masyarakat pengguna obat (pasien) untuk bersikap secara
professional.
Kewajiban Asisten Apoteker Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/X?
2002 adalah melayani resep dokter sesuai dengan tanggung jawab dan standar profesinya yang
5
dilandasi pada kepentingan masyarakat serta melayani penjualan obat yang dapat dibeli tanpa
resep dokter, serta memberi informasi kepada pasien. Surat Izin Kerja Asisten Apoteker, dalam
Pasal 1 KEPMENKES yaitu bukti tertulis yang diberikan kepada Pemegang Surat Izin Asisten
Apoteker (SIAA) untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di sarana kefarmasian. Dengan
begitu, jelas bahwa hanya Asisten Apoteker yang telah memiliki Surat Izin Asisten Apoteker
sajalah yang dapat mengajukan permohonan perolehan Surat Izin Kerja Asisten Apoteker. Dan
juga, hanya Asisten Apoteker yang memiliki Surat Izin Kerja Asisten Apoteker sajalah yang
dapat melakukan pekerjaan kefarmasian seperti pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat atas
resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat
tradisional, baik itu dibawah pengawasan Apoteker, tenaga kesehatan atau dilakukan secara
mandiri sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sebagai contoh, pada toko obat
berizin, puskesmas atau Pedagang Besar Farmasi (PBF) dimana seorang Asisten Apoteker dapat
melakukan pekerjaan kefarmasian tanpa pengawasan

PBF

Menurut SK Mentri Kesehatan no: 243 / MENKES / SK / V / 1990 tentang PBF

sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan kefarmasian dewasa ini, maka ditetapkan Peraturan
Menteri Kesehatan no: 918 / MENKES / PER / X / 1993 bahwa PBF adalah badan hukum
berbentuk perseroan terbatas atau koperasi yang memiliki izin mengadakan penyimpanan
dan menyalurkan perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Menurut Menteri Kesehatan, dalam keputusan sebelumnya yakni Keputusan Menkes
No. 1191 Tahun 2002, Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan yang memiliki
izin untuk pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi. Penanggung
jawabnya seorang Apoteker dan dibantu Asisten Apoteker.
Pedagang Besar Farmasi (PBF) tidak boleh lagi mengimpor obat dari luar negeri.
Registrasi obat impor hanya boleh dilakukan di industri farmasi dalam negeri yang
mendapat persetujuan tertulis dari industri farmasi di luar negeri. Ketentuan ini dituangkan
dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI 1010/MENKES/PER/XI/2008 tanggal 3
November 2008 tentang Registrasi Obat.
A. Syarat - Syarat Mendirikan PBF
Syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mendirikan suatu PBF adalah sebagai
berikut :

Harus ada izin dari Menteri Kesehatan RI

Dilakukan oleh badan hukum berbentuk perseroan terbatas, koperasi atau perusahaan
modal asing yang telah memiliki izin usaha industri farmasi Indonesia dengan
perusahaan nasional
Memiliki nomor pokok wajib pajak (NPWP)
Memiliki apoteker penanggung jawab (AP)

6
 Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran ketentuan perundang-undangan yang
berlaku di bidang farmasi
B. Tugas Dan Fungsi PBF
Tugas PBF
1) Tempat menyediakan dan menyimpan perbekalan farmasi yang meliputi obat, bahan
obat, dan alat kesehatan.
2) Sebagai sarana yang mendistribusikan perbekalan farmasi ke sarana pelayanan
kesehatan masyarakat yang meliputi : apotek, rumah sakit, toko obat berizin dan
sarana pelayanan kesehatan masyarakat lain serta PBF lainnya
3) Membuat laporan dengan lengkap setiap pengadaan, penyimpanan, penyaluran,
perbekalan farmasi sehingga dapat di pertanggung jawabkan setiap dilakukan
pemeriksaan. Untuk toko obat berizin, pendistribusian obat hanya pada obat-obatan
golongan obat bebas dan obat bebas terbatas, sedangkan untuk Apotek, rumah sakit
dan PBF lain melakukan pendistribusian obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras
dan obat keras tertentu.
Fungsi PBF
1) Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi.
2) Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke seluruh tanah air secara
merata dan teratur guna mempermudah pelayanan kesehatan.
3) Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempurnaan penyediaan
obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.
4) Sebagai penyalur tunggal obat-obatan golongan narkotik dimana PBF khusus, yang
melakukannya adalah PT. Kimia Farma.
5) Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja.
C. Pemberian Izin PBF
1. Tata Cara Pemberian PBF
Izin usaha PBF diberikan oleh MENKES. Menteri Kesehatan akan melimpahkan
wewenangnya tersebut kepada Badan POM untuk memberikan izin usahanya yang
berlaku untuk wilayah seluruh Indonesia. Khusus pendiri PBF cabang provinsi wajib
melaporkan kepada kantor Dinas Kesehatan Provinsi dengan tembusan kepada Balai
besar POM.

Tata cara pemberian izin PBF adalah sebagai berikut :

a. Melakukan permohonan izin usaha kepada Badan POM dengan tembusan Dinas
Kesehatan setempat.
b. Permohonan izin usaha diajukan setelah PBF siap untuk melakukan kegiatan.
c. Selambat-lambatnya setelah enam hari Dinas Kesehatan akan menugaskan Balai
POM setempat untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan PBF dalam
melakukan kegiatan.
d. Selambat-lambatnya setelah enam hari setelah penugasan Balai POM untuk
melakukan pemeriksaan , Balai POM akan melaporkan hasil pemeriksaannya
kepada Dinas Kesehatan.

7
 2. Pencabutan Izin Usaha PBF
Badan POM akan melakukan pencabutan izin usaha PBF apabila PBF yang
bersangkutan :
a. Tidak mempekerjakan apoteker / tenaga teknis kefarmasian penanggung jawab
yang memiliki Surat Izin Kerja
b. Tidak aktif lagi dalam penyaluran obat selama satu tahun
c. Tidak lagi memenuhi persyaratan usaha sebagaimana ditetapkan dalam peraturan
d. Tidak lagi menyampaikan informasi PBF tiga kali berturut-turut
e. Tidak memenuhi ketentuan tata cara penyaluran perbekalan farmasi sebagaimana
yang ditetapkan

3. Peringatan Dan Pembekuan Izin Usaha

Sebelum melakukan pencabutan izin usaha PBF, Balai Besar POM akan
melakukan tindakan-tindakan sebagai berikut terhadap PBF yang bersangkutan dengan
mengeluarkan :
a. Peringatan secara tertulis kepada PBF yang bersangkutan sebanyak tiga kali
berturut-turut dalam waktu masing-masing 2 bulan
b. Pembekuan izin usaha yang bersangkutan untuk jangka waktu enam bulan sejak
dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan usaha PBF yang bersangkutan.
D. Tata Cara Penyaluran Perbekalan Farmasi
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya PBF juga diberikan larangan oleh
pemerintah yaitu
a. PBF dilarang menjual obat-obatan secara eceran
b. PBF dilarang menyimpan dan menyalurkan obat-obatan golongan narkotika tanpa izin
khusus
c. PBF tidak boleh melayani resep dokter
d. PBF dilarang membungkus atau mengemas kembali dengan merubah bungkus asli dari
pabrik kecuali PBF bersangkutan mempunyai laboratorium
e. Pedagang Besar Farmasi hanya boleh menyalurkan obat keras kepada apotek, PBF lain,
instansi yang diizinkan oleh Menteri Kesehatan

E. Laporan Pedagang Besar Farmasi

Selama menjalankan kegiatannya PBF wajib memberikan laporan secara rutin dan
berkala kepada pihak yang berwenang diantaranya :
a. PBF dan setiap cabangnya wajib menyampaikan laporan secara berkala setiap tiga
bulan, mengenai kegiatannya yang meliputi jumlah penerimaan dan penyaluran
masing-masing jenis obat-obatan kepada Badan POM dengan tembusan Kepala Dinas
setempat

8
 b. PBF yang menyalurkan narkotika dan psikotropika wajib menyampaikan laporan
penerimaan dan penyalurannya sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku
disamping laporan berkala.
A. Perencanaan
Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar
kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang
sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah
ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan
menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara
efektif dan efisien.
Perencanaan kebutuhan obat di Pedagang Besar Farmasi (PBF) sebelumnya memakai
sistem droping dari sistem pusat, tetapi karena sistem tersebut dirasakan kurang berhasil
sehingga tidak digunakan lagi.
Apabila barang / obat yang dipesan dalam jangka tiga bulan stoknya telah habis, maka
pihak yang memesan melakukan order kembali dengan tanggungan biaya sendiri dan dikirim
melalui jasa udara. Barang / obat yang telah dipesanakan disalurkan ke apotek, rumah sakit,
dan lain-lain, selain itu juga akan disalurkan untuk program lain seperti ke jamkesmas dan
askes. Obat-obat yang masuk / yang datang harus dibukukan dalam buku khusus gudang.
Beberapa tujuan perencanaan obat dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan
obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan
persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan
efisien.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat,
yaitu :
a) Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan
dan sasaran.
b) Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan
untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
c) Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
d) Pertimbangan anggaran dan prioritas.
B. Pengadaan
Pedagang Besar Farmasi (PBF) mengadakan kebutuhan obat dari industri farmasi. Stok
barang yang diadakan di PBF, sekali pengadaan tergantung kebutuhan obat yang dibutuhkan,
tetapi tidak semua obat-obatan didatangkan dari pabrik atau industri farmasi ada yang
didatangkan dari daerah itu sendiri seperti Konicare, Biogesic, Paramex, Asmasolon, dan
sebagainya.
Untuk pengadaan narkotika didatangkan dari industri farmasi atau pabrik dengan surat
pesanan khusus yang kemudian akan diproses dan siap dikirimkan sesuai dengan pesanan.
Pemesanan narkotika dan psikotropika tentunya terdapat batasan pemesanan tertentu yang
harus ditaati, sehingga pemesanan tidak boleh berlebihan hanya untuk sesuai kepentingan.
Untuk pelayanan pengadaan sediaan narkotika harus dari surat pesanan (SP) asli dilengkapi

9
 dengan tanda tangan direktur perusahaan atau kepala cabang dan apoteker, stempel
perusahaan yang bersangkutan serta dengan syarat-syarat kelengkapan lainnya. Pengantaran
narkotika dari industri farmasi harus lewat udara dengan pengepakan khusus (ditempatkan
dengan peti kemas).
C. Penerimaan
Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di Gudang.
Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini
tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas.
Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :
1. Bukti Pesanan Barang dari Gudang ( untuk memastikan pesanan barang dalam
spesifikasi tepat)
2. Bukti Tanda Barang diterima ( untuk penagihan )
3. Cek Bukti Pemesanan dengan fisik barang
4. Cek Expired Date dan kondisi barang ke penyimpanan.

D. Penyimpanan
Setelah barang diterima dan dicek, selanjutnya adalah proses penyimpanan barang /
obat di gudang. Penyimpanan obat harus disesuaikan dengan suhu tertentu sesuai jenis
obatnya. Tetapi tidak semua obat harus disimpan pada suhu tertentu, adapula obat yang
disimpan pada suhu normal.
Pengaturan suhu dilakukan dengan tujuan agar obat yang disimpan digudang, pada saat
dilakukan pengepakan obat dalam keadaan baik atau bagus. Suhu yang tidak sesuai akan
merusak obat. Misalnya saja pada tablet salut gula, apabila tablet salut gula disimpan pada
suhu yang panas, maka obat tersebut dapat meleleh dan tidak dapat digunakan sehingga harus
disimpan pada suhu yang sejuk.
Selain itu obat yang harus disimpan pada suhu yang dingin adalah vaksin, injeksi dan
supositoria. Vaksin harus disimpan pada kulkas, tetapi suhunya harus diatur sesuai ketetapan
suhunya (suhu kamar), dengan menyesuaikan sediaan dengan ketentuan suhunya sehingga
kualitas dari sediaan dapat terjaga.
Penyimpanan injeksi selain vaksin, dapat disimpan seperti obat biasa lainnya, yakni
pada suhu normal.
Gudang penyimpanan Narkotika & Psikotropika di PBF
1. Dinding dibuat dari tembok dan hanya mempunyai satu pintu dengan dua buah kunci
yang kuat dengan merek yang berlainan.
2. Langit-langit dan jendela dilengkapi dengan jeruji besi.
3. Dilengkapi dengan lemari besi yang beratnya tidak kurang dari 150 kg dan mempunyai
kunci yang kuat.
4. Gudang dan lemari tidak boleh untuk menyimpan barang lain kecuali ditentukan lain oleh
Menteri.
E. Pendistribusian
1. Alur Pendistribusian Perbekalan Farmasi

10
 Bentuk atau sistem distribusi perbekalan farmasi adalah sesuai kebijaksanaan /
peraturan farmasi seperti yang tercantum dalam undang-undang kesehatan. Yang di
maksud dengan Perbekalan Farmasi menurut undang-undang kesehatan adalah
perbekalan farmasi meliputi :
Obat
Bahan baku obat.
Obat tradisional dan bahan tradisional ( obat asli indonesia) dan (bahan obat asli
indonesia)
Alat-alat kesehatan
Kosmetik
Sedangkan obat terdiri dari 4 golongan yaitu:
Obat narkotik
Obat daftar G dan obat keras tertentu (OKT) psikotropika
Obat daftar W
Obat daftar bebas

2. Bentuk saluran distribusi obat daftar G

Secara umum bentuk saluran distribusi obat G dapat di tempuh salah satu dari
bentuk saluran distribusi yang ada.
F. Pencatatan dan Pelaporan
Pedagang Besar Farmasi (PBF) wajib membukukan dengan lengkap setiap adanya
pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi. Hal ini ditujukan agar, apabila
ada pemeriksaan oleh Dinas Kesehatan atau Balai besar POM dapat dipertanggung jawabkan.
Pembukuan yang dimaksud mencakup surat pesanan, faktur pesanan, faktur pengiriman dan
penyerahan, kartu persediaan digudang maupun dikantor PBF.
Pembukuan dilakukan setiap kali pengadaan barang, berisikan barang-barang yang
dipesan. Barang yang diorder dicatat pada buku defekta (buku pesanan). Sediaan farmasi
lainnya yang akan didistribusikan harus dicatat di kartu stok. Sedangkan barang yang masuk
dicatat pada buku penerimaan barang. Data yang ada pada kartu stok dengan persediaan yang
ada digudang harus sama, tapi bisa terjadi selisih apabila ada obat yang rusak / kadaluarsa.
Barang yang rusak / kadaluarsa juga dicatat tetapi pencatatannya pada buku pemusnahan
sediaan, kemudian dibuat laporannya yang kemudian dikirim ke Dinas Kesehatan atau Balai
besar POM.
Pada narkotika dan psikotropika harus dilaporkan ke Dinas Kesehatan atau Balai besar
POM setiap bulan, dilakukan dengan tujuan agar barang narkotika dan psikotropika dapat
diketahui kemana saja pendistribusian obatnya. Narkotika dan psikotropika hanya disalurkan
di apotek, puskesmas, rumah sakit, dan PBF lainnya yang memiliki apoteker penanggung
jawab.
Narkotika dan psikotropika yang dipesan diluar daerah harus langsung diantarkan oleh
pihak yang memesan obat tersebut ke daerahnya, tetapi mereka harus membawa surat kuasa

11
 yang telah dikuasakan kepadanya. Jika dalam daerah, langsung diantarkan oleh pihak PBF
itu sendiri.

Gudang Farmasi adalah Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan. Gudang Farmasi
dipimpin oleh seorang Kepala yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan
bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas Kesehatan
Gudang Farmasi mempunyai tugas pengelolaan (penerimaan, penyimpanan dan
pendistribusian) perbekalan farmasi dan peralatan kesehatan yang diperlukan dalam rangka
pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan
masyarakat di Kabupaten sesuai petunjuk Kepala Dinas Kesehatan.
Untuk menyelenggarakan tugas tersebut Gudang Farmasi mempunyai fungsi :
a. melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat
kesehatan dan perbekalan farmasi;
b. melakukan pencatatan dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat
kesehatan dan perbekalan farmasi;
c. melakukan pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada
dalam persediaan maupun yang akan didistribusikan;
d. melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.
A. SUSUNSN ORGSNISASI GUDANG FARMASI
Susunan Organisasi dalam gudang farmas terdiri dari :
a. Unsur Pimpinan : Kepala Gudang Farmasi;
b. Unsur Pembantu Pimpinan : Sub Bagian Tata Usaha;
c. Unsur Pelaksana : Seksi Penyimpanan dan Penyaluran, Seksi Pencatatan dan Evaluasi;
Dengan uraian tugas sebagai berikut :
1. Kepala Gudang Farmasi dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan
bertanggungjawab langsung kepala Kepala Dinas Kesehatan. Kepala Gudang Farmasi
diangkat dan diberhentikan oleh Sekretaris Daerah berdasarkan pelimpahan kewenangan
Bupati atas usul Kepala Dinas Kesehatan. Kepala gudang farmasi mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kebijaksanaan di bidang perbekalan farmasi dalam rangka
penetapan kebijakan oleh Kepala Dinas;
b. membagi tugas dan mengkoordinasikan Sub Bagian dan Seksi -Seksi dalam
pelaksanaan tugasnya agar terjalin hubungan kerja yang harmonis;
c. menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai agar sesuai dengan
rencana dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku;
d. menegakkan disiplin, semangat kerja dan ketenagaan kerja untuk memungkinkan
tercapainya produktivitas tinggi;
e. merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan tugas -tugas keuangan,
kepegawaian, tata usaha dan urusan dalam satuan kerja;
f. melakukan pembinaan pemeliharaan mutu dan memberikan informasi mengenai
pengelolaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi kepada unit-unit pelayanan
kesehatan;

12
 g. melakukan penyusunan rencana kebutuhan, pencatatan dan pelaporan mengenai
persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya;
h. menyelenggarakan tata buku pergudangan yang cukup jelas dan mudah dikontrol,
serta membukukan setiap mutasi barang;
i. mengevaluasi hasil kegiatan Gudang Farmasi secara keseluruhan;
j. menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan berdasarkan laporan
bawahan kepada Kepala Dinas;
2. Sub Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada dibawah
dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Gudang Farmasi. Kepala Sub Bagian
dan Kepala Seksi dapat diangkat dan diberhentikan oleh Sekretaris Daerah Kabupaten
atas pelimpahan kewenangan oleh Bupati atas usul Kepala Dinas Kesehatan. Sub
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas :
a. menyusun rencana Sub Bagian Tata Usaha berdasarkan data program gudang
farmasi dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku;
b. membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
c. melaksanakan urusan kepegawaian dan kesejahteraannya;
d. melaksanakan segala sesuatu yang berhubungan dengan urusan dalam dan
keamanan;
e. melaksanakan tata usaha perkantoran satuan kerja;
f. mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan agar sesuai dengan rencana dan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku;
g. membuat laporan pelaksanaan kegiatan untuk disampaikan kepada atasan;
3. Sek Seksi Penyimpanan dan Penyaluran dipimpin oleh seorang kepala Seksi yang
berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala Gudang Farmasi. Seksi
Penyimpanan dan Penyaluran mempunyai tugas :
a. Menyusun rencana kegiatan seksi Penyimpanan dan Penyaluran berdasarkan data
program Gudang Farmasi dan ketentuan peraturan perundang - undangan yang
berlaku;
b. Membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan sesuai
dengan peraturan perundang - undangan yang berlaku;
c. Mengatur dan mendistribusikan tugas, memberi petunjuk sesuai dengan petunjuk
kerja dan ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku agar tercapai
keserasian dan kebenaran kerja;
d. Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pengeluaran obat, alat
kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya;
e. Melaksanakan kegiatan pengamatan terhadap mutu dan kasiat obat yang ada dalam
persediaan dan yang akan didistribusikan;
f. Melakukan pembinaan pemeliharaan mutu obat yang ada di Unit pelayanan
kesehatan;

13
 g. Mengumpulkan data tentang kerusakan obat dan obat yang tidak memenuhi syarat
serta data efek samping obat dan melaporkan kepada atasan;
h. Melaksanakan pencatatan barang - barang yang disimpan;
i. Melakukan pencatatan segala penerimaan dan pengeluaran barang;
j. Melakukan penyiapan surat kiriman barang ;
k. Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan agar sesuai dengan r encana dan ketentuan
peraturan perundang - undangan yang berlaku;
l. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan untuk disampaikan kepada atasan.
4. Seksi Pencatatan dan Evaluasi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang berada dibawah
dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Gudang Farmasi dan Seksi Pencatatan
dan Evaluasi mempunyai tugas:
a. Menyusun rencana kegiatan seksi Pencatatan dan Evaluasi berdasarkan data
program Gudang Farmasi dan ketentuan peraturan perundang - undangan yang
berlaku;
b. Membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan sesuai
dengan peraturan perundang - undangan yang berlaku;
c. Mengatur dan mendistribusikan tugas, memberi petunjuk sesuai dengan petunjuk
kerja dan ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku agar tercapai
keserasian dan kebenaran kerja;
d. Melaksanakan kegiatan pencatatan dan evalusi dari persediaan barang di Gudang
Farmasi dan Unit Pelayanan Kesehatan serta penggunaan obat, alat kesehatan dan
perbekalan kesehatan lainnya;
e. Melakukan penyiapan peyusunan rencana kebutuhan obat, alat kesehatan dan
perbekalan kesehatan lainnya yang diperlukan Daerah;
f. Melaksanaan pengelolaan dan pencatatan penerimaan obat, alat kesehatan dan
perbekalan kesehatan lainnya;
g. Melaksanakan administrasi atas semua barang yang akan diterima, disimpan
maupun yang akan didistribusikan ke Unit Pelayanan Kesehatan;
h. Menyiapkan dokumen mutasi barang dan surat - surat perintah penerimaan,
penyimpanan dan pengeluaran barang;
i. Menyiapakan laporan mutasi barang secara berkala dan laporan pencatatan obat
akhir tahun anggaran;
j. Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan agar sesuai dengan rencana dan ketentuan
peraturan perundang - undangan yang berlaku;
k. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan untuk disampaikan kepada atasan.
Tugas Seorang Farmasis Di Gudang Farmasi :
Menyusun rencana kebutuhan obat dan kegiatan distribusi obat berdasarkan data
program puskesmas dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku sebagai
pedoman kerja.

14
 Melaksanakan kegiatan farmasi meliputi permintaan obat di gudang farmasi,
penyimpanan dan distribusi ke unit pelayanan serta koordinasi lintas program terkait
sesuai dengan prosedur dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku

Mengevaluasi hasil kegiatan farmasi secara keseluruhan.

Membuat catatan dan laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi
dan pertanggung jawaban kepada atasan.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

B. PENGELOLAAN GUDANG FARMASI

Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek
perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusiaan dan penggunaan obat.
Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat kabupaten kota dilakukan sebagai berikut:
a. Melakukan penerimaan, penyimpaan, pemeliharaan, dan pendistribusikan obat, alat
kesehatan dan perbekalan farmasi.
b. Melakukan penyimpanan, penyusunan, rencana pencatatan dan pelaporan mengenai
mengenai persediaan dan penggunaan obat,alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
c. Melakukan pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara umum dan baik yang ada
dalam persediaan maupun yang akan didistribusikan.
d. Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan lainnya.
Aspek Pengelolaan Obat meliputi :
a. Perencanaan : Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menetukan
dalam proses pengadaan perbekalan farmasi. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi
adalah untuk mendapatkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola
penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di masyarakat.
b. Pengadaan : Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan. meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian, pemantauan
status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu obat.
c. Penerimaan : Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah
diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, atau
sumbangan. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang
bertanggung jawab, harus terlatih baik, serta harus mengerti sifat penting perbekalan
farmasi.
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima
sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua
perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada
order pembelian. Semua pembekalan farmasi harus ditempatkan dalam tempat persediaan,
segera setelah diterima, perbekalan farmasi harus segera disimpan di dalam lemari atau
tempat lain yang aman.

15
d. Penyimpanan : Sistem penyimpanan obat di Gudang Instalasi Farmasi menggunakan
gabungan antara metode FIFO dan metode FEFO. Metode FIFO (First in First Out), yaitu
obat-obatan yang baru masuk diletakkan di belakang obat yang terdahulu, sedangkan
metode FEFO (first expired first out) dengan cara menempatkan obat-obatan yang
mempunyai ED (expired date) lebih lama diletakkan di belakang obat-obatan yang
mempunyai ED lebih pendek. Proses penyimpanannya memprioritaskan metode FEFO,
baru kemudian dilakukan metode FIFO. Barang yang ED-nya paling dekat diletakkan di
depan walaupun barang tersebut datangnya belakangan. Sistem penyimpanan
dikelompokkan berdasarkan jenis dan macam sediaan, yaitu:
1). Bentuk sediaan obat (tablet, kapsul, sirup, drop, salep/krim, injeksi dan infus).
2). Bahan baku.
3). Nutrisi.
4). Alat-alat kesehatan.
5). Gas medik.
6). Bahan mudah terbakar.
7). Bahan berbahaya.
8). Reagensia.
9). Film Rontgen.
e. Distribusi : Pendistribusian merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi.
Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan
secara tepat waktu jenis dan jumlah.
f. Penggunaan : meliputi peresepan, dispesing dan penerimaan pasien. Contoh proses
perencanaan pengadaan obat di Kabupaten/Kodya diawali di tingkat Puskesmas dengan
menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan selanjutnya dikompilasi menjadi
data Kab/Kodya dengan teknik perhitungan yang telah ditentukan.
g. Pencatatan dan Pelaporan

1. Pencatatan bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan
masuk. Pencatatan memudahkan untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya
mutu obat yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran. Pencatatan dapat
dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum
digunakan untuk melakukan pencatatan adalah kartu stok. Kartu stok diletakkan
bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi bersangkutan, pencatatan dilakukan
secara rutin dari hari ke hari, setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan,
pengeluaran, hilang atau rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat dalam kartu stok,
penerimaan dan pengeluaran barang dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
2. Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan
farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang
berkepentingan. Tujuan pelaporan adalah tersedianya data yang akurat sebagai bahan
evaluasi, tersedianya informasi yang akurat, tersedianya arsip yang memudahkan

16
 penelusuran surat dan laporan, mendapat data yang lengkap untuk membuat
perencanaan.
C. SYARAT-SYARAT GUDANG FARMASI
Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus memenuhi
persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam Cara Pembuatan Obat yang Baik
(CPOB) Terkini. Syarat-syarat tersebut di antaranya :
1. Harus ada Prosedur Tetap (protap) yang mengatur/tata cara kerja bagian Gudang, termasuk
didalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan bahan, penyimpanan dan distribusi
bahan/produk
2. Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan kering,
bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur
3. Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar atau mudah
meledak (misalnya alkohol atau pelarut pelarut organic.
4. Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status karantina dan Ditolak.
5. Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan kualitas
ruangan seperti ruang produksi (grey area)
6. Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First Out) atau FEFO (First
Expired First Out).

17