Laporan Pertanggungjawaban

Social Act FEUI 2014

Bangun Mimpi
Berbagi Inspirasi
 Biarlah mimpiku terbang, terbangun dalam jejaring bintang.
Bintang tersebut kelak masa depanku, dan inspirasiku adalah aku.
 Kehidupan bermasyarakat adalah suatu pola yang dinamis, rumit, dan
mengharuskan anggotanya untuk belajar dengan cara saling berinteraksi. Masyarakat
terbentuk karena ada persamaan prinsip, ideologi, dan latar belakang. Kebutuhan kolektif
individual menghasilkan suatu pola dimana satu individu pada akhirnya akan membutuhkan
individu atau kelompok lain. Mahasiswa sendiri adalah bagian yang tidak terpisah dari
masyarakat, karena pada dasarnya Mahasiswa adalah sekumpulan masyarakat yang
tergabung dengan satu kepentingan khusus, yaitu belajar. Kebutuhan interaksi antar-
masyarakat dan ditambah dengan kemampuan Mahasiswa untuk terus belajar inilah yang
memungkinkan salah satu Tri Dharma perguruan tinggi untuk tercapai, yaitu Pengabdian
Masyarakat.

Setiap Mahasiswa sejatinya dibekali dengan sumber daya pemikiran yang memadai
untuk menjadikan dirinya sebagai orang yang bermanfaat ditengah masyarakat. Layaknya
anggota tubuh, jika Mahasiswa diibaratkan sebagai kepala, maka masyarakat yang kelak
akan dibantu dan dipimpinnya adalah anggota tubuh yang mendominasi keseluruhan
bentuk utuh manusia. Kepala yang baik tidak akan berguna tanpa tubuh yang sehat, begitu
pula sebaliknya. Harus ada interaksi harmonis yang menghasilkan sebuah kesatuan yang
sempurna. Interaksi yang harmonis tidak akan terjadi tanpa adanya kesempatan dan media
yang cukup efektif untuk menciptakan kesempatan berinteraksi tersebut. Social Act FEUI
hadir sebagai sarana Mahasiswa FEUI untuk berinteraksi dengan masyarakat dan menjadi
langkah awal terbentuknya pribadi Mahasiswa yang senantiasa menanamkan nilai-nilai
kemasyarakatan bagi dirinya sendiri dan orang lain.

Rangkaian kegiatan yang diperkaya dengan interaksi melalui beragam kegiatan fisik
dan non-fisik diharapkan dapat memenuhi sasaran strategis dari Social Act 2014, yaitu
terbentuknya inspirasi dan mimpi bagi Mahasiswa Baru FEUI, yang kemudian menjadikan
keduanya sebagai landasan berpikir dan bersikap dalam kehidupan bermasyarakat. Pada
akhirnya, Mahasiswa Baru diharapkan untuk dapat menempatkan diri secara tepat di tengah
masyarakat, menggerakkan dinamika masyarakat menuju hal yang lebih bermanfaat, dan
mampu menjawab segala masalah sosial yang akan mereka hadapi saat berhadapan
dengan masyarakat kelak. Interaksi yang terjadi juga diharapkan dapat menumbuhkan
keterbukaan masyarakat akan hal-hal baik yang dapat ditimbulkan dari harmonisnya
hubungan antar-masyarakat. Kelak, suatu saat di masa depan, akan tercipta masyarakat
harmonis yang utuh, dimulai dari serangkaian mimpi dan inspirasi.
 Social Act FEUI 2014

Bangun Untuk Bermimpi

Bangun Mimpi, Berbagi Inspirasi

Visi:

Terwujudnya Civitas Academica dan Lingkungan FEUI yang Memiliki Pemahaman

Menyeluruh tentang Kehidupan Sosial Masyarakat Indonesia

Misi:

Menumbuhkan pemahaman terhadap nilai-nilai kemasyarakatan secara teori dan

praktik kepada Mahasiswa Baru FEUI 2014
Menyediakan ruang interaksi diskusi antara mahasiswa dengan masyarakat
Memberikan kesan sosial yang baik kepada masyarakat terhadap peran mahasiswa
dalam kehidupan berbangsa
Pelindung : Tuhan Yang Maha Esa

Penasehat : Dekan Fakultas Ekonomi UI

Penanggung Jawab : Badan Perwakilan Mahasiswa FEUI

Ketua Pelaksana : Frizon Akbar Putra (EAK 2011)

Wakil Ketua Pelaksana : Meilisa Irmayanti (EMA 2011)

Sekretaris Umum : Suci Noor Aeny (EAK 2011)

Kontrol Internal : Alhamdi Alfi Fajri (EAK 2011)

Bendahara : Istimurti Ciptaningrum (EAK 2011)

Kabid 1 : Dwi Susanti (EAK 2011)

Kabid 2 : Femi Dwi Narita Suryani (EMA 2011)

Kabid 3 : Hendra Arfian (EIE 2011)

Koor Acara Fisik : Fajri Ramadhan (EAK 2012)

Wakoor Acara Fisik : Firdaus Pranoto (EAK 2012)

Koor Acara Non-Fisik : Riris Rizka Wikanti (EMA 2011)

Wakoor Acara Non-Fisik : Ifti Rahmania (EIE 2012)

Koor SDM : Dinna Agustiana (EAK 2011)

Wakoor SDM I : Harry Satya Negara (EAK 2012)

Wakoor SDM II : Mustafa Husni Sahid (EAK 2012)

Wakoor SDM III : Fatiya Rumi Humaira (EIE 2012)

Koor Transakom : Mark Brian (EMA 2012)

Wakoor Transakom : Bundi Ridzkiaditya (EMA 2012)

Koor Perlengkapan : Fadhli Andrian (EMA 2012)

Wakoor Perlengkapan : Dio Alif Permana (EAK 2012)

Koor Konsumsi : Rafiina Andi (EAK 2012)

Wakoor Konsumsi : Wasridewi Tambunan (EMA 2012)

Koor HPD : Agatha Latu Mahesi (EIE 2011)

Wakoor HPD I : Taftazani Aulia (EAK 2012)

Wakoor HPD II : Risma Nadira Iswani (EMA 2013)

Koor Medis : Andriani Yuliasningrum (EMA 2012)

Wakoor Medis : Gigih Prastowo (EMA 2013)

Koordinator Lapangan : Ruli Endepe A.F (EIE 2011)

Wakil Korlap I : Laras Hapriani (EAK 2011)

Wakil Korlap II : Mohammad Nur Rokhim (EAK 2012)

Koor Keuangan : A. Aryo Wisnuwardhana (EAK 2011)

Wakoor Keuangan : Ani Utami (EIE 2012)

Pendahuluan

Masyarakat di sini harus paham betul, bagaimana strategi jangka panjang

dalam menangkap ikan. Mereka kebanyakan cuma nelayan pesisir yang
tangkapannya-pun ga setiap hari ada. Jangan asal tangkap ikan, pilih-pilih
dong! Masa ikan yang masih baby juga diambil, udah gitu tempat ikan laut
berkembang biak di muara sungai juga gak dirawat. Di sini seharusnya kita
turun, orang-orang yang sekolahnya lebih lama harus mengajarkan gimana
cara yang benar,tentunya dengan penyampaian yang halus dan tidak
menggurui.

Sepenggal kutipan di atas adalah apa yang disampaikan oleh Bapak Subtomy,
seorang pegawai rendah hati yang sehari-hari mengabdi sebagai kepala bidang di Dinas
Kelautan dan Perikanan Kabupaten Sukabumi, Jawa Barat. Beliau menyempatkan diri untuk
berdiskusi dan menyampaikan pandangannya terhadap kegiatan Social Act FEUI 2014 di
salah satu sudut angkot yang paling saya sukai, yaitu di sebelah supir. Lantas kami berdua
berdesak-desakan karena satu bangku harus diduduki oleh saya dan beliau sekaligus. Kami
beberapa mahasiswa baru dan panitia pada saat itu sedang dalam perjalanan untuk
menanam bibit mangrove. Oiya, beliau juga orang yang berperan dalam pengadaan bibit
mangrove yang akan kami tanam, ada 500 bibit yang beliau angkut dengan perahu, dan
semuanya diberikan kepada kami, gratis. Motivasi beliau dalam menyumbangkan bibit
mangrove adalah sebagai usikkan bagi nelayan bahwa betapa pentingnya untuk menjaga
keberlangsungan hidup ikan yang dimulai dari kepedulian terhadap tempat
perkembangbiakannya. Mahasiswa saja jauh-jauh dari Depok mau diajak menanam
mangrove! tutur beliau.Fenomena seperti ini menandakan bahwa di luar sana, di berbagai
tempat yang jauh dari kampus sebagai lumbung ilmu pengetahuan, terdapat banyak orang
yang sangat peduli terhadap keberlanjutan hidup orang lain. Jangankan keluarga, tidak
jarang mereka justru membantu orang-orang yang baru dikenal satu hingga dua hari
belakangan. Hal tersebut memberikan kami gambaran betapa luasnya konsep pengabdian
dan betapa besarnya dampak yang bisa ditimbulkan oleh niatan baik seorang manusia.

Seperti ikan yang berenang bebas di lautan, pengalaman dan wawasan adalah hal yang
bisa kita dapatkan secara bebas dimanapun, namun harus dengan usaha yang sungguh-
sungguh. Jika diibaratkan sebagai seorang nelayan, mahasiswa baru mungkin adalah
nelayan yang belum mengenal dengan baik lautan yang akan memberikan mereka
tantangan dan pengalaman berharga. Alih-alih tersandera akan batasan nyali dan mitos
yang menghalangi mereka untuk melaut, kakak kelas mereka yang sudah terlebih dahulu
memiliki pengalaman baik di kelas maupun di tengah masyarakat seharusnya berperan
sebagai pembimbing. Ya, pembimbing tersebut adalah orang yang harus sudah memiliki
pandangan yang luas, melewati horizon yang tanpa batas, bukan mereka yang hanya
melihat tebing yang tidak bisa diretas. Bimbingan yang diberikan juga harus disampaikan
dengan cara yang halus, tentunya tidak dengan menggurui.

Social Act hadir sebagai sebuah kapal besar yang mengangkut mereka untuk berlayar
di tengah pengalaman, mengail nilai, dan membagikannya sebagai cerita indah pemberi
semangat bagi sekawannya. Dengan meminjam filosofi tersebut, Social Act FEUI 2014
menanamkan tema bangun untuk bermimpi secara mendalam kepada semua mahasiswa
baru FEUI 2014. Lambang yang kami torehkan memiliki arti yang sangat mendalam, dimana
balon udara adalah wahana yang mampu membawa manusia kepada tingkatan baru yang
memungkinkan manusia tersebut untuk melihat sekelilingnya dengan lebih luas, melewati
batasan yang ada, dan memberikan gambaran betapa besarnya dunia mereka. Boro-boro
jadi menteri kalau tidak paham mengenai masyarakat yang akan dipimpinnya. Untuk itu,
tujuan utama Social Act FEUI 2014 adalah memberikan gambaran kepada mahasiswa FEUI
2014 tentang masyarakat yang akan dipimpinnya, sekaligus membiasakan mereka untuk
menjadi bagian dari masyarakat itu sendiri.

Social Act FEUI 2014 kini menjadi bagian dari kehidupan 651 mahasiswa baru dan
lebih dari 200 panitianya. Kebersamaan dan pengalaman yang timbul akan selalu berbekas
di hati masyarakat yang menerima mereka dengan tangan terbuka dan dengan senyuman
hangat setiap pagi. Empat hari tidaklah cukup untuk merubah keadaan fisik sebuah desa
secara signifikan. Tetapi, empat hari tersebut adalah sebuah cerita yang akan selalu
terkenang bagi setiap mahasiswa FEUI, sebuah kenangan yang akan menjawab pertanyaan
sudah bergunakah aku bagi bangsa dan negara ini?

Job Description

1. Menyusun konsep kegiatan

2. Menyusun proposal dan laporan pertanggungjawaban kegiatan
3. Menjamin koordinasi seluruh panitia
4. Menjalin koordinasi antar-staff, serta antara staff dan pengurus inti (Ketua
Pelaksana, Wakil Ketua Pelaksana, Sekretaris, Bendahara, Kontrol Internal, dan
Kepala Bidang) dalam kepanitiaan
5. Mengendalikan dan mengawasi pekerjaan seluruh panitia yang berkaitan
dengan kegiatan
 6. Bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan
7. Merumuskan kebijakan strategis kepanitiaan bersama-sama dengan pihak yang
berkepentingan, baik internal maupun eksternal
8. Mengambil keputusan yang berpengaruh terhadap kegiatan
9. Mewakili panitia dalam memenuhi kewajiban birokrasi dan perjanjian dengan
berbagai pihak yang berkepentingan
10. Melakukan kontrol dan pantauan kinerja semua divisi secara keseluruhan
11. Memberikan feedback kepada setiap bidang secara rutin terhadap keefektifan
dan keefisienan proses kerja
12. Bertanggung jawab atas setiap pengambilan keputusan yang melibatkan
kepentingan antar-divisi dan antar-bidang
13. Menghadiri setiap hearing yang diadakan oleh BPM FEUI
14. Melakukan supervisi khusus seluruh Divisi pada Bidang 1 dan Bidang 3
15. Mengadakan pleno dan menjalin komunikasi kepada semua panitia yang
membutuhkan informasi atas perkembangan kepanitiaan
16. Memberikan motivasi kepada semua panitia dalam menjalankan tugas
17. Menjalin komunikasi yang baik mengenai kebutuhan setiap divisi kepada divisi
lainnya untuk menghindari benturan kepentingan antar-divisi

Social Act FEUI 2014 dan Perjalanannya

Perjalanan Social Act FEUI 2014 dimulai pada tanggal 11 Desember 2014. Pagi itu,
Irma, orang yang kelak akan sangat kontributif di Social Act FEUI 2014 menyanggupi
permintaan untuk melakukan perbincangan ringan pada sore hari. Perbincangan ringan
tersebut yang kemudian tumbuh menjadi gagasan besar pelaksanaan Social Act FEUI 2014.
Tempat perbincangannya pun bukan di Fakultas Ekonomi, melainkan di Fakultas Teknik,
tempat yang menurut kami cukup tenang dan netral untuk membicarakan rahim dari Social
Act FEUI 2014. Irma-lah yang kemudian menjadi wakil ketua panitia Social Act FEUI 2014.
Sejak bergabungnya Irma di Social Act, dimulailah serangkaian perekrutan yang
berlangsung hingga bulan Maret. Selama proses perekrutan Badan Pengurus Harian (BPH),
kami membentuk dasar-dasar yang kemudian digunakan sebagai tujuan utama
pelaksanaan Social Act FEUI 2014.

Sambil membangun konsep dan merekrut BPH, kami juga melakukan upaya untuk
mencari desa yang akan dijadikan tempat pelaksanaan Social Act. Terdapat sekitar lima
daftar desa yang memenuhi kriteria kami: desa pesisir, dalam jangkauan 100 km dari
kampus FEUI Depok, dan memiliki akses jalan yang memadai. Pada tahun 2014, Social Act
resmi memindahkan jobdesc dari Divisi Survey ke divisi-divisi lain, termasuk kepada
Pengurus Inti (PI), sehingga survey awal desa dimotori oleh PI sebagai pengganti Divisi
Survey. Selain itu, kami juga memisahkan unsur Fisik dan Non-fisik dalam Divisi Acara
menjadi dua bagian yang berdiri sendiri, yaitu Divisi Acara Fisik dan Divisi Acara Non-fisik.
Konsep pengabdian di wilayah maritim juga merupakan salah satu agenda inovasi yang
dibangun oleh Social Act FEUI 2014. Perjalanan mengenai pemilihan desa ini dibahas dalam
bagian khusus dari LPJ Project Officer ini.

Kami mengalami kendala perekrutan yang cukup memengaruhi performa dari

kepanitiaan, dimana kami terpaksa melakukan rapat PI-BPH pertama pada 11 Maret 2014
walaupun tidak semua posisi jabatan sudah terisi penuh. Namun, kendala tersebut dapat
diatasi karena minimal dalam satu divisi telah ada koordinator atau wakil koordinator yang
dapat menyerap rangkaian informasi pada tahap awal pembentukan panitia dan membagi
informasi tersebut kepada partner mereka yang baru bergabung di kemudian hari. Pada 12
Maret, Femi selaku kepala bidang dua meminta izin pergi selama dua minggu ke Nepal
untuk memenuhi tugas mata kuliah Pemasaran Internasional. Perginya Femi tidak terlalu
memberatkan performa kepanitiaan karena pada saat itu kami belum beroperasi secara
maksimal karena belum bidding dan Irma mampu menjalankan jobdesc kabid dua secara
maksimal.

Dalam rangka persiapan dan pembentukan budaya PI yang solid, pada tanggal 12-
13 April diadakan team building PI yang bertempat di Anyer, Banten.Bidding Social Act
dilaksanakan pada tanggal 9-10 Mei selama 24 jam lebih 15 menit dengan nilai rata-rata
78.00, dimana jauh sebelum diadakannya bidding tersebut, kami telah melakukan simulasi
bidding sebagai pemantapan konsep masing-masing divisi pada tanggal 26-27 April 2014.
Terdapat tiga anggota independen BPM dan tiga BO/BSO yang memberikan nilai terhadap
konsep Social Act FEUI 2014. BO/BSO yang hadir tersebut antara lain BO Economica, SPA
FEUI, dan FSI FEUI. Pada bidding tersebut, kami membawakan konsep Social Act yang
disesuaikan dengan kondisi Desa Ciparagejaya, Karawang, Jawa Barat, walaupun kami telah
mengantongi desa cadangan yang kelak akan menjadi lokasi pelaksanaan Social Act FEUI
2014.

Setelah kami lulus dari proses bidding, kurang dari satu hari kemudian kami telah
memiliki website yang telah dimodifikasi agar sesuai dengan rancangan kegiatan yang telah
kami buat.Website tersebutlah yang kelak akan menjadi platform utama kegiatan yang
melibatkan mahasiswa baru dan tugas-tugasnya. Selain itu, salah satu prinsip kami adalah
keterbukaan, dimana semua informasi yang penting untuk diketahui publik akan kami
bagikan melalui berbagai channel, terutama melalui website www.socialact-feui.com dan
akun Twitter @SocialActFEUI.
 Proses perekrutan staf dilaksanakan selama dua minggu terhitung sejak 12 Mei
hingga 23 Mei dengan pembukaan stan di kampus FEUI Depok dan melalui pendaftaran
online di website Social Act. Sore hari pada tanggal 23 Mei, kami langsung mengadakan
rapat staffing untuk menentukan staf yang akan kami terima.Jabatan staf yang masih
kosong langsung diupayakan untuk segera terisi oleh PI-BPH, walaupun kami memiliki
keyakinan bahwa pada hari-H Social Act, akan ada banyak teman kami yang secara tiba-
tiba muncul dan membantu kami mengelola jalannya acara di lapangan. Hal tersebut pada
akhirnya terbukti di kemudian hari. Pleno pertama yang melibatkan diadakan pada hari
Rabu tanggal 28 Mei 2014 bertempat di Auditorium FEUI. Sepanjang pelaksanaan rapat dan
koordinasi yang melibatkan staf dan mentor, kami selalu menggunakan ruangan
Auditorium FEUI karena kami mendapatkan fasilitas penggunaan ruangan tersebut secara
gratis akibat status Social Act yang merupakan bagian dari program kerja Dekanat
FEUI.Staffing mentor dilakukan pada tanggal 30-31 Mei 2014 dengan bekerjasama dengan
OPK.

Setelah kami mengantongi nama staf dan mentor, kami langsung menerapkan
program Minggu Tenang Sosact. Selama pelaksanaan Social Act, kami memiliki dua kali
minggu tenang, yaitu pada saat UAS semester genap dan pada saat H-10 dan H+10 hari
raya Idul Fitri. Pada saat minggu tenang, disepakati bahwa tidak ada keputusan strategis
dan arahan khusus yang diberikan kepada seluruh fungsionaris sebagai bentuk
penghormatan dan toleransi kebutuhan pribadi setiap fungsionaris. Sisi baik dari penerapan
ini adalah dapat diminimalisasinya keluhan-keluhan yang datang dari fungsionaris karena
adanya pemenuhan hak dan kewajiban. Setelah minggu tenang, tidak ada alasan bagi
seluruh fungsionaris untuk tidak berkontribusi karena hak mereka pada dasarnya sudah
dipenuhi. Setelah dilaksanakannya UAS, kami langsung menyambut mahasiswa baru di
kegiatan Hello Maba. Setelah itu, pada tanggal 20 Juni kami berkunjung ke kantor Badan
Meteorologi Klimatologi dan Geofisika (BMKG) untuk meminta saran dan masukkan terkait
dengan kondisi iklim dan potensi cuaca di Palabuhanratu, Sukabumi. Kami juga menjalin
kerjasama dengan BMKG untuk menjadi pengisi acara di Social Act. Dari kunjungan
tersebut, didapatkan bahwa wilayah Palabuhanratu tidak terlalu berpotensi terkena
tsunami, karena sejarah tidak pernah mencatat adanya tsunami yang terjadi di wilayah
Palabuhanratu. Ancaman tektonik paling besar dari wilayah Palabuhanratu adalah adanya
gempa ringan, dimana maksimal hanya akan terjadi gempa 5.0 SR dengan kedalaman
ratusan km di bawah permukaan bumi.

Pada tanggal 23-24 Juni, kami melakukan team building PI-BPH di Villa HDC,
kawasan Puncak, Bogor. Pelaksanaan team building tersebut ditangani oleh Isti dan Suci,
dimana keduanya mampu melaksanakan tanggungjawabnya dengan sangat baik. Hari-hari
di bulan Juni dan Juli lebih banyak dihabiskan dengan assessment ke wilayah desa, dimana
pada akhirnya kami menyewa sepetak rumah di wilayah RT 03/19 sebagai rumah singgah
selama melakukan assessment. Kendala selama melakukan pendekatan dengan warga desa
adalah bahwa pejabat kelurahan setempat mengusulkan adanya imbalan bagi tuan rumah
sebagai bentuk terimakasih atas kebaikan mereka. Kami sebelumnya tidak mengantisipasi
hal ini karena pada dasarnya kami memiliki pengalaman bahwa setiap mahasiswa baru di
setiap rumah pasti akan memberikan imbalan walaupun tanpa adanya instruksi dari panitia.
Setelah disepakati oleh seluruh panitia dan dengan merujuk pada keberadaan dana, kami
menyepakati untuk memberikan standar imbalan Rp100.000 untuk setiap rumah yang
digunakan selama acara berlangsung, walaupun pengalaman kami menyatakan seharusnya
setiap rumah kami yakini akan mendapat Rp150.000-Rp250.000 dari mahasiswa baru dan
mentornya jika tidak adanya keharusan dari panitia untuk memberikan imbalan. Beban
tersebut ditanggung oleh pihak panitia karena kami sudah melakukan berbagai
penghematan di berbagai bidang akibat kerjasama dengan berbagai pihak, sehingga tidak
mengganggu kinerja panitia secara keseluruhan.

Hingga periode pra-perkuliahan semester ganjil, setiap divisi memiliki agenda besar
masing-masing. Periode pasca-UTS hingga pra-perkuliahan adalah periode yang sangat
menentukan bagi pencapaian Social Act secara keseluruhan. Acara Fisik dan Non-Fisik
beberapa kali ke desa untuk melakukan fiksasi acara dan teknis pelaksanaan acara. Selain
itu, kedua divisi acara tersebut dengan semangat mencari pihak-pihak yang dapat diajak
bekerjasama dengan pihak panitia, sehingga pada akhirnya banyak pihak eksternal yang
turut membantu kami dengan sukarela, menambah arti kebersamaan dan nilai Social Act
di mata masyarakat secara signifikan. Divisi SDM juga memiliki agenda besar yang harus
dibagi menjadi dua fokus, yaitu manajemen mentor beserta mahasiswa barunya, serta
manajemen rumah tempat tinggal peserta serta panitia. Bisa dibilang, kinerja SDM adalah
salah satu yang paling berat di Social Act FEUI 2014.

Divisi-divisi bidang dua juga dengan semangat mempersiapkan fasilitas yang

dibutuhi demi keberlangsungan acara. Divisi Transakom memiliki agenda besar yaitu
penetapan penyedia jasa transportasi bus dan penetapan alur antar-jemput pengisi acara.
Terdapat satu kendala yang berhubungan dengan pihak eksternal, namun tidak memiliki
pengaruh signifikan. Kendala tersebut adalah kerjasama dengan Fajar Transport yang
kurang baik, dikarenakan pada dasarnya Fajar Transport tidak mampu memenuhi perjanjian
awal bahwa mereka harus mengalokasikan 16 bus untuk digunakan selama acara, padahal
kami sudah melakukan pembayaran uang muka kepada mereka. Alhasil, kami harus
mencari tambahan 6 bus yang tidak bisa mereka penuhi. Akhirnya kami memindahkan
pesanan kepada HIBA Utama karena mereka sanggup memenuhi 16 bus yang kami minta.
Sementara itu, Fajar Transport yang sudah menerima uang muka, harus kami turunkan
pemesanannya menjadi hanya 4 bus saja sebagai sarana transportasi simulasi. Kami tidak
lagi menggunakan tronton (kecuali untuk mengangkut barang) karena kami memiliki
pengalaman yang kurang baik dengan pihak oknum TNI yang tidak mampu memenuhi
perjanjian penyediaan tronton secara tepat waktu selama dua tahun berturut-turut. Selain
itu, penggunaan bus relatif lebih sedikit dampak negatifnya terhadap kesehatan
dibandingkan dengan tronton, terlebih penggunaan bus mampu menghemat 40% dana
alokasi dibandingkan dengan tronton. Pengelola bus HIBA Utama mampu menepati jumlah
bis yang dijanjikan dan mampu mengantar dan menjemput kami tanpa ada yang telat satu
bus pun.

Divisi konsumsi telah menyiapkan dengan baik kebutuhan bahan makanan yang
akan diperlukan selama hari-H dan selama simulasi. Mereka juga berhasil menjalin
kerjasama dengan penyedia bahan makanan lokal untuk membantu suplai bahan makanan
segar yang dibutuhkan selama di hari-H. Divisi Perlengkapan juga mempersiapkan alat-alat
yang dibutuhkan oleh panitia, terutama alat komunikasi radio (HT), speaker, dan alat-alat
yang dicetak maupun disewa lainnya. Semua perlengkapan yang harus dicetak telah selesai
sebelum pelaksanaan hari-H.

Divisi-divisi yang dinaungi dalam bidang tiga juga memiliki serangkaian pencapaian
yang diselesaikan selama periode pra-perkuliahan. Divisi Medis selesai menjalin kerjasama
dengan Puskesmas Palabuhanratu untuk mengundang dokter dan empat perawat sebagai
tenaga utama pengobatan gratis bagi warga. Selain itu, Divisi Medis juga berhasil
memenuhi kebutuhan pelatihan bagi staf medis. Divisi HPD mempersiapkan desain yang
dibutuhkan dan dokumentasi sebelum acara dengan baik. Selain itu, video untuk menarik
perhatian mahasiswa baru dan video untuk diputar di pertemuan Persatuan Orangtua
Mahasiswa (POM) juga diapresiasi dengan baik oleh pihak internal maupun eksternal
panitia. Bahkan, banyak orangtua mahasiswa yang mengapresiasi kegiatan Social Act dan
memberikan bantuannya dalam penggalangan dana oleh dekanat FEUI tersebut untuk
selanjutnya digunakan dalam pelaksanaan Social Act. Divisi FO telah menunjuk orang-
orang yang sangat kompeten dalam kepemimpinan di lapangan, sehingga mampu
mengenal medan dengan baik.

Dari Divisi Keuangan, proses penggalangan dana menemui kendala yang cukup
menghambat kinerja, dimana penggalangan dana dari pintu ke pintu tidak berhasil
dilakukan. Namun, penggalangan dana dari pintu ke pintu itu merupakan program
sampingan Divisi Keuangan sehingga tidak terlalu berpengaruh kepada kinerja secara
keseluruhan. Penjalinan kerjasama dengan sponsor juga dilakukan selama periode pra-
perkuliahan. Pada akhirnya, terdapat empat sponsor yang membantu pelaksanaan acara
Social Act. Anggota Divisi Keuangan juga dapat dimaksimalkan kontribusinya dengan turut
membantu pekerjaan Controller dalam mempersiapkan kebutuhan pemberian dana oleh
dekanat.

Kami mengadakan Simulasi di lapangan pada tanggal 13-14 September 2014 yang
wajib dihadiri oleh semua fungsionaris Social Act 2014. Kegiatan simulasi ini disusun oleh
Suci sebagai penanggungjawab. Simulasi dilakukan sebagai bentuk stress-test dari konsep
yang selama ini telah dibangun. Dari pengujian lapangan tersebut, kami mendapatkan
banyak hal yang perlu diperbaiki sebelum pelaksanaan Social Act, dimana garis komando
lapangan ternyata belum cukup terstruktur sehingga menyebabkan mobilisasi mentor
sebagai simulasi mahasiswa baru cukup terhambat. Selain itu, struktur teknis di lapangan
juga tidak mampu dieksekusi secara sempurna akibat adanya perubahan-perubahan yang
dilakuakan oleh divisi tertentu tanpa memberikan pengertian atas perubahan tersebut
kepada divisi lainnya. Namun, dinamika yang terjadi selama simulasi dapat diredam dengan
pembentukan standar yang berlaku umum bagi semua divisi. Standar tersebut tertuang
dalam Super Paper yang berisikan semua informasi yang dibutuhkan oleh panitia.

Pelaksanaan kegiatan utama Social Act FEUI 2014 dimulai pada tanggal 25
September 2014, dimana mahasiswa baru dikumpulkan di selasar kampus FEUI. Ada
kendala dalam pengumpulan mahasiswa baru, dimana sebagian wilayah selasar digunakan
oleh UKMC untuk mengadakan seminar, sehingga mahasiswa baru harus lesehan di wilayah
depandrop point utama kampus dan cukup mengganggu mobilitas publik.Mobilisasi
mahasiswa baru ke dalam bus tidak mengalami kendala berarti dan mulai serta diakhiri
tepat waktu. Pada saat yang bersamaan, panitia advance yang dipimpin oleh Irma
mengatur persiapan lapangan seperti distribusi kebutuhan bahan makanan dan kantung
sampah untuk setiap rumah. Rombongan terakhir yang diisi oleh panitia sampai di desa
pada pukul 19.30 WIB dan semua mahasiswa baru sudah selesai dialokasikan ke housefam-
nya pada waktu tersebut. Setelah semua agenda pada tanggal 26 September selesai
dilaksanakan, kami mengadakan rapat evaluasi dan persiapan untuk keesokan harinya.
Selama rapat evaluasi tersebut, sering terjadi skors pada rapat dikarenakan beberapa
masalah seperti panitia peserta rapat yang tiba-tiba mengalami kejang dan gangguan
hama serangga.

Pada hari kedua, yaitu tanggal 26 September 2014, kami memulai rangkaian acara
dengan pembukaan di lapangan RW 32. Pada pembukaan tersebut, hadir sejumlah
perwakilan pemerintahan sebagai simbol dukungan kepada acara kami, diantaranya adalah
perwakilan Bupati Kabupaten Sukabumi, perwakilan Kementerian Kelautan dan Perikanan
RI, dan perwakilan tim pendamping teknis Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten
Sukabumi. Walaupun mereka sedikit telat datang ke acara, tetapi mereka tetap mampu
mengisi pembukaan karena hadir justru tepat pada saat alokasi waktu mereka untuk
berbicara. Setelah melakukan pembukaan acara, mahasiswa baru dan panitia mulai
melaksanakan agenda selanjutnya, yaitu acara talkshow inspiratif. Sebenarnya, alokasi
waktu talkshow ini dirancang untuk kelas MPKT. Tetapi, karena terdapat kesalahpahaman
antara panitia dan koordinator mata kuliah MPKT, akhirnya kami tidak jadi mengadakan
kelas di lapangan. Padahal, sudah ada dukungan dari pihak Dekanat FEUI, dimana dosen-
dosen MPKT dibebaskan tugasnya untuk mengajar mata kuliah MMI pada Jumat sesi 3
dikarenakan kepastian bahwa dosen-dosen tersebut pasti tidak akan sempat kembali ke
kampus sebelum Jumat sesi 3. Panitia juga telah menyanggupi untuk menyediakan
jemputan dan penginapan serta fasilitass lainnya demi keberlangsungan acara kelas MPKT,
tetapi hal tersebut tidak mampu menjadikan kelas tersebut terealisasi. Belakangan kami
mengetahui, bahwa sebenarnya permasalahan yang terjadi adalah komunikasi yang kurang
baik antara koordinator MPKT dengan anggota pengajar, dimana keputusan seolah
sepihak karena diambil oleh pengurus inti mata kuliah tersebut saja dan tidak dengan
pertimbangan memadai dari keterangan kesanggupan panitia.

Acara talkshow berjalan lancar, dimana acara tersebut dimulai tepat waktu dan
selesai sebelum waktu yang dialokasikan. Setelah itu, kami melaksanakan shalat Jumat.
Hampir setiap RT di desa yang kami gunakan memiliki Masjid yang menggelar shalat Jumat,
sehingga tidak ada mahasiswa baru yang tidak mendapatkan tempat shalat. Ada kendala
sedikit pada saat distribusi makanan, dimana ada masjid yang sudah selesai melaksanakan
shalat sebelum waktu distribusi makanan sehingga mereka kebingungan harus meminta
makan ke mana. Namun, hal tersebut tidak berlangsung lama dan dapat diminimalisasi
karena beberapa pemilik rumah menyediakan masakan yang mereka masak sendiri. Setelah
rundown ishoma selesai dilaksanakan, Divisi Acara Fisik dan Non-fisik sudah siap dengan
perlengkapan acaranya. Acara Fisik telah mengatur angkot-angkot yang digunakan untuk
distribusi mahasiswa baru ke titik-titik acara di lapangan RW 32, sementara Non-fisik telah
standby dan menghubungi pihak pengisi acara maupun pihak Sekolah Dasar. Secara
umum, tidak ada kendala yang berarti selama distribusi mahasiswa baru ke titik acara di
luar desa hingga kepulangan mereka. Salah satu kendala yang diutarakan mentor adalah
ada beberapa titik yang kekurangan peralatan, kemungkinan besar keluhan ini muncul
akibat dari panitia dan peserta yang kurang antisipatif dan belum terbayang akan
melakukan apa di titik acara yang akan mereka kunjungi.

Setelah semua agenda acara sudah dilaksanakan, Divisi FO kesulitan untuk

mencegah peserta yang bermain-main di pantai. Pada dasarnya, mereka diberikan waktu
luang lebih banyak untuk berinteraksi dengan warga, bukan untuk bermain-main. Bahkan,
ada mentor yang dengan sengaja berenang di pantai dan tidak mengindahkan himbauan
panitia. Tidak adanya kerjasama yang cukup baik antara mentor dengan panitia
menyebabkan hal tersebut terjadi. Evaluasi mentor pertama diagendakan mulai pukul 18.30
namun baru dimulai pukul 19.00. Setelah evaluasi mentor, ruangan basecamp Medis
tersebut digunakan untuk evaluasi dan rapat koordinasi panitia.

Hari ketiga terdapat lebih banyak panitia yang membantu jalannya acara, terlebih
karena kami kedatangan bantuan dari senior Himaga dan senior Social Act tahun-tahun
sebelumnya. Acara dimulai sejak pagi dan dilanjutkan pada sore harinya. Kendala distribusi
konsumsi yang terjadi pada hari sebelumnya mampu diminimalisasi pada hari ketiga karena
koordinasi antara Divisi Konsumsi dan FO lebih baik akibat adanya pengertian selama
evaluasi malam sebelumnya. Kendala kurangnya alat juga mampu diredam dengan
diadakannya Patroli ke setiap titik acara fisik dengan menggunakan mobil yang berisi
cadangan peralatan. Pada Sabtu sesi 2, terdapat dua mentor yang terlambat hingga 45
menit dikarenakan salah satu mentor tidak sengaja tertidur sementara mentor lainnya
memiliki alibi tidak dijemput oleh FO. Kedua alasan tersebut tidak dapat diterima oleh
Divisi FO, tetapi acara tetap dapat berlangsung dengan pengertian dari Divisi FO. Pada
Sabtu sore, lebih banyak mahasiswa baru yang bermain di pantai. Tetapi, kali ini panitia
mengendurkan tensinya akibat keesokan harinya mereka sudah harus kembali ke Depok
dan Sabtu sore tersebut adalah momen yang mungkin bisa lebih menjadi kenangan bagi
mahasiswa baru selama mengikuti acara.

Pada hari Sabtu malam, kami kehadiran Pak Jossy, mantan Dekan FEUI sekaligus
salah satu pemberi konsep awal kegiatan Social Act. Ada beberapa hal yang kami bicarakan
dengan Pak Jossy, diantaranya adalah beberapa klarifikasi dengan pihak MPKT dan
perbincangan ringan mengenai jalannya acara Social Act secara keseluruhan. Malam hari
ditutup dengan evaluasi mentor dan evaluasi panitia seperti hari-hari sebelumnya. Namun,
evaluasi lebih ditekankan pada jalannya acara untuk hari Minggu, yaitu Festival Games dan
proses kepulangan mahasiswa baru.

Hari Minggu dimulai dengan mobilisasi mahasiswa baru Nasrani ke Depok. Pada
tahun ini, kami menyediakan fasilitas kepada mahasiswa baru Nasrani untuk pulang lebih
awal sebagai pemenuhan hak kepada mereka. Namun, mahasiswa baru Nasrani yang
pulang tidak sampai separuh dari total mahasiswa baru yang beragama Nasrani. Setelah
mahasiswa baru Nasrani selesai dipulangkan, Divisi FO melanjutkan tugasnya untuk
memobilisasi mahasiswa baru ke titik pelaksanaan Festival Games, yaitu di ujung border
klaster lima. Lokasi tersebut dipilih karena pantainya relatif bersih dan lebih datar
dibandingkan dengan wilayah pantai lain. Selain itu, pantai dipilih karena ada kesan
tersendiri ketika menggunakannya.Festival Games dimulai telat 45 menit karena persiapan
perlengkapan yang kurang memadai, sehingga proses persiapan tersebut dilakukan
terburu-buru. Namun, hasil dari persiapan tersebut tidak buruk, karena berbagai acara
dapat dilaksanakan dengan sempurna. Keterlambatan acara juga mampu diminimalisasi
dengan mahasiswa baru yang teralihkan perhatiannya dengan suasana dan pemandangan
pantai.

Proses kepulangan mahasiswa baru dilakukan tepat pada waktunya, dimana

rombongan pertama sudah diberangkatkan pukul 12.30, setengah jam lebih awal daripada
rencana. Kloter terakhir diberangkatkan pukul 13.30. Terdapat kendala berupa kurangnya
bus untuk menampung kloter terakhir. Kami memprioritaskan mahasiswa baru untuk
pulang terlebih dahulu dan sisa yang tidak terangkut akhirnya dipulangkan dengan
menyewa satu bus MGI. Hal ini dicurigai akibat beberapa kelompok sengaja mengulur
waktu kepulangan sehingga banyak kelompok yang menumpuk di kloter-kloter terakhir,
sehingga bus yang sudah berangkat sejatinya masih terdapat tempat kosong tetapi tetap
memulai perjalanan pulang. Kebesaran hati panitia yang rela dipulangkan terakhir
menjadikan suasana lebih cair, sehingga tidak ada panitia yang sangat kecewa karena
banyak teman-teman yang bisa mencairkan suasana. Rombongan terakhir sampai di
Kampus FEUI Depok sekitar pukul 19.00, sesuai dengan perkiraan panitia.

Proses Pemilihan Desa

Pada tahun 2014, terdapat kemajuan terutama dalam hal survey terhadap desa yang
berpotensi sebagai lokasi acara. Kami melakukan survey pada 3 desa yang berlokasi di
beberapa titik. Sebagai perbandingan, pada tahun sebelumnya survey dilakukan pada 50
desa lebih di Kabupaten Bogor, karena pada masa tersebut sudah sulit mencari desa yang
layak dijadikan tempat acara. Pada tahun 2014 ini, nominasi desa yang akan dikunjungi
dalam rangka survey mengerucut menjadi hanya tiga desa akibat banyaknya kriteria
kualifikasi yang kami tentukan. Desa pertama yang kami kunjungi adalah Mauk, sebuah
desa yang terletak di Provinsi Banten. Desa tersebut kami nilai sangat kotor, walaupun
memiliki kelebihan yaitu jaraknya yang hanya 80km dari kampus FEUI Depok. Di desa
tersebut, warga-warganya cenderung kurang kooperatif dan lingkungan sekitar desa
tersebut terlalu kotor. Kami juga menilai bahwa Desa Mauk terlalu sempit dan jumlah rumah
kurang memadai untuk distribusi mahasiswa baru. Kebanyakan warga disana
berpenghasilan sebagai pengepul kerang. Bahkan, ada satu jalanan yang diuruk dengan
menggunakan limbah kulit kerang. Ketersediaan air yang minim dan kondisi desa yang
relatif kotor menjadi faktor terberat bagi kami untuk memutuskan Mauk sebagai desa
pelaksanaan Social Act.

Desa kedua yang kami jadikan target survey adalah Desa Ciparagejaya yang terletak
di Kabupaten Karawang, Jawa Barat. Desa ini terletak sekitar 120 km dari Kampus FEUI
Depok. Desa inilah yang kami gunakan sebagai media penyusunan konsep teknis untuk
dibawa ke bidding. Pada awalnya, kami menilai desa ini cukup baik untuk dijadikan lokasi
pelaksanaan Social Act, karena kondisi fisiknya relatif lebih baik daripada Desa Mauk.
Namun, setelah beberapa kali kunjungan ke Ciparagejaya, kami mulai ragu tentang
kemungkinan desa tersebut dijadikan lokasi pelaksanaan Social Act. Kendala tersebut
diantaranya adalah kondisi desa yang sangat panas, sehingga kami lebih sering berteduh
selama melakukan survey daripada berkeliling ke desa. Kedua, Desa Ciparagejaya cukup
kotor dan ketersediaan air yang sedikit. Ketika hujan, desa tersebut tergenang di banyak
tempat dan pantai serta jalanan desa menjadi kotor akibat tumpukan sampah yang meluap
selama hujan. Ketiga, warga yang kurang kooperatif dan alur koordinasi yang kurang baik
cukup menghambat pendekatan kami kepada warga desa. Terakhir, karakteristik
masyarakatnya kebanyakan bukanlah warga asli, melainkan perantau dari berbagai wilayah.
Hal tersebut menyebabkan diantara warga desa sendiri terjadi ketidak-kompak-an yang
menyulitkan kami untuk mendistribusikan informasi melalui ketua RT dan RW kepada
masyarakat.

Kendala-kendala yang kami hadapi di Ciparagejaya menjadi motivasi kami untuk

mencari desa lainnya yang lebih memungkinkan untuk dijadikan lokasi acara. Upaya kami
yang pertama adalah dengan cara menghubungi Badan Pusat Statistik (BPS) untuk mencari
keberadaan database desa seluruh Indonesia. Namun, pada saat kesana, tim kami tidak
berhasil menemukan tanda-tanda adanya database tersebut. Upaya selanjutnya dari kami
adalah dengan menggunakan informasi keberadaan Program Pembangunan Desa Pesisir
Tangguh (PDPT) yang merupakan program besutan Kementerian Kelautan dan Perikanan
(KKP) RI. Fokus kami selanjutnya adalah menghubungi KKP dengan maksud mencari
masukan alternatif desa yang akan digunakan. Pihak KKP menyambut baik kedatangan kami
dan memberikan saran-saran terkait desa yang akan dipilih. Salahs atu desa yang menjadi
masukan dari KKP adalah Desa Loji, yang terletak di Palabuhanratu, Kabupaten Sukabumi,
Jawa Barat. Selain itu, kami diberikan sebuah file yang berisikan database desa-desa yang
ada di seluruh Indonesia lengkap beserta detil demografis dan geografisnya. Terlebih lagi,
pihak KKP menawarkan kerjasama yang bisa dilakukan antara mahasiswa dengan
kementerian. Inilah yang menjadi cikal-bakal kerjasama kami dengan KKP.

Sebelum bidding, kami telah mengantongi Desa Loji sebagai cadangan dan telah
melakukan observasi ke desa tersebut. Pada saat itu, kami melakukan survey hingga radius
beberapa kilometer dari Desa Loji, dimana pada akhirnya kami memutuskan akan
menggunakan kawasan Kelurahan Palabuhanratu sebagai lokasi utama. Setelah bidding
selesai, kami memindahkan fokus utama survey ke Palabuhanratu, dimana mayoritas BPH
sudah pernah kesana sebelum rapat pleno kedua dilaksanakan. Setelah rapat pleno kedua,
kami melakukan voting untuk menentukan desa mana yang akan digunakan untuk Social
Act, apakah Ciparagejaya atau Palabuhanratu. Voting ini merupakan hal baru yang kami
maksudkan sebagai peningkatan keterlibatan BPH dalam menentukan arahan-arahan
strategis kepanitiaan. Selain itu, keterlibatan mereka dalam penentuan juga berpotensi
meningkatkan rasa memiliki diantara BPH. Pada akhirnya, hasil pemungutan suara
menyatakan bahwa Palabuhanratu akan digunakan sebagai tempat dilaksanakannya Social
Act FEUI 2014. Namun, kerjasama dengan unsur pemerintahan menjadikan dampak dari
keberadaan Social Act FEUI 2014 dapat dirasakan hingga Desa Loji dan Desa Cidadap.
Kedua desa tersebut berdampingan dengan Palabuhanratu.

Kerjasama dengan Unsur Pemerintahan

Pada tahun 2014 ini, Social Act mampu meningkatkan pengaruhnya hingga ke
tingkat pemerintahan pusat dan daerah. Kami berhasil menjalin kerjasama dengan
Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP), dimana semua acara fisik ditanggung oleh
pihak KKP sebagai perwujudan program PDPT. Total nilai pembangunan dari PDPT tersebut
adalah Rp310 juta. Pasca-kegiatan Social Act, dana PDPT tersebut ternyata ditambah lagi
sekitar Rp320 juta akibat pembangunan terbilang sukses karena ada keterlibatan mahasiswa
dalam pengerjaan proyek.

Selain dengan KKP, Pemerintah Kabupaten Sukabumi melalui Sekretaris Bupati

(setkab) membantu kami dalam hal perizinan kegiatan. Pada tahun-tahun sebelumnya,
Social Act mengurus sendiri masalah perizinan kepada aparat setempat, mulai dari
kepolisian hingga pemerintah lokal. Pada tahun 2014, kami tidak perlu melakukannya
karena Setkab menerbitkan satu surat pemberitahuan akan pelaksanaan acara yang
ditujukan kepada tujuh lembaga yang berada dalam garis koordinasinya, diantara lain
adalah Polsek, Polres, Kodim, hingga Dinas-dinas terkait lainnya. Secara tidak langsung, hal
ini berdampak pada efektivitas kinerja panitia dan penghapusan potensi adanya pungli.

Kerjasama dengan unsur pemerintahan ini sudah sewajarnya dijadikan budaya

dalam internal Social Act, karena mampu mendatangkan manfaat yang cukup signifikan
bagi kinerja panitia. Namun, kerjasama tersebut tetap harus memperhatikan faktor
kebermanfaatan. Jangan sampai kerjasama tersebut tidak terlalu menguntungkan salah
satu pihak tertentu dan tidak terlalu menguntungkan pihak lainnya.

Penggusuran Desa

Banyak pihak yang mempertanyakan mengapa kami mereduksi kegiatan di desa

tempat kami tinggal dan mengalihkan pembangunan ke dua desa lain. Ada beberapa
faktor, diantaranya adalah penggusuran desa, tingkat kooperatif warga desa, dan motivasi
panitia untuk meningkatkan nilai Social Act di mata masyarakat.

Tidak banyak yang tahu, bahwa RW 19 dan RW 32 sebagian besar wilayahnya akan
digusur untuk pembangunan pelabuhan bertaraf internasional. Dalam skema
pembangunan MP3EI, terdapat program pembangunan lima pelabuhan di beberapa
tempat di Indonesia yang akan dijadikan regional hub bagi distribusi logistik di Indonesia.
Lantas, kami justru tetap menggunakan Palabuhanratu sebagai desa tempat tinggal
mahasiswa baru. Tujuan kami adalah demi melakukan transfer pemahaman dinamika sosial
yang ada di sana. Sebagai orang yang akan menempuh pendidikan ekonomi tingkat atas,
seharusnya fenomena sosial ini menjadi tambahan ilmu baik bagi mahasiswa baru maupun
bagi panitia, karena penggusuran akibat dari pembangunan adalah sebuah dinamika yang
sangat unik dan menarik untuk dipelajari. Untuk itu, kami tidak membangun banyak fasilitas
fisik di kedua ke-RW-an tersebut, karena semakin banyak fasilitas yang dibangun, maka
akan semakin sia-sia pembangunan di wilayah tersebut. Selain itu, dana yang diterjunkan
ke dua RW tersebut dibatasi atas masukan dari pemerintah tingkat kelurahan.

Proses penurunan dana untuk pembangunan juga melibatkan sistem demokrasi,

dimana titik pembangunan ditentukan oleh warga atas dasar musyawarah kekeluargaan.
Kami menghormati sistem tersebut karena justru menjadi kelebihan dari proses
pembangunan di negara ini. Setelah KKP mengantungi beberapa titik hasil pengajuan
masyarakat setempat, kami melakukan penelaahan mengenai kemungkinan penggunaan
dan keterjangkauan titik tersebut. Ketimpangan pembangunan antara wilayah Loji,
Cidadap, dan Palabuhanratu kami netralisasi dengan cara pemberian fasilitas eksklusif bagi
masyarakat Palabuhanratu di RW 19 dan 32. Fasilitas tersebut diantaranya adalah
pemberian donasi Rp100.000 per rumah dan pengobatan gratis bagi dua RW tersebut.
Menurut kami, dengan constraint pembangunan pelabuhan dan pemberian fasilitas
ekslusif, kami sudah memaksimalkan pemerataan dampak Social Act kepada tiga desa yang
ada.

Kami juga mendapatkan ilmu yang sangat berharga dalam proses pendekatan ke
masyarakat. Dengan didampingi oleh tim dari KKP, kami mendapatkan fasilitas penilaian
tingkat kooperatif masyarakat dari tiga desa. Mereka telah memiliki pengalaman bertahun-
tahun dalam membina masyarakat tiga desa tersebut, sehingga kami memiliki kepercayaan
yang memadai untuk menggunakan saran dan pengetahuan dari mereka. Kami
mendapatkan informasi, bahwa selama ini Desa Loji adalah desa yang memiliki indeks
partisipasi tertinggi se-Indonesia dalam hal pembangunan PDPT. Indeks tersebut mengukur
tingkat kerjasama baik kerelaan masyarakat dalam hal finansial dan tingkat kerelaan
masyarakat dalam membantu secara tenaga. Dari tiga desa tersebut, Palabuhanratu adalah
salah satu yang memiliki indeks partisipasi paling minim, sehingga hal tersebut
memengaruhi keputusan kami untuk membangun sarana fisik disana.

Faktor terakhir datang dari dalam internal panitia. Satu kata yang paling lumrah
didengungkan dalam lingkungan panitia adalah inovasi. Kami bangga ketika kami bisa
melakukan perbaikan dan memaksimalkan kesempatan untuk melakukan inovasi. Dengan
bekal informasi orang dalam yang kami dapatkan, akhirnya kami memutuskan untuk
memasukkan semangat Pengabdian Tiga Desa dalam eksekusi Social Act FEUI 2014.
Dengan semangat pengabdian tiga desa tersebut, kami mengubah strategi dan mengincar
peningkatan kebermanfaatan Social Act di mata banyak masyarakat.

Laporan Kinerja Pengurus Inti

Nama Jurusan/ K TJ KS T
Angkatan
Meilisa Irmayanti Manajemen 2011 5 5 5 5
Irma adalah wanita yang sangat kuat. Selama pelaksanaan Social Act, Irma merupakan
sosok kakak bagi saya. Sebagai orang yang memiliki temperamen yang tinggi, saya
merasa Irma mampu menyeimbangkan kekurangan saya tersebut. Irma mampu berpikir
jernih ketika mengambil keputusan dan tidak terburu-buru ketika memberikan arahan
yang cukup sulit dimengerti oleh BPH. Namun, terkadang Irma terlalu mudah dipengaruhi
oleh orang lain, terutama terkait hal-hal yang bersifat negatif akibat sifat Irma yang mudah
diajak curhat. Kekurangan tersebut pada akhirnya memberikan tensi di internal PI. Namun,
Irma juga mudah diberikan klarifikasi sehingga tidak terkesan ngeyel. Pengalaman Irma
dalam manajemen Bidang 2 juga sangat membantu kinerja panitia secara keseluruhan.
Prestasi Irma selama Social Act FEUI 2014 yang terbesar adalah ketika dia mampu
menyeimbangi kekurangan saya dan banyaknya pengorbanan yang Irma lakukan demi
kelancaran Social Act. Terimakasih Irma
Suci Noor Aeny Akuntansi 2011 5 5 5 5
Suci adalah orang yang sangat bertanggungjawab dengan tugas-tugas yang diberikan
kepadanya. Posisi Suci sebagai PO #3 sangat berpengaruh terhadap kinerja panitia
secara keseluruhan dan Suci mampu mempertanggungjawabkan posisinya dengan
sangat baik. Suci adalah salah satu orang yang paling responsif di Social Act, dimana
tugas-tugas yang Suci kerjakan mayoritas adalah tugas yang diberikan tanpa arahan. Suci
mampu bekerjasama dengan baik kepada divisi-divisi lain, terutama perlengkapan. Sifat
Suci yang kurang mampu memperbaiki hubungan pasca-konflik sempat menjadi
penghalang kinerja Suci dengan PI, terutama saya. Namun, Suci mampu menjalin
komunikasi seperti semula ketika tensi tersebut berangsur hilang. Kemampuan Suci dalam
manajemen birokrasi sudah tidak diragukan lagi, dan mungkin akan sangat bermanfaat
bagi kehidupan Suci selanjutnya. Prestasi terbesar Suci adalah ketika mampu memenuhi
tanggungjawab sebagai pemimpin Simulasi Social Act dengan baik. Semangat dalam
mencapai tubuh yang ideal ya Suc
Alhamdi Alfi Fajri Akuntansi 2011 5 5 5 5
Alfi adalah salah satu PI yang paling bersemangat ketika direkrut maupun ketika
menjalankan tugasnya. Alfi juga merupakan salah satu fungsionaris yang
menginternalisasi semangat inovasi dengan sangat baik. Kemampuan Alfi dalam
memperbaharui sistem manajemen keuangan di Social Act merupakan prestasi sekaligus
sumbangan terbesar yang diberikannya. Sifat Alfi yang cerewet terkadang menjadi
pengganggu fokus rapat. Tetapi, Alfi memiliki toleransi yang tinggi ketika ditegur.
Semangat Alfi dalam mengatur pengeluaran dan pemasukan Social Act patut diapresiasi.
Tugas utama Alfi sebagai controller dapat dikatakan sangat berat, karena
bertanggungjawab terhadap kelancaran acara secara keseluruhan dan mengharuskan Alfi
untuk menjalin komunikasi yang baik dengan pihak Dekanat FEUI. Pengetahuan dan
kemampuannya dalam manajemen biaya sangat membantu Alfi dalam memenuhi
tanggungjawabnya. Saya yakin ilmu tersebut akan sangat berguna bagi lingkungan sekitar
Alfi. Kalau sudah jadi boss jangan lupa untuk menyejahterakan karyawan ya, Alfi
Istimurti Akuntansi 2011 5 5 5 5
Ciptaningrum
Isti pada dasarnya adalah orang yang mampu menjalin hubungan baik dengan semua
orang. Isti mampu bekerjasama dengan Alfi, sehingga kekompakkan mereka mampu
meningkatkan performa bidang keuangan secara keseluruhan. Prestasi terbesar Isti
adalah ketika Isti mampu memberikan arahan bagi kinerja Divisi Keuangan, sehingga
Social Act mampu menjalin kerjasama dengan banyak pihak. Kepergian Isti selama Juli-
Agustus ke Korea pada awalnya memberikan kekhawatiran terhadap pencapaian
keuangan dan pemenuhan tanggungjawabnya. Namun, ketika sudah kembali ke Depok,
Isti dengan sigap memenuhi tanggungjawabnya dan kembali memperlancar performa
bidang keuangan. Ketelitian, kesabaran, dan keuletan yang dimiliki Isti sangat menunjang
performanya sebagai treasurer. Jangan lupa makan yang banyak ya, Isti
Dwi Susanti Akuntansi 2011 5 5 5 5
Santi adalah kepala bidang yang sangat bertanggungjawab terhadap apa yang menjadi
tugasnya. Selain itu, Santi memiliki kepedulian yang tinggi terhadap kondisi dan dinamika
dari divisi dari bidang lainnya. Santi memiliki semangat dan kesabaran yang sangat tinggi.
Pengalamannya di Divisi Acara mampu membentuk karakternya yang mampu
memperhatikan setiap detil kegiatan dan merangkul staf yang sedang dalam kesulitan.
Jika mengutip kata Fajri, Santi adalah orang yang memiliki api dalam hatinya. Santi
terkadang kurang baik dalam mengomunikasikan permasalahan dan beban yang
dihadapinya, sehingga hal tersebut memengaruhi kinerja kepanitiaan. Namun, kapabilitas
Santi dalam memimpin dan menyelesaikan tugas mampu mereduksi kekurangannya
tersebut. Prestasi terbesar Santi adalah ketika Santi mampu memimpin Bidang 1 sejak awal
 perekrutan hingga ketika menjadi penanggungjawab Festival Games. Potensi Santi sangat
besar untuk menjadi pemimpin di sekitarnya
Femi Dwi Narita Manajemen 2011 5 5 5 5
Suryani
Femi adalah sosok yang mampu merangkul Bidang 2 dengan baik. Sifat lembutnya dalam
memimpin mampu menjadikan divisi di Bidang 2 yang pada dasarnya keras menjadi
terlihat unyu. Femi memiliki jadwal yang padat sehingga kurang mampu memenuhi
keterlibatannya dalam Social Act. Namun, kerjasama dan koordinasi yang baik dengan
Irma dalam manajemen Bidang 2 mampu menutupi kekurangan Femi. Prestasi terbesar
Femi adalah ketika Femi mampu menjamin bahwa bidang yang dibawahinya mampu
bekerja secara maksimal walaupun menemui berbagai kendala konsep maupun eksekusi
di lapangan. Jika mengutip istilah yang sering disebut oleh Wasri, Femi adalah bunda tiri
bagi divisi-divisinya. Hal tersebut membuktikan kemampuan Femi dalam menjalin
komunikasi dan koordinasi dengan bidang yang dibawahinya sudah tidak perlu diragukan
lagi. Semoga gabungan ilmu Femi di marketing dan ballet mampu mengukir masa depan
Femi dengan baik seperti tarian yang indah ya
Hendra Arfian Ilmu Ekonomi 2011 5 5 5 5
Hendra adalah PI yang paling terakhir bergabung. Tetapi, hal tersebut tidak menjadi
halangan baginya untuk berkontribusi secara maksimal di Social Act. Bahkan, jika
perkembangan ilmu manajemen bidangnya digambarkan dengan kurva, mungkin kurva
tersebut berbentuk curam karena Hendra mampu belajar banyak dalam waktu yang
singkat. Inisiatifnya dalam manajemen Bidang 3 patut diapresiasi. Hendra juga sering
menjadi pencair suasana. Sifatnya yang tidak kaku dan mampu bergaul dengan banyak
orang menjadi nilai positif dari Hendra. Kesabaran Hendra dalam memimpin dan
menghadapi masalah memberikan dampak positif bagi bidang yang dipimpinnya. Bisa
dibilang, Bidang 3 adalah bidang yang paling informal dan cair akibat sifat Hendra yang
tidak mudah tersinggung. Prestasi terbesar Hendra adalah ketika Hendra memulai
kepemimpinannya dari nol karena minim pengalaman hingga mampu memaksimalkan
performa bidangnya akibat inisiatif belajar yang timbul dari dalam dirinya. Terus belajar
dan jangan sungkan untuk merangkul banyak orang ya
Range: 1-5
Keterangan:

K : Kehadiran saat rapat

TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan

KS : Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain

T : Penilaian secara keseluruhan bukan rata-rata

Evaluasi dan Masukan Tim Secara Keseluruhan

Terlampir dalam lembaran Inovasi Tanpa Batas.
Pendahuluan

"Coming together is a beginning. Keeping together is progress. Working together is

success." --Henry Ford

Puji Syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
karunia-Nya lah rangkaian Acara Social Act FEUI 2014 dapat terselenggarakan dengan baik.
Selanjutnya saya ingin berterima kasih kepada Project Officer yang telah memberikan saya
kesempatan untuk mendampinginya dari awal sampai akhir acara serta atas kesabarannya.
Saya juga ingin berterima kasih kepada Sekretaris, Treasurer dan Controller yang sudah
sangat bekerja keras demi kelancaran sistem administrasi dan keuangan untuk
keberlangsungan kegiatan ini. Selanjutnya saya juga ingin mengucapkan banyak terima
kasih kepada Kepala Bidang 1, Kepala Bidang 2 dan Kepala Bidang 3 yang baik usahanya,
pengorbanan serta waktunya dicurahkan dalam memimpin masing-masing bidang patut
diapresiasi. Tak lupa juga saya berterima kasih kepada segenap BPH beserta Staff dan
Mentor Social Act FEUI 2014 atas kerja kerasnya selama ini. Kemudian rasa terima kasih juga
saya ungkapkan kepada Warga Kelurahan Palabuhan Ratu, Peserta Social Act FEUI 2014,
dan beberapa pihak lain yang turut membantu dan mendukung terlaksananya kegiatan ini.

Saya berharap laporan pertanggungjawaban ini dapat menjadi masukan dan

pelajaran bagi keberlangsungan kegiatan Social Act FEUI di masa depan, sehingga apapun
kekurangan yang ada dalam pelaksanaan kegiatan tahun ini dapat dibenahi dan hal baik
yang dapat diperoleh dari kegiatan tahun ini bisa terus dipertahankan di masa yang akan
datang.

Job Description

1. Mengawasi dan memastikan segala persiapan kegiatan sebelum hari-H

2. Bersama dengan Project Officer menentukan kebijakan strategis yang akan diambil
3. Menjadi perwakilan Project Officer apabila Project Officer berhalangan dan memiliki
hak untuk mengambil keputusan jika diperlukan dalam kondisi tersebut
4. Mendampingi Project Officer dalam menjalankan tugas dan ikut memberikan
masukan berupa ide ataupun pemikiran dalam pengambilan keputusan yang
melibatkan antar-divisi dan antar-bidang
 5. Menggantikan peran dan wewenang Project Officer dalam dinamika perjalanan
kepanitiaan Social Act FEUI 2014 jika Project Officer berhalangan hadir
6. Ikut serta memberikan masukan, gagasan atau pemikiran dalam membahas
pengambilan. Keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama
anggota Pengurus Inti lainnya
7. Supervisi khusus Bidang 2 dan Keuangan
8. Mengkoordinir pembuatan laporan pertanggungjawaban

Pelaksanaan Kegiatan

a. Pra Pelaksanaan Kegiatan

Bersama dengan Project Officer dan Pengurus Inti lainnya melakukan

approach untuk mengisi posisi Badan Pengurus Harian (BPH) Social Act 2014
Membantu tim Keuangan dalam mempersiapkan anggaran Social Act 2014
Membantu persiapan Sekretaris dalam penyusunan Pre Proposal

b. Pelaksanaan Kegiatan
Membantu dan mensupervisi bidang 2 dan keuangan bersama Pengurus Inti
yang bersangkutan
Membantu Controller dan Treasurer selama proses pengajuan hingga
pencairan dana kepada Dekanat
Membantu divisi SDM dalam proses pencarian hostfam
Membantu divisi Transakom bersama Controller dalam proses pencarian
transportasi selama kegiatan

c. Pelaksanaan Hari H
Menjadi penanggung jawab keberangkatan team advance yang berangkat
h-1 sebelum hari-H
Bersama dengan divisi yang bersangkutan mengkoordinasi pendistribusian
makanan serta pemasangan umbul-umbul dan mempersiapkan keperluan
sebelum peserta datang ke lokasi kegiatan
Bersama divisi Transakom memberikan arahan kepada pengemudi bus serta
melakukan koordinasi transportasi angkot antar desa bersama Controller
Membantu Sekretaris dalam perizinan mahasiswa yang pulang selama
berlangsungnya kegiatan
Evaluasi Kegiatan

a. Pra Pelaksanaan Kegiatan

Selama Pra Pelaksanaan Kegiatan salah satu kendala yang kami hadapi
adalah selama proses rekruitmen PI dan BPH. Pada awal tim terbentuk saya bersama
PO merasa kesulitan mencari anggota PI karena sebelumnya calon Kabid 3 dan
Treasurer mengundurkan diri sehingga kami sempat merasa lelah mencari calon
anggotan PI yang lain. Pada akhirnya dimulai dari kami mendapatkan calon Controller
serta Kabid 1 yang tadinya kami approach sebagai Koordinator Acara Non Fisik.
Kemudian baru Sekretaris dan Treasurer kami bergabung, dilanjutkan Kabid 2 dan
terakhir Kabid 3. Dimana Kabid 3 bergabung setelah kami memulai survey pertama
di desa Ciparage. Rekruitmen BPH kurang lebih juga sedikit lama dikarenakan sulitnya
mencari orang yang mau bergabung dalam kepanitiaan sosial. Namun semua itu
sudah diatasi dengan baik atas kerjasama PI dan beberapa BPH yang membantu
mengusulkan nama calon BPH.

Dalam persiapan anggaran, Controller dan Treasurer melakukan tugas

mereka dengan sangat baik dan hasilnya juga kurang lebih sesuai ekspektasi. Serta
pengalaman mereka dalam organisasi dan kepanitiaan juga membantu mereka
dalam mempersiapkan anggaran yang baik. Walaupun kendalanya hanya sistem
birokrasi di dalam Dekanat yang cukup rumit namun kami dapat mengatasinya
dengan baik. Terlebih kami sudah mempersiapkan diri sebelumnya karena di awal
kami sudah meminta arahan, masukan dan saran dari Vice Project Officer dan
Controller sebelumnya mengenai keadaan serta bagaimana pandangan mereka
mengenai keuangan Social Act.

Dalam pelaksanaan bidding, berkaca pada Social Act 2013 yang

mengadakan simulasi bidding untuk mematangkan konsep, tahun ini kami
menggunakan cara yang sama sebagai persiapan dan koordinasi akhir bagi para BPH,
sehingga harapannya bidding berjalan dengan lancar.

b. Pelaksanaan Kegiatan

Setelah bidding berjalan dengan lancar, maka proses selanjutnya adalah

Open Recruitment untuk staff dan mentor. Kegiatan Oprec ini berlangsung selama 2
minggu untuk staff dan seminggu untuk mentor karena adanya sinergisasi dengan
OPK sebagai rangkaian POMB. Dalam proses staffing internal jumlah staff yang
didapat melebihi ekspektasi dan lebih banyak jika dibandingkan dengan tahun lalu.
Walaupun juga ada beberapa staff yang didapatkan melalui proses close recruitment,
namun hal itu tidak terlalu menghambat jalannya proses perekrutan. Selanjutnya
dalam proses staffing Mentor sedikit banyak kendala yang dihadapi karena dilakukan
berbarengan dengan staffing OPK. Pada dasarnya staffing mentor hanya dilakukan
oleh divisi SDM Social Act dan divisi Mentor OPK dengan sedikit bantuan dari
perwakilan PImasing-masing namun yang terjadi banyak BPH OPK yang juga turut
andil dalam proses staffing mentor. Sehingga banyak mempengaruhi keputusan
pemilihan mentor.

Selanjutnya akan dibahas mengenai proses penyambutan mahasiswa baru

yang akan menjadi peserta rangkaian POMB FEUI. Dalam proses penyambutan
mahasiswa baru tersebut dikoordinasi oleh BEM ADKESMA bersama-sama dengan
perwakilan OPK, SOSACT, Jurusan dan Keagamaan. Kegiatan penyambutan tersebut
berlangsung selama 2 hari, dimana saya hanya hadir di hari pertama. Pada akhir bulan
Juli dilakukan juga penyambutan mahasiswa baru SBMPTN dan SIMAK, hingga total
mahasiswa baru FEUI adalah sebanyak 651 orang.

Sebelumnya selama kegiatan ini berlangsung kami sempat memutuskan

untuk mengganti desa yang awalnya di Desa Ciparage di Karawang menjadi
Kelurahan Palabuhan Ratu di Sukabumi. Hal ini sudah dijelaskan sebelumnya dalam
bagian LPJ Project Officer. Karena jarak desa yang cukup jauh dan akan sangat
memakan biaya, waktu dan tenaga hanya untuk melakukan kegiatan survey, maka
diputuskan untuk menyewa kontrakan yang digunakan panitia untuk melakukan
survey di desa. Sehingga banyak panitia lebih memilih menginap di kontrakan
beberapa hari daripada harus pulang pergi karena jauh lebih efisien.

Dalam proses pendekatan terhadap aparat desa baik RT, RW, Lurah dan
beberapa pemangku kepentingan tidak terlalu baik. Dikarenakan budaya masyarakat
yang jauh berbeda dengan masyarakat pegunungan, banyak dirasakan
ketidakcocokan dan miskomunikasi antara panitia dan warga. Sehingga sebelum
pelaksanaan kegiatan panitia terutama divisi SDM harus bekerja jauh lebih berat untuk
melakukan negosiasi terhadap warga desa. Dimana tahun lalu negosiasi dilakukan
oleh aparat desa dan kami selaku panitia hanya menerima daftar nama warga yang
mau menjadi hostfam bagi mahasiswa. Karena alasan itulah saya pribadi dan
beberapa PI lain harus membantu divisi SDM dalam proses ini, apalagi terdapat
masalah internal pada divisi SDM yang mempengaruhi kinerja mereka.

Kemudian untuk keuangan dan bidang 2 sebagai bidang yang saya supervisi
secara langsung akan dibahas juga mengenai evaluasinya. Dari tim keuangan yang
terdiri dari divisi keuangan, treasurer sebagai atasan serta saya dam controller sebagai
supervisi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, bahwa sebelumnya saya telah
sebutkan bahwa atas saran dari VPO dan controller sebelumnya divisi keuangan harus
memiliki perhatian yang sama dari PI penanggung jawabnya dalam hal ini treasurer,
serta untuk masalah pengajuan dana kepada dekanat kami mengikuti saran bahwa
dana harus sering di-follow up. Treasurer sudah sangat baik memberikan arahan dan
bimbingannya terhadap divisi keuangan karena treasurer juga memiliki pengalaman
sebelumnya, walaupun dalam prosesnya terdapat sedikit masalah internal keuangan
dapat diselesaikan dengan baik oleh treasurer dan pihak yang bersangkutan. Terbukti
bahwa treasurer mengerjakan dengan baik tanggung jawabnya di tengah kesibukan
personalnya. Kemudian saya pribadi lebih banyak mendampingi controller untuk
mengurus proses penhajuan dan pencairan dana. Dimana kami mendapat banyak
bantuan dan dukungan terutama dari pihak Mahalum, Keuangan dan Pengadaan
Dekanat, yang tadinya terkesan sulit namun justru banyak pengalaman dan pelajaran
yang saya dan controller dapatkan selama berkutat dengan proses pengajuan dana.
Kinerja Tim keuangan yang mencakup Controller dan Treasurer serta divisi keuangan
sangat baik, masing-masing orang bertanggung jawab dengan pekerjaannya
walaupun sekali lagi banyak masalah internal yang menghambat, namun treasurer
dan controller selalu dapat menghadapinya dengan baik, serta mereka juga selalu
melibatkan pendapat Pengurus Inti yang lain untuk memberikan pendapat mereka
atas keadaan keuangan Social Act.

Selanjutnya bidang 2 yang khususnya lebih sering saya pegang daripada

keuangan, dikarenakan Kabid 2 juga memiliki jadwal yang padat sehingga seringkali
saya juga turun tangan. Evaluasi penting dalam bidang 2 adalah koordinasi yang
masih kurang antar divisi di luar bidang 2 serta kurangnya inisiatif masing-masing
divisi untuk memberitahukan apa kebutuhan dan keperluan mereka terkait divisi lain.
Sehingga terus terang Pengurus Inti yang bersangkutan harus lebih sering
mengingatkan kembali apa yang menjadi tugas dan target. Pada dasarnya bidang 2
menurut saya adalah bidang yang paling dekat antar divisi dikarenakan Kabid yang
selalu memberikan perhatian dan masukan-masukan. Namun karena bidang 2 adalah
bidang yang mengatur proses logistik selama kegiatan berlangsung, seharusnya jauh
lebih inisiatif dan perlu gerak cepat untuk menghindari miskomunikasi. Selama
pelaksanaan kegiatan dari divisi 2, tugas paling berat adalah divisi transakom. Divisi
transakom tahun ini harus menghadapi banyak perubahan secara mendadak dan
berbeda dengan tahun lalu, sehingga tidak dapat berkonsultasi dengan BPH
sebelumnya. Perubahan ini meliputi penggunaan bus sebagai transportasi dari FE ke
Palabuhan Ratu, rencana penggunaan fore rider sebagai pengaman selama
perjalanan yang akhirnya tidak dijalankan, pemesanan tronton untuk team advance,
 serta transportasi mahasiswa dari desa ke titik lokasi acara fisik yang letaknya cukup
jauh dari desa menggunakan angkutan umum. Dalam hal ini saya dan controller turun
langsung membantu karena berhubungan dengan dana dan juga kesibukan kabid 2
yang mengharuskan saya untuk menggantikan sementara. Evaluasi lainnya lebih
kepada partisipasi kabid 2 yang cukup rendah dikarenakan masalah kesehatan dan
kesibukannya, sehingga saya sebagai supervisor bidang 2 juga sering
menggantikannya dalam mengambil keputusan, walaupun begitu kabid 2 tetap
bertanggung jawab atas informasi yang berkaitan dengan bidang 2, sehingga tidak
mengganggu kinerja BPH bidang 2 secara signifikan, yang disayangkan hanya kadang
arus informasi menjadi tidak efisien karena kabid tidak ikut serta dalam proses
pengambilan keputusan.

Kesimpulan evaluasi dari pelaksanaan kegiatan adalah untuk Pengurus Inti,

secara perorangan beberapa PI memiliki kesibukan lain selain SosAct seperti magang,
yang membuat kinerja PI menjadi kurang optimal dikarenakan fokus menjadi
terpecah, sehingga membutuhkan bantuan anggota PI lain. Serta seringnya ada
intervensi dari anggota PI yang membuat kurang nyaman dan terkesan terburu-buru,
padahal sudah terdapat timeline kerja individu. Sehingga hal itu cukup mengganggu
kinerja tim secara keseluruhan. Namun masing-masing PI tetap bertanggung jawab
atas pekerjaannya sampai selesai. Untuk BPH saya merasa masih banyak BPH yang
kurang inisiatif walaupun tidak semuanya, namun hal itu dapat mempengaruhi kinerja
mereka dan divisi lain yang berkaitan. Banyak BPH yang lebih menunggu perintah
dibandingkan mereka memiliki rencana kerja dan target yang harus diselesaikan, hal
ini berujung pada seringnya dilakukan rapar PI BPH untuk melakukan koordinasi yang
menurut saya tidak efisien dan walaupun sudah dilakukan rapat masih terlihat tidak
fokusnya perhatian selama rapat serta partisipasi yang rendah pada divisi-divisi yang
penting, sehingga masih sering terdapat miskomunikasi. Kemudian selain itu ada
beberapa konflik internal kecil yang terjadi dalam masing-masing divisi yang
seharusnya bisa dikomunikasikan antar koor-wakoor namun akhirnya beberapa
konflik dapat diselesaikan dengan baik. BPH juga bekerja dengan sangat baik setelah
diarahkan walaupun arahan yang diberikan harus detail, tingkat toleransi antar divisi
(personal) juga sangat baik, namun seperti saya jelaskan di atas kinerja mereka masih
terkotak-kotakan dalam job description, bukan kinerja matriks seperti yang
diharapkan oleh Pengurus Inti.

c. Pelaksanaan Hari H

Pelaksanaan Hari H dimulai dari simulasi Social Act h-2 minggu sebelum hari-
H yang dilaksanakan pada tanggal 13-14 September 2014, seluruh panitia dan Mentor
berangkat menggunakan bus yang dibagi dalam beberapa kloter pemberangkatan.
Namun tampaknya ada miskomunikasi antara pihak Bus dan Panitia yang membuat
pengemudi bus agak rewel namun divisi Transakom mengatasinya dengan baik.
Kegiatan simulasi yang berlangsung tidak begitu sesuai ekspektasi akibat adanya
miskomunikasi antara Penanggung Jawab Simulasi, Koordinator Lapangan dan saya
pribadi, serta disebabkan banyak anggota FO kurang paham lapangan yang
mengakibatkan terhambatnya mobilisasi. Begitu pula perjalanan pulang yang tidak
sesuai ekspektasi dikarenakan macet. Namun kembali ke tujuan diadakannya simulasi
adalah supaya semua panitia memiliki bayangan atas jalannya kegiatan di hari-H nanti
sehingga memang akan selalu ada banyak pembelajaran dan kesalahan yang harus
dibenahi sehingga harapannya kegiatan hari-H berjalan dengan lancar.

Selanjutnya dengan keberangkatan team advance yang penanggung

jawabnya adalah saya sendiri. Team advance berangkat h-1 yaitu tanggal 24
September 2014 menggunakan 4 tronton dan 1 mobil box serta 1 bis kuning. Dimana
di pagi harinya ada kloter mobil dekanat yang berangkat lebih dulu, keberangkatan
kloter 2 pada jam 13.00 siang diisi oleh panitia acara non fisik dan beberapa panitia
lainnya. Selanjutnya dalam proses loading barang ke dalam tronton ditemui kendala
karena kurangnya tenaga manusia yang membantu sehingga tronton yang standby
dari jam 12 harus berangkat jam 17.00 dari target awal jam 15.30. Perjalanan cukup
lancar sehingga tiba sesuai target awal, dan tidak ada masalah dengan pengemudi
tronton karena dikomunikasikan di awal bahwa panitia berangkat terlambat. Proses
unloading barang juga sangat cepat dan tidak memakan waktu lama karena
menggunakan kendaraan sehingga proses lebih cepat selesai. Kendala utamanya
adalah proses pendistribusian makanan yang ternyata memakan waktu jauh lebih
lama dari ekspektasi sehingga pemasangan umbul-umbul juga terkendala. Di
samping itu kedatangan mahasiswa yang jauh lebih cepat dari perkiraann cukup
membuat waswas, namun Kapten dan wakil Kapten masing-masing cluster dengan
sigap membimbing mentor dan peserta ke masing-masing hostfam tanpa ada
masalah. Sehingga proses mobilisasi berjalan dengan sangat baik.

Pada hari pertama, evaluasi yang perlu diperhatikan adalah bahan evaluasi
dari mentor dimana mentor masih banyak yang tidak paham mengenai alasan-alasan
adanya pembayaran terhadap warga desa, kegiatan fisik di luar desa dan
miskomunikasi lain, yang dapat ditanggapi panitia dengan baik. Serta evaluasi
selanjutnya adalah teknis keterlambatan panitia dalam beberapa kegiatan, adanya
miskomunikasi antara FO dan konsumsi yang mengakibatkan keterlambatan kegiatan,
serta salahnya perhitungan terhadap angkutan umum yang digunakan. Ditambah
 kabid 2 yang kecapekan sehingga harus dirawat di rumah sakit sampai hari terakhir
kegiatan. Sehingga bidang 2 kembali menjadi tanggung jawab penuh saya.

Pada hari kedua, evaluasi yang penting adalah banyaknya mahasiswa yang
meminta izin pulang dengan berbagai alasan sehingga saya, bersama treasurer
membantu sekretaris untuk menangani proses perizinan tersebut. Selanjutnya dari
perlengkapan yang mengeluhkan adanya kerusakan HT akibat penggunaan yang
kurang hati-hati oleh panitia, serta adanya mahasiswa yang menyalahi aturan jam
malam dan border desa sehingga butuh perhatian khusus dari divisi FO yang
melakukan ronda malam. Namun hal itu sudah ditangani dengan baik atas kerjasama
mentor kelompok yang bersangkutan dengan panitia.

Pada hari terakhir masalah yang cukup rumit adalah panitia menyediakan
transportasi untuk mahasiswa nasrani yang ingin pulang terlebih dahulu, namun tidak
sesuai ekspektasi dari 2 bus yang disediakan hanya kurang lebih 1,5 bus terisi sehingga
banyak mahasiswa numpuk di belakang. Akhirnya dari 14 bus tersedia semuanya
dipakai oleh mahasiswa dan sebagian panitia. Ada kurang lebih 35 panitia yang
akhirnya menggunakan MGI yang disewa, beberapa menggunakan mobil dekanat
dan sisanya menggunakan motor. Namun karena kerjasama dan panitia yang
legowo hal itu tidak menjadi masalah berarti.

Saran Kegiatan

Untuk panitia tahun depan diharapkan memilih anggota PI yang memiliki banyak
waktu luang karena Social Act merupakan kepanitiaan yang berat, penuh tantangan
internal maupun eksternal. Sehingga membutuhkan orang-orang yang bisa fokus
dan bermental baja, serta komposisi PI yang baik juga diperlukan. Jangan hanya
memilih orang karena mampu, tapi juga mau. Mengutip kata kak Bella Winanti VPO
Sosact 2013 Social Act itu kepanitiaan seperti roller coaster kenalilah temanmu
sebelum benar-benar memutuskan untuk bekerja sama dengan dia selama kurang
lebih 9 bulan di kepanitiian ini. Pikirkan dengan bijak dan matang semua keputusan
yang akan diambil.

Dalam memperlakukan BPH perlakukan layaknya mereka adalah tanaman yang

baru tumbuh yang perlu disiram dengan arahan-arahan dan bimbingan, yang perlu
dipupuk dengan motivasi-motivasi karena kepanitiaan ini berat dan penuh
tantangan, yang perlu dipotong ranting-ranting kemalasan, sifat tertutup, serta
perlu dibentuk sikapnya baik toleransi, inisiatif, keterbukaan, ide-ide yang perlu
ditingkatkan dan didukung. BPH harus dilatih untuk menyelesaikan masalahnya
sendiri, jangan terlalu memanjakan mereka, PI turun tangan baru ketika masalah
 krusial dan dirasa perlu bantuan Kabid/PI lain. Jadilah Pengurus Inti yang tahu
bagaimana memperlakukan orang, ketahuilah bahwa BPH adalah ujung tombak
kepanitiaan ini yang melakukan visi misi kita, yang mewujudkannya menjadi kegiatan
nyata dan rela tidak dibayar untuk itu semua. Jadi perlakukan mereka sesuai dengan
masing- masing karakteristik mereka untuk menggali potensi terbaik mereka,
berikan kondisi kondusif untuk bekerja, berikan kebebasan untuk melakukan tugas
dengan cara mereka sendiri. Karena di masa depan merekalah yang akan
melanjutkan perjuangan kalian dan kami rintis di Social Act FEUI .

Untuk masalah teknis sebaiknya BPH selalu mengkoordinasikan apa yang akan
mereka lakukan/target kepada masing-masing Kabid/ Treasurer. Tentu saja sesudah
berkoordinasi antar koor dan wakoor, sehingga divisi, atau PI yang memerlukan
kepastian juga mudah mengklarifikasi informasi-informasi penting yang ada. Jangan
sampai apa yang disampaikan koor berbeda dengan wakoornya.

Masih dalam koordinasi, perlu ditingkatkan koordinasi antar bidang dan antar divisi
yang berkepentingan, disinilah dituntut adanya insiatif masing-masing divisi untuk
memberitahu apa yang dibutuhkan oleh divisinya dari divisi lain, JANGAN berharap
bahwa divisi lain yang harus bergerak lebih dulu karena itu MENGHAMBAT kinerja
keseluruhan. PERAN KABID juga sangat penting untuk aware akan tugas dan
hubungan masing-masing BPHnya, jangan sampai kabid tidak tahu keaadaan BPH,
apabila ada BPH yang kurang tanggap dan kurang responsif disitulah tugas kabid
untuk mengingatkan kewajiban-kewajiban BPHnya.

Ada baiknya dalam koordinasi PI, masing-masing PI memiliki rancangan kerja yang
hanya bersangkutan yang tahu maka sebaiknya perlu dihargai, dan dalam rapat PI
perlu dilaporkan kepada seluruh PI untuk menghindari adanya intervensi tidak
penting.

Dalam rapat koordinasi PI BPH pastikan seluruhnya hadir, hal ini penting karena
apabila ada miskomunikasi bisa segera diselesaikan. Jangan sampai rapat koordinasi
kehilangan manfaat dan tujuan utamanya, sehingga ada baiknya rapat koordinasi
itu tidak perlu terlalu lama namun efektif, efisien dan FOKUS.

Ada baiknya apabila permasalahan internal dalam divisi diselesaikan dengan baik
jauh-jauh hari sebelum hari-H karena kepanitiaan ini sangat penuh dengan tekanan,
ketidakpastian. Untuk itu kompak dan solid antar koor wakoor itu sangat penting,
begitu juga antar divisi, antar bidang dan masing-masing internal PI. Bedakan
masalah personal dengan pekerjaan, disini kalian dituntut untuk professional.
 Jangan segan-segan untuk bertanya, merepotkan divisi lain atau PI. Karena ini
adalah kerja tim bukan kerja individu. Tingkatkan kepekaan, kepedulian dan
kesadaran masing-masing BPH satu dengan yang lainnya.

Saran yang saya berikan untuk kegiatan ke depannya adalah jangan sampai lupa
dengan tujuan dan target utama saat bidding-interaksi mahasiswa dengan warga-
karena pada dasarnya dalam kepanitiaan tahun ini belum terpenuhi target tersebut.

Percayailah masing-masing anggora tim mu jangan sampai kehilangan kepercayaan

terhadap mereka, karena dengan saling percaya itulah tim mu makin kuat.

Buat arahan yang jelas dan detail mengenai batasan wilayah tugas antara PO dan
VPO supaya mudah membagi peran dan tidak memberatkan masing-masing.

Dalam memilih desa pertimbangkan kebudayaan dan kemungkinan tantangan apa

yang akan dihadapi, telurusi mendalam sebelum benar-benar memutuskan untuk
menggunakan desa tersebut.Jalinlah silaturahmi yang baik dan perjelas maksud
tujuan kegiatan ini supaya mereka (warga desa) mengerti apa yang kita maksud dan
mereka dapat membantu kita.

Semoga saran dan apa yang telah saya tuliskan dalam laporan pertanggungjawaban
ini dapat digunakan dengan baik, dan menjadi masukan yang penting bagi Social Act
selanjutnya.
Job Description

1. Membuat database panitia Social Act FEUI 2014

2. Mengalokasikan jadwal survey, mengenai siapa saja yang akan survei serta
ketersediaan transportasi untuk survey
3. Membuat SOP administrasi penyuratan
4. Mempersiapkan segala urusan administrasi yang berhubungan dengan pelaksanaan
kegiatan, seperti template surat, TOR, MOU, dll.
5. Melakukan pencatatan terhadap terhadap surat keluar
6. Membuatkan notulensi dan presensi rapat
7. Membuat backup dan data-data penting kepanitiaan
8. Melakukan otorisasi dan validasi terhadap surat atau dokumen keluaran
9. Bertanggung jawab atas perizinan mahasiswa baru yang tidak mengikuti rangkaian
kegiatan Social Act FEUI 2014
10. Terlibat dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam membahas
pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama
anggota PI lainnya
11. Menjadi Penanggung jawab acara Nominasi
12. Bertanggung jawab dalam mengkompilasi proposal dan laporan pertanggung
jawaban Social Act FEUI 2014

Pelaksanaan Kegiatan

A. Pra Pelaksanaan

Merekapitulasi pre proposal hingga menjadi proposal yang sudah fixed, termasuk
didalamnya timeline, susunan panitia, anggaran kegiatan, dan kumpulan CV PI-BPH
Mengurus surat rekomendasi (Endorsement) Dekan untuk acara Social Act FEUI 2014
Memperbanyak proposal untuk diberikan kepada BPM
Membuat database panitia Social Act FEUI 2014
Memastikan ketersedaan stempel Social Act FEUI 2014

B. Pelaksanaan Kegiatan

Membuat dan mengatur surat dan penomoran semua surat yang dibutuhkan, serta
mencatat semua surat keluar. (exclude divisi Acara Fisik dan Keuangan yang
diberikan penomoran surat sendiri yang ditanggungjawabkan oleh BPH terkait).
Ikut membantu mengalokasikan kendaraan untuk kepentingan survey
 Membantu mengurus perizinan untuk kepentingan acara
Membuat notulensi saat rapat persiapan kegiatan
Membuat absensi panitia di setiap Acara/Kegiatan Social Act FEUI 2014
Memperbanyak dan menyediakan rundown serta peta kegiatan
Membuat surat pemberitahuan kegiatan Social Act FEUI 2014 yang diberikan kepada
setiap orang tua mahasiswa baru
Menjadi Penanggungjawab Simulasi Social Act FEUI 2014
Membuat surat izin tidak mengikuti kuliah bagi panitia dan mentor
Membuat surat izin tidak mengikuti kuliah bagi mahasiswa baru yang mengikuti
mata kuliah di luar Fakultas Ekonomi (lingkup UI)

C. Pelaksanaan Hari H acara

Jobdesc sekretaris telah tertangani sebelum hari H acara, maka pada saat hari H
hanya menerima dan mengotorisasi izin mahasiswa yang akan pulang sebelum acara
selesai. Membantu divisi-divisi lain yang membutuhkan bantuan dan membantu kabid 1
dalam melaksanakan kegiatan pesta rakyat. Selain itu pada saat hari H acara, sekretaris juga
menjadi LO dari wakil dekan dan dosen untuk menemani dan mengantarkan ke berbagai
kegiatan yang dilakukan pada saat hari H Social Act FEUI 2014.

D. Pasca Hari H acara

Merekapitulasi dan mengkompilasi Laporan Pertanggungjawaban setiap divisi

dalam kepanitiaan Social Act FEUI 2014 sehingga menjadi LPJ Social Act FEUI 2014. Menjadi
penanggungjawab dalam pembubaran kepengurusan Social Act FEUI 2014.

Evaluasi

1. Pembuatan surat yang diperlukan oleh semua divisi kebanyakan dilakukan oleh
sekretaris, kecuali divisi acara non fisik dan keuangan. Hal ini dikarenakan surat yang
dibutuhkan oleh divisi tersebut lumayan banyak dan punya spesifikasi tersendiri
dalam pengisiannya, sehingga lebih baik divisi tersebut mengatur penomoran
suratnya sendiri namun tetap harus di rekap oleh sekretaris setiap akhir bulan.
2. Otorisasi penyuratan sudah sangat sesuai dengan yang dibuat dalam SOP dan yang
diharapkan oleh skretaris.
3. Dalam hal pembuatan database, terdapat kesulitan mendata seluruh panitia,
dikarenakan jumlah sumber daya manusianya yang banyak, serta beberapa dari
mereka yang baru saja bergabung mendekati hari H kepanitiaan. Sehingga masih
banyak data yang belum lengkap dan dibutuhkan dalam pembuatan perizinan tidak
mengikuti kuliah untuk panitia.
4. Terdapat kesulitan dalam hal menyediakan/mencari transportasi untuk kepentingan
survey lokasi ke desa. Namun masih dapat dikendalikan dengan berbagai macam
alternatif seperti naik kendaraan umum. Alokasi jadwal survei sudah berjalan dengan
baik.
5. Kesulitan dalam hal penggandaan rundown dan peta, baik untuk kepentingan
simulasi dan hari H, akibat permintaan yang mendadak dan penyelesaian peta yang
terlambat serta rundown yang masih ada perubahan.
6. Sedikit terlambat mengajukan pembuatan surat izin ke Mahalum, diakibatkan lama
dalam mengumpulkan data izin panitia dan mentor. Serta adanya format baru yang
diminta oleh pihak mahalum dalam data izin panitia dan mentor sehingga
menyulitkan sekretaris dalam mengumpulkan data tersebut
7. Menjadi penanggungjawab kegiatan simulasi Social Act FEUI 2014 yang seharusnya
bukan menjadi jobdesc dari sekretaris. Dimana kegiatan tersebut bersamaan
dengan pengajuan perizinan tidak mengikuti kuliah panitia dan mentor sehingga
jobdesc sekretaris menjadi lebih banyak dan bentrok dalam pengerjaannya.
8. Alur perizinan mahasiswa baru yang tidak mengikuti kegiatan Social Act FEUI 2014
memiliki 2 kriteria yang diperbolehkan mendapat izin yaitu pada saat mahasiswa
baru tersebut sakit dan dirawat dirumah sakit serta terdapat keluarga inti yang
meninggal. Namun sebelum hari H kegiatan Social Act beberapa mentor dan
terdapat orang tua mahasiswa baru yang menanyakan apabila ingin mendapatkan
izin tidak mengikuti kegiatan Social Act apa syarat yang harus diberikan, sehingga
ditetapkanlah bahwa harus memberikan surat izin dari rumah sakit (apabila sakit)
dan surat dari orang tua mahasiswa. Untuk perizinan di hari H Social Act FEUI 2014
alur yang sudah ditetapkan oleh Sekretaris yaitu mahasiswa yang akan izin harus
memberitahukan kepada mentornya kemudian mentor menghubungi divisi SDM
yang selanjutnya akan diantarkan oleh SDM ke basecamp PI, pada saat mahasiswa
tersebut sampai di basecamp PI, mahasiswa tersebut akan ditanyakan alasan izinnya
kemudian orang tua dari mahasiswa baru tersebut harus menelpon dan berbicara
dengan PI, kemudian PI menjelaskan kepada orang tua mahasiswa baru tersebut
tentang konsekuensi yang akan diterima oleh anaknya apabila tidak mengikuti
kegiatan secara keseluruhan rangkaian. Apabila mahasiswa baru tersebut telah
mendapatkan izin dari PI kemudian mahasiswa tersebut akan diantar oleh FO
sampai ke mobil yang menjemputnya.
9. Jumlah total surat keluar sejumlah 140 surat. Dimana terdiri dari PI mengeluarkan 58
surat, Acara fisik mengeluarkan 3 surat, Acara non fisik mengeluarkan 22 surat, SDM
mengeluarkan 2 surat, Perlengkapan mengeluarkan 36 surat, Transakom
mengeluarkan 2 surat, Medis mengeluarkan 3 surat, HPD mengeluarkan 4 surat, dan
keuangan mengeluarkan 10 surat
 10. Selain hal tersebut diatas, kegiatan lainnya berjalan dengan relatif lancar.

Saran

1. Selalu ingatkan panitia lain untuk melapor apabila akan melakukan kegiatan surat
menyurat dan selalu ingatkan bahwa permintaan surat dilakukan 3 hari sebelum
surat itu dibutuhkan agar tidak mendadak sehingga membuat perizinan
bermasalah.
2. Tetap mengexclude divisi acara non fisik dan finance dalam penomoran surat. BPH
divisi acara non fisik serta divisi keuangan diberikan format suratnya saja kemudian
diberikan hak untuk penomoran sendiri sesuai dengan SOP yang telah dibuat oleh
sekretaris. Sekretaris melakukan rekap penomoran semua surat yang dikeluarkan
oleh semua divisi setiap 1 bulan sekali diakhir bulan. Hal ini bertujuan agar surat yang
akan dikeluarkan oleh dua divisi tidak terhambat. Hak penomoran surat untuk divisi
acara non fisik dan keuangan hanya diberikan oleh BPH nya saja, sehingga staff yang
akan mengeluarkan suratnya harus meminta nomernya kepada BPH nya agar
penomoran tidak berantakan.
3. Memastikan data-data yang diperlukan, baik untuk database maupun pembuatan
surat perizinan (tandatangan pihak-pihak berkepentingan, surat izin, jadwal absensi
panitia dan mentor) tersedia lebih cepat dan tepat. Agar tidak kerepotan meminta
data diakhir mendekati deadline pengumpulan data perizinan panitia dan mentor.
4. Lebih banyak berkomunikasi dengan PI dan BPH lain agar tidak terjadi
miskomunikasi. Terutama dalam hal perizinan.
5. Sebaiknya sekretaris tetap berfokus pada jobdescnya dalam pembuatan surat saja
tidak di sarankan untuk mengambil tanggungjawab sebagai PJ simulasi Social Act,
karena akan menyulitkan sekretaris dalam menjalankan jobdescnya dalam
pembuatan surat yang sangat banyak. Sebaiknya jobdesc PJ simulasi Sosact
diberikan kepada VicePO atau tetap PO saja yang menjadi penanggungjawabnya.
6. Mempertegas perizinan maba di hari H kegiatan Social Act FEUI, karena
pengalaman sebelumnya banyak mahasiswa yang berbohong agar mendapatkan
izin pulang.
7. Memastikan bahwa sekretaris umum yang selanjutnya benar-benar orang yang ahli
dan sudah berpengalaman dibidang sekretariatan agar tidak kesulitan dalam
pembuatan surat yang baru dan banyak.
Pendahuluan

Pada lembaran ini akan dilampirkan infomrasi yang berkaitan dengan tugas
controller seperti deskripsi pekerjaan dan evaluasi untuk pelaksanaan tugas controller.
Selama proses persiapan dan pelaksanaan kegiatan Social Act FEUI 2014, tentu ada banyak
hal terkait suka dan duka, lebih dan kurang terkait tugas controller. Controller harus
menjalin hubungan kerja sama dengan Treasurer, Divisi Keuangan dan seluruh divisi
operasional lainnya untuk menjalankan efektivitas dan efisiensi keuangan. Dalam lembar ini
juga akan diungkapkan mengenai hal-hal seperti itu. Diharapkan dengan diberikannya
informasi ini bisa membuat panitia Social Act FEUI 2015 melakukan perbaikan kinerja dan
hal-hal terkait pelaksanaan kegiatan ini, terutama yang berkaitan dengan keuangan.

Job Description

1. Menyusun pengendalian internal atas anggaran dan keuangan sosact

2. Berwenang dalam menyeleksi dan mengotorisasi setiap permohonan pencairan kas
(pengeluaran) yang diajukan tiap seksi agar kedisiplinan rencana anggaran yang
telah dibuat tetap terjaga
3. Melakukan follow up kepada pihak dekanat terkait dana dari dekanat
4. Membantu kabid-kabid dalam melakukan control keuangan pada seluruh divisi
5. Menyusun laporan keuangan interim berdasarkan pencatatan pemasukan dan
pengeluaran oleh Treasurer selama kepanitiaan berlangsung.
6. Membuat laporan keuangan per cash-in-flow
7. Menyimpan setiap bukti pengeluaran yang relevan dengan kepanitiaan
8. Bersama Treasurer membuat perencanaan dan laporan pertanggungjawaban
keuangan

Rincian Kerja dan Realisasi

(terlampir)

Kesimpulan

Secara keseluruhan, kinerja controller sudah melaksanakan tugas dengan baik dan
terkendali. Controller terkesan seperti beban bagi seluruh divisi lainnya karena
membutuhkan beberapa dokumentasi yang sering menghambat kinerja divisi operasional.
Akan tetapi, money talks! Semua divisi sangat membutuhkan uang untuk pekerjaan
mereka. Hal ini mengindikasikan bahwa terjadi hubungan kerja sama di antara controller
dan seluruh divisi yang ada. Divisi operasional tidak akan bisa bekerja tanpa uang, oleh
karena itu untuk pemenuhan persyaratan keuangan harus dipatuhi.

Evaluasi

1. Controller telah menjalankan fungsinya terhadap keuangan dengan sangat baik

tanpa merugikan pihak-pihak di luar kepanitian.
2. Telah menandatangani surat hutang ke POM FEUI
3. Telah melaporkan LPJ keuangan Termin 1 dan 2 dengan sangat baik
4. Telah melengkapi dan melaporkan dokumen untuk transaksi yang melibatkan
Pengadaan FEUI
5. Telah mengurus pengajuan reimbursement kegiatan ke Keuangan FEUI
6. Telah mengembalikan hutang kepada POM FEUI

Saran

1. Setiap divisi yang bersangkutan diharapkan untuk menjawab pertanyaan dari

controller dengan cepat. Seperti kapan dibutuhkan uangnya, berapa jumlah
uangnya, pembicara punya npwp atau tidak, dan sebagainya. Hal ini sangat
dibutuhkan untuk pemenuhan dokumentasi dan LPJ keuangan ke dekanat. Jika divisi
operasional tidak kooperatif, bagaimana uang bisa dicairkan dengan cepat.
2. Setiap divisi diharapkan untuk menanyakan kebutuhan uang langsung ke controller.
Kebanyakan divisi beranggapan bahwa kalau sudah dianggarkan maka dana akan
tersedia. Hal ini adalah BENAR bahwa uang tersedia, akan tetapi controller bekerja
seorang diri untuk memenuhi kebutuhan dana seluruh divisi. Dengan cakupan
struktur kepanitiaan yang sangat luas dan ratusan transaksi keuangan ini artinya
controller harus sering untuk ditanyakan dan diingatkan. Hasil yang terjadi terdapat
transaksi yang terlambat cair karena salah satu divisi tidak mendiskusikan dengan
controller. Dalam hal ini, controller akan membahas pengeluaran yang sudah di-tag
oleh divisi yang membahas pengeluaran mereka duluan, dan ketika daftar
pertanyaan sudah selesai maka controller akan menge-cek rencana pengeluaran ke
anggaran dan disaat itulah controller baru mengetahui ada pengeluaran yang
belum didiskusikan. Libatkan controller dalam pengambilan keputusan transaksi
masing-masing divisi operasional, jangan sampai niat baik divisi operasional menjadi
terhalang karena uang tidak tersedia.
3. Controller berperan sebagai penghubung kebutuhan panitia dengan divisi
pengadaan dan keuangan dekanat. Dibutuhkan integrasi dan komitmen yang kuat
 dari seorang controller untuk bisa membahasakan masalah keuangan dan
pengadaan ke panitia dengan bahasa yang mudah dimengerti.
4. Ikut berperan menemui vendor untuk nominal transaksi yang besar. Transaksi diatas
10.000.000,- akan melibatkan proses fit and proper test dari pihak Pengadaan FEUI.
Oleh karana itu, delegasi dokumentasi ini tidak bisa dilimpahkan ke divisi yang
bersangkutan. Maka controller harus ikut menemui vendor dan meminta
dokumentasi yang dibutuhkan secara langsung.
5. Controller harus memahami standar pelaporan akuntansi, audit dan perpajakan.
Controller akan melaporkan LPJ keuangan ke pihak Keuangan FEUI melalui Mahalum
dan Keuangan Rektorat UI. Standar pelaporan untuk Keuangan FEUI adalah
memenuhi prasyarat keabsahan dokumentasi dan bukti-bukti transaksi yang
dikelompokkan ke masing-masing Program Kerja. Sedangkan standar pelaporan
untuk Keuangan Rektorat UI adalah memenuhi prasyarat klasifikasi akun beban.
Untuk sistem audit, Controller harus siap siaga untuk membantu divisi yang kesulitan
dalam pemenuhan dokumentasi transaksi. Jangan sampai terlihat indikasi penipuan
dan kecurangan pada bukti transaksi pengeluaran seperti mark-up. Lakukan seluruh
pelaporan dengan wajar dan adil.
Peraturan perpajakan diperlukan untuk transaksi yang terlibat dalam pajak seperti
PPh 21 untuk honorarium, PPh 23 untuk pajak sewa bus plat kuning, PPh 23 untuk
catering, dan lain-lain.
6. Controller harus bekerja sama dengan Treasurer seperti saudara. Tanpa Treasurer
maka Controller bukanlah siapa-siapa. Kedekatan dan kekompakan dari kedua pihak
ini akan berdampak kepada tingkat ketersediaan dana yang ada untuk Social Act
FEUI. Pemilihan Treasurer harus berdasarkan kecocokan dan profesionalitas kerja
bukan atas dasar kenal dan kerabat.
7. Controller hanya berfokus kepada sistem dan serahkan seluruh uang ke Treasurer.
Demi menjaga fokus dan integritas, Controller disarankan untuk tidak memegang
uang sama sekali. Karena waktu yang dibutuhkan Controller lebih bersifat
perencanaan, otoritas, dokumentasi dan pelaporan. Jika Controller memegang
uang, maka akan ada tambahan waktu untuk melakukan pertemuan dengan divisi
yang ingin melakukan reimburse dan advanced dari transaksi pengeluaran.
8. Jadikan orang-orang yang ada di Mahalum, Pengadaan dan Keuangan FEUI sebagai
kerabat dekat. Ketiga unit bisnis dekanat ini harus dipenuhi seluruh keinginan
dokumentasi secepat mungkin. Jangan biarkan mereka menunggu, karena kerjaan
mereka juga bukan hanya mengurusi Social Act FEUI.
Mahalum dibutuhkan untuk proses tanda tangan dan kelancaran submit dokumen
ke Manajer Umum.
Pengadaan dibutuhkan untuk proses pengeluaran yang bersifat besar.
 Keuangan dibutuhkan untuk proses pencairan dana.
9. Lakukan konsultasi ke Mahalum, Pengadaan dan Keuangan FEUI.
Mahalum lakukan konsultasi untuk sponsorship bersama Treasurer.
Pengadaan lakukan konsultasi berupa skenario yang terjadi dari masing-masing
vendor yang memiliki transaksi dengan nominal yang besar.
Keuangan lakukan konsultasi berupa proses pengajuan dana, follow-up pencairan
dana, proses dokumentasi dan perizinan pencairan dana.
10. Selalu mencantumkan CONTACT PERSON di setiap pengajuan dana. Hal ini
bertujuan untuk kemudahan Keuangan Dekanat untuk mengkonfirmasi dan
menghubungi Controller dalam rangka pengumpulan informasi.
11. Lakukan update anggaran dan analisis variance. Controller harus membangun
sebuah sistem keuangan berbasis excel untuk mengevaluasi antara anggaran,
interim dan aktual. Hal ini dibutuhkan untuk memastikan apakah ketersediaan dana
per termin masih cukup dan untuk pengambilan keputusan mana transaksi yang
harus diprioritaskan terlebih dahulu.
12. Jangan ceritakan ketersediaan dana ke BPH dan pihak yang berpotensi untuk
melakukan kecurangan. Hal ini bertujuan untuk mengurangi kecemburuan antar
divisi, masing-masing divisi memiliki anggaran masing-masing yang harus dipatuhi
dan memiliki ketersediaan dana masing-masing. Jika isu-isu ketersediaan dana
diketahui oleh seluruh BPH, maka divisi yang tidak memiliki anggaran bisa
berpotensi untuk cemburu karena sulit untuk meminta uang ke Controller.
13. Jangan pernah menceritakan kondisi keuangan ke Mentor. Pihak yang satu ini
adalah yang paling sensitive masalah keuangan karena melibatkan mahasiswa.
Rahasiakan semua masalah keuangan. Urutan diskusi masalah keuangan adalah 1)
Treasurer, 2) Pengurus Inti dan 3) Mahalaum.
14. Simpan seluruh bukti transaksi dengan rapih.

Special Advice untuk Controller Selanjutnya

1. Controller Social Act FEUI 2014 akan siap sedia menerima panggilan untuk pemberian
masukan dan nasihat seputar pelaksanaan deskripsi kerja Controller selanjutnya
2. Disarankan untuk memiliki 3 staff yang langsung diwawancari oleh Controller. Job desc
staff tersebut adalah melakukan penempelan bon dan kwitansi dari masing-masing
proker. Jadi staf diberikan tugas untuk mengawasi dan menagih bon/kwitansi dari
program kerja masing-masing divisi.
3. Lakukan rekonsiliasi LPJ Keuangan Dekanat FEUI dengan LPJ Keuangan Rektorat UI
4. Pahami Keputusan Mentri Keuangan mengenai Sistem Pelaporan Keuangan
5. Pahami konsep acara sebaik mungkin.
6. Tanda tangan Controller adalah penting, maka bacalah term of payment, term of
services dan perjanjian dengan saksama dan teliti untuk meminimalisir risiko
ketidaksesuaian ekspektasi.
7. Jangan membuat tanda tangan dalam bentuk softcopy.

Terakhir, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh panitia Social Act FEUI
2014, terutama Treasurer dan divisi keuangan yang tingkat intensitas kerja sama dengan
controller sangat tinggi. Semoga kerja sama selama menjalankan Social Act FEUI 2014
memberikan pengalaman dan juga pembelajaran.
Pendahuluan

Tujuan pembuatan LPJ ini untuk memberikan informasi selengkap-lengkapnya

mengenai segala kejadian yang terjadi pada Social Act FEUI 2014 yang berhubungan
dengan job description treasurer. Sehingga dalam penyusunan LPJ ini sangat
memperhatikan kesistematisannya agar kepanitian tahun selanjutnya benar-benar dapat
mengetahui gambaran sejelas-jelasnya pada sosact 2014 serta dapat mengambil segala
kebaikkan dan menghindari kejadian buruk dari keuangan sosact 2014.

Job Description

1. Bertanggung jawab dan berwenang menerima semua pemasukan keuangan untuk

kegiatan
2. Melakukan pencatatan pemasukan keuangan
3. Menyimpan bukti pemasukan keuangan yang asli dan melaporkan kepada
Controller setiap pemasukan
4. Updating laporan saldo penerimaan
5. Mengeluarkan dana pada kegiatan yang sebelumnya sudah diotorisasi oleh
controller
6. Membawahi divisi Keuangan
7. Membuat rekening atas nama kepanitiaan
8. Bertindak sebagai penyimpan buku rekening panitia

Rancangan Anggaran pada Proposal Internal

Realisasi Dana Pemasukkan Social Act 2014

Pada dasar di social act feui 2014 dilakukan dua cara untuk mendapatkan pendanaan yaitu
internal dan eksternal. Yang dimaksud pendanaan internal adalah seluruh biaya yang
diberikan oleh pihak dekanat feui selebihnya adalah pendanaan eksternal.

Dana Pemasukan dalam Bentuk Fresh Money Jumlah

Dana dari FEUI (K1) Rp187.700.000
Profit Danus (K5) Rp411.000
Donatur:
Pak David (Manajer Humas DJP) (K6) Rp1.000.000
Kabupaten Sukabumi (K7) Rp1.000.000
Qatar Charity (K8) Rp4.000.000
POM FEUI (K9) Rp7.500.000 Rp13.500.000
Total Rp201.611.000

Penghematan biaya akibat kerja sama Biaya yang dihemat Nilai yang
inkind dengan partner berdasarkan budget diberikan partner
berdasarkan fair
value
Kementrian Kelautan dan Perikanan (K12) Rp20.095.000 Rp310.000.000
PT Unilever (K10) Rp1.607.000 Rp2.608.550
PT Kompas Gramedia (K11) Rp4.400.000 Rp4.125.000
Panca Harapan (K13) Rp6.228.200 Rp6.000.000
Total Rp32.330.200 Rp322.733.550

Kesimpulan
1. Pertama kali yang dilakukan adalah membantu controller membuat anggaran.
Finalisasi pembuatan anggaran menghasirkan tiga skenario anggaran (optimis,
realistis, dan pesimis) sesuai tabel rancangan anggaran pada proposal internal.
Setelah memasukan proposal internal pada dekanat melalui mahalum, maka
keputusan dana yang diberikan oleh FEUI sebesar RP187.700.000. Sehingga harus
merombak anggaran yang harus disesuaikan oleh RAB yang diberikan FEUI. Diawal
perjalanan Social Act 2014 berjalan dengan anggaran pesimistis. Hal ini dilakukan
agar budget yang keluar diawal lebih terkontrol. Selain itu jika dilihat dari tiga
skenario anggaran, dana yang diberikan dekanat sama sekali tidak mencukupi.
2. Selanjutnya treasurer melaksanakan konsep yang sudah dirumuskan sebelumnya.
Konsep ini berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya. Pada Social Act 2014 akan
 tidak sama sekali mengandalkan danus bahkan menghapusnya dan lebih
mengandalkan pada donasi serta mengubah konsep sponsorship menjadi
partnership. Bedanya partnership dengan sponsorship adalah jika spon
3. Treasurer tugas yang paling utamanya adalah mencari pemasukan tambahan selain
pemasukan dana dari Dekanat FEUI. Tugas yang paling awal dari treasurer untuk
mengumpulkan udang pemasukan adalah mengumpulkan set up cost dari PI-BPH.
Jangka waktu pengumpulan set cost ditetapkan selama 2 bulan, namun karena
beberapa kondisi yang berbeda dari setiap PI-BPH makan deadline ini agak molor
sekitar satu minggu dan ada dua orang BPH yang sama sekali tidak membayar set
up cost. Set up cost ini sifatnya liabilitas sehingga harus dikembalikan lagi pada
pemiliknya dan preferensinya sangat utama. Saat pembuatan LPJ ini belum terjadi
pengembalian set up cost dikarenakan uang dari dekanat belum semuanya cair.
Namun ketika dana sudah cair, set up cost ini terbayar. Sehingga hal ini merupakan
peningkatan performa keuangan dari Social Act tahun sebelumnya yang set up cost
nya tidak dikembalikan.
4. Pembuatan rekening atas nama Social Act FEUI adalah salah satu dari inovasi
keuangan tahun ini. Hal ini dilakukan agar adanya pemisahan harta kekayaan milik
treasurer dan social act. Karena tahun sebelum-sebelumnya rekening social act
selalu diatasnamakan treasurer. Atau hal ini juga dapat mencegah hak treasurer
yang mungkin hilang yaitu jika selama social act trasurer butuh membuat akun bank,
namun namanya sudah terpakai oleh social act di bank tersebut. Selain itu manfaat
yang tidak kalah penting adalah menimbulkan kesan profesionalisme dan
kepercayaan para stakeholder meningkat terutama donatur. Sebelumnya treasurer
mensurvey ke beberapa bank untuk membandingkan produk yang masing-masing
tawarkan. Setelah itu jatuh pilihan pada Bank Mandiri karena satu-satunya bank yang
menawarkan produk tabungan dengan skala tabungan bisnis, sisa bank lainnya
menawarkan dalam bentuk giro yang biaya adminstratifnya lebih mahal. Saat
pembuatan rekening ini dibutuhkan setoran awal satu juta rupiah namun social act
belum mendapatkan pemasukan sama sekali kecuali dari set up cost dan itu sebagai
uang utuk kepentingan survey sebelum dana dari dekanat cair. Sebenarnya masih
bisa dipakai namun untuk jaga-jaga akhirnya kami berinisiatif melakukan
peminjaman pada Mahalum FEUI. Akun bank ini dapat digunakan untuk Social Act
selanjutnya dengan cara melampirkan struktur organisasi terbaru serta memberikan
surat pengalihan tanggung jawab kepada pihak bank. Uang pinjaman oleh Mahalum
FEUI harus dikembalikan, sehingga Social Act 2014 menganggarkan untuk initial
saving ini agar akuntabilitas Social Act FEUI tetap dapat terjaga hingga tahun
seterusnya.
5. Pada saat marcall dilakukan treasurer sempat meninggalkan Indonesia untuk waktu
satu bulan namun didalamnya ada waktu dua minggu tenang sehingga tidak
muncul pada dua minggu waktu efektif Sosact. Disaat-saat terakhir minggu tenang
pasca lebaran idul fitri treasurer diberikan kabar oleh project officer bahwa akan
melakukan danus dengan menyewa tenan pada acara OKK UI. Treasurer sudah
menjelaskan pada PO danus sebenarnya adalah konsep yang akan dibuang dari
social act feui 2014 sesuai dengan kesepakatan diawal. Namun karena PO dan Koor
Kuangan berpandangan melakukan danus ini atas dasar menuangkan hobi
memasak sehingga katanya tidak terlalu berorientasi pada profit. Akhirnya dengan
kondisi yang saling berjauhan kami sepakat bahwa, danus tersebut adalah bukan
dipengawasan treasurer namun PO dan yang berkontribusi dalam danus tidak
dipaksakan untuk divisi keuangan namun siapun yang secara sukarela untuk
berkontribusi. Selama mendanus mendapatkan profit sebesar Rp411.000,00
6. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya untuk mendapatkan fresh money konsep
yang sangat diandalkan adalah dengan mencari donasi. Sehingga sosact 2014
membagi dau proposal, partnership dan donasi. Awalnya tim keuangan dan acara
non fisik yang diwakilkan kabid 1 berkunjung ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP) untuk
mencari kerjasama penyuluhan perpajakan di desa sebagai acara non fisik. Namun
kami sebelum diberi tantangan terlebih dahulu untuk mencari potensi pajak yang
ada di desa. Setelah kami berdiskusi seperti kelurahan Palabuhan Ratu khususnya
RW 32 dan 19 tidak memiliki potensi pajak yang besar. Namun bersama pak David
Hermaen Manajer Humas DJP kami berdiskusi santai tentang kegiatan-kegiatan
yang dapat dilakukan untuk acara sosial dan sifatnya jangka panjang. Pak David
banyak memberikan pemasukan ide seperti menanam mangrove, penyebaran bibit
ikan dan penanaman pohon kelapa. Hingga akhirnya social act 2014 mengeksekusi
acara penanaman mangrove. Karena ide ini sejalan dengan pemikiran pak David,
maka beliau mendonasikan acara ini sebesar satu juta rupiah. Walaupun kerjasama
untuk kegiatan dengan DJP tidak dapat, namun di sini kami mendapatkan informasi
yang baik dan banyak, serta donasi. Selanjutnya pak David juga yang memberi saran
bahwa untuk meminta donasi ada baiknya di Pemda daerah dimana kegiatan
tersebut dilakukan.
7. Setelah mendapatkan ide dari pak David akhirnya keuangan melalui Ani (wakoor
keuangan) mulai menghubungi bupati Sukabumi. Dengan beberapa bantuan dari
Ani akhirnya Kabupaten Sukabumi memberikan donasi sebesar Rp1.000.000
8. Selain itu donasi juga didapat dari Qatar Charity (QC) yang sebenarnya adalah
donasi untuk acara berbuka puasa. QC ini di approach oleh divisi SDM karena pada
acara divisi SDM ada teambuilding mentor dalam bentuk acara buka puasa bersama
dengan yayasan sosial. Namun uang donasi ini akhirnya dialokasikan untuk
 pengeluarin lain SDM selain acara buka puasa bersama tersebut dikarenakan dalam
perjanjian bersifat kaku hanya untuk buka puasa asalkan syarat-syarat seperti
dokumentasi harus diberikan kepada pihak QC. Hal ini dilakukan untuk manajemen
cash yang stabil.
9. Melalui mahalum FEUI social act 2014 ngajukan permohonan donasi kepada
Persatuan Orang tua Mahasiswa (POM) FEUI. Diajukan dari jauh-jauh hari sekitar
lebih dari H-2 bulan. Follow up rutin dilakukan setiap seminggu sekali. Hingga
membantu POM dalam kegitian Pertemuan Orang tua Mahasiswa untuk
mengumpulkan sumbangan. Hingga pada h-3 hari dana dari POM baru cair sebesar
Rp7.500.000. Prestasi yang baik karena sosact sebelumnya sempat terputus untuk
mendapatkan dana dari POM.
10. Buah hasil dari marcall yang pertama adalah menghasilkan kerja sama dengan PT
Unilever, mendapatkan ini di tiga minggu sebelum hari h sosact. Informasi dari
unilever didapat dari pak Pribadi selaku mahalum yang sangat concern terhadap
kegiatan social. Sosact mendapatkan berbagai inkind produk seperti sikat gigi
Pepsodent, pasta gigi Pepsodent, sunlight, Axe, Rexona men dan buavita senilai
Rp2.608.550. Dimana sikat gigi dan pasta gigi merupakan budget dari acara non
fisik untuk penyuluhan sikat gigi serta sunlight merupakan budget dari divisi
konsumsi. Maka sosact mendapatkan penghematan budget sebesar Rp1.607.000
sesuai dengan budget skenario pesimis dan budget dalam RAB. Inkind selebihnya
digunakan untuk souvenir warga desa sebanyak 180 rumah. Seperti mendapatkan
rezeki anak sholeh, banyak sekali yang didapatkan sosact namun dalam kerja sama
ini sosact tidak perlu melakukan banyak hal, cukup memasang logo pada umbul-
umbul dan booklet lalu memberikan data base mentor dan maba (nama, npm, dam
email) untuk diundang pada acara OneAmazingWeek Unilever dimana pada acara
ini Unilever bekerjasama dengan MSS dan melakukan perizinan dengan dekanat
melalui pak Pribadi.
11. Mengikuti jejak tahun lalu yaitu bekerjasama dengan PT Kompas Gramedia untuk
mencetak booklet, akhirnya didapatkan juga pada dua minggu terakhir sebelum hari
h sosact. Mencetak di Gramedia hanya membutuhkan waktu dua hari kerja sehingga
penggunaan booklet harusnya dapat digunakan sesuai target. Nilai yang diperoleh
dalam mencetak 750 booklet sesuai fair value adalah Rp4.125.000. Namun budget
yang dihemat berdasarkan skenario anggaran pesimis adalah Rp4.400.000 untuk
800 booklet. Namun anggaran booklet ini tidak dimasukan ke dalam RAB dekanat
karena diprediksi akan dapat lagi dari Gramedia. Memang menegangkan karena
budgetnya sudah dihapus dari RAB dan baru mendapatkan kerjasamanya h-2
minggu.
12. Kerjasama besar dilakukan saat meng approach Kementerian Kelautan dan
Perikanan (KKP). Treasurer dengan ani dari divisi keuangan dan fajri dari acara fisik
mencoba meng approach lebih jauh lagi untuk kegiatan acara social act, karena
sebelumnya perwakilan sosact mendatangi KKP untuk meminta data lokasi pesisir
yang cocok untuk kegiatan social saja. Intinya adalah KKP memiliki program yang
sejalan dengan social act 2014 yaitu program pembangunan desa pesisir pantai.
Akhirnya KKP mau menjalin kerja sama dengan sosact 2014 dan selanjutnya kerja
sama ini lebih ditangani oleh acara fisik kerena langsung terjun ke lapangan.
Awalnya ada 15 lokasi yang menjadi sasaran program namun yang terealisasi ada
sebanyak 13 titik. Setiap titik tersebut diberikan anggaran yang diturunkan oleh pusat
(KKP) ke bagian daerah lalu turun ke ketua kelompok titik-titik tersebut hingga
akhirnya turun ke warga. Jadi di sini sosact sama sekali tidak memegang uang,
namun sosact juga tidak mengeluarkan uang untuk acara fisik kecuali uang untuk
mobilisasi dengan angkot. Biaya yang dihemat berdasarkan skenario anggaran
pesimis sebesar Rp20.095.000, namun timbul biaya angkot untuk mobilisasi peserta
karena lokasi titik-titik tersebut yang berjauhan sebesar Rp9.110.000.
13. Mengikuti jejak baik tahun lalu pula sosact bekerja sama kembali dengan yayasan
Panca harapan yang bersedia memberikan obat-obatan untuk kegiatan social act
2014 serta untuk pengobatan gratis warga desa. Kerja sama ini dilakukan oleh divisi
medis dari awal hingga akhir. Kerja sama ini menghemat budget sebesar
Rp6.228.200 dan memiliki nilai Rp6.000.000.
14. Dari segi pemasukan dan biaya yang dihemat didapatkan total sebesar
Rp233.941.200 (201.611.000 + 32.330.200). Dapat disimpulkan bahwa pemasukan
social act 2014 dapat dinilai baik sekali karena dana pemasukan berada pada posisi
skenario anggaran optimis. Selain itu berdasarkan dana pemasukan dan nilai kerja
sama yang diterima dari pihak partner sebesar Rp524.344.550 (Rp201.611.000 +
Rp322.733.550). Hal ini menunjukan perputaran dana yang ada pada selama
kegiatan social berlangsung dari masa persiapan hingga pasca sebesar
Rp524.344.550. Merupakan hal yang sangat luar biasa pada Social Act 2014 yang
menunjukan signifikansinya dalam berkembang dibandingkan tahun-tahun
sebelumnya.
15. Uang hostfam
Tahun ini sosact di pesisir agak berbeda dengan sosact sebelum-sebelumnya.
Kebiasaan warga yang berbeda dalam menanggapi tamu, akhirnya mencapai
kesepakatan bahwa sosact harus memperi warga yang rumahnya ditempati seratus
ribu sebagai kompensasi air, listrik, dan gas yang dipakai. Ada 175 rumah yang
digunakan. Pada hari h pembagian uang kompensasi tersebut dibagikan di hari
terakhir dari jam enam pagi oleh treasurer, controller, wakoor keuangan, dan 2 staff
 keuangan dengan meminta tolong kepada anak FO dan SDM yang sedang idle
untuk menunjukan rumah. Kegiatan ini berjalan lancar walaupun ada sedikit kendala
yang dihadapi karena ada warga yang merasa tidak puas namun akhirnya
dikompensasi dengan tambahan sisa sembako yang ada.

Evaluasi

1. Evaluasi dari delapan jobdesc treasurer yang paling memberikan perhatian besar
adalah membawahi divisi keuangan. Dimulai dari pemilihan bph divisi keuangan
yang sangan krisis dampak pengalaman buruk anggota divisi keuangan sosact 2013
sehingga tidak ada yang ingin maju. Sehingga pemilihan berdasarkan kedekatan.
Ketika mengetahui kekurangan dari Koor keuangan dalam bidang marcall, PI bagian
keuangan memiliki toleransi yang besar terhadap hal ini. Hal ini dikarenakan Koor
keuangan memiliki keunggulan dalam bidang hal meeting, dapat dialih fungsikan
pada hari h sebagai transakom, ditambah treasurer dapat menutupi kekurangan
dari koor keuangan. Selain itu wakoor keuangan dipilih berdasarkan kedekatan juga
dengan koor keuangan. Sama halnya dengan kekurangan koor, wakoor juga
memiliki kekurangan dalam marcall, dan jajaran PI khususnya bagian keuangan juga
memberikan toleransi, karena sesusah itu untuk mencari orang. Namun wakoor
dapat memiliki banyak kelebihan, disamping rajin dan bersemangat wakoor juga
memiliki beberapa link terhadap pemerintahan dan disiplin. Di sini treasurer berfikir
mengenai kompisisi tim yang pas, yang dapat saling menutupi walaupun masing-
masing memiliki kekurangan. Titiknya dimana ketika terjadi lepas kendali terhadap
koor keuangan. Koor memegang jabatan penting di organisasi lain ketika
dipertengahan jalan sosact. Dampaknya adalah internal divisi keuangan yang
dipertanggungjawabakan oleh koor agak berantakan dan terjadi hubungan tidak
harmonis antara koor dan wakoor keuangan. Sementara waktu yang sangat pendek
membuat treasurer show must go on terhadap performa hasil keuangan sebagai
prioritas utama karena yang paling sangat berpengaruh terhadap kinerja sosact
secara keseluruhan, dampaknya sistemik. Treasurer berusaha berbicara face to face
kepada masing-masing, namun dirasa penyelesaian masalah ini terasa lambat.
Akhirnya penyelesaian masalah tercapai akibat kemauan dari masing-masing
individu koor dan wakoor yang mau meminta maaf dan memaafkan.
2. Kerjasama dengan PT Kompas Gramedia
Kerja sama dengan PT Kompas Gramedia pada dasarnya mengikuti peluang tahun
lalu. Dengan menghubungi kontak yang sama seperti tahun lalu, dan mendapatkan
in kind yang sama seperti tahun lalu juga berupa 750 booklet dan sosact harus
mengumpulkan min 200 peserta untuk workshop. Namun, ada perbedaan
mengenai kerja sama untuk tahun ini yaitu penyelenggara workshop bukanlah pihak
 Gramedia melainkan Garuda Preneur yaitu pihak yang bekerja sama dengan
Gramedia. Sedikit cerita mengenai Garuda Preneur, yaitu oraganisasi yang
mengadakan kompetisi business plan. Garuda Preneur menggandeng 10 universitas
yang berada di Jabodeta untuk mengadakan lomba tingkat universitas. Di masing-
masing universitas akan didanai sepuluh juta untuk pemenang juara satu sampai
tiga oleh Garuda Preneur. Kompetisi tingkat universitas ini merupakan pemanasan
yang hanya diberikan kepada 10 universitas tersebut. Setelahnya ada kompetisi di
tingkat nasional yang diadakan oleh Garuda Preneur. Masalahnya timbul ketika
Garuda Preneur sebenarnya ingin menyasar skala UI untuk acaranya dan ingin
bekerja sama untuk sustain tahun-tahun selanjutnya untuk menggandeng UI
sebagai peserta pada acara kompetisinya. Di sini terjadi penolakan oleh sosact,
dimana sebenarnya kerja sama ini tercapai karena adanya hak yang diterima sosact
dari Gramedia, jika ingin sustain maka seharusnya sosact juga mendapatkan benefit
yang sustain dari Gramedia. Namun, missed komunikasi terjadi antara Garuda
Preneur dan Gramedia sangat banyak hingga akhirnya sosact memutuskan
melempar keinginan Garuda Preneur ke Mahalum FEUI untuk sustain. Namun, pihak
mahalum tidak mau menerima tawaran kerja sama tersebut dan melemparnya ke
Rektorat UI. Hingga sekarang kerja sama tersebut belum terlaksana dengan pihak
UI. Dari sosact akan tetap menjaga bahwa kerja sama ini berlangsung pada saat
sosact 2014 masih menjadi panitia, yaitu maksimal hingga bulan Desember. Untuk
kerja sama di luar batas waktu tersebut, sosact tidak melayani.
3. Qatar Charity
Terjadi kesalahpahaman anatara salah satu bph sdm (x) dengan perspektif divisi
keuangan dan treasurer. Awalnya QC di approach oleh divisi sdm, namun x tidak
mengkomunikasikannya dengan divisi keuangan dengan baik. Sehingga divisi
keuangan dan trasurer memiliki pandangan bahwa hal ini sdm yang ingin handle
karena sdm tidak mengkomunikasikan dan proses pertanggungjawabannya
memang sdm yang mengerti dan serba dikejar waktu. Namun ternyata setelah
urusan QC selesai, x mengeluh dan mengungkit bahwa ia terlalu bekerja keras
sementara divisi keuangan tidak membantu sama sekali. Hal ini merupakan contoh
yang sangat buruk dan diharapkan tidak terulang dikejadian sosact selanjutnya.
Karena, pun divisi medis langsung gerecep bekerja sama dengan panca harapan
tanpa menjelekkan divisi keuangan, kerja ikhlas semampu mereka dan karena divisi
medis benar-benar yang mengerti tentang obat-obatan. Seandaipun divisi
manapun mengkomunikasikannya bahwa ingin mengajak kerja sama pihak lain dan
mengharapkan divisi keuangan terlibat, maka hal yang tidak diinginkan seperti
contoh kasus di atas tidak akan terjadi. Contohnya divisi acara fisik yang awalnya
mengajak divisi keuangan untuk bekerja sama dengan pihak KKP, maka waktu itu
 juga divisi keuangan dan treasurer turut hadir membantu apa yang menjadi
bagiannya, sementara untuk urusan kerja sama tekniknya akan lebih kepada divisi
yang bersangkutan tersebut dalam hal ini acara fisik. Pelajaran yang amat treasurer
pegang dari sosact tahun sebelumnya, dimana tidak ada anak keuangan yang mau
maju untuk sosact selanjutnya atau tidak ada regenerasi merupakan suatu yang
menyedihkan. Bahwa mereka seperti punya pengalaman buruk dan tidak mau
terulang lagi. Tahun lalu terjadi demikian karena divisi keuangan selalu di label
sebagai divisi gabut, karena memang divisi keuangan kerjanya tidak terlihat kalau
hasilnya tidak ada karena lebih banyak untuk marcall. Menyikapi hal ini treasurer
bersikap garang pada siapapun dan lebih memprotek divisi keuangan dalam
ancaman faktor demotivasi seperti itu. Selama treasurer yakin masih pada jalan yang
benar.

Saran

1. Saran terhadap evaluasi 1, walaupun kompetensi BPH keuangan kurang dalam hal
skill yang diperlukan dalam bidang keuangan. Hal tersebut seharusnya bukan
menjadi kendala karena kinerja tim bisa saling menutupi. Namun, mengenai
komitmen dan tanggung jawab harus sangat dipastikan tidak boleh hilang.
Memasikan dengan cara komunikasi rutin bahkan jika perlu adanya punishment tapi
yang tidak menyakitkan hati hanya menimbulkan efek jera saja. Seperti mentraktir
atau memprovide teambuilding divisi.
2. Jika hak sosact telah dipenuhi oleh pihak sponsor namun MoU belum dibuat dan
ditandatangai dan jika MoU diluar dugaan panitia jangan ditandatangani, harus
berani berbicara apa yang sebenernya menjadi halangan kita dan apa batasan yang
bisa kita lakukan. Jangan meng iyahkan apa-apa yang sponsor katakan.
Komunikasikan dengan baik jangan sampai didiamkan, karena hal ini akan
berdampak untuk kepanitian selanjutnya. Bantu mereka sebatas mediator atau
menunjukkan kepada alur yang benar. Sekarang hal itulah yang sosact lakukan
untuk Gramedia dan Garuda Preneur.
3. Kerja sama dalam hal percetakan lebih direkomendasikan untuk bekerja sama
dengan lembaga penerbit feui, mengingat miskom dengan gramed sering terjadi
dan bekerja sama dengan lembaga penerbit feui lebih didukung oleh pihak
mahalum. Kontak untuk lembaga penerbit feui dapat didapat dengan meminta ke
mahalum pak Pribadi selaku manta direksi lembaga penerbit feui. Begitupun jika
ingin mencetak buku yang ingin dikomersilkan lebih baik lewat penerbit lembaga
feui.
4. Jika ada miscom dengan divisi lain terutama masalah pekerjaan yang menyebabkan
demotivasi divisi keuangan maka coba sikapi dengan face to face terhadap individu
atau kelompok yang menyebabkan masalah itu terjadi. Berbicaralah dengan kepala
dingin dan sopan namun dengan penuh penekanan bahwa sikap yang iya lakuka
merupakan tidak terpuji dan harus diperbaiki. Setelah itu tetaplah menjaga
komunikasi dengan orang itu dan bersikap seperti biasa saja jangan pernah
menyakiti siapapun hanya buat sadar saja.
Pendahuluan

Di dunia ini tidak ada sesuatu yang abadi. Segala sesuatunya pasti akan berakhir
seiring dengan berjalannya waktu. Sama dengan acara Social Act 2014 yang pada akhirnya
bisa terselesaikan dan kini menyisakan kenangan. Suka duka kami lewati bersama dari awal
terbentuknya panitia sampai dengan selesaianya acara. Walaupun acara ini berlangsung
dengan cukup lancar namun masih cukup banyak terdapat kekurangan. Apalagi pada
Social Act kali ini kita mencoba banyak hal baru seperti bekerjasama dengan DKP untuk
divisi Acara Fisik, pembangunan yang dilaksanakan di luar desa, dan juga tempat
pelaksanaan yang sangat jauh. Sehingga bagi saya wajar jika dalam terlaksananya acara ini
cukup banyak kekurangannya. Karna memang benar kata pepatah tak ada gading yang
tak retak. Namun keretakan janganlah dimaknai dengan kegagalan, akan tetapi jadikanlah
keretakan sebagai suatu pembelajaran yang berharga untuk masa yang akan datang.

Sebelum melanjutkan penulisan, tentunya saya sangat bersyukur kepada Tuhan

Yang Maha Esa yang telah memberikan berkah dan karunianya sehingga acara Social Act
2014 dapat berjalan dengan cukup baik. Walaupun ada cukup banyak kekurangan akan
tetapi kami yakin ada rencana baik dari Tuhan yang tak terlihat dibalik kekurang tersebut.
Terima kasih saya ucapkan kepada BPH dan staf bidang 1 yang telah menghibahkan waktu,
tenaga, dan pikiran demi terlaksananya acara ini. Semoga Tuhan membalas setiap kalori
energi yang telah kalian berikan dengan pahala yang berlipat ganda. Terima kasih juga saya
ucapkan pada pihak DKP yang telah bekerjasama dalam melaksanakan beberapa
pembangunan di kelurahan Palabuhanratu dan sekitarnya. Tidak lupa saya juga tidak lupa
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terlaksananya acara
ini. Khususnya pihak pihak yang telah membantu bidang satu dalam melaksanakan
tugasnya.

Job Description

1. Menjadi penghubung antara BPH Bidang 1 dengan PI

2. Bertanggung jawab atas jalannya divisi-divisi yang ada di bawahnya (Divisi SDM,
Acara Fisik, dan Acara Nonfisik) sesuai dengan apa yang telah direncanakan
bersama Koordinator dan Wakil Koordinator tiap divisi.
3. Melakukan koordinasi dengan divisi-divisi yang ada di bawahnya
 4. Memastikan bahwa target kerja pada setiap timeline yang telah ditetapkan oleh
masing masing divisi dapat tercapai dengan tepat waktu
5. Memastikan bahwa pengeluaran tidak ada yang disalahgunakan dan tidak melebihi
anggaran yang telah ditentukan
6. Bertanggung jawab untuk melaporkan secara berkala serta mengkomunikasikan
setiap perkembangan dan permasalahan yang ada kepada Project Officer dan
jajaran Pengurus Inti.
7. Menghubungkan koordinasi dengan bidang lain dan memastikan tidak ada konflik
di dalam hubungan kerja tesebut.
8. Memastikan tidak adanya kendala administrasi, teknis, atau birokrasi internal
kepanitiaan yang dapat mempengaruhi kerja divisi-divisi di bawahnya. Jika memang
ada kendala yang muncul maka harus terlibat dalam memberikan saran atas solusi
pemecahannya.
9. Senantiasa terlibat dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam
membahas pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris
bersama PI lainnya
10. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja seksi-seksi Bidang 1 jika
terjadi penyesuaian-penyesuaian yang mendesak, baik selama masa persiapan
maupun selama pelaksanaan Social Act 2014
11. Menjadi koordinator lapangan pada saat pelaksanaan Social Act 2014

Realisasi dan Evaluasi

Pada awalnya saya berencana untuk menjadai koordinator lapangan pada saat Hari
H. Akan tetapi setelah berkonsultasi dengan kabid 1 Social Act 2013, beliau memberi saran
agar koordinator lapangan diamanahkan kepada divisi FO saja. Karena kabid satu akan
sangat repot jika harus menjadai koordinator lapangan pada saat hari H. Sehingga pada
saat hari H tugas saya hanyalah memantau kelancaran acara, menjadi penanggung jawab
pesta rakyat, dan membantu sekretaris untuk menangani mahasiswa baru yang ingin izin
untuk pulang ke rumah.

Pada saat hari H saya juga menjadi penanggung jawab festival games. Dimana acara
ini berlangsung dengan banyak kendala sehingga acara tidak bisa berjalan semulus yang
diharapkan. Hambatan terjadi karena jarak tempat pelakasanaan jaraknya sangat jauh dari
basecamp panitia, sehingga panitia harus memakan waktu yang sangat lama untuk
menyiapkan peralatan. Selain itu rusaknya mic portable juga membuat acara menjadi
kurang hikmat dan kurang kondusif.
Acara Fisik

Sebelum hari-H

BPH Acara Fisik adalah BPH yang ditemukan paling terakhir dibandingkan dengan
BPH bidang 1 yang lain. Hal ini dikarenakan karena memang tugas divisi acara fisik
cukup berat sehingga cukup susah untuk mencari SDM yang mampu dan mau untuk
menjadi BPH Acara Fisik. Setelah resmi dilantiknya koor dan wakoor divisi Acara Fisik,
wakoor fisik harus terpaksa berhenti di tengah jalan. Hal ini dikarenakan aktivitasnya
yang sangat padat, sehingga ia dengan terpaksa harus mengundurkan diri dari
tugasnya sebagai wakoor divisi Acara Fisik. Sehingga pada akhirnya diangkatlah
salah satu staf berprestasi di Acara Fisik untuk menggantikan tugas wakoor yang
telah mengundurkan diri tersebut. Meskipun begitu, semua staf yang kami jaring
dari awal tidak ada yang mengundurkan diri. Mereka tetap bertahan dengan sekuat
tenaga untuk tetap mengemban tugasnya sampai dengan hari H.
Dikarenakan jarak tempuh yang sangat jauh, koor dan wakoor Acara Fisik jarang
sekali terlihat di desa bersama pada saat assessment. Mereka selalu bergantian
untuk melaksanakan assessment di desa agar tenaga mereka tidak banyak terbuang
mengingat banyaknya tenaga yang dibutuhkan hanya untuk perjalanan dari kampus
ke desa pelaksanaan memakan waktu kurang lebih lima jam dalam satu kali
perjalanan. Staf Acara Fisik pun juga tidak pernah terlihat lengkap pada saat
assessment. Hal ini dikarenakan selain jarak desa yang jauh banyak staf yang pulang
kampung karena assessment dilakukan pada saat libur semester. Selain itu divisi ini
harus menginap setiap kali melaksanakan assessment.
Di tengah jalan, divisi ini harus dihadapkan dengan tantangan untuk pindah desa.
Karena tadinya desa yang akan digunakan adalah Desa Ciparage di Banten. Akan
tetapi karena tempat dianggap terlalu kotor, maka panitia setuju untuk pindah ke
Desa Palabuhanratu di Sukabumi. Tentu saja hal ini menjadikan tantangan untuk
divisi ini mengubah konsep kegiatan yang telah disusun sejak awal.
Pada awalnya divisi ini berencana untuk berpaku pada konsep acara tahun tahun
sebelumnya. Yaitu membangun sendiri beberapa fasilitas di desa yang menjadi
tempat tinggal mahasiswa baru saat pelaksanaan Social Act 2014. Akan tetapi
ditengah perjalanan, ada tawaran kerjasama dengan Dinas Kelautan dan Perikanan
(DKP). Kerjasama tersebut berupa penyumbangan dana dari pihak DKP dan
penumbangan tenaga mahasiswa baru dari Social Act 2014. Dikarenakan
pertimbangan efisiensi biaya, akhirnya kami setuju untuk menerima kerjasama
tersebut.
Hari-H

Kegiatan pembangunan acara fisik tahun ini berbeda dengan tahun sebelumnya.
Hal ini dikarenakan kerjasama yang kita jalin dengan DKP mengaharuskan divisi ini
untuk melakukan pembangunan di beberapa desa lain yang masih merupakan desa
tetangga dari desa yang kami jadikan tempat pelaksanaan acara. Padahal ditahun
tahun sebelumnya kami cukup melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur
di desa tempat pelaksanaan acara. Penyebaran pembangunan ini mengakibatkan
kami harus menyewa angkot untuk akomodasi menuju tempat kegiatan
pembangunan. Angkot yang kami sewa selalu datang tepat waktu. Akan tetapi
diakarenakan tempat tinggal maba yang sangat tersebar dengan jarak yang cukup
jauh, maka sering kali ada sebagian kecil kelompok yang terlambat datang ke drop
point tempat keberangkatan angkot. Sehingga hal ini ikut menghambat
keberangkatan kelompok lain yang sudah siap untuk berangkat.
akomodasi, hal yang tidak kalah penting untuk dibahas adalah alokasi peralatan fisik.
Pada hari pertama dilaksanakannya kegiatan Aacar Fisik, peralatan belum bisa
teralokasikan dengan sempurna. Hal ini dikarenakan jarak titik acara yang tersebar
dengan jarak yang lumayan jauh, sementara hanya terdapat satu mobil yang bisa
digunakna untuk mengankut peralatan. Sehingga pada hari pertama banyak sekali
kelompok yang mengeluh karena tidak mendapatkan peralatan yang cukup untuk
bekerja. Sehingga mereka harus menganggur. Akan tetapi pada hari kedua hal ini
bisa teratasi. Sehingga alokasi alat di hari ke dua pelaksanaan kegiatan Acara Fisik
aman dan terkendali

Acara Nonfisik

Sebelum hari-H

Dari Segi SDM Divisi Acara Nonfisik tidak ada masalah yang cukup berarti. Adanya
wakoor pada tahun ini sangat membantu kelancaran acara yang dilaksanakan oleh
Divisi Acara Nonfisik. Jumlah staf yang cukup banyak juga mempermudah alokasi
penanggung jawab pada setiap kegiatan acara. Sehingga pada tahun ini satu orang
staf hanya memengang satu titik acara pada satu waktu.
Dikarenakan tempat pelaksanaan Social Act 2014 sangat jauh, divisi ini cukup
kesulitan untuk melaksanakan assessment. Sehingga Divisi Acara Nonfisik tidak bisa
untuk sering mngunjungi desa lokasi pelaksanaan acara. Selain itu mereka harus
menginap setiap kali melakukan assessment.
Hari-H

Dikarenakan pelaksanaan Acara Nonfisik hanya tersebar pada desa tempat maba
menginap, maka lokasi acara tidak terlalu tersebar seperti pada Acara Fisik. Sehingga
tidak ada masalah yang berarti pada mobilisasi maba ke titik acara.
Permasalahan yang dihadapi pada Acara Nonfisik adalah adanya acara yang tidak
terlalu memberikan kesempatan kepada maba untuk ikut berpartisipasi dalam acara
yang diselenggarakan. Seperti acara lomba memasak, dimana pada acara ini maba
hanya berlaku sebagai suporter saja. Sehingga maba tidak mendapatkan
kesempatan untuk berinteraksi dengan warga pada acara ini. Selain itu adanya
miskom dengan pembicara pada acara penyuluhan bencana mengakibatkan acara
selesai sekitar satu jam lebih cepat dibandingkan dengan rundown yang telah
ditetapkan.
Untuk variasi acara sudah cukup bervariatif. Hanya saja terdapat beberapa acara
yang kurang memberikan esensi secara jelas kepada mahasiswa baru

SDM

Sebelum Hari-H

Menjelang hari penutupan oprec divisi ini terancam untuk kekurangan banyak staf.
Hal ini dikarenakan sedikitnya orang yang berminat untuk mendaftarkan diri sebagai
staf SDM. Sampai pada akhirnya dengan mengandalkan luasnya relasi yang dimiliki
oleh salah satu BPH SDM akhirnya divisi ini bisa mendapatkan staf sesuai dengan
jumlah yang diharapkan. Dikarenakan assessment dilaksanakan pada saat liburan,
maka beberapa staf ada yang sudah pulang kampung. Selain itu tiba tiba ada
salah satu staf yang mengundurkan diri. Sehingga BPH SDM harus melakukan close-
rec untuk mendapatkan satu staf baru. Sistem closerec ini berdampak pada
kurangnya komitmen staf SDM untuk melaksanakan tugasnya dengan penuh
tanggung jawab.
SDM adalah divisi yang memiliki tugas paling berat sebelum hari H. Pada saat
assessment SDM harus mencari sekitar 200 housefam untuk tempat tinggal maba
dan panitia pada saat hari pelaksanaan kegiatan. Tugas ini sangatlah berat,
mengingat pencarian housefam dialksanakan bertepatan dengan Bulan Ramadhan.
Ditambah lagi dengan adanya beberapa staf SDM yang tidak bisa ikut mencari
housefam dikarenakan telah pulang kampung dan jarak desa yang sangat panjang.
Akan tetapi Alahamdulillah, 200 housefam berhasil didapatkan sampai sebelum
berlangsungnya simulasi.
 Selain harus mencari housefame di desa, tugas SDM sebelum hari H adalah
berkoordinasi dengan OPK untuk menentukan waktu pelaksanaan kegiatan pra-
Sosact untuk mentor. Sehingga sumber daya SDM yang sedikit masih harus
terpecah untuk mengurusi tugas mencari housefam dan kegiatan di kampus untuk
mentor.
Padatnya aktvitas yang harus dijalani oleh divisi SDM dan jauhnya medan tempuh
menuju tempat pelaksanaan kegiatan yang membuat divisi ini berkali kali harus
menginap beberapa hari di desa, sempat membuat semangat staf divisi ini
mengendur. Sehingga pada saat simulasi banyak staf yang tidak bisa ikut. Hal ini
juga disebabkan karena mereka ada acara lain yang harus mereka ikuti pada saat
hari simulasi.

Hari-H

Tugas SDM pada saat hari H tidaklah terlalu berat, akan tetapi tidak semua staf SDM
bisa mengikuti kegiatan secara utuh pada saat hari H. Ada beberapa staf SDM yang
terpaksa harus izin dikarenakan ada acara lain.

Setelah Hari-H

Tugas SDM belum berakhir setelah hari H selesai. hal ini dikarenakan mereka masih
harus bertanggungjawab untuk menentukan nilai mahasiswa baru dan juga
menentukan status kelulusan dari mahasiswa baru. Dimana mahasiswa baru yang
dinyatakan tidak lulus telah dijamin oleh BPM untuk tidak dapat memperoleh status
IKM aktif dan harus mengikuti serangkaian POMB dari awal di tahun depan jika ingin
IKM nya diaktifkan.

Kesimpulan

Acara festival games yang menjadi puncak acara sekaligus bagian dari penutupan
gagal untuk memberikan kesan yang mendalam pada peserta Sovial Act 2014. Hal ini
disebabkan karena adanya kendala teknis serta lokasi acara yang terlalu jauh dari basecamp
panitia.

Pada Divisi Acara Fisik Terjadi pemindahtanganan jabatan dari wakoor Acara Fisik
ke salah satu staf Acara Fisik diakrenakan wakoor tersebut mengundurkan diri di tengah
perjalanan. Acara Fisik kali ini bekerjasama dengan DKP dan pembangunannya
dilaksanakan secara menyebar sampai di luar desa tempat maba tinggal sementara.
Meskipun terdapat beberapa kendala diperalatan, kegiatan dapat berjalan dengan lancar
tanpa adanya hambatan yang berarti.
 Untuk Acara Nonfisik, acara bisa berjalan cukup lancar tanpa kendala yang berarti.
Hanya saja beberapa acara ada yang mendapatkan kritik dari mentor dikarenakan mentor
merasa maba tidak memperoleh esensi yang berarti dari acara tersebut.

Sedangkan untuk divisi SDM masalah utama terletak pada rendahnya komitmen dari
mayoritas staf dalam melaksanakan tugasnya. Jauhnya lokasi dan juga panjangnya desa
yang digunakan, membuat staf merasa lelah yang berlebihan saat harus mencari housefam.

Saran

Saran untuk panitia tahun selanjutnya adalah sebaiknya jangan memilih tempat yang
terlalu jauh karena hal ini bisa mengakibatkan panitia mengalami lelah sebelum hari H.
Sehingga pada saat hari H performa tidak bisa maksimal.

Untuk kabid 1 tahun selanjutnya, jagalah kesehatan dari awal anda terpilih sampai
dengan pembubaran kepanitiaan. Mulailah menabung dari saat anda terpilih menjadi
kabid. Karena modal untuk melaksanakan assessment tidaklah murah. Sebisa mungkin
luangkan waktu anda untuk selalu ikut assessment pada setiap divisi.

Sebaiknya tidak menjadi PJ festival games. Limpahkan acara ini kepada Divisi Acara
Fisik dengan anda tetap membantu terlaksananya kegiatan ini.
Pendahuluan

Thank you' is the best prayer that anyone could say.

I say that one a lot.

Thank you expresses extreme gratitude, humility, understanding.

Alice Walker

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya
sehingga rangkaian acara Soscial Act FE UI 2014 dapat dilaksanakan. Selanjutnya saya
haturkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Tim Social Act FE UI 2014 atas segala
dedikasi dan kontribusinya dalam acara ini, terlebih rasa terima kasih saya sampaikan
kepada Bidang 2 yang saya bawahi beserta Vice Project Officer yang telah selalu saling
memotivasi dan bahu membahu dalam terlaksananya acara ini. Semoga acara ini dapat
bermanfaat bagi seluruh pihak, baik panitia, peserta, maupun masyarakat.

Tak ada gading yang tak retak, sesungguhnya kesempurnaan hanya milik Allah SWT.
Melalui laporan pertanggungjawaban ini saya harapkan dapat menjadi masukan untuk
keberlanjutan kegiatan Social Act FE UI 2014 sehingga segala kekurangan di tahun ini dapat
dibenahi dan kelebihannya dapat dipertahankan menjadi lebih baik lagi di tahun yang akan
datang.

Job Description

1. Membawahi serta bertanggung jawab atas Divisi perlengkapan, transakom dan

konsumsi
2. Menjadi penghubung dan berkoordinasi langsung kepada Pengurus Inti dengan
ketiga divisi yang dibawahinya
3. Merumuskan kebijakan-kebijakan strategis yang berhubungan dengan Logistik
4. Mensupervisi dan memastikan berjalannya Logistik kepanitiaan
5. Menjaga kesinambungan kinerja setiap Divisi yang dibawahi
6. Menjaga koordinasi dengan bidang lain agar tidak terjadi konflik
7. Mengkoordinir, mengawasi, sekaligus mendukung kinerja Divisi Perlengkapan,
Transakom dan Konsumsi
 8. Memberikan sumbangsih pemikiran dalam pengambilan keputusan yang
melibatkan internal bidang Logistik baik sebelum maupun saat hari H
9. Terlibat dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam membahas
pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama PI
lainnya
10. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja seksi-seksi Bidang 2 jika
terjadi penyesuaian-penyesuaian yang mendesak, baik selama masa persiapan
maupun selama pelaksanaan Social Act 2014 FE UI

Evaluasi

Pada bagian ini saya tidak akan terlalu melakukan evaluasi teknis masing-masing
bidang, hal ini karena saya asumsikan evaluasi teknis akan tertulis pada laporan
pertanggungjawaban per divisi. Sehingga evaluasi yang saya tuliskan akan menjadi
pembahasan serta masukan kepada kepala bidang selanjutnya.

1. Pada awal kepanitiaan, sangat sulit untuk mencari Koordinator dan Wakil
Koordinator Divisi Transakom. Hal ini sama seperti yang dialami pada Social Act
2013. Sehingga lebih ditingkatkan lagi adanya regenerasi pada divisi ini. Terlebih
divisi ini merupakan salah satu divisi yang krusial dalam acara.

2. Sedari awal pembentukan bidang yang saya bawahi saya landasi dengan adanya
rasa kekeluargaan dan kedekatan emosional sehingga strategi yang saya lakukan
antara lain:

a. Membangun kedekatan antar individu melalui komunikasi dan juga acara

bersama (team building)

b. Menyelesaikan masalah personal secara terbuka dengan cara yang santun

c. Memberikan kesempatan aktulisasi diri kepada BPH maupun staf

d. Memberikan dukungan moril yang tulus serta perhatian tidak hanya kepada
pekerjaan namun kepada personal

e. Selalu berusaha mengingatkan setiap pekerjaan yang harus dilakukan namun

dengan pendekatan yang berbeda untuk setiap individu yang ada

f. Meningkatkan kedekatan kepala bidang dengan BPH ataupun staf (pastikan

untuk menghafal nama serta kebiasaan dan personality masing-masing
individu agar dapat menerapkan approach yang tepat)
 Strategi yang saya lakukan ini saya anggap cukup efektif. Hal ini dikarenakan dengan
tuntutan kerja yang akan semakin meningkat saat mendekati hari-H kedekatan ini
akan meningkatkan interest BPH sehingga tetap bisa berkomitmen kepada
kepanitiaan.

3. Kesulitan komunikasi yang saya hadapi adalah ketika masa liburan dimana sangat
sulit untuk bertatap muka secara langsung dengan para PI maupun BPH yang lain.
Hal ini membuat progress pada masa liburan ini sedikit lambat. Sehingga
kedepannya saya rasa perlu bagi panitia kedepannya untuk bisa memperhatikan
masa liburan sebagai suatu thread.

4. Bidang 2 merupakan bidang yang sangat berpengaruh terhadap pelaksanaan

kegiatan pada hari-H, sehingga sangat dibutuhkan adanya ketenangan dalam
menghadapi segala situasi pada hari-H. Dibutuhkan individu yang memiliki
ketenangan ini, namun cepat bertindak dalam menghadapi segala situasi. Quick
Thinker, menjadi salah satu hal yang harus diterapkan dalam bidang ini. Namun
tetap harus memiliki rencana maupun kontigensi yang matang.

5. Saya menyarankan kepada kepala bidang selanjutnya untuk bisa memotivasi secara
langsung (bergerak aktif) pada saat di lapangan. Salah satu kekurangan saya adalah
kurangnya waktu yang saya miliki untuk selalu berada bersama BPH saya saat di
lapangan seperti survey ataupun negosiasi dengan vendor. Hal ini sempat menjadi
permasalahan dalam bidang saya, namun saya menyelesaikan hal ini dengan
memberikan penjelasan secara halus alasan ketidakhadiran saya. Namun untuk
setiap kesempatan yang bisa saya damping, usahankan untuk bisa all out pada saat
tersebut.

6. Divisi dalam bidang ini didominasi oleh pria, sehingga sangat perlu untuk
memberikan pendampingan dalam pembuatan rencana. Kebanyakan dari BPH pria
yang saya miliki harus diberikan atensi khusus dalam pembuatan rencana. Berbeda
dengan wanita yang kebanyakan memiliki rencana yang lebih matang.

7. Tim advance yang dibutuhkan oleh bidang 2 pada tahun ini sangat minim sehingga
untuk proses pengepakan barang ke tronton maupun distribusi sangat memakan
biaya. Sebaiknya kuantitas individu yang ikut dalam tim advance bisa ditambahkan
kembali.

8. Perhatikan bagaimana BPH mendistribusikan pekerjaan kepada staf. Keahlian ini

tidak dimiliki oleh semua BPH. Hal ini sangat berpengaruh pada saat hari-H,
usahakan setiap staf dan BPH memiliki tanggung jawab yang adil agar lebih efektif.
9. Bersikap terbuka kepada CoC yang telah dikoordinasikan. Dengan koordinasi dan
saling pengertian antara kepala bidang dan CoC menjadikan pekerjaan lebih mudah
dan terkendali.

10. Buat koordinasi kepada divisi lintas bidang terkait, minimal gunakan sarana
penunjang komunikasi dengan menggunakan group chatting.

11. Monitor semua timeline dari divisi yang dibawahi sehingga terus bisa mengingatkan
sebelum deadline. Namun pastikan fleksibilitas dari deadline tersebut, karena bidang
2 merupakan bidang yang butuh fleksibilitas namun tetap strict untuk bisa
mengontrolnya.
Pendahuluan

Syukur, Alhamdulillah saya ucapkan kepada Allah SWT atas ijin, rahmat, dan
keberkahan-Nya yang diberikan ke tim Social Act FEUI 2014 mulai dari bidding, team
building, oprec, survey desa, simulasi hingga hari-H sehingga seluruh rangkaian kegiatan
tersebut berjalan dengan sangat baik. Tak lupa dan selalu teringat dalam otak dan hati saya,
rasa terimakasih sebesar-besarnya kepada seluruh panitia Social Act FEUI 2014 pada
umumnya dan seluruh BPH dan staff Bidang 3 (FO, HPD dan Medis) pada khususnya atas
niat, dedikasi, semangat dan kerja keras kalian dalam seluruh rangkaian kegiatan Social Act
FEUI 2014. Dengan kerendahan dan keikhlasan hati, saya meminta maaf atas semua
perkataan, sikap, perbuatan, dan kinerja saya selama berlangsungnya seluruh rangkaian
kegiatan Social Act FEUI 2014.

Job Description

1. Mengepalai 3 Divisi: HPD, Medik, dan Field Officer

2. Menjadi penghubung dua arah antara Pengurus Inti (PI) dengan para BPH di ketiga
divisi tersebut
3. Turut serta dalam perumusan beberapa kebijakan strategis terkait publikasi dan
media partner
4. Mengontrol berjalannya teknis publikasi dan media partner
5. Menciptakan dan menjaga kinerja tiap divisi secara berkesinambungan
6. Mengkoordinasi, mengawasi, sekaligus mendukung kinerja Divisi HPD, Medik, dan
Field Officer
7. Memberikan saran atas pemikiran sendiri dalam pengambilan keputusan yang
melibatkan internal bidang supporting
8. Berpartisipasi aktif dalam memberikan input berupa gagasan atau pemikiran dalam
proses pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama
PI lainnya
9. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja tiap divisi di Bidang 3 jika
terjadi penyesuaian-penyesuaian yang bersifat mendesak, baik selama masa
persiapan maupun selama pelaksanaan Social Act 2014 FEUI

Evaluasi Tiap Bidang Pendukung (sebelum, ketika dan sesudah hari-H)

Field Officer

1. Secara menyeluruh kegiatan berjalan dengan baik, meskipun untuk beberapa event
terdapat keterlambatan waktu yang disebabkan oleh jarak kluster dan tempat acara.
Menanggapi hal ini, dibutuhkan ketegasan para personil FO pada saat memobilisasi
peserta agar tidak terlalu lamban berjalan kaki.
2. Meningkatkan intensitas koordinasi melalui pertemuan, rapat dengar pendapat,
atau sekadar melalui media elektronik dengan semua divisi lintas bidang yang
mendukung pelaksanaan tiap-tiap acara guna tercapainya ketepatan dan
kelancaran tiap-tiap acara.
3. Diperlukan kesiapsiagaan personil FO di jam-jam tertentu guna mengantisipasi
kecerobohan peserta yang bermain-main dan berenang di pantai. Hal ini terlihat
masih belum optimal karena pertama kalinya SocAct diadakan di pantai.
4. Diperlukan kesiapsiagaan personil FO di jam-jam tertentu guna mengantisipasi
peserta yang melewati border nonpantai dengan alasan kepentingan apapun tanpa
pendampingan mentor-mentornya.
5. Perlu ditingkatkan ketegasan koor dan wakoor atas beberapa staff yang bekerja
kurang maksimal.
6. Diperlukan kecepatan dan ketepatan koor dan wakoor dalam mengambil keputusan
atas kondisi-kondisi yang sifatnya unexpected moment.

Humas, Publikasi dan Dokumentasi (HPD)

1. Secara menyeluruh hal-hal yang menjadi proker dari HPD telah terlaksana dengan
baik, meskipun untuk beberapa aspek seperti kecepatan dinilai kurang karena
sedikitnya personil HPD.
2. Perlu ditingkatkan suasana kekeluargaan yang mesra di internal divisi.
3. Perlu adanya rules yang mewajibkan setiap staff untuk mengikuti survey desa
minimal sekali dari banyaknya agenda survey yang ada agar setiap staff mengetahui
tiap sudut desa dan kondisi desa.
4. Perlu diadakannya pelatihan untuk mengambil gambar dengan baik terutama untuk
gambar objek bergerak agar dihasilkan gambar tidak kabur.
Medis

1. Secara menyeluruh hal-hal yang menjadi proker dari Medis telah terlaksana dengan
baik, meskipun untuk beberapa aspek seperti tingkat partisipasi staff masih kurang.
2. Perlu adanya rules yang mewajibkan setiap staff untuk mengikuti minimal satu dari
dua training yang dilaksanakan dari PMI dan FIK karena itu merupakan bekal pokok
dalam memberikan pertolongan pertama pada korban yang jatuh sakit atau
mengalami kecelakaan.
3. Meningkatkan intensitas koordinasi melalui pertemuan, rapat dengar pendapat,
atau sekadar melalui media elektronik dengan semua divisi SDM mengenai training
medis untuk para mentor dan riwayat kesehatan peserta.
4. Diperlukan jumlah staff laki-laki yang lebih banyak untuk meningkatkan kinerja medis
dalam memberikan pelayanan kepada yang membutuhkan.

 ..For he today that sheds his blood with me Shall be my brother-Henry V

Pendahuluan

Puji dan syukur kami ucapkan kepada Allah SWT, karena berkat nikmat dan rahmat-
Nya lah acara Social Act 2014 telah selesai dilaksanakan dan menurut kami berlangsung
dengan baik tanpa halangan yang berarti. Banyak kenangan, pelajaran dan kesan yang
didapat selama acara ini baik dari seluruh jajaran panitia, warga dan peserta Social Act 2014
yaitu mahasiswa baru FEUI 2014. Atas segala pelajaran yang kami dapatkan, kami berterima
kasih tak terhingga kepada jajaran Pengurus Inti Social Act 2014, warga desa, Kementrian
Kelautan dan Perikanan, Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Sukabumi, Kelurahan
Palabuhan Ratu dan Desa Loji.

Atas segala kenangan dan kesan, kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh
jajaran divisi acara fisik, Ahmad Syariati, Firdaus Pranoto, Bagas Kurniawan, Goldy Fariz
Dharmawan, Gumanti Oloan Simbolon, Renno Prawira, Syaiful Pane, Bahri Rizki, Wahyu
Fitriani, Dhea Rizky, Fitri Amalina dan Joseph Jong. Tanpa bantuan, kehangatan dan tiap
candaan kalian di tengah hiruk pikuk kepanitiaan ini, divisi acara fisik tidak akan mampu
menjalankan kegiatan Acara Fisik Social Act 2014. Terima kasih juga kami ucapkan kepada
seluruh jajaran Panitia Social Act 2014, Divisi FO, Divisi Acara non-fisik, Divisi SDM, Divisi
Transakom, Divisi Medis, Divisi Transakom, Divisi Konsumsi, Divisi Keuangan dan Divisi HPD,
terima kasih atas kolaborasinya selama rangkaian kegiatan Social Act 2014.

Laporan pertanggungjawaban ini kami susun atas dasar penilaian dan pengalaman
kami selama acara dan kami harap dapat bermanfaat untuk Social Act di waktu-waktu
mendatang

Job Description

1) Menurunkan nilai-nilai Social Act 2014 kedalam acara-acara fisik Social Act 2014
2) Menentukan konsep kegiatan fisik Social Act 2014 dan kegiatan-kegiatan fisik apa saja
yang akan dilakukan di Social Act 2014
3) Mengidentifikasi pembangunan seperti apa yang dibutuhkan oleh desa sembari
mengelaborasikan dengan kemungkinan pelaksanaan kegiatan ini dengan mahasiswa
baru FEUI 2014 sebagai pesertanya
4) Menyusun Rundown Acara
5) Menjadi koordinator dalam pelaksanaan acara fisik Social Act 2014
6) Membantu divisi keuangan mencari sumber pendanaan dan atau bantuan untuk
pelaksanaan acara fisik Social Act 2014
7) Menyediakan bahan-bahan untuk pelaksanaan acara fisik Social Act 2014
8) Mengkoordinir buruh bangunan sebelum hari-H acara Social Act 2014 untuk
menyelesaikan pembangunan sampai pada persentase penyelesaian yang bisa
diselesaikan oleh mahasiswa baru FEUI 2014

Susunan Divisi Acara Fisik:

Koordinator Divisi Acara Fisik: Fajri Ramadhan (EAK 2012)

Wakil Koordinator Acara Fisik: Firdaus Pranoto (EAK 2012)

Wakil Koordinator Acara Fisik (resign) : Ahmad Syariati (EIE 2012)

Staf:

Bagas Kurniawan (EMA 2012)

Goldy Fariz Dharmawan (EIE 2013)

Gumanti Oloan Simbolon (EAK 2013)

Renno Prawira (EIE 2012)

Syaiful Pane (EMA 2013)

Bahri Rizki (BI 2013)

Wahyu Fitriani (EIE 2012)

Dhea Rizky (IEI 2013)

Fitri Amalina (IEI 2013)

Joseph Jong (EMA 2012)

Analisis SWOT

Strength

1) Memiliki tim yang umumnya pernah aktif dalam kegiatan POMB

2) Semangat kerja dan mood tim yang selalu positif
 3) Rasa kekeluargaan antara anggota divisi acara fisik yang tinggi

Weakness

1) Survey pra acara tidak pernah dilaksanakan lengkap 1 tim

Opportunities

1) Divisi lain dalam kepanitiaan Social Act 2014 yang secara umum sangat
kooperatif dalam membantu divisi acara fisik
2) Ketersediaan mobil operasional saat hari H untuk divisi acara fisik
3) Bantuan berupa material ( in kind ), pengkondisian daerah dan pegawai
lapangan dari jajaran pemerintah, dari Kementrian Kelautan dan Perikanan,
Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Sukabumi dan Pemerintah Desa Loji
dan Cidadap
4) Warga desa yang sangat antusias dalam pengerjaan acara fisik
5) Basecamp yang sangat cocok untuk penempatan peralatan acara fisik

Threat

1) Kegiatan dan jadwal kuliah jajaran divisi acara fisik yang menghambat
terkumpulnya seluruh jajaran divisi acara fisik
2) Karena kegiatan acara fisik disokong oleh Dinas Kelautan dan Perikanan, ada
beberapa titik acara fisik yang sebelumnya sudah disepakati tetapi karena
pembatalan dari Dinas Kelautan dan Perikanan mengakibatkan tidak
terlaksananya acara di titik tertentu
3) Pelaksanaan kegiatan yang ternyata lebih cepat pengerjaanya dibandingkan
estimasi, sehingga menyebabkan perubahan alokasi kelompok mahasiswa baru
4) Lokasi kegiatan acara fisik yang bertempat di luar desa domisili housefam
mahasiswa baru yang mengharuskan mobilisasi menggunakan angkot dalam
skala besar

Persiapan Pra-Hari H

Rencana Realisasi Keterangan

Open Recruitment Cukup Lancar Parameter kelancaran kegiatan Open

Recruitment (oprec) ini terukur dari 7
 orang staf acara fisik yang didapat
melalui oprec, dan 3 orang didapat
melalui Close Recruitment .

Survey Lokasi Cukup Lancar Survey Divisi Acara Fisik Social Act 2014
dapat kami kategorikan menjadi 2
bagian yaitu: sebelum bekerja sama
dengan Kementrian Kelautan dan
Perikanan dan sesudah bekerja sama
dengan Kementrian Kelautan dan
Perikanan. Sebelum bekerjasama
dengan Kementrian Kelautan dan
Perikanan ( KKP ). Sebelum bekerjasama
dengan KKP Survey difokuskan untuk
mengalokasikan titik-titik acara fisik di
RW 19 dan RW 32 Kelurahan Palabuhan
Ratu. Pada survey pertama yang
dilakukan bersama para staf, dilakukan
penetapan titik-titik acara fisik yaitu
untuk pengerjaan perbaikan MCK,
pembuatan tempat sampah dan
renovasi lapangan.

Setelah dimulainya kerjasama dengan

KKP yang mendelegasikan
wewenangnya kepada Dinas Kelautan
dan Perikanan ( DKP ) Kabupaten
Sukabumi yang tepatnya dimulai pada
tanggal 18 Agustus 2014 terdapat
perubahan dalam konsep survey. Survey
setelah kerjasama dilakukan bersama
tim pendamping dari Dinas Kelautan
dan Perikanan. Sistem survey yang
dilakukan adalah meminta izin pada
perangkat pemerintah daerah (
Kelurahan Palabuhan Ratu, Desa Loji
dan Cidadap ) dan meninjau titik-titik
pengerjaan acara fisik ( MCK dan
 pembangunan jalan warga ). Hambatan
dalam proses survey yang dapat kami
ungkapkan adalah jarak antara Depok
dan Palabuhan Ratu yang memperberat
survey sehingga survey sangatlah
menguras tenaga, namun hal ini
diantisipasi dengan menyewa kontrakan
agar tiap survey dapat beristirahat
semalam di Palabuhan Ratu dan pulang
ke Depok dilakukan di hari berikutnya.

Kerjasama dengan Berhasil Sebelum hari-H, tepatnya tanggal 18

KKP dan DKP dilaksanakan Agustus 2014 dilakukan pertemuan
dengan Dinas Kelautan dan Perikanan
Kabupaten Sukabumi di kantor
pelelangan ikan Cibaraja. Pada
pertemuan tersebut awalnya panitia
Social Act 2014 bermaksud meminta
bantuan berupa pendampingan
birokrasi, teknis dan kalau
memungkinkan bantuan keuangan
untuk melakukan program acara fisik
yang telah ditetapkan oleh panitia Social
Act 2014. Pada pertemuan tersebut,
keinginan divisi acara fisik tidak
dikabulkan, karena menurut Program
Desa Pesisir Tangguh ( PDPT ) yang
dicanangkan oleh KKP dan DKP banyak
program acara fisik Social Act 2014 yang
tumpang tindih. Selain itu menurut Pak
Sri Padmoko ( perwakilan DKP Sukabumi
), kegiatan acara fisik yang melibatkan
sekitar 600 mahasiswa dan hanya
dilaksanakan di 2 RW tidak akan
kondusif. Sebagai gantinya, DKP
Sukabumi menawarkan kerjasama dalam
bentuk Social Act 2014 berpartisipasi
dalam program pembangunan fisik
 PDPT yang dilaksanakan pada titik-titik
yang tersebar di Kelurahan Palabuhan
Ratu, Desa Loji dan Desa Cidadap ( tidak
terfokus di 2 RW saja ). Dengan
pertimbangan teknis dan anggaran
bahwa secara teknis apabila
bekerjasama dengan PDPT akan
mendapatkan tenaga teknis yang
terampil ( dibimbing oleh buruh
bangunan dari PDPT ) dan secara
anggaran akan sangat menghemat
anggaran divisi acara fisik, maka jalan ini
kami tempuh. Selain itu dalam program
ini pula tiap-tiap pembangunan diikuti
oleh warga desa, sehingga tujuan Social
Act 2014 untuk menciptakan sebuah
interaksi antara warga dengan
mahasiswa baru akan tercapai. Terkait
penjelasan kerjasama dengan DKP akan
kami paparkan selanjutnya di bagian
hari-H.

Simulasi Acara Simulasi divisi Dengan medan titik acara fisik yang
acara fisik lancar tersebar pada 8 titik di Kelurahan
Palabuhan Ratu, simulasi merupakan
sebuah hal krusial untuk menghitung
perkiraan waktu dan jarak dari RW 19
dan RW 32 serta kendaraan yang harus
dipilih untuk mobilisasi mahasiswa baru
ke titik-titik acara fisik. Simulasi acara
fisik berhasil karena tidak ada
keterlambatan staf acara fisik saat
mobilisasi menuju titik acara fisik. Selain
itu sebagian besar staf divisi acara fisik
mengetahui titik-titik acara fisik untuk
melakukan pengawasan dan
pendampingan pada hari-H ( simulasi
tidak dilakukan ke Desa Loji dan
 Cidadap karena keterbatasan waktu
simulasi ). Kendala yang dialami saat
simulasi ini adalah keterlambatan
mobilisasi mentor akibat masih
kurangnya koordinasi antara divisi acara
fisik dan nonfisik dengan divisi FO yang
berdampak pada kurangnya
pemahaman FO terhadap lokasi acara (
sebagian besar non fisik, karena acara
fisik sebagian besar dilangsungkan
diluar RW 19 dan RW 32 ). Tetapi untuk
divisi acara fisik secara umum dapat
dikatakan berhasil.

Pengumpulan Cukup lancar Kendala yang terjadi saat pengumpulan

Peralatan peralatan adalah terdapat beberapa
kelompok yang salah mengumpulkan 1
jenis peralatan yaitu pengki. Pengki yang
dimaksud divisi acara fisik adalah pengki
semen, sementara pengki yang
dikumpulkan adalah pengki untuk
menyapu. Sebenarnya telah dilakukan
sosialisasi perlengkapan dan contoh
gambar pengki telah di pos di situs
Social Act 2014. Kedepannya terkait
peralatan, divisi acara fisik harus lebih
mengingatkan mentor tiap harinya
mengenai peralatan yang akan dibawa,
selain itu harus dibuat sebuah jadwal
jaga ruang BPM ketika periode
pengumpulan peralatan oleh divisi acara
fisik maupun non fisik
Advance dan Hari ke 1 pelaksanaan kegiatan

Keberangkatan Berjalan lancar Keberangkatan tim advance secara

tim advance ( 24 keseluruhan berjalan lancar. Kendala
September 2014 ) yang terjadi adalah kurangnya orang
untuk melakukan pengangkutan barang
Social Act secara keseluruhan (
peralatan acara fisik, perlengkapan
medis, bahan makanan konsumsi, dll ).
Kekurangan SDM ini menyebabkan
keterlambatan kedatangan barang-
barang dan peralatan Social Act 2014.

Kegiatan Advance Berjalan lancar Kegiatan advance yang dilakukan acara

acara fisik ( 25 fisik secara keseluruhan berjalan lancar.
September 2014 ) Hal yang kami lakukan dalam kegiatan
advance adalah finalisasi lokasi dan
koordinasi dengan pihak pemerintah
daerah Kelurahan Palabuhan Ratu, Desa
Loji, Desa Cidadap dan DKP kabupaten
Sukabumi. Kegiatan advance pada
tanggal 25 September ini dimulai
dengan pertemuan dengan jajaran
musyawarah pimpinan desa Loji untuk
koordinasi terkait pelaksanaan acara.
Setelah tercapai kesepahaman dengan
jajaran Desa Loji kegiatan yang
dilakukan adalah pemasangan umbul-
umbul lokasi acara dan border Social
Act 2014. Pemasangan border dan
umbul-umbul acara Social Act 2014
tidak selesai pada hari Kamis 25
September 2014 karena kedatangan
peserta Social Act 2014 yang lebih cepat
dari perkiraan. Tim advance acara fisik
kemudian membantu mobilisasi di drop
point.
Hari 1 Pelaksanaan Kegiatan ( 26 September 2014)

Pembukaan Acara Sedikit ada Kendala yang dihadapi divisi acara fisik
kendala adalah kendala sebagai penghubung
antara Social Act 2014 dengan KKP dan
DKP. Pada upacara pembukaan awalnya
kami mengira bahwa utusan dari DKP
dan KKP tidak dapat hadir, namun
ternyata utusan KKP dan DKP hadir
tetapi tidak tepat waktu. Sebenarnya
keterlambatan ini tidak signifikan, karena
disaat waktu keterlambatan ini panitia
Social Act 2014 dapat membagikan
slayer Social Act 2014 kepada peserta.
Setelah pembagian slayer tersebut
barulah pembicara dari KKP dan DKP
datang.

Pada proses sambutan ini terdapat

kendala yaitu suara pembicara yang
kurang terdengar dan menyebabkan
kondisi yang kurang kondusif diantara
peserta. Kendala ini terjadi akibat
miskoordinasi antara divisi acara fisik
dengan divisi perlengkapan terkait
pengadaan pengeras suara. Tetapi
sebelumnya sudah diingatkan kepada
divisi perlengkapan semalam sebelum
hari H, tetapi saat hari H tidak terdapat
pengeras suara maupun soundsystem

MCK (RT 1 RW Sedikit ada Kekurangan yang terjadi pada spot

32,Kp.Rawa kendala acara ini adalah tidak adanya
Kalong) penanggungjawab melainkan FO dan
bantuan sukarela dari divisi SDM. Hal ini
mengakibatkan munculnya pertanyaan-
pertanyaan dari FO dan SDM yang
 bertugas terkait lokasi dan jumlah
bahan-bahan bangunan yang tersedia

Bersih-bersih Sedikit ada Kegiatan berjalan dengan baik dan

Pantai ( RT 3-RT kendala lancar.Namun terdapat sedikit kendala
1,RW 32) mengenai kerjasama dengan penduduk
sekitar. Seharusnya kegiatan bersih-
bersih pantai ini juga melibatkan warga
sekitar. Hal ini agar memberikan
pencerdasan mengenai pentingya
menjaga kebersihan. Besih-bersih pantai
yang dilakukan masih belum efisien
karena hanya sedikit kelompok yang
terlibat sehingga pembersihan sampah
tidak maksismal. Karena areal pantai
luas, seharusnya lebih banyak kelompok
lagi.

MCK (RW Acara berjalan dengan sangat lancar.

2,Kp.Canghegar) Warga sangat kooperatif untuk bekerja
bersama. Mahasiswa baru pun sering
berinterkasi dalam menjalankan
pekerjaannya. Namun karena, jumlah
mahasiswa baru terlampau banyak
dibanding pekerjaan yang seharusnya,
akhirnya saya mengalihkan mahasiswa
baru yang perempuan untuk
membersihkan masjid di dekat lokasi.

MCK (RW Lancar Secara keseluruhan MCK di RW 6 ini

6,Kp.Kebon secara proses berjalan lancar karena di
Tarum) lokasi ini pembangunan MCK
berlangsung dari awal ( bukan renovasi
). Dampaknya adalah partisipasi warga
sangat tinggi dan interaksi berlangsung
dengan baik. Mahasiswa di RW 6
diberikan makanan oleh warga atas
bantuan yang diberikan. Di hari pertama
hampir semua titik mengalami
 kekurangan peralatan, namun karena
banyaknya bahan bangunan yang harus
diangkut sehingga pekerjaan di hari
pertama cukup berat

MCK (RW Lancar Jalannya kegiatan berlangsung lancar.

25,Kp.Pasir Lio) Mahasiswa membantu warga yang
terlebih dahulu telah melakukan
pembangunan. Terlihat sekali antusias
dari mahasiswa, buat kebanyakan dari
mereka ini merupakan pertama kalinya
mengaduk semen. Interaksi warga
dengan mahasiswa pun cukup intens.
Dari segi perlatan sudah memadai.
Sebagiam besar tugas telah selesai
sebelum waktunya.Masing-masing
kelompok melakukan tugasnya dengan
sangat baik.

Pemb. Jalan ( RW Terdapat Hambatan yang cukup signifikan terjadi

26, Kp.Tangsi) hambatan karena kurangnya peralatan. Medan
pengerjaaan jalan yang sempit, jumlah
kelompok yang banyak ( 2 kelompok )
dan peralatan yang sedikit menghambat
berjalannya kegiatan di RW 26. Namun
kegiatan selesai tepat pada waktunya

Pemb.Jalan (RW Lancar Kegiatan pembangunan jalan di RW 29

29,Kp.Sirna Galih) berjalan lancar karena banyaknya
pekerjaan yang harus diselesaikan di
lokasi ini. Banyaknya pekerjaan tersebut
karena panjang jalan yang harus
diselesaikan. Sama seperti yang terjadi
di tiap titik pengerjaan acara fisik yang
lain, terdapat kekurangan peralatan di
RW 29

Pemb. Jalan (Loji) Tidak terlaksana Terdapat miskoordinasi antara panitia

dengan pelaksana lapangan di Desa
 Loji. Pelaksana lapangan di Desa Loji
mengatakan bahwa tidak ada
pembangunan jalan warga di hari Jumat
26 September 2014. Kemudian panitia
memutuskan untuk mengalokasikan
peserta ke titik lain untuk mencegah
risiko tidak terlaksananya kegiatan.
Namun pukul 15.00 terdapat panggilan
telepon dari DKP Sukabumi bahwa
sebenarnya terdapat pelaksanaan
pembangunan jalan hari Jumat. Pada
akhirnya hari Jumat tidak dilaksanakan
pembangunan jalan

Pemb.Jembatan Terlaksana baik Kelompok yang tidak melaksanakan

(Loji) pembangunan jalan di daerah Loji
dialokasikan untuk pembangunan
jembatan di daerah Loji. Pembangunan
berjalan sangat lancar. Sebagai
gambaran, pembangunan jembatan
yang seharusnya berlangsung 2 hari
dapat diselesaikan dalam waktu 1 hari

Pemb.Jalan (RW Terdapat Material dan alat pembangunan belum

18, hambatan siap ditempat ketika sudah pelaksanaan.
Pelita/Pasawahan) Jumlah pengalokasian mahasiswa baru
terlalu banyak dibanding peralatan yang
tersedia sehingga ada beberapa
mahasiswa baru yang hanya duduk-
duduk. Masyarakat disana terlalu baik
sehingga agak segan untuk memberikan
porsi yang lebih kepada mahasiswa
baru. Peran mentor pun kurang untuk
mengajak mahasiswa baru bekerja.

Penanaman Berjalan Lancar Merupakan salah satu momen

Mangrove dengan sedikit berharga Social Act 2014 dan
hambatan berlangsung lancar. Mahasiswa
antusias dalam melaksanakan
 penanaman mangrove. Kendala yang
terjadi adalah, ada mahasiswa yang
terluka kakinya karena terkena partikel
tajam rawa-rawa. Selain itu angkot juga
mogok karena kerusakan dan
kurangnya bensin

Hari 2 Pelaksanaan Kegiatan ( 27 September 2014)

MCK (RT 1 RW Terdapat Secara keseluruhan pembangunan

32,Kp.Rawa Kalong) kendala berjalan lancar namun terdapat
kendala berupa ketidakhadiran
penanggungjawab dari divisi acara
fisik.

Pemb.Jalan (RW 18, Untuk pagi hari, semua sudah siap,

Pelita/Pasawahan) baik dalam hal Sumber daya manusia,
material, dan peralatan. Mentor dan
menteenya lebih semangat dan lebih
mudah diajak bekerja sama. Ketika sesi
sore hari, ternyata pekerjaannya sudah
diselesaikan oleh masyarakat. Daripada
hanya diam saja, akhirnya saya alihkan
ke pantai untuk membantu
membersihkan pantai, tapi ternyata di
pantai pun sudah selesai karena
kekurangan orang, akhirnya acara
bebas dan pulang ke housefam
masing-masing

Bersih-bersih Pantai ( RT Lancar Bersih-bersih pantai berlangsung

3-RT 1,RW 32) lancar. Faktor kelancarannya adalah
banyaknya sampah di RW 32 yang
mengharuskan pengerjaan bersih-
bersih pantai dilakukan terus menerus

MCK (RW Pada hari kedua ini, mahasiswa baru

2,Kp.Canghegar) kembali melakukan pekerjaan seperti
 hari kemarin dan berjalan dengan baik.
Namun kelompok yang kebagian pada
sesi sore, hanya sedikit melakukan
pekerjaan karena sudah banyak
dikerjakan pada hari sebelumnya dan
pada pagi harinya. Akhirnya saya
mengajak mahasiswa baru untuk
melakukan hal lain yang bisa
membantu warga, contohnya seperti
membantu seorang warga untuk
membuat sambal.

MCK (RW 6,Kp.Kebon Lancar Karena pembangunan berlangsung

Tarum) dari awal, maka pengerjaan masih
berlanjut dan belum terselesaikan,
sehingga tidak ada kendala yang
berarti.

MCK (RW 25,Kp.Pasir Lio) Lancar Tidak ada kendala yang berarti, karena
pembangunan MCK belum
sepenuhnya selesai. Stok peralatan
juga sudah terdistribusi dan memadai

Pemb.Jalan (RW Lancar Pembangunan jalan di RW 29

29,Kp.Sirna Galih)
berlangsung lancar dan terdapat
sebuah perkembangan bagus yaitu
jalan yang dibangun berhasil melebihi
target. Banyak jalan-jalan yang
seharusnya tidak di semen, namun
karena banyaknya bantuan mahasiswa,
jumlah meter jalan yang dibangun
bertambah

Pemb. Jalan (RW Lancar Mahasiswa disambut positif oleh warga

13,Kp.Empang Raya)
dengan penyediaan makanan oleh
warga. Pembangunan juga
berlangsung baik tanpa ada kendala.
Kendala yang terjadi adalah
keterlambatan 2 kelompok yang
 mengakibatkan keterlambatan untuk
pembangunan di RW 13

Pemb. Jalan (Loji) Lancar Pembangunan jalan di Loji

dilangsungkan di hari Sabtu. Pada
pembangunan jalan di Loji ini dapat
terlihat bahwa partisipasi warga
sangatlah tinggi ditandai dengan anak-
anak hingga lansia yang ikut
membangun jalan warga. Seharusnya
terdapat 1 kelompok yang menanam
mangrove, namun dialihkan ke
pembangunan jalan karena angkot
yang digunakan tidak dapat mecapai
lokasi penanaman mangrove

Bersih-bersih desa Terdapat Hambatan yang terjadi adalah sulitnya

hambatan penanggungjawab menlakukan kontrol
terhadap beberapa kelompok yang
tersebar di RW 19 dan RW 32. Kontrol
oleh FO saja kurang efektif, kami
merekomendasikan agar kegiatan ini
harus memiliki alur yang jelas untuk
tahun depan demi mencegah
hambatan

Pemb.Jalan (Cidadap) Lancar Pembangunan jalan di Cidadap

berlangsung lancar, hal ini karena
jumlah peserta yang ditempatkan
cukup untuk pengerjaan di Cidadap.
Selain itu warga juga antusias dalam
membimbing dan membantu
mahasiswa ketika bekerja.

Hari 3 pelaksanaan kegiatan ( 28 September 2014 )

Festival Games Terdapat Hambatan yang bersifat eksternal

hambatan adalah berkurangnya jumlah panitia
 acara fisik karena terdapat 2 orang
yang pulang lebih cepat (nasrani).
Hambatan yang bersifat eksternal
adalah moril peserta yang sudah turun
karena panasnya udara pantai dan
kelelahan akibat aktivitas selama 4 hari.
Selain itu ada kegiatan yang
seharusnya tidak perlu dilaksanakan
seperti tarian siswa SD yang sangat
tidak kondusif. Panitia harus
memperhatikan kembali kondisi
peserta ketika festival games, karena
acara ini rawan terjadinya masalah-
masalah.

Laporan Kinerja Staf

Nama Jurusan/ K TJ KS T Keterangan

Angkatan

Bagas Kurniawan EMA 2012 4 4,5 5 4 Bagas adalah salah satu

penyeimbang kerja divisi
acara fisik, selalu
memberikan keceriaan
namun juga selalu
memberikan pemikiran
dan terobosan.

Goldy Fariz Dharmawan EIE 2013 4,5 4,5 5 4,5 Goldy merupakan staf
yang sangat potensial.
Peran-peran yang diambil
cukup strategis seperti
menjadi informan terkait
hubungan dengan
dekanat, penasihat
komunikasi dengan DKP
dan lain-lain
Gumanti Oloan EAK 2013 4 4,5 5 4,5 Gumanti berperan menjadi
Simbolon PJ pengganti untuk
pembangunan jembatan.
Pengalaman Gumanti
sebagai komdis OPK juga
menjadi nilai tambah bagi
kinerja Gumanti

Renno Prawira EIE 2012 4 4,5 5 4 Kemampuan Renno

mengendarai mobil
menjadi modal utama
dinamisnya divisi acara
ketika hari-H. Kedepannya
Renno harus lebih mudah
dihubungi.

Syaiful Pane EMA 2013 4,5 4,5 5 4,5 Syaiful adalah seseorang
yang dapat menangani
pekerjaan dengan baik.
Saran untuk Syaiful
kedepannya agar semakin
berani menghadapi
tantangan baru

Bahri Rizki BI 2013 4,5 4,5 4,5 5 Bahri adalah staf tipe
pekerja. Ketabahan dan
kesabaran menghadapi
tantangan di divisi acara
fisik adalah nilai tambah
Bahri. Bahri juga
merupakan staf yang rajin
hadir dalam tiap
kesempatan kerja acara
fisik.

Joseph Jong EMA 2012 4 4,5 4,5 4,5 Jong merupakan pembawa
keceriaan di divisi acara
fisik Social Act 2014.
Ditengah kerasnya
 kepanitiaan ini, dia hadir
membawa kebahagiaan
dan menjadi energi bagi
divisi acara fisik

Dhea Rizky EIEI 2013 4,5 4,5 4,5 4,5 Dhea adalah staf yang
membawa insight-insight
baru tentang sosial.
Namun karena momen
Social Act 2014 yang hanya
menjadikan staf sebagai
penanggungjawab maka
bakat dan potensi Dhea
kurang bisa tersalurkan

Fitri Amalina EIEI 2013 4,5 4,5 4,5 4,5 Fitri memiliki kesan
pertama sebagai staf yang
pendiam, namun
kinerjanya menunjukkan
bahwa Fitri adalah staf
yang tangguh dan mampu
menghadapi masalah-
masalah di Divisi Acara fisik
.

Wahyu Fitriani EIE 2012 4 4,5 5 4,5 Pada awalnya kehadiran

Fitri pada rapat acara fisik
sangatlah jarang. Namun
performa Fitri menjelang
dan selama hari-H
sangatlah baik. Fitri
mampu menjadi pengingat
tiap agenda acara fisik dan
Fitri sangat paham dengan
hal-hal teknis terkecil acara
fisik

Range: 1-5
Keterangan:

K : Kehadiran saat rapat

TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan

KS : Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain

T : Penilaian secara keseluruhan bukan rata-rata

Kesimpulan

A. Hal-hal yang perlu dipertahankan

Kerja keras dan komitmen dari setiap panitia

Rasa kekeluargaan dalam menjalankan kegiatan
Melakukan kerja sama dengan pihak/lembaga pemerintahan

B. Hal-hal baik namun masih perlu ditingkatkan

Koordinasi dengan divisi lain

Kesiapan anggota tim dalam melakukan improvisasi lapangan
Kesiapan anggota tim dalam menguasai medan
Proporsi pembagian kelompok terhadap jenis kegiatan
Memperhitungkan jarak cluster mahasiswa baru dengan lokasi kegiatan

C. Hal-hal buruk yang harus ditinggalkan

Tidak tepat waktu dalam pengumpulan rencana kerja atau kegiatan

Kebiasaan menunda pekerjaan
D. Saran-saran untuk kepanitiaan yang akan datang

Dorong semua divisi untuk mengikuti simulasi agar seluruh divisi mengerti jalannya
acara secara mendetail.
Bekerja keras dan cerdas agar mendapat hasil yang optimal
Mencari sistem pembantuan seperti DKP dan KKP agar tidak memberatkan beban
anggaran dan beban kerja
Memperisapkan alternatif acara untuk berbagai kegiatan
Kelengkapan mentor dan divisi pada saat survey harus ditingkatkan lagi
Melakukan pendataan peralatan lebih baik lagi
Staf harus dilibatkan penuh dalam proses pelaksanaan acara fisik
Pendahuluan

We can never get a re-creation of community and heal our society without giving our
citizens a sense of belonging" - Patch Adams

Syukur Alhamdulillah kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan
kelancaran dalam kegiatan acara non fisik Social Act 2014. Meskipun muncul beragam
kendala yang menghalang mulai dari persiapan hingga akhir acara non fisik berlangsung,
pada akhirnya bisa diatasi dengan baik. Banyak pembelajaran baru yang diperoleh tim
acara non fisik Social Act 2014 dari rangkaian kepanitiaan ini. Ucapan terimakasih yang tiada
terkira juga kami sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu keberlangsungan
acara non fisik dalam muwujudkan sense of belonging mahasiswa baru terhadap warga
Desa Palabuhan Ratu.

Job Description

Pra Bidding

1. Menyiapkan rancangan kegiatan

2. Melakukan survei tempat yang sesuai dengan tema SOCACT yang diangkat
3. Berkonsultasi dengan para SC dan PI BPH Acara tahun sebelumnya
4. Pembuatan PreProp divisi acara non fisik

Pasca Bidding

1. Perekrutan staf divisi acara non fisik dengan target 10 orang. Target staf yang
utama adalah mahasiswa/i FEUI 2013 dan 2012, berkompeten dan memiliki ide dan
konsep yang baik dalam kegiatan sosial.
2. Melakukan survei lokasi dan memastikan konsep acara non fisik sesuai dengan
lokasi.
3. Merancang timeline atau jadwal radiv mingguan bersama staf acara non fisik.
4. Berkoordinasi dengan divisi acara fisik untuk memastikan jadwal acara keseluruhan
tepat waktu.
5. Rapat Pleno. Dilakukan setelah seluruh proses stafing selesai dan berkoordinasi
dengan seluruh divisi dalam tim SOCACT.
 6. Rapat Bidang I. Dilakukan bersama dengan divisi acara fisik, divisi SDM dan PI.
7. Rapat divisi. Dilakukan setelah proses stafing selesai dan minimal dilakukan satu
kali seminggu.
8. Membuat jadwal kegiatan acara non fisik
9. Mengatur alokasi jumlah mahasiswa baru yang akan mengikuti seluruh kegiatan
acara non fisik
10. Memastikan kelengkapan alat dan bahan kebutuhan acara non fisik terpenuhi
11. Menginformasikan seluruh kegiatan acara non fisik kepada seluruh pihak terkait
12. Berkoordinasi dengan para warga desa setempat mengenai keperluan acara
nonfisik

Pra Simulasi

1. Sosialisasi jadwal acara ke para mentor dan panitia lainnya secara keseluruhan.
2. Memastikan titik-titik acara yang akan digunakan di desa
3. Memastikan dan memperbaiki rundown acara yang telah dibuat dengan
berkoordinasi dengan divisi terkait

Simulasi

Pada simulasi ini, seluruh panitia dan mentor akan dilibatkan. Para mentor akan berperan
sebagai mahasiswa baru dan setiap panitia bertugas sesuai deskripsi kerjanya masing-
masing. Kegiatan ini akan berlangsung selama selama 2 hari dan 1 malam. Pada simulasi
ini, setiap acara direalisasikan langsung di lokasi. Simulasi ini diharapkan dapat
mematangkan persiapan seluruh acara, baik dari segi teknis maupun non-teknis. Selain
itu, diharapkan panitia dan para mentor mempunyai gambaran mengenai acara Social
Act yang akan dilaksanakan, sehingga saat hari H setiap panitia dan mentor sudah
memahami job desc masing-masing.

Pasca Simulasi

1. Sosialisasi Social Act kepada mahasiswa baru di Balairung

Memberikan pengertian kepada Mahasiswa baru bahwa Social Act merupakan
rangkaian kegiatan Orientasi Pengenalan Kampus, menyampaikan tujuan dari
pelaksanaan Social Act, menegaskan bahwa Social Act wajib diikuti oleh setiap
Mahasiswa baru dan berkaitan dengan penilaian mata ajar MPKT.
2. Sosialisasi Social Act kepada mahasiswa baru pasca-OPK di FEUI;
menyosialisasikan, perlengkapan yang boleh dan tidak boleh dibawa, dan lain-lain.
3. Sosialisasi ulang kepada seluruh panitia dan mentor jika terdapat perubahan
setelah pelaksanaan simulasi.
H-1

Semua staf akan masuk ke tim advanced untuk mempersiapkan lokasi-lokasi acara
di desa dan mempersiapkan penyambutan mahasiswa baru di desa.
Mempersiapkan semua perlengkapan beserta perizinan yang dibutuhkan saat hari
H di lokasi acara

Hari-H

Melakukan pengarahan koordinasi kepada panitia dan mentor untuk acara esok
hari dan memberikan jadwal.
Mengecek kelengkapan persiapan acara sebelum acara dimulai.
Memastikan setiap penanggung jawab acara mengetahui dan melaksanakan job
desc-nya dengan tepat

Pasca Hari-H

Melakukan evaluasi internal pada divisi acara dan seluruh divisi

Membuat laporan pertanggungjawaban

Struktur Divisi

Koordinator : Riris Rizka Wikanti (EMA 2011)

Wakil Koordinator : Ifti Rahmania A Yasin (EIE 2012)
Staff :
Andini E Fithryani (EAK 2013)
Arum Oktaviany (EMA 2012)
Dwi Wulandari (EAK 2013)
Lia Wahyu Kusuma (EAK 2013)
Novylia Saputro (EAK 2013)
Oktaviany Annisa Putri (EAK 2013)
Renita Andriyaneu (EMA 2013)
Ristiyanti Hayu (EIEI 2013)
Tari Ustami (EMA 2013)
Yesika Billah Barika (EMA 2012)
Timeline Kegiatan (Terlampir)
1. Rencana Kerja dan Realisasi
Persiapan Pra Hari-H
Nama Rencana Realisasi Deskripsi Saran
Kegiatan Pelaksanaan
Open Target 10 staff dari Cukup Acara nonfisik Persiapkan
Recruitment closrec terpenuhi berhasil target untuk di
mendapatkan close-rec jika
10 staff, dimana staff yang daftar
hanya 1 staff melalui oprec
yang tidak mencukupi.
didapatkan dari
closerec. Sesuaikan
kebutuhan staff
dengan jumlah
PJ acara yang
dibutuhkan.
Assessment Agenda-agenda Terlaksana Pada Agendakan
Lokasi untuk mengetahui dengan baik, assessment assessment
desa lebih dalam. dilakukan yang pertama menginap agar
sejumlah 2 tidak staff memahami
kali. diagendakan dengan baik
menginap. Tim kondisi desa
terjebak macet serta mampu
selama 8 jam mengimprovisasi
dan tiba di rancangan
desa pada sore teknisnya.
hari dan
malam harinya
sudah harus
pulang ke
Depok
sehingga tidak
banyak waktu
yang tersisa
untuk keliling
desa.
 Baru pada
assessment
yang kedua
diagendakan
menginap
selama 3 hari 2
malam,
agendanya
yaitu perizinan
tempat baik di
rumah warga
maupun di
sekolah serta
persiapan
teknis.
Simulasi Seluruh staf Ada sedikit 9 dari 10 staf Matangkan
Acara mengikuti simulasi kendala dan mengikuti teknis acara dan
dan miskomunikas simulasi dan koordinasikan
mempersiapkan i dengan FO. sangat dengan seluruh
acara sesuai memahami divisi yang
dengan tugas-tugas terlibat seperti
tanggungjawabny yang harus perlap
a masing-masing. dilakukan dan (menentukan
titik-titk gudang
acaranya. perlengkapan
Namun yang
partisipasi digunakan), SDM
mentor masih (hostfam untuk
kurang bahkan pembicara),
ada kelompok transakom
yang (penjemputan
mentornya pembicara),
tidak datang konsumsi
sama sekali (makan untuk
sehingga ada pembicara) dan
kekhawatiran terutama FO
pada saat hari- terkait dengan
H mereka mobilisasi maba
kebingungan. ke titik-titik
acara.
Terjadi
miskomunikasi Minimalisir
dengan FO adanya
karena ada perubahan
perubahan konsep, apalagi
yang tidak secara
dikoordinasikan mendadak
terlebih dahulu karena akan
sehingga ada mengakibatkan
beberapa terjadinya
kelompok yang assymetric
tidak information
mendatangi dengan seluruh
titik acaranya. pihak yang
terlibat.

Kondisikan
simulasi semirip
mungkin dengan
hari-H sehingga
dapat
diantisipasi
kemungkinan-
kemungkinan
yang terjadi dan
bagaimana
solusinya.

Sebaiknya
seluruh staf
mengikuti
simulasi agar
mengetahui
 teknis-teknis
pelaksanaan
acara yang di-PJ
masing-masing.
Pengumpula Maba diberikan Terlaksana Acara nonfisik Pastikan semua
n tenggat seminggu dengan memang tidak mentor
Perlengkapa untuk lancar. menjadwalkan menghadiri
n acara mengumpulkan yang harus technical
perlengkapan standby untuk meeting
yang sudah ada menerima sehingga
dalam daftar. pengumpulan mengetahui
barang ketentuan
sehingga hanya perlengkapan
2-3 orang staf dengan baik.
yang ikut Untuk peralatan
membantu yang tidak habis
koor dan (seperti gunting,
wakoor. Ada cutter, palet dsb)
beberapa sebaiknya hanya
kelompok yang dibawa oleh
terlambat kelompok yang
mengumpulkan bersangkutan
, bahkan ada 1 dan diberi nama
kelompok yang sehingg
SAMA SEKALI pengontrollanny
tidak a lebih mudah,
mengumpulkan barang tidak
perlengkapan. mudah hilang
dan bisa
Ada mentor dikembalikan
yang kepada
mengeluhkan pemiliknya.
harga barang
yang terlalu Barang yang
mahal seperti habis (kardus,
cat akrilik, cat, dsb)
gunting dan sebaiknya tetap
cutter. Hal ini dibawa oleh
disebabkan semua kelompok
karena yang agar beban
bersangkutan dapat
tidak datang ditanggung
pada saat sama rata.
technical
meeting dan Staff acara wajib
tidak memastikan
mengetahui sendiri
secara detail perlengkapan
ketentuan untuk acaranya
perlengkapan masing-masing
yang harus agar tidak ada
dibawa yang terlupa.
(misalnya: cat
akrilik Jumlah
seharusnya keperluan yang
hanya disiapkan per
membawa 2 kelompok
WARNA sebaiknya
sedangkan diperkirakan
banyak secara spesifik
kelompok yang agar bahan-
membawa 2 bahan tersebut
pak; gunting memang bisa
dan cutter habis dipakai
dalam keadaan
baru semua
padahal boleh
pinjam yang
sudah ada saja;
kemasan
minuman
bersoda, kopi
dan molto
masih ada
 isinya padahal
yang
dibutuhkan
hanya
bungkusnya
saja, dll)

H-1 Pelaksanaan Acara

Nama Deskripsi
Rencana Realisasi Saran
Kegiatan Pelaksanaan
Keberangkatan Berangkat Terlaksana Pemberangkatan Pastikan siapa
Tim Advanced setelah sesi 2. dengan tim advanced agak saja yang ikut
lancar. Sangat terlambat karena berangkat di
mengapresiasi saling menunggu. kloter berapa
staff acara dan beri time
nonfisik yang Sempat ada limit, jika ada
FULL TEAM miskom tentang yang terlambat
ikut tim bikun yang ditinggal saja.
advanced! digunakan untuk
berangkat. Selain Pastikan mobil
itu, supir meminta yang dipakai
fee tambahan yang dan fee yang
tidak sesuai dengan diberikan
jumlah yang tertulis kepada supir.
di kwitansi
penerimaan. Perlu ada
ketegasan
Sebelum berangkat khusus bagi
masih ada kelompok yang
kelompok yang memang
belum belum
mengumpulkan mengumpulkan
peralatan peralatan
perlengkapan yang hingga hari H
wajib dibawa saat keberangkatan.
SocAct2 2014. Hal ini
 bertujuan
agara tidak ada
perbedaan
yang dirasakan
para
mahasiswa
baru karena
adanya
kelompok yang
tidak
mengumpulkan
perlengkapan
tepat waktu..
Advanced Agenda Terlaksana Masing-masing PJ Untuk acara di
acara nonfisik fiksasi tempat dengan acara memastikan sekolah,
dan lancar. perizinan tempat, koordinasikan
perlengkapan teknis acara, dan teknis dengan
ketersediaan guru-guru dan
perlengkapan yang meminta
dibutuhkan . Staf bantuan
acara juga keliling mereka agar
desa untuk murid-murid
menyebarkan dapat lebih
undangan kepada mudah
warga untuk dikondisikan.
menghadiri acara- Pastikan jumlah
acara pada hari-H. peserta dari
Pada malam murid tidak
harinya, staf acara kelebihan
memilah karena akan
perlengkapan- sulit
perlengkapan mana mengontrol
yang dibutuhkan saat acara
untuk setiap acara. berlangsung.
 Hari ke 1 Pelaksanaan Acara (Jumat, 25 September 2014)
Nama
Rencana Realisasi Deskripsi Pelaksanaan Saran
Kegiatan
Talkshow Target Cukup Terkendala Acara ini hanya
pembicara lancar, terbatasnya tempat. 2 sebagai pengganti
adalah 8 mengundan dari 4 titik kelebihan kuliah MPKT yang
orang dari g4 kapasitas sehingga tidak terlaksana.
FEUI dan pembicara pada saat hari H Sebaiknya di tahun
tandem dari FEUI. harus dipindahkan ke depan kuliah
dengan titik acara talkshow MPKT tetap ada
warga desa. lain yang masih dan dilaksanakan
memungkinkan untuk di lokasi desa.
menampung mereka.
Sangat terbantu Pastikan dulu
dengan FO yang kapasitas dan
cekatan dalam ketersediaan
memobilisasi maba tempat untuk
meskipun secara menampung
mendadak. seluruh maba
karena jika terlalu
Rencana untuk padat talkshow
mengundang warga tidak akan berjalan
sebagai pembicara kondusif.
tidak terlaksana
karena terbatasnya Pembicara
waktu untuk sebaiknya
berkoordinasi. melibatkan warga
desa asli sehingga
Di dua titik sempat maba
kurang kondusif mendapatkan
karena letaknya sesuatu yang
berdekatan dengan berbeda. Juga,
masjid yang sedang pastikan
mengadakan pembicara adalah
pengajian dan juga orang yang
terlalu sempitnya mampu
ruangan untuk membawakan diri
 menampung dengan baik dan
mahasiswa baru, komunikatif.
sehingga yang
tempatnya di PJ dibantu FO
belakang tidak bisa harus lebih tegas
mengikuti acara untuk
dengan kondusif. mengingatkan
apabila ada maba
Namun secara yang bandel
keseluruhan acara seperti jajan di
berjalan cukup lancar luar, main hp
dengan moderator sendiri, ngobrol
yang aktif dan dan lain-lain.
pembicara yang juga
komunikatif kepada
peserta.
Lomba Target Sangat Acara ini dilaksanakan Pertimbangkan
Menggamb peserta lancar, di sore hari, dimana alokasi maba.
ar untuk SD adalah 200 namun kebanyakan anak- Usahakan rasio
murid SD peserta anak memiliki antara anak-anak
kelas 1 dan yang datang kesibukan lain seperti dengan maba
2 hanya mengaji dan maksimal 1:1
setengah membantu sehingga tidak
dari yang orangtuanya terlalu padat dan
diestimasika sehingga hanya lebih kondusif.
n. sekitar 100 anak yang
mengikuti acara ini. PJ harus lebih
kreatif untuk
Acara berjalan mengisi acara
kondusif, meskipun kosong di saat
maba datang menunggu
terlambat di lokasi kedatangan maba
akibat terlambatnya dan proses
keberangkatan, penilaian lomba.
mengingat lokasinya
sendiri agak jauh dari
hostfam warga.
 Terjalin kedekatan
antara maba dan
anak-anak. Maba
mampu membaur
dengan baik.
Membuat Target Berjalan Sebelum pelaksanaan Alokasi kelompok
Layangan peserta dengan sempat terjadi sedikit maba sebaiknya
untuk SD adalah 101 sangat miskomunikasi ditambah karena
siswa kelas lancar, dengan pembicara membutuhkan
3 SD namun karena ada bantuan maba
hanya pergantian PJ di untuk
sekitar 30an tengah-tenbgah menyelesaikan
anak yang persiapan. Namun, layang-layang
ikut serta. hal tersebut dapat dalam waktu yang
diatasi dan pada saat relatif singkat.
hari H acara
terlaksana dengan Target murid
lancar. sebagai peserta
yang kurang bisa
Perlengkapan yang diatasi jika sudah
dibutuhkan sudah mengetahui jadwal
mencukupi, bahkan mereka dari para
lebih, karena dari pihak terkait
target 101 anak hanya seperti guru dan
30an yang datang. kepala sekolah.

Pembicara memang Nego dengan

orang yang biasa pembicara terkait
dekat dengan anak- harga bahan yang
anak sehingga acara dipersiapkan dari
berlangsung meriah pembicara.
dan terjalin kedekatan
antara anak-anak Pastikan jumlah
dengan maba. fee pembicara, jika
perlu buat MoU.
Evakuasi Target Cukup Terjadi miskomunikasi Konsep acara
Bencana adalah lancar dengan pembicara sebenarnya sudah
untuk SD terbentukny namun dari BMKG. Pihak bagus, namun
a sistem waktu tidak BMKG kurang perlu koordinasi
evakuasi sesuai berkoordinasi dengan yang matang dan
bencana rencana. PJ acara sehingga sedetail-detailnya
yang terkesan kita hanya baik tentang teknis
melibatkan tinggal acara, akomodasi
seluruh mengakomodir pembicara hingga
elemen kebutuhan mereka. fee agar jelas di
sekolah dan BMKG tiba H-1 acara awalnya.
dilaksanaka untuk
n selama 1 mensosialisasikan Pertimbangkan
hari. acara kepada guru untuk
dan anak-anak SD mengundang
selama 2,5 jam. Ketika BMKG yang di
hari-H, evakuasi daerah saja
bencana hanya sehingga tidak
berlangsung selama terlalu ribet untuk
setengah jam. mengurus
Ternyata pembicara akomodasi
memang pembicara.
mengalokasikan 3
jamnya untuk 2 hari Persiapkan acara
tersebut dan tanpa cadangan untuk
mengkomunikasikann mengisi waktu
ya dengan panitia kosong jika acara
terlebih dahulu. selesai sebelum
waktunya.
Acara dimulai lebih
awal dari yang Pertimbangkan
seharusnya dan jumlah alokasi
berlangsung sangat kelompok
singkat. Setelahnya mahasiswa baru di
maba hanya duduk- acara ini karena
duduk menunggu biasanya
durasi acara selesai. pembicara butuh
Akhirnya maba sosialisasi dengan
dimobilisasi kembali cepat dan
ke hostfam sebelum mendadak;
waktu yang dimana akan
seharusnya. terjadi misscom
jika terlalu banyak
Partisipasi dari guru mahasiswa baru.
kurang karena tidak
banyak guru yang
datang setelah sholat
jumat.

Banyak maba yang

tidak mendapatkan
peran dari evakuasi
bencana karena
pengalokasian
kelompok yang terlalu
banyak.

Selama 2 hari di desa,

pembicara tidak
berkenan untuk
menginap di rumah
warga yang sudah
disediakan karena
ingin lebih bisa
berkonsentrasi
sehingga mereka
menyewa penginapan
sendiri. Hal ini pula
yang memicu
kurangnya koordinasi
karena tempat yang
terpisah.
Lomba Maba dan Cukup Alat dan bahan sudah Sebaiknya PJ
Masak untuk warga lancar. mencukupi. Namun untuk acara ini
warga bersama tidak semua maba lebih dari satu
mengikuti bisa berpartisipasi karena
lomba langsung untuk ikut mempertimbangk
memasak memasak. an kompleksitas
dengan diiringi musik persiapannya
diiringi dangdut, acara seperti harus
musik berlangsung meriah meminjam
dangdut. dan banyak warga peralatan
desa yang tertarik memasak ke
untuk ikut. warga.
Bahan utama dari Tentukan bahan
lomba memasak utama memasak
adalah kangkung yang bisa lebih
yang meskipun murah dikreasikan.
dan mudah didapat,
cenderung kurang
bisa dikreasikan.

Melek Maba Cukup Pembicara dari IMF Sebaiknya acara

Keuangan mengadaka lancar. (Indonesia Melek ini diadakan lagi
untuk warga n survei Keuangan) tahun depan,
kecil untuk berkompeten dalam karena
mengetahui bidang keuangan dan kegiatannya
tingkat riset sehingga konsep sangat sesuai
kerapuhan dan eksekusinya dengan kegiatan
keuangan dilaksanakan dengan pengajaran di FEUI
warga desa. baik. yang meliputi riset
lapangan dan bisa
Maba dibagi ke ikut memberikan
dalam kelompok kecil pengetahuan
yang terdiri atas 3 mengenai
orang dan pendidikan
mewawancara warga keuangan bagi
desa dengan warga sekitar.
pertanyaan yang
 sudah ditentukan dari
pembicara.

Hasil survei
sebenarnya akan
digunakan sebagai
acuan untuk
memberikan materi
kepada warga
keesokan harinya.
Namun maba tidak
ada yang
menyelesaikan
laporannya tepat
waktu.

Hari ke 2 Pelaksanaan Acara (Sabtu, 25 September 2014

Nama Rencana Realisasi Deskripsi Saran
Kegiatan Pelaksanaan
Penyuluhan Dari pihak Cukup Permasalahan Pastikan peserta
Sigi Citang pembicara lancar utama saat hari memang sesuai
untuk SD (teman-teman H adalah target awal agar
dari FKG) membludaknya control acara
mensosialisasikan peserta murid bisa dilakukan
apa saja yang SD saat acara dengan baik.
akan dilakukan berlangsung. Hal Sebaiknya PJ
oleh para ini diakibatkan acara ini lebih
mahasiswa baru acara yang dari satu orang
saat acara ternyata mengingat
dimulai. Acara berlangsung saat harus
diadakan dengan jam istirahat mengontrol
membuat pos- sekolah sehingga rangkaian
pos berantai yang semua kelas kegiatan yang
mana harus diikuti mulai dari kelas I dirangkum pada
peserta dan hingga VI pos-pos bagi
mahasiswa baru mengikuti acara murid-murid SD.
yang ini. Padahal
mengarahkan. ketersediaan Sosialisasi
Kegiatan diikuti perlengkapan sebaiknya
oleh sekitar 280- tidak mencukupi dilakukan lebih
an murid SD jika harus awal agar bisa
setempat. menambah disampaikan ke
murid-murid SD. mahasiswa baru
sebelum acara
Sistem pos yang dimulai.
dilakukan Kurangnya
sebenarnya waktu sosialisasi
efektif namun adalah
karena kurang penyebab
matangnya terjadinya
sosialisasi dari misscom saat
pihak FKG masih acara.
banyak ternjadi
misscom antara
mahasiswa baru
dan PJ dari
pembicara.
Namun secara
keseluruhan, nilai
sosial yang
dicerminkan dari
interaksi
mahasiswa baru
dengan murid-
murid SD bisa
tercapai dengan
sangat baik.
Permasalahan
teknis tidak
menghalangi
nilai sense of
belonging saat
 kegiatan
berlangsung.
Membuat Dilaksanakan 2 Terlaksana Di pagi hari, alat Untuk acara
Bingkai sesi. Sesi 1 dengan dan bahan yang di SD,
melibatkan anak sangat kurang karena sebaiknya rasio
SD, sesi 2 hanya lancar. ada beberapa mahasiswa dan
maba saja. alat yang dipakai anak-anak
untuk acara lain maksimal 1:1.
pada waktu yang
sama. Untuk acara
yang hanya
Ruang SD yang untuk maba,
digunakan alokasikan
terlalu sempit kelompok yang
sehingga cukup banyak
memperlambat agar target
pembuatan membuat
bingkai yang bingkai sejumlah
dilakukan oleh rumah hostfam
maba. dapat terpenuhi.

Target membuat
bingkai sejumlah
hostfam
terpenuhi
dengan nilai
estetika yang
bagus.
Pelatihan Mengundang Cukup Pembicara yang Untuk acara
Kewirausahaa pembicara untuk lancar. sudah yang di sekolah,
n untuk SMK menyampaikan diapproach sebaiknya
materi yang sarat mendadak komunikasikan
motivasi untuk membatalkan di kepada mentor
berwirausaha dan H-7 hari, bahwa maba
maba sehingga harus harus memakai
mempresentasika mencari sepatu dan baju
n ide bisnis. pengganti yang sopan.
pembicara.
Akhirnya Konsep acara
didapatkan 2 harus disiapkan
pembicara. dengan lebih
melibatkan
Saat koordinasi, maba secara
pihak sekolah aktif.
menyediakan 2
ruangan kelas,
namun pada
saat pelaksanaan
mendadak
digabung
padahal kedua
pembicara beda
style saat
menyampaikan
materi.

Penyampaian
materi berjalan
lancar, namun
ternyata jurusan
tersebut juga
menerima
pelajaran
kewirausahaan
sehingga sedikit
overlap.

Sebelum hari H,
kelompok 36
dan 37 diberi
tugas untuk
membuat
presentasi
business plan
 untuk
memberikan ide
kepada anak-
anak SMK
tentang bisnis
apa yang bisa
dijalankan.
Namun salah
satu kelompok
justru
menyampaikan
materi tentang
apa itu bisnis,
dan kelompok
lainnyaTIDAK
MENGERJAKAN
sama sekali.
Secara
keseluruhan
acara berjalan
lancar namun
maba cenderung
pasif.
Penyuluhan Penyampaian Sangat Minimnya sarana Koordinasi
anti rokok materi dari lancar dari sekolah dengan pihak
untuk SMK pembicara dan seperti colokan sekolah terkait
maba sebagai dan proyektor, ruang kelas
fasilitaor di sesi sehingga ada 1 yang digunakan.
FGD. kelas yang Koordinasi
terpaksa tidak dengan perlap
menggunakan terkait
proyektor. penyediaan
perlengkapan-
Maba antusias perlengkapan.
berperan
sebagai
fasilitator yang
 mendampingi
anak-anak SMK.
Diskusi berjalan
dengan aktif
karena
pembicara dari
9cm juga bisa
menghidupkan
suasana.
Penyuluhan Penyampaian Sangat Maba antusias Koordinasi
pendidikan materi dari lancar. berperan aktif di dengan pihak
seks untuk pembicara dan diskusi dan sekolah terkait
SMK maba sebagai sebagai ruang kelas
fasilitaor di sesi fasilitator dalam yang digunakan.
FGD. sesi FGD. Acara Koordinasi
berlangsung dengan perlap
lancar dan terkait
pembicara dari penyediaan
ASA (Aliansi perlengkapan-
Selamatkan Anak perlengkapan.
Indonesia)
mampu
memandu
diskusi dengan
sangat baik.
Lomba Mahasiswa baru Jadwal tidak Acara Pastikan jadwal
mewarnai bisa berinteraksi sesuai berlangsung dengan Kepala
untuk TK dengan para dengan sedikit terlambat Sekolah dari
murid TK dalam rundown. dari rundown jauh-jauh hari
mengikuti lomba Meskipun karena agar tidak
mewarnai yang sedikit keberangkatan bentrok dengan
diadakan panitia terlambat mahasiswa bau acara lain.
acara. namun yang molor dari
secara waktu Alokasikan
keseluruhan seharusnya. jumlah peserta
acara Padahal lokasi murid TK
acara lumayan dengan
 berjalan jauh dan juga perlengkapan
lancar. memakan waktu. yang dibawa
mahasiswa baru
Koordinasi agar tidak
dengan FO kelebihan
berlangsung baik ataupun
dibuktikan kekurangan.
mobilisasi
kelompok yang
mengikuti acara
ini sudah jelas
meskipun
terlambat karena
harus menunggu
waktu salat
Jumat.
Penyuluhan Acara diadakan Cukup Acara Estimasikan
sampah dengan target lancar. penyuluhan dengan tepat
anorganik dua jenis peserta sampah alokasi
untuk warga yaitu murid SD anorganik bisa mahasiswa baru
dan SD dan ibu-ibu dikatakan tidak yang
warga sekitar. mengalami berpartisipasi
Penyuluhan yang kendala yang untuk
diadakan meliputi berarti. Namun mengurangi
pemberian materi alokasi untuk adanya
dan juga kelompok mahasiswa baru
pelatihan. mahasiswa baru yang tidak
di SD ternyata berpartisipasi.
tidak sesuai
sehingga masih
ada mahasiswa
baru yang
terkesan tidak
berpartisipasi
aktif.
Melek Penyampaian Acara tidak Permasalahanny Koordinasi
keuangan materi mengenai berjalan a karena mengenai
untuk warga pendidikan sesuai terlambatnya mobilisasi
keuangan pada rundown mahasiswa baru dengan FO
masyarakat dan selesai yang datang di
sekitar. Mahasiswa tidak pada lokasi
baru diharapjkan waktu penyampaian
ikut memberi seharusnya. materi.
bantuan dalam
menjelaskan pada
warga.
Membuat Mahasiswa baru Acara Kegiatan ini bisa Sebaiknya
Celengan dan murid SD berlangsun lancar terlaksana dilaksanakan
untuk SD bersama-sama g sangat karena waktu sebagai acara
membuat lancar. yang sesuai non fisik rutin
celengan dari dengan dari Social Act.
botol bekas. rundown dan
adanya Mungkin yang
partisipasi aktif perlu
dari murid dan dipertimbangka
mahasiswa baru. n adalah harus
menyiapkan
koran bekas
untuk menjadi
alas agar
perlatan seperti
cat dan air tidak
mengotori
ruang kelas.
Membuat Dilaksanakan di 2 Cukup Yang menjadi Persiapkan
bros untuk titik di RW 19 dan lancar permasalahan alternatif solusi
warga RW 32 pada titik acara jika tidak ada
ini adalah ibu- warga yang
ibu yang ada di datang, seperti
sekitar spot menggerakkan
acara maba untuk
pembuatan bros mengajak warga
 kain bekas mengikuti acara
sedikit sekali dengan
yang datang, seatraktif
hanya 5-7 dari mungkin.
target 15 orang
warga. Selain itu,
mab ajuga
kurang terampil
dalam
menggunakan
alat jahit
sehingga justru
ibu-ibunya lah
yang mengajari
maba, bukan
sebaliknya.
Namun
pembuatan
bross ini
akhirnya tetap
dilaksanakan
dengan lancar.
Latihan Tari Dilaksanakan Cukup Ada salah satu Keseluruhan
lancar mahasiswa baru latihan tari
yang seharusnya sudah berjalan
mengisi materi cukup lancar.
ternyata tidak Keaktifan dari
datang saat murid-murid SD
kegiatan dan juga
berlangsung. mahasiswa baru
Disebabkan yang sudah
adanya misscom berpengalaman
mengenai tugas dalam melatih
maba pada tari menjadi
mentor terkait. poin penting
dalam kegiatan
ini.
Analisis SWOT

Strengths

Tim sudah berpengalaman dari beragam kepanitiaan

Tanggung jawab dan totalitas kerja yang tinggi dari masing-masing staff
Cepat mengambil keputusan. Tim dikatakan sangat mandiri dalam mempersiapkan
semua yang berhubungan dengan acara.
Kekompakan tim dalam bekerja
Koordinasi yang baik dengan divisi lain yang mendukung acara bisa berjalan
lancar.

Weaknesses

Kurangnya follow up atau koordinasi dengan pembicara saat ada perubahan

ataupun butuh penyampaian materi

Opportunities

Adanya masukan dari banyak pihak terkait acara non fisik Social Act seperti usulan
dari pihak Dekanat
Divisi lain yang sangat bisa diandalkan dalam membantu kegiatan acara non fisik

Threat

Jarak lokasi acara yang cukup jauh sehingga memakan waktu lama dalam
perjalanan
Jadwal kuliah dan organisasi lain yang padat sehingga rapat divisi per minggu
tidak begitu intensif

Laporan Kinerja Staf

Nama Jurusan/ K TJ KS T Keterangan

Andini E Fithryani
Angkatan
EAK 2013 5 5 5 5 Inisiatif tinggi. Aktif
bertanya. Berkomitmen
tinggi untuk meluangkan
waktunya untuk survey
ataupun meeting dengan
pembicara. Inisiatif dalam
pengambilan keputusan
 sehingga tidak perlu terlalu
diarahkan.
Arum Oktaviany EMA 2012 5 4 4 4,5 Arum bertanggung jawab
dalam menjadi PJ
acaranya. Namun sedikit
mengalami kesulitan saat
harus berkoordinasi
dengan divisi lain seperti
FO karena tidak begitu
mengenal satu sama lain.
Dwi Wulandari EAK 2013 5 5 4 4,6 Dewi bisa diandalkan dan
juga memiliki komitmen
yang baik dalam acara
Social Act 2014.
Lia Wahyu Kusuma EAK 2013 5 5 5 4,8 Tanggap dan bisa
memutuskan masalah
dengan cepat. Lia adalah
orang yang cekatan dan
bisa diandalkan dalam
acara yang dipegangnya.
Novylia Saputro EAK 2013 5 4 4 4,5 Secara keseluruhan
melakukan tugas dengan
baik namun cara
penyampaian kepada
mahasiswa baru dari Novy
terkesan datar dan tidak
menjelaskan esensi dari
acara.
Oktaviany Annisa Putri EAK 2013 5 5 5 4,8 Okta tergolong orang
yang mandiri dan bisa
mengembangkan
tugasnya dengan sangat
baik. Inisiatifnya dalam
mengambil keputusan saat
acara berlangsung patut
diapresiasi tinggi.
 Renita Andriyaneu EMA 2012 5 4 5 4,2 Karena kesibukan di luar
sosact, Reno belum pernah
ke desa sebelum hari H.
Namun tugasnya dapat
diselesaikan dengan baik.
Ristiyanti Hayu EIEI 2013 5 5 5 4,6 Kesibukan di organisasi
lain pada awalnya
memang membuat Risty
terkesan kurang total
dalam melaksanakan
tugasnya. Namun setelah
survey hingga hari H, Risty
sangat bertanggung jawab
atas tugasnya dan
melaksanakannya dengan
baik.
Tari Ustami EMA 2013 5 5 5 4,7 Tari adalah staff yang bisa
mencairkan suasana dan
menjadikan tim makin
kompak. Meskipun
terkadang moody namun
setiap tugasnya selalu
dikerjakan dengan baik.
Totalitasnya dalam acara
non fisik juga sangat
tinggi.
Yesika Billah Barika EMA 2012 5 5 5 4,8 Kreatif dan mampu
membawakan acara
menjadi lebih meriah.
Banyak sekali usulan dari
Yesika yang menjadikan
acara non fisik bisa
menjadi bermakna dan
berjalan sangat lancar.
Range: 1-5

Keterangan:
K : Kehadiran saat rapat

TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan

KS : Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain

T : Penilaian secara keseluruhan bukan rata-rata

Kesimpulan
berisi evaluasi dari pelaksanaan dan saran untuk divisi yg bersangkutan kedepannya
A. Hal-hal yang perlu dipertahankan
Kerja keras dan komitmen dari setiap panitia.
Kekompakan divisi acara nonfisik.
Koordinasi dan alokasi tanggungjawab yang jelas antara BPH dan staff acara.
Keaktifan divisi acara dalam mengikuti simulasi dan berangkat tim advanced.
Dibatasinya 1 staff acara untuk menjadi penanggungjawab 1 titik di setiap sesi.
Adanya acara non fisik yang membawa value khas sebagai mahasiswa FEUI seperti
membuat celengan (mengajari investasi)

B. Hal-hal baik yang masih perlu ditingkatkan

Koordinasi secara vertikal dengan PI, BPH, staff maupun secara horizontal dengan
divisi-divisi lain.
Persiapan panitia dari jauh-jauh hari.
Pengelolaan perlengkapan acara, sebaiknya dari saat pengumpulan, staff sudah
terjun langsung untuk memastikan perlengkapan untuk setiap acaranya.
Penanganan terhadap perlengkapan selepas acara usai. Sebaiknya diperjelas
apakah perlengkapan tersebut menjadi tanggungjawab divisi acara atau perlap.
Menjalin silaturahim pasca social act dengan para stakeholder desa.

C. Hal-hal buruk yang harus ditinggalkan

Miskomunikasi dengan PI terkait diadakannya kelas MPKT di lokasi. Ada perubahan
di tengah-tengah sehingga BPH acara harus merombak dan menyesuaikan
rancangan kegiatan lagi.
Perubahan acara dan PJ acara di tengah-tengah persiapan.
Kebiasaan menunda pekerjaan dan tidak mengumpulkan tugas tepat waktu.

D. Saran-saran untuk kepanitiaan yang akan datang

 Untuk acara di sekolah-sekolah usahakan dilaksanakan pada pagi hari agar seluruh
murid bisa mengikuti acara. Sedangkan untuk acara warga sebaiknya dilaksanakan
pada sore hari karena pada saat itu kebanyakan mereka sedang senggang.
Untuk acara-acara di sekolah sebaiknya meminta bantuan dari guru dengan
meminta mereka tetap mendampingi murid agar bisa lebih dikondisikan.
Maba diwajibkan untuk memakai sepatu dan pakaian yang sopan, terutama pada
acara yang bertempat di sekolah.
Maksimalkan acara yang berhubungan langsung dengan core di ekonomi agar
terasa nilai aktualisasi diri kita sebagai mahasiswa FEUI.
Padatkan jenis acara, namun dengan titik acara yang lebih banyak sehingga
tanggungjawab setiap acara dapat diberikan ke lebih dari 1 orang.
Melakukan perkiraan budget dengan baik
Persiapkan alternatif-alternatif sekreatif mungkin untuk mengisi acara jika ada
waktu kosong.
Untuk acara yang mengundang pembicara dan menggunakan fee, pastikan segala
sesuatunya dengan jelas. Jika perlu, sediakan MoU.
PENDAHULUAN

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas limpahan rahmat dan
karunia-Nya sehingga acara Social Act FEUI 2014 dapat terlaksana. Kami ucapkan
terimakasih kepada seluruh panitia Social Act FEUI 2014 yang telah memberikan kontribusi
terbaiknya, dosen, dan seluruh aparatur dan warga kelurahan Palabuhanratu, yang telah
membantu kami dan tidak dapat kami sebutkan satu per satu.

Job Description

Divisi sumber daya manusia merupakan divisi yang bertanggung jawab untuk
menertibkan dan membuat mahasiswa baru dapat mengikuti acara Social Act 2014 dengan
baik dan terdistribusi secara merata sehingga akan menumbuhkan rasa sosial dan
solidaritas dalam diri mahasiswa baru. Tugas dari divisi SDM ialah untuk mengalokasikan
mahasiswa baru agar dapat mengikuti seluruh rangkaian acara Social Act 2014.
Pengalokasian yang dilakukan terkait dengan acara, homestay, serta mobilisasi. Selain itu,
divisi SDM juga bertugas sebagai koordinator mentor. Hal ini bertujuan untuk
mempermudah proses penyampaian informasi terkait kegiatan Social Act kepada
mahasiswa baru.

SDM terdiri dari koordinator dan tiga wakil koordinator (mentor, hostfam,
mahasiswa baru), dimana masing-masing memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:

Koordinator

Bertanggung jawab dalam hal mengkoordinasi dan mengontrol kinerja dari masing-
masing wakil koordinator.
Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan divisi lain untuk memastikan
terjadinya sinkronasi antara divisi SDM dengan divisi lain agar nantinya acara Social
Act dapat berjalan dengan baik.
Bekerjasama dengan sekertaris untuk mendata mahasiswa baru yang hadir dan tidak
hadir Social Act 2014.
Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.

Wakil Koordinator bagian maba

 Bertanggung jawab untuk pembagian kelompok kerja dan alokasi SDM untuk setiap
kegiatan yang dilakukan saat Social Act 2014, baik acara fisik maupun acara non-fisik.
Bertanggung jawab untuk membagi kelompok saat mobilisasi keberangkatan dan
kepulangan dari kegiatan Social Act 2014 terkait dengan tronton atau bis.
Mengkoordinasikan setiap mentor dan kelompok peserta Social Act 2014 dengan
divisi acara fisik, acara non-fisik, transakom, koordinator lapangan (field officer),
konsumsi, dan medis selama berlangsungnya kegiatan Social Act 2014.
Membuat tugas untuk mahasiswa baru saat pra hari-H, hari H, pasca hari H dan
memastikan terkumpulnya tugas serta penilaian dari tugas. Tugas sendiri terdiri dari
mars Social Act, poster, agenda perencanaan (to-do-list), scrapbook untuk pemilik
rumah, wawancara pemilik rumah, dan esai yang nantinya akan dilombakan dan
diterbitkan.
Berkoordinasi dengan mentor untuk sosialisasi tugas individu maupun tugas
kelompok.
Mengurus sanksi bagi maba yang izin tidak mengikuti Social Act.
Memberikan tugas bagi kelompok OPK pemenang mars Social Act untuk
menyosialisasikan lagu yang terpilih, dan memberi tempat khusus bagi mereka untuk
mempersiapkan penampilan.
Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.

Wakil koordinator bagian mentor

Bertanggung jawab dalam mengalokasikan mentor untuk setiap kelompok

mahasiswa baru.
Membuat informasi yang jelas yang berisikan tujuan, nilai, dan sejenisnya dari Social
Act serta kegiatan Social Act yang akan dilaksanakan di hari acara Social Act.
Memastikan bahwa setiap mentor mendapatkan internalisasi dari tujuan dan nilai
Social Act agar dapat menginformasikan kepada peserta Social Act serta dapat
mewujudkan tujuan dari Social Act.
Melakukan pengarahan pada mentor mengenai kegiatan yang akan dilakukan
selama Social Act agar mentor siap untuk membimbing mahasiswa baru dalam
menjalankan rangkaian acara Social Act.
Mengatur pelaksanaan kegiatan hari mentor (mentors days), pelatihan medis,
pembekalan mentor, persiapan simulasi, simulasi, dan koordinasi terakhir dengan
mentor sebelum hari H.
Bertanggung jawab atas alokasi kegiatan dan tugas mentor selama rangkaian acara
Social Act.
 Mengkoordinasikan setiap mentor dan kelompok peserta Social Act dengan divisi
acara fisik, acara non-fisik, transakom, konsumsi, koordinator lapangan (field officer),
dan medis selama berlangsungnya kegiatan Social Act.
Mengevaluasi kegiatan mentor dan peserta setiap harinya.
Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.

Wakil koordinator bagian rumah

Bertanggung jawab dalam membagi mahasiswa angkatan 2014 ke dalam kelompok-

kelompok kecil untuk setiap rumah dengan mempertimbangkan jarak antar rumah
per kelompok OPK.
Mengikuti survei untuk memastikan lokasi kegiatan yang dipilih sesuai dengan kriteria
lokasi yang telah dibuat serta memiliki jumlah rumah yang cukup untuk 600 peserta
dan panitia Social Act.
Mendata fakta lapangan yang berhubungan dengan Social Act.
Berkoordinasi dengan aparatur setempat untuk mempermudah pendataan
akomodasi rumah dan sosialisasi kepada warga.
Melakukan sosialisasi Social Act kepada pemilik rumah.
Mengkoordinasikan setiap mentor dan kelompok peserta Social Act 2014 dengan
divisi acara fisik, acara non-fisik, transakom, koordinator lapangan (field officer),
konsumsi, dan medis selama berlangsungnya kegiatan Social Act 2014.
Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.

Alokasi Staf (8 orang staf)

Bertanggung jawab dalam mengalokasikan mentor dan mahasiswa baru baik dalam
kelompok kerja maupun tempat tinggal.
Masing-masing staf bertanggung jawab atas 5 kelompok mahasiswa baru sehingga
masing-masing staf bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi dengan 10
orang mentor.
Bertanggung jawab atas arus informasi antara panitia dan mentor.
Mengatur mobilisasi mahasiswa baru bersama dengan divisi koordinator lapangan
(field officer).
Ketika tidak ada tugas, saat hari H berlangsung, membantu divisi lain menjalankan
tugasnya.

Mentor (40 orang mentor perempuan, 40 orang mentor laki-laki)

Mengikuti segala pelatihan yang telah direncanakan oleh divisi SDM Social Act dan
divisi Mentor OPK.
 Bertanggung jawab untuk menyampaikan segala informasi yang telah disampaikan
oleh panitia kepada mahasiswa baru.
Bertanggung jawab untuk mendampingi mahasiswa baru selama kegiatan
berlangsung.
Mendorong dan menyemangati mahasiswa baru untuk mengikuti seluruh kegiatan
Social Act 2014.
Bertanggung jawab atas mobilisasi selama kegiatan Social Act 2014 berlangsung.

Struktur Divisi SDM Social Act FEUI 2014

Koordinator : Dinna Agustiana Sarisya (Akuntansi 2011)

Wakil Koordinator : Harry Setya Negara (Akuntansi 2012)

Mustafa Husni Sahid (Akuntansi 2012)

Fatiya Rumi Humaira (Ilmu Ekonomi 2012)

Staf : Aisyah Aulia Vianida (Akuntansi 2012)

Dita Anggraeni (Akuntansi 2012)

Ina Erdawita (Ilmu Ekonomi 2013)

Rahmat Hidayat (Manajemen 2013)

Sayid Salahuddin Alaydrus (Ilmu Ekonomi Islam 2013)

Adhillah Shofi Assegaf (Ilmu Ekonomi 2013)

Bakti Islam Sntoso (Ilmu Ekonomi Islam 2013)

Dikry Paren (Bisnis Islam 2013)

RENCANA KERJA DAN REALISASINYA

1. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG MENTOR

Pemilihan mentor tak lepas dari rekrutmen terbuka yang tahun ini kembali
melakukan integrasi dengan Divisi Mentor Orientasi Pengenalan Kampus (OPK) FEUI 2014.
Integrasi bertujuan agar tidak adanya kesenjangan antara mentor OPK dengan Social Act.
Selain itu, untuk mempermudah proses penyaluran informasi yang dilakukan mentor
kepada mentee yang sudah lebih dekat dengan mentor ketika berintegrasi.

Integrasi ini membuahkan hasil rekrutmen 40 pasang mentor yang terpilih melalui
proses seleksi yang cukup lama, sekitar 13 jam. Proses ini melibatkan kedua panitia. Berikut
beberapa evaluasi terkait pelaksanaan integrasi sekaligus penanganan mentor:

o Melakukan open recruitment mentor.

Rekrutmen mentor dimulai sehari setelah hasil bidding OPK selesai. Saat itu terjadi
kendala, karena panitia Social Act sudah membuat kolom pendaftaran di website Social Act.
Namun, panitia OPK justru membuat link dan e-mail sendiri. Ini menyebabkan adanya
ketidaksesuaian dengan integrasi akan mentor. Namun, hal ini segera diselesaikan dengan
hasil Social Act mengikuti link dan e-mail yang dibuat oleh panitia OPK. Proses rekrutmen
serta wawancara calon mentor dilaksanakan selama 2 minggu.

o Rapat dengan divisi mentor OPK

Rapat di sini lebih merujuk pada penyeleksian mentor. Selama 13 jam, proses
penyeleksian cukup alot dengan diwarnai pro dan kontra untuk memilih mentor. Ada 4
tingkatan dalam penyeleksian, yakni: Diterima, Pertimbangkan Ya, Pertimbangkan Tidak,
dan Tidak Diterima. Mentor terpilih adalah mentor yang masuk dalam tingkatan seleksi
Diterima dan ada juga yang berasal dari Pertimbangkan Ya. Penyeleksian ini juga dihadiri
oleh Badan Pengawasan Mahasiswa (BPM).

Selama proses seleksi, ada ketimpangan yang terjadi, yaitu ketidaksesuaian siapa
yang mempunyai hak untuk berpendapat atas calon mentor dan jumlah panitia OPK dan
Social Act yang mengikuti seleksi yang mana OPK juga melibatkan divisi-divisi lain seperti
Acara dan Pantrakon sedangkan Social Act hanya terdiri dari Ketua Pelaksana, Wakil Ketua
Pelaksana, Kepala Bidang 1, serta Divisi SDM sendiri dengan total 8. Ini membuat seperti
adanya bargaining power dalam panitia OPK dengan Social Act.

Kemudian, ada kendala dalam penyeleksian mentor yang lebih menekankan kepada
kepribadian calon mentor yang dilakukan oleh panitia OPK. Panitia Social Act merasa tidak
adil dan sempat menyatakan protes namun dibalas dengan nanti akan jadi bahan
pertimbangan. Akhirnya, panitia Social Act yang ikut dalam penyeleksian hanya mengikuti
proses yang ada, Integrasi yang ada hanya sebatas dapur yang berbeda.

o Team building mentor

Team building (timbil) mentor diadakan dengan tujuan agar mentor semakin
memiliki sense of belonging terhadap status mereka sebagai mentor Social Act. Diharapkan
setelah mengunjungi tempat timbil tersebut kepekaan sosial mentor juga semakin
meningkat.

Dalam prosesnya, kegiatan ini sempat mengalami kendala karena adanya trade-off
antara membuat konsep team building mentor atau survei ke desa. Sebagai tambahan,
Social Act yang membuat konsep sedangkan OPK membantu teknis acara.

Akhirnya, konsep ini ditugaskan kepada 3 staf SDM untuk mengurus masalah acara,
tempat, dan transportasi. Untuk acara, memang dirasa kurang baik dari panitia maupun
mentor karena harapan yang dituju kurang tercapai, seperti penampilan kelompok mentor
dengan anak panti yang ada. Bagian tempat untuk dijadikan acara ini, memilih sekitar 3-4
Panti Asuhan yang berada di sekitar Depok. Setelah diskusi, akhirnya memakai yang berada
di sekitar belakang PNJ tepatnya di Yayasan Istana Yatim Riyadhul Jannah. Rute yang
ditempuh cukup sulit karena berada di sekitar perumahan sehingga untuk kendaraan
umum seperti bis kuning sulit menjangkaunya. Transportasi pun memakai 2 buah bis kuning
berukuran yang pemesanannya dilakukan H-1 acara.

Untuk dana, Alhamdulillah mendapat suntikan dana dari Qatar Charity untuk
konsumsi buka puasa anak panti. Namun, ini dialokasikan sesuai kebutuhannya dan tetap
menambah biaya dari kas Social Act sendiri.

o Mentors Days

Mentors Days ini akan dilakukan selama 5 hari, agenda yang akan dilakukan ialah
penjelasan umum tentang mentor, technical meeting OPK dan Social Act, training motivasi,
pelatihan medis, dan team building yang akan bekerja sama dengan OPK.

Dalam pelaksanaannya, Social Act hanya mempersiapkan terkait Pembekalan

Mentor pertama untuk mentor dengan tujuan mentor mengetahui mengapa harus ada
kegiatan Social Act dalam POMB. Sebelum lebih lanjut, kedua panitia telah membuat
Memorandum of Understanding (MoU) terkait integrasi yang pelaksanaannya cukup sesuai.

Dalam acara ini, Divisi SDM tidak ikut terlibat terlalu banyak dikarenakan Divisi
Mentor OPK menganggap ini tanggung jawab mereka saja. Padahal, integrasi ini bertujuan
untuk menguatkan acara OPK dan Social Act agar tidak terjadi ketimpangan dalam
rangkaian OPK dan Social Act.

Karena hanya mengurusi acara Pembekalan Mentor yang pertama, maka alokasi
BPH dengan Staf Divisi SDM menjadi lebih terfokus kepada survei ke desa ditambah
Pengurus Inti karena merasa ini sangat penting. Namun, efeknya adalah kurangnya sumber
daya manusia untuk mengurus Pembekalan Mentor pertama. Hanya 2 orang BPH Divisi
SDM yang tersedia sebelum H-1 acara.

Dalam proses sebelum hari H, adanya kesulitan mengenai pembicara yang akan
diundang, bahkan sampai H-2 baru ada konfirmasi bahwa yang bisa mengisi pembicara
adalah Ketua Pelaksana Social Act pertama dengan Pak Jossie. Akhirnya, beberapa BPH
Divisi lain pun membantu dalam hal teknis, mulai dari menjadi Liaison Officer (LO) untuk
moderator dan pembicara, membeli bingkisan, plakat, serta sertifikat.

Antusias mentor tidak terlihat dalam acara ini walaupun jumlah mentor yang hadir
banyak (karena memang dari awal ini rangkaian dari OPK sehingga mereka mengikutinya)
karena di satu sisi, pembicara kurang mampu membawa suasana kondusif untuk mentor
mengikuti, satu sisi lain mentor tidak menyadari bahwa betapa pentingnya acara ini.

o Technical meeting

Dalam technical meeting ini, akan dijelaskan mengenai nilai-nilai yang ingin
disampaikan kepada mahasiswa baru melalui kegiatan Social Act, gambaran mengenai
kegiatan di hari H, gambaran mengenai pengalokasian mentor dan menteenya, tugas yang
akan diberikan kepada maba selama Social Act (pra, hari H, dan pasca), serta sharing
mengenai pelaksanaan simulasi sosact.

Mentor yang hadir cukup banyak walaupun banyak yang telat hadir dengan alasan
asistensi dan mengisi kelas asistensi. Mentor di sini cukup banyak bertanya tentang teknis
dan barang bawaan yang harus dibawa. Dalam kegiatan ini, ada insiden yang membuat
salah satu mentor merasa tersindir akan pernyataan dari panitia. Namun, hal ini bisa
diselesaikan dengan damai oleh yang bersangkutan.

o Pelatihan medis

Pelatihan medis untuk mentor diadakan sebanyak dua kali, pertama dilakukan
berbarengan dengan OPK pada tanggal 18 Juli 2014, sedangkan pelatihan medis ke dua
akan dilaksanakan pada minggu ke dua bulan September. Divisi SDM akan berkoordinasi
dengan divisi mentor OPK dan divisi medis Sosact terkait teknis pelaksanaannya. Pelatihan
medis ini bertujan untuk memberi pembekalan kepada mentor agar dapat memberikan
pertolongan pertama pada menteenya yang sakit.

Dalam pelaksanaannya, kerjasama dilakukan hanya dari Divisi SDM dengan Medis
Social Act karena Divisi Medis OPK merasa itu sudah lewat dari acara OPK dan Divisi Medis
dari Social Act pun setuju akan hal itu.
 Divisi Medis bertanggung jawab akan konsep, pembicara, dan tempat untuk
Pelatihan Medis sedangkan Divisi SDM bertanggung jawab atas pemberitahuan acara
kepada mentor dan memberitahukan mentor bahwa pelatihan medis ini bersifat wajib.
Sebagai tambahan informasi, ada sanksi untuk mentor terkait absensi. Jika salah satu dari
pasangan mentor (1 pasang saja, bukan total dari mentor), maka dikenai sanksi yaitu
membawa konsumsi 1 kaleng sarden ukurang sedang. Jika 1 pasangan tidak hadir maka ia
harus membawa 3 kaleng sarden.

Dalam prosesnya, tempat acara sempat mengalami clash karena belum mendapat
tempat sampai H-1 karena memang ketika hari Pelatihan Medis, sedang dilaksanakan pula
Orientasi Jurusan (OsJur) yang merupakan bagian dari POMB. Akhirnya, dari pihak BPM
membantu untuk dapat tempat di Auditorium KKI.

Pada saat acara, mentor dan panitia yang hadir sangat sedikit sehingga suasana
menjadi monoton sekali. Mentor kebanyakan tak bisa hadir dengan alasan pemberitahuan
yang mendadak. Padahal, jauh-jauh hari dari CoC mentor sudah memberitahukan bahwa
acara ini akan dilaksanakan.

o Pembekalan mentor

Pembekalan mentor ini bertujuan untuk mengasah kepekaaan mentor terhadap

kondisi sosial, dalam sesi ini juga, divisi acara fisik dan non-fisik akan menjelaskan
pembagian kelompok kerja secara teknis, dan perlengkapan barang bawaan mahasiswa
baru. Pembekalan mentor ini dilaksanakan sebanyak 2 kali, yaitu pada saat Mentors Days
dan setelah masuk perkuliahan. Dalam pembekalan mentor yang kedua, ini lebih ditekankan
bagaimana mentor mampu mengajak mentee untuk mengikuti acara Social Act ini dan apa
manfaatnya bagi mereka dan juga mentor sendiri setelah mengikuti acara Social Act.

Dalam prosesnya, kendala yang dihadapi adalah pembicara yang tiba-tiba pada H-
1 banyak yang membatalkan dan akhirnya hanya Pak Pribadi yang bisa. Akhirnya, panitia
mengundang Galih Santoso (Ketua Pelaksana Social Act FEUI 2013) dan Fahmy Fil Ardhy
Nurwantara (Wakil Koordinator SDM Social Act FEUI 2013) sebagai pembicara.

Mentor yang datang pun sedikit dengan alasan yang selalu sama, yaitu asistensi,
mengisi kelas asistensi, dan kelas pengganti. Antusias pun tidak menonjol pada mentor
yang hanya sekadar duduk saja.

o Hari H

Hari Pertama (26 September)

 Pada hari H, mentor mengikuti rangkaian kegiatan yang ada dengan pembukaan
yang dirasa mentor tempatnya panas karena di lapangan terbuka. Divisi SDM hanya akan
membahas dari evaluasi mentor pada malam harinya.

Dalam evaluasi, hari pertama ada yang menerobos dari border yang dibuat oleh
panitia. Padahal sesuai kesepatan, semua panitia dan mentor tidak boleh melewati border,
kecuali untuk acara fisik yang menggunakan kendaraan angkutan kota (angkot) karena
memang acara berada di luar border. Bahkan ada yang sampai masuk ke pantai dan
membuat panitia yang menjaga merasa geram. Pada saat evaluasi, yang bersangkutan
tidak ikut evaluasi mentor.

Dari komentar mentor, mereka merasa acara kurang mendapat esensi sosial, seperti
pembangunan jalan raya yang kekurangan alat, pembicara yang berasal dari mahasiswa
FEUI, dan sebagainya. Mereka menganggap lebih baik menggunakan sumber daya yang
ada di sekitar tempat Social Act untuk melakukan acara fisik dan nonfisik.

Hari Kedua

Pada hari kedua, mentor merasa lebih baik dibanding hari pertama. Namun, dari
pengamatan Divisi SDM, banyak mentee yang pulang tanpa mengindahkan prosedur izin
yang ada karena mentor terlalu tolerir terhadap mereka. Bahkan, ada yang kabur dan alibi
untuk pulang ialah dengan cara mentee menelepon keluarganya agar bisa diizinkan
pulang. Mentor pun banyak yang telat untuk ke tempat acara fisik khususnya yang
memakan waktu sampai 1 jam untuk menunggu 1 kelompok mentor yang ternyata sedang
santai.

2. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG HOSTFAM

Proses penentuan pemilihan rumah.

Bagian paling awal dari job description terkait hostfam adalah membuat kriteria-
kriteria rumah yang layak untuk ditinggali. Rumah yang akan dipilih bukanlah rumah yang,
dalam hal fasilitas, sangat-sangat kurang. Namun yang ingin dipakai adalah rumah yang
layak. Layak disini berarti mahasiswa baru atau panitia atau pihak-pihak yang terkait Social
Act FEUI 2014, merasa nyaman ketika memasuki / menginap di rumah yang pada akhirnya
kita jadikan rumah untuk Social Act FEUI 2014. Lokasi RW yang akan dipakai adalah RW 18,
19, dan 32. Kriteria-kriteria rumahnya yakni sebagai berikut:

1. Ada listrik
2. Tersedia kamar mandi dan toilet

3. Terjangkau sinyal provider telepon / radio

4. Cukup bersih

Rumah yang akan ditempati harus punya atau teraliri listrik. Listrik pentinguntuk
menunjang kerja panitia maupun peserta Social Act, karena pasti setiap saat kita harus tetap
terhubung dengan gadget kita, maka dari itu kebutuhan listrik untuk charging gadget
sangatlah penting. Panitia juga pasti butuh listrik untuk rapat, menyalakan laptop, dan
mengecek kesiapan HT (Divisi Perlengkapan). Karena itu, jika tidak ada sumber listrik di
suatu rumah maka langsung dicoret dari daftar rumah yang potensial untuk dipilih. Namun,
di RW 18, 19, dan 32 Palabuhanratu, semua rumah sudah teraliri listrik, maka kriteria ini
sudah terpenuhi.

Kemudian, tersedia kamar mandi dan toilet. Kamar mandi sangat penting.
Pengalaman di tahun-tahun sebelumnya, banyak rumah yang tidak tersedia kamar mandi,
sehingga kesulitan ketika ingin melepas kegerahan setelah beraktivitas di luar ruangan.
Kemudian, karena kebutuhan kakus sudah menjadi keharusan bagi kita maka keberadaan
toilet di setiap hostfam dirasa perlu. Namun kenyataannya di lapangan, banyak rumah-
rumah di RW 32 yang hanya memiliki kamar mandi, tanpa toilet. Hal ini dipengaruhi oleh
kebiasaan warga RW 32 yang biasanya jika ingin kakus, mereka melakukannya di tepi pantai.
Akhirnya, karena faktor kedekatan dengan tempat acara, dan kemauan warga disana untuk
berpartisipasi dalam Social Act kali ini sangat besar, maka kami memutuskan untuk tetap
memasukkan rumah di RW 32 dalam daftar rumah yang akan ditempati. Hasilnya mungkin
cukup timpang, karena sebagian besar rumah di RW 18 dan 19 kamar mandi dan juga toilet.

Koneksi sinyal ponsel dan radio sangat penting, terutama bagi panitia dan mentor
yang setiap waktu harus standby untuk menerima instruksi dari panitia. Pengalaman Social
Act tahun 2012, di desa Cijulang, Bogor, sulit sekali menerima sinyal provider ponsel.
Ketidakadaan sinyal akan sangat mengganggu koordinasi acara dan peserta. Ketika kami
coba uji lapangan, ternyata hampir semua provider bisa digunakan disana (mendapat
sinyal). Tidak ada panitia dan peserta yang mengeluh karena tidak mendapatkan sinyal.

Kriteria terakhir yaitu kebersihan. Terkait dengan motivasi peserta untuk mengikuti
acara, maka faktor kebersihan adalah faktor yang sangat penting, dimana apabila
lingkungan tempat tinggal yang kurang bersih, maka akan mengurangi kualitas acara Social
Act 2014. Jika dibandingkan dengan desa-desa sebelumnya yang pernah disurvey,
Palabuhanratu tergolong bersih. Maka kriteria ini pun terpenuhi.

Assessment rumah sampai hari H

 Ini merupakan bagian yang paling lama dari keseluruhan job description Hostfam.
Awalnya, tepat setelah UAS, dimulailah proses assessment rumah ini. Survey Divisi SDM
yang hampir 10 kali itu memang harus benar-benar dimaksimalkan untuk menyiapkan
hostfam untuk acara Social Act yang akan dilaksanakan pada bulan September. Ada
beberapa kendala yang kami temui, yang berasal dari internal maupun eksternal divisi.
Pertama, sangat sedikit anggota divisi SDM yang ikut survey, sehingga panitia lain dilibatkan
dalam assessment rumah ini. PI, BPH Acara Non fisik, dan FO sering membantu kami dalam
proses assessment rumah. Kendala eksternal, yaitu tidak bersedianya sebagian hostfam
yang kami datangi. Di awal pun kami sudah menemui kesulitan ketika bertemu dengan
ketua RW 19, ketika kami bertemu pertama kali dengan beliau dan membicarakan Social
Act yang akan dilaksanakan di RW tersebut. Pak RW 19, mengatakan bahwa RW nya sudah
sering ditinggali mahasiswa-mahasiswa yang melakukan Kegiatan Sosial ataupun Kuliah
Kerja Nyata di daerah itu. Mahasiswa ITB, IPB, dan kampus swasta di Jakarta pernah
mengunjungi RW 19. Sekolah Tinggi Perikanan pun setiap tahun mengadakan acara di sana
dan menginap di rumah warga. STP menginap selama 3 minggu, termasuk makan dan
minumnya yang disediakan oleh hostfam. Hostfam diberi uang per hari per mahasiswa,
untuk menyiapkan makan pagi dan makan malam. Mungkin inilah yang terpikirkan oleh
Pak RW, sehingga dia meminta sejumlah bayaran agar dia mengizinkan kami memakai RW
19. Namun, konsep kami sedikit berbeda, dimana kami menyediakan sembako sendiri,
kemudian menyiapkan makan siang sendiri. Kami hanya menumpang tidur, menggunakan
air, listrik, dan gas yang jumlahnya tidak seberapa. Hal ini menimbulkan konflik dan sempat
terpikir untuk pindah desa. Namun setelah diadakan rapat dengan aparatur setempat,
akhirnya kami memutuskan untuk memberikan kompensasi ganti rugi terkait pemakaian
listrik, air, dan gas. Kami meminta bantuan PI untuk melakukan assessment. Kami bagi tugas
untuk mencari rumah, per RT. Tugas dibagi dari RT 1 RW 19, RT 2 RW 19, RT 3 RW 19, RT 1
RW 32, RT 2 RW 32, dan RT 3 RW 32, sedangkan RT 4 RW 18 dijadikan cadangan. Jobdesc
saat assessment ke rumah warga, difokuskan untuk mendekati warga agar bersedia
rumahnya dijadikan tempat menginap. Antusiasme warga di RT 32 sangat tinggi, bahkan
ketua RT nya sendiri turun lapangan langsung membantu kami mencari rumah. Namun, di
RW 19, antusiasme itu kurang. Hanya beberapa warga yang langsung bersedia kami
tinggali. Warga lain, mempermasalahkan gini gitu ketika kami datangi. Bagi yang bersedia
untuk ditempati, kami mengingatkan dan selalu mengingatkan, Social Act akan diadakan
pada tanggal 25-28 September 2014, dan seminggu sebelumnya ada simulasi Social Act.
Selain itu, beberapa informasi penting selalu kami sampaikan, misalnya terkait mahasiswa
yang akan menginap (simulasi), uang yang akan kami bayarkan, dan kegiatan acara. Proses
assessment ini kami jalankan dalam waktu kurang lebih 2 bulan, atau memakan waktu 7-8
kali survey. Warga disana juga sering lupa kapan waktu pelaksanaan Social Act dan tanggal-
tanggal pentingnya. Padahal kami selalu mengingatkan disetiap assessment. Akhirnya, kami
berhasil mendapatkan 200 rumah. Yang akan dipakai kemungkinan hanya 180 rumah.
Kemudian, kami melakukan placement peserta dan panitia ke rumah dan melakukan
pemetaan. Ada beberapa rumah yang kami anggap insecure, karena pemilik sering tidak
ada dirumah. Kekhawatiran ini ternyata terbukti, dimana ketika simulasi, ada beberapa
hostfam yang menolak rumahnya dijadikan tempat tinggal untuk Social Act. Padahal itu
sudah beberapa hari menjelang pelaksanaan kegiatan Social Act. Ketika hal itu terjadi,
secara spontan kami langsung mencari rumah baru tanpa mengubah data placement
mahasiswa dan panitia yang telah kami lakukan. Namun, masalah tadi belum selesai. Ketika
Hari H datang, ada satu rumah di RT 2 RW 32 yang benar-benar belum siap sehingga harus
kami batalkan. Ketika rombongan mahasiswa yang akan tinggal di rumah tersebut datang,
ternyata rumahnya masih menjadi tempat penyimpanan gabah. Akhirnya kelompok yang
bersangkutan kami pindahkan ke tempat lain yang secara lokasi sedikit lebih jauh namun
masih di cluster yang sama. Di hari H acara, ternyata banyak hostfam yang lupa mengenai
konsep acara. Misalnya, ada beberapa hostfam yang sudah memasakkan bahan makanan,
padahal itu akan dipakai untuk 3 hari, dan hostfam yang lupa kapan panitia akan
membagikan uang. Padahal, kami sudah menginformasikan semua beberapa kali saat
survey. Ada juga rumah yang tidak ditempati pada akhirnya. Kekurangan yang terjadi
selama assessment rumah ialah terlalu sedikit staf yang ikut dan budaya masyarakat di sana
yang sulit untuk mengingat tanggal.

3. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG MAHASISWA BARU

o Sosialisasi 1 Tugas Social Act (Pada Mentors Day)

Sosialisasi tugas yang pertama secara langsung dilaksanakan di Student Center pada
rangkaian mentors day di sesi social act. Sosialisasi dilaksanakan setelah seminar training
mentor, dimana dijelaskan mengenai gambaran tugas pra-sosact dan pasca-sosact.
Sosialisasi yang tanggalnya sangat jauh dari pengumpulan tugas tampak kurang efektif,
dimana walaupun mentor dapat memahami isi tugas di hari tersebut, kemungkinannya
untuk lupa sangat tinggi.

o Sosialisasi 2 Tugas Social Act (Pada hari Meet the Organization)

Sosialisasi kedua dilaksanakan setelah hari H OPK berakhir, yaitu di hari Meet the
Organization milik OPK. Mentor yang memang sedang idle sementara menteenya
berkeliling dalam pengenalan BO/BSO di FEUI diharuskan untuk mengikuti sosialisasi kedua
ini. Sosialisasi kali ini dijelaskan untuk masing-masing staf menjelaskan satu tugas.
Kurangnya pemahaman staf SDM sendiri yang menghambat mentor untuk benar-benar
paham dengan tugas yang ada. Terdapat beberapa aturan dan komponen tugas yang
diperbaiki dengan memperhitungkan saran-saran dari mentor yang cukup membantu.

o Sosialisasi melalui website socialact-feui.com

Selain sosialisasi langsung kepada mentor, mahasiswa baru juga dapat mengakses
sendiri ketentuan tugas yang dipasang di web sosact. Sosialisasi online ini cukup membantu,
tetapi harus sering di-update apabila ada perubahan-perubahan.

o Pengumpulan Tugas Pra Social Act

Pengumpulan tugas pra-sosact memiliki mekanisme tersendiri dimana untuk semua

yang berbentuk softcopy dikumpulkan via website dan semua tugas hardcopy dikumpulkan
oleh mentor dan diberikan ke coc masing-masing. Adanya mekanisme dobel ini bertujuan
untuk meminimalisasi adanya tugas yang tidak masuk, agar selalu ada double back-up.
Dalam realisasinya, beberapa ada yang mengumpulkan hanya melalui salah satu metode
dan bukan keduanya. Mentor juga sempat kebingungan dengan adanya mekanisme seperti
yang diterapkan.

o Pengumpulan Tugas Pasca Social Act

Pengumpulan tugas pasca sosact berlangsung lebih mudah karena mentor yang
sudah terbiasa dengan sistem yang diterapkan, tetapi juga ada penurunan dari partisipasi
kelompok yang mengerjakan tugas kelompok. Beberapa kelompok sudah merasa lelah
dengan mengikuti sosact dan mengerjakan tugas pra hingga tidak mau untuk mengerjakan
tugas pasca, walaupun rata-rata tetap mengerjakan tugas individu. Lagi-lagi server website
mengalami gangguan karena banyaknya maba yang mengumpulkan tugas persis di akhir
penutupan deadline.

o Pengumpulan Nilai Tugas Individu oleh Mentor

Pengumpulan nilai tugas individu mengalami keterlambatan karena terjadinya

imperfect information dimana tidak semua mentor rutin diingatkan dan ditagih oleh cocnya
masing-masing. Pengumpulan nilai tugas saat sudah mendekati pekan UTS juga menjadi
salah satu kendala lainnya. Ketidakseragaman format nilai yang dikumpulkan juga menjadi
kendala lainnya. Pengumpulan yang dilakukan via email SDM juga cukup beresiko, karena
terdapat beberapa penilaian yang masuk ke folder spam, sehingga sebaiknya untuk
pengumpulan nilai tugas individu dilakukan via website agar terpusat dan tidak tercecer,
dengan adanya proteksi berupa password khusus untuk halaman penilaian yang hanya
dapat diakses oleh mentor.

o Alur perizinan maba yang pulang saat hari H

 Maba yang pulang saat hari H diharuskan melapor ke Panitia Inti dan diberitahukan
konsekuensi IKM tidak akfif apabila alasan tidak dapat memenuhi kriteria alasan yang
diperbolehkan untuk panitia. SDM bertugas untuk mengantarkan maba yang izin ke
basecamp Panitia Inti untuk ditangani lebih lanjut.

o Lomba Mars Social Act

Inovasi baru di tahun ini adalah adanya tugas pembuatan mars social act yang
dilombakan. Setiap kelompok wajib mengumpulkan mars orisinil buatan kelompoknya.
Kelompok pemenang adalah kelompok nomor 3 TKAK dan diberi hadiah berupa tiket JGTC
untuk satu kelompok. Penilaian berdasarkan komponen kesesuaian mars dengan sosact,
melodi, lirik, dll. Pengumpulan ternyata lebih baik apabila melalui website saja, karena dapat
menerima format file hanya berupa mp3 dan menolak ekstensi file. Selain itu, kesalahan
yang sering dibuat di cd adalah format file mars sosact yang bukan mp3 sehingga sulit
dibaca.

o Mars Social Act tidak diputar

Seharusnya mars social act diputar selama hari H dari tanggal 25-28, atau minimal
pada saat pembukaan/penutupan/pesta rakyat, tetapi penilaian yang cukup lama membuat
mars belum siap untuk diputar saat pembukaan. Adapun saat penutupan terdapat kendala
dalam fasilitas sound system yang membuat mars tidak dapat diputar. Satu-satunya
harapan yang tersisa adalah agar mars ini dipakai untuk Sosact tahun depan.

Kewajiban kelompok pemenang untuk membuat partitur dari mars juga perlu
diperhatikan, karena hingga H+30 kelompok pemenang belum mengumpulkan partitur
yang menjadi syarat pengambilan hadiah. Adanya partitur diwajibkan agar mars ini dapat
mudah dimainkan unutk Sossact-sosact selanjutnya.

o Tugas Scrapbook

Konsep awal dari scrapbook adalah untuk memaksimalkan interaksi dengan warga
dan hasil scrapbook akan dikembalikan ke keluarga hostfam. Kurangnya pemahaman ini
menyebabkan hasil scrapbook yang dibuat mayoritas hanyalah kumpulan foto-foto satu
kelompok sehingga nilai-nilai yang dibawa oleh tugas ini tidak tersampaikan. Dan akhirnya
kami memutuskan untuk mengembalikan scrapbook kepada mentor masing-masing.

o Tugas esai dan penerbitan buku

Esai terbaik dari tiap kelompok akan diterbitkan dalam bentuk komersil, dan hingga
kini masih dalam proses kerjasama dengan penerbit. Esai diberi bobot 6sks karena esai-lah
yang paling diharapkan untuk mengasah kemampuan maba dalam mengungkapkan apa
saja yang didapat dari mengikuti rangkaian acara Soact.

o Tugas to-do-list

Tugas to-do-list bertujuan agar maba memiliki suatu rancangan dari aktivitas yang
akan dijalani selama sosact. Hasil dari tugas to-do-list ini cenderung jujur, dimana
mahasiswa baru mengakui pencapaian yang berhasil sekaligus tujuan yang tidak tercapai
dengan analisisnya masing-masing.

o Absensi maba di hari H

Pada setiap sesi acara, divisi SDM bertugas untuk menagih absensi maba kepada
mentor kelompok cocnya. Kerjasama dari mentor dari segi kejujuran mengenai maba yang
hadir dan tidak hadir dapat diapresiasi. Kendala muncul di pasca hari-H, dimana kertas-
kertas absen ternyata berantakan di Sekre BPM sehingga ada absen beberapa kelompok
yang tidak bisa ditemukan.

o Penempatan maba ke pos-pos acara

Penempatan maba ke pos-pos acara dilakukan bersama BPH acara fisik dan BPH
acara nonfisik saat sedang assesment ke Palabuhanratu. Penempatan maba dilakukan
berdasarkan efisiensi lokasi dan mobilisasi.

o Penempatan maba ke bis

Berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya, kali ini divisi SDM tidak lagi bertanggung
jawab dalam penempatan maba ke bis karena divisi transakom telah memiliki sistem
keberangkatan dan kepulangan baru yang dipercayai lebih efektif sehingga meminimalisasi
keterlambatan.

4. EVALUASI SECARA KESELURUHAN

PRA HARI H

Komposisi divisi SDM terdiri dari satu orang koordinator, tiga orang wakil
koordinator dan 8 orang staf. Masing-masing wakil koordinator memiliki tanggungjawab
yang berbeda sesuai dengan bidangnya, yakni terdiri dari mentor, hostfam, dan mahasiswa
baru. Masing-masing wakil koordinator menjadi pusat informasi berdasarkan pembagian
tersebut. Dalam pelaksanaannya, BPH SDM bekerja sangat fleksibel (tidak sesuai bidang
masing-masing), karena mengingat beban kerja divisi SDM yang sangat banyak dan timing
yang berbeda pada setiap bidang. Saat pra hari H, sempat terjadi dimana tidak semua wakil
koordinator selalu hadir untuk menjalankan tanggungjawab dan tugasnya, terdapat satu
wakil koordinator yang sakit sehingga BPH SDM yang ada harus menanggung beban kerja
yang lebih berat.

Pelaksanaan kerja divisi SDM dimulai dari penanganan mentor, secara garis besar
terdapat ketidaksinkronan pehamaman makna integrasi antara divisi SDM Social Act dan
divisi mentor OPK, sehingga penanganan mentor pun berjalan tidak sesuai dengan yang
diharapkan (penjelasannya sudah tertera di atas). Perlu diketahui bahwa divisi SDM
memberlakukan sanksi bagi mentor yang tidak menghadiri acara yang telah kami sediakan
dan sanksi ini diberikan atas persetujuan mentor, tetapi pada pelaksanaannya sanksi ini
dinilai memberatkan oleh mentor dan banyak mentor yang tidak menjalankan sanksi
tersebut.

Kemudian, saat bulan Maret, divisi SDM sudah melakukan survey ke tempat yang
dianggap potensial untuk pelaksanaan sosoact, awalnya kami melakukan survey ke desa
Ciparage, Karawang, Jawa Barat. Namun sebagaian besar dari BPH SDM tidak setuju untuk
menjadikan desa Ciparage sebagai tempat pelaksanaan kegiatan Social Act 2014, karena
terlalu kumuh dan budaya masyarakat yang terlalu terbuka sulit untuk dikendalikan,
sehingga panitia social act memilih tempat lain dan ditemukanlah kelurahan Palabuhanratu,
Sukabumi, Jawa Barat. Dari mulai bulan Juni divisi SDM sudah memulai melakukan
assessment rumah, mulai dari perizinan kepada aparatur desa dan warga setempat hingga
stickering serta senantiasa mengingatkan tanggal pelaksanaan social act kepada warga
setepat. Target rumah yang kami tentukan saat pra-bidding ialah maksimal 180 rumah
(termasuk rumah untuk panitia) dengan asumsi kapasitas perrumah ialah 4-5 orang. Saat
kami sudah menemukan rumah sesuai dengan jumlah yang telah ditentukan, tiba-tiba kami
menghadapi kendala yakni berupa aspirasi dari warga yang menyarankan untuk melakukan
pembayaran kompensasi untuk penggantian penggunaan listrik, air, dan gas selama
pelaksanaan social act 2014, namun kendala tersebut bisa diselesaikan dengan baik setelah
berdisuksi dengan seluruh aparatur kelurahan Palabuhanratu. Tempat yang sangat jauh
membuat kami harus menginap selama beberapa hari dan karena timing yang
berbarengan dengan penanganan mentor seperti pelaksanaan pembekalan mentor dan
MTO membuat divisi SDM harus membagi sumber daya manusia yang terbatas untuk
menangani dua pelaksanaan kegiatan sekaligus.

Terkait dengan jenis tugas yang diberikan, divisi SDM melakukan inovasi dengan
memberikan jenis tugas yang berbeda dari tahun-tahun sebelumnya, yakni berupa to-do-
list, scrapbook, dan juga mars social act, alasan divisi SDM melakukan inovasi jenis tugas
karena divisi SDM ingin memberikan tugas yang berguna bagi mahasiswa baru itu sendiri,
esensi dari tugas yang lebih bermakna, misalnya untuk tugas to-do-list, divisi SDM ingin
setiap mahasiswa baru memiliki kemampuan untuk mengevaluasi setiap pencapaian target
yang telah dibuat, untuk tugas scrapbook divisi SDM ingin mahasiswa baru melakukan
interaksi yang lebih intens dengan hostfamnya masing-masing, sedangkan untuk tugas
mars social act, divisi SDM ingin memiliki alat yang dijadikan sebagai pemersatu angkatan
FEUI dan sebagai penyalur nilai-nilai sosact sehingga tertanam di sanubari masing-masing
maba, selain itu juga untuk menyalurkan darah seni yang dimiliki oleh mahasiswa baru FEUI.
Namun sampai pelaksanaan social Act ini selesai Mars social Act tidak kami perdengarkan
kepada para peserta dan panitia dikarenakan terdapat kendala teknis. Mengenai
pelaksanaan tugas kami menentukan kriteria pengumpulan dengan jenis softcopy dan
hardcopy untuk setiap tugas dan untuk pengumpulan tugas softcopy dikumpulkan melalui
web social act. Pengumpulan tugas social act melalui web sosact ini mendapat protes dari
para mentor karena web yang sering crash (hal ini dikarenakan banyaknya maba yang
mengumpulkan tugas saat deadline).

Kemudian, dalam bekerja, divisi SDM tidak melakukan pembagian staf untuk
masing-masing bidang (sebagaimana yang dilakukan oleh tahun-tahun sebelumnya), staf
SDM juga bekerja sangat fleksibel. Perlu digaris bawahi, staf SDM memiliki dua jobdesc
pokok, yakni (1) menjadi CoC mentor, 1 staf memegang 10 mentor atau 5 kelompok maba
(2) menjadi PJ hostfam untuk masing-masing cluster atau RT. Divisi SDM Social Act dan
divisi mentor OPK membuat group di media sosial untuk alur informasi mentor, dimana
dalam satu group terdapat (1 CoC OPK, 2 CoC sosact, dan 20 mentor). Dalam
pelaksanaannya di lapangan, alur informasi dari staf ke mentor tidak berjalan dengan baik,
masih terdapat assymetric information, hal ini dikarenakan tidak semua staf tanggap dalam
menyampaikan dan merespon informasi dan pertanyaan dari mentor, serta terdapat staf
yang memang menghilang sejak awal masuk perkuliahan. Kemudian, karena bisa dikatakan
divisi SDM benar-benar masuk ke mentor setelah pelaksanaan OPK selesai, maka
kedekatan antara mentor dan divisi SDM social act kurang terjalin. Sama halnya dengan
jobdesc CoC mentor, jobdesc PJ hostfam untuk masing-masing cluster atau RT pun kurang
berjalan dengan baik, hal ini dikarenakan pada setiap survey atau assessment tidak semua
staf ikut, sehingga masih terdapat staf yang belum hapal rumah-rumah yang menjadi
tanggungjawabnya. Ketidakikutsertaan staf dalam survey ini biasanya dilatarbelakangi oleh
jarak yang jauh, dimana dalam sekali survey kami harus meluangkan waktu minimal 2 hari,
sedangkan staf tidak bisa jika mengikuti survey dalam dua hari tersebut. Setelah dipahami,
akar permasalahan dari tidak semua staf bekerja dengan totalitas atau maksimal ialah
proses oprec yang dilakukan, karena pada saat oprec tidak ada satu pun yang niat untuk
mendaftar menjadi staf sdm, sehingga proses rekrutmen pun dilakukan secara closrec dan
seperti ada unsur keterpaksaan untuk menjadi staf sdm.
 Selanjutnya, menjelang hari H, terkait perizinan maba, divisi SDM menyosialisasikan
secara personal kepada mentor yang kebetulan memberitahu bahwa terdapat menteenya
yang tidak bisa ikut sosact, kami memberi tahu bahwa yang akan diizinkan untuk tidak
mengikuti social act hanya dua kriteria yakni (1) dirawat di rumah sakit, dan (2) terdapat
keluarga inti yang meninggal dunia. Alasan di luar dua hal tersebut akan divisi SDM dan
Pengurus Inti pertimbangkan kemudian. Alasan kami tidak menyosialisasikan kepada
mentor secara keseluruhan terkait perizinan ialah untuk meminimalkan tendensi
ketidakhadiran peserta dalam pelaksanaan kegiatan social act 2014.

Divisi SDM yang berangkat advance terdiri dari 4 orang, yakni 2 BPH dan 2 staf
untuk memastikan bahwa tempat pelaksanaan kegiatan social act siap untuk digunakan
serta untuk melakukan distrbusi sembako.

HARI H

Kemudian, pada saat hari H social Act, divisi SDM memberikan super paper beserta
absen maba kepada para mentor. Saat keberangkatan, seluruh divisi SDM berada dalam
satu bis, awalnya kami dijadwalkan akan berangkat dikloter pertama (awal-awal), namun
karena terdapat kendala terkait teknis, akhirnya kami diberangkatkan dikloter mendekati
akhir, sedangkan seharusnya divisi SDM berangkat paling awal karena untuk menjalankan
tugas sebagai PJ hostfam. Sesampainya di tempat Social act, masih terdapat mentor yang
mengeluhkan kodisi rumah hostfamnya, sehingga divisi SDM segera mencarikan rumah
pengganti.

Selama hari H social act, setiap pagi dan siang hari divisi SDM mengambil absen
maba dari masing-masing mentor, hal ini ditujukan untuk mendeteksi apakah ada
mahasiswa baru yang melarikan diri dan juga sebagai bentuk dokumentasi untuk
melakukan penilaian kelulusan Social Act. Selama hari H, divisi SDM lebih banyak membantu
divisi lain seperti acara fisik, HPD, dan kauangan. Kemudian, setiap malamnya selama
kegiatan hari H berlangsung, divisi SDM melaksanakan kegiatan evaluasi mentor, hal ini
dimaksudkan untuk menampung kritik dan saran dari para mentor terkait pelaksanaan
kegiatan di hari itu dan untuk perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan di esok harinya.
Saat pelaksanaan kegiatan social act, banyak maba yang meminta izin untuk pulang dengan
berbagai alasan yang setelah kami melakukan penelaahan ternyata alasan izin tersebut
hanyalah bersifat fiktif.

PASCA HARI H

Setelah acara pelaksanaan social act selesai, divisi SDM harus mengumpulkan tugas
pasca sosact dari para mentor, dan melakukan penilaian terkait tugas yang telah
dikumpulkan, serta menetapkan kelulusan seluruh peserta Social Act 2014. Selain itu juga
kami masih berusaha untuk melakukan kerjasama dengan beberapa penerbit terkait
penerbitan buku yang dibersumber dari esai terbaik tiap kelompok mahasiswa baru FEUI
2014.

IV. PARAMETER KEBERHASILAN

No Target Pencapaian Keterangan

1 Mahasiswa baru dapat TERCAPAI Mayoritas mahasiswa
berinteraksi dengan baik, baik baru sudah dapat saling
dengan masyarakat sekitar mengenal dengan
maupun panitia. hostfam, masyarakat dan
panitia sendiri.
2 Mahasiswa baru dapat merasakan TERCAPAI Mahasiswa baru dapat
suasana tinggal di desa, dengan merasakan suasana
segala kekurangan, baik dari segi tinggal di desa dan tidak
akomodasi, sarana-prasarana, mengeluh dengan
dan lain lain. tempat tinggal yang
disediakan, adapun
kebanyakan keluhan
yang masuk adalah
tentang kurang
tersedianya MCK di
setiap rumah sehingga
menyulitkan maba yang
mencari sumber air
bersih.
3 Meminimalkan waktu senggang TIDAK Banyak sekali waktu
mahasiswa baru di setiap sesi TERCAPAI senggang mahasiswa
acara yang berlangsung. baru di setiap sesi acara,
tetapi waktu senggang ini
biasanya digunakan
untuk mahasiswa baru
mengeksplorasi desa dan
berinteraksi dengan
masyarakat
4 Tidak ada mahasiswa baru yang TIDAK Ada beberapa
keluar dari lokasi acara. TERCAPAI mahasiswa baru yang
melewati border namun
tidak menimbulkan
akibat yang serius.
5 Pembagian kerja setiap kelompok TIDAK Pembagian kerja
mahasiswa baru merata. TERCAPAI dilakukan berdasarkan
kelompok dan lokasi,
juga adanya tugas khusus
dari beberapa acara
tertentu seperti melek
finansial membuat
adanya perbedaan dari
bobot acara yang
dikerjakan mahasiswa
baru. Selain itu terdapat
keterbatasan dalam
jumlah acara, lokasi
acara, dan sumber daya
manusia sehingga tidak
dimungkinkan untuk
melakukan pemerataan
pada kelompok kerja
6 Mentor dapat menjadi fasilitator TERCAPAI Informasi yang
penghubung antara mahasiswa disampaikan kepada
baru dengan panitia. mentor juga
tersampaikan kepada
mahasiswa baru.
7 Seluruh mentor dan mahasiswa TERCAPAI terbukti dengan
baru merasakan pentingnya kerja banyaknya keluhan dari
sosial sebagai salah satu wujud mentor dan mahasiswa
pengabdian masyarakat. baru ketika mereka
merasakan bahwa
banyak acara yang
hanya dapat membantu
sedikit kepada
masyarakat
 menunjukkan bahwa baik
mentor maupun
mahasiswa baru ingin
berkontribusi lebih dalam
pengabdian masyarakat.
8 Mentor menjadi pengawas TERCAPAI Terlihat dalam beberapa
internal kelompok mahasiswa kasus, misalnya dalam hal
baru. verifikasi kebenaran
alasan perizinan maba.
9 Komunikasi antara mahasiswa TERCAPAI
baru, mentor, dan panitia dapat
berjalan dengan baik.
10 Tidak ada mentor yang out of TIDAK Terdapat satu mentor
position. TERCAPAI yang tidak hadir.
11 Social Act mendapat dukungan TERCAPAI Acara ini banyak
dari para pemangku kepentingan, mendapat bantuan dari
yakni FEUI, BPM FEUI, sponsor, para pemangku
dan mahasiswa FEUI. kepentingan sehingga
acara ini dapat
terselenggara.
12 95% mahasiswa baru hadir TERCAPAI Terdapat lebih dari 95%
mahasiswa baru yang
mengikut Sosact
13 100% dari mahasiswa baru yang TIDAK Terdapat mahasiswa
hadir lulus Social Act TERCAPAI baru yang pulang saat
hari H walaupun sudah
mengetahui
konsekuensinya untuk
tidak diluluskan
14 95% dari mahasiswa baru yang TERCAPAI Seluruh mahasiswa baru
hadir Social Act mengikuti yang hadir sudah patuh
rangkaian acara Social Act. kepada rangkaian acara
yang dibuat secara
umum.
15 100% mentor di dapat dari proses TERCAPAI Seluruh mentor berasal
perekrutan secara terbuka. dari proses seleksi yang
direkrut secara terbuka.
16 95% mentor mengikuti dan TERCAPAI Hampir seluruh mentor
mendampingi peserta Social Act senantiasa mendampingi
dalam setiap aktivitas. menteenya saat
melakukan aktivitas
sosact.

V. ANALISIS SWOT

Strength Sistem periziznan maba dan mentor

yang lebih baik dengan melibatkan
PI.
Memiliki kapabilitas lebih untuk
menjalankan tugas sesuai bidang
masing-masing.
Memiliki keinginan yang tinggi untuk
membuat acara ini terselenggara.
Memiliki inovasi terkait tugas sosact
berikut mekanisme
pengumpulannya.
Weakness Kesulitan mengkoordinasi maba dan
mentor dalam jumlah besar.
Kekompakan dalam tim tidak cukup
baik.
Opportunity Memiliki hubungan yang sangat baik
dengan BPH SDM tahun lalu,
sehingga bisa berkonsultasi terkait
permasalahan SDM.
Terjalin komunikasi yang baik antar
divisi.
Mendapat dukungan penuh dari
pihak dekanat.
Treats Kesibukan yang berbeda-beda
Banyak yang mengikuti kegiatan
yang sama, sehingga kekurangan
sumber daya manusia dalam satu
waktu.
Jadwal kuliah yang padat.
LAPORAN KINERJA STAF

Nama Jurusan/ K TJ KS T Keterangan

Angkatan

Aisyah Aulia Vianida EAK 2012 5 5 5 5 Via sangat bertanggungjawab

terhadap pekerjaan dan
memahami perannya sebagai staf
divisi SDM dengan sangat baik,
inisiatif, dan memiliki komitmen
tinggi, hal ini ditujukan dengan
frekuensi keikutsertaan survey,
kehadiran dalam rapat SDM, acara
SDM dan acara sosact secara
keseluruhan.

Bakti Islam Santoso EIEI 2013 2 3 5 3 Komitmen Bakti terhadap social act
dirasa kurang, karena tidak pernah
mengikuti kegiatan terkait social
act sejak masuk perkuliahan,
namun di belakang layar, bakti
tetap mengerjakan tugasnya
sebagai CoC mentor dengan
cukup baik.

Dita Anggraeni EAK 2012 4 4 5 4 Dita bertanggungjawab dalam

melakukan pekerjaannya, namun
karena banyaknya kesibukan,
komitmen Dita terhadap Social Act
kurang maksimal.

Ina Erdawita EIE 5 5 5 5 Ina merupakan sosok yang sangat

inisiatif, ia selalu berusaha
semaksimal mungkin untuk
membantu meringankan beban
pekerjaan SDM. Dan sangat
bertanggungjawab terhadap
pekerjaan dan peran dia sebagai
staf SDM. Memiliki kemampuan
 pendekatan personal yang baik
terhadap semua anggota,
membangun relationship oriented.

Adhillah Shofi EIE 2 3 5 3,25 Komitmen dan tanggungjawab

Assegaf Adhil terhadap social act kurang,
namun ia berusaha untuk
menyelesaikan jobdesc di divisi
SDM secara keseluruhan.
Komitmen adhil yang kurang ini
disebabkan kurangnya passion
dia terhadap SDM.

Sayid Salahuddin EIE 5 4,8 5 4,9 Hud memiliki komitmen yang

Alaydrus sangat baik terhadap social act, hal
ini ditujukan dengan
keikutsertaannya dalam survey, ia
tidak memperdulikan keikutsertaan
kawan-kawan dekatnya, jika ia
memiliki waktu, maka ia akan
mengikuti agenda sdm/sosact tsb
dan Hud pun selalu
mengagendakan kegiatan SDM
dalam daftar kegiatannya.
Kemudian, Hud juga memiliki
inisiatif yang tinggi serta
bertanggungjawab terhadap
jobdescnya.

Rahmat Hidayat EMA 5 5 5 5 Ayat merupakan orang yang

sangat bertanggungjawab dalam
melaksanakan tugasnya, hal ini
terlihat dari totalitasnya dalam
menjalankan jobdesc sebagai staf
sdm. Paling responsive terhadap
mentor. Inisiatif untuk bertanya
terkait hal-hal yang tidak
diketahuinya. Ayat memiliki
komitmen yang sangat tinggi
 terhadap Social Act. Ia selalu
bersedia untuk meluangkan waktu
jika diminta bantuan. Ayat pun
memiliki sifat yang sangat humoris,
sehingga dapat menjadikan tim
SDM semakin kompak.

Dikry Paren EBI 2 2,5 5 2,5 Saat menjalankan tugas, dikry

mengerjakannya dengan cukup
baik, namun hal itu hanya
berlangsung sampai pada
pertengahan jalan. Ketika masuk
perkuliahan, dikry susah untuk
dihubungi, dan dia sudah tidak
mengikuti kegiatan atau agenda
sdm dan sosact lagi. Komitmen dia
terhadap Social Act dirasa sangat
kurang karena selalu menghilang
dan hal ini disinyalir karena adanya
unsur keterpaksaan.

Range: 1-5

Keterangan:

K : Kehadiran saat rapat

TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan

KS : Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain

T : Penilaian secara keseluruhan bukan rata-rata

KESIMPULAN

Saran untuk Divisi SDM kedepannya adalah:

-Mempererat hubungan internal divisi SDM dan menciptakan suasana kerja yang nyaman
karena SDM merupakan divisi yang memiliki jobdesc yang sangat kompleks.

-Staf harus dipastikan paham sepenuhnya dengan detail-detail dari tugas yang ada dan
selalu informatif.
-Harus senantiasa memastikan bahwa seluruh anggota divisi SDM memahami informasi
yang berkaitan dengan SDM dan juga Sosact serta setiap anggota memiliki kadar informasi
yang sama hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi pemusatan beban pekerjaan di satu
pihak saja.

-Banyak melakukan sharing terutama yang berkaitan dengan pekerjaan.

-Pengumpulan sebaiknya terpusat ke sistem softcopy atau diunggah melalui website karena
akan lebih efisien dan mereduksi biaya-biaya yang tidak perlu.

-Desain tugas yang memaksa maba untuk berinteraksi dengan masyarakat harus dikemas
dengan lebih baik.

-Jika akan melakukan integrasi, pihak-pihak yang berkepentingan harus memiliki

pemahaman yang sama mengenai makna dari integrasi, agar penanganan mentor nantinya
akan sejalan dengan yang diharapkan. Serta memiliki pemahaman yang sama terkait
treatment yang diberikan kepada mentor, apakah memberikan treatment layaknya staf,
panitia dengan divisi terpisah, ataukah pihak eksternal.

-Sebisa mungkin untuk merekrut staf yang memang berminat untuk menjadi staf sdm,
jangan sampai ada unsur keterpaksaan, jika tidak banyak orang yang berminat menjadi
bagian dari divisi SDM, cara lain yang bisa dilakukan adalah dengan merekrut staf yang
lebih banyak agar tersedianya sumber daya manusia pengganti dalam bekerja.

-Selalu memastikan bahwa mentor memiliki informasi yang sama dan senantiasa
mengingatkan tanggal-tanggal penting sosact kepada mentor.

-Diusahakan senantiasa fast respon dalam menanggapi mentor, jika belum mengetahui
hal apa yang harus disampaikan/dijawab, konfirmasi saja dahulu pertanyaan mentor
dengan jawaban sebentar ya atau akan kami tanyakan dahulu, dsb, pada dasarnya
mentor butuh untuk didengar.

- Pastikan PJ per cluster mengetahui dan menghapal letak rumah.

- PJ per cluster disarankan menjadi tim advance.

- Selalu menjaga hubungan baik dengan mentor karena mentor merupakan salah satu
unsur terpenting dalam mendukung kinerja SDM. Selalu menjadi fasilitator dalam
memenuhi kebutuhan mentor terkait acara Sosact.

- Menekankan komitmen dan meningkatkan sense of belonging mentor untuk mengikuti

seluruh rangkaian acara dari awal sampai akhir.
- Dalam mepersiapkan seminar/pelatihan mentor, sebaiknya disiapkan dari jauh-jauh hari
terutama untuk persiapan plakat dan sertifikat pembicara. Pembicara yang dipilih juga
sebaiknya yang sudah cukup memiliki pengetahuan dalam mengenai Sosact

-Format penilaian yang diisi oleh mentor sebaiknya diseragamkan dan dibuat secanggih
serta sesimpel mungkin agar memudahkan rekapitulasi nilai kelulusan maba

LAMPIRAN (daftar Maba Tidak Lulus)


Pendahuluan

Puji syukur kehadirat Allah SWT karena atas segala rahmat-Nya kegiatan SOCIAL
ACT 2014 dapat berjalan dengan lancar. Kami, Divisi Perlengkapan, mengucapkan
terimakasih kepada seluruh panitia SocAct 2014 atas kerjasamanya. Kami juga
mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu pekerjaan divisi
kami, serta mohon maaf jika kinerjanya ternyata kurang memuaskan atau tidak sesuai
dengan yang diharapkan.

KonsepAwal

Divisi perlengkapan bertugas untuk menyediakan dan bertanggung jawab terhadap

seluruh kebutuhan perlengkapan yang dibutuhkan serta melakukan perizinan kemahalum
untuk acara Social Act 2014 baik sebelum dan saathari-H.

Job Description

1. Menyediakan dan bertanggung jawab terhadap berbagai sarana perlengkapan

guna menunjang terselenggaranya acara Social Act 2014
2. Bertanggung jawab terhadap keamanan sarana-sarana perlengkapan

PraPelaksanaan:
1. Melakukan survei harga untuk semua kebutuhan peralatan dan perlengkapan
keberlangsungan acara
2. Mencetak poster, flyer, proposal, kop surat, spanduk, standing banner dan baliho
(atribut publikasi)
3. Mencetak stempel, nametag peserta, id card panitia dan kaos panitia
4. Mengurus perizinan ruangan untuk keperluan divisi lain dan membuka stand oprec
di FE
5. Mengurus pembayaran sarana-sarana perlengkapan baik sebelum maupun setelah
digunakan

Hari-H:

1. Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan seksi lain untuk memenuhi kebutuhan

peralatan yang dibutuhkan saat masing-masing acara berlangsung
 2. Membagikan alat komunikasi HT dan bertanggung jawab dalam Ketersedian Baterai
HT
3. Memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik dan selalu stand-by saat acara
berlangsung

PascaPelaksanaan:

1. Bertanggung jawab terhadap semua perlengkapan yang bersifat pinjaman untuk

dikembalikan kepada pemiliknya
2. Mengganti barang yang rusak dan hilang

StrukturDivisi

Koordinator : FadhliAndrian (EMA 2012)

WakilKoordinator : DioAlif P (EAK 2012)

Staff :
Danar Anjasmoro (EMA 2011)
Fadil (EAK 2013)
Gamal Bachri Syamsul (EMA 2012)
Hanif Raka (EMA 2012)
Iena Absharina (EMA 2011)
Rizki Ruli (EAK 2012)
Rehan Novendra (EAK 2012)
Seftria Anjasmara (EMA 2012)

Rencana Kerja dan Realisasi

1. Pada saat Open Recruitment hanya ada 2 staff yang mendaftar, tapi kemudian kami
melakukan Close Recruitment dan akhirnya mendapatkan 7 orang tambahan lagi.
2. Rapat divisi Perlengkapan dilakukan sebanyak 7 kali. Rapat pertama dilakukan untuk
perkenalan antar staff dan penggambaran kerja Divisi Perlengkapan secara umum.
Rapat kedua dilakukan untuk membagi tugas kepada staff untuk simulasi dan hari-
H. mendekati 1 bulan sebelum hari H rapat divisi dilakukan seminggu sekali untuk
melaporkan progress semua staf atas tugas yang dibagikan. Seminggu sebelum
hari-H dilakukan rapat terakhir untuk cross-check perlengkapan dan barang-barang
yang sudah dibeli dan dipinjam sudah memenuhi semua kebutuhan pada saat acara
berlangsung agar tidak ada yang terlewatkan.
 3. Tepat sebelum hari H, 2 orang staff mengundurkan diri, yaitu Rehan Novendra dan
Seftria Anjasmara
4. Pada saat hari-H, tim Perlengkapan dibagi kemasing-masing venue acara, di setiap
venue minimal terdapat 1 orang tim Perlengkapan. Akibat venue acara yang banyak
dan tersebar, tim perlengkapan tidak jadi dibagi kemasing-masing venue. Kaos
panitia yang digunakan hari minggu dapat tiba tepat pada waktunya. HT dibagikan
kepada seluruh panitia yang berkepentingan pada saat malam hari pertama.Kendala
yang dihadapi adalah telat dalam pemasangan baliho dan spanduk. Dan kendala
lainnya adalah saat acara festival games berlangsung terdapat beberapa item yang
hilang, namun akhirnya bisa didapatkan barang penggantinya.
5. Setelah hari H, Divisi Perlengkapan mengembalikan barang-barang yang disewa
dan dipinjam walaupun ada beberapa yang rusak dan hilang

Barang-barang yang rusak dan hilang:

HT
Headset HT
Terminal listrik
Tianglayartancapinfocus
Infocus/proyektor
Kompor
Talitambang

Analisis SWOT

Strength :

1. Koor dan WaKoor dapat bekerja sama dengan baik khususnya saat hari-H dalam

mengalokasikan staff yang dibutuhkan

2. Bertanggung jawab terhadap semua tugas yang diberikan, karena kesadaran dalam

menjalankan suatu kepanitiaan.

3. Adanya koordinasi yang baik dengan divisi-divisi lain, sehingga memudahkan divisi
Perlengkapan memenuhi kebutuhan perlengkapan dari setiap divisi.
Weakness :

1. Kurang bisa membagi waktu

2. Tidak dapat mengingat sesuatu dengan baik
3. Tanggung jawab serta ruang kerja yang begitu besar di hari H sehingga
dikhawatirkan adahal hal kecil yang missed.

Opportunity :

1. Dukungan dari orang tua.

2. Dukungan kuat dari rekan-rekan satu tim.
3. Sarana untuk survey perlengkapan cukup memadai

Threat:

1. Organisasi dan kepanitiaan lain

2. Jadwal kuliah yang sangat padat
3. Sedikitnya ketertarikan dari mahasiswa untuk menjadi bagian dari divisi
Perlengkapan
4. Kurangnya komunikasi pada saat persiapan sehingga banyak barang yang
mendadak harus disiapkan
5. Banyaknya rundown yang berubah, jadi ada perlengkapan yang sudah disiapkan
namun tidak digunakan
6. Adanya staff yang mengundurkan diri sebelum hari H sehingga perlap sangat
kekurangan orang di hari H dan kurang bisa bekerja maksimal

LaporanKinerjaStaf

Nama Jurusan/ K TJ KS T Keterangan

Angkatan
Danar Manajemen/2011 5 4 4 5
Anjasmoro
Fadil Akuntansi/2013 5 4 4 5
Gamal Bachri Manajemen/2012 4 4 4 5
Syamsul
Hanif Raka Manajemen/2012 4 5 4 5
Iena Absharina Manajemen/2011 4 4 5 5
Rizki Ruli Akuntansi/2012 4 5 5 5
 Rehan Akuntansi/2012 3 1 1 1 Resign
Novendra malamsebel
umhari H
Seftria Manajemen/2011 3 2 2 2 Resign
Anjasmara tepatpadah
ari H
mobilisasim
abapertama
Range: 1-5

Keterangan:

K : Kehadiran saat rapat

TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan

KS : Kerjasama dengan tim atau dengan divisi lain

T : Penilaian secara keseluruhan bukan rata-rata

Kesimpulan

Secara umum, kinerja tim Perlengkapan pada Social Act 2014 ini cukup baik, berjalan
dengan lancar walaupun terdapat kendala saat hari-H berlangsung, walaupun demikian
kendala tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Untuk kepanitiaan selanjutnya kami
sarankan untuk lebih mempersiapkan segala kebutuhan jauh sebelum hari-H dengan
sangat detail.

Saran untuk kepanitiaan selanjutnya :

Staff perlap yang efektif dengan jumlah 9 atau 10 anggota

Survey harus dilakukan oleh tim perlap sehingga sudah bisa mengira-mengira
apa saja perlengkapan tambahan yang dibutuhkan, dan bisa merencanakan
pembagian staff.
Staff perlap yang bergabung sudah pengalaman dalam mengurus hal-hal
tentang perlengkapan sebelumnya, jadi bisa bekerja dengan lebih efisien.
Staff perlap harus sering-sering berhubungan dengan divisi lain agar segala
perlengkapan yang dibutuhkan tidak ada yang kurang.
Memahami Struktur acara dengan seksama agar bisa mengerti kebutuhan
perlengkapan dan membuat rencana cadangan jika dibutuhkan.
Memastikan setiap tanggung jawab yang dilimpahkan kepada staff dilaksanakan.
 Menyediakan kendaraan yang bisa digunakan di Hari-H, disarankan
mengunakan motor agar kalau ada perlengkapan yang kurang bisa dicari di
sekitar venue.
Bertanggung jawab atas semua perlengkapan yang disewa dan juga pinjaman
agar tidak rusak atau hilang, contohnya walkie-talkie, TOA, Baliho pinjaman dan
peralatan lainnya.
Pendahuluan

Puji syukur kepada Tuhan YME yang telah memberi rahmat dan kemudahan acara
Social Act FEUI 2014 hingga dibuatnya LPJ ini. Kami dari Divisi Transportasi dan
Akomodasi(Transakom) merasa terhormat dan beruntung karena diberikan kesempatan
untuk menjad bagian dari acara mulia ini. Perjalanan panjang kepanitian ini mengajarkan
kami betapa keikhlasan dan pengorbanan sangat diperlukan untuk mencapai suksesnya
acara. Namun atas izin dan rahmat dari Tuhan YME semua tampak indah dan berjalan
dengan lancar. Semoga apa yang telah sama-sama kita lakukan member manfaat bagi para
stakeholderkita dan membangun kepekaan sosial yang tinggi di FEUI

Konsep Awal
Transakom merupakan divisi dalam struktur kepanitiaan Social Act FEUI 2014 yang
memiliki peran dan tanggung jawab dalam hal transportasi dan akomodasi peserta dan
panitia. Transakom mengupayakan adanya angkutan bagi peserta dan panitia untuk
menuju tempat pelaksanaan kegiatan Social Act FEUI 2014. Selain itu, di tempat pelaksanaan
kegiatan Transakom juga bertanggung jawab dalam memomibilisasi pembicara yang akan
mengisi acara dari lokasi pembicara ke lokasi Social Act FEUI 2013.

Job Description
1. Bertanggung jawab terhadap transportasi peserta, panitia, dan tamu menuju dan
kembali dari tempat pelaksanaan kegiatan ataupun untuk tim advance.
2. Berkoordinasi dengan pihak luar kepanitiaan yang berhubungan dengan
transportasi dan akomodasi.
3. Berkoordinasi dengan seluruh kepanitiaan Social ActFEUI 2014 untuk mencapai
target-target yang telah dibuat, serta kelancaran acara.
4. Bertanggung jawab terhadap transportasi tamu Social Act FEUI 2014

Struktur Divisi
Koordinator : Mark Brian (EMA 2012)
Wakil Koordinator : Bundi Ridzkiaditya (EMA 2012)
Staff :
Albert Buntara (EAK 2012)
Danny Lukito Wibowo (EAK 2012)
 Kevin Hidayat (EAK 2012)
Muhammad Nur Fadhil (EAK 2012)
Tigor Ifrada Lazuardi H. (EMA 2012)

Abraham Alloy Sembiring (EAK 2012)

AryoWisnuwardhana (EAK 2012)
Muhammad Al Fatih (EMA 2012)

Rencana Kerja dan Realisasi

Rencana Realisasi Keterangan

Pelaksanaan Oprec Cukup Baik Divisi Transakom berhasil
mendapatkan enam staff
sesuai dengan target. satu
staff dipilih secara oprec
sementara lima staff dipilih
secara close reg. Satu staff
mengundurkan diri karena
alasan tertentu, namun saat
hari-H divisi Transakom
mendapat bantuan berupa
dua staff eksternal serta satu
sukarelawan dari divisi
keuangan.
Penyediaan alat Sangat Baik Penyediaan transportasi
transportasi untuk peserta berupa 15 bus pariwisata
non-ac untuk panitia dan
peserta dapat tersedia
melalui pencarian secara
intensif penyedia jasa
transportasi yang sesuai
dengan kualitas, keamanan,
dan budget. Perusahaan bus
yang dipilih memiliki disiplin
waktu yang tinggi, sehingga
tidak ada keterlambatan
dalam datangnya bus ke
lokasi penjemputan maba.
Penyediaan alat Baik Penyediaan transportasi
transportasi untuk panitia panitia disamakan dengan
peserta Social Act FEUI 2014.
Panitia disediakan satu bus
non-ac untuk berangkat ke
Pelabuhan Ratu. Selain bus,
beberapa panitia (terutama
Transakom) juga membawa
kendaraan sendiri serta
Dekanat meminjamkan satu
mobil untuk kegiatan Social
Act.
Penyediaan alat Sangat Baik Penyediaan transprotasi
transportasi untuk logistic berupa empat tronton dan
dan team advance pil-s dapat tersedia melalui
link internal
Transakom.Seperti
perusahaan bus yang disewa
selama acara, pihak
penyewa tronton dan pil-s
juga memiliki disiplin waktu
sehingga tidak ada
keterlambatan dalam
datangnya transportasi yang
dibutuhkan.
Penyediaan alat Sangat Baik Transportasi untuk tamu
transportasi untuk tamu disediakan oleh panitia
transakom yang memiliki
kendaraan. Ada empat
kendaraan yang disediakan
oleh divisi Transakom
beserta satukendaraan dari
divisi lain dan satu
kendaraan dari BPM.
Membantu survey lokasi Baik Divisi Transakom sering
dan persiapan membantu ketika diminta
bantuan untuk menyediakan
 alat transportasi untuk
survey, dimana koor,
wakoor, beserta staff ikut
andil dalam pelaksanaan
survey.
Penyedian alat transportasi Sangat Baik Transakom menyediakan
untuk simulasi empat bus pariwisata non-
ac untuk transportasi
simulasi
Penyediaan tempat Sangat Baik Transakom telah
menginap untuk dosen menyediakan tiga kamar
penginapan bagi dosen
yang ingin menginap selama
rangkaian kegiatan Social
Act FEUI 2014

Analisis SWOT

Strength

1. Koordinasi kerja yang baik antara coordinator dengan wakil coordinator

2. Koordinator dan wakil coordinator memiliki komitmen penuh
3. Koordinasi kerja dengan staff baik
4. Memiliki hubungan dan komunikasi yang baik dengan staff
5. Jumlah staff mencukupi

Weakness
1. Kurang mampu bekerja dibawah tekanan
2. Koordinator dan wakil coordinator memiliki emosi yang cepat berubah
apabila tertekan
3. Tidak memiliki pengalaman menjadi panitia Social Act sebelumnya
Opportunities
1. Link penyediaan transportasi
2. Staff yang bersedia menyediakan transportasi selama survey, simulasi, dan
hari-H Social Act
3. Kebaikan panitia diluar divisi transakom untuk menyediakan transportasi
Threats
1. Kesibukan kuliah
 LaporanKinerja Staff

Nama Jurusan/Angkatan K TJ KS T Keterangan

Albert Buntara EAK 2012 4 4.5 5 4.5 Cerdik dalam mengatur
jadwal, mudah menjalin
perbincangan, down to
earth.
Danny LukitoWibowo EAK 2012 5 5 5 4.8 Fleksibel, bertanggung
jawab dalam pekerjaan
dan dapat terlihat cukup
tenang di depan
permasalahan.
Kevin Hidayat EAK 2012 4 4.5 5 4.5 Dermawan dalam
meminjamkan aset,
inisiatif dengan ide-ide
unik dan suka mengajak
kerjasama orang lain.
Muhammad NurFadhil EAK 2012 5 5 5 4.6 Mudah bergaul, memicu
kekompakan (dan
kekoplakan), dan
berpengetahuan luas.
TigorIfradaLazuardi H. EMA 2012 5 4.5 5 4.5 Berani mengambil risiko,
inisiatif dan berfikir
strategis.
Abraham Alloy Sembiring EAK 2012 - 5 5 4.4 Loyal, mudah bergaul dan
(ekstensi) inisiatif.
AryoWisnuwardhana EAK 2011 - 4.7 5 4.3 Pintar, memiliki rasa
(ekstensi) kekeluargaan dan dapat
mengendarai kendaraan
dengan efektif dan efisien.
Muhammad Al Fatih EMA 2012 - 4.5 5 4.3 Bersedia membantu, bijak
(ekstensi) dan berpengalaman
Range: 1 - 5
Keterangan:

K: Kehadiran

TJ: TanggungJawab

KS: KerjaSama

T: PenilaianKeseluruhan (bukan rata-rata)

(ekstensi): Staff tambahan yang direkruthanyauntukhari-H

Kesimpulan

Walaupun jarak dan medan menuju desa jauh lebih sulit daripada tahun sebelumnya
serta ada beberapa inovasi yang dilakukan seperti penggunaan bus untuk peserta serta
kembalinya regulasi bahwa maba nasrani dipulangkan lebih dulu, divisi transakom merasa
kinerja selama kepanitiaan Social Act sudah baik. Namun ada satu hal yang perlu dievaluasi
kedepannya yaitu koordinasi saat kepulangan maba. Kurangnya koordinasi saat
kepulangan maba karena waktu kepulangan dibagi menjadi dua, ada satu cluster yang
saling berjauhan dengan cluster lainnya sehingga diperlukan dua drop point, serta
kurangnya panitia yang mengatur pembagian maba ke dalam bus. Hal ini mengakibatkan
bus menjadi tidak efisien selama kepulangan karena banyak kursi kosong serta sebagian
panitia tidak mendapatkan tempat duduk sehingga terpaksa menyewa sebuah bus kecil
untuk kepulangan.

Saran

Saran bagi divisi transakom berikutnya adalah untuk memperbanyak link untuk staff
divisi transakom agar dapat menghindari close registration dan mendapatkan jumlah staff
yang substansial untuk regenerasi ke depannya. Selain itu, untuk menjaga keseimbangan
antara sarana transportasi dan kinerja staff, baiknya divisi transakom berikutnya
menggunakan ketentuan rekruitmen yang tidak wajib, tapi sangat disarankan berupa
memiliki kendaraan pribadi (mobil) yang dapat dimanfaatkan secara leluasa. Juga tidak lupa
untuk mengingatkan divisi transakom ke depannya untuk menjaga kesehatan dan
merencanakan segala suatu secara matang.
Pendahuluan

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat-Nya kami
dapat melaksanakan Social Act 2014 dengan lancar dan tanpa halangan yang berarti. Kami
merasa sangat beruntung dan terhormat dapat menjadi bagian dari keluarga besar Social
Act 2014, karena melalui Social Act inilah kami dapat sedikit berbakti kepada masyarakat
dan mendapatkan pembelajaran baru yang sangat bermakna.

Sebagai bagian dari Bidang 2 dalam struktur organisasi Social Act 2014, Divisi
Konsumsi mengemban tugas sebagai fungsi pendukung selama pelaksanaan kegiatan.
Secara garis besar, Divisi Konsumsi bertanggung jawab atas penyediaan konsumsi bagi
peserta dan panitia Social Act 2014 dalam rangkaian kegiatan berlangsung.

Job Description

1. Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi peserta Social Act

2. Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi panitia Social Act

3. Merencanakan menu makanan selama Social Act

4. Melakukan survei harga bahan makanan di pedagang desa setempat

5. Mengkoordinasikan jumlah bahan makanan yang harus dikumpulkan oleh peserta

dan yang akan dibeli pada saat pelaksanaan kegiatan

6. Membeli bahan makanan di pasar setempat / pedagang desa setempat dan

memastikan pengirimannya tepat waktu

7. Berkoordinasi dengan Divisi Acara dan Divisi SDM mengenai bahan konsumsi yang
harus dibawa peserta

8. Berkoordinasi dengan Divisi Perlengkapan mengenai alat masak yang dibutuhkan

dan yang harus dibawa

9. Berkoordinasi dengan Divisi Transakom dan Divisi Koordinator Lapangan untuk

distribusi makanan bagi para peserta selama kegiatan berlangsung
 10. Berkoordinasi dengan ibu-ibu di desa setempat untuk membantu memasak
makanan

11. Menentukan lokasi dapur umum sebagai pos memasak makanan

12. Menyediakan konsumsi untuk dosen atau pembicara yang hadir di lokasi

13. Menyediakan konsumsi saat simulasi Social Act

Struktur Divisi

Koordinator : Rafiina Andi (EAK 2012)

Wakil Koordinator : Wasridewi Tambunan (EMA 2012)\
Staff :
Adelina Mulyasari (EMA 2012)
Ani Dwi Rahmanti (EIE 2013)
Ani Rohmayati (EAK 2012)
Anisah Hafiszha Zulfa (EIE 2013)
Ayu Agnes Sumitra (EAK 2012)
Cita Nurjanah (EAK 2013)
Estiana Cahyawati (EAK 2013)
Hanna Kireina (EMA 2013)
Kannya Arsyitadanti (EMA 2012)
Merry Radiyastuti (EMA 2013)
Moma Yuni Anty Sihotang (EMA 2013)
Nurchasanah (EAK 2011)
Nurfitria Risqie Widayanti (EAK 2013)
Ratna Estu Prihatin (EMA 2012)

1. Rencana Kerja dan Realisasi

a. Pra Hari-H

Open Recruitment
Open dan close recruitment berjalan cukup baik. Dari 16 orang staf yang ditargetkan, kami
mendapatkan 14 staf. Kami menargetkan staf yang cukup banyak untuk mengindari risiko
berkurangnya staf menjelang Hari-H karena mengundurkan diri.Walau sebenarnya saat hari
H kami mendapat bantuan dari 3 orang Divisi Keuangan yang idle saat Hari-H.
Setelah Hari-H berjalan, kami menyimpulkan bahwa sumber daya staf yang kami miliki
sudah lebih dari cukup. Hal ini bisa dilihat dari semua staf tidak ada yang menganggur dan
tidak terlalu kewalahan saat mengejar deadline jam makan.

Nama NPM Jurusan

1 Nurchasanah 1106008555 Akuntansi

2 Ayu Agnes Sumitra 1206213851 Akuntansi

3 Ani Rohmayati 1206213965 Akuntansi

4 Adelina Mulyasari 1206214772 Manajemen

5 Ratna Estu Prihatin 1206215081 Manajemen

6 Kannya Arsyitadanti 1206245834 Manajemen

7 Anisah Hafiszha Zulfa 1306376635 Ilmu Ekonomi

8 Estiana Cahyawati 1306376761 Ilmu Ekonomi

9 Nurfitria Risqie Widayanti 1306378514 Akuntansi

10 Cita Nurjanah 1306380121 Akuntansi

11 Ani Dwi Rahmanti R 1306381515 Akuntansi

12 Hanna Kireina 1306386346 Manajemen

13 Merry Radiyastuti 1306386402 Manajemen

Survei Lokasi
Ada 4 hal utama yang dilakukan pra Hari-H di lokasi Social Act yaitu mencari
basecamp, mencari dapur (rumah yang akan ditumpangi masak), mencari ibu-ibu yang
akan memasak nasi, dan mencari penjual bahan makanan dan sayur mayur.
Tantangan dalam mencari basecamp untuk Social Act kali ini adalah struktur
permukiman yang sangat padat sehinggal jalan - jalan di permukiman tersebut sangat
sempit. Sedangkan kami membutuhkan rumah yang terletak di jalan yang dapat dilewati
mobil agar dapat mendistribusikan makanan dengan mudah. Karena adanya tantangan
tersebut, kami tidak bisa mendapatkan rumah yang terletak ditengah-tengah dari 2 RW
yang digunakan seperti keinginan diawal. Namun, basecamp yang terletak dipinggiran desa
(lumayan dekat dengan border) pun tidak menimbulkan masalah di Hari H.
Pencarian dapur tambahan tidak menemui masalah berarti. Dapur tambahan yang
digunakan idealnya berdekatan dengan basecamp untuk memudahkan membawa bahan
yang akan di masak dan memudahkan kontrol yang dilakukan Koordinator dan Wakil
Koordinator. Secara total, ada 1 basecamp yang juga sekalian menjadi utama dan 3 dapur
tambahan yang digunakan saat Hari H.
Dalam memasak nasi, kami tidak mungkin memasak sendiri karena hampir
dipastikan tidak akan mampu mengejar deadline jam makan. Maka kami meminta bantuan
pada Ketua RT untuk mencari ibu-ibu yang biasa memasak nasi dalam jumlah besar untuk
hajatan-hajatan. Kami menjelaskan dengan detail kebutuhan kuantitas beras yang perlu
dimasak dan batas jam / deadline keharusan semua nasi sudah matang agar proses
memasak nasi saat simulasi & Hari H dapat berjalan dengan lancar.
Dalam mencari vendor bahan makanan, rencana awal kami adalah mencari warga
setempat yang berjualan sayur untuk menitip dibelikan sayur mayur dan bumbu-bumbu
masak. Namun tim keuangan mensyaratkan kami mencari vendor yang memiliki nota
dengan nama toko beserta alamatnya untuk kepentingan pelaporan keuangan. Sehingga
kami pergi ke pasar tradisional terdekat untuk mencari vendor tersebut. Kami memesan
bahan makanan 2 minggu sebelum Hari H (saat simulasi) dan tidak ada kendala berarti
dalam proses negosiasi pembelian, barang diantar oleh pihak toko dan pembayaran dapat
dilakukan diakhir.
Simulasi
Simulasi untuk Divisi Konsumsi dimaksudkan agar staf-staf dapat mengenal
basecamp dan dapur yang digunakan sebelum Hari H berlangsung. Namun pada saat
simulasi ada beberapa staff konsumsi yang tidak dapat hadir karena berhalangan. Untuk
teknis saat simulasi, divisi konsumsi hanya memasak 1 kali saja, yaitu untuk sarapan di hari
minggu pagi. Bahan-bahan yang akan dimasak kami beli H-1 simulasi dari Depok kemudian
dibawa ke lokasi Social Act saat simulasi.
Karena rundown simulasi yang sangat padat, divisi-divisi lain meminta divisi
konsumsi untuk menyediakan sarapan dalam styrofoam (disiapkan porsi untuk setiap
orang) agar dapat memudahkan mobilisasi. Hal tersebut mengubah rencana awal kami
bahwa semua panitia makan dengan tempat namban besar seperti di Hari H.
Pengumpulan Bahan Makanan
Walaupun periode pengumpulan bahan-bahan makanan yang terhitung singkat
(hanya 2 hari), kami menilai terlaksana cukup efektif karena jika terlalu lama pun, mayoritas
kelompok tetap akan mengumpulkan di akhir periode pengumpulan.
 Beberapa hal yang menjadi catatan adalah masih ada kelompok yang
mengumpulkan bahan makanan tidak sesuai dengan ketentuan. Salah satu faktornya
adalah informasi yang tidak merata. Antar maba dalam satu kelompok yang sama bisa
mendapatkan informasi yang berbeda. Padahal daftar bahan makanan yang wajib dibawa
telah kami dibagikan ke mentor masing-masing kelompok dengan jelas. Menurut kami, ini
terjadi karena ada beberapa mentor yang tidak hadir dalam technical meeting dan tidak
lengkap menyampaikan informasi yang diterima.
Salah satu evaluasi dari pengumpulan bahan makanan Social Act 2013 adalah
banyak kelompok yang mengumpulkan telur tidak di dalam kemasan yang aman untuk
perjalanan jauh, namun untuk tahun ini hal tersebut dapat diminimalisir karena keterangan
dalam daftar bahan makanan yang dibuat lebih detil. Namun yang masih agak kurang baik
pengumpulannya adalah kemasan beras yang dipecah menjadi 1 KG. Saat diangkut,
kemasan beras tersebut banyak yang bocor. Hal ini bisa menjadi bahan pertimbangan
untuk teknis pengumpulan bahan makanan di tahun selanjutnya.

b. Hari-H
Advanced dan Hari 1 (Rabu - Kamis, 24 - 25 September 2014)
Tantangan terbesar saat advance adalah kami kekurangan staf yang bisa dan mau
bergabung dalam tim advanced, sehingga kami cukup kewalahan saat memasukkan
bahan-bahan makanan ke dalam plastik besar untuk masing-masing hostfam. Beruntung
saat pengangkutan barang-barang kami mendapatkan bantuan dari divisi - divisi lain
terutama Divisi FO, Transakom dan Perlengkapan.
Selain itu saat advanced, kami melakukan follow up terhadap dapur-dapur yang
akan digunakan, ibu yang membantu memasak nasi dan vendor yang menyediakan sayur
mayur dan bumbu masak serta memastikan peralatan masak untuk hari H tersedia dengan
kondisi yang baik.
Hari 2 (Jumat, 26 September 2014)

Dalam hal ketepatan waktu dan kesiapan makanan, semuanya dapat tertata dengan baik
dan tersedia tepat waktu. Divisi konsumsi telah selesai menata makanan pukul 10.30 WIB
atau 30 menit lebih cepat dari waktu yang diminta oleh Divisi lain yang berkepentingan.
Namun terdapat sedikit kendala dalam haldistribusi makanan. Distribusi makanan
kurang lancar karena terpotong sholat jumat. Terdapat miskomunikasi dengan Divisi
FOkarenak ada beberapa kelompok maba yang melakukan kegiatan di Desa Loji. Divisi
konsumsi membagikan makanan setelah sholat jumat yang seharusnya langsung
didistribusikan saja, walau maba makan siang setelah sholat jumat.
 Karena terbatasnya anggaran yang diberikan tim keuangan, seluruh makanan
pembicara selama Hari H tidak kami beli di rumah makan seperti rencana awal, tetapi kami
menyediakannya di dalam styrofoam dengan lauk makanan yang kami masak sendiri.
Untuk masalah kecukupan makanan, divisi konsumsi mengalami surplus makanan.
Namun setelah mendapatkan masukan dari maba yang disampaikan oleh mentor, nasi utuk
makan siang agak dikurangi dan sebagai gantinya lauk makanan ditambah.
Hari 3 (Sabtu, 27 September 2014)
Untuk hari ketiga Social Act ini, DivisiKonsumsi harus bekerja lebih
keras karenak menu makanan yang lebih bervariasi dan beberapa bahan makanan yang
membutuhkan waktu lama untuk direbus. Namun Divisi konsumsi dapat menyelesaikan
tatanan makan siang tepat pada waktunya dan maba dapat makan Pukul 11.00 sesuai
dengan rundown acara yang sudah di rencanakan.
Distribusi makanan di hari ke 3 ini berjalan jauh lebih baik karena koordinasi dengan
FO menjadi lebih baik dan terorganisir berkat evaluasi yang sudah dilakukan.
Untuk masalah kecukupan makanan, divisi konsumsi mengalami surplus makanan
dimana masih tersisa 2 bakul makanan dari ibu-ibu yang membantu memasak nasi
sehingga staf DivisiKonsumsi tidak memasak nasi lagi untuk sarapan pagi di hari terakhir.

Hari 4 (Minggu, 28 September 2014)

Untuk hari terakhir Social Act, divisi konsumsi hanya menyediakan sarapan pagi bagi
panitia, sedangkan maba akan makan di hostfam masing-masing sesuai rundown acara.
Penyediaansarapan pagi bagi panitia berakhir pukul 09.30 (mundur dari rencana awal)
karena banyak panitia yang harus mengurus mobilisasi maba Kristen dan Katolik yang
pulang lebih dulu, sehingga mereka terlambat untuk sarapan pagi.
Untuk bahan makanan yang dikumpulkan terapat sisa yang masih banyak, yaitu
sekitar 180 kg beras, 1 pack sisa sambal pecel, beberapa dus mie instan, abon serta sarden
dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan yang berlebih kami bagikan kepada warga
setempat melalui Ketua RT dan RW yang ada.

Analisis SWOT

Strength
Koordinator dan wakil koordinator merupakan staf Divisi Konsumsi Social Act 2013,
sehingga sudah memiliki pengalaman dan gambaran teknis mengenai Divisi
Konsumsi

Koordinator dan wakil koordinator merupakan orang-orang yang memiliki dedikasi

di Social Act 2014
 Koordinator dan wakil koordinator telah saling mengenal cukup lama, sehingga
sudah mengenal karakter masing-masing

Weakness:

Kurangnya pengetahuan tentang harga bahan makanan di pasar (harga yang

berfluktuasi)

Kesulitan memperkirakan kuantitas bahan makanan yang dibutuhkan

Kesulitan mencari staf

Opportunity:

Memungkinkannya mendapatkan staf dari divisi lain yang menganggur saat hari H

Adanya dukungan dari divisi lain

Threat:

Terbatasnya ketersediaan perlengkapan masak

Jumlah panitia dan peserta Social Act yang sulit diprediksi secara akurat, sehingga
mempengaruhi jumlah makanan yang akan disediakan

Adanya libur semester tengah tahun, sehingga tidak memungkinkan wakil

koordinator untuk menjalankan tugasnya secara optimal.

Adanya kemungkinan makanan tidak tersedia tepat waktu karena gangguan hal-hal
teknis.

Laporan Kinerja Staf

Nama Jurusan/ K TJ KS T Keterangan

Angkatan

4 5 4 4.5 Bertanggung
jawab, semangat
Nurchasanah EAK /2011 dalam bekerja.

4 4 4 4 Rajin datang hadir

rapat dan
bertanggung
Ayu Agnes Sumitra EAK / 2012 jawab.
 4 4 4 4 Bertanggung
jawab, semangat
Ani Rohmayati EAK / 2012 dalam bekerja

3 4 4 4 Jarang datang
rapat, namun
EMA / semangat bekerja
Adelina Mulyasari 2013 di hari H

4 4 4 4 Bertanggung
EMA / jawab, semangat
Ratna Estu Prihatin 2013 dalam bekerja

4 5 4 4.5 Rajin datang rapat

dan bertanggung
Kannya EMA / jawab dalam
Arsyitadanti 2013 menjalankan tugas.

4 4 4 4 Bertanggung
Anisah Hafiszha jawab, semangat
Zulfa EIE / 2013 dalam bekerja

4 4 4 4 Bertanggung
jawab, semangat
Estiana Cahyawati EIE / 2013 dalam bekerja

4 4 4 4.5 Satu-satunya yang

ikut advanced,
Nurfitria Risqie betanggung jawab
Widayanti EAK / 2013 dan semangat.

4 4 4 4 Bertanggung
jawab, semangat
Cita Nurjanah EAK / 2013 dalam bekerja

5 4 4 4 Bertanggung
Ani Dwi Rahmanti jawab, semangat
R EAK / 2013 dalam bekerja

5 4 4 4.5 Rajin datang rapat,

EMA / Bertanggung
Hanna Kireina 2013
 jawab, semangat
dalam bekerja

5 4 4 4.5 Rajin datang rapat,

Bertanggung
EMA / jawab, semangat
Merry Radiyastuti 2013 dalam bekerja
0.

Range: 1-5
Keterangan:
K : Kehadiran saat rapat
TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan
KS : Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain
T : Penilaian secara keseluruhan bukan rata-rata

Lampiran (Selain Lampiran Timeline)

Lampiran daftar bahan makanan yang mesti dibawa maba saat Social Act 2014

Bahan Makanan per Kelompok Social Act 2014

Nama Barang Kuantitas Ketentuan

1 Beras 20 KG 1 karung @ 10 kg dan 10 kantung x @ 1 kg (mohon

dibungkus dengan rapat)

2 Telur 80 Butir Tempat hard plastic isi 10 butir yang ada di

supermarket, jangan di dalam plastik kresek.

3 Indomie Goreng 1 Kardus Kardus

4 Sarden ABC 15 Kaleng Kaleng 425 GR, harus merk ABC (kemasannya
Pedas 425 gr yang mudah dibuka)

5 Minyak goreng 3L 6 botol x @ 500 ml

6 Abon Merk 500 gr 2 Kaleng x @ 250 gr, harus merk gloria

Gloria
 A. Semua barang diatas dikumpulkan di dalam kardus ke Sekretrariat BPM di SC pada
hari Senin-Selasa, 22-23 September 2014

B. Barang dikumpulkan secara kelompok, tidak secara individu.

C. Ketika akan dikumpulkan, barang harus sudah lengkap dan sesuai dengan ketentuan.
Panitia tidak akan menerima barang yang dikumpulkan secara terpisah ataupun yang
tidak sesuai dengan ketentuan.

D. Tolong diperhatikan baik-baik kuantitas dan ketentuan yang tertera diatas.

E. Disarankan untuk membawa makanan -makanan kering tambahan seperti kentang,

makanan ringan lainnya, dll

F. Disarankan membawa hand sanitizer

Lampiran daftar bahan makanan yang dibagikan ke setiap rumah (dimasukkan ke 1

kantong besar)

Jumlah Pantia +/- 200 orang

Jumlah Mentor 80 orang (40

kelompok)

Jumlah Maba 651 orang

Jumlah rumah yang ditempati 163 rumah

maba

Jumlah orang per rumah 4-6 orang

Daftar bahan makanan per rumah (hanya untuk rumah yang ditempati oleh maba dan
mentor)

Nama barang Kuantitas Keterangan

 Beras 2 KG

Telur 20 Butir Di dalam kemasan hard

plastic

Mie Goreng 7 bungkus

Sarden 1 kaleng 425 gram

Minyak goreng 1 botol 500 ml

Trash bag 2 lembar disediakan oleh Divisi Perlap

Kesimpulan

Secara keseluruhan, Divisi Konsumsi memiliki kinerja cukup baik karena beberapa
paramater keberhasilan dapat tercapai dengan memuaskan.
Namun ada banyak hal yang perlu menjadi perhatian agar dapat memperbaiki
kinerja di masa yang akan datang:
Buat rundown kerja di Hari-H agar lebih mudah dalam memperkirakan hal-hal yang
mesti dilakukan jika terjadi perubahan-perubahan dari divisi lainnya

Menjalin komunikasi yang lebih intensif lagi dengan divisi lain, terutama soal
distribusi makan siang untuk maba, dengan Divisi Transakom dan Divisi FO.

Pertimbangkan kembali menu yang akan dibuat. Usahakan lebih banyak variasi agar
tidak monoton

Saat pengumpulan bahan makanan harus memberi peyelesaian lebih tegas lagi
terhadap kelompok-kelompok yang tidak memenuhi ketentuan dan perhatikan juga
risiko bahan makanan yang memiliki tanggal kadaluarsa sebelum Hari H
berlangsung.

Evaluasi dari bahan makanan yang dibawa maba, kemasan yang paling membuat
repot adalah beras yang dipecah-pecah menjadi 1 KG. Buat ketentuan
kemasan/bungkus yang lebih rapat agar beras tidak tumpah / tercecer.
 Perhitungkan kembali dengan detail bahan makanan yang dibagikan ke setiap
hostfam maba dengan yang tetap ada di basecamp konsumsi. Untuk menghindari
ketidakseimbangan alokasi bahan makanan.

Alat-alat masak disiapkan dari sebelum memulai masak dan selalu diingat / dicatat
milik siapa alat tersebut agar tidak hilang

Tegaskan kembali kepada divisi lain soal batasan jam makan agar divisi konsumsi
bisa segera bersiap-siap untuk memasak selanjutnya atau membersihkan alat-alat
masak.

Selalu follow up kembali secara rutin rumah yang akan dijadikan dapur dan ibu yang
akan membantu memasak nasi. Hal ini untuk mengantisipasi jika ada perubahan
sesaat sebelum Hari-H dan menjadi pengingat bagi mereka bahwa kita akan
memakai rumahnya saat Hari-H

Cari supplier bahan makanan lain (untuk bahan yang tidak dibawa maba) yang
terpercaya dan fleksibel. (Bisa minta diantar, bisa mengubah barang-barang yang
dibeli sebelum diantar, punya nota dengan nama toko, dll)

Semoga Laporan Pertanggungjawaban yang kami buat dapat mambantu

memperbaiki dan memunculkan inovasi-inovasi baru dalam pelaksanaan Social Act
di tahun-tahun berikutnya.

Pendahuluan

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya
sehingga kegiatan inti Social Act 2014 dapat terlaksana dengan baik dan semoga kegiatan
yang turut menyertainya dapat dilaksanakan dengan lancar. Kami mengucapkan
terimakasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh rekan-rekan panitia Social Act 2014,
baik PI dan rekan divisi lainnya yang telah membantu kinerja Divisi HPD dalam memenuhi
kewajibannya selama kegiatan ini berlangsung. Kami juga mengucapkan terimakasih
kepada seluruh masyarakat dan civitas academica FEUI terutama angkatan 2014 yang telah
menjalani seluruh rangkaian kegiatan Social Act FEUI dengan hati terbuka dan sabar.

Job Description

Humas

Penghubung antara pihak internal Social Act 2014 dengan pihak eksternal

Menciptakan public image yang baik terhadap Social Act 2014

Mencari dan menjalin kerja sama dengan media partner

Menjadi pusat informasi Social Act 2014

Bertanggung jawab atas media sosial Social Act 2014

Publikasi

Mendesain dan mempublikasikan kegiatan Social Act 2014 dalam bentuk cetak,
seperti baliho, poster, spanduk, standing banner, dll
Mempublikasikan booklet sebagai sarana informasi lengkap mahasiswa FEUI 2014
mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan Social Act 2014
Merubah logo untuk menyesuaikan dengan tema Social Act 2014 dan menerapkan
dominasi warna dan font untuk menciptakan brand identity Social Act 2014

Dokumentasi

Bertanggung jawab atas pendokumentasian seluruh rangkaian kegiatan Social Act

2014
 Mencetak kenang-kenangan berupa foto bersama untuk host family tempat
menginap mahasiswa FEUI 2014

Mencetak hasil dokumentasi dan menggelar pameran hasil dokumentasi Social Act
2014 di lingkungan kampus FEUI dan media sosial

Mencetak lima buku dokumentasi perjalanan Social Act 2014 yang akan diberikan
untuk Dekanat, BPM, dan lain-lain.

Struktur Divisi
Koordinator : Agatha Latu Mahesi (EIE 2011)
Wakil Koordinator : Taftazani Aulia (EAK 2012)
Risma Nadira Iswani (EAK 2013)
Staff :
Rosa Mega Libryani (EAK 2011)
Indira Setyorini (EAK 2013)
Alfiany Bahar (EAK 2011)
Niken Ayu (EAK 2011)
Ihkam Aufar (EMA 2013)
M. Yusuf Ibrahim (Eak 2011)
Rencana Kerja dan Realisasi

Pra Acara:
Logo Social Act 2014 yaitu balon udara dibuat oleh PO Frizon untuk menggantikan
logo lama
Gudeline desain Social Act 2014 seragam dari awal sampai akhir acara, untuk seluruh
media publikasi. Mendapat banyak tanggapan positif
Publikasi open recruitment gencar di mana-mana. Flyer di seluruh FE, poster di
mading-mading, slideshow di tv perpus. Tidak memasang baliho di gedung A
karena sudah dilarang dekanat.
Pendaftar oprec untuk HPD sangat minim, harus dilakukan proses closereg. Namun
tetap tidak mencapai target 8 staff.
Booklet digital sudah disebarkan seminggu sebelum berangkat. Booklet fisik
dibagikan ke maba pada saat berkumpul di selasar sebelum berangkat.
Video pra-acara dibuat dalam dua versi yang masing-masing diperuntukkan bagi
mahasiswa baru dan orang tua mahasiswa. Salah satu video yang diputar pada saat
pertemuan orang tua mahasiswa baru mengundang apresiasi tinggi dari para orang
tua mahasiswa.
Teaser berupa poster digital yang dipublikasikan melaui twitter mengundang
antusiasme dari peserta social act yang ditunjukkan dengan berbagai retweet yang
dilakukan oleh peserta social act 2014.

Hari H Acara:

Publikasi melaui twitter dapat dilaksanakan meskipun tidak dilakukan secara

langsung (live tweet) karena kurangnya koordinasi dalam HPD.
Penunjuk arah lokasi Social Act 2014 dan spanduk selamat datang dapat dicetak dan
dipasang dengan tepat waktu walaupun sempat terhambat oleh birokrasi dan
mengalami penolakan dari berbagai pihak.
Umbul-umbul yang berupa border, publication tools, dan penanda titik acara
berhasil dicetak dan dipasang dengan bantuan tim advance.
Dokumentasi acara Social Act dapat dilaksanakan dengan baik dan dapat mencakup
seluruh kegiatan yang berlangsung walaupun terdapat keterbatasan staf.
Dokumentasi ini dilakukan dalam bentuk foto dan video.
Kerjasama yang baik antara SDM yang membimbing HPD untuk memotret
housefam. Juga antara Acara Non-Fisik yang memasukkan kegiatan membuat
pigura kedalam agenda, menjadikan kenang-kenangan housefam yang ciamik.

Pasca Acara:
 Pameran hasil dokumentasi selama kegiatan Social Act 2014 diselenggarakan pada
tanggal 1 November hingga 8 November dengan total foto yang dipamerkan
sebanyak kurang lebih seratus foto dan dilangkapi dengan identitas pemilik foto
dengan tujuan menghargai kinerja tim HPD.
Video dokumentasi dibuat dalam dua versi, yaitu video mengenai kegiatan Social
Act 2014 yang melibatkan mahasiswa baru dan digunakan bagi pembelajaran mata
kuliah MPKT A, dan video kenangan yang berisi tentang perjalanan panitia Social
Act 2014 sejak awal dibentuk (massa bidding) hingga kegiatan Social Act 2014
dilaksanakan.
Buku Dokumentasi sebagai gebrakan baru HPD Social Act 2014 dibuat dengan
tujuan sebagai kenang-kenangan dalam bentuk fisik yang nantinya akan disimpan
dan diperuntukkan bagi Dekanat, Mahalum, Perpustakaan, BPM, dan pihak lain yang
berkepentingan dan telah berkontribusi dalam kegiatan Social Act 2014 ini.

Analisis SWOT

Strengths:

Koor dan WaKoor sudah mengenal baik

Kemampuan dan pengalaman marketing call yang dimiliki

Kemampuan fotografi yang baik

Kemampuan komunikasi yang baik

Weakness:

Kurangnya kemampuan mengelola website

Kemampuan desain terbatas di beberapa orang saja

Opportunities:

Memiliki contact person untuk beberapa media partner

Masing-masing memiliki alat penunjang pekerjaan (kamera DLSR, laptop, software

untuk desain)

Threats:

Jadwal kuliah yang padat

 Bentrok dengan kegiatan kepanitiaan dan organisasi lainnya

Laporan Kinerja Staf

Nama Angkatan / Jurusan K TJ KS T

Rosa Mega Libryani Akuntansi / 2011 5 5 5 5
Indira Setyorini Akuntansi / 2013 5 5 5 5
Alfiany Bahar Akuntansi / 2011 5 5 5 5
Niken Ayu Akuntansi / 2011 5 5 5 5
Ihkam Aufar Menejemen / 2013 5 5 5 5
M. Yusuf Ibrahim Akuntansi / 2011 5 5 5 5
5 5 5 5
Range: 1-5

Keterangan:

K : Kehadiran saat rapat

TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan

KS : Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain

T : Penilaian secara keseluruhan bukan rata-rata

Kesimpulan

Secara garis besar, tim HPD sudah menyelesaikan tugasnya masing-masing (secara
bersama-sama) dengan baik, walaupun banyak kendala atau masalah yang dihadapi dalam
menyelesaikan tugas tersebut. Bantuan saran dan ide dari PI serta kerjasama yang terjalin
baik dengan divisi-divisi lain membantu kelancaran tim HPD dalam mengemban tugasnya.
Selain itu, dari segi kualitas, baik itu kualitas foto, video, dan desain yang dijaga dengan baik
standarnya dan hal tersebut dapat menarik perhatian sehingga informasi yang ingin
disampaikan dapat tertangkap dengan baik.
Hal-hal baik yang harus diperhatikan:

1. Penggunaan website dalam publikasi sangat penting mengingat website dapat

menampung informasi tak terbatas, berbeda dengan Twitter yang terbatas pada
timeline dan karakter.
2. Team building memegang peranan penting bagi keutuhan tim dan kerjasama tim
yang seharusnya dibangun sebelum kegiatan dilaksanakan sehingga komunikasi
dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan dari pihak dalam.
3. Arus informasi di dunia maya dapat menjangkau seluruh Mahasiswa baru secara
aktif.
4. Media partner lebih intensif ke luar Kampus UI, terutama madia partner lokal.
5. Booklet sudah sangat tepat sebagai sarana komunikasi langsung ke setiap
Mahasiswa Baru.

Saran untuk kepanitiaan selanjutnya:

1. Buatlah timeline yang tidak terlalu ketat agar dapat dikerjakan secara maksimal
dengan waktu yang telah ditentukan.
2. Pertahankan design yang elegan dan menarik sehingga kegiatan social khususnya
Social Act tidak dipandang sebelah mata bagi berbagai pihak.
3. Eksekusi kegiatan sebaiknya tidak selalu menunggu instruksi dari atasan dan
diperlukan adanya inisiatif dari seluruh tim HPD untuk bergerak sehingga tidak ada
momen yang luput dari rangkaian acara.
4. Menjaga eksistensi sarana informasi melalui website dan twitter serta dapat
menggunakan sarana informasi lainnya seperti halnya facebook dan instagram.
5. Menetapkan target lebih tinggi dalam pencarian media partner dan bekerja sama
dengan radio local sehingga informasi yang disampaikan bukan hanya menjadi
inspirasi tetapi juga dapat menjadi berita dan sarana informasi bagi warga local.
6. Tim HPD selanjutnya harus bergerak secepatnya dalam mengapproach media
partner sebagai sarana informasi sehingga dapat mencapai target yang tela
ditetapkan sebelumnya.
7. Booklet dalam bentuk fisik sebaiknya dibagikan dalam waktu satu hingga dua
minggu sebelum keberangkatan sehingga orang tua mahasiswa baru bisa
mendapatkan informasi yang lengkap dalam bentuk fisik.
8. Sense of belonging yang tinggi perlu dibangun sehingga seluruh tim HPD dapat
berkontribusi secara maksimal pada hari H.
Pendahuluan

Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah S.W.T karena atas rahmatnya acara
Social Act 2014 ini dapat berjalan dengan lancar. Sebagai divisi Medis sebelumnya kami
ingin mengucapkan terima kasih kepada Kepala Bidang Tiga khususnya dan seluruh
Pengurus Inti lainnya serta para BPH Social Act 2014 atas kerja samanya pada seluruh
rangkaian acara divisi medis, baik yang dilaksanakan sebelum hari H maupun pada saat hari
H dan setelah pelaksanaan Social Act 2014. Kami divisi medis mengucapkan banyak terima
kasih atas kerja sama dan partisipasi kalian, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas kami
hingga akhir acara dengan baik.

Job Description
1. Mencari, menghubungi dan mendapatkan tim ahli (PMI/Dinkes/ Mahasiswa FK/FIK)
untuk memberikan pelatihan medis bagi staf medis pada khususnya dan pelatihan
medis bagi para mentor serta para panitia pada umumnya
2. Melakukan pengumpulan database riwayat kesehatan mahasiswa baru dan panitia
bekerjasama dengan tim medik OPK.
3. Mengadakan pelatihan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) untuk staf
medis pada khususnya dan pelatihan medis bagi para mentor serta para panitia
pada umumnya dengan mendatangkan tim ahli (Mahasiswa FK/FIK/FKM, PMI, atau
Dinkes)
4. Mengadakan pelatihan mengenai pemahaman dan pengenalan obat untuk para
staf medis khususnya dan panitia pada umumnya.
5. Mencari, menghubungi, dan mengadakan kerjasama dengan lembaga lain untuk
mengadakan kegiatan pemeriksaan gratis bagi warga setempat.
6. Mencari, menghubungi dan mendapatkan dokter (calon dokter) dan perawat (calon
perawat) untuk bekerja sama dalam kegiatan pemeriksaan kesehatan gratis untuk
warga.
7. Menghubungi dan menjalin kerjasama dengan Puskesmas setempat dalam hal
pengadaan transportasi (ambulans).
8. Mencari staf ahli (mahasiswa FK/ FIK) untuk mendampingi medis pada saat hari-H
pelaksanaan SosAct
9. Menyediakan obat-obatan yang diperlukan bagi para peserta dan panitia yang
mengalami gangguan kesehatan pada saat acara SosAct berlangsung
10. Memberikan sosialisasi kepada mahasiswa baru dan mentor mengenai kelengkapan
medis yang hendaknya dipersiapkan untuk hari-H
 11. Melakukan pemantauan kesehatan para peserta serta panitia Sosact pada saat
acara mulai dari berangkat ke lokasi acara sampai pulang kembali ke FEUI
12. Memberikan pertolongan pertama terhadap mahasiswa baru dan panitia yang
mengalami gangguan kesehatan selama acara Sosact berlangsung (mulai dari
berangkat ke lokasi acara sampai pulang kembali ke FEUI)
13. Pada hari-H (di hari terakhir) divisi medis bersama-sama dengan dokter (calon
dokter) atau perawat (calon perawat) mengadakan pemeriksaan gratis bagi para
warga desa

Struktur Divisi

Koordinator Divisi : Andriani Yuliasningrum (EMA 2012)

Wakil Koordinator Divisi : Gigih Prastowo (EMA 2013)

Staff :

Anissa Trisnawati (EAK 2013)

Ila Wati (EIE 2012)
Kiki Riskinia Putri (EMA 2013)
Martha Sisca Aldilla (EAK 2013)
I Gusti Ngurah Rayi (EAK 2013)
Ageng Muhammad (EMA 2013)
Audrya Ruspita (EAK 2013)
Dita Rizki (EAK 2012)
Kunti Dewi (EAK 2013)
Dini Ade Putri (EAK 2013)
Anis Setiyawati (EMA 2012)
Damia Liana (EIE 2012)
Neti Eria (EMA 2012)
Nur Hidayati Sari (EMA 2012)
Santi Sri Wahyuni (EMA 2013)
Silvia Tri Putri (EAK 2013)
Teguh (EAK 2011)
Richie Wibisono (EAK 2013)
Hudzaifah (EIE 2013)
Dewi Sukma (EIE 2013)
Firda (EAK 2013)
Haryo (EMA 2013)
 Yusuf Darmawan (EAK 2013)

Rencana Kegiatan dan Realisasi

1. Open Recruitment Staf
Sebelum pelaksanaan Open Recruitment Staf divisi Medis sendiri pada awalnya telah
memiliki rencana kerja mengenai berapa jumlah staf yang harus dimiliki. Dalam rencana
tersebut divisi Medis menargetkan jumlah staf yang harus direkrut adalah sekitar 23-25
orang. Jumlah target staf ini disesuaikan dengan luas dari wilayah desa pelaksanaan SosAct
ini sendiri, dan juga disesuaikan dengan jumlah titik acara yang direncanakan. Selama
pelaksanaan Open Recruitment ternyata antusiasme terhadap divisi Medis sangat besar,
terutama antusiasme yang didapatkan dari para mahasiswa FE UI angkatan 2013. Hal ini
merupakan sebuah peningkatan bagi divisi Medis, dimana pada tahun sebelumnya
kebanyakan staf divisi Medis adalah mahasiswa FE UI angkatan kedua, dan hal ini tentunya
sangat bagus untuk proses regenerasi divisi Medis sendiri. Pada saat pelaksanaan Open
Recruitment ini divisi Medis mendapatkan sekitar 20 orang staf. Selain melaksanakan Open
Recruitment divisi Medis juga melaksanakan Close Recruitment, dan pada saat proses
staffing akhirnya divisi Medis bisa mendapatkan 25 orang staf divisi Medis.

2. Pra Hari-H
Pelatihan Medis I
Pelatihan Medis I ini diberikan oleh 5 orang mahasiswi NUFA FIK dan dilaksanakan
pada tanggal 6 September 2014 dari pukul 10.00 wib sampai dengan 14.00 wib di ruang
rapat perpustakaan FE UI. Pelatihan ini sendiri ditunjukkan untuk para staf divisi medis dan
para staf divisi Field Officer . Tujuan dari pelatihan ini sendiri adalah untuk memberikan bekal
kepada para peserta pelatihan sehingga nantinya pada saat acara SosAct berlangsung
dapat memberikan bantuan Medis yang tepat dan benar kepada peserta ataupun yang
membutuhkan bantuan Medis tersebut. Agenda dari pelatihan ini sendiri adalah untuk
memperkenalkan mengenai dasar-dasar dari pertolongan pertama kepada para peserta
pelatihan, serta bagaimana cara menanganinya pada saat dilapangan. Selain itu pelatihan
ini juga menjelaskan mengenai beberapa penyakit yang biasanya diderita oleh para
mahasiswa baru dan jenis-jenis obat-obatan serta alat kesehatan yang nantinya akan divisi
medis gunakan pada saat hari H acara SosAct ini. Setelah sesi materi, pada pelatihan ini
juga melaksanakan praktik singkat mengenai beberapa hal yang telah diajarkan terutama
untuk pertolongan pertama pada kasus pingsan dan pemindahan pasien ketempat yang
lebih aman. Disini peserta pelatihan dibagi kedalam 3 kelompok kecil. Dan masing-masing
dari kelompok tersebut didampingi oleh minimai satu pelatih dari NUFA FIK. Secara garis
besar pelaksanaan pelatihan ini berjalan cukup baik, para peserta antusias dalam menyimak
materi yang diberika oleh pelatih dan pelatih juga menyampaikan materi dengan cara yang
lebih mudah dimengerti oleh peserta pelatihan. Pada saat sesi tanya jawab pun peserta
dengan antusias menanyakan hal apa saja yang mereka tidak mengerti dan bagaimana
cara menangani beberapa kasus yang belum di ajarkan oleh para pelatih. Meskipun
demikian tetap terjadi adanya keterlambatan acara dikarenakan para staf yang datang
terlambat dan juga pelatih yang harus menyelesaikan beberapa tugas terlebih dahulu
sehingga menyebabkan keterlambatan jadwal rangkaian acara secara keseluruhan. Namun,
karena pelatih menjelaskan dengan cara yang mudah dimengerti dan peserta yang juga
cepat tanggap pelatihan pun dapat berakhir sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
sebelumnya. Hambatan dalam pelatihan ini sendiri sebenarnya terdapat pada faktor-faktor
eksternal, dimana ketika pelaksanaan pelatihan ini sedang dilaksanakannya ospek agama,
sehingga ada beberapa staf yang menjadi panitia acara tersebut tidak datang atau keluar
masuk pada saat pelatihan. Selain itu adanya agenda lain dari para pengurus inti yang
bersamaan pelaksanaannya dengan acara ini seperti assessment desa juga mengurangi
tingkat partisipasi dari para PI-BPH kepada acara pelatihan ini.

Pelatihan Medis II
Pelatihan Medis II ini dilaksanakan pada 20 September 2014 di Aula Program
Internasional pada pukul 10.00-13.00. Pada awalnya pelatihan ini akan dilakukan oleh PMI
Jakarta Selatan, namun karena sebuah sebab pihak PMI Jakarta Selatan membatalkan kerja
sama H-1 acara pelakasanaan pelatihan ini, walaupun demikian kami dengan cepat
mengontak PMI Depok untuk membantu divisi Medis dalam pelatihan kali ini, sehingga
akhirnya pelatihan inipun dapat dilaksanakan dengan bantuan 3 orang dari PMI Depok dan
2 orang bantuan dari anggota NUFA FIK. Selain hal tersebut, yang menjadi kendala dalam
acara ini adalah koordinasi dengan divisi Perlengkapan mengenai ruangan, divisi
Perlengkapan kurang cepat tanggap mengenai permasalahan ruangan, sehingga akhrinya
divisi Medis baru mendapat kepastian ruangan H-1 pelaksanaan acara, dan divisi medis
bahkan hampir tidak mendapatkan ruangan. Dikarenakan seluruh ruangan sedang terpakai
untuk orientasi jurusan dan acara lainnya. Karena tidak adanya kepastian ruangan tersebut
akhirnya divisi Medis dan SDM selaku pihak yang akan mengkoordinasi mentor tidak bisa
melakukan Hal ini lah yang menjadi faktor utama sedikitnya peserta yang hadir dari pihak
mentor dan staf selain itu bentroknya dengan acara lain seperti orientasi jurusan dan acara
BEM pun menyebabkan pelatihan ke II ini jumlah pesertanya kurang mencapai target. Akan
tetapi untuk secara teknis acara pelatihan ini sudah berjalan dengan baik. Agenda pelatihan
ini adalah untuk mengingatkan kembali kepada peserta mengenai materi yang telah
diberikan pada pelatihan I dan juga mempraktikkan langsung apa yang telah dipelajari.
Pada sesi praktik peserta pelatihan dibagi kedalam beberapa kelompok kecil, dimana setiap
kelompoknya menghampiri pos-pos yang telah disediakan. Pos-pos tersebut dibagi
menjadi 3 pos yaitu:
- Penilaian Penderita dan Pelaksanaan CPR
- Luka-luka Perdarahan dan Bandage
- Cedera Alat Gerak dan IF
Pada pelatihan ini menggunakan beberapa alat, namun alat tersebut telah di
pinjamkan oleh PMI Depok dan untuk perlengkapan yang lain seperti surgical gloves,
masker dan plester divisi Medis menggunakan barang-barang yang masih bisa dipakai dari
tahun lalu, sehingga tentunya hal ini mengurangi biaya pelatihan kali ini. Untuk antusiasme
peserta sendiri sangat baik. Meskipun jumlah peserta yang cukup sedikit namun peserta
yang ada tetap bisa fokus dan mencermati dengan benar apa yang telah diajarkan oleh
para pelatih.

Pengumpulan Database Kesehatan Medis Peserta dan Panitia SosAct 2014

Pengumpulan Database Kesehatan Peserta dikumpulkan dengan bantuan dari divisi
Medik OPK FEUI. Setelah divisi Medis diberikan data kesehatan Maba oleh panitia OPK,
divisi Medis mulai menilai mana sajakah mahasiswa baru yang membutuhkan perhatian
khusus dari staf divisi medis pada saat pelaksanaan acara SosAct. Dan sebelum
keberangkatan para staf divisi Medis membagikan pita yaitu pita gold untuk maba dengan
riwayat penyakit yang membutuhkan perhatian khusus dan pita silver untuk maba yang
memiliki riwayat penyakit namun tidak memerlukan perhatian khusus. Pada saat pemberian
pita ini juga, staf divisi medis memastikan para peserta yang memiliki riwayat penyakit
khusus membawa obat pribadinya.
Sedangkan untuk Database Kesehatan Panitia SosAct 2014 dikumpulkan oleh staf
divisi medis secara personal kepada masing-masing panitia melalui pesan singkat, namun
beberapa panitia dan mentor yang tidak membalas pesan tersebut. Database panitia dan
peserta ini juga menjadi acuan bagi divisi medis untuk menangani peserta dan panitia yang
sakit pada saat hari H.

3. Simulasi
Simulasi dilakukan bersamaan dengan panitia Social Act lainnya. Pada saat simulasi
ini para staf diperkenalkan dengan kondisi desa dan spot-spot acara diluar desa tempat
berlangsungnya acara fisik maupun non fisik. Untuk mengefisiensikan waktu staf medis pun
dibagi kedalam dua tim. Tim pertama berisi para penanggung jawab cluster yang
mengelilingi seluruh desa untuk mengetahui kondisi desa keseluruhan terutama cluster
dimana mereka akan ditempatkan. Dan tim kedua adalah tim yang bertugas untuk
mengetahui kondisi spot-spot acara terutama spot acara fisik yang berada di luar desa.
Pada simulasi ini jumlah staf medis yang datang adalah 18 staf.

4. Hari H
 Pengawasan Hari H
Pada saat keberangkatan divisi medis, mendampingi para peserta yaitu para
mahasiswa baru. Pengawasan tersebut dilakukan dengan cara satu bis diisi dengan satu
staf medis. Karena jumlah staf medis yang cukup banyak, seluruh bis yaitu 14 untuk
mahasiswa baru 2 bis untuk para panitia dapat tercover dengan baik. Sebelum
keberangkatan juga staf medis sudah memeriksa terlebih dahulu siapa saja para peserta
yang memakai pita silver dan emas sehingga mereka dapat lebih memantau peserta
dengan penanganan khusus tersebut. Secara keseluruhan tidak banyak peserta yang
mengeluh sakit diperjalanan,meskipun demikian ketika sampai ada peserta yang
membutuhkan penanganan khusus, divisi medis pun secara sigap menanganinya dan terus
memantau kesehatan maba tersebut hingga akhir acara SosAct ini.
Pada hari pertama divisi Medis bangun sekitar pukul 05.00 untuk mempersiapkan
diri sebelum briefing pagi yang dilaksanakan di pos medis di cluster 4.Pada tahun ini sendiri
untuk posko medis dibagi menjadi 3 wilayah dikarenakan jarak yang cukup jauh, maka
untuk mengefisiensikan waktu staf medis pun dibagi. Posko 1 terletak dekat dengan drop
point yaitu berada di cluster 2 RT. 03. Posko ini ditempati oleh sekitar 9 orang staf divisi
medis termasuk di dalamnya adalah Penanggung Jawab dari cluster 1,2, dan 3 mengingat
jarak ketiga cluster tersebut yang cukup dekat. Posko ke 2 atau posko pusat terletak di
cluster 4, posko ini diisi oleh seluruh staf medis pria dan beberapa staf wanita, dimana
didalamnya termasuk penanggung jawab cluster 4 dan 5. Dan untuk posko terakhir terletak
di cluster 5. Obat-obatan P3K yang digunakan oleh divisi medis sendiri berasal dari sponsor
divisi medis yaitu Yayasan Panca Harapan, namun meskipun demikian terdapat kesalahan
obat yang diberikan oleh Yayasan Panca Harapan yaitu Ventolin Inhaler, sehingga pada
akhirnya divisi medispun harus membeli sendiri obat tersebut. Pada saat briefing koor dan
wakoor menjelaskan mengenai tugas para masing-masing staf dan di spot acara mereka
ditempatkan. Namun dalam pelaksanaannya untuk acara fisik yang terdapat diluar desa,
divisi acara kurang mengkoordinasikan dengan baik mengenai mobil peserta mana sajakah
yang akan jalan dan kapan akan jalan, sehingga terdapat staf yang tertinggal dan
pengalokasian staf divisi medis pun menjadi kurang maksimal karena koor harus dengan
sigap mengganti-ganti staf yang dialokasikan pada spot acara. Sehingga akhirnya
penempatan staf kurang sesuai dengan yang telah direncakan sebelumnya. Namun
meskipun demikian secara keseluruhan pengalokasian staf divisi medis sudah cukup baik
dimana satu spot acara didampingi oleh satu staf divisi medis. Berikut merupakan
pembagian posisis staf medis pada hari pertama:
Sambutan di Drop Point 1: Seluruh Panitia Divisi Medis
TalkShow (dikoordinasikan dengan PJ Cluster)
o Majelis RW 19 (Cluster 1) : Anis Setiyawati
o Bu Mintarsih RW 19 (Cluster 1) : Illa Wati
o Majelis Salafi (Cluster 2) : Damia Liana
o Majelis Masjid Tosca RW 32 (Cluster 4) : Richie Wibisono
Acara Inti

Anissa Trisnawati mck rw 25

Ila Wati bersih-bersih pantai cluster 3
Kiki Riskinia Putri pembangunan jalan rw 26
Martha Sisca
Aldilla lomba masak rw 32
I Gusti Ngurah
Rayi pembangunan jalan rw 18

Muhamad Ageng pembangunan jalan (cidadap)

Audrya Ruspita latihan tari, evakuasi bencana sd rw 15

Dita Rizki pembangunan jln rw 26

Kunti Dewi pembuatan jembatan (loji)

Dini Ade Putri pembangunan jalan (loji)

Anis Setiyawati Lomba masak rw 19 cluster 1
Damia Liana pembangunan jln rw 29

Neti Eria PJ Posko Medis

Santi Sri Wahyuni bersih-bersih pantai cluster 4 dan 5
Silvia Tri Putri mck rw 2
Teguh mck cluster 5
Richie Wibisono melek keuangan cluster 4,
lomba gambar 1-2, membuat layangan,rw
Zaif 15 sd
Dewi Sukma mck rw 25
Firda mck cluster 5
Haryo pembangunan jalan rw 13

Yusuf mck rw 6

Pada hari pertama ini juga terdapat satu orang Pengurus Inti Social Act yang membutuhkan
penanganan medis khusus sehingga divisi medis dibantu dengan divisi transakom
membawa pengurus inti tersebut ke rumah sakit umum daerah pelabuhan ratu untuk di
lakukan perawatan yang lebih intensif.
Pada hari kedua divisi medis didampingi oleh mahasiswi anggota NUFA FIK yang berjumlah
4 orang. Dan juga salah seorang dari staf medis ada yang menyusul sehingga jumlah dari
staf medis yang datang adalah 23 orang. Pada hari ini juga dikarenakan ada acara
pengobatan gratis maka divisi medis pun dibagi kedalam dua tim. Staf yang bertugas untuk
membantu di acara pengobatan gratis sendiri adalah :
Dita Rizky Febri Indah Santoso
Kunti Dewi
Nur Hidayati Sari
Martha Sisca
Satu anggota NUFA FIK
Selain itu beberapa staff medis yang sudah selesai mengerjakan tugas patrolinya juga ikut
membantu dalam pengobatan gratis ini. Untuk pembagian tugas acara inti bagi staf Medis
dan NUFA FIK yang lain adalah sebagai berikut:

Hari Sabtu 08.00-

Nama Hari Sabtu 14.00-16.30
11.00

pelatihan nari,
kewirausahaan,
Anissa Trisnawati pembuatan jalan loji
penyuluhan anti
rokok (rw 15,smk)
bersih-bersih desa bersih-bersih pantai
Ila Wati
cluster 3 cluster 3

lomba mewarnai pembangunan jalan rw

Kiki Riskinia Putri
tk, rw 15 29

pembangunan membuat celengan rw

Nana NUFA FIK
jembatan loji 15 sd

I Gusti Ngurah melek keuangan pelatihan membuat

Rayi cluster 4 bross cluster 4

Muhamad pembangunan jalan rw

mck rw 2
Ageng 26
 pembangunan pembangunan jalan rw
Audrya Ruspita
jalan rw 18 18

penyuluhan
sigicitang,membuat pembangunan jalan rw
NUFA FIK
bingkai, latihan nari 13
(sd, rw 15)
penyuluhan sex
NUFA FIK education smk ef mck rw 6
rw 15

pembangunan pembangunan jalan rw

Dini Ade Putri
jalan rw 29 29

bersih-bersih desa pelatihan membuat

Anis Setiyawati
cluster 5 bross cluster 1

bersih-bersih desa membuat bingkai maba

Damia Liana
cluster 2 cluster 2
pembangunan
Neti Eria mck rw 2
jalan rw 13
Santi Sri pembangunan
pelatihan nari rw 15 sd
Wahyuni jalan rw 26
penyuluhan anti
membuat bingkai maba
Silvia Tri Putri rokok (smk cd rw
cluster 1
15)
bersih-bersih desa
Teguh mck cluster 5
(5), bersih pantai(5)
bersih-bersih desa bersih-bersih pantai
Richie Wibisono
cluster 4 cluster 4

Hudzaifah mck cluster 5 mck rw 25

pembangunan penyuluhan sampah

Dewi Sukma
jalan loji anorganik sd rw 15
 penyuluhan
pembangunan jalan
Firda sampah anorganik
cidadap
cluster 2

bersih-bersih
Haryo penanaman mangroove
pantai cluster 3

bersih-bersih
Yusuf Darmawan pembangunan jalan loji
pantai cluster 4

Pada saat acara festival games banyak maba yang merasa kepanasan dan dehidrasi.
Karena lamanya acara yang tidak kunjung mulai. Akibatnya ada beberapa maba yang
pingsan. Selain itu ada juga beberapa maba mengeluh gatal gatal dan juga keseleo akibat
permainan yang dilakukan pada saat festival games.
Secara keseluruhan gangguan yang paling sering dialami maba adalah gatal-gatal,
alergi, masuk angin, maag, radang tenggorokkan, mimisan, serta kurang darah, luka ringan
dll.
Sedangkan untuk obat yang paling banyak digunakan adalah promaag, Mylanta,
sangobion, kassa steril, amoxcilin, paracetamol, minyak kayu putih, safe care, calladin cair,
diapet, bedak calicil, caladine cair, panadol, counterpain, dan balsem.
Selain bertugas pada pagi hari untuk memantau maba pada saat acara inti berlangsung,
pada malam hari para staf medis juga berpatroli. Dimana pada saat agenda patroli malam
tersebut masing-masing PJ Cluster bertugas untuk mengkoordinasikan staf yang akan ikut
berkeliling.

Pemeriksaan Gratis
Pemeriksaan gratis dilakukan pada hari kedua Social Act FE UI yaitu pada tanggal
27 September 2014 dari pukul 10.00-14.00 bertempat di rumah Bapak H.Unang Cluster 4
depan Masjid Tosca. Peserta pemeriksaan gratis ini ditargetkan untuk para warga kelurahan
Pelabuhan Ratu yang menjadi housefame para mahasiswa dan warga yang memerlukan
pemeriksaan kesehatannya. Selain itu juga pada pemeriksaan ini para mahasiswa baru yang
mengalami sakit diperbolehkan untuk melakukan pemeriksaan. Pemeriksaan Kesehatan
Gratis ini terlaksana atas kerjasama Social Act dengan Yayasan Panca Harapan selaku
sponsor obat-obatan P3K dan juga Pemeriksaan Gratis. Dokter yang memeriksa warga dan
Apoteker yang memberikan obat dalam pemeriksaan gratis berasal dari Puskesmas
Pelabuhan Ratu. Dalam pemeriksaan gratis ini terdapat 3 dokter dan 3 apoteker.
Pemeriksaan Gratis berjalan cukup baik, namun sayangnya jumlah peserta belum mencapai
target yang telah ditentukan, tercatat sekitar 111 orang yang melakukan pemeriksaan gratis,
sehingga pada saat akhir pemeriksaan divisi medis memperbolehkan para warga yang
tidak memiliki kartu pemeriksaan gratis. Selain itu juga ada warga yang datang terlambat
sehingga tidak bisa dilayani.

1. Anilisis SWOT

Strength

Koor dan Wakoor sudah bisa berkordinasi dengan baik meskipun belum lama kenal
Koor adalah staff medis tahun sebelumnya
Wakoor pernah bekerja sebagai konsultan nutrisi selama 1 tahun ketika Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK)
Koor dan Wakoor sama-sama pernah medapat pelatihan medis
Koor dan Wakoor sama-sama menyukai kegiatan sosial
Koor dan Wakoor sama-sama berkomitmen kerja total pada SosAct 2014
Koor dan Wakoor sama-sama memiliki sensitifitas yang tinggi dengan keaadaan
lingkungan sekitar pedesaan.
Koor dan Wakoor memiliki visi yang sama tentang tugas, peran dan visi divisi medis
Koor memiliki kemampuan konsep yang memadai
Wakoor memiliki kemampuan eksekusi lapangan dan komunikasi yang memadai

Weakness

Koor dan Wakoor tidak memiliki kemampuan medis setingkat ahli

Koor dan Wakoor belum lama kenal
Wakoor belum pernah mengikuti kepanitiaan SosAct sebelumnya
Koor dan Wakoor sama-sama memiliki kesibukan baik organisasi maupun
kepanitiaan lain diluar SosAct

Opportunity
Koor mengenal dekat dengan kepanitian SosAct generasi-generasi sebelumnya
Wakoor memiliki jaringan yang cukup luas di tingkat UI sehingga memudahkan
untuk berkoordinasi dengan Fakultas lain.
Kondisi internal kepanitiaan SosAct yang sudah akrab membuat kinerja akan
menjadi lebih mudah
Masing-masing keluarga memberikan dukungan kepada Koor dan Wakoor untuk
mengikuti kegiatan SosAct ini
 Threat

Kepadatan jadwal kuliah dan kegiatan kampus

Pengalaman baru kepanitiaan SosAct berada di Pantai
Lingkungan kampung nelayan yang kumuh dan belum dikenal sehingga harus bisa
mengantisipasi penyait tak terduga
Keragaman penyakit Mahasiswa Baru yang beragam jika berkaca pada SosAct
sebelumnya

Laporan Kinerja Staf

No Nama Jurusan Jabatan K TJ KS T Keterangan

.
1. Anissa EAK Staf 5 5 4,5 4,8 Annisa sudah baik
Trisnawati 2013 dalam mengerjakan
tugas yang diberikan
dan juga cepat tanggap
dalam menangani maba
yang sakit

2. Ila Wati EIE 2012 Staf 4,7 5 4,7 4,8 Illa sangat antusias, dan
bertanggung jawab
sebagai PJ Cluster 3, illa
juga mau membantu
tugas orang lain ketika
tugas utamanya sudah
selesai

3. Kiki EMA Staf 4,7 4,7 5 4,7 Kiki cukup bertanggung

Riskinia 2013 jawab dengan tugasnya
Putri akan tetapi kiki masih
perlu lebih cepat
tanggap dan
antusiasme yang lebih
lagi sebagai staf divisi
medis
4. Martha EAK Staf 4,8 4,9 5 4,8 Martha sangat antusias
Sisca 2013 terhadap medis, cepat
Aldilla tanggap dan telaten
saat membantu posko
pengobatan gratis.

5. I Gusti EAK Staf 4,7 4,5 4 4,6 Rayi cukup

Ngurah 2013 bertanggung jawab,
Rayi akan tetapi rayi masih
harus diberikan
pengarahan yang baik
agar tidak salah dalam
melaksanakan tugas.
Selain itu rayi juga harus
lebih banyak bertanya
kepada divisi yang
berkaitan agar tidak
terjadi kesalahan lagi.

6. Muhamad EMA Staf 4 4,5 4,6 4,5 Ageng jarang mengikuti

Ageng 2013 agenda medis, selama
disana dia juga masih
terlalu sering bermain.
Akan tetapi ketika
ditugaskan dia cukup
bertanggung jawab.
Antusiasme ageng
sebagai medis harus
lebih ditingkatkan

7. Audrya EAK Staf 4,8 5 4,8 4,7 Audrya sangat

Ruspita 2013 bertanggung jawab,
antusias, serta dapat
diandalkan ketika
menjalankan tugas.

8. Dita Rizki EAK Staf 4 5 5 4,7 Dita sebenarnya sangat

2012 kompeten, berinisiatif,
juga tenang dalam
 mengambil keputusan.
Namun sayangnya dita
tidak mengikuti
rangkaian acara medis
dengan baik. Seperti
tidak mengikuti
pelatihan dan simulasi,
untuk itu komitmen dita
masih harus lebih
ditingkatkan lagi.

9. Kunti EAK Staf 5 4,7 4,5 4,8 Kunti rajin, dan antusias
Dewi 2013 sebagai divisi medis.
Hanya saja kerjasama
dengan divisi lain harus
ditingkatkan lagi. Dan
pada saat melaksanakan
tugas mendampingin
maba seharusnya lebih
fokus lagi.

10. Dini Ade EAK Staf 4,7 4,8 4,8 4,7 Dini cukup bisa
Putri 2013 diandalkan dalam
mengambil keputusan
dan rajin bertanya.

11. Anis EMA Staf 5 5 4,9 4,9 Anis sangat rajin.

Setiyawati 2012 Terima kasih sudah
mengikuti seluruh
rangkaian acara divisi
medis. Anis juga dapat
diandalkan, tenang dan
sangat bertanggung
jawab sebagai PJ
Cluster 1.

12. Damia EIE 2012 Staf 5 5 5 5 Yana sangat rajin untuk

Liana menangani para maba
 yang berada di cluster
2. Sangat bertanggung
jawab sebagai PJ
Cluster 2. Selain itu yana
juga antusias, berinisiatif
dan tenang dalam
mengambil keputusan
serta tidak malu untuk
bertanya.

13. Neti Eria EMA Staf 4,7 5 4,8 4,8 Neti cukup
2012 bertanggung jawab,
dapat diandalkan serta
tidak malu bertanya.
Juga sangat antusias
sebagai medis. Namun
sebaiknya keseriusan
saat bekerja perlu
ditingkatkan kembali.

14. Santi Sri EMA Staf 4,8 5 4,8 4,8 Santi cukup rajin,
Wahyuni 2013 antusias dan sangat
bersemangat menjadi
divisi medis akan tetapi
haru lebih serius lagi
ketika bekerja

15. Silvia Tri EAK Staf 4,8 5 5 4,8 Silvia tenang cepat
Putri 2013 tanggap serta
berinisiatif untuk
menangani para maba
yang sakit. Silvia juga
dapat diandalkan untuk
menjaga posko cluster
5.

16. Teguh EAK 2011 Staf 5 5 5 5 Kak teguh sangat

berpengalaman dan
kompeten (PJ Cluster
 SosAct tahun
sebelumnya)

17. Richie EAK Staf 4,7 5 5 4,8 Richie sangat bisa

Wibisono 2013 diandalkan dan
berinisiatif dalam
mengambil keputusan.
Richie juga tenang dan
memiliki banyak
pengetahuan yang
kemudian bisa
diaplikasikan.

18. Hudzaifah EIE 2013 Staf 4,7 5 4,5 4,6 Zaif cukup dapat
diandalkan akan tetapi
masih sering perlu
diingatkan

19. Dewi EIE 2013 Staf 4,4 4,7 4,8 4,7 Dewi cukup bisa
Sukma diandalkan dan juga
bertanggung jawab
namun komitmennya
harus lebih ditingkatkan
dan jangan terlalu
banyak bermain.

20. Firda EAK Staf 4,8 5 4,8 4,8 Firda tenang, bisa
2013 diandalkan namun
terkadang masih terlalu
pasif

21. Haryo EMA Staf 4,8 5 5 4,8 Haryo bisa diandalkan,

2013 cepat tanggap dan juga
tenang dalam
mengambil keputusan

22. Nur EMA Staf 4 4,7 4,5 4,5 Nur masih perlu
Hidayati 2012 ditingkatkan lagi
Sari komitmennya dalam
divisi medis, sebenarnya
 nur sudah cukup
kompeten dan juga
dapat diandalkan.
Hanya saja terkadang
masih harus disuruh
dan terlalu ingin
bersama teman.

23. Yusuf EAK Staf 5 5 5 5 yusuf sangat rajin,

Darmawa 2013 antusias dan
n bertanggung jawab
dalam menjalankan
tugas. Yusuf juga serius
dan cekatan dalam
menangani para maba
yang sakit. Yusuf juga
dapat diandalkan, dan
tenang dalam
mengambil keputusan.

Keterangan :
K = Kehadiran saat rapat
TJ = Tangggung jawab terhadap pekerjaan
KS = Kerjasama dengan tim atau dengan seksi lain
T = Penilaian secara keseluruhan bukan rata-rata

Kesimpulan
A. Evaluasi Pelaksanaan
Beberapa staf dan mentor tidak datang dalam pelatihan medis yang
diberikan
Terdapat pensalahtafsiran obat oleh pihak sponsor sehingga obat yang
diberikan pun salah
Jumlah peserta pengobatan gratis yang kurang dari target
Pembagian staf medis ke beberapa spot acara yang tidak sesuai dengan
rencana awal.
Ruangan untuk pelatihan yang baru bisa dipastikan pada H-1 acara
sehingga terlalu mepet dan terkesan mendadak.
B. Saran Untuk Divisi Medis Kedepannya
Sebaiknya tetap mempertahankan kerjasama dengan Yayasan Panca
Harapan
Lebih tegas kepada staf dan mentor agar mereka megikuti seluruh
rangkaian acara divisi medis
Penggunaan warna pita yang berbeda dengan OPK dan pada umumnya
sebaiknya dipertahankan untuk mengurangi terjadinya kecurangan
penyalahgunaan pita
Lebih menggencarkan lagi sounding kepada warga mengenai adanya
pengobatan gratis, dan sebaiknya dilaksanakan pada jauh-jauh hari.
Pengecekan nama daftar obat yang dibutuhkan untuk menghindari
kesalah pahaman dalam penafsiran obat tersebut.
Sebaiknya kedepannya jangan terlalu menggantungkan diri dengan divisi
lain, terutama yang memang merupakan kepentingan divisi medis sendiri
seperti meminjam ruangan.
Memanfaatkan staf medis untuk menjadi panitia dalam pelatihan
sehingga tidak terlalu bergantung pada koor dan juga wakoor.
Mempertahankan adanya pengobatan gratis dalam rencana kerja divisi
medis.
Pendahuluan
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan nikmat dan karunia-Nya sehingga acara
Social Act FE UI 2014 dapat terlaksana dengan lancar tanpa halangan satu apapun. Kami
dari divisi Field Officer (yang selanjutnya disebut FO) mengucapkan terima kasih kepada
seluruh panitia, baik PI, BPH, maupun para staf, karena tanpa kerja sama yang baik dengan
kalian, acara Social Act FE UI 2014 ini tidak akan bisa berjalan dengan baik dan lancar. Kami
juga berterima kasih kepada mentor dan mahasiswa baru yang telah bisa bekerja sama
dengan mengikuti kegiatan sesuai apa yang telah dirancang oleh panitia dan bersedia
mentaati segala peraturan yang telah ditetapkan FO selama kegiatan Social Act FE UI 2014
ini berlangsung. Semoga apa yang kita dapat dari kegiatan Social Act FE UI 2014, baik
pengalaman hidup, kebersamaan, maupun kekeluargaan, dapat terus kita pelihara dan kita
ambil hikmahnya, baik ketika masih kuliah di FE UI, ataupun kelak setelah kita lulus.

Job Description
1. Divisi FO memiliki 10 tugas pokok dan fungsi, di antaranya
2. Bertanggungjawab atas kelancaran dan ketepatan waktu pelaksanaan acara selama
Social Act FEUI 2014
3. Berkoordinasi dengan divisi lain sebelum dan selama acara Social Act 2014
4. Memobilisasi peserta Social Act FEUI 2014 dari satu tempat acara ke tempat acara
lain
5. Membuat juklak selama acara; berkoordinasi dengan divisi acara fisik maupun divisi
acara non fisik
6. Melakukan control terhadap peserta Social Act FEUI 2014
7. Menjadi penanggungjawab kegiatan simulasi Social Act FEUI 2014
8. Memastikan divisi lain bekerja sesuai dengan konsep dan teknis yang telah disiapkan
dan disepakati
9. Berkoordinasi dengan jajaran Pengurus Inti acara Social Act FEUI 2014
10. Bertanggungjawab atas keamanan dan kenyamanan peserta dan panitia Social Act
FEUI 2014
11. Memimpin rapat evaluasi setiap malam, setelah kegiatan selesai.
StrukturDivisi

Koordinator : Ruli Endepe Al Faizin (EIE 2011)

Wakil Koordinator I : Laras Hapriani (EAK 2011)
Wakil Koordinator II : Mohammad Nur Rokhim (EAK 2012)
Staff :

NO NAMA NO NAMA
1 Shindy Rachmawati 29 Erwin Wicaksana
2 Dwi Satrio Wibowo 30 Fikri Syuhada
3 M. Rizky Vidia Pratama 31 Galih Albin
4 Alfin Hidayat 32 Hessa Rizky Putra
5 Reza Arfirstyo 33 Devina Anindita
6 Adrian M. Priyatna 34 Harits Pratama
7 M. Thariq 'Audah 35 Delta Antariksa
8 Muhammad Kukuh Pratama 36 Gayo Allaam
9 Fandi Rakhmat 37 Muthia Rahma
10 Januardo Arda Desart Panggabean 38 Pandu Aditya
Zuchaeri Ecky
11 Nur Fuad Setiawan 39 Ramadan
12 Andre Dharma Persada 40 Sarah Nabila
13 Adam Yonas Simamora 41 Chasbi Ashidiqi
14 Yashinta Fiqhy Kusumaningrum 42 Raihan Mahendra
15 Qolbie Ardie 43 Dennis Givari
Dhanu Sukma
16 Muhammad Hazmi Ash Shidqi 44 Utomo
17 Ardi Wijaya 45 Gina Rusdina
18 Mario Rinaldi Rachmat 46 Tazkia Jundi
19 Enrico Arochmansyah 47 Hendi Mikail Sidiq
20 Rahmania Eridaputri 48 Muhammad Iqbal
21 Alvian Chandra Winata 49 Rizky Deco Praha
22 Kukuh Ekky Saputro 50 Wisnu Sari Nugroho
23 Ardhitama Shaumarli 51 Mardiah Purnama
Didik Satrio
24 Dimas Satria 52 Wibisono
25 Muhammad Ridha 53 Shalihah Fatinah
26 Vidiya Arinanda 54 Itna Fawziah
27 Windiyani 55 Rihlah Romdoniah
28 Surya Adhitama Mahendra 56 Muhammad Iqbal

Rencana Kerja dan Realisasi

a. Open Recruitment
Setelah para BPH melihat dan melakukan survei dengan kondisi desa yang akan
digunakan sebagai tempat kegiatan Social Act FE UI 2014, kami memperkirakan akan
membutuhkan staf dengan jumlah kurang lebih 60 staf. Dengan berbagai
pertimbangan, kami langsung mencoba meminta bantuan dari BPH maupun staf
FO Social Act FE UI 2013 dengan pertimbangan pengalaman mereka. Selain itu, kami
juga tetap melakukan open recritment staf, yang salah satu tujuannya adalah
melakukan regenerasi dalam FO. Regenerasi ini kami anggap perlu karena untuk
keberlanjutan acara Social Act FE UI pada tahun-tahun mendatang. Kami bersyukur
setelah melalui rangkaian open recruitment maupun close recruitment, kami
memperoleh orang-orang yang bersedia membantu kami sejumlah 55 staf. Kami
juga bersyukur dengan keberagaman angkatan, tentunya angkatan-angkatan
muda, yaitu angkatan 2011, 2012, dan 2013 dapat belajar dan menimba ilmu serta
pengalaman dari para angkatan atas, yaitu angkatan 2009 dan 2010.
b. Pra Hari H
Karena FO mempunyai jumlah staf yang cukup banyak, sangat sulit untuk
menemukan waktu yang tepat untuk melakukan survei bersama-sama. Hal ini
ditambah dengan kesibukan dari koordinator dan wakil koordinator satu selama
liburan, sehingga wakil koordinator dua lebih sering melakukan survei ke desa
bersama dengan divisi lain. Akan tetapi, FO juga tetap bisa melakukan survei
bersama-sama, walaupun tidak seluruh staf ikut dalam survei waktu itu.
Selama pasca staffing sampai menjelang hari H FO juga tidak pernah melakukan
rapat, karena untuk mengumpulkan mayoritas staf juga cukup sulit. Masalah-
masalah yang timbul di FO lebih sering diselesaikan lewat grup whatsapp, yang
mana di dalam grup itu juga terdapat senior-senior, sehingga staf-staf yang masih
baru di FO bisa menggali pengalaman dari mereka.
c. Hari H 1
Wakil koordinator dua dan beberapa staf yang mendapat amanah sebagai kapten
ataupun vice kapten melakukan advance untuk semakin memantapkan terhadap
pengenalan medan lokasi Social Act FE UI 2014. Selain melakukan survei lebih
mendalam untuk semakin mengenal medan masing-masing klaster, wakil
koordinator dua dan staf FO membantu divisi lain dalam persiapan untuk
menyambut kedatangan mahasiswa baru dan panitia lainnya di tempat acara Social
Act FEUI 2014 berlangsung.
d. Hari Pertama (Kamis, 25 September 2014)
Koordinator dan wakil koordinator satu beserta staf yang tidak melakukan advance
mengumpulkan mahasiswa baru di selasar atas FE UI untuk persiapan pembukaan
dan pemberangkatan mahasiswa baru. Akan tetapi karena kurangnya kerja sama
 dari mahasiswa baru dan mentor serta koordinator yang sedang mengalami sakit
tenggorokan, maka pengumpulan mahasiswa baru di selasar atas FE UI mengalami
sedikit kekacauan. Ada kelompok yang tidak lengkap, baik mahasiwa baru maupun
mentornya dan temannya tidak bisa menghubungi, ada juga yang membuat barisan
sendiri, berupa lingkaran dan tidak memperhatikan panitia yang sedang
memberikan instruksi, dan yang paling parah adalah ada satu kelompok yang
meninggalkan tas-tas dan perlengkapan Social Act tanpa satu pun anggotanya yang
mengawasi.
Akan tetapi, setelah memperoleh bantuan dari teman-teman angkatan 2010,
masalah tersebut sedikit bisa dikontrol oleh FO. Pada saat melakukan mobilisasi dari
selasar FE UI menuju bus yang digunakan sebagai sarana transportasi berjalan cukup
lancar. Perjalanan bus dari FE UI menuju Palabuhan Ratu sempat dikacaukan dengan
adanya bus yang lewat tol JORR, bukan lewat tol Jagorawi arah Sukabumi.
Wakil koordinator dua yang juga sebagai koordinator lapangan pada hari H 1 juga
memastikan bahwa semua panitia yang sudah berada di lokasi Social Act FE UI 2014
siap untuk menyambut kedatangan mahasiswa baru. Wakil koordinator dua telah
meminta tolong ke panitia lain yang sedang tidak ada tugas yang dikerjakan untuk
menjadi penanda bagi bus yang digunakan oleh mahasiswa baru berbelok melewati
area PLTU dan tidak melewati wilayah kota. Akan tetapi hal itu tidak terlaksana
dengan baik karena permintaan bantuan wakil koordinator dua tidak dijalankan
dengan baik, sehingga ada beberapa bus yang melewati area kota.
Kedatangan mahasiswa yang lebih awal dari perkiraan awal masih bisa diatasi
dengan telah siapnya wakil koordinator dua beserta staf yang berada di lokasi
kegiatan, sehingga kedatangan mahasiswa baru bisa diatur dan lebih cepat
dimobilisasikan ke housefam masing-masing. Sebelum diantarkan ke housefam
masing-masing, mentor dan mahasiswa baru terlebih dahulu dikumpulkan di
meeting point masing-masing. Dalam mengantarkan mahasiswa baru dan mentor
menuju housefam masing-masing, beberapa mentor minta ditunjukkan semua
rumah menti-mentinya agar mereka juga bisa mengunjungi housefam menti-menti
mereka.
e. Hari Kedua (Jumat, 26 September 2014)
Tugas pertama yang dilakukan oleh FO adalah membangunkan mahasiswa baru
dan mengingatkan mereka untuk berkumpul di meeting point jam tujuh pagi, yang
dilanjutkan dengan berkumpul di drop point untuk mengikuti acara pembukaan
Social Act FE UI 2014. Acara pembukaan berjalan dengan baik meskipun banyak
mahasiswa baru yang tidak terlalu memperhatikan apa yang disampaikan oleh
pihak-pihak terkait yang memberikan sambutan karena pengeras suara yang
digunakan masih kalah keras dengan pengeras suara masjid yang berada di sekitar
tempat acara pembukaan.
Setelah acara pembukaan, dilaksanakan acara talkshow yang berlokasi di Majelis RT
1 RW 19 (Basecamp FO), Majelis RT 3 RW 19 (Majelis Salafi), halaman rumah Ibu
Mintarsih (RT 1 RW 19), dan Majelis RT 2 RW 32. Tidak ada kendala dalam melakukan
mobilisasi ke tempat-tempat acara tersebut. Kendala baru muncul ketika mahasiswa
baru sampai ke tempat acara. Kendala tersebut adalah tidak cukupnya tempat acara
untuk menampung semua mahasiswa baru yang sudah dibagi-bagi sesuai dengan
kebijakan panitia. Pada akhirnya, FO dan divisi acara non fisik memutuskan untuk
memindahkan mahasiswa baru yang belum tertampung ke tempat kegiatan yang
lain. Hal ini tentunya menambah waktu mobilisasi yang diperlukan.
Setelah acara selesai, FO melakukan mobilisasi pemulangan mahasiswa baru ke
housefam masing-masing, kecuali untuk kelompok 1, 2, 28, 29, dan 30 dikarenakan
adanya briefing untuk kegiatan selanjutnya.
Kegiatan fisik dan non fisik yang diadakan pada sesi 2 (jumat siang) berjalan cukup
lancar. Dalam proses pengumpulan mahasiswa baru ke meeting point masing-
masing klaster, semua mahasiswa baru cukup cepat dalam memenuhi instruksi yang
diberikan oleh FO. Setelah dikumpulkan di meeting point, mahasiswa baru mulai
dimobilisasikan ke tempat-tempat acara yang telah dibagi oleh panitia. Khusus
untuk mahasiswa baru yang kegiatannya berada di luar tempat acara utama,
diarahkan ke drop point utama yang selanjutnya mahasiswa baru menggunakan
angkutan yang disediakan panitia untuk menuju ke tempat acara masing-masing
yang telah ditentukan panitia.
Masalah baru muncul di tempat acara fisik bersih-bersih pantai di RW 32. Sesuai
dengan kesepakatan antara panitia (FO dan divisi fisik) dengan mentor, setelah
menuntaskan tugas yang diberikan oleh panitia mahasiswa baru diperbolehkan
untuk bermain-main di sekitar pantai. Akan tetapi para mahasiswa baru dan mentor
mereka melakukan hal yang berbahaya dengan berenang di pantai. Akhirnya FO
mengambil tindakan dengan menyuruh mereka kembali ke housefam masing-
masing dan tidak diperbolehkan mendekati pantai sampai waktu acara yang ada
dalam rundown berakhir.
Sore harinya, banyak mahasiwa baru beserta mentor yang bermain-main di sekitar
pantai. FO memberikan kelonggaran ini karena sebagai reward kepada mahasiswa
baru yang telah mengikuti kegiatan dengan baik, dengan catatan mahasiswa baru
dan mentor dilarang masuk ke dalam air dan terlalu dekat dengan air. Semua
mahasiswa baru dan mentor bisa menerima dan mematuhi apa yang telah kami
perintahkan dan FO melakukan pengawasan sekaligus mengingatkan kepada
mahasiswa baru ataupun mentor yang melanggar kesepakatan tadi. Pada pukul
 17.30, semua mahasiswa baru dan mentor oleh FO diperintahkan untuk kembali ke
housefam masing-masing tanpa kecuali.
f. Hari Ketiga (Sabtu, 27 September 2014)
Sama seperti hari sebelumnya, FO membangunkan mahasiswa baru dan
mengingatkan mereka untuk berkumpul di meeting point masing-masing klaster.
Kemudian dilaksanakan kegiatan keagamaan. Untuk kegiatan keagamaan ini,
tempat disesuaikan dengan kebutuhan dari jumlah mahasiswa baru. Khusus untuk
kegiatan keagamaan Islam klaster empat, digabung dengan klaster dua. Lalu untuk
kegiatan keagamaan selain Islam, klaster satu, dua, tiga, dan empat tempat
pelaksanaannya digabung dan dilakukan di drop point utama. Sedangkan untuk
klaster lima, pelaksanaan kegiatan keagamaan untuk semua agama dilaksanakan di
lapangan drop point klaster lima. Proses penjemputan dan pengantaran fasilitator
untuk kegiatan keagamaan juga tidak mengalami kendala.
Perubahan sedikit terjadi pada titik acara fisik, namun perubahan tersebut sudah
diberitahukan oleh koordinator divisi acara fisik pada malam sebelumnya sehingga
koordinasi antara BPH dengan staf bisa cepat dilakukan. Tidak ada kendala dalam
pelaksanaan kegiata pada hari tersebut sehingga kegiatan bisa berjalan dengan baik
dan lancar. Namun, waktu pelaksanaan yang terlampau cepat mengharuskan
koordinasi lebih dengan divisi yang lain.
g. Hari Keempat (Minggu, 28 September 2014)
Sesuai dengan kebijakan panitia, untuk mahasiswa baru yang beragama Kristen
Protestan dipulangkan terlebih dahulu. Kendala muncul ketika di klaster lima ada
mahasiswa baru yang beragama konghucu ada yang sudah bersiap pulang juga.
Mentor dari mahasiswa baru ini memperoleh informasi dari divisi SDM bahwa yang
beragama konghucu juga diperbolehkan pulang tanpa koordinasi dengan FO.
Setelah dikonfirmasi dan memperoleh persetujuan PI, maka mahasiswa tersebut
juga diperbolehkan untuk pulang lebih awal. Sedangkan mahasiswa baru lain dan
mentornya masih ditahan di meeting point masing-masing klaster.
Kendala pertama yang muncul adalah proses persiapan acara pesta rakyat yang
terlampau lama. Tidak ada yang membantu PJ acara pesta rakyat, beberapa PI, dan
divisi perlengkapan dalam proses persiapan tempat acara pesta rakyat. Maka dari
itu, koordinator lapangan berinisiatif untuk menjemput divisi acara fisik dan divisi
acara non fisik, serta divisi lain yang sedang tidak ada kegiatan untuk membantu
proses persiapan tempat acara pesta rakyat. Dalam melakukan penjemputan,
koordinator lapangan meminta bantuan kepada staf FO klaster lima.
Karena sudah cukup lama ditahan di meeting point, maka oleh FO mahasiswa baru
dimobilisasi menuju ke tempat acara pesta rakyat, walaupun pada akhirnya di
tempat acara pesta rakyat pun harus tertahan juga. Setelah diberikan pengarahan
 sedikit oleh PJ acara pesta rakyat, acara pesta rakyat pun dimulai. FO disini bertugas
untuk melakukan bordering agar supaya mahasiswa tidak kembali ke housefam
masing-masing selama acara pesta rakyat berlangsung. Setelah acara pesta rakyat
selesai, dilanjutkan dengan penutupan. Selama proses penutupan, FO bertugas
untuk menjaga ketertiban peserta untuk terus mengikuti acara penutupan dengan
baik. Sebelum acara pesta rakyat wakil koordinator dua beserta satu orang staf
melakukan pengejaran terhadap sekelompok mahasiswa baru yang kabur untuk
pulang ke housefam mereka.
Setelah acara penutupan selesai, FO kemudian melakukan mobilisasi pemulangan
mahasiswa baru ke housefam masing-masing dan memberi informasi untuk
pemulangan ke Depok. Kemudian selepas dzuhur mahasiswa baru dikumpulkan
kembali ke meeting point masing-masing sebelum digerakkan ke drop point untuk
proses pemulangan. Disini FO melakukan kebijakan kelompok mana yang cepat dan
sudah lengkap akan dimobilisasikan ke drop point terlebih dahulu. Hal ini sebagai
reward agar mahasiswa baru lebih cepat dan mudah untuk dimobilisasikan ke drop
point dan mempercepat proses pemulangan.
Analisis SWOT

STRENGTH
Terdiridari 5 angkatan yang berbeda,
sehingga banyak keberagaman yang
dapat di sharing
Kekerabatan yang erat baik di dalam
maupun di luar lingkungan SosAct 2014
Koordinator dan Wakil Koordinator telah
mempunyai pengalaman dalam kegiatan
Social Act
WEAKNESS
Jumlah staff yang banyak terkadang
membuat sulit koordinasi
Keberagaman karakter 58 personil FO
menjadi tantangan dalam menjaga
kekompakan

OPPORTUNITIY THREAT
Dukungan dan kerjasama yang baik Jadwal kuliah dan kesibukan yang
dengan teman-teman sesame panitia berbeda-beda dari 58 personil FO
membuat sulit mencocokan jadwal rapat
Senior-senior alumni FO bersedia
membantu baik memberikan saran
maupun turun ke lapangan
 LaporanKinerjaStaf

Nama Jurusan/Angkatan K TJ KS T Keterangan

Shindy Rachmawati EMA 2012 4,2 4,5 4,7 4,6
Dwi Satrio Wibowo EMA 2013 3,5 4,6 4,5 4,5
M. Rizky Vidia Pratama EAK 2012 4,2 4,7 4,8 4,7
Alfin Hidayat EMA 2013 3,7 4,3 4 4
Reza Arfirstyo EMA 2013 4,2 4,7 4,6 4,7
Adrian M. Priyatna EMA 2012 3,5 4 4 4
M. Thariq 'Audah EIEI 2013 3,5 4,2 4 4
Muhammad Kukuh Pratama EAK 2011 3,5 4,3 4,5 4,3
Fandi Rakhmat EAK 2010 3,2 3,5 4 4
Januardo Arda Desart
Panggabean EIE 2010 3,2 3,5 4 4
Nur Fuad Setiawan EAK 2013 3,5 4,3 4 4
Andre Dharma Persada EAK 2012 3,7 4,7 4,5 4,6
Adam Yonas Simamora EAK 2010 3,2 3,5 4 4
Yashinta Fiqhy Kusumaningrum EAK 2012 4,5 4,8 4,8 4,8 Best Staff
Qolbie Ardie EIE 2011 4 4,7 4,7 4,7
Muhammad Hazmi Ash Shidqi EIE 2012 3,7 4,3 4,3 4,3
Ardi Wijaya EMA 2013 4 4,3 4 4,3
Mario Rinaldi Rachmat EAK 2011 3,5 4,7 4,5 4,6
Enrico Arochmansyah EMA 2009 3,2 3,5 4 4
Rahmania Eridaputri EIE 2011 3,5 4,5 4 4,3
Alvian Chandra Winata EMA 2010 3,2 3,5 4 4
Kukuh Ekky Saputro EIE 2010 3,2 3,5 4 4
Ardhitama Shaumarli EMA 2010 3,2 3,5 4 4
Dimas Satria EMA 2010 3,2 3,5 4 4
Muhammad Ridha EAK 2010 3,2 3,5 4 4
Vidiya Arinanda EAK 2012 4 4,7 4,7 4,7
Windiyani EIE 2012 4 4,7 4,5 4,6
Erwin Wicaksana EMA 2010 3,2 3,5 4 4
Fikri Syuhada EAK 2010 3,2 3,5 4 4
Galih Albin EMA 2013 3,5 4,3 4,5 4,4
Hessa Rizky Putra EMA 2012 3,7 4,5 4,6 4,5
Devina Anindita EIE 2010 3,2 3,5 4 4
Harits Pratama EAK 2012 3,7 4,6 4,6 4,6
Delta Antariksa EAK 2010 3,2 3,5 4 4
Gayo Allaam EAK 2012 3,7 4,5 4,3 4,5
Muthia Rahma EAK 2010 3,2 3,5 4 4
Pandu Aditya EAK 2010 3,2 3,5 4 4
Zuchaeri Ecky Ramadan EAK 2010 3,2 3,5 4 4
Sarah Nabila EMA 2013 3,7 4,5 4 4,4
Chasbi Ashidiqi EIEI 2013 4 4,5 4,5 4,5
Raihan Mahendra EBI 2013 4,5 4,7 4,6 4,7
Surya Adhitama Mahendra EAK 2011 3,5 4,3 4 4,3
Dennis Givari EAK 2011 3,5 4,5 4 4,4
Dhanu SukmaUtomo EMA 2013 4 4,7 4,5 4,6
Gina Rusdina EAK 2013 3,6 4,5 4,2 4,3
Tazkia Jundi EAK 2013 3,6 4,5 4,2 4,3
Hendi Mikail Sidiq EIE 2011 3,7 4,5 4,5 4,5
Muhammad Iqbal EMA 2011 3,5 4 4 4
Rizky Deco Praha EIE 2013 3,5 4,3 4 4,2
Wisnu Sari Nugroho EIE 2012 3,5 4,5 4,3 4,4
Mardiah Purnama EMA 2012 3,5 4,6 4,5 4,5
Didik SatrioWibisono EIE 2013 3,5 4,5 4 4,3
Shalihah Fatinah EAK 2013 3,5 4,3 4 4,2
Itna Fawziah EIE 2011 3,5 4,3 4 4,2
Rihlah Romdoniah EIE 2011 3,5 4,3 4 4,2
Muhammad Iqbal EMA 2010 3,2 3,5 4 4

Range: 1-5
Keterangan:
K : Kehadiran saat rapat
TJ : Tanggungjawab terhadap pekerjaan
KS : Kerjasama dengan tim atau dengan divisi lain
T : Penilaian secara keseluruhan bukan rata-rata

Kesimpulan

Secara garis besar, seluruh kegiatan yang ada dalam Social Act FE UI 2014 telah
berjalan dengan baik. Para staf divisi FO juga mampu untuk mengemban dan
melaksanakan amanah yang diberikan dengan baik. Komunikasi antar staf dan BPH juga
berjalan dengan baik selama kegiatan Social Act FE UI 2014 berlangsung. Para staf FO pun
bisa tegas kepada mahasiswa baru dan mentor pada kondisi yang diperlukan.

Saran
1. Kegiatan untuk mahasiswa baru kalau bisa disesuaikan dengan kebutuhan dasar
masyarakat sekitar dan manfaatnya bisa dirasakan dalam jangka waktu yang cukup
lama
2. Koordinasi antar divisi lebih ditingkatkan lagi, agar supaya FO lebih mudah untuk
menyesuaikan dengan kondisi lapangan
3. Masalah sanitasi juga dimohon untuk lebih diperhatikan
4. Jika bisa jangan menggunakan desa yang masyarakatnya meminta ganti uang air,
listrik, dan gas
5. Kegiatan dilaksanakan di sekitar tempat mahasiswa menginap
6. Dimohon untuk PI lebih bisa memahami kondisi staf sebelum memberikan tugas
7. Dalam memberikan tugas kepada suatu divisi ada baiknya dibicarakan dengan seluruh
BPH divisi bersangkutan
Pendahuluan

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas segala
rahmat-Nya Social Act FEUI 2014 dapat terlaksanakan dengan baik dan lancar. Kami dari
Divisi Keuangan ingin mengucapkan banyak terima kasih, terutama kepada Treasurer kami
dan juga divisi-divisi lainnya, yang selama Social Act ini berlangsung banyak sekali
membantu tugas divisi kami. Selain itu, kami juga memohon maaf jika kinerja Divisi
Keuangan Social Act 2014 juga tidak sesuai ekspektasi.

Job Description

1. Mencari dana operasional melalui kerjasama Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (CSR)
dan donasi;
2. Mencari dan mengumpulkan database perusahaan-perusahaan yang potensial untuk
menjadi pemberi CSR ataupun donasi sebagai sumber pendanaan.
3. Mengirimkan proposal kepada perusahaan-perusahaan calon pemberi CSR baik melalui
pos, email, maupun langsung mendatangi individu atau perusahaan.
4. Melakukan tindak lanjut atas penawaran via telepon ke perusahaan calon pemberi CSR,
mengadakan melakukan pertemuan dengan pihak pemberi CSR atau donatur,
melakukan negosiasi, dan meyakinkan perusahaan untuk mau memberikan CSR.
5. Melakukan penandatanganan Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding
MoU) bersama Kepala Pelaksana dan/atau Wakil Kepala Pelaksana jika Kepala Pelaksana
berhalangan hadir.
6. Memastikan setiap perusahaan yang memberikan CSR mendapatkan kontraprestasi
yang sesuai dengan kerjasama yang telah disetujui kedua belah pihak;
7. Bekerjasama dengan kontrol internal dan treasurer dalam hal:
a. Menangani pembayaran dana CSR dari perusahaan pemberi CSR dan
donatur;
b. Memastikan bahwa dana donasi dan CSR diterima sesuai kesepakatan atau
MoU kedua belah pihak.
8. Bekerja sama dengan divisi perlengkapan/HPD untuk memastikan hal-hal yang tertera
di MoU sesuai dan dapat terealisasi dengan baik.
9. Memastikan bahwa bentuk CSR diterima sesuai kesepakatan atau MoU kedua belah
pihak, kemudian mengkoordinasikan dengan perusahaan pemberi CSR pada Hari-H
dengan baik.
10. Melaksanakan pencarian dana melalui donatur baik individual maupun perusahaan.
11. Menyusun laporan pertanggungjawaban kontraprestasi kepada perusahaan yang
memberikan CSR dan laporan pertanggungjawaban untuk internal kepanitiaan.

Sruktur Divisi

Koordinator : A. Aryo Wisnuwardhana (EAK 2011)

Wakil Koordinator : Ani Utami (EIE 2012)
Staff : Busyra Niam (EAK 2013)
Inggrita Emanuelin (EAK 2013)
Nina Felariasari (EAK 2013)
Rika Sitorus (EAK 2013)

Rencana Kerja dan Realisasi

1. Bidding

Puji syukur, Tim Social Act 2014 dengan Project Officer Frizon Akbar Putra dengan
Koordinator A. Aryo Wisnuwardhana dan Wakil Koordinator Ani Utami, dinyatakan lulus
bidding.

2. Pra Hari-H

a. Open Recruitment

Proses open recruitment berjalan dengan lancar selama dua minggu. Dari proses open
recriutment ini Divisi Keuangan berhasil mendapatkan empat orang staf. Pada awalnya,
kami ingin mendapatkan dua orang staf dari angkatan 2012 melalui proses close
recriutment dan dua orang staf dari angkatan 2013 melalui proses open recruiment.
Namun, dengan berbagai pertimbangan, akhirnya seluruh staf Divisi Keuangan Social
Act FEUI 2014 berasal dari angkatan 2013 dan dari proses open recruitment.

b. Marketing call Periode Pertama

Proses Marketing call periode pertama diawali dengan pengumpulan daftar

perusahaan yang akan dikontak. Dalam hal ini, daftar perusahaan diperoleh dari
treasurer, Istimurti Ciptaningrum. Selain itu, koordinator dan wakil koordinator pada
saat ini sudah melakukan kesepakatan bahwa koordinator akan mengurus hubungan
Divisi Keuangan dengan perusahaan-perusahaan swasta, sedangkan wakil koordinator
akan mengurus hubungan Divisi Keuangan dengan instansi-instansi pemerintah. Atas
dasar ini, koordinator kemudian mencari daftar nomor telepon perusahaan melalui list-
list dari kepanitiaan lain.

Rapat pertama bersama dengan staff mengenai kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal
18 Juni 2014 di Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia. Pada rapat ini, koordinator
memberikan deskripsi singkat mengenai pekerjaan yang harus dilakukan. Awalnya telah
direncanakan program pelatihan Marketing call bagi para staff, tetapi mengingat
pengalaman mereka yang sudah cukup mumpuni di bidang Marketing call, koordinator
dan wakil koordinator membatalkan rencana tersebut, dan Marketing call pun bisa
dilaksanakan sesegera mungkin. Saat rapat, daftar Marketing call dan pembagian
Marketing call masih dikerjakan oleh koordinator.

Keputusan lain yang juga diambil pada saat rapat pertama di Perpusatakaan Pusat UI
adalah Marketing call yang dilakukan sendiri-sendiri oleh staff masing-masing. Pada
awalnya, koordinator dan wakil koordinator berkeinginan untuk melaksanakan
Marketing call secara bersama-sama, tetapi karena pada saat rapat mayoritas staff
memilih untuk melaksanakan Marketing call secara mandiri, opsi inipun akhirnya dipilih
dan dilaksanakan bersama oleh Divisi Keuangan. Hal ini bersamaan pula dengan
kecenderungan bahwa banyak staff Divisi Keuangan yang akan melaksanakan rutinitas
pulang kampung mengingat UAS Semester Genap tahun ajaran 2013/2014 di FEUI
sudah berakhir. Saat itu disepakati bahwa Marketing call akan diurus oleh staff Divisi
Keuangan dan rapat dengan perusahaan akan dilakukan oleh koordinator, wakil
koordinator, dan pengurus inti yang menjadi penanggung jawab Divisi Keuangan, yakni
Treasurer Social Act FEUI 2014.

Meskipun Marketing call dilaksanakan secara mandiri, koordinator dan wakil

koordinator tetap meminta laporan secara berkala dari para staff mengenai kemajuan
Marketing call yang mereka lakukan. Laporan ini diterima setiap akhir minggu oleh
koordinator dan wakil koordinator dengan cara mengunduh laporan yang telah
dikirimkan oleh staff ke email Divisi Keuangan Social Act 2014. Selain itu, email proposal
dari staff ke perusahaan yang ditawari untuk bekerja sama dengan Social Act FEUI 2014
dikirimkan pula oleh staff menggunakan email resmi Divisi Keuangan Social Act FEUI
2014. Periode Marketing call pertama berakhir pada tanggal 11 Juli 2014, bersamaan
dengan dimulainya periode donasi Social Act FEUI 2014 yang pertama hingga tanggal
18 Juli 2014. Masa tenang ini diadakan mengingat bahwa periode ini sudah mendekati
Hari Raya Idul Fitri 2014.
c. Marketing call Perode Kedua

Masa Tenang Social Act FEUI 2014 berakhir pada tanggal 8 Agustus 2014, sesudah Hari
Raya Idul Fitri 2014. Periode ini diawali oleh koordinator dan wakil koordinator mencari
nomor kontak perusahaan melalui basis data laporan tahunan yang diunggah
perusahaan ke BEI yang dimiliki oleh koordinator. Melalui basis data tersebut, baik
koordinator dan wakil koordinator mencari daftar perusahaan yang potensial untuk
diajak bekerjasama dengan Social Act FEUI 2014. Dari perburuan ini, koordinator dan
wakil koordinator memperoleh tidak terlalu banyak perusahaan yang dapat bekerja
sama dengan Social Act FEUI 2014, mengingat sedikitnya jumlah perusahaan yang
sejenis dengan profil perusahaan yang ditentukan oleh koordinator dan wakil
koordinator Divisi Keuangan.

Periode Marketing call kedua berjalan hingga tanggal 5 September 2014. Sistem
pelaporan dari staff ke koordinator dan wakil koordinator berjalan setiap akhir minggu
sesuai dengan sistem yang diterapkan selama periode Marketing call pertama. Di saat
yang sama, Marketing call dan proses penawaran kerja sama Social Act FEUI dengan
instansi pemerintah juga tetap berjalan seperti biasa. Dari Marketing call kedua ini,
berhasil diperoleh Unilever yang bersedia mendukung acara ini dengan memberikan
beberapa item barang untuk dijadikan isi dari Goody Bag Social Act FEUI 2014 yang
dibagikan kepada warga Desa Jayanti, Kelurahan Palabuhan Ratu, Jawa Barat. Item
barang yang diberikan oleh Unilever berupa Buavita kotak, Axe Body Spray, dan
Pepsodent.

d. Pencarian Donasi

Pencarian donasi door-to-door yang pada awalnya ditargetkan oleh Divisi Keuangan
terbagi menjadi dua periode, yakni pada sebelum Hari Raya Idul Firi (14-18 Juli 2014)
dan satu minggu sebelum waku kuliah semester ganjil tahun ajaran 2014/2015 (25-29
Agustus 2014) dimulai. Namun, karena sebagian besar staf yang tidak berada di Depok,
akhirnya pencarian donasi tersebut hanya dilakukan satu kali saja, yakni pada minggu
terakhir liburan semester genap tahun ajaran 2013/2014

Konsep donasi door-to-door tersebut hanya dilakukan di Pesona Kayangan, Depok.

Namun, tidak mendapatkan hasil yang memuaskan. Akhirnya, pencarian donasi secara
door-to-door tidak dilakukan kembali, karena dirasa kurang efektif dan tidak
membuahkan hasil yang sesuai target.
Walaupun tidak mendapatkan hasil yang memuaskan dari pencarian donasi door-to-
door, Divisi Keuangan mendapatkan donasi dari Bupati Kabupaten Sukabumi dan Bapak
David dari Direktorat Jenderal Pajak. Syarat donasi yang diberikan oleh Bapak David
bahwa Social Act harus melakukan sesuatu yang berefek positif kepada warga sekitar
yang bersifat jangka panjang. Akhirnya, untuk memenuhi persyaratan tersebut, Acara
Fisik melakukan penanaman mangrove di pantai.

e. Simulasi Social Act FEUI 2014

Selama pelaksanaan simulasi Social Act FEUI 2014, Divisi Keuangan membantu Divisi
Konsumsi untuk menyiapkan makanan untuk panitia dan Divisi Acara Non Fisik sebagai
persiapan untuk pelaksaan Hari-H Social Act nanti. Selain itu, bersama dengan Treasurer
dan Sekretaris Umum Social Act, Divisi Keuangan juga melakukan verifikasi lokasi rumah
yang akan digunakan sebagai housefam untuk maba dan panitia nanti pada Hari-H. Hal
ini dilakukan untuk memastikan dan memudahkan panitia pada saat memberikan uang
penggantian kepada housefam nantinya.

3. Hari-H

Pada Hari-H Social Act FEUI 2014, Koordinator Divisi Keuangan membantu Divisi
Transakom dalam hal menyediakan transportasi untuk para pembicara dan tamu divisi
lain yang membutuhkan. Selain itu, Wakil Koordinator beserta Staf Divisi Keuangan
membantu divisi lainnya yang membutuhkan bantuan tenaga, seperti Divisi Konsumsi,
Divisi Acara Non-Fisik, dan Divisi Acara Non-Fisik.

Divisi Keuangan (wakil koordinator dibantu dua orang staf) bersama dengan Treasurer
dan Controller, juga melakukan pembagian uang penggantian penggunaan listrik, air,
dan gas kepada seluruh rumah (housefam) yang digunakan oleh panitia dan juga maba.

4. Pasca Hari-H

Untuk Pasca Hari-H, Social Act sebenarnya masih memiliki beberapa hal atau kewajiban
yang masih harus dipenuhi terhadap Unilever dan Gramedia. Namun, untuk Unilever
ternyata SosAct tidak harus melakukan hal apapun, kecuali menyerahkan daftar mentor
dan maba, sedangkan untuk Gramedia akhirnya dilimpahkan kepada pihak Universitas
Indonesia (sudah dijelaskan lebih lanjut di bagian LPJ oleh treasurer).
 Selain untuk memenuhi kontrapretasi dengan sponsor, Divisi Keuangan juga masih
bertanggung jawab untuk mencetak photobook kegiatan Social Act FEUI 2014 untuk
diberikan kepada donatur dan pihak terkait lainnya. Terakhir, Divisi Keuangan masih
bertanggung jawab untuk membuat laporan pertanggungjawaban internal Social Act
FEUI 2014.

Analisis SWOT

Kekuatan (Strength)

- Koordinator dan Wakil Koordinator telah kenal dekat sehingga bisa bekerjasama
dengan baik

- Koodinasi tim kerja yang baik dan solid.

- Motivasi dan semangat kerja yang tinggi.

- Koordinator maupun Wakil Koordinator mempunyai cukup kemampuan dalam

melakukan negosiasi ataupun berkomunikasi.

- Baik Koordinator maupun Wakil Koordinator memiliki sejumlah daftar calon

pemberi CSR, donatur, dan berbagai jaringan lainnya.

- Baik Koordinator maupun Wakil Koordinator mengetahui berbagai persoalan

pencarian dana yang mungkin dihadapi serta berbagai cara untuk
mengantisipasi kemungkinan terjadinya persoalan-persoalan tersebut.

Kelemahan (Weakness)

- Baik Koordinator maupun Wakil Koordinator bukan bagian dari Divisi Keuangan
Social Act 2013

Peluang (Opportunities)

- List-list perusahaan yang cukup banyak dan potensial dari acara/kepanitiaan

lain.

- Sarana dan prasarana yang mendukung pencarian perusahaan pemberi CSR

atau donasi seperti handphone, laptop, dan internet.

- Mendapat dukungan positif dari berbagai pihak.

- Dukungan dari divisi lain terutama orang-orang yang mengerti dan memiliki link
mengenai informasi pendanaan CSR dan LSM;
 Tantangan (Threats)

- Jadwal kuliah dari anggota Divisi Keuangan yang dapat membatasi waktu dalam
mencari pihak pemberi dana CSR untuk mengurangi waktu efektif marcall.

- Invaliditas data-data yang Divisi Keuangan miliki.

- Jadwal liburan dari anggota Divisi Keuangan yang berbeda-beda dapat

menghambat kelancaran kerja Divisi Keuangan.

Laporan Kinerja Staf

Nama Jurusan/ K TJ KS T Keterangan

Angkatan
Busyra Niam Akuntansi/2013 4.5 4 5 3.5 Secara keseluruhan, kinerja
Ira di Divisi Keuangan sudah
baik dan Ira juga tidak segan-
segan untuk mengeluarkan
pendapatnya. Pada Hari-H,
Ira bersama dengan Inggrit
dan Rika, cukup sering untuk
membantu Divisi Konsumsi.
Inggrita Akuntansi/2013 4.5 5 5 4.5 Inggrit merupakan staf Divisi
Emanuelin Keuangan yang paling
tanggung jawab terhadap job
desk yang telah diberikan.
Semenjak simulasi dan Hari-
H, Inggrit juga membantu
Divisi Konsumsi.
Nina Akuntansi/2013 4.5 4.5 5 4 Kinerja Nina di Divisi
Felariasari Keuangan sangat baik dan
Nina selalu
mengkomunikasikan
permasalahan yang terjadi
pada saat marcall. Selain itu,
pada Hari-H secara khusus
Nina diminta untuk
 membantu Acara Non-Fisik
untuk membantu mengurus
acara dan juga membantu
Divisi Keuangan untuk
membagikan uang
kompensasi kepada
housefam.
Rika Sitorus Akuntansi/2013 4.5 4 5 3.5 Rika merupakan staf yang
cukup aktif untuk memberikan
saran kepada Divisi Keuangan.
Kinerja Rika di Divisi Keuangan
pun cukup baik. Pada Hari-H,
Rika juga turut membantu
Divisi Konsumsi dan Keuangan
untuk membagikan uang
kompensasi.
Range: 1-5

Keterangan:

K : Kehadiran saat rapat

TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan

KS : Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain

T : Penilaian secara keseluruhan bukan rata-rata

Kesimpulan

Secara umum, menurut koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan Social
Act FEUI 2014, kinerja Divisi Keuangan tahun ini masih berada sedikit di bawah rata-rata.
Mengingat kinerja yang belum maksimal, BPH Divisi Keuangan percaya bahwa masih
terdapat banyak ruang untuk inovasi dan peningkatan kinerja Divisi Keuangan. BPH Divisi
Keuangan berharap agar pada tahun mendatang, divisi ini bisa bekerja dengan lebih baik
pada tahun-tahun mendatang.

Semangat Divisi Keuangan Social Act FEUI 2015! Selamat membaca laporan
pertanggungjawaban ini dan semoga laporan ini bisa membantu kalian bekerja dengan
lebih baik lagi.
Saran Untuk Divisi Keuangan Selanjutnya

1. Bagi Pengurus Inti, diharapkan bahwa pada tahun-tahun mendatang memilih

koordinator dan wakil koordinator yang memiliki passion dan expertise di bidang
keuangan, agar kinerja Divisi Keuangan dapat berjalan sesuai dengan perencanaan
di awal. Carilah Badan Pengurus Harian Divisi Keuangan yang kreatif dalam mencari
cara untuk memenuhi kebutuhan keuangan Social Act FEUI 2015.
2. Bagi koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan, lakukanlah pembaruan
daftar perusahaan yang bisa dikontak untuk mengajak kerjasama. Pembaruan dapat
dilakukan dengan mencari nomor perusahaan lewat Laporan Tahunan perusahaan
tersebut (yang tercantum di BEI) atau lewat website perusahaan terkait.
3. Bagi koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan, tingkatkanlah komunikasi
antara Badan Pengurus Harian Divisi Keuangan dengan staff Divisi Keuangan.
Apabila pelaporan memang disepakati seminggu sekali, rajin-rajinlah menagih
laporan tersebut dari staff Divisi Keuangan.
4. Bagi koordinator, wakil koordinator, dan Pengurus Inti yang bertanggung jawab atas
Divisi Keuangan, carilah metode donasi lain yang lebih efektif dan efisien daripada
door to door ke rumah-rumah warga di kisaran Depok. Donasi dapat dilakukan
dengan mengajak karyawan instansi pemerintah, yang terbukti cukup sukses
dilakukan pada tahun ini.