Siklus penggajian dan personalia melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua
karyawan. Ketidaktepatan dalam penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja dapat
mengakibatkan salah saji laba bersih yang material.
Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya :
- Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian
Penggajian hanya memiliki satu kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran
jasa tersebut melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
- Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan daripada akun neraca terkait
Akun-akun yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual dan potongan pajak
biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.
- Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan, bahkan
perusahaan yang kecil sekalipun
Keefektifan dari pengendalian atas pemotongan dan pembayaran pajak penggajian diatur oleh
pemerintah. Adanya ketidakadilan dalam pembahian gaji karyawan dapat menimbulkan masalah
moral.
Audit penggajian menekankan pada pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi,
dan prosedur analitis.
Fungsi Bisnis dalam Siklus Penggajian dan Personalia Serta Dokumen dan
Catatan Terkait
Siklus penggajian dan personalia melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang
konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut.
Kolom tiga mengidentifikasi empat fungsi bisnis dalam siklus penggajian dan personalia
yang umum serta mengilustrasikan hubungan antara fungsi bisnis, kelas transaksi, akun-akun,
dan dokumen serta catatan.
1. Personalia dan kesempatan kerja
Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai
dan merekrut personil yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber
catatan yang independen nagi verifikasi internal atas informasi upah.
o Catatan personalia
Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran,
pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja.
o Formulir otorisasi pengurangan
Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan
untuk pemotongan pajak penghasilan dan program tabungan lainnya, obligasi tabungan, serta
iuran serikat pekerja.
o Formulir otorisasi tingkat pembayaran
Digunakan untuk mengotorisasi tingkat pembayaran. Sumbernya adalah kontrak tenaga kerja,
otorisasi oleh manajemen, atau otorisasi dari dewan direksi.
o Kartu waktu
Dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari
serta jumlah jam kerja karyawan.
o Tiket waktu pekerjaan
Formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu
tertentu.
o File transaksi penggajian
File ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama
suatu periode.
o Jurnal atau daftar penggajian
Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan,
tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlah pemotongan, serta klasifikasi akun atau
klasifikasi setiap transaksi.
o File induk penggajian
File komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan
mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selaa tahun tersebut hingga tanggal saat ini.
o Cek gaji
Cek gaji ditulis dan kemudian diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang
dilaksanakannya. Jumlah dalam cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan
pemotongan lainnya.
o Rekonsiliasi rekening bank penggajian
Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas termasuk
penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun penggajian imprest adalah akun
penggajian terpisah di mana saldo bernilai kecil dipertahankan. Akun imprest membatasi
exposure klien terhadap kecurangan penggajian, serta menyederhanakan rekonsiliasi rekening
bank penggajian.
- Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian untuk memenuhi tujuan
audit yang berkaitan dengan saldo.
Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang sering kali disebut sebagai
beban penggajian akrual (accrued payroll expenses), biasanya bersifat langsung jika
pengendalian internal telah beroperasi secara efektif.
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban
penggajian adalah :
o Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (Keakuratan).
o Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar (Pisah
Batas).
Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji
atau akrual yang dihilangkan.
Berikut ini adalah beberapa akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan
personalia :
1. Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan
Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan
membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat pada
periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Jika pengendalian internal sudah
beroperasi secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat dengan mudah diuji pada saat yang
bersamaan dengan prosedur tersebut.
2. Gaji dan Upah Akrual
Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah yang telah menjadi
haknya selama beberapa hari atau jam terakhir hingga periode selanjutnya. Pisah batas dan
keakuratan yang benar untuk gaji dan upah akrual tergantung pada kebijakan perusahaan yang
harus diikuti secara konsisten dari tahun ke tahun.
Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah dan mengetahui
hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya, prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah
batas dan keakuratan adalah menghitung ulang akrual klien. Salah saji yang paling mungkin dari
setiap signifikansi saldo adalah kelalaian untuk memasukkan jumlah hari yang tepat yang telah
dihasilkan tetapi belum dibayar.
3. Komisi Akrual
Konsep yang sama yang digunakan dalam memverifikasi gaji dan upah akrual juga dapat
diterapkan pada komisi akrual, meskipun akrual ini umumnya lebih sulit diverifikasi karena
perusahaan seringkali memiliki beberapa jenis perjanjian yang berbeda dengan wiraniaga dan
karyawan dengan komisi lainnya.
Dalam memverifikasi komisi akrual, hal yang pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan
sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut.
Auditor harus membandingkan metode untuk mengakrualkan komisi dengan tahun tahun
sebelumnya demi tujuan konsistensi.
4. Bonus Akrual
Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar kepada para pejabat dan
karyawan merupakan pos yang sangat besar sehingga kelalaian untuk mencatatnya akan
menimbulkan salah saji yang material.
Verifikasi atas akrual yang tercatat biasanya dapat dicapai dengan membandingkannya dengan
jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan direksi.
5. Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya
Akrual dari kewajiban kewajiban tersebut yang relatif konsisten dengan tahun sebelumnya
merupakan pertimbangan yang paling penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya.
Kebijakan perusahaan untuk mencatat kewajiban harus ditentukan pertama kali, baru kemudian
jumlah yang tercatat harus dihitung ulang. Kebijakan perusahaan ini harus sesuai dengan SFAS
43 mengenai absen yang diberi kompensasi.
6. Pajak Penggajian Akrual
Pajak penggajian, seperti FICA dan pajak pengangguran negara bagian serta federal dapat
diverifikasi dengan memeriksa jumlah formulir pajak yang disiapkan pada periode selanjutnya
untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.
7. Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban
Disini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, gaji kantor, gaji dan komisi
penjualan, serta tenaga kerja manufaktur langsung.
Auditor hanya perlu melakukan pengujian tambahan yang relatif sedikit terhadap akun akun
laporan laba rugi pada sebagian besar audit selain prosedur analitis, pengujian pengendalian,
pengujian substantif atas transaksi, dan pengujian atas akun kewajiban terkait yang telah dibahas.
Pengujian tambahan yang ekstensif hanya akan diperlukan apabila auditor mengungkapkan
defisiensi yang signifikan atau kelemahan yang material dalam pengendalian internal, salah saji
yang signifikan dalam pengujian kewajiban, atau varians utama yang belum dijelaskan dalam
prosedur analitis.
8. Kompensasi Pejabat
Auditor harus memverifikasi apakah total kompensasi pejabat merupakan jumlah yang
diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus dimasukkan dalam laporan 10-K
SEC dan SPT pajak penghasilan federal. Verifikasi kompensasi pejabat juga dijamin karena
beberapa individu mungkin saja mampu membayar dirinya sendiri lebih besar dari jumlah yang
diotorisasi. Pengujian audit yang biasa adalah untuk memperoleh gaji setiap pejabat yang
diotorisasi dari risalah rapat dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapatan
yang berhubungan.
9. Komisi
Beban komisi total dapat diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi untuk setiap jenis
penjualan dengan jumlah penjualan dalam kategori tersebut. Jika informasi yang diinginkan tidak
tersedia, mungkin perlu untuk menguji pembayaran komisi tahunan atau bulanan untuk tenaga
penjualan terpilih dan menelusuri total pembayaran komisi.
10. Beban Pajak Penggajian
Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan mula mula merekonsiliasi
total penggajian di setiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian untuk seluruh tahun.
Total pajak penggajian kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat yang sesuai
dengan penggajian yang dikenakan pajak.
Pada sebagian besar audit, perhitungan tersebut memerlukan banyak biaya dan biasanyab tidak
diperlukan kecuali jika prosedur analitits mengindikasikan bahwa terdapat masalah yang tidak
dapat dipecahkan melalui prosedur lainnya.
11. Total Penggajian
Pengujian yang berhubungan erat dengan pengujian pajak penggajian adalah rekonsiliasi total
beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2.
Tujuan dari pengujian tersebut adalah untuk menentukan apakah transaksi penggajian
dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak dicatat dalam jurnal penggajian.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan cara yang lebih baik
dalam mengungkapkan kedua jenis salah saji tersebut dalam sebagian besar audit.
12. Tenaga Kerja Kontrak
Untuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi melakukan kontrak dengan organisasi
luar untuk menyediakan staf. Biaya yang dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan
membandingkan jumlah dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dan
perusahaan jasa luar.
13. Tujuan Penyajian dan Pengungkapan
Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah
mendalam, akan tetapi, beberapa transaksi yang kompleksi seperti opsi saham dan rencana
kompensasi pejabat eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki. Auditor
dapat menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan penyajian dan
pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.