A.

Surat Permintaan (Request Letters)

Suatu surat permintaan (request letter) menanyakan informasi atau bahan dari seseorang atau
badan tertentu. Hal yang ingin Anda tanyakan sama sekali tidak ada batasannya. Anda bebas
menanyakan dan mengungkapkan apa yang Anda inginkan dalam surat tersebut.

Bahkan, Anda mesti memberikan sebanyak mungkin perhatian kepada surat ini seperti Anda
memberikan perhatian / keseriusan terhadap surat-surat lainnya. Surat yang ditulis dengan baik
akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk berhasil dari pada surat yang ditulis asal-
asalan.

Pada kebanyakan kasus, permintaan Anda akan mendapatkan perhatian lebih besar jika Anda
menyertakan juga amplop untuk surat balasan, yang ditempeli perangko dan ditulis nama serta
alamat Anda dengan jelas.

Di dalam kegiatan niaga atau jual beli, surat memegang peranan yang sangat penting. Umumnya,
hubungan yang terjadi diantara penjual dan pembeli dimulai dari adanya surat menyurat yang dibuat
oleh calon pembeli, berupa surat permintaan penawaran. Meski bisa juga, si penjual yang lebih dulu
memberikan surat penawaran pada pembeli.

Bagi mereka yang bergerak dalam hubungan tata niaga, mengetahui cara penulisa surat permintaan
penawaran ini adalah hal penting. Untuk belajar mengenai surat permintaan penawaran dan contoh
surat permintaan penawaran yang baik, dapat dipelajari dari keterangan berikut ini.

Pengertian surat permintaan penawaran

Pengertian dari surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli
kepada calon penjual, yang isinya dimaksudkan untuk meminta keterangan mengenai suatu barang
yang dibutuhkan atau ingin dibeli.

Selain melalui surat permintaan penawaran, sebetulnya permintaan keterangan mengenai barang
barang yang diinginkan tersebut juga dapat disampaikan melalui surat permintaan daftar harga,
yang pada intinya, kedua jenis surat ini adalah sama.

Di dalam surat permintaan penawaran, calon pembeli perlu untuk menuliskan informasi apa saja
yang dibutuhkan mengenai produk dan lain hal. Informasi umum yang dibutuhkan calon pembeli
umumnya meliputi daftar harga barang, syarat pembayaran, jumlah barang, kualitas, cara
pemeliharaan, dan diskon yang bisa diberikan serta lain
Sebelum memulai membuat surat permintaan penawaran, hendaknya disusun suatu perencanaan
yang tepat dan sejelas jelasnya. Perencanaan ini pun harus berisi informasi lengkap dan tidak
ambigu agar penjual dapat menangkap dengan jelas apa yang diinginkan calon pembeli.

Setelah mengetahui isi surat permintaan penawaran yang hendak disampaikan, selanjutnya surat
permintaan penawaran dapat segera disusun dengan berpedoman pada beberapa hal mengenai
cara membuat surat permintaan penawaran yang baik, yakni :

a. Mintalah keterangan yang rinci terkait barang barang apa saja yang dibutuhkan.

b. Nyatakan dengan jelas alasan alasan yang mendorong Anda mengajukan surat permintaan
penawaran tersebut.

c. Bantulah pembaca dalam memberikan sesuatu yang Anda butuhkan dengan menunjukkan
semua data yang ada hubungannya dengan barang yang dibutuhkan.

d. Akhiri surat dengan kata kata yang saling menguntungkan kedua belah pihak, semisal dengan
ucapan terima kasih atau penghargaan.

Seorang calon pembeli dapat juga membuat surat permintaan penawaran untuk disampaikan pada
beberapa perusahaan sekaligus. Hal ini sah sah saja mengingat kepentingan pembeli adalah untuk
memperoleh penawaran harga yang paling menguntungkan.

Cara membuat surat permintaan penawaran ini diawali dengan meninjau isi surat permintaan secara
lengkap dan jelas. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam surat permintaan penawaran, secara
umum ialah :

a. Jenis barang yang dibutuhkan

b. Jumlah barang yang dibutuhkan

c. Kualitas barang disertai contoh

d. Potongan harga yang ada

e. Syarat penyerahan dan pembayaran