MENUJU ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK

OLEH :

NAMA LENGKAP

ANISA NURAIDA

PROGRAM STUDI INFORMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

1
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Teknologi bukanlah hal yang baru. Teknologi menunjukkan bahwa
manusia berakal. Dan dengan akalnya ini manusia ingin keluar dari masalah,
ingin hidup lebih baik, lebih aman dan sebagainya. Perkembangan teknologi
terjadi karena seseorang menggunakan akalnya untuk menyelesaikan setiap
masalah yang dihadapinya.
Perkembangan dunia IPTEK yang demikian telah membawa manfaat yang
luar biasa bagi kemajuan peradaban umat manusia. Akan tetapi terkadang
perkembangan teknologi ini hanya bermanfaat pada manusia saja, tidak
mencakup keseluruhan aspek kehidupan. Dari dulu kita mengenal system
pengarsipan, atau menulis pikiran-pikiran luar biasa dari otak kita diatas bahan
yang biasa kita sebut kertas. Akan tetapi penggunaan kertas secara terus-
menerus dapat membawa dampak yang buruk bagi kehidupan.
Penebangan pohon yang semakin hari semakin liar untuk berbagai macam
hal termasuk juga untuk mendapatkan bahan dasar pembuatan kertas dapat
merusak keseimbangan alam. Dan dampaknya dapat langsung mengenai
manusia.
Masih banyak pihak-pihak yang sering menggunakan kertas untuk
mencetak dokumen yang satu jam kemudian sudah berakhir di tempat sampah.
Oleh karena itu perlu adanya gerakan perubahan dari gaya membaca dan
menyimpan dalam bentuk catatan kertas menjadi catatan secara elektronik.

B. Tujuan
1) Untuk memberitahu masyarakat tentang perkembangan teknologi terutama
di bidang arsip data.
2) Untuk memberikan ajakan kepada masyarakat agar tahu dan berkontribusi
dalam mewujudkan perkembangan teknologi dalam bagian arsip data.

2
C. Rumusan Masalah
Berpijak dari latar belakang di atas, maka yang menjadi rumusan masalah
pada penulisan makalah ini adalah :
1. bagaimana penciptaan arsip secara elektronik?
2. Bagaimana tahapan dalam pemindahan arsip konvensional ke arsip
elektronik?
3. Bagaimana penyesuaian sumber daya manusia untuk bisa berpindah
menggunakan arsip elektronik?

3
 BAB II

ISI

A. Landasan Teori
Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja
sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari
bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam
arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu
mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-
arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan
penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga
akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip
dibutuhkan oleh pengguna.
Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media
penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam
media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.
Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA,
Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam
suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya, oleh karena
itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable Record.
Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan
didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari
satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan
dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai
daftar isi untuk media yang bersangkutan.
Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai
bentuk media penyimpanan, antara lain:
a. Media Magnetik (magnetic Media)
b. Disk Magnetik (magnetic disk)
c. Pita magnetik (magnetic tape)
d. Kaset (cassette)

4
 e. Media optik ( Optical Media)

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk
optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor,
sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu
media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat diproses sesuai dengan
sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting
didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau
nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas
dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan
seperti floppy disk, hard disk dan sebagainya.

B. Pembahasan
Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :
1) Penciptaan secara elektronik atau otomasi.
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip
elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti
camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.
2) Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses
digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah
proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan
untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.
Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan
memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan
arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses
penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang
simpan yang besar.
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa
tahapan berikut :
1. Tahap Pemilihan

5
 Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain :
Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan
waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip.
Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan
seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.
Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan
mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan
berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi
fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk
diselamatkan.
2. Tahap Pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian
arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali
saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan
dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
3. Tahap Penyesuaian
4. Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default
pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah
satu nama yang umum adalah scanxxxxx dengan xxxxx adalah nomor
urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip.
Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis
arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut
lembar arsip.
5. Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru
dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat
dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan
daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk
menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari
kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli
dan autentik tercapai.

6
Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa
keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan
arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip
elektronik adalah:
a. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan
Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip,
maka akan memerlukan ruang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal
ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip
dengan pengalihan media arsip konvensional kedalam media arsip
elektronik.
b. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)
Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya
yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup
dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat
tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.
c. Efisiensi waktu akses
Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan
sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang
kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-
pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada
tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip
elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu
kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita
melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.
d. Pengematan SDM
Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas
kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini
belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip.
Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan
kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus

7
 melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi dapat dilakukan
dengan cepat.
e. Memperkecil kemungkinan kehancuran data
Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data,
sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang
dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh
bencana seperti banjir dan kebakaran.

Sedangkan kendala-kendala yang mungkin ditemui dalam proses transformasi

tersebut adalah:

1. Di Negara berkembang semacam Indonsia tidak seluruh kalangan

masyarakat dapat menggunakan dan mengikuti perkembangan teknologi
yangdiperlukan sebagai basis untuk mengembangkan system arsip data
secara elektonik
2. Secara financial untuk awal transformasi sistem diperlukan dana yang
besar untuk menyiapkan infrastruktur dan suprasuktur yang diperlukan.
3. Data yang sangat penting apabila tidak dilengkapi system keamanan yang
memadai rawan terhadap pencurian data.
4. Susah merubah budaya agar masyarakat mau menyimpan arsip yang
dulunya berbentuk hard menjadi soft copy.

Untuk itu perlu kerjasama menyeluruh antara pihak pemerintah, swasta,

pegawai, pekerja dan pengguna jasa agar transformasi system bisa berjalan
lancar.

adapun langkah langkahadapun langkah langkah yang diambil dalam proses

transformasi system adalah

1. Pemerintah sebagai pengayom harus mampu menciptakan sistem yang

handal, mudah dipahami, diakses oleh pihak pihak yang berkepentingan.
Sebetulnya hal itu sudah mulai dirintis dengan adanya sistem informasi
terpadu misalnya:

8
 a. Sisitem inrmasi dan pelaporan kesehatan sudah menggunakan portal-
portal tertentu contohnya p-care untuk BPJS, SIHA untuk pelaporan
HIV, portal untuk penyakit tidak menular.sayangnya dalam
pelaporannya masih disertakan hard copy yangbanyak.
b. System di DUKCAPIL, pembuatan KTP, pendaftaran Haji sudah
menggunakan server tertentu tapi sayangnya kadang kadang sulit
diakses jai perlu penyempurnaan system.

2. Setiap instansi harus rajin mengadakan pelatihan teknologi terutama

computer supaya karyawan bisa menggunakan sistem yang ada.
3. Sosialisasi yang terus menerus agar pengguna maupun pemakai data tidak
kesulitan menjalankan system
4. Peningkatan peran serta aktif masyarakat untuk bisa mengunggah maupun
mengakses informasi
5. Langkah langkah tersebut harus berurutan mulai dari:

penyediaan sarana
penciptaan sistem
..

pelatihan untuk pengguna

sosialisasi kepada masyarakat dan pengakses data
..
monitoring
evaluasi terus menerus untuk kesinambungan dan
keamanan sistem
..

9
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari pembahasan tersebut dapat disimpulkan bahwa walaupun ada
kekurangan dari pengarsipan secara elektronik tapi lebih banyak keuntungan
yang didapat. Pergantian sistem sekaligus meningkatkan kemampuan sumber
daya manusia di bidang teknologi. Dan menghemat sumber daya alam.
sehingga tepat di terapkan di Indonesia.

B. Daftar Pustaka
Sulistyo Basuki .(2008). Manajemen Arsip dinamis : Pengantar memahami dan
mengelola informasi dan dokumen. Jakarta : Gramedia

Muhammad Rosyid Budiman .(2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik.

Yogyakarta : Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.

Surya Pradana .(2009). Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. http://surya-

pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh
pada tanggal : 19 Agustus 2017

Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik.

www.bacaanonline.com/manajemen-arsipelektronikmonika-nur-lastiyani,
diunduh pada tanggal 19 Agustus 2017

10