PROGRAM MANAJEMEN PERALATAN

LABORATORIUM RS. AWAL BROS BEKASI

Jl. KH. Noer Alie Kav 17-18, Kayuringin Jaya

Bekasi 17144
2012
 PROGRAM MANAJEMEN PERALATAN LABORATORIUM

A. Pendahuluan

Manajemen peralatan merupakan salah satu unsur penting dalam system manajemen mutu.
Manajemen yang baik untuk peralatan laboratorium sangat diperlukan untuk memastikan
keakuratan, kehandalan dan ketepatan waktu pengujian.

Beberapa manfaat dari program manajemen peralatan yang baik ;

1. Untuk membantu mempertahankan kinerja pelayanan laboratorium
2. Untuk mengurangi variasi hasil pengujian dan meningkatkan kepercayaan tehnisi
laboratorium terhadap keakuratan hasil pengujian.
3. Untuk mengurangi biaya perbaikan
4. Untuk memperpanjang masa penggunaan alat
5. Untuk mengurangi gangguan layanan akibat kerusakan dan kegagalan alat.
6. Untuk meningkatkan keselamatan bagi bekerja.
7. Menghasilkan kepuasan pelanggan yang lebih besar.

Dalam perencanaan program manajemen peralatan yang baik maka laboratorium harus
mempertimbangkan elemen-elemen sebagai berikut;
Seleksi dan perolehan peralatan
Instalasi peralatan
Kalibarasi dan evaluasi kinerja peralatan
Pemeliharaan peralatan
Masalah peralatan (Troubelshooting)
Layanan dan perbaikan peralatan
Habis masa pakai dan membuangan alat

B. Memilih Peralatan
Memilih peralatan yang baik untuk laboratorium merupakan bagian yang sangat penting dari
manajemen peralatan. Ada beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan ketika memilih
peralatan labortaorium yaitu sebagai berikut :
1. Kebutuhan
Alat yang dipilih mempunyai spesifikasi yang sesuai dengan kebutuhan setampat yang
meliputi jenis pemeriksaan, jenis spesimen, volume spesimen dan jumlah pemeriksaan.
2. Fasilitas yang tersedia
Alat yang dipilih harus mempunyai spesifikasi yang sesuai dengan fasilitas yang tersedia
seperti luas ruangan, fasilitas listrik dan air yang ada serta tingkat kelembaban dan suhu
ruangan.
3. Tenaga yang ada
Harus dipertimbangkan ketenagaan dengan kualifikasi tertentu yang dapat
mengoperasikan alat yang akan dibeli.
 4. Reagen yang dibutuhkan
Reagen yang ada perlu dipertimbangkan ketersediaannya di pasaran dan kontinuitas
distribusi dari pemasok.
5. Sistem Alat
Pertimbangkan :
Alat mudah dioperasikan
Alat yang memerlukan perawatan khusus
Kemudahan kalibrasi alat.
6. Pemasok
Pemasok harus memenuhi syarat :
Mempunyai reputasi baik
Memberikan fasilitas uji fungsi
Menyediakan petunjuk operasional alat dan pemecahan masalah
Menyediakan fasilitas pelatihan dalam mengoperasikan alat, pemeliharaan dan
perbaikan sederhana.
Memberikan pelayanan purna jual.
7. Nilai ekonomis
Dalam memilih alat perlu dipertimbangkan analisis cost benefit yaitu seberapa besar
keuntungan yang diperoleh dari investasi yang dilakukan, termasuk didalamnya biaya
operasi alat.
8. Terdaftar di Departemen Kesehatan

Jika keputusan pembelian yang dilakukan di luar laboratorium maka kepala unit laboratorium
harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk memilih peralatan yang terbaik untuk
pelayanan laboratorium.

C. Memperoleh Peralatan
Apakah lebih baik untuk membeli atau kerjasama operasional (KSO)? Ketika membuat
keputusan ini, itu adalah ide yang baik untuk faktor dalam biaya perbaikan. Biaya awal
instrumen mungkin tampak wajar, tapi mungkin mahal untuk memperbaiki. Juga
mempertimbangkan penghematan yang bisa dinegosiasikan jika laboratorium membutuhkan
lebih dari satu bagian dari peralatan.

Sebelum melakukan pembelian maka pastikan apakah :

Diagram instalasi, perangakat komputer, daftar sparepart yang diperlukan dan ketersedian
manual penggunaan alat.
Pemasangan alat dan pelatihan staf
Garansi alat termasuk masa percobaan alat untuk memastikan bahwa alat berfungsi
sebagaimana diharapkan.
Jamainan pelayanan after sales dimasukan dalam kontrak.

D. Instalasi Peralatan
Sebelum peralatan dipasang, pastikan bahwa semua persyaratan fisik (listrik, ruang, pintu,
ventilasi, dan pasokan air) telah dipenuhi. Hal-hal lain yang harus dipertimbangkan adalah:
 1. Tanggung jawab vendor untuk instalasi harus dikonfirmasikan secara tertulis sebelum
memulai proses instalasi.
2. Sebuah daftar periksa spesifikasi kinerja yang diharapkan harus dikembangkan, sehingga
kinerja yang dapat dengan cepat diverifikasi sesegera peralatan yang diinstal.

Bila mungkin, yang terbaik adalah untuk memiliki laboratorium menginstal produsen
peralatan, hal ini kemungkinan akan memperbaiki kondisi garansi, dan mungkin juga
memastikan bahwa instalasi dilakukan dengan benar dan cepat.

Jika peralatan dipasang oleh laboratorium:

1. Periksa isi paket berisi semua bagian;
2. Membuat salinan dari perangkat lunak yang merupakan bagian dari sistem;
3. Tidak memungkinkan peralatan yang akan digunakan sebelum benar-benar terpasang,
kinerja diverifikasi, dan personil pengujian dilatih.

Setelah peralatan telah terpasang, rincian berikut perlu ditangani sebelum menempatkan
peralatan ke layanan:
1. Menetapkan tanggung jawab untuk melakukan program pemeliharaan dan pengoperasian;
2. Mengembangkan sebuah sistem untuk merekam penggunaan suku cadang dan
persediaan.
3. Melaksanakan rencana tertulis untuk kalibrasi, kinerja verifikasi, dan tepat pengoperasian
peralatan;
4. Membuat jadwal program pemeliharaan yang termasuk harian, mingguan, dan bulanan;
5. Memberikan pelatihan bagi semua operator, personel satunya yang telah dilatih secara
khusus untuk benar menggunakan peralatan harus disahkan sebagai operator.
6. Tentukan yang berwenang untuk menggunakan peralatan dan ketika itu harus digunakan.

E. Kalibrasi Peralatan
Ikuti petunjuk dari produsen hati-hati ketika melakukan kalibrasi awal instrumen. Hal ini
adalah gagasan yang baik untuk mengkalibrasi instrumen untuk setiap parameter
pemeriksaan, ketika pertama kali memasukkannya ke dalam layanan. Tentukan seberapa
sering alat perlu dikalibrasi ulang berdasarkan pada rekomendasi pabrik. Ini mungkin
menguntungkan untuk menggunakan kalibrator yang disediakan oleh atau dibeli dari
produsen

F. Pengujian Peralatan
Ikuti petunjuk dari produsen, hati-hati ketika melakukan awal kalibrasi instrumen. Ini adalah
langkah yang baik untuk mengkalibrasi instrumen untuk masing-masing pemeriksaan, ketika
pertama kali memasukkannya ke dalam layanan. Tentukan seberapa sering instrumen akan
perlu dikalibrasi ulang, didasarkan pada stabilitas dan rekomendasi produsen dengan
menggunakan kalibrator yang disediakan oleh atau dibeli dari produsen.

G. Evaluasi Kinerja Alat

Sebelum pengujian spesimen pasien, penting untuk mengevaluasi kinerja peralatan baru
untuk memastikan itu bekerja dengan benar sehubungan dengan akurasi dan presisi.
Beberapa langkah-langkah yang harus diikuti untuk memverifikasi kinerja termasuk:
 1. Pengujian sampel dengan nilai yang diketahui dan membandingkan hasilnya dengan yang
diharapkan;
2. Lakukan pengecekan temperatur peralatan, menetapkan stabilitas dan keseragaman
temperatur.

H. Menerapkan Program Pemeliharaan Peralatan, Pencegah dan Pemeliharaan

Pemeliharaan preventif meliputi langkah-langkah seperti yang sistematis dan rutin
pembersihan, penyesuaian, dan penggantian suku cadang peralatan pada interval
dijadwalkan.
Produsen umumnya merekomendasikan program pemeliharaan peralatan yang harus
dilakukan secara teratur: harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Mengikuti rekomendasi
ini akan memastikan bahwa peralatan tampil di efisiensi maksimum dan akan meningkatkan
umur dari peralatan. Ini akan juga membantu untuk mencegah:
1. Hasil tes akurat karena kegagalan peralatan
2. Keterlambatan dalam pelaporan hasil
3. Rendah produktivitas
4. Biaya perbaikan yang besar.

I. Rencana Pemeliharaan
Sebuah rencana perawatan akan mencakup prosedur perawatan preventif serta Penyisihan
untuk persediaan, masalah perbaikan, dan peralatan. Ketika melaksanakan program
pemeliharaan peralatan, beberapa langkah-langkah awal akan termasuk apa yang berikut.
1. Menetapkan tanggung jawab untuk memberikan pengawasan.
2. Mengembangkan kebijakan dan prosedur tertulis untuk pemeliharaan peralatan, termasuk
perawatan rutin berencana untuk masing-masing peralatan. Rencana harus menentukan
frekuensi dengan mana semua tugas pemeliharaan harus dilakukan.(Tabel Pemeliharaan
Peralatan Terlampir)
3. Mengembangkan format untuk catatan, membuat log dan bentuk, dan menetapkan proses
untuk mempertahankan catatan.
4. Melatih staf pada penggunaan dan pemeliharaan peralatan, dan memastikan bahwa semua
jumlah klinik memahami tanggung jawab khusus mereka.

Note : label perawatan harus terpasang di instrumen untuk menunjukkan proses

perawatan berikutnya atau perawatan harus dilakukan.

J. Monitoring Peralatan
Laboratorium harus menjaga log inventarisasi semua peralatan di laboratorium. Log harus
diperbarui dengan informasi tentang peralatan baru, seperti yang ditambahkan, dan termasuk
dokumentasi ketika peralatan lama pensiun.
Untuk masing-masing peralatan, log persediaan peralatan harus memiliki catatan:
1. Jenis instrumen, membuat dan nomor model, dan nomor urut instrumen, sehingga setiap
masalah dapat dibicarakan dengan produsen;
2. Date peralatan itu dibeli, dan apakah itu dibeli baru, digunakan, atau direkondisi;
3. Informasi kontak person produsen;
 4. Ada atau tidak adanya dokumentasi, suku cadang, dan kontrak pemeliharaan;
5. Tanggal kedaluwarsa garansi;

K. Pemecahan Masalah dan Perbaikan Peralatan

Pemecahan Masalah
Produsen sering memberikan flowchart yang dapat membantu menentukan sumber masalah.
Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan tercantum di bawah ini.
1. Apakah masalah yang berkaitan dengan sampel miskin? Apakah sampel telah
dikumpulkan dan disimpan benar? Apakah faktor-faktor seperti kekeruhan atau koagulasi
mempengaruhi instrumen kinerja?
2. Apakah ada masalah dengan reagen? Apakah mereka telah disimpan dengan baik, dan
mereka masih in? Apakah nomor lot baru telah diperkenalkan tanpa memperbarui
instrumen kalibrasi?
3. Apakah ada masalah dengan air atau pasokan listrik?
4. Apakah ada masalah dengan peralatan?

Jika peralatan bermasalah, Gunakan panduan produsen untuk memverifikasi bahwa semua
prosedur sedang diikuti dengan benar. Ketika masalah tidak bisa dipecahkan, hubungi
tekhnisi alat untuk memperbaiki alat. Apabila perbaikan memerlukan waktu yang lama (lebih
dari 1 hari) minta produsen untuk menyediakan instrumen pengganti selama perbaikan.
Kirim sampel ke laboratorium rujukan terdekat untuk pengujian.

Catatan : Jangan gunakan peralatan yang rusak!

L. Pemusnahan Peralatan Yang Tidak terpakai.

Hal ini sangat penting untuk memiliki kebijakan dan prosedur untuk pemusnahan peralatan
yang tidak terpakai. Hal ini biasanya akan terjadi bila jelas bahwa instrumen yang tidak
berfungsi dan tidak diperbaiki, atau ketika itu ketinggalan zaman dan harus diganti dengan
peralatan baru.
Setelah sebuah peralatan sepenuhnya tidak dipakai dan telah ditentukan bahwa ia tidak
memiliki kegunaan lagi harus dimusnahkan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Langkah terakhir ini sering diabaikan dalam laboratorium, peralatan tidak terpakai
terakumulasi, memakan tempat yang berharga.

M. Dokumentasi Pemeliharaan Peralatan

Kebijakan untuk pencatatan dokumen pemeliharaan peralatan. Catatan merupakan bagian
penting dari sistem mutu. Dokumen pemeliharaan peralatan harus mencakup:
1. Ikuti petunjuk langkah-demi-langkah untuk perawatan rutin, termasuk frekuensi kinerja,
dan bagaimana untuk menyimpan catatan kinerja;
2. Instruksi untuk melakukan pemeriksaan fungsi, frekuensi kinerja, dan bagaimana cara
pencatatan pemeliharaan;
3. Panduan kalibrasi instrumen;
4. Panduan untuk mengatasi masalah;
5. Informasi layanan untuk setiap produsen yang diperlukan dan perbaikan;
6. Daftar setiap item khusus yang dibutuhkan untuk penggunaan dan pemeliharaan, seperti
sparepart alat.

Setiap peralatan harus memiliki buku catatan khusus mendokumentasikan semua

karakteristik dan elemen perawatan:
1. Pemeliharaan preventif kegiatan dan jadwal;
2. Pencatatan pemeriksaan fungsi dan kalibrasi;
3. Setiap perawatan yang dilakukan oleh produsen;
4. Informasi mengenai masalah bahwa instrumen berkembang, selanjutnya pemecahan
masalah
5. kegiatan, dan tindak lanjut.
6. Informasi mengenai penyelesaian masalah.
 TABEL 1. PEMELIHARAAN PERALATAN
Jenis Peralatan Jenis Kegiatan Frekuensi
Sysmex XS 1000i Shutdown Harian
Rince Sequence Bulanan
Penggantian Waste Sesuai kebutuhan
Drain the waste chamber
Automatic rinsing
Clean the waste chamberes
Remove air bubble
Clean the flowcell
Drain the reaction chamber

Penggantian reagen Penggantian supplies

Prime reagen
Penggantian piercer
Penggantian pump
Penggantian skring
Cobas Integra 400 Plus Deprotein Probes by request instrument
Clean probe and splash guard
Clean internal water reservoir
Clean wash station
Clean instrument
Clean waste box fitting
Penggantian by request instrument
Penggantian filter ventilasi
Penggantian abs lampu halogen
Penggantian probe B
Penggantian probe C
Penggantia Ext water reservoir filter
Mini Vidas Membersihkan the SPR block Harian
Membersihkan the rear SPR block
Membersihkan the reagen strip tray Mingguan
Sentrifuge Bersihkan dinding dalam dengan Harian
desinfektan
Stat pHOx Series Shutdown Harian
Blood Gas Analizer
Biolyte 2000 Electrolit Shutdown Harian
Pengecekan reagen
Cleaning the Sample Inlet Port
Conditioning Na Electrode
Urisys 1800 Mengosongkan tempat pembuangan Harian
dari test strip
Membersihkan test strip transfer
Mikroskop Membersihkan lensa dengan kertas lensa Bulanan
Lemari Es Membersihkan bagian dalam rak Bulanan
dengan desinfektan
Catat suhu Harian
Freezer Membersihkan dan defrost Bulanan
Catat suhu Harian

Daftar Aktivitas Laboratorium RS. Awal Bros dalam melakukan Maintenance dan
Kalibrasi Alat.
No Nama Alat Maintenance Kalibrasi
Kegiatan Periode
1 Inkubator Pencatatan suhu Harian -
2 Refrigerator Pencatatan suhu Harian -
3 Freezer Pencatatan suhu Harian -
4 Mikropipet - 1 kali pertahun
5 Waterbath Pencatatan suhu Harian -
6 Sentrifuge Membersihkan Harian 1 kali pertahun
bagian dalam alat
7 Termometer -
8 Minividas Pembersiahan Mingguan 1 kali pertahun
Heater Tray
9 Sysmex Shutdown Harian 2 Kali
pertahun
Rinse Bulanan /
per 1200
spesimen
10 Integra 400 Shutdown Harian 1 kali pertahun
Sesuai yang Otomatic
diminta oleh alat. Request