E.

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN MUTU PELAYANAN GIZI

1. Pengertian
a. Pengawasan
Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang mengusahakan
agar pekerjaan atau kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana, instruksi,
pedoman, standar, peraturan, dan hasil yang telah ditetapkan sebelumnya agar
mencapai tujuan yang diharapkan (PGRS, 2013). Pengawasan bertujuan agar
pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana dan kebijakan yang ditetapkan
dapat mencapai sasaran yang dikehendaki (PGRS, 2013).
Pengawasan memberikan dampak positif berupa:
1) Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,
pemborosan, hambatan dan ketidak tertiban
2) Mencegah terulang kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,
pemborosan, hambatan dan ketidaktertiban
3) Mencari cara yang lebih baik atau membina yang lebih baik untuk mencapai
tujuan dan melaksanakan tugas organisasi
b. Pengendalian
Pengendalian merupakan bentuk atau bahan untuk melakukan pembetulan
atau perbaikan pelaksanaan yang terjadi sesuai dengan arah yang
ditetapkan.Pengawasan dan pengendalian bertujuan agar semua kegiatan-
kegiatan dapat tercapai secara berdayaguna dan berhasilguna.Dilaksanakan
sesuai dengan rencana, pembagian tugas, rumusan kerja, pedoman pelaksanaan
dan peraturan perundang-undangan yang berlaku (PGRS, 2013). Pengawasan
dan pengendalian (Wasdal) merupakan unsur penting yang harus dilakukan
dalam proses manajemen. Fungsi manajemen :
1) Mengarahkan kegiatan yang telah ditetapkan dalam mencapai tujuan
2) Identifikasi penyimpangan
3) Dapat dicapai hasil yang efisien dan efektif
 c. Evaluasi/penilaian
Evaluasi merupakan salah satu implementasi fungsi manajemen yang
bertujuan untuk menilai pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana dan
kebijaksanaan yang disusun sehingga dapat mencapai sasaran yang dikehendaki
(PGRS, 2013). Pengawasan dan pengendalian mutu merupakan suatu kegiatan
dalam mengawasi dan mengendalikan mutu untuk menjamin hasil yang
diharapkan sesuai dengan standar. Strategi Pengawasan dan pengendalian berupa
pemantauan dan pengendalian melalui proses-proses atau teknikteknik statistik
untuk memelihara mutu produk yang telah ditetapkan sebelumnya. Metode-
metode yang sering digunakan dalam pengawasan dan pengendalian mutu adalah,
menilai mutu akhir, evaluasi terhadap output, kontrol mutu, monitoring terhadap
kegiatan sehari-hari. Pada dasarnya terdapat 4 langkah yang dapat dilakukan
dalam pengawasan dan pengendalian mutu pelayanan, yaitu :
1) Penyusunan standar, baik standar biaya, standar performance mutu, standar
kualitas keamanan produk, dsb
2) Penilaian kesesuaian, yaitu membandingkan dari produk yang dihasilkan atau
pelayanan yang ditawarkan terhadap standar tersebut
3) Melakukan koreksi bila diperlukan, yaitu dengan mengoreksi penyebab dan
faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan
4) Perencanaan peningkatan mutu, yaitu membangun upaya-upaya yang
berkelanjutan untuk memperbaiki standar yang ada

2. Bentuk Pengawasan dan Pengendalian RSUD Cibinong

a. Pencatatan dan pelaporan
Pencatatan dan pelaporan adalah serangkaian kegiatan pengumpulan data dan
pengolahan data kegiatan pelayanan gizi rumah sakit dalam jangka waktu
tertentu, untuk menghasilkan bahan bagi penilaian kegiatan pelayanan gizi
rumah sakit maupun untuk pengambilan keputusan.Pencatatan ini dilakukan
pada setiap langkah kegiatan yang dilakukan.Pelaporan dilakukan secara
berkala sesuai dengan kebutuhan rumah sakit (PGRS, 2006).Pencatatan
dilakukan pada setiap langkah kegiatan yang dilakukan, sedangkan pelaporan
dilakukan berkala sesuai kebutuhan Instalasi Gizi dan Rumah Sakit. Pencatatan
dan pelaporan dilakukan melalui dua jaringan komputer, yaitu Jaringan
Komputer Rumah Sakit (JKRS) dan jaringan komputer intern Instalasi Gizi.
Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan dengan Jaringan Komputer Rumah
Sakit adalah untuk bahan makanan kering, bahan makanan basah dan jasa
konsultasi gizi.
Pencatatan dan Pelaporan yang rutin dilakukan oleh koordinator administrasi
khususnya di unit urusan keuangan, pencatatan, evaluasi dan pelaporan Instalasi
Gizi RSUD Cibinong antara lain :
1) Laporan Produksi Makanan (berdasarkan jumlah pasien dan pegawai yang
dilayani)
2) Laporan Penerimaan BM kering
3) Laporan Penerimaan BM basah
4) Laporan Pengeluaran BM kering
5) Laporan Pengeluaran BM basah
6) Laporan Stock BM kering
7) Laporan Stock BM basah
8) Laporan Usulan
9) Laporan Gas
10) Laporan Gizi buruk
11) Laporan Alat Kebersihan
12) Laporan Cakupan Asuhan Gizi Pasien Rawat Inap
13) Laporan Pelayanan Asuhan Gizi Pasien Rawat Jalan
14) Laporan Penyuluhan Indikator berdasakan Jenis Diet Pasien Rawat Inap
dan Rawat Jalan
Pengawasan pada instalasi gizi RSUD Cibinong telah dilakukan mulai dari
tahap pemesanan bahan makanan kering dan basah. Pada tahan pemesanan
bagian produksi dan distribusi melakukan pendataan awal untuk merancang
rencana pengadaan bahan makanan untuk tahun depan sebelum diajukan pada
pihak selanjutnya sebelumnya rancangan tersebut akan didiskusikan dengan
kepala Instalasi Gizi dan ahli gizi RSUD Cibinong, pada tahap ini pengawasan
telah dilakukan. Untuk perencanaan bahan makanan kering dan basah dilakukan
setiap tahun.
Pengawasan selanjutnya dilakukan saat tahap pemerimaan, pada tahap ini
karyawan bagian penerimaan akan melakukan pengecekan bahan yang diterima
dengan standar spesifikasi yang telah ditetapkan. Jika ada bahan yang tidak
memenuhi spesifikasi maka akan masuk dalam tindakan pengendalian mutu
bahan makanan seperti pengembalian atau pemesanan ulang sesuai spesifikasi
yang telah ditetapkan. Setiap kegiatan penerimanan bahan makanan kering dan
basah selalu ada formulir penerimaan yang telah dilengkapi dengan spesifikasi
bahan makanan.
Pengawasan dan pengendalian mutu juga dilakukan saat proses pengolahan
bahan makanan. Pengawasan dilakukan oleh ahli gizi dengan cara mengamati
setiap proses pengolahan jika ada yang tidak sesuai maka akan dikoreksi dan
diperbaiki. Pada setiap alur penyelenggaraan makanan akan dilakukan proses
pengawasan dan pengendalian mutu, setiap ada kesalahan maka akan dilakukan
koreksi dan perbaikan. Dalam proses pengawasan dan pengendalian mutu
memerlukan protap dalam proses tersebut seperti menetapkan peraturan
pemberian makanan ada Standar OperasionalProsedur (SOP) yang menjadi
pegangan dan standar oleh petugas instalasi gizi dalam alur penyelenggaraan
makanan yang di mulai dari penerimaan sampai makanan tersebut di
distribusikan ke pasien. Dalam proses pengendalian mutu ada tahap evaluasi
SOP yang telah diterapkan. Untuk menjaga mutu makanan yang diprosuksi di
instalasi gizi makan petugas instalasi gizi telah membuat standar menu, standar
resep, standar porsi, standar bumbu dan siklus menu 10 hari. Tindakan
pengawasan dan pengendalian mutu juga sangat berperan saat proses
pemorsian, dalam proses tersebut telah disediakan formulir pemesanan makanan
atau formulir pemesanan diit pasien yang dibuat dalam bentuk daftar kemudian
akan diisi sesuai diit pasien dan formulir ini diisi oleh ahli gizi ruangan yang
bertugas. Selain itu juga ada kertas diit yang diiisi saat akan pemorsian label diit
tersebut sudah disiapkan berisi identitas pasien, jenis diit dan bentuk makanan
pasien. Tindakan pengawasaan dan pengendalian mutu selanjutnya yang
dilakukan untuk para petugas instalasi gizi adalah pengecekan kesehatan
berkala sebanyak 2 kali setahun.
Pelaksanaan SOP personal higiene dan sanitasi tidak hanya diterapkan pada
petugas distribusi tapi oleh seluruh petugas instalasi gizi. Setiap pelaksanaan
alur penyelenggaraan makanan akan diawasi. Upaya memperlancar
pengendalian mutu didalam instalasi gizi RSUD Cibinong telah disediakan :
washtafel dan alat kebersihan, alat pelindung diri, kamar mandi, ruang istirahat
dan ganti pakaian dan loker untuk petugas instalasi gizi RSUD Cibinong.
Teknik yang telah diterapkan untuk pengendalian mutu dan juga untuk
menghindari kontaminasi silang pada bahan makanan maka di instalasi gizi
menerapkan sistem satu hari satu celemek. Selainitu, untuk pengendalian mutu
petugas pendistribusian juga harus memenuhi SOP yang berlaku.Petugas yang
tidak memakai celemek dalam memproduksi makanan akan ditegur oleh ahli
gizi yang ada di instalasi gizi.
Alat lain yang digunakan dalam pengawasan dan pengendalian mutu adalah
formulir spesifikasi bahan makanan, wrapping plastic,trolleydengan tirai, chiller
dan freezer, meja dan timbangan penerimaan, alat-alat produksi untuk
pengolahan, alat-alat pemorsian (bain marrieuntuk menjaga suhu dan mutu
makanan)dan ruang khusus pencucian alat makan pasien. Untuk pengawasan
dan pengendalian mutu pada alat makan maka telah dilakukan uji usap pada
alatalat makan.
Pengawasan dan pengendalian mutu juga dilakukan pada ruangan penerimaan,
penyimpanan dan produksi. Dengan adanya pest control yang dilakukan
sebanyak 2 kali dalam sebulan dan pemberian bubuk pencegah hama diruangan
seperti penerimaan dan gudang penyimpanan.
Tahap akhir setelah dilakukan pengawasan dan pengendalian mutu adalah
evaluasi/ penilaian yang dilakukan oleh petugas instalasi gizi. Penilaian yang
dilakukan merupakan salah satu upaya pengendalian mutu pelayanan gizi.
Evaluasi yang berkenaan dengan penjamah makanan atau petugas instalasi gizi
dilakukan dalam rapat bersama dengan petugas instalasi gizi sekali dalam
sebulan namun jika ada kejadian mendadak atau ada saran yang harus
didiskusikan maka akan dilakukan rapat atau pertemuan mendadak.
Secara keseluruhan untuk pengawasan dan pengendalian mutu instalasi gizi
RSUD Cibinong sudah baik. Pengembalian bahan makanan dengan mutu yang
rusak atau tidak sesuai dengan spesifikasi akan dikembalikan kepada rekanan
dan meminta untuk diganti sesuai dengan spesifikasi bahan makanan tersebut.
Saat proses penerimaan pengawasan dan pencatatan selalu dilakukan oleh
petugas atau ahli gizi. Diskusi mendadak dilakukan apabila terdapat saran
perbaikan atau kejadian mendadak. Terdapat perbaikan diit untuk pasien yang
mendapat diit kurang tepat dan terdapat pengecekan ulang saat kertas diit
selesai diisi. Saat pendistribusian terdapat kertas daftar makanan pasien agar
saat pembagian pasien mendapatkan diit yang tepat.
Pengendalian mutu dan pengawasan pada alat makan, penjamah makanan, air
dan lingkungan telah dilakukan dengan menggunakan uji usap alat untuk alat
makan, untuk penjamah makanan mengunakan pemeriksaan kesehatan dua kali
setahun dan uji usap dubur, untuk air yang ada diruangaan gizi menggunakan
uji kualiatas air dan adanya pest control sebanyak dua kali sebulan dengan
tujuan mengendalikan dan mengawasi mutu bahan makanan dan hasil proses
produksi dari instalasi gizi. Terdapat pencegahan hama dengan cara
memberikan racun bubuk diruangan tertentu seperti ruang penerimaan dan
gudang penyimpanan.