PENGESAHAN

INSTRUKSI KERJA
PUSKESMAS KEBON JERUK
Kepala Puskesmas
PEMERIKSA
PEMBUATAN DAN PENYIMPANAN
REKAM MEDIS
MR
PENYUSUN
Tgl.Terbit : 01 Januari 2010 No. Dok. : IK 1.1/01
Revisi : 02 Hal. : 1dari 5 halaman Tim Mutu

1. TUJUAN PROSES
Prosedur ini digunakan sebagai acuan dalam pembuatan dan penyimpanan
rekam medis (status pasien), sehingga tercapai efisiensi distribusi dan
pemakaian Rekam Medis kesemua unit yang memerlukannya.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dimulai dari penomoran awal sebuah buku status (Rekam Medis)
sampai dengan pemusnahannya.

3. URAIAN UMUM
3.1. Yang dimaksud dengan rekam medis disini, adalah status pasien yang
berisikan catatan dan dokumen pasien tentang :
1) Identitasnya
2) Anamnesis
3) Pemeriksaan-pemeriksaan
4) Diagnosis
5) Pengobatan / tindakan yang diberikan pada pasien
3.2. Tenaga yang berhak membuat rekam medis adalah :
1) Dokter Umum
2) Dokter Spesialis
3) Dokter Tamu
4) Paramedis / Tenaga Kesehatan lainnya yang langsung terlibat dalam suatu
pelayanan kesehatan
3.3. Rekam medis diberi nomor dan diatur penyimpanannya supaya setiap saat
dapat menyediakan suatu rekam medis secara cepat saat diperlukan.
3.4. Tempat penyimpanan status diloket Puskemas Kecamatan Kebon Jeruk hanya
untuk 22.500 status, sedangkan pasien baru setiap tahunnya sekitar 10.000
kepala keluarga, sehingga penyimpanan status diloket hanya sampai 3 tahun
saja.
3.5. Penyimpanan rekam medis menurut Peraturan Menkes No. 749 a/Menkes/
Per/XII/89 tentang Pengelolaan Rekam Medis Disemua Pelayanan
Kesehatan, Sekurang-Kurangnya 5 Tahun. Tetapi karena kebutuhan
penyimpanan rekam medis diloket mendesak secara cepat sebab tempatnya
dibutuhkan untuk rekam medis yang baru, maka penyimpanan diloket tidak 5
tahun.
 PENGESAHAN
INSTRUKSI KERJA
PUSKESMAS KEBON JERUK
Kepala Puskesmas
PEMERIKSA
PEMBUATAN DAN PENYIMPANAN
REKAM MEDIS
MR
PENYUSUN
Tgl.Terbit : 01 Januari 2010 No. Dok. : IK 1.1/01
Revisi : 02 Hal. : 1dari 5 halaman Tim Mutu

3.6. Pembuatan buku status di Puskesmas Kecamatan Kebon Jeruk berdasarkan

nama kepala keluarga.
3.7. Setiap awal tahun, nomor rekam medis baru diberikan untuk pasien yang baru
berkunjung dan diberikan penomoran baru untuk pasien lama yang masih aktif
pada saat berkunjung pertamakali di tahun yang baru. Dan petugas loket
wajib mencatat perubahan nomor yang terjadi.
3.8. Setiap akhir tahun rekam medis d iloket disortir untuk mencari rekam medis
yang tidak aktif. Rekam medis tidak aktif adalah: bila dalam 2 (dua) tahun
hanya satu kali berkunjung.
3.9. Rekam medis yang tidak aktif disimpan selama 3 (tiga) tahun, kemudian
dimusnahkan dengan persetujuan Kepala Puskesmas disertai berita acara
pemusnahan.
3.10. Petugas loket mencatat setiap nomor rekam medis yang akan dimusnahkan.

Prosedur ini mengacu pada buku :

3.10.1. Pedoman Catatan Medik rumah Sakit - Departemen Kesehatan RI -
Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan RI - Direktorat Rumah Sakit -
1974
3.10.2. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan, Vol. 2 tahun 1999 Dr. H. Djoko
Wijono, M.S Airlangga University Press.
 PENGESAHAN
INSTRUKSI KERJA
PUSKESMAS KEBON JERUK
Kepala Puskesmas
PEMERIKSA
PEMBUATAN DAN PENYIMPANAN
REKAM MEDIS
MR
PENYUSUN
Tgl.Terbit : 01 Januari 2010 No. Dok. : IK 1.1/01
Revisi : 02 Hal. : 1dari 5 halaman Tim Mutu

4. PROSEDUR
4.1. ALUR PROSES

Penomoran

Pencatatan

Pengisian Status

Pengembalian Status

Penyimpanan

Pemusnahan

4.2. KETERANGAN
PENOMORAN
Petugas Pendaftaran / Loket
4.2.1. Membuat status baru dengan penomoran sesuai prosedur registrasi.

PENCATATAN
Petugas Pendaftaran / Loket
4.2.2. Mencatat pada buku register kunjungan setiap hari, semua pasien (baru dan
lama), yaitu : Nama Pasien, Nama Kepala Keluarga, Alamat, dan Nomor Index
/ Register dari Kepala Keluarga.
 PENGESAHAN
INSTRUKSI KERJA
PUSKESMAS KEBON JERUK
Kepala Puskesmas
PEMERIKSA
PEMBUATAN DAN PENYIMPANAN
REKAM MEDIS
MR
PENYUSUN
Tgl.Terbit : 01 Januari 2010 No. Dok. : IK 1.1/01
Revisi : 02 Hal. : 1dari 5 halaman Tim Mutu

4.2.3. Mencatat pada buku Kepala Keluarga, Nama, Alamat, dan Nomor Index
semua Kepala Keluarga baru, sesuai abjad dari nama depannya.

PENGISIAN STATUS
Petugas Loket
4.2.4. Mengantar status-status pasien ke unit-unit pelayanan sesuai dengan yang
akan dituju oleh pasien

Dokter / Tenaga Kesehatan

4.2.5. Mencatat kedalam status semua hasil pemeriksaan serta pengobatan atau
tindakan pelayanan kesehatan yang diberikan kepada setiap pasien.

PENGEMBALIAN STATUS
Petugas dari Unit Pelayanan
4.2.6. Mengembalikan semua status pasien di masing-masing pelayanan, setelah
pelayanan kesehatan terhadap semua pasien sudah selesai seluruhnya.

Petugas Loket
4.2.7. Melakukan verifikasi, untuk memastikan bahwa semua status yang dikirim ke
setiap unit sudah kembali seluruhnya.
4.2.8. Mencatat dalam buku agenda status yang belum kembali dan mencari ke unit
pelayanan yang bersangkutan.

PENYIMPANAN
Petugas Loket
4.2.9. Menyimpan kembali semua status yang dikeluarkan setiap hari, ketempat
masing-masing.

PEMUSNAHAN
Petugas Loket
4.2.10. Setiap akhir tahun melakukan pemeriksaan status pasien yang tidak aktif.
status pasien yang tidak aktif dipisahkan dan disimpan selama 5 tahun.
4.2.11. Melaporkan kepada Kepala Puskesmas adanya rekam medis yang tidak
aktif untuk dimusnahkan.
 PENGESAHAN
INSTRUKSI KERJA
PUSKESMAS KEBON JERUK
Kepala Puskesmas
PEMERIKSA
PEMBUATAN DAN PENYIMPANAN
REKAM MEDIS
MR
PENYUSUN
Tgl.Terbit : 01 Januari 2010 No. Dok. : IK 1.1/01
Revisi : 02 Hal. : 1dari 5 halaman Tim Mutu

Kepala Puskesmas
4.2.12. Membuat Surat Keputusan Pemusnahan Rekam Medis dan menunjuk Tim
Pemusnah Rekam Medis.

Tim Pemusnah Rekam Medis

4.2.13. Melaksanakan pemusnahan dan membuat berita acara pemusnahan yang
disyahkan oleh Kepala Puskesmas.

5. CATATAN MUTU
5.1. Status Pasien
5.2. Buku Register Kunjungan
5.3. Buku Kepala Keluarga
5.4. Buku Catatan Status Tidak Aktif
5.5. Buku Agenda (status yang belum kembali)
5.6. Surat Keputusan Pemusnahan Rekam Medis
5.7. Surat Keputusan Penunjukan Tim Pemusnah Rekam Medis
5.8. Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis