TINDAKAN PREVENTIF

No. Kode
Terbitan :1
No. Revisi :0
PROSEDUR Tgl. Mulai : Ditetapkan Oleh Kepala
Berlaku
Puskesmas
Umbulharjo I

Tujuan Memberikan penjelasan mengenai pengusulan tindakan pencegahan atas

ketidaksesuaian yang dijumpai dan untuk memastikan penyebab dari
ketidaksesuaian tersebut dapat dideteksi dan dihindari agar hal tersebut
tidak terjadi lagi di masa mendatang.
Ruang lingkup Prosedur ini diterapkan terhadap seluruh jenis ketidaksesuaian pelaksanaan
tugas dengan sistem manajemen mutu di lingkungan Puskesmas
Umbulharjo I
Definisi Tindakan preventif adalah tindakan pencegahan terhadap kemungkinan
terjadinya penyimpangan atau ketidaksesuaian dalam penerapan system
manajemen mutu
Prosedur a. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab mengkoordinasi dan
mengendalikan tindakan pencegahan. Tindakan pencegahan dapat
diusulkan oleh seluruh unit kerja Puskesmas Umbulharjo I yang kemudian
disampaikan kepada Wakil Manajemen Mutu untuk ditinjau dan diproses
lebih lanjut.
b. Tindakan pencegahan dimintakan dengan menggunakan formulir
Permintaan Tindakan Pencegahan.
c. Setiap Permintaan Tindakan Pencegahan harus diketahui oleh Wakil
Manajemen Mutu untuk diberi nomor dan dicatat dalam Daftar Permintaan
Tindakan Pencegahan.
d. Tindakan Pencegahan mungkin merupakan hasil dari, tetapi tidak terbatas
pada :
1) Hasil Rapat Tinjauan Manajemen.
2) Ketidaksesuian proses atau produk/jasa.
3) Audit sistem mutu yang dilakukan oleh auditor internal atau dari
pihak kedua atau ketiga.
4) Keluhan Pelanggan.
5) Akumulasi ketidaksesuaian dengan karakterisik yang sama.
e. Personel atau kepala unit kerja yang bertanggung jawab terhadap
permasalahan tersebut harus memperhatikan besar kecilnya masalah
serta dampak atau resiko yang dihadapi sekiranya tidak dilakukan
tindakan pencegahan. Hasil penyelidikan mungkin memerlukan diskusi
lebih lanjut dengan Wakil Manajemen atau pejabat yang terkait.
f. Jika ketidaksesuaian yang terjadi ada hubungannya dengan rekanan atau
subkontraktor, tindakan pencegahan yang dilakukan harus mengacu
kepada prosedur tentang seleksi dan evaluasi rekanan/mitra kerja yang
terkait.
g. Jika diperlukan tindakan pencegahan, Wakil Manajemen Mutu atau
personel yang bertanggung jawab dalam mendeteksi dan menghindari
penyebab potensial atas ketidaksesuaian yang terjadi harus
mempertimbangkan informasi berikut:
1) Laporan ketidaksesuaian.
2) Catatan Mutu.
 3) Keluhan Pelanggan.
4) Hasil Audit.
5) Proses operasi yang mempengaruhi mutu.
h. Wakil Manajemen Mutu atau personel yang terkait, termasuk kepala unit
kerja, harus meninjau ulang tindakan yang dijalankan. Jika tindakan
tersebut tidak menyelesaikan masalah, personil terkait harus membuat
usulan tindak lanjut dan tanggal penyelesaian yang baru. Jika tindakan
yang dijalankan dinilai efektif, permintaan tindakan pencegahan tersebut
dapat ditutup.
i. Permintaan Tindakan pencegahan yang belum ditutup harus disimpan
dalam file pending, sedangkan bagi permintaan yang sudah ditutup,
tempat dan lama penyimpanan sesuai dengan yang tercantum dalam
Daftar Induk Catatan Mutu. Semua hasil tindakan pencegahan baik yang
sudah ditutup maupun yang belum, statusnya dicatat ke dalam Daftar
Permintaan Tindakan Pencegahan pada kolom status.
j. Wakil Manajemen Mutu harus memastikan bahwa informasi yang relevan
atas tindakan pencegahan yang dijalankan harus dibawa dalam Rapat
Tinjauan Manajemen.
k. Tata cara penomoran Permintaan Tindakan Pencegahan :
a. Catat temuan di dalam Formulir Permintaan Tindakan Pencegahan
(PTP)
b. Cantumkan nomor PTP di kolom nomor. Nomor PTP disesuaikan
dengan aktivitas hasil temuan dengan format : xxx/bbbb/nn/tt
xxx : Jenis aktivitas dari hasil temuan
AMI01 = Audit Mutu Internal yang pertama pada tahun tt,
PL = Pengamatan Lepas,
COM = Complaint,
LL = Lain-lain, temuan yang diindentifikasi selain di atas
bbbb : Kode Unit Kerja/UPT dimana temuan tersebut berasal.
nn : Nomor urut PTP pada Unit Kerja/UPT pada tahun yang sama
Nomor kembali menjadi 1 pada setiap AMI atau setiap kegiatan.
tt : tahun terjadinya temuan yang akan ditindaklanjuti
Contoh nomer PTP : AMI01/KIA/02/2009
Artinya : Permintaan Tindakan Pencegahan atas temuan saat
aktivitas Audit Mutu Internal Pertama tahun 2009 yang terjadi pada
Poli KIA pada urutan kedua dari daftar PTP Poli KIA.
l. Dalam hal sampai batas waktu yang ditentukan belum ada penyelesaian
atas tindak lanjut, dibuatkan PTP baru disertai analisis penyebab atau
kendala penyelesaiannya
Referensi a. Manual Mutu
b. Prosedur Audit Mutu Internal
c. Prosedur Tinjauan Manajemen
Dokumen Terkait
Distribusi Karyawan/karyawati Puskesmas

Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan