Disusun Oleh :
Heru Purnomo, SE, MM
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
1
PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN
Kontribusi lain dari Charles Babbage yaitu menciptakan mesin hitung (kalkulator) mekanis yang pertama, mengembangkan
program-program permainan untuk computer, mengembangkan kerja sama yang saling menguntungkan antara pekerja
dengan pemilik perusahaan, juga membuat skema perencanaan pembagian keuntungan.
2
Taylor menerapkan cara-cara ilmu pengetahuan di dalam memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada di dalam
perusahaan. Dari hasil penelitian dan analisanya ditetapkan beberapa prinsip yang menggantikan prinsip lama yaitu system
coba-coba (trial and error).
Kesimpulannya : perusahaan akan mendapatkan hasil yang memuaskan apabila pekerjaan yang akan dilaksanakan harus
direncanakan, juga memperhatikan unsur teknologinya (mesin) maupun pelaksanaannya dalam hal ini
adalah manusianya.
Hal yang menarik dari pendapat Taylor : “manajer adalah pelayan bagi bawahannya”, maksudnya : didalam scientific
management merupakan tugas setiap manajer untuk mengetahui hal yang terbaik (best of the best) melalui analisa, observasi
dan percobaan.
Percobaan yang dilakukan Taylor adalah mencari berat terbaik untuk muatan skop agar tercapai hasil maksimal dan pengerjaan
yang mudah. Mula-mula dengan berat 38 pon, 36 pon dan terus menurun sampai diketahui berat idealnya 21 pon yang dapat
menghasilkan pekerjaan yang optimal dan paling mudah. Hal ini dinamakan dengan istilah studi gerak dan waktu (time and a
motion study)
2. Frank Bunker Gilbreth and Lilian Gilbreth (1868 – 1924 & 1878 – 1917)
Suami istri yang berkecimpung dalam mengembangkan manajemen ilmiah.
Frank adalah pelopor studi gerak dan waktu, mengemukakan beberapa teknik manajemen yang diilhami oleh pendapat
Taylor. Dia tertarik pada pengerjaan suatu pekerjaan yang memperoleh efisiensi tertinggi.
Lilisn Gilbreth cenderung tertarik pada aspke-aspek dalam kerja, seperti penyeleksian penerimaan karyawan baru,
penempatan dan latihan bagi pekerja baru. Bukunya berjudul “The Pshikology of Management”, menyatakan bahwa tujuan
akhir dari manajemen ilmiah yaitu membantu para karyawan untuk meraih potensinya sebagai makhluk hidup.
3
1. kerjasam yang saling menguntungkan antara manajer dan tenaga kerja untuk mencapai tujuan bersama.
2. mengadakan seleksi ilmiah terhadap tenaga kerja
3. membayar upah pegawai dengan menggunakan system bonus
4. penggunaan instruksi kerja yang terperinci
4. Harrington Emerson (1853 – 1931)
Prinsip pokoknya adalah tentang tujuan, dimana dari hasil penelitiannya menunjukkan kebenaran prinsip, yaitu bahwa uang
akan lebih berhasil bila mengetahui tujuan penggunaannya.
Bukti dari pendapat Emerson yaitu adanya istilah Management by Objective (MBO).
Dikemukakan 12 prinsip efisiensi untuk mengatasi pemborosan dan ketidak-efisienan, yaitu :
1. clerly defined ideals 7. give an order, planning and scedulling
2. common sense 8. scedul, standard working and time
3. competent causal 9. standard condition
4. discipline 10. standard operation
5. the fair deal 11. written standard practice instruction
6. reliable 12. efficienci reward
4
3. Dicipline
Melakukan apa yang sudah menjadi persetujuan bersama, disiplin ini sangat penting dalam tercapainya tujuan bersama,
sebab tanpa ini tidak akan mencapai kemajuan.
4. Unity of Command
Setiap bawahan hanya menerima instruksi dari seorang atasan saja untuk menghilangkan kebingungan dan saling lempar
tanggungjawab. Bila hal ini dilanggar maka wewenang akan berkurang, disiplin terancam dan stabilitas akan goyah.
5. Unity of Direction
Seluruh kegiatan dalam organisasi yang mempunyai tujuan sama harus diarahkan oleh seorang manajer.
6. Subordination of Individual Interest to General Interest
Kepentingan seseorang tidak boleh di atas kepentingan bersama atau organisasi
7. Renumeration
Gaji bagi pegawai merupakan harga servis atau layanan yang diberikan. Kompensasi harus adil baik bagi karyawan
maupun bagi pemilik
8. Centralization
Standarisasi dan sentralisasi merupakan pembagian kekuasaan.
Sentralisasi dapat dipakai pada organisasi kecil dan desentralisasi digunakan pada organisasi besar. Bila peranan diberikan
kepada bawahan lebih besar, maka digunakan desentralisasi.
9. Scalar Chain (garis wewenang)
Jalan yang harus diikuti oleh semua komunikasi yang bermula dari dan kembali kekuasaan terakhir. Prinsipnya
mempermudah komunikasi antar pegawai yang setingkat.
10. Order
Hal ini berlaku setiap tempat untuk setiap orang dan setiap orang pada tempatnya. Hendaknya setiap orang ditempatkan
pada posisi yang tepat untuk mereka, berdasarkan pada kemampuan, bakat dan minatnya.
11. Equity
Untuk merangsang agar pekerja melaksanakan pekerjaan dengan baik, sungguh-sungguh dan penuh kesetiaan, maka harus
ada persamaan perlakuan dalam organisasi
12. Stability of Tonure of Personel
Seorang pegawai memerlukan penyesuaian untuk mengerjakan pekerjaan barunya agar dapat berhasil dengan baik. Apabila
seseorang sering kali dipindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, akan menghambat dan membuat pekerja tersebut
produktivitasnya kecil.
13. Initiative
Bawahan diberi kekuasaan dan kebebasan di dalam mengeluarkan pendapatnya, menjalankan dan menyelesaikan
rencananya, walaupun ada kesalahan yang mungkin terjadi
14. Esprit the Corps
Persatuan adalah keleluasaan, pelaksanaan operasi organisasi perlu memiliki kebanggaaan, keharmonisan dan kesetiaan
dari para anggotanya yang tercermin dalam semangat korps.
2. James D.Mooney
5
Seorang eksekutif General Motors. Mooney mengartikan organisasi sebagai kelompok orang yang terdiri atas 2 atau lebih
orang yang mencapai tujuan tertentu. Ada 4 unsur yang harus diperhatikan dalam organisasi, yaitu : koordinasi, prinsip
scalar, prinsip fungsional dan prinsip staff.
4. Chaster I. Barnard
Dalam bukunya “The function of Executive (1938)”: mengatakan bahwa organisasi merupakan system kegiatan yang
diarahkan pada tujuan yang hendak dicapai. Fungsi utama manajemen yaitu merumuskan tujuan dan pengadaan sumber daya
yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Menurut teorinya yang diberi nama “teori penerimaan” mengatakan bahwa seorang
bawahan akan menerima perintah hanya bila dia memahami dan mampu serta berkeinginan untuk mencapainya. Barnard
adalah pelopor penggunaan “pendekatan system”
6
g. Rensislikert mengemukakan 4 sistem manajemen dari system 1 : “explotatif otoritatif” sampai system 4:”partisipatif
kelompok”
h. Fred Feidler, menerapkan : “pendekatan contingency pada studi kepemimpinan”
ALIRAN KUANTITATIF
Perkembangannya dimulai dengan digunakannya kelompok-kelompok riset operasi dalam memecahkan permasalahan dalam
industri. Teknik riset operasi sangat penting sekali dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini dalam pembuatan dan
pengambilan keputusan. Penggunaan riset operasi dalam manajemen ini selanjutnya dikenal sebagai aliran “manajemen science”
Langkah-langkah pendekatan manajemen science adalah :
1. Perumusan masalah dengan jelas dan terperinci
2. Penyusunan model matematika dalam pengambilan keputusan
3. Penyelesaian model
4. Pengujian model atas hasil penggunaan model
5. Penetapan pengawasan atas hasil
6. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi
PENDEKATAN SISTEM
Pendekatan ini memandang organisasi sebagai satu kesatuan yang saling berinteraksi yang tak terpisahkan. Organisasi merupakn
bagian dari lingkungan eksternal dalam pengertian luas. Sebagai suatu pendekatan sistem manajemen meliputi sistem umum dan
system khusus serta analisis tertutup maupun terbuka
Pendekatan system umum meliputi konsep-konsep organisasi formal dan teknis, filosofis dan sosiopsikologis. Analis system
manajemen spesifik meliputi struktur organisasi, desain pekerjaan, akuntansi, system informasi, dan mekanisme perencanaan
serta pengawasan.
PENDEKATAN KONTINGENSI
Pendekatan kontigensi digunakan untuk menjembatani celah antara teori dan praktek. Biasanya antara teori dan praktek berbeda,
maka harus memperhatikan lingkungan sekitarnya. Kondisi lingkungan akan memerlukan aplikasi konsep dan teknik manajemen
yang berbeda.
Pendekatan ini dipandang sebagai hubungan fungsional “bila maka”. Hubungan fungsional yaitu keterkaitan antara variabel yang
satu dengan variabel yang lain. Bila ada perubahan satu variabel akan mempengaruhi nilai variabel lainnya
Faktor lingkungan merupakan variabel bebas (independent variable), sedang konsep dan teknik manajemen merupakan variabel
bergantung (dependent variable).
7
Dalam pendekatan kontigensi ada 3 kerangka konseptual yaitu lingkungan, konsep-konsep dan teknik-teknik serta hubungan
antara keduanya.
PENGERTIAN MANAJEMEN
Ilmu manajemen sebenarnya sama usiannya dengan kehidupan manusia, mengapa demikian karena pada dasarnya manusia
dalam kehidupan sehari-harinya tidak bias terlepas dari prinsip-prinsip manajemen. Secara sadar atau tidak sadar manusia telah
menggunakan prinsip dari manajemen.
Ilmu manajemen ilmiah timbul sekitar awal abad ke-20 di benua Eropa Barat dan Amerika. Dimana di Negara tsb sedang dilanda
revolusi yang dikenal dengan “revolusi industri”, yaitu perubahan-perubahan dalam pengelolaan produksi yang efektif dan
efisien. Hal ini dikarenakan masyarakat sudah semakin maju dan kebutuhan manusia sudah semakin banyak dan beragam
jenisnya.
DEFINISI MANAJEMEN :
Pengertian manajemen dapat dilihat dari 3 pengertian ;
1. Manajemen sebagai suatu proses
Melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Pengertian manajemen
sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut :
o Encyclopedia of the social science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi.
o Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang
dilakukan individu untuk mencapai tujuan.
o Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.
8
Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan,
pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih
dahulu.
Di dalam melaksanakan tugas setiap tingkatan manajer mempunyai fungsi yang berbeda-beda.
Ada 2 fungsi utama atau keahlian (skill) yaitu keahlian teknik (technical skill) dan keahlian manajerial (Managerial skill)
9
Keahlian teknik, yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengerjakan dan menghasilkan sesuatu yang terdiri atas pengarahan
dengan motivasi, supervisi dan komunikasi. Sedangkan keahlian manajerial yaitu keahlian yang berkenaan tentang hal penetapan
tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia dan pengawasan.
Sebutan-sebutan ;
Presiden Direktur, Wakil Direktur,
Sekretaris Perusahaan, Kepala Perwakilan,dll Manajemen Puncak
Manajer-manajer :
Kepala Departemen, Manajer Cabang, Kepala Manajemen Menengah
Pengawas, dll
Manajer Umum :
Penyelia, Mandor, Pemimpin Manajemen Lini
Non Managerial :
Tenaga Penjualan, Pembukuan, Operasional
dan karyawan Non-Manajerial
Kemanusiaan Teknik
TOP MANAGER
MIDLE MANAGER
LOWER MANAGER
Konseptual Administrasi
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN :
Manajemen dapat berarti pencapaian tujuan melalui pelaksanaan fungsi tertentu, tapi belum ada consensus dan kesepakatan apa
yang menjadi fungsi manajemen. Fungsi manajemen menurut beberapa penulis antara lain :
1. Ernest Dale : Planning, Organizing, Staffing, Directing, innovating, Representing and Controling
2. Oey Liang Lee : Planning, Organizing, Directing, Coordinating and Controling
3. James Stoner : Planning, Organizing, Leading and Controling
4. Henry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating and Controling
5. Kontz dan O’donnel : Organizing, Staffing, Directing, Planning and Controling
6. William H. Newman : Planning, Organizing, Assembling, Resources, Directing and Controling
7. George R. Terry : Planning, Organizing, Actualing and Controling
8. Louis A. Allen : Leading, Planning, Organizing and Controling
9. John Robert Beishline : Planning, Organizing, Coordinating and Controling
10
10. Williem Sprigel : Planning, Organizingand Controling
11. Linda F Urwich : Forecasting, Planning, Organizing, Commanding, Coordinating and Controling
12. Dr. SP. Siagian MPA : Planning, Organizing, Motivating and Controling
13. Prayudi Atmosudirjo : Planning, Organizing, Directing/ Actualing and Controling
14. DR. Windardi, SE : Planning, Organizing, Coordinating, Actualing, Leading, Communicating and Controling
15. The Liang Gie : Planning, Decision Making, Directing, Coordinating, Controling and Improving
Pada hakekatnya fungsi-fungsi tersebut diatas dapat dikombinasikan menjadi 10 fungsi, yaitu :
Forecasting (ramalan) yaitu kegiatan meramalkan, memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu
dikerjakan
Planning (perencanaa), yaitu penentuan serangkaian tindakan dan kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan
Organizing (organisasi), yaitu pengelompokkan kegiatan untuk mencapai tujuan, termasuk dalam hal ini penetapan susunan
organisasi, tugas dan fungsinya.
Staffing atau Assembling Resources (penyusunan personalia), yaitu penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga
kerja baru, latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada
organisasi
Directing atau commanding (pengarahan atau mengkomando), yaitu usaha memberi bimbingan, saran dan perintah dalam
pelaksanaan tugas masing-masing bawahan (delegasi wewenang) untuk dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan
tujuan yang telah ditetapkan
Leading, yaitu pekerjaan manajer untuk meminta oranglain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan
Coordinating (koordinasi), menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling lempar tanggung
jawab dengan jalan menghubungkan, memadukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan
Motivating (motivasi), yaitu pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan yang
telah ditetapkan secara sukarela
Controlling (pengawasan), yaitu penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah
dilaksanakan sesuai dengan tujuan
Reporting (pelaporan), yaitu penyampaian hasil kegiatan baik secara tertulis maupun lisan
11
MANAJEMEN dan LINGKUNGAN EKSTERNAL
Dalam pembahasan manajemen tidak lepas dari masalah lingkungan yang dihadapai oleh seorang manajer. Seorang manajer tidak
harus hanya memperhatikan lingkungan usahanya atau intern saja, tapi juga harus bias mengantisipasi lingkungan di luar
perusahaan (eksternal). Oleh karena itu manajer harus memperhatikan dan mempertimbangkan unsur-unsur serta kekuatan-
kekuatan lingkungan eksternal dalam setiap kegiatan manajemen. Bagaimana reaksi seorang manajer bila ada perubahan
lingkungan eksternal ?
12
13
PERENCANAAN, TUJUAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
( PLANNING, GOAL AND DECISION MAKING )
PERENCANAAN (Planning).
Perencanaan sangat diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan merupak proses dasar
manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan, baik kegiatan
organisasi, perusahaan maupun kegiatan masyarakat.
Perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan yang telah
ditetapkan di dalam perencanaan.
BATASAN PERENCANAAN.
Menurut Newman : perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done (perencanaan merupakan memutuskan di depan apa
yang akan dilaksanakan).
Menurut A.Allen : planning is the determination of course of action to achieve a desired result (perencanaan adalah penentuan tentu saja
tindakan untuk mencapai suatu hasil diinginkan)
Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan adalah memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan : What (apa), Who (siapa),
When (kapan), Where (dimana), Why (kenapa) dan How (bagaimana).
UNSUR PERENCANAAN.
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab 6 pertanyaan yang disebut sebagai unsure-unsur perencanaan, yaitu :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut
15
a. Pelaksana, tidak disamakan dengan pemimpin, yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan
b. Staf (pemikir), yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilka barang atau produk perusahaan, tugasnya
menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna
BENTUK-BENTUK PERENCANAAN.
1. Rencana Global (Global Plan).
Rencana ini berisi tentang penentuan tujuan suatu organisasi secara menyeluruh dalam jangka panjang.
Tujuan global ini dapat dipandang sebagai misi suatu organisasi. Dimana dalam pengembangannya harus memperhatikan
situasi dan kondisi serta perkembangan organisasi dimasa yang akan dating, yang tidak lepas dari kekuatan dan kelemahan
yang dimiliki oleh organisasi.
Analisa penyusunan rencana global terdiri atas :
a. Strength, yaitu kekuatan yang dimiliki organisasi atau perusahaan
b. Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi atau perusahaan
c. Opportunity, yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan
d. Treath, yaitu tekanan, hambatan, ancaman yang dihadapi organisasi atau perusahaan
16
Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan Strategik :
Kebaikan : Kelemahan :
1. Memberikan pedoman yang konsisten terhadap kegiatan 1. Kebaikan-kebaikan diatas dapat tercapai bila organisasi
yang dilakukan melakukannya melalui proses perencanaan strategic
2. Tujuan organisasi dapat dirumuskan dengan jelas formal
3. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah 2. diperlukan dana dan investasi serta waktu dalam jumlah
sebelum menjadi parah yang besar.
4. Membantu manajer membuat keputusan 3. Membatasi organisasi hanya terhadap pilihan-pilihan
yang paling rasional dan bebas resiko
3. Rencana Operasional (Operational Plan).
Merupakan penjabaran dari perencanaan strategic, adapun bentuk dari perencanaan ini yaitu berupa anggaran dan prinsip-
prinsip operasional, yaitu :
a. Consentrated, penerapan dari asas pengendalian yang dilaksanakan oleh manajer, agar terlaksana unity of command dan
unity of direction dalam setiap program kerja
b. Integrated, penerapan aspek koordinasi dalam setiap pekerjaan agar tercapai keterpaduan kerja guna menjamin tujuan yang
efektif
c. Continue, perlunya kesinambungan program kerja sehingga dapat digunakan untuk perbaikan program kerja selanjutnya,
sehingga terjadi peningkatan efisiensi
d. Multi Instansional Approach, agar integrasi tugas tetap terjaga dengan didukung system yang baik.
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan operasional yang bersifat jangka pendek. Ada 2 bentuk rencana
operasional yang perlu diketahui, yaitu :
1. Rencana sekali pakai (single use plan), yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini
sifatnya lebih terperinci karena hanya sekali pakai.
Misalnya : rencana pembelian dan pemasangan mesin computer dalam perusahaan untuk mendukung kelancaran kerja
Bentuk rencana ini berupa : program, proyek dan anggaran
2. Rencana Tetap (standing plan), yaitu berupa pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat
diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang
Wujud dari rencana tetap ini adalah berupa kebijaksanaan, prosedur dan aturan.
Kebijaksanaan yaitu pedoman umum dalam pembuatan keputusan, mengenai apa yang dapat dibuat dan apa yang tidak
dapat dibuat.
Prosedur yaitu urut-urutan pekerjaan yang harus dilakukan yang tergambar dalam instruksi yang terperinci.
Aturan merupakan pernyataan tentang boleh tidaknya suatu kegiatan dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan ini
digunakan untuk mengimplementasikan rencana lain dan biasanya hasil dari kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap
kegiatan.
17
Etzioni mengatakan bahwa tujuan organisasi merupakan keadaan yang diinginkan organisasi yang dikaitkan dengan tujuan yang
ingin dicapai yang dinyatakan dalam suatu pernyataan, serta memperkirakan tentang keadaan di masa yang akan datang.
BENTUK-BENTUK TUJUAN
Parrow membagi tujuan menjadi 5 bentuk, yaitu :
1. Sociental Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan dari
masyarakat
2. Output Goals, menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk fungsi konsumsi
3. System Goals, pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa digunakan dalam organisasi
tersebut
4. Product Goals, berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan
5. Derived Goals, dihubungkan dan didasarkan pada tujuan lainnya yang ada di dalam organisasi
FUNGSI TUJUAN
1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha maupun kegiatan dari
para anggota organisasi tsb tanpa kecuali
2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang
diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
3. Sebagai standar pelaksanaan dengan mendasarkan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat
dipahami oleh anggota lainnya
4. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya
5. Sebagai dasar rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi
Peter Drucker menetapkan 8 unsur yang harus ada dalam suatu organisasi dalam menetapkan tujuan, yaitu :
a. Posisi Pasar
Beberapa market share yang dapat dikuasai oleh perusahaan, hal ini dengan melihat berapa langganan dan produk yang dapat
dikuasai, segmen pasar dan saluran distribusi yang digunakan
b. Produktivitas
Yaitu dengan menghitung antar input uang digunakan dengan output yang dicapai, yang merupakan efisiensi perusahaan
c. Sumberdaya Fisik dan Keuangan
18
Dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan sumberdaya yang diperlukan dihubungkan dengan besarnya posisi
keuangan yang dimiliki
d. Profitabilitas
Pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah yang diterima dengan melakukan riset dan pengembangan,
tersedianya capital untuk renovasi teknologi dan kompensasi yang diterima
e. Inovasi
Yaitu pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru, teknologi yang canggih misalnya
yang didasarkan pada kebutuhan yang terus bertambah dari hari ke hari.
f. Prestasi dan Pengembangan Manajer
Dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk pengembangan para manajer
g. Prestasi dan Sikap Karyawan
Dengan menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut factor-faktor karyawan dalam pencapaian efektivitas kerja
h. Tanggungjawab Sosial dan Publik
Guna menangani gejolak yang terjadi di perusahaan yang dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk
rasa, hukum, pemerintahan dan kelompok masyarakat lainnya.
19
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan
bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui
antara tujuan individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggungjawab terhadap
bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang
akan dicapai
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan
program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
KEBAIKAN DAN KELEMAHAM MBO :
Kebaikan : Kelemahan :
1. Mengetahui apa yang diharapkan dari organisasi 1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam
2. Membantu manajer membuat tujuan & sasaran konsumsi waktu dan biaya yang besar
3. Memperbaiki komunikasi vertical antara manajer dengan 2. Dalam hal pengembangan dan implementasi program-
bawahan program MBO
4. Membuat proses evaluasi
5 4
20
Pembuatan keputusan merupakan bagian terpenting dari manajer, yang dihubungkan dengan pelaksanaan perencanaan, dalam hal
memutuskan tujuan yang akan dicapai, sumberdaya yang akan dipakai, siapa yang melaksanakan, siapa yang bertanggungjawab
atas pekerjaan yang diserahkannya dan lain sebagainya.
Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan
keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membuat keputusan yang berbeda dalam situasi dan
kondisi yang berbeda pula.
Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed Decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara
keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidakpastian.
Keputusan Terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan
berulang-ulang.
Contohnya : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian, dll
Keputusan Tidak Terprogram (Non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah
khusus atau tidak biasanya.
Contohnya : pengalokasian sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang terbaru
(canggih), dll
Herbert A. Simon mengemukan teknik-teknik tradisional dan modern dalam pembuatan keputusan yang terprogram dan tidak
terprogram.
Tidak diprogram :
Keputusan-keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, 1. Kebijakan instuisi dan kreatifitas Teknik Pemecahan Masalah yang diterapkan
kebijaksanaan. 2. Coba-coba pada :
Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum 3. Seleksi dan latihan para pelaksana a. Latihan membuat keputusan
b. Penyusunan program-program komputer
“heutistic”
Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidakpastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan
dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan
sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam jenis situasi, yaitu :
1. Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keadaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi
yang akurat dan responsibility
2. Resiko (risk), yaitu denga diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya,
tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan
21
3. Ketidakpastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi
yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut
keputusan yang kritsi dan paling menarik.
22
ORGANISASI (ORGANIZATION)
Banyak Bentuk organisasi di masyarakat, misalnya Negara, partai, politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi
yang paling kecil yaitu : keluarga dan sebagainya. Kata organisasi mempunyai 2 pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga
atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagangan, perkumpulan olahraga dan
sebagainya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.
Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan rentang manajemen serta penyusunan
personalia.
DEFINISI ORGANISASI
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi
dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.
Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.
James D.Mooney mengatakan : “organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama”.
Chester I. Barnard memberikan pengertian :”organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh 2 orang
atau lebih.”
Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara
para anggota untuk mencapai tujuan.
Jadi organisasi dapat didefinisikan sbb :
1. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu
2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi, yaitu :
1. Adanya tujuan bersama
2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih
23
3. Adanya pembagian tugas
4. Adanya kehendak untuk bekerjasama
BENTUK-BENTUK ORGANISASI :
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerjasama.
Bagan ini menggambarkan 5 aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Hendry G. Hodges dapat digambarkan sbb :
1. Bentuk Piramidal, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas da mudah di mengerti.
2. Bentuk Vertikal, hamper sama dengan bentuk pyramidal dalam pelimpahan kekuasaan
3. Bentuk Horizontal, aliran wewenang dan tanggungjawab digambarkan dari kiri ke kanan
4. Bentuk Melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya
24
Kebaikannya : Kelemahannya :
Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila
berada pada satu tangan dia tidak mamu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi
Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan akan terancam kehancura
berhubungan langsung dengan bawahan Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis
Proses pengambilan keputusan cepat Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas
Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang
rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan
malas
Rasa solidaritas tinggi
Kebaikannya : Kelemahannya :
Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan
serta apapun tujuan perusahaan menjadi tidak saling mengenal
Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasihat dari staf,
pelaksana sebagai akibat adanya staf ahli karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah
Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda
dikembangkan menjadi suatu spesialisasi Kesatuan komando berkurang
Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat
pula mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas
Pengambilan keputuasan dapat cepat walaupun banyak orang
yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu
tangan
Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang
terperinci
Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya
disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki
3. Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar fungsi yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian
tugasnya dapat dibedakan dengan jelas
Kebaikannya : Kelemahannya :
Pembidangan tugas menjadi lebih jelas Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri
Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan saja, sehingga pengalihan kerja menjadi sulit dilaksanakan
dikembangkan Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan
Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian
Koordinasi berjalan lancar dan tertib yang sama sehingga sering timbul konflik
4. Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Kebaikannya : Kelemahannya :
Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang
pembahasan yang dalam dan terperinci berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas
Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil Tanggungjawabnya tidak jelas, karena tanggungjawabnya
25
Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team sama
Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk
dikembangkan, karena factor kolektivitas lebih
dipentingkan.
Argyris mengemukan 4 bidang utama organisasi informal berbeda dengan organisasi formal, yaitu :
1. Hubungan antar pribadi, dimana dalam organisasi formal digambarkan dengan jelas, sedang dalam organisasi informal
tidak digambarkan dengan jelas, yang tergantung kepada kebutuhan mereka.
2. Kepemimpinan, dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih secara informal
3. Pengendalian perilaku, dalam organisasi formal pengendalian perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman,
sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan
4. Ketergantungan, karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, sedang bawahan tergantung
pada kelompok informal.
DEPARTEMENTASI (DEPARTEMENTATION) :
Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses
penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Mcama bentuk departementasi, yaitu :
DEPARTEMENTASI FUNGSIONAL
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi
yang paling umum dan merupakan bentuk dasar dari departementasi.
Kebaikannya : Kelemahannya :
Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- Menciptakan konflik antar fungsi
fungsi utama
26
Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
Memusatkan keahlian organisasi Umpan balik yang lambat
Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap Memusatkan pada kepentingan tugasnya
fungis-fungsi yang ada dalam organisasi Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang
inovatif
DEPARTEMENTASI DEVISIONAL
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi
dan memasarkan produknya sendiri
Struktur organisasi divisional atas dasar produk :
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan
dan metode pemasaran sangat berbeda
27
ORGANISASI PROYEK DAN MATRIKS
Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan-kebaikan dari
system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya.
Struktur organisasi proyek :
Menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Disini manajer proyek mempunyai wewenang lini
memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek, jika telah selesai mak tim dibubarkan dan masing-masing anggota
kembali ke departemennya masing-masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali
Struktur organisasi matriks :
Pada prinsipnya sama dengan system proyek, tapi disini para karyawan mempunyai 2 atasan, yang tentunya berada di 2
wewenang.
Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical.
Rantai perintah kedua yaitu rantai perintah lateral / horizontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh
manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalulintas aliran wewenang
Kebaikan : Kelemahan :
Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang
Mengembangkan ketrampilan dan kreativitas karyawan serta kontradiktif
fleksibilitas kepada organisasi Memerlukan koordinasi vertical dan horizontal
Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi
memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki
perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak Sangat mahal untuk diimplementasikan
untuk perencanaan Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah
Menstimulasikan kerjasama antar displin dan mempermudah perdebatan daripada kegiatan
kegiatan perusahaan dengan orientasi proyek
28
PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN
ORGANISASI
PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang pengarahan dan pengembangan organisasi, termasuk didalamnya bagaimana menggerakkan para
anggotanya untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya, bagaimana memotivasi para anggotanya, bagaimana mengadakan
komunikasi di dalam organisasi, bagaimana mengadakan perubahan dan pengembangan dalam organisasi dan bagaimana
mengatasi segala konflik yang ada dalam organisasi.
Kemampuan seorang manajer untuk memotivasi bawahannya akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi akan
menentukan efektivitas manajer. Dan ini bukan satu-satunya factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Manajer yang
dapat melihat motivasi sebagai suatu system akan mampu meramalkan perilaku dari bawahannya.
Komunikasi penting bagi para manajer dalam melaksanakan seluruh fungsi manajemen dan dengan komunikasi para manajer
mencurahkan sebagian besar waktunya untuk berinteraksi dengan bawahan.
Semua hal di ats tidak terlepas dari kemampuan manajer memimpin anak buahnya, sebab seorang pemimpin memainkan peranan
kritis dalam membantu organisasi untuk mencapai tujuan. Kemampuan dan keterampilan memimpin adalam pengarahan adalah
factor penting efektivitas manajer. Bila dihubungkan dengan perubahan dan pengembangan organisasi, seorang manajer harus
mampu mengantisipasi dan mengambil tindakan untuk pencapaian tujuan. Perubahan-perubahan ini dipengaruhi olrh factor intern
dan ekstern.
Dalam perkembangan organisasi tidak lepas dari konflik yang diakibatkan oleh masalah komunikasi, struktur organisasi dan antar
pribadi, baik yang terjadi karena salah dalam memberikan motivasi maupun yang lainnya. Tinggal sekarang bagaimana seorang
manajer sebagai pimpinan dalam memanfaatkan konflik yang terjadi untuk dikelola menjadi sesuatu yang efektif.
29
PENGERTIAN DAN PANDANGAN MOTIVASI DALAM ORGANISASI
Motivasi seperti yang telah disebutkan, akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya, yang
selanjutnya akan menentukan efektivitas manajer. Ada 2 faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu :
kemampuan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal (disebut Persepsi Peranan).
Dimana antara motivasi, kemampuan dan persepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.
Motivasi dapat juga disebut dengan istilah kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), atau dorongan (drive), yang
semuanya ini mempunyai pengertian yang sama yaitu sebagai suatu keadaan yang ada pada diri seseorang yang mendorong untuk
melakukan suatu kegiatan guna mencapai keinginan atau tujuan. Dorongan ini biasanya diujudkan dalam bentuk perilaku.
Pandangan motivasi dalam organisasi ini dapat dilihat dari 3 jenis teori motivasi yang ada, yaitu model tradisional, model
hubungan manusiawi dan model sumber daya manusia.
Model Tradisional
Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukan oleh Frederic Winslow Taylor. Model ini mengisyarakatkan bagaimana
manajer menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan system pengupahan insentif untuk memacu para pekerja
agar memberikan produktivitas yang tinggi.
Teori produktivitas memandang bahwa tenaga kerja pada umumnya malas, dan hanya dapat dimotivasi dengan memberikan
penghargaan dalam ujud materi (uang) Pendekatan ini cukup efektif dalam banyak situasi sejalan dengan peningkatan efisiensi.
Disini pemutusan hubungan kerja sudah merupakan suatu kebiasaan dan para pekerja dakan mencari jaminan daripada hanya
kenaikan upah kecil dan sementara.
TEORI-TEORI MOTIVASI.
1. Teori Petunjuk (prescriptive theories)
Yaitu bagaimana cara memotivasi para karyawan yang didasarkan atas pengalaman coba-coba.
2. Teori Isi (content theories).
Menanyakan apa penyebab perilaku. Macam teori ini yaitu :
1. Hirarki kebutuhan dari Abraham Maslow.
30
2. Teori motivasi higienis Frederick Herzberg,
3. Teori prestasi David McCleland
TEORI ISI :
Memusatkan pada pertanyaan apa penyebab perilaku terjadi dan berhenti ?
Jawabnya terpusat pada kebutuhan, motif yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan melakukan kegiatan,
juga berhubungan dengan factor-faktor eksternal yang berupa insentif yang menyarankan, mendorong, menyebabkan dan
mempengaruhi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Penekanannya pada pengertian factor-faktro internal dan kebutuhan.
31
Kebutuhan Sosial (social needs):
Teoritis : cinta, persahabatan, perasaan memiliki dan diterima dalam kelompok, kekeluargaan, asosiasi
Terapan : kelompok-kelompok kerja formal dan informal, kegiatan-kegiatan yang disponsori perusahaan, acara-acara
peringatan.
Teori Proses
Teori ini berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Teori yang dibahas adalah sbb :
32
Dimana individu diperkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi bila :
Kemungkinan usaha mereka mengarah ke prestasi yang tinggi
Kemungkinan mencapai hasil yang menguntungkan
Hasil-hasil tersebut akan menjadi pada keadaan keseimbangan, penarik efektif bagi mereka
Menurut Victor Vroom (teori pengharapan Vroom), orang dimotivasi untuk bekerja bila :
1. usaha-usaha yang ditingkatkan akan mengarahkan ke balas jasa tertentu
2. menilai balas jasa dari hasil usahanya
KOMUNIKASI (COMMUNICATION)
Pengertian Komunikasi
Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang kepada orang lain. Komunikasi
mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tetapi mempunyai pengertia yang lebih luas
seperti ekspresi wajah, intonasi dan sebagainya.
Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut dengan rantai pertukaran informasi.
Hal ini mengandung unsure-unsur ;
1. sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti
2. sebagai sarana pengendalian informasi
3. sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu
Proses Komunikasi
1. Model Komunikasi antar pribadi.
Model yang paling sederhana adalah model komunikasi antar pribadi.
Jika salah satu elemen (misal : Penerima) hilang, maka tidak akan terjadi komunikasi
Model komunikasi yang paling canggih adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sbb :
33
1. Pengirim (sender = sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta mempunyai
kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain
2. Pengkodean (encoding), pengirim mengkodean informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam symbol atau
isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikan
3. Pemesan (message), pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari
indra penerima, missal : pidato dapat didengar, jika tertulis dapat dibaca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.
4. Saluran (channel), adalah cara transmisikan (menyampaikan) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata
yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien, saluran (media) harus sesuai dengan pesan.
5. Penerima (recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima maka
komunikasi tidak terjadi (gagal).
6. penafsiran kode (decoding), adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya menjadi
informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim,
makin efektif komunikasi yang terjadi
7. Umpan balik (feedback), adalah pembali dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim
dinyatakan. Karena penerima telah menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula.
Semakin cepat umpan balik semakin efektif dalam komuniksi
Saluran Komunikasi
Saluran komunikasi ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar komunikasi, yaitu :
1. Komunikasi Vertikal.
34
Adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah di mulai dari manajemen tingkat
atas sampai karyawan bukan supervisor.
Kegunaanya antara lain : untuk memberikan perintah, petunjuk dan lainnya serta membuka informasi kepada anggota
organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi
2. Komunikasi Lateral atau Horizontal.
Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan di antara
departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama.
Kegunaannya : menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi
3. Komunikasi Diagonal.
Adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara
departemen lini dan staf.
Douglas McGregor mengemukakan strategi kepemimpinan efektif dengan menggunakan konsep manajemen partisipasi. Konsep
ini dikenal karena menggunakan asumsi dari sifat dasar manusia.
Pemimpin yang menyukai teori X cenderung menyukai bergaya kepemimpinan otoriter. Dan sebaliknya pemimpin yang suka
teori Y lebih cenderung menyukai gaya kepemimpinan demokratis.
Asumsi teori X :
1. rata-rata kodrat manusia malas atau tidak menyukai pekerjaan dan akan menghidarinya bila mungkin
2. rata-rata manusia lebih menyukai diarahkan, menginginkan jaminan hidup diatas segalanya, ambisi relatif kecil dan ingin
menghindari tanggungjawab
3. karakteristik manusia dalam menjalankan tugas untuk mencapai organisasi cenderung dipaksi, diawasi, diarahkan atau
diancam dengan hukuman
Asumsi teori X :
1. Rata-rata kodrat manusia dalam kondisik layak, belajar tidak hanya untuk menerima tapi mencari tanggungjawab
2. penghargaan yang berhubungan dengan prestasi merupakan tujuan
3. potensi intelektual manusia dalam kondisi kehiudupan industri digunakan hanya sebagian
4. penggunaan phisik dan mental merupakan kodrat manusia
5. pengarahan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi tidak hanya dengan cara mengawasi dan mengacam dengan
hukuman. Orang akan melakukan pengendalian diri dan pengarahan diri untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
6. punya kapasitas untuk melakukan imajinasi, kecerdikan dan kreatifitas dalam penyelesaian masalah organisasi yang
tersebar secara luas pada seluruh karyawan.
35
KOORDINASI ( Coordinations )
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah
bawahan yang adal dalam tanggungjawabnya, hal ini dikenal dengan istilah rentang manajemen.
Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahan dan kegiatan pada tingkat satu-satuan yang terpisah
dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, karena tanpanya setiap karyawan tidak mempunyai pegangan yang harus
diikuti dan akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan mancapai tujuan yang diharapkan , sehingga beban
tiap departemen atau bagian menjadi seimbang dan selaras.
Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa 3 S, yaitu Serasi, Selaras & Seimbang.
Koordinasi sangat dibutuhkan terutama pada pekerjaan yang insidentil dan tidak rutin serta pekerjaan yang tidak direncakan
terlebih dahulu, juga bagi organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.
36
3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi
PEDOMAN KOORDINASI
1. Koordinasi haru terpusat.
Sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah
ada dalam setiap bagian, ”Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan yang
berbeda.
2. Koordinasi harus terpadu.
Keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi
3. Koordinasi harus berkesinambungan.
Yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya
keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
4. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional.
Dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan
tugas yang lain.
37
2. Adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit rentang manajemen maka
struktur organisasi akan berbentuk ”tall” (tinggi), sedangkan rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur
organisasi menjadi ”flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.
Untuk memilih suatu rentang manajemen, manajer harus mempertimbangkan hubungan manjer dengan bawahan dalam 2
kelompok atau lebih, juga harus memperhatikan hubungan satu dengan lainnya secara langsung dengan bawahan.
Secara matematika V.A. Graicunas menetapkan rumus matematika utk menghitung jumlah hubungan yg akan dilakukan, yaitu:
R = n ( 2 n1 + n-1 )
WEWENANG ( Authority
Wewenang merupakan syarat yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang ada pada diri
seseorang yang bersifat formal harus didukung dengan wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang
baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan
kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.
Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu
agar tujuan dapat tercapai.
T. Hani Handoko membagi wewenang dalam 2 sumber, yaitu : teori formal (pandangan klasik) dan teori penerimaan
Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat
masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat.
Chaster I Bernand mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat wewenang bila memenuhi hal :
1. memahami komunikasi tersebut
2. tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
4. mampu secara mental dan phisik untuk menjalankannya
38
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahannya, maka diperlukan adanya :
1. Kekuasaan (Power)
Yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok & keputusan.
Menurut jenisnya kekuasaan dibagi 2, yaitu :
a. Kekuasaan Posisi (Position Power)
Kekuasaan ini didapat dari wewenang formal, besarnya tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki
posisi tersebut.
b. Kekuasaan Pribadi (Personal Power)
Kekuasaan ini berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan
merasa terikat pada pemimpin.
3. Pengaruh (Influence),
Yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan
orang yang mempengaruhinya.
Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan, dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan
saluran komunikasi yang lebih baik.
DELEGASI WEWENANG
Untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien maka perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan.
Pendelegasian tugas juga harus dibarengi dengan pendelegasian wewenang.
Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal dari atasan kepada orang lain untuk
melaksanakan tugas tertentu.
Delegasi Wewenang diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk.
39
Hal yang perlu diperhatikan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk adalah sbb:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang ditunjuk
3. Orang yang ditunjuk punya kewajiban dan tanggungjawab yang harus dilaksanakan agar tercapai tujuan
4. Menerima hasil pertanggungjawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.
40
Bagaimana Penyeleksiannya Bagaimana Penggunaan SDM
Sebab sukses atau gagalnya seorang manajer tidak terlepas dari bagaimana menjalankan fungsi penyusunan
personaliannya (staffing), oleh karena itu fungsi penyusunan personalia dimasukkan dalam fungsi pengarahan, yaitu bagaimana
mengarahkan manusia dalam mencapai tujuan bersama, juga berhubungan erat dengan fungsi organisasi, yaitu wadah manusia
didalam mencapai tujuan organisasi.
Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job analysis) yang terdiri dari penentuan
keahlian dan ketrampilan yang dimiliki, tanggungjawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki
serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi
jabatan.
Deskripsi jabatan (job description) yaitu hasil pernyataan tertulis dari analisa jabatan yang terdiri atas tugas dan
wewenang serta hubungan lini organisasi.
41
B. Pengembangan Sumber Penawaran Personalia.
Ada 2 sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer lebih menyukai
perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tapi juga manajer perlu mencari orang
yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.
42
43