Nama : Fety Rosana

Pengadaan
Berdasarkan Kepmenkes RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 untuk
menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus
melalui jalur resmi. Pengadaan barang dapat melalui 2 cara yaitu pembelian dan
konsinyasi. Pembelian barang di apotek sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan
pelayanan setempat. Prosedur pembelian meliputi tahap-tahap sebagai berikut :
1. Persiapan
Pengumpulan data obat dan perbekalan farmasi yang akan dipesan
berdasarkan buku defecta (buku barang habis) baik dari bagian penerimaan resep,
obat bebas maupun dari gudang.
2. Pemesanan
Pemesanan dilakukan dengan menggunakan Surat Pemesanan (SP) untuk
setiap supplier. Surat pemesanan di Apotek ada tiga macam yaitu surat pesanan
narkotika, surat pesanan psikotropika, dan surat pesanan untuk obat selain narkotika
dan psikotropika. SP minimal dibuat 2 rangkap (untuk supplier dan arsip apotek)
dan ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama dan nomor SP serta cap
apotek. SP pembelian Narkotik dibuat 5 rangkap, 1 lembar merupakan arsip untuk
administrasi apotek dan 4 lembar dikirim ke PBF Kimia Farma, selanjutnya PBF
Kimia Farma menyalurkan kepada kepala Dinas kesehatan Kota/Kabupaten,
BPOM dan penanggungjawab Narkotika di Depot Kimia Farma Pusat. Satu lembar
surat pesanan untuk memesan satu jenis narkotika. SP untuk psikotropika, format
telah ditetapkan oleh Dinas Kesehatan, dibuat rangkap 3, satu lembar (asli) untuk
PBF dan dua lembar (tembusan) untuk arsip apotek dan pengecekan barang datang.
Dalam satu SP dapat memuat lebih dari satu item obat, pemesanan bisa dilakukan
selain PT. Kimia Farma.
3. Barang yang datang dicocokkan dengan faktur dan SP (Surat Pesanan).
Faktur tersebut rangkap 4-5 lembar, dimana untuk apotek diberikan 1
lembar sebagai arsip, sedangkan yang lainnya termasuk yang asli dikembalikan ke
 PBF yang akan digunakan untuk penagihan dan arsip PBF. Faktur tersebut
berisikan nama obat, jumlah obat, harga obat, bonus atau potongan harga, tanggal
kadaluarsa, dan tanggal jatuh tempo. Faktur ini dibuat sebagai bukti yang sah dari
pihak kreditur mengenai transaksi penjualan (Hartini dan Sulasmono, 2007).
SP digunakan untuk mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang
dikirim. Selain itu dicek apakah barang dalam keadaan utuh, jumlah sama dengan
permintaan dan sesuai pada faktur tanggal kadaluarsa sesuai dengan faktur atau
tidak. Setelah sesuai dengan pesanan, APA atau AA yang menerima dan
menandatangani faktur, memberi cap dan nama terang serta nomor SIPA apoteker
sebagai bukti penerimaan barang. Barang yang telah diterima kemudian
dimasukkan ke gudang dan dicatat dalam kartu stok (Hartini dan Sulasmono, 2007.)
Untuk obat-obat yang memiliki waktu kadaluarsa, dalam pembeliannya
diperlukan perjanjian mengenai batas waktu pengembalian ke PBF bersangkutan
jika sudah mendekati waktu kadaluarsa obat. Jika tidak cocok atau tidak sesuai
maka barang akan dikembalikan melalui petugas pengantar barang.
Kebijaksanaan pengelolaan Apotek terutama dalam hal pembelian barang
sangat menentukan keberhasilan usaha. Beberapa cara pembelian barang yaitu:
1) Pembelian dalam jumlah terbatas (Hand to mouth buying)\
Pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka waktu yang
pendek, misalnya satu minggu. Pembelian ini dilakukan bila modal terbatas dan
PBF berada tidak jauh dari Apotek, misalnya berada dalam satu kota dan selalu siap
melayani kebutuhan obat sehingga obat dapat dikirim (Anief, 2008).
2) Pembelian secara spekulasi
Cara pembelian ini dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari
kebutuhan, dengan harapan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau
dikarenakan adanya diskon atau bonus. Meskipun pembelian secara spekulasi
memungkinkan mendapatkan keuntungan yang besar tetapi cara ini mengandung
resiko yang besar untuk obat-obatan dengan waktu kadaluwarsa yang relatif dan
yang bersifat slow moving (Anief, 2008).
3) Pembelian terencana
 Cara pembelian ini erat hubungannya dengan pengendalian persediaan
barang. Pengawasan stok obat/barang sangat penting untuk mengetahui obat/barang
mana yang laku keras dan mana yang kurang laku. Hal ini dapat dilakukan dengan
menggunakan kartu stok. Selanjutnya dilakukan perencanaan pembelian sesuai
dengan kebutuhan per item (Anief, 2008)
Selain itu ada juga pembelian Cash on delivery (COD) yaitu untuk barang-
barang narkotika dari PBF Kimia Farma. Ketika barang datang, pembayaran tunai
langsung dilakukan. Pemesanan narkotika hanya dapat dilakukan pada satu
distributor, yaitu pada PBF Kimia Farma.

Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika di Apotek

1. Pengelolaan Narkotika

Pengelolaan narkotika diatur secara khusus untuk menghindari terjadinya

kemungkinan penyalahgunaan obat tersebut. Pelaksanaan pengelolaan narkotika
di Apotek meliputi :
a. Pemesanan Narkotika
Pemesanan sediaan narkotika menggunakan Surat Pesanan Narkotik yang
ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Pemesanan dilakukan ke
PT. Kimia Farma Trade and
Distribution (satu satunya PBF narkotika yang legal di indonesia) dengan
membuat surat pesanan khusus narkotika rangkap empat. Satu lembar Surat
Pesanan Asli dan dua lembar salinan Surat Pesanan diserahkan kepada Pedagang
Besar Farmasi yang bersangkutan sedangkan satu lembar salinan Surat Pesanan
sebagai arsip di apotek, satu surat pesanan hanya boleh memuat pemesanan satu
jenis obat (item) narkotik misal pemesanan pethidin satu surat pesanan dan
pemesanan kodein satu surat pesanan juga, begitu juga untuk item narkotika
lainnya.
b. Penerimaan Narkotika
 Penerimaan Narkotika dari PBF harus diterima oleh APA atau dilakukan dengan
sepengetahuan APA. Apoteker akan menandatangani faktur tersebut setelah
sebelumnya dilakukan pencocokan dengan surat pesanan. Pada saat diterima
dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotika yang dipesan.
c. Penyimpanan Narkotika
Obat-obat yang termasuk golongan narkotika di Apotek disimpan pada lemari
khusus yang terbuat dari kayu (atau bahan lain yang kokoh dan kuat) yang
ditempel pada dinding, memiliki 2 kunci yang berbeda, terdiri dari 2 pintu, satu
untuk pemakaian sehari hari seperti kodein, dan satu lagi berisi pethidin, morfin
dan garam garamannya. Lemari tersebut terletak di tempat yang tidak diketahui
oleh umum, tetapi dapat diawasi langsung oleh Asisten Apoteker yang bertugas
dan penanggung jawab narkotika.
d. Pelayanan Narkotika
Apotek hanya boleh melayani resep narkotika dari resep asli atau salinan resep
yang dibuat oleh Apotek itu sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru
diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat narkotika tanpa resep
atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain. Resep narkotika yang masuk
dipisahkan dari resep lainnya dan diberi garis merah di bawah obat narkotik.
e. Pelaporan Narkotika
Pelaporan penggunaan narkotika dilakukan setiap bulan. Laporan penggunaan
obat narkotika di lakukan melalui online SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika
dan Psikotropika). Asisten apoteker setiap bulannya menginput data penggunaan
narkotika dan psikotropika melalui SIPNAP lalu setelah data telah terinput data
tersebut di import (paling lama sebelum tanggal 10 pada bulan berikutnya).
Laporan meliputi laporan pemakaian narkotika untuk bulan bersangkutan
(meliputi nomor urut, nama bahan/sediaan, satuan, persediaan awal bulan),
pasword dan username didapatkan setelah melakukan registrasi pada dinkes
setempat.
(sipnap.binfar.depkes.go.id)
f. Pemusnahan Narkotika
Prosedur pemusnahan narkotika dilakukan sebagai berikut :
1) APA membuat dan menandatangani surat permohonan pemusnahan narkotika
yang berisi jenis dan jumlah narkotika yang rusak atau tidak memenuhi syarat.
2) Surat permohonan yang telah ditandatangani oleh APA dikirimkan ke Balai
Besar Pengawas Obat dan Makanan. Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan
akan menetapkan waktu dan tempat pemusnahan.
3) Kemudian dibentuk panitia pemusnahan yang terdiri dari APA, Asisten
Apoteker, Petugas Balai POM, dan Kepala Suku Dinas Kesehatan
Kabutapten/Kota setempat.
4) Bila pemusnahan narkotika telah dilaksanakan, dibuat Berita Acara
Pemusnahan yang berisi :
a) Hari, tanggal, bulan, tahun dan tempat dilakukannya pemusnahan
b) Nama, jenis dan jumlah narkotika yang dimusnahkan
c) Cara pemusnahan
d) Petugas yang melakukan pemusnahan
e) Nama dan tanda tangan Apoteker Pengelola Apotek
Berita acara tersebut dibuat dengan tembusan :
a) Kepala Suku Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
b) Kepala Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan DKI Jakarta.
c) Arsip apotek.

2. Pengelolaan Psikotropika
Selain pengelolaan narkotika, pengelolaan psikotropika juga diatur secara
khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan untuk menghindari terjadinya
kemungkinan penyalahgunaan obat tersebut. Pelaksanaan pengelolaan
psikotropika di Apotek meliputi:
a. Pemesanan Psikotropika
Pemesanan psikotropika dengan surat pemesanan rangkap 2, diperbolehkan lebih
dari 1 item obat dalam satu surat pesanan, boleh memesan ke berbagai PBF.
b. Penerimaan Psikotropika
Penerimaan Psikotropika dari PBF harus diterima oleh APA atau dilakukan
dengan sepengetahuan APA. Apoteker akan menandatangani faktur tersebut
 setelah sebelumnya dilakukan pencocokan dengan surat pesanan. Pada saat
diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah Psikotropika yang
dipesan
c. Penyimpanan Psikotropika
Penyimpanan obat psikotropika diletakkan di lemari yang terbuat dari kayu (atau
bahan lain yang kokoh dan kuat). Lemari tersebut mempunyai kunci (tidak harus
terkunci) yang dipegang oleh Asisten Apoteker sebagai penanggung jawab yang
diberi kuasa oleh APA.
d. Pelayanan Psikotropika
Apotek hanya melayani resep psikotropika dari resep asli atau salinan resep yang
dibuat sendiri oleh Apotek yang obatnya belum diambil sama sekali atau baru
diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat psikotropika tanpa resep
atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain.
e. Pelaporan Psikotropika
Laporan penggunaan psikotropika dilakukan setiap bulannya melalui SIPNAP
(Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika). Asisten apoteker setiap bulannya
menginput data penggunaan psikotropika melalui SIPNAP lalu setelah data telah
terinput data tersebut di import. Laporan meliputi laporan pemakaian narkotika
untuk bulan bersangkutan (meliputi nomor urut, nama bahan/sediaan, satuan,
persediaan awal bulan). pasword dan username didapatkan setelah melakukan
registrasi pada dinkes setempat.
(sipnap.binfar.depkes.go.id)
f. Pemusnahan Psikotropik
Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan narkotika.