SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

“PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM

INFORMASI”

OLEH

KELOMPOK I

IDA BAGUS ADINATA KUSUMA 1707611003

KADEK UPAWITA CANDRA PERTIWI 1707611004
RENDI GUNAWAN 1707611015

PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI (PPAk)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2017

1
4.1 Sistem Enterprise Resourse Planning (ERP) Dan Modul
Keberadaan sistem Enterprise Resource Planning pada dasarnya
memberikan perusahaan lebih dari apa yang diberikan oleh sistem informasi
akuntansi, dimana sistem informasi akuntansi hanya mampu mencatat data-data
keuangan dan transaksi akuntansi. Selain data-data keuangan dan akuntansi,
perusahaan membutuhkan data-data seperti waktu dan tempat terjadinya transaksi
yang tidak dapat dicatat oleh sistem informasi akuntani, ERP membuat data-data
yang tidak dapat dicatat oleh sistem informasi akuntansi menjadi tercatat dan
memungkinkan integrasi dengan sistem informasi akuntansi.
Menurut Romney (2012;36) dalam bukunya berjudul Accounting
Information Systems 12 th
Edition, sistem ERP adalah sustu sistem yang mengkoordinasi
dan mengatur data, proses bisnis, dan sumber daya yang ada dalam suatu perusahaan.
Sistem ERP mengumpulkan, memproses dan menyimpan data serta menghasilkan
informasi berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajer untuk mengambil
keputusan dan oleh pihak eksternal perusahaan untuk menilai perkembangan perusahaan.
ERP memungkinkan integrasi dan penggunaan data-data dari setiap aspek yang ada
dalam perusahaan sehingga manajemen perusahaan memiliki pandangan yang terintegrasi
mengenai perusahaannya, karena pada dasarnya setipa bisnis proses dalam perusahaan
saling terkait satu dengan yang lainnya.
Penerapan sistem ERP dilakukan secara modular atau dalam bentuk model-model.
Secara umum modul-modul ERP dapat terdiri dari :
1. Keuangan (General Ledger/ GL dan sistem pelaporan) – termasuk di dalamnya untuk
mengatur GL, piutang, utang, Aset tetap, manajemen uang kas dan mempersiapkan
laporan untuk manajer dan laporan keuangan.
2. Manajemen sumber daya manusia dan penggajian – termasuk di dalamnya mengatur
SDM, penggajian, imbalan kerja, pelatihan, waktu dan kehadiran,tunjangan dan
pelaporan untuk pemerintah seperti pelaporan pajak.
3. Siklus penjualan – termasuk di dalamnya adalah memasukkan Sales Order (SO),
pengiriman barang, manajemen persediaan, menerima pembayaran atas penjualan dan
perhitungan komisi
4. Siklus Pembelian – termasuk di dalamnya adalah mengatur pembelian,
penerimaan dan pemeriksaan barang, pengeluaran biaya pembelian serta
manajemen persediaan

2
 5. Manufaktur atau siklus produksi – termasuk pengaturan penjadwalan produksi,
BoM (Bill of Material), WIP (work in process), QC (quality control),
manajemen biaya serta proses manufaktur.
6. Manajemen proyek – termasuk pengaturan pembiayaan, penagihan, waktu dan
biaya, manajemen aktivitas.
7. Customer Relationship Management (CRM) – termasuk di dalamnya mengatur
pemasaran dan penjualan, komisi, jasa, call center, help desk.
8. Alat-alat sistem – alat yang digunakan untuk membangun file data master,
kontrol akses dan lain-lain.

4.2 Vendor Sistem Enterprise Resourse Planning (ERP)

4.2.1 System Application And Product In Data Processing (Sap)
SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu
software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP
merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT
dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan
berbagai aktivitas sehari-hari.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan
mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap
aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi
di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

Modul-Modul di SAP
SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :

3
  SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan
operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses
sales, shipping dan billing)
 MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian
(procurement) dan pengelolaan inventory
 PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol
daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
 QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di
keseluruhan rantai logistik
 PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan
sistem secara teknis
 HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR
mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu,
pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
 FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management
(treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
 CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center
accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
 AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed
assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets
management, sampai ke investment controlling
 PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan
project, pengerjaan dan control

Dampak Integras

4
 Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan
mengintegrasikan sistem yang berakibat:
1. Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate
modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul
tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke
dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”
2. Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan
harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer,
data product maupun data vendor.
3. Transparansi data – Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat
melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan
walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.

Parameter Integrasi
Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi
dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu
kali saja pada sistem.
Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy
informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga
mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang
berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.
Semua informasi tersimpan didalam SAP sehingga dapat diakses oleh bagian
organisasi yang membutuhkan pada saat yang dibutuhkan.

Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:

1. Data Transaksi
 Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat
purchase order
 Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu
2. Master Data

5
 Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan,
contoh: material master, vendor master, customer master
Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul
aplikasi dalam sistem SAP

Proses Bisnis dan Fungsi dalam SAP

Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan
keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi.
Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti
integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan
customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.
Berikut proses-proses bisnis yang berlaku pada suatu organisasi manufacturing
meliputi :
1. Rangkaian Proses End-to-End
2. Proses Procurement to Payment
3. Proses Order to Cash
4. Proses Inventory/Warehouse Management
5. Proses Plan & Manage Enterprise (FI/CO)

4.2.2 Oracle E-Business Suite Special Edition (EBS-SE)

Oracle E-Business Suite adalah aplikasi enterprise resource planning
(ERP) yang bermanfaat dalam hal otomasi proses bisnis suatu perusahaan dari
hulu hingga hilir (end to end). Sebuah paket aplikasi bisnis yang lengkap dan
pre-configured yang memungkinkan pengelolaan seluruh fungsi bisnis inti
secara efisien, seperti interaksi pelanggan, pengelolaan finansial, sumber daya
manusia dan pengelolaan rantai pasokan.

6
 Modul
Tersedia berbagai modul canggih untuk beragam kebutuhan bisnis. Antara lain
 Modul Financial,
 Order Management,
 Purchasing, Inventory dan Manufacturing.

Waktu yang dibutuhkan untuk proses penerapan :

Lama proses penerapan aplikasi untuk suatu perusahaan sangat
bervariasi, tergantung kesiapan sumber daya di perusahaan tersebut. Terkadang
penerapan sistem baru juga membawa konsekuensi pada perubahan budaya dan
mekanisme kerja. Untuk itu pihak manajemen dan karyawannya diharapkan
tidak bersikap kaku, melainkan berpikir terbuka dan bersedia menerima
perubahan ke arah lebih baik.

4.2.3 Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics adalah perusahaan grup Microsoft yang
menyediakan solusi Enterprise Resource Planning (ERP) untuk organisasi
bisnis. Microsoft Dynamics menawarkan produk andalannya Solusi Microsoft
Dynamics NAV ERP yang digunakan oleh organisasi ritel untuk mengelola
operasinya secara efektif dan efisien.

4.3 Keuntungan Dan Tantangan Dalam Penerapan Sistem ERP

4.3.1 System Application And Product In Data Processing (Sap)
a. Keuntungan
1. Mendukung integrasi proses bisnis perusahaan-perusahaan besar.
2. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan
mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan
tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua
modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang
satu dengan lainnya.

7
 3. Semua informasi yang tersimpan didalam SAP dapat diakses oleh bagian
organisasi yang membutuhkan pada saat dibutuhkan.
b. Tantangan
Scope integrasi, harga license tiap user SAP yang relative mahal,
biaya consultan yang lumayan dan tingginya ‘kutu loncat’ SDM SAP,
menyebabkan tidak semua perusahaan ‘berani’ memakai solusi SAP.
4.3.2 Oracle E-Business Suite Special Edition (EBS-SE)

a. Keuntungan

1. Piranti lunak ini bisa memenuhi kebutuhan perusahaan kecil hingga

level enterprise.

2. Aplikasi ini juga dapat melayani perusahaan di berbagai macam industri

mulai dari distribusi, telekomunikasi, manufacturing, oil & gas,
pemerintahan, dan lain-lain.

3. Memiliki solusi business intelligence (BI) yakni alat yang

memanfaatkan informasi di dalam database dan membuat kalkulasi yang
bisa menjadi dasar pengambilan keputusan-keputusan manajerial yang
strategis. “Dari data-data di ERP, data tentang pasar, dan data intelijen
bisnis, bisa menghasilkan kumpulan data yang membantu perusahaan
mengambil keputusan.

4. Menciptakan analisa kontrol di pembelian, karena setiap pengeluaran

harus mengacu pada alokasi anggaran perusahaan, atau masing-masing
departemen, sehingga menghindari kebobolan finansial

5. Dengan aplikasi bisnis yang terintegrasi seperti Oracle ini, input data
hanya dilakukan satu kali. Sedangkan proses selanjutnya mengacu pada
data sebelumnya.

8
 b. Tantangan

 Untuk mengoperasikan aplikasi tersebut dibutuhkan user yang terlatih.

 Proses implementasi paket aplikasi membutuhkan konsultan yang
memiliki sertifikasi dari vendor ERP.
4.3.3 Microsoft Dynamics

a. Keuntungan
 Antarmuka yang menarik - Microsoft Dynamics NAV menyediakan
antarmuka pengguna yang sangat menarik.
 Mudah digunakan - Dibandingkan dengan produk serupa, Microsoft
Dynamics NAV sangat mudah digunakan.
b. Tantangan
 Masalah keamanan - Produk mengalami masalah keamanan tertentu
dalam penerapan yang luas perusahaan.
 Masalah skalabilitas - Produk mengalami masalah skalabilitas tertentu.

4.4 Perencanaan Dan Keputusan Implementasi ERP

Penerapan ERP bukanlah hal yang mudah sehingga untuk menerapkannya diperlukan
komitmen dari manaemen puncak dan diperlukan analisis yang mendalam mengenai
kesusuaian fitur pada modul ERP dengan aktivitas bisnis utama dalam perusahaan. Selain
itu penerapan ERP pada umumnya membutuhkan konsultan karena tingkat kerumitan yang
tinggi, dan konsultan yang berpengalaman sudah memiliki cara-cara yang dapat digunakan
untuk mempurmudah penerapan ERP.
Sistem ERP tidak dapat dilepaskan dari aspek “best practices”. ERP berperan sebagai
teknologi untuk menjembatani keterkaitan antara teknologi informasi dan bisnis.
Diperlukan perencanaan dan pengambilan keputusanyang tepat dan cermat. Sebagai sebuah
paket software, implementasi ERP mengacu pada tahapan implementasi software. Aspek
yang dikaji dalam setiap tahap meliputi aspek organisasi, teknis, manusia dan informasi.

9
1. Hal-Hal Yang Sangat Menentukan Keberhasilan Implementasi Sebuah ERP.
a. Bisnis Proses Yang Matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan
melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di
sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
b. Change Management Yang Baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti
dengan perubahan “kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change
management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna,
operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang
baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti
sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-
masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.
c. Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak
waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang
akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
d. Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan
maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi.
Konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan
implementasi ini.
e. Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat
berpengaruh dalam sebuah implementasi.

10
2. Strategi-Strategi Yang Dilakukan Untuk Memastikan Bahwa Sistem ERP Ini
Berjalan Dengan Baik.
1. Memiliki network untuk PCP dengan banyak pilihan.
2. Memilih server yang handal, MIC dan Hard disk bersifat redundant sehingga
kalau terjadi kegagalan masih bisa berjalan.
3. Melakukan ”Risk Assesment” dengan memetakan titik-titik yang rawan jika
terjadi disaster. d. Melakukan Backup data dari server dengan menggunakan
cold backup. Dengan cara ini maka data dibackup setelah kurun waktu tertentu,
tidak secara real time. cold backup dengan pertimbangan diantaranya biaya
implementasi dengan Hot backup sangat mahal dan membutuhkan server yang
lebih banyak (dua buah server).
4. Meletakkan Backup site di tempat yang cukup jauh dengan letak server. Hal ini
terutama untuk menghindari kejadian-kejadian yang tidak dapat diprediksikan
seperti kebakaran, jika lokasi backup dan server masih dekat maka tidak akan
ada gunanya proses backup dilaksanakan.
5. Melakukan analisa kelayakan untuk pembangunan Disaster Recovery Center
(DRC).
6. Memberikan alat pengamanan di gedung, sebagai contoh dengan menyediakan
alat pemadam kebakaran disekitar ruang server.

3. Proses Implementasi ERP Paling Sedikit Ada 3 Perubahan Yang Terjadi.

a. Perubahan Teknologi
Penggunaan sistem baru tentu saja akan merubah adaptasi teknologi yang
akan dipergunakan perusahaan, hal ini harus menjadi perhatian dengan melihat
apakah team internal sudah memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup
dalam teknologi baru yang akan dipergunakan? misalnya perusahaan berencana
menggunakan SAP sebagai sistem ERP baru, dan dari 5 team IT/MIS, tidak ada
satu orangpun yang menguasai SAP maka perusahaan akan memerlukan
bantuan pihak luar dalam proses implementasi.

11
 b. Perubahan Bisnis Proses
Pada umumnya impementasi ERP sistem akan menyentuh hampir seluruh
bagian/departemen, karena itu biasanya akan terjadi perubahan dari cara kerja
operasional perusahaan (lihat bahasan mengenai apa itu ERP dan
kegunaannya). Perubahan cara kerja / business proses kadang minimal, namun
pada umumnya terjadi perubahan yang cukup banyak. Hal ini membuat
perusahaan harus mempertimbangkan apakah kebutuhan pihak luar yang akan
membantu implementasi ERP hanya membantu sisi teknologi (point 1) atau
perusahaan sebenarnya membutuhkan pihak luar juga yang dapat membantu
memperbaiki Bisnis Proses yang ada saat ini.
c. Perubahan Kultur Perusahaan (Culture)
Kedua perubahan di atas, terutama perubahan Bisnis Proses akan
berakibat pada perubahan cara kerja, yang pada akhirnya akan memaksa
terjadinya perubahan kultur kerja perusahaan. Misalnya sebelumnya masing-
masing departmen hanya fokus kepada kepentingan departemen mereka
masing-masing, maka dengan sistem yang terintegrasi, terlihat semua harus
bekerja sebagai team dan harus memikirkan kepentingan perusahaan dibanding
kepentingan satu departemennya semata. Perubahan kultur dalam implementasi
ERP sistem menjadi hal yang paling banyak tantangan dibanding perubahan
lainnya, kadang apabila tidak ditangani secara serius dapat berakibat fatal.
4. Implementasi Atau Tidak Implementasi ERP
Keputusan untuk mengimplementasi ERP dapat didasarkan pada :
a. Keinginan untuk memperbaharui teknologi seperti :
1) Keinginan untuk mengintegrasi sistem-sistem yang berbeda dan terpisah
dalam suatu perusahaan.
2) Keinginan untuk mengganti sistem lama yang tidak lagi up to date.
3) Keinginan untuk dapat beradaptasi dengan teknologi pendukung yang
baru seperti berbasis web.

12
b. Keinginan utnuk meningkatkan proses.
Keputusan implementasi untuk meningkatkan proses yakni untuk
mengurangi personel dan biaya untuk IT tetapi tetap mempertahankan dan atau
meningkatkan performa kerja serta kegiatan operasional yang ada.
c. Keinginan untuk menginkatkan produktivitas.
Keinginan untuk meningkatkan produktivitas termasuk kebutuhan untuk
menutupi siklus keuangan dan meningkatkan produksi secara keseluruhan dari
sudut pandang perusahaan.
d. Pertimbangan strategis.
Keinginan implementasi ERP yang didasarkan pada pertimbangan
strategis muncul akibat pertimbangan strategis untuk menerapkan strategi baru
tidak didukung oleh perangkat lunak saat ini dan juga didasarkan atas
pertimbangan strategis seperti untuk meningkatkan layanan dan kepuasan
pelanggan, menanggapi tekanan kompetitif dan meningkatkan respon terhadap
permintaan pelanggan.

13
 DAFTAR PUSTAKA

American Institute of Certified Public Accountants & Information Technology Division.

1994. Executive Information System. New York. AICPA

http://1425w010.blogspot.co.id/2012/02/implementasi-erp.html (Diakses tanggal 30

September 2017)

https://kripikmendoan.wordpress.com/2008/01/22/hello-world/ (Diakses tanggal 30

September 2017)

14