Pedoman Kegiatan Mahasiswa 2013-STBA - Final - 1

PEDOMAN
KEGIATAN MAHASISWA
Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA

Jakarta
2013
0
Tim Penyusun
Prof. Dr.Ida Sundari Husen (editor)

Najmiah Octavia, M.Si
Sissy Nurvidati Rahim, M.Hum
Ika Kartika Amilia, M.Hum
Maya Sekartaji, S.S
Intan Puspitasari, M.Hum
Hengky Andrenanto, S.E.
1
DAFTAR ISI
TIM PENYUSUN...............................................................................................1
KATA PENGANTAR .......................................................................................5
KATA SAMBUTAN..........................................................................................6
BAB I 7
PENGERTIAN ................................................................................................. 7
I. Mahasiswa .........................................................................................................7
II. Kegiatan Kemahasiswaan ..................................................................................7
III. Kegiatan Ekstrakurikuler...................................................................................7
BAB II 9
ORGANISASI MAHASISWA........................................................................... 9
I. Pengertian .........................................................................................................9
II. Landasan Hukum...............................................................................................9
III. Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan ......................................9
IV. Persyaratan Organisasi Mahasiswa..................................................................10
V. Persyaratan Kegiatan Kemahasiswaan ............................................................10
VI. Tata tertib Organisasi Mahasiswa ...................................................................11
VII. Tata tertib Kampus dan Perkuliahan...............................................................11
VIII. Pembina Organisasi Mahasiswa.......................................................................11
IX. Fasilitas Mahasiswa ..........................................................................................11
X. Struktur Organisasi Mahasiswa.......................................................................12
XI. Unsur Organisasi mahasiswa ..........................................................................13
XII. Tugas dan Kewajiban Pengurus Organisasi .....................................................14
XIII. Persyaratan Ketua dan Pengurus Organisasi ..................................................17
2
BAB III 19
SISTEM KREDIT PARTISIPASI....................................................................... 19
I. Pengertian .......................................................................................................19
II. Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi ............................................................21
III. Sistem Penilaian...............................................................................................21
IV. Predikat...........................................................................................................22
V. Validasi ............................................................................................................23
VI. Bukti-bukti Kegiatan Kemahasiswaan ............................................................23
VII. Kehadiran Mahasiswa Dalam Kegiatan Kemahasiswaan Rutin Terjadwal.......23
VIII. Prosedur Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi .............................................24
BAB IV 25
PROSEDUR STANDAR ................................................................................ 25
KEGIATAN KEMAHASISWAAN.................................................................. 25
I. Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan ...................................................25
II. Ketentuan Umum mengenai Administrasi ......................................................26
III. Ketentuan Mengenai Pelaksanaan Kegiatan ....................................................33
IV. Alur Kegiatan Kemahasiswaan ........................................................................36
BAB V 39
LAIN-LAIN .................................................................................................... 39
I. Pembina dan Pendukung Organisasi Kemahasiswaan .....................................39
II. Beasiswa..........................................................................................................40
LAMPIRAN .......................................................................................................43
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN......................................................................44
PERHITUNGAN DAN ALUR PELAKSANAAN
SATUAN KREDIT PARTISIPASI (SKP)......................................................................48
CONTOH SURAT PERMOHONAN........................................................................63
CONTOH SISTEMATIKA PROPOSAL.....................................................................64
CONTOH FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN .............................66
PROSEDUR PENGAJUAN PERMOHONAN BEASISWA ........................................67
3
PETUNJUK TEKNIS TENTANG PEKAN ORIENTASI MAHASISWA BARU
(POSTBA), SHINYUUSEI KANGEKAI (SNK) DANan English Department
Gathering (EDG) ...............................................................................................71
4
KATA PENGANTAR
Surat Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta no. 008.SK/K/III/2012 per

tanggal 05 Maret 2012 menetapkan berlakunya Sistem Kredit Partisipasi. Sistem
ini diberlakukan agar mahasiswa dapat secara aktif mengikuti kegiatan
ekstrakurikuler dan nonkurikuler kemahasiswaan, baik yang diselenggarakan di
dalam kampus STBA LIA Jakarta ataupun di luar kampus. Oleh karena itu, buku
Pedoman Kegiatan Mahasiswa yang diterbitkan tahun 2011 perlu mendapatkan
penyempurnaan.
Selain penyempurnaan prosedur pelaksanaan kegiatan mahasiswa, buku

ini berisikan juga prosedur pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi dan petunjuk
teknis pelaksanaan POSTBA, Shinyuusei Kangekai dan English Department Gathering.
Prosedur pelaksaan Sistem Kredit Paritisipasi awalnya ada di buku yang terpisah.
Sementara, petunjuk teknis pelaksanaan POSTBA, Shinyuusei Kangekai dan English
Department Gathering belum pernah ada sebelumnya. Untuk menyeragamkan dan
menghindari masalah yang sering timbul di kampus lain berkenaan dengan kegiatan
serupa, maka STBA LIA Jakarta merasa perlu membuat petunjuk teknis ini untuk
kemudian dipatuhi dan dilaksanakan oleh para mahasiswa yang menjadi panitia
kegiatan-kegiatan ini.
Kami berharap dengan adanya buku ini, mahasiswa dapat melaksanakan

kegiatan mahasiswa sesuai dengan Standard Operational Procedure (SOP). Ini juga
merupakan pembelajaran bagi mahasiswa bila kelak lulus dan masuk ke dunia kerja.
Semoga mahasiswa tidak putus beraktifitas dan mendapatkan manfaat dari
kegiatan ekstrakurikuler dan nonkurikuler yang mereka ikuti.
Jakarta, 4 Maret 2013

Wakil Ketua III
Najmiah Octavia, M.Si

5
KATA SAMBUTAN
UNTUK TERBITAN TAHUN 2013
Pada tahun 2012, di STBA LIA Jakarta mulai diberlakukan Sistem Kredit
Partisipasi, untuk menilai kegiatan nonkurikuler mahasiswa dengan Satuan
KreditPartisipasi (SKP). Pada dasarnya, sistem tersebut merupakan jawaban atas
masukan dari masyarakat pengguna yang menuntut agar mahasiswa memiliki
kemampuan berorganisasi dan keterampilan nonakademik di samping pengetahuan
yang diperolehnya di kelas. Selain itu, sistem tersebut juga merupakan
penyempurnaan dari aturan kegiatan kemahasiswaan yang sudah ada sebelumnya
yang bertujuan agar mahasiswa memiliki catatan resmi tertulis berupa Transkrip
Kegiatan Mahasiswa (TKM) pada akhir studinya di samping Transkrip Nilai
Akademik (TA), yang dapat dijadikan bekal untuk mencari pekerjaan. Diharapkan
bahwa nilai TKM akan memberi nilai tambah pada Indeks Prestasi Kumulatif (IPK)
mahasiswa yang bersangkutan
Oleh karena itu, dalam rangka penyempurnaan, buku Pedoman Kegiatan
Mahasiswa tahun 2011 perlu direvisi dan diganti agar para mahasiswa STBA LIA
Jakarta mempunyai petunjuk yang jelas dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan
mereka di dalam dan di luarkampus.
Kami sangat bergembira bahwa pada semester pertama sejak SKP
diberlakukan, kami mengamati bahwa partisipasi mahasiswa padakegiatan-kegiatanak
ademik dan nonakademik telah meningkat.
Semoga penerbitan buku pedoman ini sesuai dengan kebutuhan mahasiswa
STBA LIA Jakarta dan mencapai sasaran yang dituju.
Jakarta, 4 Maret 2013
Ketua STBA LIA Jakarta,
Prof. Dr. Ida SundariHusen

6
BAB I
PENGERTIAN
I. Mahasiswa
Mahasiswa merupakan peserta didik yang terdaftar pada salah satu jurusan
dan program studi di lingkungan STBA LIA Jakarta.
II. Kegiatan Kemahasiswaan

Program kegiatan kemahasiswaan STBA LIA Jakarta disusun sesuai dengan
kalender kegiatan akademik dan kegiatan pengembangan untuk mencapai
sasaran yang telah disepakati dan ditetapkan. Kegiatan kemahasiswaan STBA
LIA Jakarta adalah segala aktivitas ekstrakurikuler dan nonkurikuler yang
memperoleh izin dari Ketua STBA LIA Jakarta, atau pejabat yang diberi
wewenang oleh Ketua STBA LIA Jakarta, serta tidak bertentangan dengan
peraturan perundang-undangan, norma agama dan norma kesusilaan.
III. Kegiatan Ekstrakurikuler

Kegiatan ekstrakurikuler adalah kegiatan kemahasiswaan di luar kegiatan
akademik yang meliputi pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan
bakat, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa, dan pengabdian pada
masyarakat. Kegiatan kemahasiswaan ini dikembangkan untuk memenuhi
kebutuhan pokok seperti tersebut di bawah dan menunjang perkuliahan.
Partisipasi mahasiswa dalam setiap kegiatan Ekstrakurikuler akan
mendapatkan satuan kredit partisipasi (SKP) dan menjadi syarat untuk
mengikuti ujian akhir yaitu sidang Skripsi, Ujian Lisan Mata Kuliah Peminatan
(ULMKP/Ujian Komprehensif) atau sidang Laporan Praktek Kerja Lapangan
(PKL).
7
Pedoman Kegiatan Mahasiswa
1. Penalaran dan Keilmuan

Kebutuhan pokok yang harus dipenuhi sesuai dengan tugas utama sebagai
mahasiswa. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan penalaran dan
keilmuan antara lain seminar, diskusi ilmiah, debat ilmiah dalam bahasa
Indonesia, bahasa Inggris atau bahasa Jepang, lomba karya ilmiah, dan
pelatihan dasar kepemimpinan oleh organisasi mahasiswa di dalam dan di
luar lingkungan kampus STBA LIA Jakarta.
2. Minat dan Bakat

Kebutuhan pokok yang dikembangkan untuk meningkatkan keterampilan,
apresiasi seni, dan kesegaran jasmani. Kegiatan yang dapat memenuhi
kebutuhan minat dan bakat berupa kegiatan olah raga, kesenian, media
terbitan kampus, pecinta alam, koperasi mahasiswa, dan sebagainya.
3. Kesejahteraan Mahasiswa
Kebutuhan pokok untuk memenuhi kesejahteraan jasmani dan rohani
sehingga mahasiswa menjadi intelektual yang berbudi dan bertakwa
kepada Tuhan. Untuk kesejahteraan jasmani mahasiswa yang berprestasi
atau membutuhkan dilakukan berbagai usaha agar memperoleh beasiswa.
Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan kesejahteraan berupa koperasi
mahasiswa, kegiatan kerohanian, dan sebagainya.
4. Pengabdian Masyarakat
Kebutuhan pokok untuk mengembangkan aktualisasi diri, menyalurkan
aspirasi, dan melakukan pengabdian sebagai masyarakat. Kegiatan yang
dapat memenuhi kebutuhan pengabdian kepada masyarakat berupa
kegiatan pelatihan (pelatihan bahasa Inggris untuk anak-anak, Community
English Program - CEP), penyuluhan, bantuan materi dan tenaga kepada
masyarakat.
8
BAB II
ORGANISASI MAHASISWA
I. Pengertian
Organisasi mahasiswa STBA LIA Jakarta adalah organisasi mahasiswa yang
dibentuk dari, oleh, dan untuk mahasiswa pada tingkat institusi dan program
studi di dalam kampus sebagai wahana pengembangan diri mahasiswa ke arah
perluasan wawasan dan peningkatan kecendekiawanan serta integritas
kepribadian untuk mencapai tujuan perguruan tinggi.
II. Landasan Hukum

Organisasi mahasiswa di lingkungan STBA LIA Jakarta berlandaskan:
1. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi mahasiswa di
Perguruan Tinggi.
2. Undang-undang Nomor 2 tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
3. Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta tentang Pedoman Organisasi
mahasiswa STBA LIA Jakarta tanggal 22 Januari 2007.
4. Statuta STBA LIA Jakarta tahun 2011.
III.Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan

III.1. Kode Etik Organisasi
a) Tidak bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945, Agama, Visi dan Misi
STBA LIA Jakarta, serta menunjang kegiatan kurikuler dan
ekstrakurikuler;
b) Tidak membuat Visi dan Misi, serta Garis-garis Besar Haluan Kerja yang
dapat mengganggu ketertiban kampus dan lingkungan sekitar kampus;
9
c) Menjunjung tinggi dan menghormati norma, nilai-nilai, dan aturan yang

diberlakukan di Yayasan LIA dan STBA LIA Jakarta;
d) Menjalankan Kegiatan Organisasi dengan berpedoman pada kode etik
STBA LIA Jakarta.
III.2. Kode Etik Kegiatan Kemahasiswaan
a) Tidak bertentangan dengan kode etik STBA LIA Jakarta;

b) Berupa aktivitas yang dapat dipertanggungjawabkan secara moral dan
formal;
c) Tidak mengganggu ketertiban umum dan perkuliahan.
IV. Persyaratan Organisasi Mahasiswa

1. Mempunyai Visi dan Misi yang jelas, benar, dan rasional;
2. Mempunyai Anggaran Dasar (AD), Anggaran Rumah Tangga (ART), dan
Program Kerja;
3. Mempunyai kepengurusan organisasi (struktur organisasi) dan uraian
tugas yang jelas;
4. Memenuhi persyaratan pembentukan organisasi mahasiswa sesuai dengan
pasal dalam AD/ART BEM STBA LIA Jakarta;
5. Mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi sesuai dengan
struktur kemahasiswaan yang berlaku di STBA LIA Jakarta.
V. Persyaratan Kegiatan Kemahasiswaan

1. Mendapat izin resmi dari pimpinan STBA LIA Jakarta atau pejabat yang
ditunjuk Pimpinan STBA LIA Jakarta;
2. Melakukan kegiatan dengan memperhatikan kedisiplinan dan ketertiban
administrasi, organisasi, dan transparansi;
3. Meningkatkan dan/atau mendukung pengetahuan serta keterampilan
bahasa dan budaya Indonesia, dan bahasa dan budaya asing yang
dipelajarinya;
10
4. Tidak bersifat destruktif, anarkis, dan/atau provokatif;

5. Diadakan di tempat yang jelas dengan susunan acara yang terencana dan
terkoordinasi serta dilakukan oleh panitia kompeten yang ditunjuk secara
resmi.
VI.Tata tertib Organisasi Mahasiswa

Tata tertib organisasi mahasiswa di lingkungan STBA LIA Jakarta diatur
seperti tersebut di bawah.
1. Memenuhi kode etik organisasi yang ditetapkan STBA LIA Jakarta;
2. Mematuhi peraturan dan tata tertib organisasi yang ada di lingkungan
STBA LIA Jakarta yaitu BEM, UKM, dan HMJ;
3. Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan yang tidak
bertentangan dengan AD/ART organisasi;
4. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang dapat dipertanggung-
jawabkan dan akuntabel.
VII. Tata tertib Kampus dan Perkuliahan

Tata tertib kampus dan perkuliahan dapat dilihat dalam Buku Panduan STBA
LIA Jakarta yang diterbitkan setiap tahun akademik, dan buku Tata Tertib
Kampus dan Etika Akademik.
VIII. Pembina Organisasi Mahasiswa

1. Pembina organisasi mahasiswa adalah Pimpinan STBA LIA Jakarta dan para
dosen STBA LIA Jakarta yang ditugaskan untuk membina kegiatan
organisasi mahasiswa melalui surat keputusan Ketua STBA LIA Jakarta
untuk satu masa periode tertentu.
2. Karyawan yang ditunjuk untuk membantu kelancaran kegiatan organisasi
mahasiswa ditugaskan melalui surat keputusan Ketua STBA LIA Jakarta.
IX. Fasilitas Mahasiswa

Fasilitas mahasiswa merupakan sarana dan prasarana yang dapat dipergunakan
untuk melaksanakan kegiatan kemahasiswaan. Fasilitas tersebut adalah tempat,
ruang dan fasilitas pendukungnya berupa meja dan kursi, LCD, laptop, sound
11
system, dan lain-lain1. Demi ketertiban administrasi, para peminjam diharuskan

mengajukan permohonan penggunaan fasilitas ke Wakil Ketua bagian
Kemahasiswaan (selanjutnya disebut Waket III) dengan tembusan ke Kasub.
Bagian Kemahasiswaan dan Alumni (selanjutnya disebut Kasub. BAKAL) (lihat
Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas di lampiran 1.4 di
halaman 46).
X. Struktur Organisasi Mahasiswa
PIMPINAN STBA
JURUSAN DPM
BEM
HMJ UKM UKM UKM
Keterangan:
Garis komando dan koordinasi

Garis koordinasi
Warna merah: Belum dibentuk
1
Fasilitas mahasiswa tidak termasuk peminjaman kendaraan operasional institusi.
12
XI. Unsur Organisasi mahasiswa

1. Dewan Permusyawaratan Mahasiswa (DPM)
Dewan Permusyawaratan Mahasiswa adalah organisasi mahasiswa sebagai
lembaga legislatif tertinggi yang mengawasi pelaksanaan program kegiatan
organisasi mahasiswa di STBA LIA Jakarta 2.
2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)

Badan Eksekutif Mahasiswa adalah organisasi mahasiswa sebagai lembaga
eksekutif tertinggi di STBA LIA Jakarta. Karena masalah teknis, untuk
sementara BEM tidak berada di bawah pengawasan DPM, tetapi berada di
bawah pengawasan dan berkoordinasi dengan Pimpinan STBA LIA Jakarta.
3. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)

Himpunan Mahasiswa Jurusan adalah organisasi mahasiswa sebagai
lembaga eksekutif di tingkat jurusan yang hanya melaksanakan kegiatan
penalaran dan keilmuan sesuai dengan bidang ilmu yang dipelajarinya di
jurusan masing-masing.
HMJ berada di bawah pengawasan BEM dan berkoordinasi dengan Kepala
Jurusan (Kajur) masing-masing dalam melaksanakan kegiatan. HMJ di STBA
LIA Jakarta terdiri atas Himpunan Mahasiswa Jurusan bahasa Inggris
(HMJI) dan Himpunan Mahasiswa Jurusan bahasa Jepang (HMJJ). Dalam
melaksanakan kegiatan HMJ berkoordinasi dengan Jurusan.
4. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

Unit Kegiatan Mahasiswa adalah organisasi pelaksana dalam bidang
peminatan dan bakat yang bertanggung jawab penuh kepada BEM3. UKM
di lingkungan STBA LIA Jakarta sampai dengan tahun 2013 terdiri atas
2
Karena alasan teknis, untuk sementara STBA LIA Jakarta belum memiliki DPM.
3
Dengan memenuhi persyaratan yaitu memiliki AD/ART dan susunan kepengurusan, serta berkegiatan
aktif setiap tahunnya.
13
UKM bidang olah raga (futsal, basket dan catur), kerohanian (Islam dan
Kristen), koperasi mahasiswa, dan pers.
5. Komunitas
Komunitas adalah pelaksana kegiatan 4 dalam bidang peminatan dan bakat
yang berada di bawah pengawasan BEM. Komunitas di lingkungan STBA
LIA Jakarta yang tercatat dan diakui sampai dengan tahun 2013 terdiri atas
komunitas pencak silat, kesenian (musik dan tari), teater, paduan suara
dan pecinta alam.
XII. Tugas dan Kewajiban Pengurus Organisasi

1. Dewan Permusyawaratan Mahasiswa (DPM)
a) Menjalankan kepengurusan selama 1 tahun dimulai dari diterbitkannya
Surat Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta;
b) Membuat dan menetapkan visi dan misi DPM;
c) Membuat Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja (GBHK)
Organisasi mahasiswa sesuai dengan Visi dan Misi STBA LIA Jakarta;
d) Membuat program kerja DPM selama masa kepengurusan;
e) Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja;
f) Melaksanakan Musyawarah Besar (MUBES) untuk melakukan
perubahan dan menetapkan AD/ART apabila diperlukan;
g) Melaksanakan Pemilihan Raya (PEMIRA) untuk memilih anggota DPM,
Ketua BEM, Ketua UKM dan Ketua HMJ. Karena alasan teknis, untuk
sementara tugas ini diambil-alih oleh BEM;
h) Melaksanakan pengawasan pada organisasi mahasiswa. Karena alasan
teknis, untuk sementara tugas ini diambil-alih oleh BEM;
i) Melaksanakan Tata Tertib/Peraturan Organisasi mahasiswa yang
ditetapkan oleh Pimpinan STBA LIA Jakarta;
4
Merupakan UKM yang dibekukan ataupun kelompok kegiatan yang baru dibentuk dan belum mencapai
masa aktif minimal satu tahun.
14
j) Mensahkan pembentukan, pembekuan, dan pembubaran UKM. Karena

alasan teknis, untuk sementara tugas ini diambil-alih oleh BEM;
k) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan.
2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM )

surat keputusan Ketua STBA LIA Jakarta;
b) Membuat dan menetapkan misi BEM;
c) Menjalankan Ketetapan GBHK BEM yang ditetapkan DPM. Karena
alasan teknis, GBHK disahkan oleh Waket III ;
d) Mematuhi tata tertib/peraturan organisasi yang ditetapkan oleh
DPM/Pimpinan STBA LIA Jakarta;
e) Membuat program kerja BEM selama masa kepengurusan;
f) Melaksanakan MUBES untuk melakukan perubahan dan menetapkan
AD/ART apabila diperlukan;
g) Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja dan dana yang
tersedia;
h) Melakukan koordinasi program kerja setiap UKM dan HMJ;
i) Melalui prosedural mekanisme organisasi memberi persetujuan pada
pelaksanaan kegiatan UKM dan HMJ sesuai dengan dana yang tersedia;
j) Karena alasan teknis, untuk sementara BEM melakukan tugas DPM
dalam melakukan pengawasan terhadap kegiatan UKM dan HMJ serta
tugas lainnya (lihat poin 6 mengenai tugas dan fungsi DPM);
k) Melantik Ketua UKM dan HMJ;
l) Melaksanakan PEMIRA untuk memilih Ketua BEM periode berikutnya
dengan membentuk panitia khusus;
m) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan;
n) Menjalin kerja sama dengan BEM dari perguruan tinggi lain.
15

Surat Keputusan Ketua BEM STBA LIA Jakarta;
b) Membuat dan menetapkan misi UKM sesuai minat dan bakat;
c) Mematuhi tata tertib yang ditetapkan oleh DPM/BEM;
d) Menjalankan Ketetapan GBHK HMJ yang ditetapkan oleh DPM/BEM;
e) Membuat program kerja UKM selama masa kepengurusan;
f) Melaksanakan Rapat Pleno untuk menetapkan program kerja UKM;
g) Melaksanakan kegiatan UKM sesuai dengan program kerja;
h) Melakukan koordinasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada BEM
dan rekomendasi dari Pembina organisasi;
i) Melaksanakan PEMIRA untuk memilih Ketua UKM periode berikutnya
j) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan.
4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)

surat keputusan Ketua BEM STBA LIA Jakarta;
b) Membuat dan menetapkan misi HMJ;
c) Menjalankan Ketetapan GBHK HMJ yang ditetapkan oleh DPM/BEM;
d) Membuat program kerja HMJ selama masa kepengurusan;
e) Melaksanakan Rapat Pleno untuk menetapkan program kerja HMJ;
f) Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja HMJ;
g) Melakukan koordinasi dengan BEM atas program kerjanya;
h) Berkonsultasi dengan Pembina organisasi dan meminta persetujuan
kegiatan kepada Kepala Jurusan masing-masing;.
i) Melaksanakan PEMIRA untuk memilih Ketua HMJ periode berikutnya
j) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan;
k) Menjalin kerja sama dengan Himpunan Mahasiswa Jurusan sejenis dari
perguruan tinggi lain.
16
XIII. Persyaratan Ketua dan Pengurus Organisasi

1. Dewan Permusyawaratan Mahasiswa (DPM)5
a) Merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti) semester 3, tahun akademik
berjalan;
b) Calon Ketua DPM harus memiliki Indeks Prestasi Kumulatif (IPK)
minimal 3,00, dan calon pengurus harus memiliki IPK minimal 2,75;
c) Telah mengikuti Pekan Orientasi Studi Mahasiswa Baru (POSTBA),
kegiatan HMJ (English Department Gathering atau Shinyuusei Kangekai )
dan Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa (LKMM) dengan
menunjukkan sertifikat atau Kartu Hasil Partisipasi (KHP);
d) Memiliki jasmani dan rohani yang sehat, perilaku baik dan bebas
NAPSA (Narkotika Psikotropika dan Alkohol);
e) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh panitia PEMIRA.
2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM )6

a) Merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti) semester 3, tahun akademik
berjalan;
b) Calon Ketua BEM harus memiliki IPK minimal 3,00, dan calon
pengurus harus memiliki IPK minimal 2,75;
c) Telah mengikuti POSTBA, kegiatan HMJ (English Department Gathering
atau Shinyuusei Kangekai) dan LKMM dengan menunjukkan sertifikat
atau KHP;
1) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh panitia PEMIRA.
5
Apabila tidak ada mahasiswa yang mencalonkan diri sebagai Ketua DPM, maka pimpinan STBA LIA
Jakarta berhak menunjuk calon-calon Ketua DPM berdasarkan rekomendasi dari jurusan dan BAKAL.
Ketua DPM akan dipilih melalui seleksi.
6
Apabila tidak ada mahasiswa yang mencalonkan diri sebagai Ketua BEM, maka pimpinan STBA LIA
Jakarta berhak menunjuk calon-calon Ketua BEM berdasarkan rekomendasi dari jurusan dan BAKAL.
Ketua BEM akan dipilih melalui seleksi.
17

a) Pada saat mencalonkan diri merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti)
semester 3, tahun akademik berjalan;
b) Calon Ketua UKM harus memiliki IPK minimal 2,5, dan calon pengurus
harus memiliki IPK minimal 2,25;
atau KHP;
e) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh Rapat Pleno pengurus
UKM.
4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)7

a) Pada saat mencalonkan diri merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti)
semester 3, tahun akademik berjalan;
b) Calon Ketua HMJ harus memiliki IPK minimal 2,75, dan calon
pengurus harus memiliki IPK minimal 2,5;
atau KHP;
e) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh panitia PEMIRA.
7
Apabila tidak ada mahasiswa yang mencalonkan diri sebagai Ketua HMJ, maka pimpinan jurusan berhak
menunjuk calon-calon Ketua HMJ berdasarkan rekomendasi dari pembina organisasi. Ketua HMJ akan
dipilih melalui seleksi.
18
BAB III
SISTEM KREDIT PARTISIPASI
I. Pengertian
a. Sistem Kredit Partisipasi
Sistem kredit partisipasi adalah sistem untuk menyatakan pengakuan atas

prestasi pengembangan soft skills kemahasiswaan. Beban kegiatan mahasiswa
dinyatakan dalam satuan kredit partisipasi (SKP).
b. Satuan Kredit Partisipasi
Satuan kredit partisipasi (yang selanjutnya disingkat “SKP”) adalah nilai kredit
yang ditetapkan sebagai penghargaan kepada mahasiswa setelah mengikuti
kegiatan kemahasiswaan, baik kegiatan ekstrakurikuler ataupun nonkurikuler.
c. Tujuan Sistem Kredit Partisipasi
Tujuan penerapan Sistem Kredit Partisipasi di STBA LIA Jakarta untuk:

a) meningkatkan partisipasi mahasiswa dalam kegiatan-kegiatan
kemahasiswaan;
b) meningkatkan kemampuan soft skills mahasiswa;
c) memberikan pengakuan dan atau penghargaan terhadap aktivitas
pembelajaran dan prestasi mahasiswa di kegiatan ekstrakurikuler
nonkurikuler;
d) mengetahui semua aktivitas yang pernah diikuti dan semua prestasi yang
pernah diperoleh setiap mahasiswa selama menempuh pendidikan di STBA
LIA Jakarta;
e) menyediakan dokumen yang disertai bukti-bukti otentik tentang segala
aktivitas dan semua prestasi yang penting bagi penerima lulusan ketika
memasuki dunia kerja.
19
d. Karakteristik Sistem Kredit Partisipasi
a) Setiap kegiatan kemahasiswaan memiliki SKP yang berlainan tergantung

pada bobot kegiatan ekstrakurikuler dan nonkurikuler yang diikuti.
b) Besaran SKP untuk setiap kegiatan kemahasiswaan ditentukan berdasarkan
besarnya usaha untuk mengikuti aktivitas dan prestasi yang diperoleh
dalam bidang-bidang kegiatan kemahasiswaan ( Perhitungan dan Alur
Pelaksanaan Satuan Kredit Partisipasi dapat dilihat di Lampiran II di
halaman 48)
e. Kedudukan dan Distribusi Nilai Kegiatan
a) Kedudukan
Nilai SKP merupakan akumulasi nilai kegiatan ekstrakurikuler atau
nonkurikuler yang dinyatakan dalam bentuk Transkrip Kegiatan Mahasiswa
(selanjutnya disingkat “TKM”) pada akhir masa studi. Nilai pada TKM
merupakan prasyarat untuk mengikuti ujian skripsi, Ujian Lisan Mata
Kuliah Peminatan (ULMKP), atau laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL).
TKM dan Transkrip Akademik dipakai dalam penentuan wisudawan
terbaik.
b) Distribusi Nilai Kegiatan SKP

Distribusi nilai SKP terdiri atas nilai kegiatan wajib institusi dan SKP dalam
kegiatan pilihan yang meliputi bidang kegiatan organisasi dan
kepemimpinan, bidang kegiatan minat dan bakat, bidang kegiatan
penalaran dan keilmuan, dan bidang kegiatan pengabdian kepada
masyarakat dan kesejahteraan mahasiswa.
f. Beban SKP
a) Mahasiswa STBA LIA Jakarta program S1 regular pagi sejak semester

pertama wajib mengumpulkan minimum 130 SKP dan mahasiswa
program D3 minimum 110 SKP yang terdiri atas kegiatan wajib institusi
dan kegiatan pilihan;
20
b) Mahasiswa STBA LIA Jakarta program S1 regular sore sejak semester

pertama wajib mengumpulkan minimum 80 SKP yang terdiri atas
kegiatan wajib institusi dan kegiatan pilihan;
c) Mahasiswa pindahan atau alih jenjang (dari luar STBA LIA Jakarta) yang
telah memiliki satuan kredit semester (sks) ≤ 80 wajib mengumpulkan
minimum 80 SKP; sedangkan mahasiswa yang telah memiliki > 80 sks
wajib mengumpulkan minimum 40 SKP.
d) Mahasiswa STBA LIA Jakarta program S1 regular pagi Tahun Akademik
2010/2011 wajib mengumpulkan minimum 60 SKP, sedangkan mahasiswa
program D3 Tahun Akademik 2010/2011 wajib mengumpulkan minimum
30 SKP yang terdiri atas kegiatan wajib institusi dan kegiatan pilihan
terhitung dari tahun 2010. Segala bentuk kegiatan yang sudah diikuti sejak
semester pertama termasuk yang diperhitungkan dengan menunjukkan
bukti fisik keikutsertaan (sertifikat, kartu anggota, SK, Surat Penugasan).
II. Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi

Pelaksanaan Sistem kredit partisipasi sesuai dengan kalender akademik STBA
LIA Jakarta. Setiap tahun kegiatan akademik terdiri atas 2 (dua) semester:
a. Semester Gasal (I, III, V, VII): Bulan September – Februari

b. Semester Genap (II, IV, VI, VIII) : Bulan Maret – Agustus
III.Sistem Penilaian
1. Bidang Kegiatan Organisasi dan Kepemimpinan
Penilaian untuk bidang organisasi dan kepemimpinan terdiri dari penilaian
keaktifan dalam kepengurusan organisasi mahasiswa.
2. Bidang Kegiatan Penalaran dan Keilmuan

Penilaian untuk bidang penalaran dan keilmuan terdiri dari:
a) Penilaian berdasarkan prestasi dalam Lomba Karya Tulis Ilmiah;
21
b) Penilaian berdasarkan prestasi dalam Kegiatan Kreativitas dan Inovasi

Mahasiswa;
c) Penilaian berdasarkan kegiatan dalam forum komunikasi ilmiah (seminar,
lokakarya dan lain-lain).
3. Bidang Kegiatan Minat dan Bakat

Penilaian untuk bidang minat dan bakat terdiri dari:
a) Penilaian berdasarkan kegiatan aktif di UKM, HMJ atau KOPMA;
b) Penilaian berdasarkan prestasi kegiatan minat dan bakat.
4. Bidang Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat

Penilaian untuk bidang pengabdian kepada masyarakat terdiri dari:
a) Penilaian keaktifan dalam kepedulian sosial;
b) Penilaian partisipasi dan aktivitas lain di bidang sosial.
IV. Predikat
1. Kriteria predikat pada TKM S1 adalah sebagai berikut:
a) SANGAT BAIK, apabila mahasiswa mengumpulkan lebih dari atau sama
dengan 300 SKP;
b) BAIK, apabila mahasiswa mengumpulkan nilai 200 SKP sampai dengan 299
SKP;
c) CUKUP, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan nilai 130 SKP sampai
dengan 199 SKP.
2. Kriteria predikat pada TKM D3 sebagai berikut:

a) SANGAT BAIK, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan lebih dari atau
sama dengan 200 SKP;
b) BAIK, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan nilai 150 SKP sampai
dengan 199 SKP;
c) CUKUP, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan nilai 100 SKP sampai
dengan 149 SKP.
22
V. Validasi
Validasi dilakukan pada saat mahasiswa yang bersangkutan mengajukan bukti
keikutsertaan dalam kegiatan ekstrakurikuler pada setiap akhir semester
dengan menggunakan formulir yang telah disediakan di Subbagian
Kemahasiswaan.
Nilai Kegiatan Kemahasiswaan dinyatakan valid apabila bukti keikutsertaan
ditandatangani oleh:
1. Ketua BEM dengan diketahui oleh Waket III untuk kegiatan yang
dilaksanakan pada tingkat BEM;
2. Kepala jurusan/program studi untuk kegiatan kemahasiswaan yang
dilaksanakan pada tingkat jurusan/program studi;
3. Ketua STBA LIA Jakarta untuk kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan
pada tingkat institusi, regional, nasional dan internasional;
VI. Bukti-bukti Kegiatan Kemahasiswaan

Penilaian SKP dilakukan berdasarkan bukti-bukti:
1. Sertifikat/Piagam/Piala/Medali/Vandel/bentuk penghargaan lain;
2. Surat Keputusan/Surat Tugas;
3. Kartu keanggotaan yang masih berlaku;
4. Daftar hadir (untuk kegiatan reguler);
5. Karya nyata dan atau dokumentasinya.
VII. Kehadiran Mahasiswa Dalam Kegiatan Kemahasiswaan

Rutin Terjadwal
1. Mahasiswa harus mengisi daftar hadir sesuai dengan jadwal pada setiap
kegiatan ekstrakurikuler yang diikuti;
2. Kehadiran mahasiswa paling sedikit 75% (tujuh puluh lima persen).
23
VIII. Prosedur Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi

1. Waket III bertanggung jawab untuk peningkatan mutu pelaksanaan Sistem
kredit partisipasi.
2. Usaha peningkatan mutu pelaksanaan sistem kredit partisipasi terdiri atas
kegiatan sosialisasi, pelaksanaan dan monitoring, dan evaluasi pelaksanaan
sistem kredit partisipasi
3. Langkah-langkah teknis pelaksanaan Sistem kredit partisipasi dituangkan
dalam bentuk petunjuk teknis bagi mahasiswa, Pembimbing Akademik
(PA) dan Kasub. BAKAL.
4. Struktur Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi adalah seperti di bawah ini:
MULAI KEGIATAN
JUKNIS JUKNIS JUKNIS

MAHASISWA KASUB. BAKAL DOSEN PA
Form KHP TKM KHP
SELESAI
24
BAB IV
PROSEDUR STANDAR
KEGIATAN KEMAHASISWAAN
I. Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan

Ketentuan pokok kegiatan kemahasiswaan diatur seperti tersebut di bawah.
1. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan keseimbangan
antara kegiatan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan
mahasiswa, dan bakti sosial mahasiswa pada masyarakat sekitar.
2. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus lebih mendahulukan kepentingan
mahasiswa STBA LIA Jakarta daripada kepentingan pihak lain dan tidak
mengganggu perkuliahan.
3. Setiap kegiatan kemahasiswaaan harus direncanakan dan dirancang
dengan baik dan terperinci dengan selalu memperhatikan dan
mendahulukan kepentingan akademik serta dapat dipertanggungjawabkan.
4. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan dan sesuai dengan
sistem dan aturan yang berlaku di STBA LIA dengan tidak mengabaikan
ketertiban masyarakat sekitar kampus STBA LIA Jakarta.
5. Setiap kegiatan kemahasiswaan yang sudah disetujui dan tercantum di
dalam program kerja BEM akan mendapatkan dukungan pembiayaan 8 dari
STBA LIA Jakarta sesuai dengan jumlah besaran anggaran yang diajukan
oleh BEM kepada Waket III.
6. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus
organisasi atau panitia yang ditunjuk resmi oleh organisasi dalam bentuk
kepanitiaan.
7. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang
mencakup hasil kegiatan dan penggunaan biaya.
8
Dengan mempertimbangkan kondisi keuangan dan tersedianya dana di STBA LIA Jakarta.
25
8. Setiap organisasi mahasiswa yang tidak melaporkan kegiatannya akan

dikenakan sanksi berupa penundaan pengrealisasian anggaran kegiatan
berikutnya.
II. Ketentuan Umum mengenai Administrasi

Dalam melaksanakan kegiatan organisasi mahasiswa di lingkungan STBA
LIA Jakarta, diatur sistem administrasi seperti tersebut di bawah.
1.Administrasi Kesekretariatan
a) Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Proposal

Penyelenggaraan Kegiatan
1. Panitia mengajukan surat permohonan dan proposal
penyelenggaraan kegiatan kepada Waket III yang ditandatangani oleh
Ketua Panitia setelah diperiksa dan disetujui oleh Ketua HMJ/UKM
dan diketahui oleh BEM/Kepala Jurusan dan Kasub. BAKAL 9 .
(Contoh surat lihat lampiran di halaman 63)
2. Surat permohonan dan proposal penyelenggaraan kegiatan harus
diajukan paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan.
Surat permohonan yang diajukan kurang dari 10 hari kerja tidak
akan ditanggapi dan diproses/dikabulkan anggarannya. Proposal
harus diajukan ulang dengan jadwal yang berbeda.
3. Dalam surat permohonan penyelenggaraan kegiatan harus
dicantumkan nama kegiatan, biaya yang dibutuhkan dan waktu
penyelenggaraan kegiatan.
4. Waket III menyetujui/tidak menyetujui penyelengaraan kegiatan
setelah mengadakan dialog dengan Panitia kegiatan, meneruskan
surat dan proposal kepada Waket II, dan melaporkan kegiatan
kepada Ketua STBA LIA Jakarta.
9Disesuaikan dengan status kepanitiaan, apakah di bawah HMJ, UKM, atau BEM. Persetujuaan BEM dan
Kasub. BAKAL harus ada sebagai legalitas penyelenggaraan kegiatan.
26
5. Panitia melaksanakan kegiatan, atau membatalkan kegiatan jika tidak

mendapat persetujuan dari Pimpinan STBA LIA Jakarta. Informasi
persetujuan/pembatalan penyelenggaraan kegiatan disampaikan
kepada panitia paling lambat 5 hari kerja setelah pengajuan surat
permohonan dan proposal kegiatan.
Alur pengajuan surat permohonan dan proposal lihat di lampiran I .1 di

halaman 44.
b) Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan

1. Waket II mendisposisikan proposal biaya penyelenggaraan kegiatan
kepada Kepala Bagian Keuangan dan Personalia (BAKEP) setelah
mempertimbangkan kondisi keuangan dan masukan dari Waket III.
2. Ka. BAKEP menginformasikan pengambilan biaya penyelenggaraan
kegiatan kepada Kasub. BAKAL. Lalu Kasub. BAKAL
menginformasikan pencairan biaya penyelenggaraan kegiatan kepada
Panitia.
3. Panitia mengambil biaya penyelenggaraan kegiatan di BAKEP.
4. Panita/Pengurus menyelenggaraan kegiatan sesuai dengan biaya yang
disetujui oleh STBA LIA Jakarta.
5. Panitia membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan biaya
kepada Waket III. (Selengkapnya lihat no. 3.)
Alur pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan lihat lampiran I.2 di

halaman 44.
c) Prosedur Pengajuan Permohonan Izin Menginap di Kampus

1. Panitia mengajukan permohonan izin menginap kepada Waket III
dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL paling lambat 3 hari kerja
menjelang jadwal kegiatan.
2. Waket III memutuskan pemberian izin Panitia setelah mengkaji
kebutuhan menginap Panitia, berkoordinasi dengan Waket II, Ka.
27
BAUM, Kepala Kelompok Keamanan, serta melaporkan kepada

Ketua STBA LIA Jakarta.
3. Waket III membatasi jumlah Panitia yang diizinkan menginap yaitu
paling banyak 15 orang, dan hanya untuk kegiatan yang berlangsung
pada periode perkuliahan aktif. Panitia yang menginap tidak
diperkenankan tidur di dalam gedung kuliah dan tidak boleh ada di
dalam gedung kuliah pada pukul 22:00 – 06:00. Panitia yang
menginap harus menggunakan tanda/kartu panitia, dan tidak
diperkenankan keluar-masuk dari dan ke area kampus LIA pada
pukul 23:00 – 5:00. Mereka yang melanggar aturan ini akan
kehilangan hak mereka atas SKP sebagai Panitia.
4. Waket III mendisposisikan surat permohonan izin kepada Sekretaris
Pimpinan untuk dibuatkan surat permohonan izin kepada Kepala
Urusan Rumah Tangga (Urungga) dan Kepala Satuan Pengaman
Yayasan dengan tembusan kepada Ketua STBA LIA Jakarta (sebagai
laporan), Ka. BAUM dan Kepala Kelompok Satpam STBA LIA
Jakarta.
5. Kepala dan Anggota Satuan Keamanan memantau kegiatan ketika
mahasiswa menginap di kampus dan melaporkan hasil pemantauan
kepada Pimpinan STBA LIA Jakarta.
Alur pengajuan permohonan izin menginap di kampus lihat lampiran I.3

di halaman 45.
d) Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas

1. Panitia mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa
ruang, peralatan, atau fasilitas lainnya kepada Waket III dengan
diketahui oleh Kasub. BAKAL.
2. Waket III memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan
setelah mendengarkan kebutuhan penggunaan fasilitas dari Panitia
dan berkoordinasi dengan Waket II serta Ka. BAUM.
28
3. Waket III mendisposisikan surat permohonan panita/pengurus

untuk ditindak-lanjuti oleh Ka. BAUM.
4. Panitia mengisi formulir penggunaan fasilitas di BAUM sesuai dengan
ketersediaan fasilitas yang disetujui.
5. Panitia berkoordinasi dengan Ka. BAUM dan Kasub. BAKAL
mengenai pelaksanaan penggunaan fasilitas.
6. Panitia merapikan dan mengembalikan fasilitas yang telah digunakan
kepada BAUM.
Alur pengajuan permohonan penggunaan fasilitas lihat lampiran I.4 di
halaman 46.
e) Prosedur Pengajuan Permohonan Surat Izin/ Pemberitahuan

Kegiatan/ Penggunaan Fasilitas Yayasan LIA
1. Panitia mengajukan surat permohonan izin/pemberitahuan
kegiatan/penggunaan fasilitas kepada Waket III. Panitia tidak
diperkenankan mengajukan surat permohonan izin/pemberitahuan
kegiatan/penggunaan fasilitas langsung kepada pihak Yayasan.
2. Waket III mengadakan dialog dengan Panitia tentang kegiatan yang
akan diselenggarakan.
3. Waket III meneruskan surat permohonan Panitia kepada Sekretaris
Pimpinan untuk dibuatkan surat izin/pemberitahuan kegiatan/fasilitas
yang ditujukan kepada pihak yang terkait, dan melaporkan kegiatan
yang akan dilakukan Panitia kepada Ketua STBA LIA Jakarta.
4. Sekretaris Pimpinan meneruskan surat yang sudah ditandatangani
Waket III kepada Kasub. BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia,
dan salinannya ditujukan kepada Ka. BAUM, Ka. Urungga Yayasan
LIA, Satpam STBA LIA, BPHM, dan Setum Yayasan LIA.
Alur pengajuan permohonan penggunaan fasilitas Yayasan LIA lihat

lampiran I.5 di halaman 46.
29
f) Prosedur Pengajuan Penyelenggaraan Kegiatan di Luar

Kampus
1. Panitia mengajukan surat permohonan izin penyelenggaraan kegiatan
di luar kampus kepada Waket III berdasarkan persetujuan dari BEM
dan diketahui oleh Kasubag. BAKAL dan atau Kepala Jurusan10.
2. Waket III mengadakan dialog dengan Panitia mengenai tujuan
penyelenggaraan kegiatan di luar kampus.
3. Waket III melaporkan permohonan tersebut kepada Ketua STBA
LIA Jakarta.
4. Ketua STBA LIA Jakarta menyetujui/tidak menyetujui
penyelenggaraan kegiatan di luar kampus setelah mendapat masukan
dari Waket III dan mengadakan dialog dengan panita/pengurus bila
diperlukan.
5. Ketua STBA LIA Jakarta mendisposisikan surat permohonan izin
menyelenggarakan kegiatan di luar kampus kepada Sekretaris
Pimpinan untuk dibuatkan surat administrasi yang dibutuhkan jika
kegiatan tersebut disetujui.
6. Sekretaris meneruskan surat izin kepada Kasub. BAKAL untuk
diteruskan kepada Panitia.
7. Panitia mengambil surat yang dibutuhkan di Kasub. BAKAL.
8. Panitia melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan kepada Ketua
STBA LIA Jakarta dan Waket III.
Alur pengajuan permohonan izin menyelenggarakan kegiatan di luar

kampus lihat lampiran I.6 di halaman 47.
10 bergantung pada jenis dan bentuk kegiatan
30
2. Proposal
a) Persyaratan Pengajuan Proposal

1. Panitia tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan
pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan pada kegiatan
sebelumnya.
2. Mendapat persetujuan dari BEM dan diketahui oleh Kasub. BAKAL
dan atau Kepala Jurusan.
3. Menyertakan surat pengantar pengajuan proposal yang berisi
maksud pengajuan proposal dan ditandatangani oleh Ketua Panitia
Pelaksana kepada Waket III.
4. Diserahkan paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan
kegiatan melalui Kasub. BAKAL. Proposal yang diajukan kurang dari
10 hari kerja tidak akan diproses.
b) Format Proposal Kegiatan

1. Halaman Sampul Muka (lihat contoh pada lampiran) dilapisi plastik
transparan.
2. Halaman Isi
 Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiwaan yang
bersangkutan atau Kepanitiaan yang ditunjuk dengan ketentuan
 Ukuran kertas A4 (21x29.7)
 Bentuk huruf Arial dengan spasi 1.5, font 11 atau huruf Times
New Roman, font 12.
 Mencantumkan alamat organisasi mahasiswa, nomor telepon dan
kontak perorangan/Telepon Genggam/E-mail.
 Membubuhkan stempel organisasi mahasiswa atau penanggung
jawab.
3. Jilid Proposal
Proposal dijilid dengan sampul belakang warna merah marun untuk
BEM, biru tua untuk UKM, dan kuning muda untuk HMJ.
31
4. Sistematika penyusunan proposal lihat contoh pada lampiran IV di

halaman 64.
c) Sponsor Kegiatan
Sponsor yang mendukung/mendanai kegiatan harus sesuai dengan
ketentuan berikut.
1. Saling menguntungkan;
2. Bukan berasal dan bukan untuk kepentingan Partai Politik.
3. Bukan produsen minuman keras;
4. Bukan produsen rokok;
5. Bukan produk yang berhubungan dengan pornografi;
6. Bukan produk ilegal atau barang terlarang;
7. Produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas akan diatur
kemudian.
3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
a) Prosedur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis
kepada Waket III, paling lambat 10 hari kerja setelah
terselenggaranya kegiatan.
2. Organisasi mahasiswa yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan,
tetapi belum menyampaikan Laporan Pertanggung-jawabannya, tidak
diperkenankan mengajukan proposal baru.
3. Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file
berupa CD.
4. Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada Kasub. BAKAL
untuk dievaluasi dan diparaf (disahkan), selanjutnya diserahkan ke
Waket III untuk ditandatangani.
32
b) Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan dan

Keuangan
Format Laporan Pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan (lihat
contoh pada lampiran V di halaman 66)
III.Ketentuan Mengenai Pelaksanaan Kegiatan

1. Tempat
a) Setiap kegiatan harus dilaksanakan di kampus STBA LIA Jakarta

kecuali jika fasilitas yang dimiliki oleh STBA LIA Jakarta tidak
memungkinkan, atau karena alasan-alasan khusus yang dapat
dipertanggungjawabkan.
b) Kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di luar kampus harus
mendapat persetujuan khusus dari Ketua STBA LIA Jakarta.
c) Untuk setiap tempat di dalam kampus STBA LIA Jakarta yang akan
digunakan sebagai tempat pelaksanaan kegiatan harus mendapat izin
dari pimpinan.
d) Setiap tempat yang telah digunakan untuk berkegiatan harus
dibersihkan kembali.
2. Waktu
a) Setiap kegiatan dilaksanakan maksimal 3 (tiga) hari dan

diselenggarakan antara pukul 08.00 WIB dan 17.00 WIB Kegiatan
yang diselenggarakan di luar ketentuan tersebut harus mendapat
persetujuan khusus dari Ketua STBA LIA Jakarta.
b) Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan 7 (tujuh) hari sebelum
dan selama Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir
Semester11.
11Kegiatan yang bersifat pemenuhan undangan dukungan atau partisipasi terhadap kegiatan
yang diselenggarakan oleh organisasi lain dari luar diatur sesuai dengan kebutuhan
33
c) Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan pada saat pengurus

organisasi mahasiswa dalam kondisi demisioner, kecuali dengan izin
Waket III.
d) Ketua Panitia harus memberikan konfirmasi dan koordinasi dengan
Kasub. BAKAL, Ka. BAUM, dan Kepala Kelompok Satpam selambat-
lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Bila tahapan
ini tidak dilaksanakan maka Waket III akan memberikan Surat
Peringatan.
e) Undangan kegiatan harus sudah terkirim semua selambat-lambatnya
7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan, dan selambat-lambatnya 3 (tiga)
hari sebelum pelaksanaan sudah ada konfirmasi kehadiran dari
undangan. Khusus untuk undangan tamu pada acara pembukaan atau
penutupan, Panitia harus memperhatikan tata cara protokoler
standar dan berkoordinasi dengan Ka. BPHM STBA LIA Jakarta.
Untuk kegiatan dalam lingkup STBA LIA Jakarta, Panitia wajib
mengundang Pimpinan, Kepala Bagian, Kepala Jurusan dan pihak-
pihak yang terkait. Sedangkan untuk kegiatan dalam lingkup yang
lebih besar, Panitia harus menyesuaikan diri dengan tata cara
protokoler.
f) Pada hari pelaksanan, seluruh panitia, peralatan, dan dekorasi telah
siap selambat-lambatnya 2 (dua) jam sebelum acara dimulai. Para
undangan diharapkan hadir 15 menit sebelum acara dimulai dan
Panitia mengenakan jaket almamater atau atribut kepanitiaan yang
sebelumnya telah disetujui oleh Waket III.
g) Semua perlengkapan, peralatan, dan fasilitas lainnya harus
dikembalikan dalam keadaan baik selambat-lambatnya 1 (satu) hari
setelah pelaksanaan.
3. Lain-lain
a) Pengambilan peralatan dilakukan oleh panitia kegiatan setelah

prosedur pengajuan peralatan dan fasilitas dipenuhi. Ketika
mengambil peralatan, penanggungjawab peminjaman meninggalkan
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau kartu identitas lainnya. Kartu
34
identitas dapat diambil kembali setelah peralatan dikembalikan

dalam keadaan baik.
b) Pemakaian peralatan LCD, laptop, dan sound system harus
dilakukan/didampingi oleh petugas yang ditunjuk oleh Ka. BAUM.
Bila tanpa didampingi, kerusakan atau kehilangan peralatan menjadi
tanggung jawab peminjam untuk memperbaiki/menggantinya.
Kerusakan/kehilangan peralatan yang diakibatkan oleh petugas STBA
LIA Jakarta akan diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
STBA LIA Jakarta.
c) Untuk kegiatan yang melibatkan masyarakat di luar kampus seperti
pentas seni, panitia harus menandatangani persetujuan tata tertib
kegiatan yang disepakati antara panitia dengan pihak terkait.
Persetujuan tata tertib dibuat sesuai dengan kebutuhan.
d) Untuk kegiatan pameran tidak diperkenankan menempel apa pun
secara langsung di dinding ruangan. Materi pameran atau informasi
lain dapat digantungkan, mempergunakan panil berkaki, atau sesuai
petunjuk yang diberikan oleh petugas STBA LIA Jakarta.
e) Kegiatan bazaar yang mendatangkan pihak dari luar (kecuali sponsor
utama), ditempatkan di lapangan parkir STBA LIA Jakarta.
f) Spanduk, poster, brosur, atau informasi lain tentang kegiatan
selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah pelaksanaan harus
diturunkan/ditanggalkan oleh panitia kegiatan yang bersangkutan.
Bila tahapan ini tidak dilakukan panitia maka Waket III akan
memberikan Surat Peringatan.
g) Jika diperlukan persiapan ruang sebelum hari pelaksanaan kegiatan,
panitia kegiatan dapat mengajukan surat permohonan izin persiapan
kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL selambat-
lambatnya 3 (tiga) hari sebelumnya, dan diberi waktu 1 (satu) hari
pada pukul 08.00—21.00.
h) Untuk kegiatan yang bersifat komersil atau kerja sama dengan pihak
di luar kampus, harap Panitia mengikuti ketentuan yang diatur dalam
SK Ketua STBA LIA Jakarta.
35
i) Panitia bertanggung jawab atas kebersihan, kerapian, dan ketertiban

tempat kegiatan. Panitia juga harus menjaga citra kampus dan
Mahasiswa STBA LIA Jakarta.
IV. Alur Kegiatan Kemahasiswaan

Dalam melaksanakan kegiatan kemahasiswaan, alur yang harus dilakukan oleh
setiap organisasi mahasiswa di STBA LIA Jakarta adalah seperti tersebut di
bawah.
1. Pemilihan Raya Ketua Organisasi
Pemilihan Raya (PEMIRA) untuk setiap organisasi mahasiswa (BEM, UKM

dan HMJ) diselenggarakan paling lambat dua bulan menjelang akhir
kepengurusan. Pengurus aktif pada tahun berjalan menunjuk panitia khusus
untuk menyelenggarakan PEMIRA. Aturan dan tata laksana PEMIRA STBA
LIA ditetapkan melalui musyawarah besar/umum BEM.
2. Program Kerja
Pengurus terpilih membuat program kerja selama masa kepengurusan.

Program kerja diatur berdasarkan program kerja rutin, jangka pendek, dan
jangka panjang. Kegiatan yang tidak termasuk dalam program kerja dan
tidak disetujui oleh BEM, tidak akan disetujui oleh Pimpinan STBA LIA
Jakarta.
3. Rencana Anggaran
Rencana Anggaran adalah estimasi biaya penyelenggaraan kegiatan setiap

program kerja yang dibuat oleh Pengurus Organisasi mahasiswa terpilih.
Rencana anggaran ini diajukan oleh UKM dan HMJ kepada BEM untuk
disetujui dan disahkan. Tahapan penyetujuan dan pengesahan rencana
anggaran dan program kerja organisasi mahasiswa masing-masing dilakukan
setelah pelaksanaan rapat kerja BEM dengan UKM dan HMJ.
36
Program Kerja dan Rencana Anggaran untuk satu periode kepengurusan

setiap Organisasi mahasiswa diajukan kepada Waket III paling lambat satu
bulan setelah pelantikan Ketua BEM. Waket III menerbitkan Surat
Pengesahan setelah mengadakan dialog dengan Pengurus BEM,
berkoordinasi dengan Waket II, dan mendengarkan pertimbangan dan
keputusan Ketua STBA LIA Jakarta, Surat Pengesahan berisi daftar
program yang akan dibantu pembiayaannya oleh STBA LIA Jakarta. Bila
Ketua BEM tidak menyerahkan program kerja dan rencana anggaran maka
setiap kegiatan BEM, UKM dan HMJ tidak akan mendapat persetujuan
Waket III.
4. Realisasi Anggaran
Pengucuran biaya kegiatan sesuai dengan program kerja dilakukan secara

bertahap. Dana awal untuk kegiatan operasional Organisasi mahasiswa
diberikan sebanyak 20% dari anggaran yang disetujui, dan sebanyak 80%
dari anggaran yang disetujui diberikan pada saat pelaporan penyelenggaraan
kegiatan non operasional dalam bentuk reimburse.
Realisasi anggaran untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh panitia yang
ditunjuk dilakukan melalui tahapan pengucuran dana awal untuk kegiatan
operasional sebanyak 50%, dan dana sebanyak 50% diberikan saat
penyelenggaraan kegiatan dalam bentuk reimburse.
5. Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan yang sudah direncanakan dalam program kerja setiap organisasi

mahasiswa harus dipersiapkan dengan matang dan dilaksanakan dengan
penuh tangung jawab. Dalam melaksanakan kegiatan, setiap organisasi
kemahasiswan harus melakukan konsultasi dan koordinasi dengan setiap
bagian yang terkait.
37
6. Pelaporan Kegiatan
Setiap kegiatan kemahasiswaan yang telah dilaksanakan dilaporkan secara

tertulis dan didokumentasikan. Bentuk laporan adalah hard file dan soft file
dalam bentuk CD. Dalam upaya mewujudkan pengarsipan yang menyeluruh,
setiap organisasi mahasiswa diharapkan mendokumentasikan setiap
kegiatan yang dilakukannya secara terpisah, baik dalam bentuk hard file
maupun soft file. Pelaporan harus dilakukan paling lambat 10 hari kerja
setelah terselenggaranya kegiatan.
7. Penghargaan Keikutsertaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa
Penghargaan terhadap keikutsertaan mahasiswa dalam setiap kegiataan

organisasi mahasiswa baik sebagai pengurus maupun sebagai panitia yang
diselenggarakan oleh STBA LIA Jakarta ditunjukkan dengan sertifikat yang
dikeluarkan oleh Bagian Kemahasiswaan dengan ditandatangani oleh Ketua
STBA LIA Jakarta.
Penghargaan terhadap panitia dan peserta kegiatan yang diselenggarakan
oleh setiap Organisasi mahasiswa diberikan oleh Organisasi mahasiswa
masing-masing. Pemberian sertifikat dilakukan 15 hari setelah pelaksanaan
kegiatan.
Penghargaan lain adalah pemberian SKP yang pada akhir masa studi akan
dinyatakan dalam bentuk Transkrip Kegiatan Mahasiswa (TKM). Nilai pada
TKM merupakan prasyarat untuk mengikuti ujian skripsi, Ujian Lisan Mata
Kuliah Peminatan (ULMKP), atau laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
TKM dan Transkrip Akademik dipakai dalam penentuan wisudawan terbaik
(liha Bab III di halaman ….).
38
BAB V
LAIN-LAIN
I. Pembina dan Pendukung Organisasi Kemahasiswaan

1. Pembina Organisasi
Pembina organisasi mahasiswa adalah pimpinan, dosen STBA LIA Jakarta,

dan atau karyawan yang ditunjuk melalui SK Ketua STBA LIA Jakarta.
Khusus dosen yang ditunjuk sebagai pembina Himpunan Kegiatan Jurusan
akan mendapatkan SK Ketua STBA LIA Jakarta dengan masa tugas 2
semester/1 tahun yang dapat diperpanjang maksimal 2 semester/1 tahun
berikutnya. Dosen ybs, dapat ditunjuk kembali setelah jeda minimal 2
semester/1 tahun.
Tugas Pokok Pembina Organisasi mahasiswa adalah:
1. membimbing dan mengarahkan kegiatan dan aktivitas Ekstrakurikuler

agar kegiatan organisasi berjalan dengan baik dan terarah;
2. membimbing kegiatan/aktivitas organisasi yang bersifat administratif
dan organisatoris;
3. bertanggung jawab terhadap organisasi yang dibina/dibimbingnya untuk
mencapai prestasi terbaik dalam bidang penalaran dan keilmuan, minat
dan bakat, kesejahteraan, serta bakti sosial;
4. ikut serta merencanakan dan melaksanakan kegiatan/aktivitas organisasi
para anggotanya;
5. mempertanggungjawabkan kegiatan kemahasiswaan yang dibinanya
kepada Pimpinan STBA LIA Jakarta atau Kepala Jurusan serta
melaporkan kegiatan organisasi yang dibinanya.
39
2. Pendukung Organisasi Kemahasiswaan
Pendukung organisasi kemahasiswaan adalah Bagian Kemahasiswaan dan

Alumni (BAKAL) yang berfungsi sebagai:
1. Penyelenggaran pelayanan untuk melaksanakan kegiatan ekstrakurikuler
kemahasiswaan;
2. Koordinator antara alumni dan STBA LIA Jakarta.
Adapun tugas BAKAL adalah:

1. Membantu mahasiswa melaksanakan kegiatan ekstrakurikuler;
2. Mengatur pengadaan, pemeliharaan dan penggunaan prasarana dan
sarana untuk kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa
3. Memantau kegiatan kemahasiswaan dan meminta laporan serta
pertanggungjawaban pemakaian dana untuk disampkaikan kepada
Waket III;
4. Menghimpun, menyimpan dan membuat laporan tentang data kegiatan
mahasiswa, organisasi mahasiswa, dan unit kegiatan mahasiswa;
5. Mengoornidasikan program beasiswa;
6. Secara teratur membuat dan mengumpulkan data alumni;
7. Secara teratur menyelenggarakan tracer study alumni STBA LIA Jakarta;
8. Menjadi koordinator yang menghubungkan alumni, mahasiswa dan
pimpinan STBA LIA Jakarta.
II. Beasiswa
STBA LIA Jakarta adalah pengelola beberapa beasiswa yang ditawarkan kepada
mahasiswa yaitu:
1. Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM)

Beasiswa bantuan belajar mahasiswa ditujukan bagi mahasiswa yang
berprestasi tetapi tidak mampu. Beasiswa ini berasal dari Departemen
40
Pendidikan Nasional Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta

(KOPERTIS) Wilayah III.
Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini adalah
a) terdaftar sebagai mahasiswa aktif paling rendah mahasiswa semester II
pada program Sarjana Strata Satu atau Diploma Tiga;
b) dinyatakan tidak mampu secara ekonomi oleh lembaga terkait;
c) berprestasi di bidang akademik yang ditunjukkan dengan nilai IPK 2,0
bagi calon penerima BBM,
d) aktif di organisasi mahasiswa bagi calon penerima BBM;
e) tidak mendapat beasiswa lain selain PPA dan BBM yang ditunjukkan
dengan surat pernyataan dari STBA LIA Jakarta.
Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran VI di halaman 67.
2. Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA)

Beasiswa peningkatan prestasi akademik ditujukan bagi mahasiswa yang
berprestasi akademik yang ditunjukkan dengan nilai IPK tinggi. Beasiswa ini
berasal dari Departemen Pendidikan Nasional Kantor KOPERTIS Wilayah
III.
Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini adalah
a) terdaftar sebagai mahasiswa aktif paling rendah mahasiswa semester II
pada program Sarjana Strata Satu atau Diploma Tiga;
b) mempunyai IPK yang tinggi;
c) tidak mendapat beasiswa lain selain beasiswa PPA yang ditunjukkan
dengan surat pernyataan dari STBA LIA Jakarta.
Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran VI di halaman 67.
3. Beasiswa Unggulan (PBU)

Beasiswa unggulan ditujukan bagi lulusan SMA/Sederajat yang berprestasi di
berbagai bidang, seperti bidang olah raga, seni, atau bidang keahlian lainnya.
Beasiswa PBU berasal dari Biro Perencanaan dan Kerja sama Luar Negeri
41
(BPKLN) Kementerian Pendidikan Nasional. Persyaratan untuk

mendapatkan beasiswa ini adalah:
a)Berusia maksimal 21 tahun saat mendaftar;
b) mengisi formulir Program Beasiswa Unggulan;
c) menyerahkan foto berwarna 3x4cm sebanyak 3 lembar;
d) menyerahkan tanda pengenal (KTP/SIM/Paspor);
e) menyerahkan legalisir asli ijazah dan NEM SMU/ Sederajat (Nilai UAN
minimal 21.00);
f) menyerahkan surat rekomendasi dari sekolah asal atau instansi terkait
(bagi yang telah bekerja);
g) menyerahkan Surat Pemberdayaan minimal 10 tahun di Pemda atau
Dinas Provinsi/Kotamadya/Kabupaten/ Kecamatan/Instansi terkait.
Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran VII di halaman 69.
42
LAMPIRAN
I. Administrasi Kesekretariatan
1. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Proposal

2. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan
3. Prosedur Pengajuan Permohonan Izin Menginap di Kampus
4. Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas
5. Prosedur Pengajuan Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan
Kegiatan/Penggunaan Fasilitas Yayasan LIA
6. Prosedur Pengajuan Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus
II. Perhitungan dan Prosedur Pelaksanaan Satuan Kredit Partisipasi (SKP)
1. Tabel Perhitungan SKP

2. Prosedur Pelaksanaan SKP
3. Contoh Perhitungan SKP
4. Contoh Kartu Hasil Partisipasi (KHP)
5. Contoh Transkrip Kegiatan Mahasiswa (TKM)
III. Contoh Surat Permohonan

IV. Contoh Sistematika Proposal
V. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban
VI. Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa
VII.Petunjuk Teknis tentang Pekan Orientasi Mahasiswa Baru (POSTBA), Shinyuusei
Kangekai (SNK) dan English Department Gathering (EDG)

43
Lampiran 1
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
1. Prosedur Pengajuan Proposal Kegiatan

Panitia pelaksana kegiatan mengajukan proposal kegiatan kepada BEM
untuk mendapatkan rekomendasi. BEM mengeluarkan surat rekomendasi
dan menandatangani proposal kegiatan, lalu diserahkan kembali kepada
panitia. Selanjutnya panitia membawa surat rekomendasi dan proposal ke
Bagian Kemahasiswaan dan Alumni (BAKAL) untuk diketahui dan
ditandatangani oleh Kasub. BAKAL. Proposal dan surat rekomendasi oleh
Kasub. BAKAL diteruskan kepada Waket III untuk dibuatkan surat
persetujuan kegiatan dan dana kegiatan. Proposal yang sudah disetujui
Waket III diteruskan kepada Waket II untuk pemrosesan pencairan dana
yang disetujui dan ke Ketua STBA LIA Jakarta untuk diketahui. Waket II
meneruskan proposal tersebut ke BAKEP untuk pencairan dana kegiatan.
BEM
Ketua
Panitia BAKAL Waket III Waket II BAKEP
Catatan: Panitia harus mengajukan proposal paling lambat 10 hari kerja

sebelum kegiatan dilaksanakan karena seluruh proses persetujuan
pengajuan kegiatan memerlukan waktu 5 hari kerja.
2. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan

Kepala BAKEP memberi informasi dan memberikan formulir pengambilan dana
kepada Kasub. BAKAL untuk disampaikan kepada Panitia. Kasub. BAKAL
menginformasikan pencairan dana dan memberikan formulir pengambilan
dana kepada Panitia. Panitia mengambil dana di BAKEP.
44
BAKEP BAKAL Panitia
Catatan: Proses pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan mulai dari

pemberitahuan pengambilan dana sampai dengan pencairan dana
memerlukan waktu 3 hari kerja. Bila dana yang sudah dicairkan tidak
diambil selama 15 hari kerja sejak pemberitahuan pencairan dana, maka
dana kegiatan yang tersebut dinyatakan kadaluwarsa dan tidak dapat
digunakan, serta kegiatan tersebut dinyatakan batal dilaksanakan. Panitia
harus mengajukan ulang proposal kegiatan.
3. Prosedur Permohonan Izin Menginap di Kampus

Panitia pelaksana kegiatan mengajukan surat permohonan izin untuk
menginap berikut lampiran nama-nama mahasiswa yang menginap kepada
Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL. Waket III meneruskan
surat permohonan izin menginap kepada Sekretaris Pimpinan untuk
dibuatkan Surat Izin dan pemberitahuan menginap di lingkungan STBA LIA
Jakarta, dan melaporkan kegiatan kepada Ketua STBA LIA Jakarta.
Sekretaris meneruskan Surat izin dan pemberitahuan menginap kepada
BAUM, SATPAM, dan BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia. Panita
berkoordinasi dengan BAUM untuk menentukan tempat menginap.
Ketua
Panitia BAKAL WAKET III Sekretaris
BAUM Satpam
Catatan: Permohonan izin menginap paling lambat diajukan 2 hari kerja

sebelum kegiatan dilaksanakan dan panitia yang hanya diperbolehkan
menginap di lingkungan STBA LIA Jakarta maksimal 15 orang, dan hanya
untuk kegiatan yang berlangsung pada periode perkuliahan aktif.
45
4. Prosedur Permohonan Izin Menggunakan Fasilitas

Kampus
Panitia pelaksana kegiatan membuat surat permohonan izin menggunakan
fasilitas dan atau peralatan kampus yang akan digunakan untuk kegiatan
kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL. Setelah mendapat
persetujuan dari Waket III, panitia pelaksana kegiatan mengisi formulir
peminjaman peralatan/fasilitas yang disetujui di BAUM. BAUM
menyerahkan salinan formulir peminjaman kepada panitia untuk diserahkan
kepada teknisi dan pihak keamanan sebagai kontrol terhadap penggunaan
fasilitas dan atau peralatan yang digunakan.
Panitia BAKAL WAKET III BAUM
Catatan: Permohonan izin menggunakan fasilitas dan peralatan kampus

diajukan paling lambat 5 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan.
5. Prosedur Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan

Kegiatan dan Penggunaan Fasilitas Yayasan LIA
Panitia pelaksana kegiatan mengajukan permohonan surat izin/
pemberitahuan kegiatan/penggunaan fasilitas Yayasan LIA12 kepada Waket
III yang diketahui oleh kasub. BAKAL. Setelah mengadakan dialog dengan
panitia, Waket III meneruskan surat permohonan Panitia kepada Sekretaris
Pimpinan untuk dibuatkan Surat Izin/Pemberitahuan/Penggunaan Fasilitas
kepada pihak yang terkait dan melaporkan kegiatan kepada Ketua STBA
LIA Jakarta. Sekretaris Pimpinan meneruskan surat tersebut kepada Kasub.
BAKAL untuk diberikan kepada Panitia, dan meneruskan salinannya kepada
Ka. BAUM, Ka. Urungga Yayasan LIA, Satpam STBA LIA Jakarta, BPHM,
12 Fasilitas yang dimaksud adalah lapangan parkir, ruang auditorium, lapangan voli, dan fasilitas
lain yang ada di dalam wilayah Yayasan LIA di jalan Pengadegan Timur Raya No. 3, Jakarta
46
dan Setum Yayasan LIA. Kasub. BAKAL memberikan surat yang diminta
kepada Panitia.
Ketua
BAUM
Panitia BAKAL WAKET Sekretaris SATPAM

III
BPHM
SETUM
Urungga
Catatan: Permohonan surat izin/pemberitahuan/penggunaan fasilitas

Yayasan LIA diajukan paling lambat 5 hari kerja sebelum kegiatan
dilaksanakan.
6. Prosedur Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus

Panitia pelaksana kegiatan membuat surat Penyelenggaraan Kegiatan
kepada Kasub. BAKAL untuk mendapatkan izin berkegiatan di luar
lingkungan kampus dan Yayasan LIA. Kasub. BAKAL membuat surat
kepada Waket III untuk dibuatkan surat izin berkegiatan di luar kampus
dari Ketua STBA LIA Jakarta. Setelah mengadakan dialog dengan Panitia,
Waket III membuat surat permohonan izin berkegiatan diluar kampus
kepada Ketua STBA LIA Jakarta. Kemudian Ketua STBA LIA Jakarta
memberi persetujuan/pelarangan berdasarkan masukan dari Waket III.
Ketua STBA LIA Jakarta mendisposisikan surat izin kepada Sekretaris
Pimpinan yang salinannya ditujukan kepada Waket III, BPHM, dan Setum
Yayasan LIA. Sekretaris meneruskan surat izin kepada Kasub. BAKAL
untuk diteruskan kepada Panitia.
Panitia BAKAL WAKET III KETUA Sekretaris

STBA
47
Lampiran II
PERHITUNGAN DAN ALUR PELAKSANAAN

SATUAN KREDIT PARTISIPASI (SKP)
1. Tabel Perhitungan SKP
Kegiatan Wajib Institusi

Partisipasi Bobot Dasar
No Kegiatan dan/prestasi SKP Penilaian
1 POSTBA/briefing* Peserta 25 Sertifikat
Shinyuusei Kangekai/ English
2 Department Gathering Peserta 25 Sertifikat
*khusus mahasiswa regular sore/ berhalangan
Kegiatan Pilihan:
Bidang Organisasi dan Kepemimpinan
Bobot Dasar
No Kegiatan Tingkat Jabatan SKP Penilaian
Pengurus
1 Organisasi UKM Ketua 50 Sert./SK/ST
Wakil Ketua 40 Sert./SK/ST
Sekertaris 40 Sert./SK/ST
Bendahara 40 Sert./SK/ST
Pengurus inti 0 Sert./SK/ST
HMJ Ketua 50 Sert./SK/ST
48
Bobot Dasar
Pengurus inti
*merupakan juga
Penanggungjawab
kegiatan 35 Sert./SK/ST
BEM Ketua 60 Sert./SK/ST
Pengurus inti 40 Sert./SK/ST
Sert./SK/Kartu
Regional Ketua 60 anggota
Sert./SK/Kartu
Wakil Ketua 50 anggota
Sert./SK/Kartu
Sekertaris 50 anggota
Sert./SK/Kartu
Bendahara 50 anggota
Sert./SK/Kartu
Pengurus inti 45 anggota
Anggota Pengurus 40 Kartu anggota

Sert./SK/Kartu
Nasional Ketua 70 anggota
Sert./SK/Kartu
Sert./SK/Kartu
Sert./SK/Kartu
Sert./SK/Kartu
Sert./SK/Kartu
Internasional Ketua 100 anggota
Sert./SK/Kartu
Sert./SK/Kartu
49
Bobot Dasar
Sert./SK/Kartu
Sert./SK/Kartu
Anggota aktif
organisasi UKM 5 Kartu anggota
HMJ 3 Kartu anggota
Regional 20 Kartu anggota
Nasional 30 Kartu anggota
Internasional 40 Kartu anggota
Mengikuti
2 Pelatihan Dasar 25 Sert./SK/ST
Kepemimpinan Menengah 30 Sert./SK/ST
Lanjut 40 Sert./SK/ST
Panitia dalam
kegiatan
3 kemahasiswaan UKM 15 Sert./SK/ST
Ketua
pelaksana:
15; BPH:
12;
Kordinator
divisi: 10;
anggota
divisi: 8
HMJ 20 Sert./SK/ST
Ketua
pelaksana:
20; BPH:
17;
Kordinator
divisi : 15;
anggota
divisi: 10
BEM 25 Sert./SK/ST
50
Bobot Dasar
Ketua
pelaksana:
25; BPH:
22;
Kordinator
divisi : 20;
anggota
divisi: 15
STBA LIA 30 Sert./SK/ST
Regional 35 Sert./SK/ST
Nasional 40 Sert./SK/ST
Internasional 45 Sert./SK/ST
Mencalonkan
4 diri sebagai UKM 15 Sert./SK/ST
Ketua
Organisasi
Mahasiswa HMJ 20 Sert./SK/ST
BEM 25 Sert./SK/ST
Berpartisipasi
5 dalam PEMIRA UKM 3 Presensi
HMJ 3 Presensi
BEM 3 Presensi
Kegiatan Pilihan: Bidang Penalaran dan

Keilmuan
Bobot Dasar
No Kegiatan Tingkat Partisipasi SKP Penilaian
dan/ Prestasi
1 Memperoleh prestasi dalam Internasional Juara I 150 Sertifikat
Lomba Karya Tulis Ilmiah/ Juara II 140 Sertifikat
Lingkungan Hidup/Kreativitas/ Juara III 130 Sertifikat

Inovatif/Pemikiran Kritis/ Finalis 100 Sertifikat
51
Bobot Dasar
dan/ Prestasi
Populer/Enterpreneurship/ Peserta Terpilih 75 Sertifikat

Business Plan Nasional Juara I 100 Sertifikat
Juara II 90 Sertifikat
Juara III 80 Sertifikat
Finalis 70 Sertifikat
Peserta Terpilih 60 Sertifikat
Regional Juara I 75 Sertifikat

STBA LIA Juara I 50 Sertifikat

Program
Studi/ Juara I 40 Sertifikat
Jurusan Juara II 35 Sertifikat
Surat &
bukti
2 Mengikuti Kegiatan Internasional 50 pendaftaran
Surat &
bukti
Lomba Ilmiah Nasional 40 pendaftaran
52
Bobot Dasar
dan/ Prestasi
Surat &
bukti
Regional 30 pendaftaran
Surat &
bukti
STBA LIA 10 pendaftaran
Surat &
Program bukti
Studi/ 5 pendaftaran
Jurusan
3 Mengikuti kegiatan/forum Internasional Pembicara 100 Sert./SK/ST
ilmiah (seminar, lokakarya, Moderator 50 Sert./SK/ST
workshop, pameran) Peserta 30 Sert./SK/ST
Nasional Pembicara 75 Sert./SK/ST
Moderator 35 Sert./SK/ST
Peserta 20 Sert./SK/ST
Regional Pembicara 50 Sert./SK/ST
STBA LIA Pembicara 35 Sert./SK/ST
Program
Studi/ Pembicara 20 Sert./SK/ST
Jurusan Moderator 15 Sert./SK/ST
4 Menghasilkan temuan 150 Sert./paten

inovasi yang dipatenkan
Fotokopi
5 Menghasilkan karya ilmiah Internasional Ketua 150 karya
Fotokopi
yang dipublikasikan dalam Anggota 75 karya
53
Bobot Dasar
dan/ Prestasi
Fotokopi
majalah ilmiah Nasional- Ketua 100 karya
Fotokopi
Akreditasi Anggota 50 karya
Fotokopi
Tidak Ketua 50 karya
Fotokopi
terakreditasi Anggota 25 karya
Fotokopi
6 Menghasilkan karya populer Internasional 75 karya
Fotokopi
yang diterbitkan di surat Nasional 50 karya
Fotokopi
kabar/majalah/media on-line/ Regional 40 karya
Fotokopi
mading STBA LIA 30 karya
7 Menghasilkan karya yang Ketua 40 SK/ST
didanai oleh pemerintah/ Anggota 20 SK/ST
pihak lain
8 Mengikuti kuliah dosen 5 Daftar hadir
Tamu
9 Terlibat dalam penelitian 10 SK/ST
pihak lain
10 MAWAPRES Nasional Juara I 100 Sert./SK/ST
(Mahasiswa berprestasi) Juara II 90 Sert./SK/ST
Juara III 80 Sert./SK/ST
Finalis 70 Sert./SK/ST
Peserta Terpilih 60 Sert./SK/ST
Kopertis Juara I 75 Sert./SK/ST
Juara II 65 Sert./SK/ST
54
Bobot Dasar
dan/ Prestasi
STBA LIA Juara I 50 Sert./SK/ST
Kegiatan Pilihan: Bidang Minat dan Bakat

Dasar
No Kegiatan Tingkat Partisipasi Bobot Penilaian
dan/ Prestasi SKP
Memperoleh prestasi
1 dalam Internasional Juara I 150 Sert./SK/ST
kegiatan Minat dan Bakat Juara II 140 Sert./SK/ST
(Olah raga, Seni dan Juara III 130 Sert./SK/ST
Kerohanian) Finalis 100 Sert./SK/ST
Peserta
Terpilih
75 Sert./SK/ST
Nasional Juara I 100 Sert./SK/ST
Peserta Sert./SK/ST
Terpilih 60
Regional Juara I 75 Sert./SK/ST
55
Dasar
dan/ Prestasi SKP
Peserta
Terpilih 40 Sert./SK/ST
STBA LIA Juara I 50 Sert./SK/ST
Peserta
Program
studi/ Juara I 40 Sert./SK/ST
Jurusan Juara II 35 Sert./SK/ST
Peserta
2 Mengikuti kegiatan Minat Internasional Delegasi 100 Sert./SK/ST
Bakat (Olah raga, Seni dan Peserta 40 Sert./SK/ST
Kerohanian) Nasional Delegasi 80 Sert./SK/ST
Regional Delegasi 60 Sert./SK/ST
STBA LIA Delegasi 40 Sert./SK/ST
Menjadi
3 Pelatih/Pembimbing Nasional 50 Sert./SK/ST
kegiatan Minat dan Bakat/ STBA LIA 40 Sert./SK/ST
56
Dasar
dan/ Prestasi SKP
Program
Mahasiswa pendamping studi/ 30 Sert./SK/ST
bagi mahasiswa asing Jurusan
Lainnya 20 Sert./SK/ST
Sert./Daftar
4 Melaksanakan latihan 25 hadir
gabungan
Sert./Daftar
hadir (*75%
5 Melaksanakan aktivitas 25 kehadiran)
rutin berkaitan dengan

kegiatan minat dan bakat
yg diselenggarakan
UKM/HMJ
Menjadi mitra tanding

pada kegiatan minat dan
6 bakat 25 Sertifikat
Pimpinan Hasil
7 Menghasilkan karya seni produksi/ 50 karya/Sert
(*Kec. kegiatan
(konser, pameran seni, yg termasuk
puisi, Sutradara dlm
kegiatan rutin
fotografi, teater, UKM & HMJ
pementasan musik) Anggota 30 dan bukan
tugas MK)
8 Mengelola KOPMA Ketua 50 Sert./SK/ST

Wakil Ketua 40
Bendahara 40
Sekertaris 40
57
Prosedur Pelaksanaan SKP

1. Mahasiswa mengunduh, mengisi dan mencetak formulir Kartu Hasil Partisipasi
(KHP) rangkap 3 (tiga) (formulir 01 untuk mahasiswa, formulir 02 untuk
Bagian Administrasi Akademik; formulir 03 untuk Dosen PA) di website
STBA LIA (http://www.stbalia.ac.id).
2. Mahasiswa menandatangani formulir KHP pada semester yang bersangkutan.
3. Mahasiswa meminta validasi kesesuaian antara dokumen pendukung (bukti

fisik) partisipasinya dalam kegiatan kemahasiswaan dengan KHP kepada Kasub.
BAKAL pada akhir semester yang bersangkutan.
a) Apabila terdapat ketidaksesuaian antara data KHP dan dokumen

pendukungnya, maka mahasiswa wajib memperbaiki isian Formulir KHP.
b) Apabila sudah sesuai antara data KHP dengan dokumen pendukungnya,

maka Kasub. BAKAL membubuhkan tanda tangan persetujuan pada
Formulir KHP.
c) Mahasiswa memberikan Formulir KHP 03 yang sudah divalidasi kepada

Dosen PA.
4. Pada semester selanjutnya mahasiswa melaksanakan prosedur mulai nomor 1.
5. Sebelum mendaftar untuk ujian skripsi, ULMKP, atau laporan PKL, mahasiswa
mengambil Formulirulir Transkrip Kegiatan Mahasiswa (TKM) di BAKAL.
6. Mahasiswa mengisikan data perolehan SKP berdasarkan KHP.
7. Mahasiswa mengunduh dan mencetak TKM:
a) Apabila terdapat ketidaksesuaian antara data pada TKM dengan data pada
KHP, mahasiswa wajib melaporkan kepada Kasub. BAKAL dengan
melampirkan bukti fisik.
b) Apabila data pada TKM dengan data pada KHP sudah sesuai, Kasub.
BAKAL membuatkan TKM yang akan ditandatangani oleh Wakil Ketua 3.
58
8. Mahasiswa menerima TKM dan menyerahkan Salinan TKM kepada jurusan

mahasiswa yang bersangkutan untuk dilampirkan sebagai persyaratan ujian
akhir skripsi, ULMKP atau laporan PKL
9. Alur Prosedur Pelaksanaan Sistem Kredit Prestasi
59
3. Contoh Perhitungan SKP
1. Kegiatan wajib institusi

 Postba/briefing : 25
 Shinyuusei Kangekai/English Department Gathering : 25
2. Bidang organisasi dan kepemimpinan

 Anggota HMJJ/HMJI : 3
 Anggota divisi dalam kegiatan HMJ : 10
 Berpartisipasi dalam PEMIRA : 3
3. Bidang penalaran dan keilmuan

 Mengikuti seminar STBA : 15
 Mengikuti seminar jurusan : 5
 Mengikuti seminar dosen tamu : 5
4. Bidang minat dan bakat

 Mengikuti kegiatan minat dan bakat
(misal Retreat, Switer, RATU) : 10
5. Bidang pengabdian kepada masyarakat

 Mengikuti pelaksanaan Baksos jurusan : 10
 Upacara bendera : 10
 Berpartisipasi dalam kegiatan wisuda : 10
___________ +
131 SKP
60
4. Contoh Kartu Hasil Partisipasi (KHP)
61
5. Contoh Transkrip Kegiatan Mahasiswa
62
Lampiran III
CONTOH SURAT PERMOHONAN
Jakarta, ______________20__
No. :
Hal :
Lamp. :
Kepada
Yth. Ibu/Bapak_________
Waket III STBA LIA Jakarta
di tempat
Dengan hormat,
(Tuliskan latar belakang, maksud pengajuan surat, dan isi kegiatan yang akan
diselenggarakan.
Ucapan terima kasih atas kerja sama dan perhatian Ibu/Bapak yang dituju.)
Hormat kami, Menyetujui,

Ketua Panitia/BEM/UKM/HMJ Ketua BEM/UKM/HMJ13
Ttd Ttd
Nama jelas Nama jelas
NPM NPM
Mengetahui
Dosen Pembina/Kepala Jurusan/Kasub. BAKAL14
Ttd
Nama Jelas
NIK
13Disesuaikan dengan status kepanitiaan, berada di bawah pengawasan BEM/UKM/ HMJ

14Disesuaikan dengan status kepanitiaan, berada di bawah pembinaan dosen Pembina/Jurusan/
Bagian Kemahasiswaan
63
Lampiran IV
CONTOH SISTEMATIKA PROPOSAL
HALAMAN JUDUL (Lihat contoh di hal…)

DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN
Penjelasan singkat tentang Latar Belakang, Tujuan dan Hasil kegiatan
I. DESKRIPSI KEGIATAN
Paparan kegiatan kemahasiswaan sejenis yang telah dilaksanakan,
rencana yang akan dilaksanakan, sasaran, peserta, tempat dan waktu
susunan kepanitian, serta susunan acara.
II. RENCANA PEMBIAYAAN

Uraian rencana pendanaan per komponen dan jenis belanjanya (bahan,
ransportasi, konsumsi, honorarium dari nara sumber (bila diperlukan)
dan lain-lain)
HALAMAN PENGESAHAN
64
HALAMAN JUDUL PROPOSAL
KOP/LOGO ORGANISASI/PANITIA
SEKOLAH TINGGI BAHASA ASING LIA JAKARTA
JUDUL KEGIATAN
Nama Ketua Panitia

NPM
JAKARTA, 20__
65
Lampiran V
CONTOH FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN
Penjelasan tentang Latar Belakang, Tujuan Kegiatan, dan Hasil
Kegiatan
II. PELAKSANAAN KEGIATAN

Penjelasan singkat tentang hal-hal yang berkaitan dengan waktu dan
tempat pelaksanaan jadwal kegiatan strategi pelaksanaan komponen
yang terlibat (Narasumber, peserta, dan panitia)
III. REALISASI BIAYA
LAMPIRAN
Berisi tentang pernyataan dukungan/kehadiran pihak terkait/foto kegiatan,
dll.15
15 Disesuaikan dengan sifat dan bentuk kegiatan
66
Lampiran VI
PROSEDUR PENGAJUAN PERMOHONAN BEASISWA
1. Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa Peningkatan Prestasi

Akademik (PPA) dan Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM)
KEPALA MAHASISWA
BAKAL MAHASISWA
JURUSAN
Rekomendasi Pengajuan Berkas
Pengumuman Permohonan
Calon kepada
Pendaftaran Beasiswa kepada
Penerima Tim Seleksi
Kepala Jurusan
Beasiswa
TIM SELEKSI
BAKEP Seleksi dan validasi

Kopertis
Wilayah III berkas calon
Penerimaan
Pembayaran
MAHASISWA BAKAL KETUA

TIM SELEKSI
Pengumuman Persetujuan hasil

Penerimaan Pengiriman
Penerima seleksi
Beasiswa berkas hasil
Beasiswa validasi
67
Keterangan :
a) BAKAL mengumumkan pembukaan pendaftaran permohonan beasiswa BBM

dan PPA dengan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon
pendaftar, di antaranya: mahasiswa hanya diperkenankan mengajukan
permohonan untuk salah satu dari kedua beasiswa tersebut;
b) Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa BBM/PPA kepada Tim Seleksi
yang anggotanya ditunjuk melalui Surat Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta;
c) Mahasiswa menyerahkan berkas persyaratan beasiswa dan kelengkapannya
kepada Tim Seleksi untuk divalidasi dan diseleksi;
d) Tim Seleksi Penerima Beasiswa memvalidasi dan menyeleksi berkas calon,
menetapkan penerima beasiswa dan mengusulkan nama mahasiswa penerima
beasiswa kepada Kopertis Wilayah III
e) Tim Seleksi menyerahkan berkas hasil seleksi dan validasi kepada Ketua STBA
LIA Jakarta untuk mendapatkan persetujuan;
f) BAKAL mengumumkan hasil seleksi penerimaan beasiswa yang sudah
disetujui oleh Kopertis Wilayah III;
g) Mahasiswa memproses pencairan uang beasiswa yang mereka terima langsung
di rekening masing-masing;
h) Mahasiswa membayarkan biaya kuliah kepada BAKEP STBA LIA menggunakan
uang beasiswa yang mereka terima.
68
2. Prosedur Pengajuan Program Beasiswa Unggulan (PBU)
LULUSAN CALON CALON CALON

SMA/SMK MAHASISWA MAHASISWA MAHASISWA
menerima
mengajukan mendaftar ke surat tanda mengikuti tes
berkas calon STBA LIA lulus seleksi
mahasiswa administrasi di STBA LIA
dari STBA LIA
TIM SELEKSI
MAHASISWA
mengikuti PBU STBA LIA
peruliahan di
STBA LIA mengolah Hasil
Tes
TIM SELEKSI BKLN TIM SELEKSI

BPHM
PBU STBA LIA
TIM SELEKSI PBU STBA LIA
menginformasi
PBU BKLN Mengirim hasil
kan mengirim surat
kelengkapan tes ke
kelulusan menvalidasi
berkas Kemdiknas
berkas dan
mengeluarkan
SK Kelulusan
69
Keterangan:
a) Calon peserta mendaftar ke STBA LIA Jakarta dengan melengkapi berkas

persyaratan yang telah di tetapkan oleh Sekretariat Beasiswa Unggulan.
Sebelumnya STBA LIA memberikan informasi Program Beasiswa Unggulan
(PBU) ke SMU-SMU pada bulan Januari - Juli.
b) Calon peserta yang telah melengkapi berkas pendaftaran (lulus administrasi)
menjalani seleksi dan tes di STBA LIA pada waktu yang telah ditentukan.
c) Tim Seleksi PBU STBA LIA mengolah hasil tes calon peserta dan mengusulkan
nama-nama calon peserta yang lulus seleksi berkas ke Sekretariat Beasiswa
Unggulan BKLN Kemdiknas.
d) Tim Beasiswa Unggulan BKLN Kemdiknas memvalidasi peserta yang lolos
seleksi dan mengeluarkan SK Kelulusan calon mahasiswa untuk diteruskan ke
STBA LIA
e) Tim Seleksi PBU STBA menginformasikan kelulusan kepada Penerima
Beasiswa Unggulan melalui BPHM.
f) Peserta yang lolos seleksi mengikuti proses perkuliahan di STBA LIA.
70
Lampiran VII
PETUNJUK TEKNIS TENTANG PEKAN ORIENTASI

MAHASISWA BARU (POSTBA), SHINYUUSEI KANGEKAI (SNK)
DANan English Department Gathering (EDG)
71
72
PETUNJUK TEKNIS
TENTANG
PEKAN ORIENTASI MAHASISWA BARU (POSTBA),
SHINYUUSEI KANGEKAI (SNK)
DAN
ENGLISH DEPARTMENT GATHERING (EDG)
DI STBA LIA JAKARTA
Oleh:
Tim Penyusun
JAKARTA 2012
73
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
a. Kesiapan mahasiswa baru pada saat memasuki kehidupan di kampus STBA LIA Jakarta, masih
perlu dimantapkan. Hal ini tampak dari realitas yang terjadi bahwa masih banyak mahasiswa
yang belum mampu menunjukkan kualitasnya secara optimal dalam proses belajar;
b. Melalui POSTBA, maka mahasiswa baru dapat mengenal lebih jauh hal-hal penting yang
berkaitan dengan proses belajar- mengajar (PBM) di STBA LIA Jakarta dan siap untuk
melaksanakan proses perkuliahan;
c. Melalui SNK dan EDG, mahasiswa baru dapat mengenal keberadaan Himpunan Mahasiswa
Jurusan bahasa Inggris (HMJI) /bahasa Jepang (HMJJ) dan kegiatannya, serta menjadi bagian
dari himpunan mahasiswa tersebut;
d. POSTBA, SNK dan EDG pada hakekatnya bukanlah pembekalan yang mengandung nilai-nilai
pemaksaan, oleh karena itu tidak dibenarkan dilaksanakan dengan tindakan kekerasan atau
“Perpeloncoan” baik terhadap fisik maupun mental kepada mahasiswa baru;
e. Pelaksanaan POSTBA, SNK dan EDG haruslah dilandasi dengan semangat persahabatan,
persaudaraan dan kebersamaan;
f. Bahwa selama ini belum ada Petunjuk Teknis tentang POSTBA, SNK dan EDG yang disahkan
oleh Ketua STBA LIA Jakarta.
2. Maksud dan Tujuan
Petunjuk Teknis ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi seluruh civitas akademika di dalam upaya
penyelenggaraan POSTBA, SNK dan EDG dengan tujuan agar pelaksanaan pengenalan PBM dan
kehidupan kampus dapat berjalan dengan tertib, aman, dan lancar, serta mencapai sasaran yang
ditetapkan.
3. Dasar Hukum
a. Peraturan Pemerintah Nomor : 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.

b. Undang-undang Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
c. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional Nomor:
38/Dikti/Kep/2000 tentang Pengaturan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru di Perguruan
Tinggi.
d. Panduan Umum Pengenalan Kampus bagi Mahasiswa Baru yang diterbitkan Dirjen Dikti Tahun
2003.
e. Surat edaran Dirjen Dikti Nomor: 1016/E/T/2011 tanggal 15 Juli 2011 perihal Masa Orientasi
Mahasiswa Baru.
f. Buku Panduan Akademik STBA LIA Jakarta Tahun 2012.
g. Buku Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik
74
BAB II
LANDASAN, TUJUAN DAN SASARAN
1. Landasan
a. Idiil dan Konstitusional

Pelaksanaan POSTBA, SNK dan EDG berdasarkan landasan Idiil Pancasila dan Undang-undang
Dasar 1945 dengan pengamalan butir-butir nilai yang terkandung di dalamnya. Khususnya dalam
POSTBA mulai ditanamkan nilai-nilai perjuangan melalui pembekalan awal untuk meyakinkan dan
menanamkan kebenaran falsafah Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945.
b. Operasional
Panduan Umum Pengenalan Kampus bagi Mahasiswa Baru dari Dikti Depdiknas dan Petunjuk Teknis
tentang POSTBA, SNK dan EDG di lingkungan STBA LIA Jakarta merupakan landasan operasional
bagi penyelenggaraan POSTBA, SNK dan EDG di STBA LIA Jakarta.
2. Tujuan
Kegiatan POSTBA, SNK dan EDG di lingkungan STBA LIA Jakarta adalah pemberian pembekalan awal
kepada mahasiswa baru tentang kehidupan kampus, baik yang bersifat akademis maupun nonakademis,
prosedur, kode etik dan kebiasaan-kebiasaan yang berlaku, dan mengandung tujuan antara lain :
a. Menanamkan pengertian dan pemahaman tentang sistem pendidikan di lingkungan STBA LIA
Jakarta sesuai dengan Visi, dan Misi STBA LIA Jakarta;
b. Menumbuhkan dan mengembangkan sikap disiplin dan jiwa juang untuk menghadapi kehidupan
di dalam kampus maupun di masyarakat luas;
c. Membentuk kepribadian mahasiswa yang dapat menghargai harkat, martabat, hak asasi
manusia, perikemanusiaan dan toleransi.
3. Sasaran
Sesuai dengan tujuan kegiatan ini, maka sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
a. Mahasiswa baru yang mampu mengenal proses belajar mengajar (PBM) di perguruan tinggi,
mengenal mata kuliah yang harus ditempuh masing-masing jurusan dan program studi serta
pola kehidupan kampus di STBA LIA Jakarta yang berlaku;
b. Mahasiswa baru yang mampu memahami dan mengamalkan hak dan kewajibannya sebagai
mahasiswa, mengetahui tujuan dan sasaran pendidikan, aturan-aturan dan ketentuan yang
berkaitan dengan proses belajar mengajar, serta memilih dan menentukan penyaluran bakat,
hobi, minat melalui kegiatan ekstrakurikuler.
75
BAB III
PENGORGANISASIAN
1. POSTBA
a. Pihak-pihak yang terlibat:

1) Peserta
a) Pengertian:
Peserta POSTBA adalah mahasiswa yang terdaftar pada jurusan dan program studi yang
terdapat di STBA LIA Jakarta pada awal suatu tahun akademik, dan mahasiswa yang masih
aktif yang belum mengikuti POSTBA di tahun pada saat yang bersangkutan pertama kali
mendaftar.
b) Kewajiban peserta
(a) Mengikuti seluruh rangkaian kegiatan POSTBA;
(b) Mengikuti instruksi panitia POSTBA;
(c) Berperilaku sesuai dengan tata tertib kampus kode etik akademik dan norma yang
berlaku dalam tata kehidupan kampus STBA LIA Jakarta.
c) Hak peserta
(a) Mendapatkan informasi yang jelas mengenai jurusan dan program studi yang
bersangkutan;
(b) Mendapatkan perlakuan yang baik dari panitia selama kegiatan berlangsung, yang
tidak bertentangan dengan hak asasi manusia;
(c) Melaporkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada saat pelaksanaan
kegiatan kepada Kasub. BAKAL yang mengacu pada buku Tata Tertib Kampus dan
Etika Akademik Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Jakarta;
(d) Memperoleh sertifikat POSTBA untuk mendapatkan 25 Satuan Kredit Partisipasi (SKP).
2) Panitia
Pembentukan panitia POSTBA maupun komposisinya diserahkan kepada BEM STBA LIA
Jakarta yang aktif menjabat pada tahun berjalan dan disahkan oleh SK Ketua STBA LIA
Jakarta.
Panitia POSTBA berkewajiban:
(a) Memperkenalkan kampus STBA LIA Jakarta beserta tata aturannya kepada peserta;
(b) Menumbuhkan jiwa kritis dan intelektualitas pada peserta;
(c) Menyusun konsep acara sesuai dengan hasil Rapat Koordinasi antara Panitia dengan
Pimpinan, Kepala Jurusan, dan Kepala Bagian STBA LIA Jakarta;
(d) Bertanggung jawab penuh atas keberlangsungan seluruh kegiatan POSTBA;
(e) Berkoordinasi dengan Kasub. BAKAL dan pihak institusi;
(f) Menaati peraturan yang berlaku di lingkungan STBA LIA Jakarta terkait pelaksanaan
POSTBA;
(g) Mensosialisasikan aturan yang ada di STBA LIA Jakarta terkait pelaksanaan POSTBA
kepada peserta;
(h) Menjalankan rangkaian acara yang dibuat oleh panitia POSTBA dengan mengaju pada
point c, serta tidak melanggar Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik Sekolah Tinggi
Bahasa Asing LIA Jakarta;
76
(i) Membuat aturan pelaksanan teknis POSTBA dengan mengacu pada Tata Tertib
Kampus dan Etika Akademik Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Jakarta;
(j) Menyediakan sertifikat POSTBA bagi para peserta aktif POSTBA;
(k) Menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan selambat-lambatnya 2 (dua)
minggu setelah pelaksanaan acara.
b. Sistem dan Metode Penyampaian

Metode penyampaian dilaksanakan dengan cara diskusi interaktif, demonstrasi/peragaan,
orientasi lapangan, pemutaran film dan lain-lain.
Untuk pembekalan awal yang berhubungan dengan kebiasaan-kebiasaan kampus dan mental
idiologis hanya diberikan secukupnya, karena hal-hal yang berkaitan dengan materi tersebut
akan diberikan sebagai mata kuliah dan akan didapat dalam kehidupan sehari-hari di dalam
kampus.
c. Konsep Acara
Seluruh rangkaian acara POSTBA harus selalu mengacu pada kesepakatan Rapat Koordinasi.
Kegiatan-kegiatan yang harus ada:
(a) Memperkenalkan jurusan dan program studi
(b) Memperkenalkan fasilitas sarana dan prasarana kampus
(c) Memperkenalkan Organisasi Kemahasiswaan yang terdiri atas BEM, HMJ dan UKM
beserta kegiatannya
(d) Memberikan motivasi dalam menjalani kegiatan belajar
(e) Memberikan motivasi mahasiswa dalam kegiatan kemahasiswaan
(f) Memberikan pemahaman mengenai peran strategis mahasiswa
2. SHINYUUSEI KANGEKAI (SNK) DAN ENGLISH DEPARTMENT GATHERING (EDG)
a. Pihak-pihak yang terlibat

1) Peserta
a) Pengertian:
Peserta SNK atau EDG adalah mahasiswa yang terdaftar pada masing-masing jurusan dan
program studi yang terdapat di STBA LIA Jakarta pada awal suatu tahun akademik, dan
mahasiswa yang masih aktif yang belum mengikuti SNK atau EDG di tahun pada saat yang
bersangkutan pertama kali mendaftar.
b) Kewajiban peserta
(a) Mengikuti seluruh rangkaian kegiatan SNK atau EDG;
(b) Mengikuti instruksi panitia SNK atau EDG;
(c) Berperilaku sesuai dengan tata tertib kampus dan kode etik akademik, serta norma sosial
yang berlaku dalam kehidupan bermasyarakat.
c) Hak peserta
(a) Mendapatkan informasi yang jelas mengenai himpunan mahasiswa jurusan yang
bersangkutan;
(b) Mendapatkan perlakuan yang baik dari panitia selama kegiatan berlangsung yang tidak
bertentangan dengan hak asasi manusia;
77
(c) Melaporkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan

kepada Pembimbing Akademik (PA), Sekertaris Jurusan (Sekjur) dan/atau Kepala Jurusan
(Kajur) yang mengacu pada buku Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik Sekolah Tinggi
Bahasa Asing LIA Jakarta;
(d) Memperoleh sertifikat SNK atau EDG untuk mendapatkan 25 SKP.
2) Panitia
Pembentukan panitia SNK atau EDG maupun komposisinya diserahkan kepada pengurus HMJI /
HMJJ yang aktif menjabat pada tahun berjalan dengan persetujuan Kajur dan Waket III.
Panitia SNK atau EDG berkewajiban:
(a) Memperkenalkan himpunan mahasiswa jurusan beserta tata aturannya kepada
peserta;
(b) Menumbuhkan jiwa kritis dan intelektualitas pada peserta;
(c) Menyusun konsep acara sesuai dengan persetujuan Kajur dan Wakil Ketua III;
(d) Bertanggung jawab penuh atas keberlangsungan seluruh kegiatan SNK atau EDG;
(e) Berkoordinasi dengan dosen jurusan yang ditugaskan oleh Kajur untuk menjadi
penasehat/pembina dan pihak institusi;
(f) Menaati peraturan yang berlaku di STBA LIA Jakarta;
(g) Menjalankan rangkaian acara yang dibuat oleh panitia SNK atau EDG dengan
mengaju pada point c serta tidak melanggar Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik
Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Jakarta;
(h) Membuat aturan pelaksanan teknis SNK atau EDG dengan mengacu pada Tata
Tertib Kampus dan Etika Akademik Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Jakarta;
(i) Menyediakan sertifikat SNK atau EDG bagi para peserta aktif SNK atau EDG;
(j) Menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan selambat-lambatnya 2 (dua)
minggu setelah pelaksanaan acara
b. Sistem dan Metode Penyampaian

Metode penyampaian dilaksanakan secara diskusi interaktif, pertunjukan bakat, pelatihan
kerjasama kelompok dan permainan.
c. Konsep Acara
Seluruh rangkaian acara SNK atau EDG harus selalu mengacu pada hasil persetujuan dengan
Kajur dan Waket III.
Kegiatan-kegiatan yang harus ada:
1. Memperkenalkan jurusan dan program studi
2. Memperkenalkan budaya bangsa dari bahasa yang dipelajari
3. Memperkenalkan visi, misi dan kegiatan HMJ
4. Mengadakan acara sharing session (berbagi pengalaman) dengan alumni
5. Mengadakan diskusi interaktif dengan dosen jurusan mengenai masalah akademis
6. Melaksanakan pelatihan kerjasama kelompok melalui permainan
78
BAB IV
TATA TERTIB
1. Arahan Umum
Selama berlangsungnya POSTBA, SNK dan EDG, peserta dan panitia DILARANG melakukan:
 tindakan kekerasan antara mahasiswa senior terhadap yunior,
 pemerasan, pemalakan, pelecehan, penganiayaan atau perkelahian
 tindakan yang melanggar hukum, norma sosial dan SARA.
Untuk mengantisipasi hal-hal tersebut maka, mahasiswa baru diwajibkan untuk:

a) Datang tepat waktu dan mengikuti semua kegiatan sesuai jadwal yang ditentukan;
b) Tidak membawa senjata tajam dalam bentuk apa pun;
c) Tidak membawa dan menggunakan minuman keras, narkotika dan obat-obat terlarang lainnya;
d) Tidak membawa perhiasan yang berlebih-lebihan;
e) Tidak membawa mobil pribadi;
f) Membawa surat keterangan sakit menahun (seperti asma, lemah jantung, maag dan darah
rendah);
g) Membawa surat keterangan dari dokter dan obat-obatan pribadi apabila dalam kondisi sakit.
Sedangkan panitia wajib mematuhi hal-hal berikut ini:

a) Selama pelaksanaan kegiatan, panitia DILARANG KERAS melakukan tindakan mengancam
/mengintimidasi dan melakukan kekerasan baik secara verbal maupun fisik;
b) Pelaksanaan rangkaian acara POSTBA, SNK dan EDG tidak boleh melebihi jadwal yang sudah
disepakati di Rapat Kordinasi kecuali ada ijin dari Wakil Ketua III kepada panitia;
c) Konsep rangkaian kegiatan POSTBA, SNK dan EDG tidak boleh memberatkan panitia maupun
peserta;
d) Panitia maupun peserta dilarang berkata-kata tidak baik (misalnya mengucapkan sumpah
serapah, berbohong, membentak, menggunakan kata-kata kotor dan jorok) dalam bahasa apa
pun;
e) Datang tepat waktu dan mengikuti semua kegiatan sesuai jadwal yang ditentukan;
f) Tidak membawa senjata tajam dalam bentuk apa pun;
g) Tidak membawa dan menggunakan minuman keras, narkotika dan obat-obat terlarang lainnya;
h) Tidak membawa perhiasan yang berlebih-lebihan;
2. Pelanggaran dan Sanksi

1. Ketentuan jenis Pelanggaran yang dilakukan oleh peserta dikembalikan kepada panitia sesuai
dengan kesepakatan antara panitia dengan peserta Rapat Kordinasi.
2. Ketentuan jenis Pelanggaran yang dilakukan oleh panitia akan diberikan sanksi berupa:
a) Pelanggaran Tingkat I , pelanggaran yang dilakukan panitia yang berkenaan dengan tugas
dan wewenang selanjutnya diserahkan kepada dosen penasehat acara/pembina dengan
memberikan peringatan dan teguran.
79
b). Pelanggaran Tingkat II, pelanggaran konsep acara selanjutnya diserahkan kepada Kajur
dengan memberikan peringatan dan teguran.
c) Pelanggaran Tingkat III, pelanggaran berupan tindakan kekerasan yang dapat
membahayakan keselamatan atau bahkan mengancam nyawa, pemerasan, pemalakan,
pelecehan, penganiayaan atau perkelahian, dan tindakan yang melanggar hukum, norma
sosial dan SARA akan mendapatkan teguran langsung dari pimpinan STBA LIA Jakarta
dengan pemberian skorsing akademik dan diserahkan kepada pihak yang
berwajib/Kepolisian.
3.Semua pelanggaran berakibat pada gugurnya hak mahasiswa untuk mendapatkan SKP.
3. Aturan Tambahan
a. Segala sesuatu yang belum ditentukan dalam Ketetapan ini akan diatur dalam peraturan lain.
b. Ketentuan ini berlaku sesuai dengan tanggal yang telah ditetapkan.
BAB V
PENUTUP
Agar tujuan POSTBA, SNK dan EDG bisa tercapai, diharapkan kepada seluruh anggota panitia
pelaksana, para dosen, penasehat acara/pembina dan Civitas Akademika dapat memberikan perhatian
sungguh-sungguh dan memberikan dukungan yang maksimal demi terselenggaranya POSTBA, SNK dan
EDG sebaik mungkin.
Mahasiswa baru diharapkan dapat sepenuhnya mengikuti acara-acara yang dilaksanakan, tidak
merasa tertekan/trauma, dan bisa menjalin kerja sama yang baik.
Demikian Petunjuk Teknis ini dibuat dalam rangka lebih menertibkan pelaksanaan POSTBA,
SNK dan EDG bagi mahasiswa baru sehingga penyimpangan-penyimpangan yang bisa terjadi dapat
dihindari dan secara kualitatif dapat meningkatkan terwujudnya tujuan pendidikan di STBA LIA Jakarta
Hal-hal yang belum termuat dalam Petunjuk Teknis ini dapat diatur dan dikoordinasikan di lapangan antara pihak-
pihak yang terkait dengan sebaik-baiknya
80

Pedoman Kegiatan Mahasiswa 2013-STBA - Final - 1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Kegiatan Mahasiswa 2013-STBA - Final - 1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEDOMAN

Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA

Prof. Dr.Ida Sundari Husen (editor)

KATA PENGANTAR .......................................................................................5

Surat Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta no. 008.SK/K/III/2012 per

Selain penyempurnaan prosedur pelaksanaan kegiatan mahasiswa, buku

Kami berharap dengan adanya buku ini, mahasiswa dapat melaksanakan

Jakarta, 4 Maret 2013

II. Kegiatan Kemahasiswaan

III. Kegiatan Ekstrakurikuler

1. Penalaran dan Keilmuan

2. Minat dan Bakat

II. Landasan Hukum

III.Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan

c) Menjunjung tinggi dan menghormati norma, nilai-nilai, dan aturan yang

III.2. Kode Etik Kegiatan Kemahasiswaan

a) Tidak bertentangan dengan kode etik STBA LIA Jakarta;

IV. Persyaratan Organisasi Mahasiswa

V. Persyaratan Kegiatan Kemahasiswaan

4. Tidak bersifat destruktif, anarkis, dan/atau provokatif;

VI.Tata tertib Organisasi Mahasiswa

VII. Tata tertib Kampus dan Perkuliahan

VIII. Pembina Organisasi Mahasiswa

IX. Fasilitas Mahasiswa

system, dan lain-lain1. Demi ketertiban administrasi, para peminjam diharuskan

X. Struktur Organisasi Mahasiswa

HMJ UKM UKM UKM

Garis komando dan koordinasi

Warna merah: Belum dibentuk

XI. Unsur Organisasi mahasiswa

2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)

3. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)

4. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

XII. Tugas dan Kewajiban Pengurus Organisasi

j) Mensahkan pembentukan, pembekuan, dan pembubaran UKM. Karena

2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM )

3. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)

XIII. Persyaratan Ketua dan Pengurus Organisasi

2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM )6

3. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

4. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)7

Sistem kredit partisipasi adalah sistem untuk menyatakan pengakuan atas

b. Satuan Kredit Partisipasi

c. Tujuan Sistem Kredit Partisipasi

Tujuan penerapan Sistem Kredit Partisipasi di STBA LIA Jakarta untuk:

d. Karakteristik Sistem Kredit Partisipasi

a) Setiap kegiatan kemahasiswaan memiliki SKP yang berlainan tergantung

e. Kedudukan dan Distribusi Nilai Kegiatan

b) Distribusi Nilai Kegiatan SKP

a) Mahasiswa STBA LIA Jakarta program S1 regular pagi sejak semester

b) Mahasiswa STBA LIA Jakarta program S1 regular sore sejak semester

II. Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi

a. Semester Gasal (I, III, V, VII): Bulan September – Februari

2. Bidang Kegiatan Penalaran dan Keilmuan

b) Penilaian berdasarkan prestasi dalam Kegiatan Kreativitas dan Inovasi

3. Bidang Kegiatan Minat dan Bakat

4. Bidang Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat

2. Kriteria predikat pada TKM D3 sebagai berikut:

VI. Bukti-bukti Kegiatan Kemahasiswaan

VII. Kehadiran Mahasiswa Dalam Kegiatan Kemahasiswaan

VIII. Prosedur Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi

JUKNIS JUKNIS JUKNIS