BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori - Teori Umum

2.1.1 SAP

SAP didirikan di Waldorf, Jerman, pada tahun 1972 oleh lima mantan

insinyur IBM. SAP merupakan akronim dari Sistem, Anwendungen, Produkte in

der Datenverarbeitung (Sistem, Aplikasi, Produk di Data Processing). Berkantor

pusat di Waldorf, Jerman, SAP mempekerjakan 29.000 orang di lebih dari 50

negara. Para pendiri asli telah begitu sukses menggunakan SAP, sehingga

tumbuh menjadi pemain global seperti yang telah ditunjukkan SAP AG, menjadi

perusahaan terbesar ketiga pemasok perangkat lunak independen di dunia,

dengan lebih dari 19.300 pelanggan, 10 juta pengguna dan 60.100 instalasi,

termasuk lebih dari setengah dari top dunia 500 perusahaan. SAP memiliki

pendapatan € 7400000000 dan laba bersih sebesar € 509 juta tahun tahun 2002

[SAP Annual Report 2002] ( (Baloğlu, 2003, hal. 8-9).

SAP adalah perusahaan software terbesar yang ada di eropa berasal dari

walldorf, Germany. Dan juga sebuah pemimpin pasar dalam perangkat lunak dan

aplikasi internet (Anonim, SAP AC010 Business Processes in Financial

Accounting, 2006, hal. 449).

2.1.2 Enterprise Resource Planning (ERP)

Entreprise Resource Planning adalah sebuah aplikasi bisnis untuk

melaksanakan fungsi-fungsi bisnis paling umum, termasuk pengendalian

8
 9

persediaan, buku besar akuntansi, utang, piutang, perencanaan kebutuhan

material, manajemen order, dan sumber daya manusia (Brown, 2009, hal. 211).

Entreprise Resource Planning adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang

digerakkan oleh functionsoftwaresuite terintegrasi yang mendukung proses bisnis

dasar internal perusahaan (O'Brien, 2006, hal. 320).

2.1.3 SAP Business One

SAP Business One adalah sebuah aplikasi yang mudah digunakan dalam

solusi manajemen dan operasional bisnis yang ukuran bisnisnya dari ukuran

sepuluh sampai beberapa ratus karyawan. Solusi yang sederhana namun kuat,

yang memungkinkan pandangan langsung dan lengkap dari kedua operasi bisnis

dan aktivitas pelanggan (Anonim, SAP01 Fundamental, 2006, hal. 1-27).

2.1.4 Pengertian Proses Bisnis

Proses bisnis adalah tindakan yang dilakukan oleh bisnis untuk

memperoleh, memproduksi, dan menjual barang dan jasa. Terdapat cycle yang

umumnya terdapat di suatu perusahaan, cycle tersebut yaitu :

• Acquisition , mengacu kepada proses dari membeli barang dan jasa.

• Conversion , mengacu kepada proses mengubah sumber daya yang ada

menjadi barang dan jasa.

• Revenue , mengacu kepada proses menyediakan barang dan jasa kepada

customer.
 1

Dapat disimpulkan bahwa proses bisnis merupakan satu set aktivitas atau

tindakan yang mengubah input, mengubahnya, lalu menghasilkan output berupa

jasa dan barang, dan juga nilai bagi perusahaan, partner bisnis dan atau

customer(Jones & Rama, 2006, hal. 18).

Proses bisnis merupakan aktivitas saling terkait yang menghasilkan jasa

berupa nilai kepada perusahaan, partner bisnis, dan atau kepada customer-nya.

Setiap proses mempunyai input dan output, serta setiap aktivitasnya dapat diukur

(Rainer & Cegielski, 2011, hal. 7).

2.2 Teori – Teori Khusus

2.2.1 Accelerated SAP (ASAP)

Accelerated SAPadalah sebuah standart metodologi untuk menerapkan

dan mengoptimalisasikan software SAP. ASAP juga mendukung dalam

mengimplementasikan SAP. ASAP menyediakan alat untuk membantu dalam

menyelesaikan semua tahapan project, dimulai dari proyek perencanaan sampai

proyek perbaikan sistem SAP (Anonim, SAP AC010 Business Processes in

Financial Accounting, 2006, hal. 433).

ASAP Roadmapmenyediakanmetodologiuntuk melaksanakan

danmengoptimalkansoftware SAP. ASAP Roadmap membagiproses

implementasimenjadi limatahapdan menyajikanproject plans yang rinci(dalam

formatMicrosoft Project). Dokumentasiyang disimpanpada setiap tingkatdari

struktur pohonroadmapberisirekomendasipada pelaksanaanperangkat lunakSAP

danlink kealatmembantu danakselerator (Anonim, AcceleratedSAP, 2000, hal. 8-

9).
 1

Implementasi software SAP mengikuti beberapa fase :

• Project Preparation : pada fase ini direncanakan mengenai

proyek dan meletakkan dasar bagi keberhasilan pelaksanaan. Fase

ini membuat keputusan strategis penting untuk proyek :

 Menentukan tujuan dan sasaran proyek,

 Memperjelas lingkup implementasi,

 Menentukan jadwal proyek, rencana anggaran, dan urutan

pelaksanaan, serta

 Menetapkan organisasi proyek dan komite yang relevan

dan menetapkan sumber daya.

• Business Blueprint : Pada fase ini dibuat dokumen blueprint, yang

merupakan dokumen persyaratan dan kebutuhan perusahaan, serta

menetapkan bagaimana proses bisnis dan struktur organisasi

ditangani dalam perangkat lunak SAP. Dokumen blueprint juga

menyempurnakan tujuan proyek asli serta untuk merevisi proyek

secara keseluruhan sesuai dengan jadwal implementasi.

• Realization : Pada tahap ini, dilakukan konfigurasi persyaratan

yang terdapat dalam business blueprint. Baseline konfigurasi

(major scope) diikuti dengan final configuration (remaining

scope), yang dapat terdiri sampai empat siklus. Fokus utama lain

dari fase ini adalah melakukan integrasi tes dan menyusun

dokumentasi pengguna akhir.

 1

• Final Preparation : Pada fase ini akan diselesaikan aktivitas

testing, end user training, system management dan aktivitas

cutover. Dalam fase ini juga perlu diselesaikan semua masalah

yang masih ada. Pada tahap ini akan dipastikan bahwa semua

prasyarat untuk sistem sudah dipenuhi.

• Go Live &Support : Pada fase ini terjadi pergerakan dari

lingkungan pra-produksi menuju sistem baru yang

diimplementasi. Elemen penting dalam fase ini adalah

mendukung produksi, pemantauan transaksi sistem, dan

mengoptimalkan kinerja sistem secara keseluruhan.

Accelerated SAP methodology adalah suatu cara penerapan yang dapat

dibuktikan, berulang dan telah sukses dalam mengimplementasi banyak proyek

untuk mengimplementasikan solusi-solusi SAP, yang menghubungkan antara

lingkungan industri dan lingkungan customer dari industri itu sendiri (Anonim,

ASAP Implementation Roadmap, 2004, hal. 6).

Gambar 2.1 AcceleratedSAP – provenmethodology (Anonim, 2004, p8)

 1

Menurut (Anonim, ASAP Implementation Roadmap, 2004, hal.

11)Accelerated SAP implementationmethodology, terdiri dari lima fase :

• Project Preparation : selama tahap fase implementasi ini, anggota

tim proyek akan melakukan perencanaan dan persiapan awal dari

proyek implementasi SAP.

• Business Blueprint : tujuan dari dilakukannya fase ini adalah

untuk mendapatkan pemahaman umum mengenai bagaimana

perusahaan dapat menjalankan software SAP untuk mendukung

aktivitas bisnis mereka. Hasil dari fase business blueprint, adalah

dokumentasi detil mengenai kebutuhan-kebutuhan perusahaan

terhadap SAP.

• Realization : tujuan dari fase ini adalah mengimplementasikan

seluruh kebutuhan proses bisnis berdasarkan dari dokumentasi

business blueprint. Metodologi konfigurasi sistem ini memberikan

dua langkah kerja, yaitu baseline (major scope) dan final

configuration (remaining scope).

• Final Preparation : tujuan dari fase ini adalah menyelesaikan

persiapan implementasi akhir (termasuk aktivitas testing, end user

training, system management dan aktivitas cutover) untuk

mengakhiri kesiapan menuju go live. Pada fase final preparation

juga dilakukan pemecahan masalah kembali atas masalah-masalah

kritis yang masih ada. Jika fase ini telah diselesaikan dengan
 dengan menggunakan sistem SAP.

• Go Live &Support : tujuan dari fase ini adalah menjembatani

aktivitas-aktivitas proyek implementasi dan lingkungan awal

produksi menuju aktivitas operasi produksi.

Menurut Arzu Baloğlu (p23-24) Accelerated SAP mereka (ASAP)

dikembangkan untuk metodologi implementasi sebagai peta standar untuk

penyebaran SAP, pada awalnya digunakan untuk implementasi SAP dalam skala

kecil. Namun, pendekatan tersebut terbukti berhasil dalam penyebaran dan

implementasi SAP dalam skala lebih besar. Lima tahap fase implementasi

dengan metodologi ASAP :

• Project Preparation,

• Business Blueprint,

• Realization,

• Final Preparation, dan

• Go Live&Support.

Accelerated SAP (ASAP) adalah penerapan yang dibangun secara

spesifik oleh SAP untuk membantu pengguna SAP dalam mengimplementasi

software SAP secara cepat dan seefisien mungkin. ASAP menyediakan konten,

cara dan pengalaman dari berbagai implementasi yang telah sukses dilakukan,

yang dapat digunakan kembali untuk memastikan kesuksesan implementasi

(Jithin, 2007, hal. 3).

 1

• SAP SolutionComposer: dapat digunakan untuk memetakan kebutuhan

bisnis pelanggan untuk disesuaikan dengan solusi SAP.

• SAP Road Maps: menawarkan serangkaian pemetaan pendahuluan

untuk berbagai implementasi (mencakup lintas berbagai teknologi), yang dapat

digunakan dengan mudah untuk setiap proyek tertentu.

• SAP Solution Manager: dapat digunakan untuk memberikan desain

solusi yang efisien, dokumentasi, dan konfigurasi serta tujuan pengujian.

Accelerated SAP Roadmap terdiri dari beberapa fase. Aktivitas-aktivitas

yang ada di dalam fase-fase tersebut akan berubah mengikuti perencanaan dan

disesuaikan dengan jalannya implementasi itu sendiri dan juga mengubah

pilihan-pilihan dari teknologi. Lima fase tahapan Accelerated SAP Roadmap :

• ProjectPreparation,

• BusinessBlueprint,

• Realization,

• FinalPreparation, dan

• GoLive&Support.

2.2.2 Project Preparation

Selama fase project preparation,semua persiapanyang diperlukan

disiapkan, termasuk menyiapkan perencanaan awal, menyelesaikan organisasi

proyek, merumuskan rencana proyek secara terperinci, danmemulaiprogram

pelatihan untukanggota tim proyek, memetakan sistemlandscape,

menyiapkanperangkat kerasdan infrastruktur, mempersiapkan wilayah

 1

proyekdanmenetapkanperjanjian kerjadan standaruntuk proyek tersebut.Proyek

iniresmidimulai dengan diadakannya kick-off-meeting. Semua anggotaproyek,

termasuktokoh-tokoh pentinglainnya dalam perusahaanwajib hadirpada kick-off-

meeting. Proyek dan perencanaanawaldisajikandalam pertemuanini (Jithin, 2007,

hal. 4).

2.2.3 Business Blueprint

Menurut (Baloğlu, 2003, hal. 65-66) dalam business blueprint, aktivitas-

aktivitas yang dilakukan :

1. Menyiapkan Business Process Workshops : tujuan dari kegiatan ini

adalah untuk memastikan efisiensi dari business process workshops. Hal ini

berarti menentukan siapa yang hadir, saat proses bisnis dibahas, dan topik lain

yang berlaku.

2. Melakukan persyaratan umum dari workshops : tujuan dari kegiatan ini

adalah untuk menganalisis standarisasi dan kendala. Kegiatan ini bersinggungan

dengan menentukan standardisasi yang seharusnya, dan tujuan. Beberapa hal

yang harus distandardisasi meliputi:

• Penomoran sistem untuk pencatatan data,

• Chart of accounts,

• Statistik,

• Unit dan pengukuran,

• Neraca dan analisis keuntungan, dan

• Prosedur penanganan, aturan dan standar untuk transfer data antara

aplikasi dan sistem.

 1

Dalam business process workshops, tujuan dari kegiatan ini adalah

melakukan business workshops untuk menentukan dan menyelesaikan semua

persyaratan termasuk :

• Proses bisnis,

• Pelaporan,

• Interface,

• Konversi,

• Perangkat Tambahan, dan

• Otorisasi.

Dalam business process workshops, tugas utama adalah :

• Menentukan kebutuhan dari fungsi tambahan,

• Menentukan bentuk persyaratan,

• Menentukan persyaratan pelaporan,

• Menentukan interface yang diperlukan,

• Menentukan persyaratan konversi,

• Menentukan perangkat tambahan yang diperlukan, dan

• Memperjelas area-area yang bermasalah.

Menurut (Jithin, 2007, hal. 4) tujuan utama dari business blueprint adalah

untuk meningkatkan pemahaman mengenai tujuan bisnis dari perusahaan dan

menentukan proses bisnis dan komponen SAP mana yang dibutuhkan untuk

mendukung tujuan tersebut. Hasil dari tahap ini adalah business blueprint, yang

merupakan dokumentasi yang rinci dari hasil yang didapat selama workshop

mengenai kebutuhan perusahaan. Business blueprint mendokumentasikan

kebutuhan proses bisnis dari perusahaan. Dengan ini, pengguna dapat lebih
 1

mengerti bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya dengan sistem software

SAP.

2.2.4 Realization

Menurut (Baloğlu, 2003, hal. 74) tujuan dari tahap ini adalah untuk

mengimplementasikan ke dalam sistem SAP kebutuhan proses bisnis dan

validasi model bisnis yang sesuai dengan kebutuhan. Serta melakukan

implementasi akhir dalam sistem, tes secara keseluruhan, dan merilis sistem

operasional produksi. Tim proyek yang membutuhkan akan mendapatkan

pelatihan di bagian ini.

Dalam tahap realization meliputi :

• Manajemen proyek,

• Manajemen perubahan organisasi,

• Pelatihan dalam tahap realisasi,

• Menetapkan lingkungan produksi,

• Mengembangkan rencana sistem uji,

• Menetapkan kualitas lingkungan,

• Baseline configuration,

• Final configuration,

• Integrasi,

• Workflow, ABAP, konversi dan program interface, peran pengguna dan

pengarsipan.
 1

Menurut (Jithin, 2007, hal. 5) pada tahap ini, kebutuhan yang terdapat

pada Business Blueprint dikonfigurasi. Secara khusus, ada objektif utama dalam

tahap ini, yaitu :

• Konfigurasi akhir sistem : konfigurasi baseline dan konfigurasi final

dalam siklus yang berbeda dan

• Pengujian keseluruhan Integration Testing.

2.2.5 Final Preparation

Menurut (Jithin, 2007, hal. 5) pada tahap ini segala persiapan akan

diselesaikan, termasuk pengujian, pelatihan end-user, pengaturan sistem, dan

aktivitas cutover. Semua masalah yang masih belum terselesaikan harus

diselesaikan pada tahap ini. Pada tahap ini harus dipastikan bahwa semua

prasyarat sistem untuk go live telah dipenuhi.

Menurut (Baloğlu, 2003, hal. 84-85) tujuan bagian ini adalah untuk

mengidentifikasi baik mengenai tes sistem yang diperlukan sebelum cutover dan

dukungan SAP yang dapat digunakan untuk cutover dan pengujian akhir.

Ditambah juga dengan menyelesaikan persiapan akhir, termasuk pengujian,

pelatihan user, manajemen sistem dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan implementasi. Fase ini berfungsi untuk menyelesaikan semua

masalah kritis yang masih ada.

Fase ini meliputi kegiatan sebagai berikut :

• Pelatihan pengguna,

• Manajemen sistem,
 1

• User Manual dan dukungan,

• Transfer data,

• Integrasi akhir dan pengujian sistem, dan

• Pemeriksaan kualitas tahap persiapan akhir.

2.2.6 Go Live & Support

Menurut (Jithin, 2007, hal. 6) setelah produksi start-up, sistem harus

diperiksa lagi dan melakukan perbaikan di mana yang diperlukan untuk

menjamin bahwa semua aspek dari lingkungan bisnis dapat direpresentasikan

dalam sistem. Untuk tujuan ini tidak hanya diperlukan untuk memeriksa

ketepatan transaksi bisnis, tetapi juga untuk memeriksa apakah pengguna akhir

sistem tersebut memenuhi persyaratan. Selama fase ini tim proyek mendukung

organisasi dan ada helpdesk operasional yang dapat digunakan oleh pengguna

untuk melaporkan masalah mereka.

Selama langkah terakhir sistem akan dipindahkan ke organisasi

manajemen dan proyek ini secara resmi ditutup. Dengan menggunakan

kemampuan yang maksimal dan fleksibilitas dari sistem SAP menjadi jelas

melalui dukungan yang dilakukan terus-menerus untuk proses perbaikan. Dengan

cara ini dapat ditingkatkan penyebaran sistem dengan customer, untuk terus

meningkatkan akses ke data yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, dan

mengontrol penggunaan tambahan fungsi.

2.3 Kerangka Pikir

Gambar 2.2 Kerangka Pikir

 1

Aktivitas pertama yang dilakukan dalam project preparation adalah

menentukan pihak-pihak yang terlibat, dari kedua belah pihak baik pihak

konsultan maupun dari pihak client-nya. Hal ini bertujuan untuk menentukan

siapa saja yang bertanggung jawab mengenai data-data yang diperlukan dalam

implementasi, dan yang bertanggung jawab secara keseluruhan dalam proyek

tersebut. Setelah diketahui siapa saja yang terlibat dalam proyek implementasi

ini, maka dibuat struktur organisasi dari pihak konsultan dan pihak client sebagai

hasil pengesahan pembagian tugas dalam proyek implementasi tersebut.

Aktivitas selanjutnya adalah perancangan jadwal awal implementasi sampai

dengan implementasi berakhir. Setelah jadwal perancangan untuk implementasi

telah disepakati, maka akan disusun project schedule yang berisikan jadwal

implementasi secara utuh, yang menunjukkan pembagian jadwal sesuai tahap-

tahap implementasi dan kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dalam

implementasi.

Mendapatkan requirement dari pihak client adalah aktivitas berikutnya

yang dikerjakan, setelah tahap implementasi project preparation diselesaikan,

yang dinyatakan dengan adanya kick-off project.Requirement yang telah

didapatkan dari pihak client, akan disusun menjadi minute of meeting yang

dipisahkan sesuai dengan function-function yang ada pada SAP Business One

dan digunakan oleh PT. HFD.Dengan minute of meeting yang telah didiskusikan

dan disetujui, maka pihak konsultan akan memberikan solusi proses bisnis yang

sesuai dengan proses bisnis ideal sesuai SAP Business One.Dalam pemberian

solusi, digambarkan secara utuh proses bisnis untuk setiap function dari SAP

Business One yang digunakan oleh PT. HFD.Setelah solusi dari proses bisnis
disetujui oleh pihak client, maka akan disusun blueprint document yang

menggabungkan antara requirement dari client dengan solusi bisnis tersebut.Dari

keseluruhan blueprint document tersebut, dirangkum untuk menunjukkan

seberapa besar kegunaan sistem SAP Business One terhadap proses bisnis yang

dijalankan pada PT. HFD.

Setelah blueprint document disetujui oleh pihak client, maka client harus

memberikan data-data (berupa master data) kepada pihak konsultan yang

dibutuhkan dalam tahap realization.Master data (struktur Chart of Account,

Business Partner, dan Item) yang telah dikirimkan oleh client, akan diperiksa dan

disesuaikan kembali dengan template dari SAP Business One, kemudian akan di-

import ke SAP Business One.Aktivitas selanjutnya adalah merancang UDF, yang

ditambahkan ke setiap dokumen yang diperlukan oleh PT. HFD.Sesuai dengan

ruang lingkup pada penulisan skripsi ini, maka aktivitas implementasi ini

berakhir pada melakukan customizing.