BAGAIMANA CARA MENYUSUN SOP

Pengaplikasian SOP benar-benar sangat dibutuhkan oleh suatu

perusahaan guna lebih meningkatkan efisiensi serta efektivitas
operasional perusahaannya. Bagi perusahaan skala besar, umumnya
sudah banyak yang mengaplikasikan SOP dalam operasional
perusahaannya.
Pengaplikasian SOP benar-benar sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan guna
lebih meningkatkan efisiensi serta efektivitas operasional perusahaannya. Bagi
perusahaan skala besar, umumnya sudah banyak yang mengaplikasikan SOP dalam
operasional perusahaannya. Hal ini dapat dimengerti karena pada perusahaan
skala besar, biaya-biaya yang dibutuhkan untuk hal tersebut sudah dianggarkan
secara khusus dan bukan merupakan masalah bagi mereka. Namun, bagi
perusahaan-perusahaan ataupun organisasi dengan skala menengah, apalagi skala
kecil, biasanya merasa keberatan dalam hal biaya. Dengan demikian, urutan
prioritasnya diletakkan pada nomor urut terakhir. Padahal, banyak yang sudah
menyadari pentingnya penerapan SOP dalam suatu perusahaan. Namun, karena
terbatasnya anggaran, keinginan mengaplikasikan SOP menjadi tertunda.

Mengingat situasi dan kondisi perusahaan skala kecil ataupun skala menengah
sebagaimana tersebut di atas, perlulah kiranya ada solusi. Solusi ini diharapkan
dapat memberikan pencerahan bagi para pengelola perusahaan ataupun para
pemilik perusahaan, terutama bagi perusahaan dengan skala kecil dan menengah.
Lebih jauh lagi yang dimaksud dengan solusi, pada dasarnya adalah berusaha
menyusun sendiri dokumen SOP untuk perusahaan kita sendiri. Dengan berusaha
menyusun SOP sendiri, berarti relatif tanpa biaya sehingga bisa dibilang murah.
Berupaya menyusun SOP sendiri, sesungguhnya sangatlah mudah. Mengapa? Hal
ini tentu saja karena buku panduan praktisnya sudah berada di tangan Anda,
yaitu buku Panduan Praktis Menyusun SOP.
Berikut ini akan dipaparkan beberapa contoh dokumen SOP, agar para pembaca
dapat sejauh mungkin memahami logikanya. Berikutnya lagi, sebagai upaya untuk
lebih memanjakan kepuasan para pembaca dalam menyusun dokumen SOP, akan
diberikan pula beberapa tips mudah menyusun dokumen SOP. Semua tips yang
disampaikan di sini adalah tips-tips yang bersumber dari pengalaman penulis pada
saat beberapa kali menerima amanah dalam memimpin perusahaan produsen
barang dan lembaga pendidikan. Penyusunan SOP pada dasarnya mirip dengan
penyusunan ISO. Namun, SOP jauh lebih sederhana dan lebih aplikatif, baik
dalam hal penyusunannya maupun dalam aplikasinya di lapangan.
Contoh-Contoh Dokumen SOP
Sebagai upaya agar para pembaca semakin memahami dan semakin menguasai
teknik penyusunan SOP, diperlukan adanya contoh-contoh praktis dokumen SOP.
Contoh dokumen SOP ini memungkinkan para pembaca untuk langsung digunakan
atau diaplikasikan dalam praktik menyusun SOP. Dalam hal ini yang dimaksud
contoh dokumen adalah prosedur yang terdiri atas beberapa langkah di dalamnya.
Pada beberapa prosedur tertentu disertai pula dengan formulir-formulir spesifik
sebagai pendukungnya.

Contoh-contoh prosedur akan disajikan dimulai dari prosedur yang kompleksitas

pelaksanaannya paling sederhana, serta paling sering dipergunakan sehari-hari
dalam operasional suatu perusahaan ataupun organisasi pada umumnya.
Selanjutnya, akan disajikan pula prosedur-prosedur yang kompleksitas
pelaksanaannya lebih rumit karena melibatkan lebih dari satu departemen.

Lebih jauh lagi, semua prosedur pada dasarnya bisa ditampilkan dalam bentuk
naratif (tulisan), dan bisa pula dalam bentuk flow chart. Namun, tidak semua
prosedur perlu ditampilkan dalam kedua bentuk tersebut. Bentuk prosedur yang
sederhana, tak perlu diekspresikan ke dalam kedua bentuk tersebut, tetapi
cukup dalam bentuk naratif saja. Sebaliknya, prosedur-prosedur dengan
kompleksitas yang lebih rumit, tentunya perlu ditampilkan ke dalam bentuk
naratif serta dalam bentuk flow chart sekaligus. Pada umumnya, bentuk flow
chart lebih sering dipergunakan sebagai tuntunan bagi para pelaksana di
lapangan, terutama karena lebih mudah dipelajari dan dibaca ulang apabila
mengalami kelupaan. Contoh-contoh prosedur termaksud dapat dilihat pada
halaman berikut, dimulai dengan prosedur yang paling sederhana, yaitu Prosedur
Penerimaan Tamu Petugas Pos Penjagaan. Asumsi yang digunakan adalah bahwa
prosedur ini merupakan bagian dari Sistem Humas & Pemasaran dari PT Admiral.
Pembahasan
Prosedur di atas adalah prosedur sederhana yang mudah penerapannya.
Perusahaan atau organisasi apapun, pada dasarnya perlu mengaplikasikan
prosedur ini, mengingat bahwa prosedur inilah yang sebenarnya merupakan salah
satu ujung tombak dalam menghadapi pelanggan dari perusahaan ataupun
organisasi yang mengaplikasikannya. Di sini dapat dilihat bahwa petugas
pelaksana adalah petugas pos penjagaan. Tugas utamanya adalah menyambut
kedatangan tamu, pada saat tamu datang berkunjung ke perusahaan kita. Untuk
itu, tata cara penyambutannya harus diusahakan sedemikian rupa sehingga para
tamu merasa terpuaskan pada saat disambut pertama kali datang ke perusahaan
kita. Dari hal sepele ini saja, akan melahirkan imej positif dari para tamu
terhadap penyambutan tamu di perusahaan kita.

Seiring dengan hal tersebut di atas, kita tentu berharap lebih jauh lagi, yaitu
agar para tamu ataupun pelanggan yang pernah datang di perusahaan kita, akan
menjadi “corong” promosi gratis kepada para relasi serta handai taulan mereka,
bahwa PT Admiral selalu memberikan sambutan serta pelayanan yang memuaskan
kepada semua pelanggan ataupun para tamu yang datang.
Dalam hal aplikasi prosedur di atas, andaikata petugas pos penjagaan hanya satu
orang saja dan bertugas secara terus-menerus, dengan satu kali pelatihan saja,
tentu sudah cukup untuk membuat petugas tunggal tersebut bisa menguasai tata
cara penyambutan tamu yang baik dan benar. Namun masalahnya, petugas di pos
penjagaan pastinya tidak hanya satu, tetapi lebih dari satu orang, dan mereka
bertugas secara shift. Itulah sebabnya diperlukan adanya ‘aturan baku’ atau
biasa disebut sebagai prosedur kerja standar, yang bisa digunakan sebagai
panduan kerja, sedemikian rupa sehingga siapa pun yang akan berperan sebagai
petugas pos penjagaan, akan mampu memberikan layanan yang sama serta
standar terhadap siapa pun tamu yang datang berkunjung.
Pengertian prosedur kerja standar inilah yang kemudian dikenal dengan Standard
Operational Procedure (SOP). Contoh prosedur berikutnya juga tergolong
prosedur yang sederhana dan relatif mudah penerapannya, yaitu prosedur
Penerimaan Telepon. Prosedur ini juga merupakan “ujung tombak” bagi suatu
perusahaan karena bersinggungan langsung dengan para pelanggan. Pengaplikasian
prosedur ini, paling tidak tentu akan berpengaruh besar terhadap bonafiditas
perusahaan.
Disarikan dari buku: Panduan Praktis Menyusun SOP, Penulis: Ir. M. Budihardjo,
Hal: 55-60.